Soms heb je wat hulp nodig bij het lanceren van je marketingcampagne of het tot leven brengen van een initiatief. Dat is waar leveranciers en externe digitale marketingbureaus om de hoek komen kijken. Deze experts kunnen je tijd en moeite besparen door bepaalde aspecten van je marketingcampagnes te behandelen waar je team niet de capaciteit voor heeft.
De beste manier om deze experts te benaderen is door een marketing Request for Proposal (RFP) te maken. Dit document is een eenvoudig aanvraagformulier, waardoor het gemakkelijk is om je behoeften kenbaar te maken en de exacte diensten te krijgen die nodig zijn voor het project.
Hier leggen we uit wat een marketing RFP is, inclusief de sleutelcomponenten die de jouwe moet bevatten. We bieden ook een gemakkelijk te volgen gids voor het maken van een marketing RfP, tips voor het schrijven van een effectieve RfP en advies voor het vinden van de beste kansen. ✨
Wat is een marketing RFP?
Een marketing RFP (request for proposal) is een document waarin wordt gevraagd om diensten die uw team niet intern kan afhandelen. Je kunt een RFP sturen omdat je team over zijn capaciteit beschikt en geen extra Taken aankan of je hebt hulp nodig van een expert die kennis heeft die jouw team niet heeft.
Het is een sleutelonderdeel van de meeste marketing planningsprocessen vooral voor teams die externe bronnen nodig hebben om de klus Klaar te krijgen. 📄
U kunt uw marketing RFP sturen naar een specifiek marketingbureau waarin u geïnteresseerd bent of het online publiceren als een open aanvraagformulier voor een groter bereik. Meestal reageren leveranciers op de RFP met een algemene offerte, specifieke diensten die ze kunnen bieden en een verwacht tijdsbestek voor deliverables.
Een RFP verschilt van een verzoek om informatie (RFI) of een verzoek om offertes (RFQ). Een RFI is een eenvoudigere vragenlijst die vóór een RFP wordt gebruikt om te beslissen of leveranciers op de lijst moeten komen. Het is in wezen een prekwalificatie van bedrijven op basis van diensten of budgetbehoeften.
Een RFQ is een document dat vraagt om gedetailleerde informatie over kosten en offertes met betrekking tot de service die wordt gevraagd in een RFP-document. Terwijl een RFP vraagt om een geschat offertebedrag, is een RFQ gedetailleerder, met uitsplitsingen van de kosten van specifieke diensten op basis van de geschatte tijdlijn en de omvang van het werk.
Ontwoorden Marketing-RfP's
Marketing RfP's zijn een uitstekende bron voor bedrijven die extra hulp nodig hebben met marketingstrategie, -uitvoering of -bereik. De functie van een marketing RFP is om hulp van buitenaf te krijgen. Dit bespaart je team niet alleen tijd, maar het bouwt ook waardevolle verbindingen op met marketingexperts. 🤝
Een marketing project kan sneller verlopen met een marketing RFP. Met hulp van buitenaf kun je het aantal campagnes dat je uitvoert verhogen of de focus van je interne team verleggen naar belangrijkere marketingprojecten.
Enkele voordelen van het gebruik van een marketing RFP zijn:
- Vergroot uw bereik: Het versturen van RFP's brengt experts rechtstreeks naar u toe. Dat betekent dat u verbindingen kunt leggen, waardevolle relaties kunt opbouwen en uw kennisbasis kunt uitbreiden terwijl u ook voortgang boekt met initiatieven
- Verhoogt de efficiëntie: Een marketing RFP creëert een gestandaardiseerde inkoopprocedure voor het verkrijgen van externe hulp bij projecten. Dit vermindert het risico op miscommunicatie en stroomlijnt de besluitvorming, zodat u sneller en efficiënter kunt werken
- Bouwt een database op van bewezen partners en oplossingen: Telkens wanneer u een RFP verstuurt, krijgt u antwoorden van verschillende professionals in de marketing ruimte. De RFP stelt evaluatiecriteria op zodat u een database kunt opbouwen van potentiële leveranciers met ervaring waartoe u zich kunt wenden wanneer u nieuwe campagnes lanceert
Door een RFP te sturen, kun je verbinding maken met andere marketingexperts en projecten efficiënter door de pijplijn loodsen.
Hier zijn enkele scenario's waarin marketingbureaus RFP's kunnen sturen:
- Een marketingteam dat hun blog wil uitbreiden kan een digitale marketing RFP sturen naar een digitaal bureau of een contentbureau met SEO-specialisten
- Een marketing team lead die een creatief project met professionele visuele content wil lanceren kan eencreatieve briefing RFP om de juiste bureaupartner te vinden
- Een marketingafdeling helpt het productteam bij het lanceren van een nieuwe functie en zal een RFP naar reclamebureaus sturen om hulp te krijgen bij het aankondigen van de lancering
- Een marketingbedrijf dat een probleem heeft ondervonden met een social media-campagne kan een RFP opstellen om hulp te krijgen van PR-bureaus om de mediavuurstorm aan te pakken
- Een fysiek bedrijf wil een website maken en online producten verkopen. Ze besluiten een RFP te sturen naar social media marketingexperts en websiteontwikkelaars om hun website, branding en online aanwezigheid te bouwen
De onderdelen van een Marketing RFP
Elke marketing RfP zal anders zijn, maar zou een standaard set items moeten bevatten. De informatie die u opneemt of de diensten die u aanvraagt zullen veranderen, maar u wilt nog steeds de sleutelgegevens in elk document opnemen. ✅
Dit zijn de belangrijkste onderdelen die u in uw marketing RfP moet opnemen:
- Bedrijfsinformatie: Voordat je mensen kunt vragen je te helpen, moeten ze weten wie je bent. Vermeld basisinformatie over het bedrijf, zoals de naam van het bedrijf, de belangrijkste functie of missie en het soort producten of diensten dat u aanbiedt
- Contactinformatie: Vermeld het telefoonnummer en de e-mail van de sleutelcontacten die het project behandelen. In sommige gevallen kan dit de marketing team lead zijn. Bij grotere initiatieven kun je meerdere contactpersonen van verschillende afdelingen opgeven
- Overzicht van het project en het doel van de RFP : Geef duidelijk het doel van de RFP aan, inclusief de doelen die je hebt en de middelen die je zoekt. Hoe beknopter u bent, hoe groter de kans dat u relevante reacties krijgt op uw RFP
- Evaluatiecriteria: Benoem de selectiecriteria die u zult gebruiken om aanvragers te evalueren. In de meeste gevallen omvat het selectieproces zaken als ervaring met het onderwerp, prijzen of specifieke diensten
- Eisen om in aanmerking te komen: Geef aan hoe aanvragers moeten reageren (bijv. via een online portaal, een specifiek formulier om te verzenden of het sturen van eenzakelijk voorstel naar de e-mail van de hoofdcontactpersoon). Zorg ervoor dat u alle specifieke vereisten vermeldt waaraan voorstellen moeten voldoen om in aanmerking te komen
- Tijdlijn voor de selectie: Vermeld de tijdlijn van uw project en een geschatte deadline voor de diensten die u aanvraagt, zodat alleen providers die aan uw tijdlijn kunnen voldoen een aanvraag indienen
- Budgetgegevens: Verspil geen tijd met het beoordelen van voorstellen die uw budget overschrijden. Vermeld in uw marketing RFP de details van uw budget en beschrijf kort het onderhandelingsproces als de bieder wordt geselecteerd
Uw RFP voor marketingdiensten opstellen
Of u nu hulp wilt bij marketingcommunicatie, ondersteuning zoekt voor advertenties of grote campagnes sneller wilt lanceren, gebruik deze gids om uw RFP op te stellen. Hieronder behandelen we alles wat je moet weten om een marketing-RFP te schrijven, inclusief marketing projectmanagement strategieën om de klus te klaren.
Begin met een sjabloon
Maak uw leven gemakkelijker door een sjabloon te gebruiken, zoals de RFP sjabloon voor webontwikkeling van ClickUp -om het raamwerk van uw aanvraag te maken. Hoewel dit sjabloon specifiek bedoeld is voor marketingteams die op zoek zijn naar externe hulp bij webontwikkeling, kunt u sjablonen vinden voor alle soorten RFP's.
Maak een abonnement op het webontwikkelingsproces, het doel, de doelstelling, het budget, de tijdlijn en meer in deze gedetailleerde sjabloon
Bij het kiezen van een RFP sjabloon zorg ervoor dat het de essentiële onderdelen van een goede RFP bevat. Het moet de secties bevatten die we hierboven vermeld hebben, zoals het overzicht van het project en basisinformatie over het bedrijf.
Voeg gedetailleerde informatie toe aan elke sectie
Zodra u de algemene structuur van het RFP-document hebt, moet u alle relevante details invullen. Werk het document sectie per sectie af en voeg uw specifieke verzoeken toe.
Gebruik dit sjabloon voor RFP-processen om iedereen op dezelfde pagina te houden bij het evalueren van voorstellen van leveranciers en het beheren van het biedingsproces.
Maak aangepaste velden om elk voorstel bij te houden en voeg prioriteiten toe om specifieke voorstellen te markeren die aan uw behoeften voldoen. Verschillende weergaven, waaronder Kanban-borden, kalenders en gantt-grafieken, maken het evalueren van alle aanvragers en het bijhouden van de voortgang eenvoudig.
Snel weergeven en beheren van actieve en inactieve automatiseringen in ruimten met updates en beschrijvingen van gebruikers ClickUp's projectmanagement functies stroomlijnen ook werkstromen, dankzij automatiseringen die RFP's door uw werkstroom leiden. Voeg triggers toe om onmiddellijk iemand in het team toe te wijzen om een aanvraag te beoordelen zodra deze is ingediend. Stel aangepaste toestemmingen in om de besluitvorming te vereenvoudigen en neem afhankelijkheid op om workflows te creëren die laten zien welke taken de volgende stappen in het beoordelingsproces blokkeren.
Volgorde
Nadat u een leverancier hebt geselecteerd, is het essentieel om op te volgen en een duidelijk abonnement op te nemen. U wilt contact opnemen met de leverancier die het bod heeft gewonnen en met sollicitanten die het niet hebben gehaald. Net als je andere marketingabonnementen en strategieën, je antwoord afstemmen op verschillende categorieën aanvragers.
Als je een handvol providers hebt bereikt, kun je ze allemaal een persoonlijke e-mail sturen. Als je een breder net hebt uitgeworpen, kun je providers categoriseren als "niet gekwalificeerd", "gekwalificeerd maar buiten budget" of "gekwalificeerd maar niet de juiste fit" Op basis van deze categorieën kunt u meerdere kandidaten een e-mail op maat sturen waarin u aangeeft waarom ze niet zijn geselecteerd.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Email-in-ClickUp-gif.gif Een e-mail verzenden met ClickUp /$$$img/
Beheer uw e-mails en werk op één plek - verstuur en ontvang overal e-mails in ClickUp, maak e-mails op basis van taken, stel automatiseringen in, koppel e-mails aan elke Taak en meer.
Vermeld in uw berichten duidelijk dat alle belanghebbenden de sollicitatie op prijs stelden en geef aan waarom ze niet zijn geselecteerd. Houd het professioneel en kort, en vermeld ook of u van plan bent om opnieuw contact op te nemen voor toekomstige projecten.
Vinden Marketing RFP Kansen
Als je diensten kunt aanbieden aan andere bureaus, kun je verschillende kanalen gebruiken om RFP's van andere bedrijven te vinden en erop in te schrijven, zodat je je eigen bedrijf kunt laten groeien. 🙌
Hier zijn enkele van de beste kanalen en platforms voor het vinden van marketing RFP's:
- Sociale media : Sommige organisaties posten RFP's op hun sociale mediakanalen, waarbij LinkedIn het meest voorkomt, maar Twitter een goede tweede is
- **Overheidsinstellingen zijn verplicht om hun RFP's openbaar te maken en veel instellingen doen dat via online portals, zoals deRFP-database. Deze databases zijn meestal doorzoekbaar zodat je kunt filteren op industrie of diensten
- Zoeken op internet: Sommige bedrijven publiceren hun RFP's op hun eigen websites of in nieuwssites en databases. Gebruik zoekmachines en typ de industrie of diensten en de woorden "RFP" in om relevante resultaten te vinden
Tips voor het schrijven van een goed antwoord op een marketing RFP
U weet hoe u een RFP moet schrijven waarin u vraagt om diensten van leveranciers, maar hoe zit het als u wilt reageren op RFP's met uw eigen aanbod? Hier geven we de beste tips en best practices voor het opstellen van een antwoord op een marketing RFP. ✍️
Als je met succes clients wilt binnenhalen door in te schrijven op een RFP, moet je Nog te doen. Nog te doen voordat je solliciteert, doe onderzoek naar het bedrijf. Als je weet wat het bedrijf drijft, kun je je aanvraag precies afstemmen op wat ze willen. Zoek uit of ze al eerder RFP's hebben verstuurd en wie het bod met succes heeft gewonnen. Probeer vervolgens te bepalen wat ze goed deden en doe dat na.
Het is ook essentieel om ervoor te zorgen dat je gekwalificeerd bent. Je wilt geen tijd verspillen met solliciteren op vacatures als je niet aan de eisen kunt voldoen. Lees en volg alle instructies zorgvuldig als je solliciteert en stel vragen als je duidelijkheid nodig hebt.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/rich-formatting-and-slash-commands-in-clickup-docs.gif Rijke opmaak en slash commando's in ClickUp Docs /$$$img/
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash-commando's mogelijk om efficiënter te werken
Hier zijn enkele voorbeelden van succesvolle RFP-reacties:
- Antwoorden met deliverables: "Ons team voor content is flexibel. We creëren menselijke content - geen alledaagse AI-stukken - om verbinding te maken met lezers, uw publiek op te bouwen en uw merknaam te ontwikkelen."
- Toon uw expertise aan: "We gebruiken een empathische benadering om aan uw PR-behoeften te voldoen. In eerdere projecten maakte ons team voor veiligheid rapporten over incidenten en nieuwsartikelen om uit te leggen wat er mis ging, hoe we het abonnement gingen regelen en wat klanten konden verwachten. Terwijl we klanten ervan verzekerden dat hun belangen werden behartigd, zetten we de client ook neer als een leider die te vertrouwen was."
- Laat klanten het werk voor je doen met een testimonial: "Hoe kunnen we je helpen? We zullen onze klanten laten zien hoeveel waarde we leveren en waarom we in het verleden tientallen RFP's hebben gewonnen: 'Het team van het bedrijf voldeed aan onze projectscope, kwam binnen het budget en deed het allemaal in recordtijd. Met duidelijke communicatiekanalen wisten we altijd waar het project zich bevond en wat de volgende stap was - zonder verrassingen."
Bij het opstellen van een antwoord op een RFP gaat het niet alleen om het opnemen van relevante informatie. Het is ook belangrijk om sommige dingen weg te laten.
Dit is wat je niet in een RFP moet opnemen:
- Te lage prijsstelling: Een te lage prijs kan een afknapper zijn en bedrijven zullen zich afvragen waarom jouw diensten zoveel goedkoper zijn - en misschien denken dat dat is omdat je minder waarde biedt. Gebruik in plaats daarvan op waarde gebaseerde prijzen om een eerlijke offerte op te stellen die uw expertise weerspiegelt en het uw tijd waard maakt
- Antwoorden kopiëren en plakken: Elk antwoord op een RFP moet op maat gemaakt zijn voor het specifieke voorstel. Als u antwoorden kopieert, is de kans kleiner dat u de opdracht krijgt en u kunt verwarring zaaien als u informatie kopieert die niet relevant is
- Te veel technisch jargon: Als een bedrijf een RFP stuurt, hebben ze misschien hulp nodig op het gebied van kennis over het onderwerp. Als je voorstel te technisch is, begrijpen ze misschien niet welke waarde je biedt of hebben ze het gevoel dat het niet bij ze past
Veelgestelde vragen
Wil je nog meer weten? Hier zijn de meest gestelde vragen over RFP's.
1. Wat is een RFP voor marketing en branding?
Dit type RFP is een voorstel dat een bedrijf stuurt naar leveranciers die marketing- en merkdiensten aanbieden.
2. Hoe vind ik marketing RFP's ?
Als je wilt reageren op marketing RFP's, kijk dan op sites als LinkedIn, Twitter en portals waar overheidsinstellingen en overheidsbedrijven hun offerteaanvragen posten.
3. Is een RFP openbare informatie?
De privésector hoeft RFP's niet openbaar te maken. Overheidsinstellingen en bedrijven in de publieke sector zijn echter wel verplicht om RFP's als publieke informatie te vermelden.
Afsluitend inzicht in RFP's voor marketing en reclame
RfP's voor marketing en reclame zijn sleutelinstrumenten om expertise van buitenaf te krijgen als aanvulling op uw bestaande projecten. Ze bieden de mogelijkheid om betere campagnes op te zetten en betere diensten te leveren aan uw klanten, zonder dat u tijd hoeft te onttrekken aan andere interne aandachtspunten.
Om een goede marketing RfP te maken, is het belangrijk om sleutelsecties op te nemen, tools zoals AI te gebruiken om het proces te vereenvoudigen en software te gebruiken om reacties bij te houden en analyses voor uw campagnes op te slaan. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp om te beginnen met het maken van betere marketing RFP's. Met ingebouwde AI-tools en sjablonen kunt u in enkele seconden concepten en hoofdlijnen voor uw RFP's maken. In combinatie met projectmanagement functies en meerdere weergaven is het eenvoudig om het RFP-proces van begin tot eind te beheren. 💪