In een wereld waar mensen de aandachtsspanne van een goudvis hebben (of minder), maken we geen tijd om lange, gedetailleerde documenten te lezen, tenzij ze waardevol voor ons zijn. Dus, hoe overtuigen we de lezer dat het document waardevol is? Dat is waar de samenvatting om de hoek komt kijken.
Wat is een samenvatting?
Een samenvatting is een kortere versie van een langer bedrijfsdocument. Het vat de belangrijkste punten van een business-abonnement, voorstel of rapport samen zodat leidinggevenden de essentie kunnen begrijpen en verder kunnen lezen over wat voor hen van belang is.
Met andere woorden, de tl;dr (te lang; niet gelezen) versie.
Een typische samenvatting omvat:
- Probleemstelling
- Voorgestelde oplossing
- Verwachte resultaten
- Conclusie
Dit kan variëren, afhankelijk van waarvoor je een samenvatting schrijft. Laten we het voorbeeld van een projectrapport nemen. Misschien moet je de voorgestelde oplossing en de verwachte resultaten vervangen door respectievelijk de uitvoeringsoplossingen en de werkelijk bereikte resultaten. Of, als je een business-abonnement, onderzoeksvoorstel of marktanalyse schrijft, kun je ook je methodologie toevoegen.
Nu je weet wat het doel is van een samenvatting, laten we eens kijken hoe je er een schrijft.
Hoe schrijf ik samenvattingen en voorbeelden?
Hoewel een samenvatting slechts een beknopte versie is van een langer rapport, is het niet eenvoudig om te schrijven. Het moet de essentie van het rapport bevatten, de belangrijkste punten schetsen en een verhaal vertellen dat net zo boeiend is als het volledige rapport. Hier zijn enkele manieren waarop je dat kunt bereiken.
1. Identificeer het verhaal
Als je alleen maar feiten en gegevens zou vermelden, zou dat voor niemand boeiend zijn om te lezen. Identificeer dus het verhaal dat echt invloed heeft op het leven van mensen. Termen uit de industrie zoals werkstroomoptimalisatie of kostenbeheersing de aandacht trekken, vertellen ze niet het echte verhaal achter je inspanningen. Richt je op het laatste.
Als je de samenvatting van een project voor softwareontwikkeling schrijft, kun je als volgt beginnen met wat belangrijk is voor de lezer.
In 2020 beheerde de retailgroothandel zijn voorraad op spreadsheets. Dus als een klant vroeg of een product op voorraad was, moest een lid van het personeel door de winkel van 5000 vierkante meter lopen om dat te controleren, vaak met de klant op sleeptouw.
Het nieuwe digitale voorraadbeheersysteem van ABC registreert de in- en uitgaande voorraad in realtime online. Het lid van het personeel kan in een oogwenk controleren en bevestigen. En wat nog belangrijker is, de klanten zelf kunnen de voorraad controleren bij een van de 25 kiosken in de winkel.
2. Breng de gegevens
Hoewel het verhaal belangrijker is, zijn gegevens niet nutteloos. Nauwkeurige en relevante gegevens helpen om geloofwaardig over te komen. In het voorbeeld van het digitale voorraadbeheersysteem ABC zou je volgende paragraaf het volgende kunnen zeggen.
Sinds de implementatie van het ABC voorraadbeheersysteem heeft de detailhandel gezien: 85% minder tijd nodig om de voorraad te controleren 75% minder tijd nodig om uit te zoeken waar de voorraad is geplaatst
3. Ga dieper in op de voordelen
De gegevens tonen aan dat er echte verbetering is opgetreden. Maar om de lezer de impact te laten begrijpen, moet je de voordelen uitleggen. Dit kun je doen met levensechte scenario's of zelfs met citaten. Voorbeeld,
Adrian, de manager van de klantenservice in de winkel in Central Park, zegt: "Nu kan ik overal vandaan - een kiosk, de kassa of mijn mobiele telefoon - snel de voorraad controleren en bevestigen dat we de producten hebben die de klant nodig heeft. Ik zie dat klanten blij zijn dat ze hun antwoorden direct krijgen."
Je kunt ook gegevens gebruiken om dit te doen. Je kunt bijvoorbeeld uitleggen hoe de verminderde tijd die nodig is om de voorraad te controleren de productiviteit van het personeel, de klanttevredenheid of de omzet van het bedrijf heeft verhoogd. Of je kunt je suggesties hier opnemen. Leg op basis van je observaties de methodologieën voor procesverbetering beveelt u aan.
4. Sluit krachtig af
Dit is het moment om het verhaal te voltooien. Vertel hier hoe je project de veranderingen in het heden heeft bewerkstelligd en de instelling voor een nog voorspoediger toekomst. Dit kan zoiets zijn als:
Het ABC voorraadbeheersysteem markeert de eerste stap in de digitale transformatiereis van de retailgrootheid. Tegen het tweede kwartaal van volgend jaar zullen we de winkeloplossing koppelen aan het e-commerce voorraadplatform om 360-graden zichtbaarheid te geven in de voorraadsituatie. Dit zou ook een nieuw verkoopkanaal mogelijk maken in de vorm van Buy Online, Pick Up in Store (BOPIS), waardoor vervulling op dezelfde dag mogelijk wordt.
Best Practices voor het schrijven van een samenvatting
Terwijl je je samenvatting schrijft, zijn hier enkele best practices om te onthouden.
Houd het kort en eenvoudig: De lengte kan afhangen van het rapport dat je samenvat, maar het is het beste om het onder één pagina te houden voor snel lezen. Vermijd ook clichés en jargon; maak het makkelijk te lezen. Een snel business-abonnement van minder dan één pagina is de beste eerste indruk die je kunt maken.
Richt je op het target publiek: Niet alle samenvattingen worden gelezen door managers. Vaak wil je je samenvatting richten tot collega's, verkopers, partners of zelfs tieners. Ken je target doelgroep en pas je samenvatting daarop aan.
Gebruik de juiste tool: Je kunt natuurlijk kladblok of Word document gebruiken om je samenvattingen te schrijven. Maar geef het een boost met moderne documentsoftware zoals ClickUp Docs .
- Gebruik functies voor rijke formattering zonder door hoepels te hoeven springen
- Geef de belangrijke informatie stijl met kleurgecodeerde banners, knoppen en meer
- Werk in realtime samen met opmerkingen, actie-items en traceerbare Taken
- Deel veilig met iedereen met de juiste toegangscontrole
Kies een geschikt sjabloon: Als het de eerste keer is dat je een samenvatting schrijft, dan staan wij voor je klaar. Start een van ClickUp's sjablonen voor samenvattingen of sjablonen voor het schrijven van content en geef je werk een kickstart.
Vat aantekeningen van vergaderingen in één klik samen met ClickUp AI
En wat is er nog meer? ClickUp AI ondersteunt u bij het brainstormen over nieuwe ideeën, het schrijven van de eerste concepten van uw samenvattingen en het proeflezen ervan.
10 voorbeelden van samenvattingen
Nu we de theorie van het schrijven van samenvattingen hebben besproken, laten we eens kijken naar voorbeelden om te zien hoe het er in de praktijk uitziet. Hier zijn er tien om van te leren of om na te volgen.
1. Bestuursverslag samenvatting
gratis sjabloon voor bestuursverslag van ClickUp_
Het bestuur verwacht regelmatig een verslag over de prestaties van de organisatie. Verschillende afdelingen schrijven hun rapporten, die worden samengevoegd in een bestuursverslag. Een effectieve samenvatting hiervan zou het volgende bevatten.
- Hoogtepunten
- Inkomsten en uitgaven
- Sleutelgebieden
- Kritische succesfactoren
- Financiële informatie
- Uitdagingen en wegversperringen
- Vraagt
Deze ClickUp Samenvattend sjabloon voor bestuursrapportage brengt al deze aspecten samen zodat u meteen aan de slag kunt met uw samenvatting. U kunt deze gratis sjabloon voor een samenvatting en vul de gegevens naar wens in.
2. Voorbeeld samenvatting onderzoeksrapport van McKinsey
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image-119.png Mckinsey rapport /%img/
Onderzoeksrapport van McKinsey Bron ]_
McKinsey, een van 's werelds toonaangevende adviesbureaus, publiceert jaarlijks tientallen onderzoeksrapporten. Voor elk rapport schrijven ze samenvattingen, vaak 'in het kort' genoemd
In dit rapport, met de titel '.. Presteren door mensen: Menselijk kapitaal omzetten in concurrentievoordeel de samenvatting heeft een tweeledige aanpak. Het presenteert sleutel inzichten in tekst op de ene pagina en gegevens in infographics op de volgende.
Inzichten in tekst: Het rapport begint direct met het primaire doel van het onderzoek. Hieronder staan de eerste paar zinnen.
Hoe beïnvloedt het ontwikkelen van talent het financiële rendement van bedrijven? Uit dit onderzoek blijkt dat bedrijven met een dubbele focus op het ontwikkelen van menselijk kapitaal en het goed managen ervan, een prestatievoordeel hebben.
In dit gedeelte worden de sleutelinzichten uit het onderzoek samengevat. De koppen van elk hoofdstuk zijn vetgedrukt, zodat de lezer ze gemakkelijk kan doornemen.
Gegevens in visuals: Het tekstgedeelte wordt gevolgd door een infographic van de sleutelbevindingen uit de gegevens. Binnen één pagina worden alle grafieken die relevant zijn voor de lezer op een aantrekkelijke manier gepresenteerd.
Binnen twee pagina's geeft McKinsey de lezer in vogelvlucht een weergave van wat hij van het 40 pagina's tellende document kan verwachten, aangepast aan de targetmarkt.
U kunt de samenvatting van dit rapport lezen op McKinsey website .
3. Studierapport met samenvatting door de VN
De Verslag over de aanpassingskloof 2023 van het Milieuprogramma van de Verenigde Naties is een rapport van 112 pagina's met een nogal gedetailleerde samenvatting van acht pagina's. De diepte van de informatie en de ernst van de behandelde onderwerpen vragen om een uitgebreide samenvatting. De diepte van de informatie en de ernst van de behandelde onderwerpen vragen om een uitgebreide samenvatting.
Toch hebben de schrijvers er alles aan gedaan om het boeiend te maken met een combinatie van typografie, ontwerp en grafieken. Het begint met het volgende.
Ondanks de duidelijke tekenen dat de risico's en gevolgen van klimaatverandering wereldwijd toenemen, wordt het financieringstekort voor aanpassing steeds groter en bedraagt het nu tussen de US$194 miljard en US$366 miljard per jaar. De financieringsbehoeften voor aanpassing zijn 10 tot 18 keer zo groot als de huidige internationale publieke financieringsstromen voor aanpassing - minstens 50 procent hoger dan eerder werd geschat.
Op de volgende pagina's worden grafieken gepresenteerd om deze sleutelbevindingen te onderbouwen.
Het conceptuele landschap van het rapport over de aanpassingskloof Bron ]_
4. Project prestatierapport samenvatting
Elke projectmanager maakt prestatierapporten aan het einde van elke week, maand of kwartaal. Dit omvat meestal de taken bijhouden , opgebrand, afgebrand, bestede uren, enz.
Hoewel dit kan worden opgeschreven in een lijst, is het veel effectiever om deze informatie te presenteren als een dia met visuele elementen.
Een manier om dit te bereiken is door gebruik te maken van ClickUp's sjablonen voor projectoverzichten die aangepaste sjablonen bieden voor verschillende projectmanagementdoeleinden.
De andere manier is om de dynamische rapportages op de ClickUp Dashboard dit dashboard brengt alle sleutelgegevens samen en houdt ze in realtime bijgewerkt zodat u ze kunt delen met wie u maar wilt.
rapportage over voortgang van projecten op het ClickUp Dashboard_ verbranden en afbranden
5. Sjabloon voor samenvatting salarisadministratie
sjabloon voor samenvattingsrapportage loonlijst door ClickUp_
Teams die zich bezighouden met personeelszaken of personeelsbeheer maken loonrapporten, meestal in spreadsheets, voor elke betalingsperiode, tweewekelijks of maandelijks. Deze gegevens zijn ook nuttig voor het maken van financiële projecties. Senior financiële leiders maken vaak een samenvatting van kritieke informatie, zoals:
- Totaal betaalde salarissen
- Inhoudingen in categorieën
- Salarisuitgaven in het afgelopen jaar
- Kredieten betaald verlof
- Netto salarisoverzicht ClickUp's sjabloon voor loonoverzichtsrapporten kan tijd besparen door automatisch alle relevante gegevens van het platform te verzamelen. Wanneer gegevens niet beschikbaar zijn in ClickUp, kunt u tekst markeren om teamleden te vermelden die de juiste informatie kunnen invullen.
Eenmaal Voltooid, kunt u de instellingen van het document voor toegangscontrole bijwerken en het direct delen met het management team.
6. De tl;dr van de Mailchimp content stijlgids
Een bedrijfsbeschrijving of hoe het zichzelf projecteert is vaak belangrijk om op te vallen in een drukke markt. Mailchimp viel op met zijn stijlgids. De gids is uitgebreid en wordt veel gebruikt door kleinere teams die nog geen eigen content hebben.
Mailchimp heeft hem openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld onder een Creative Commons Naamsvermelding-NietCommercieel 4.0 Internationale licentie zodat iedereen hem kan aanpassen aan zijn eigen behoeften.
Hoewel elke sectie in deze stijlgids boeiend en waardevol is, willen we in het kader van dit artikel je aandacht vestigen op de tl;dr sectie die fungeert als een quasi-uitvoerige samenvatting.
Het is een lijst met opsommingstekens van zeven subsecties die de basis van Mailchimp's schrijfstijl benadrukken.
Mailchimp's stijlgids Bron ]_
Het opvallende aan deze tl;dr versie is de eenvoud. Zelfs zonder visuele elementen, infografieken of grafieken geeft deze pagina lezers een echte en bruikbare samenvatting van de hele stijlgids.
7. ClickUp aantekeningen
Als we het hebben over een samenvatting, denken we bijna altijd aan een kleinere versie van een heel document. Dat hoeft niet zo te zijn.
Voor een software engineering team zijn de release notes een soort samenvatting van alle wijzigingen/upgrades in de laatste versie.
ClickUp Release notes 3.04
Neem het voorbeeld van ClickUp's aantekeningen bij versie 3.04 . Elke release krijgt:
- Een georganiseerde maar beknopte samenvatting van alle wijzigingen die zijn aangebracht
- "ClickTips" om lezers te helpen optimaal gebruik te maken van nieuwe functies
- Visuals en app afbeeldingen om te laten zien hoe de veranderingen eruit zien
- Koppelingen naar helppagina's van elk van deze functies zodat de lezer meer informatie kan krijgen
- Een lijst van opgeloste bugs
- En andere bronnen, zoals webinars of trainingen op aanvraag
Deze aantekeningen informeren gebruikers en ontwikkelaars over de nieuwste upgrades voor het ClickUp platform zonder ze te overstelpen met details.
8. De titel en beschrijving van een artikel in de New Yorker
new Yorker profiel /%img/ Bron ]
The New Yorker Magazine schreef een 10.000-woorden profiel van Geoffrey Hinton , een computerwetenschapper en cognitief psycholoog, voor hun probleem van 20 november 2023, met de titel 'Metamorphosis' Zelfs in podcast formulier is het meer dan 60 minuten lang.
Toen het online werd gepubliceerd, hadden ze een titel en beschrijving nodig die het artikel samenvatte op een manier die de aandacht van een lekenlezer trok om te klikken en te lezen. De kop geeft het primaire conflict weer dat in het artikel wordt onderzocht. De beschrijving introduceert de hoofdpersoon.
Hoewel dit typisch niet is wat we zouden categoriseren als een samenvatting, is het een fantastisch voorbeeld van het vangen van de essentie van een lang artikel in een paar krachtige woorden.
Deze samenvatting dient als inspiratie voor schrijvers, ongeacht waar je over schrijft, om hun belangrijkste punten niet alleen kort maar ook krachtig en aantrekkelijk samen te vatten.
9. Onderzoeksrapport samenvatting door Harvard
In het voorjaar van 2019 heeft Harvard University voor het eerst een enquête gehouden over de campuscultuur. De samenvatting van het rapport over deze enquêtereacties is geweldig om te lezen. Het is ook een goed voorbeeld van hoe je sleutelbevindingen, zelfs onaangename, eerlijk en authentiek kunt presenteren.
eindverslag proefenquête Pulse over inclusie en erbij horen Bron ]
De samenvatting is eerlijk op meerdere fronten. Het geeft toe dat:
- 2019 was de eerste keer in de geschiedenis dat Harvard de campuscultuur onderzocht
- Drie op de tien van de Harvard-gemeenschap hebben niet het gevoel dat ze erbij horen
- 34% van de studenten was het niet eens met de overtuiging dat Harvard gepaste actie onderneemt tegen incidenten van intimidatie en discriminatie
- Degenen uit historisch ondervertegenwoordigde en achtergestelde groepen rapporteerden minder positieve weergaven
Aan het einde van deze samenvatting staan de specifieke stappen die Harvard zal nemen om deze reacties van de gemeenschap aan te pakken.
Projectmanagers kunnen dit gebruiken als inspiratie voor het maken van samenvattingen van projecten die verkeerd zijn afgelopen. Het helpt leiders verantwoordelijkheid te nemen voor wat er is gebeurd en systemen op te bouwen om fouten in de toekomst te voorkomen.
10. Meta samenvatting met ClickUp AI
Niet alle samenvattingen hoeven handmatig door jou geschreven te worden. Een gratis sjabloon voor een samenvatting is ook iets om te ontdekken. Er zijn genoeg tools die dit aanbieden. Tientallen AI-tools voor automatisering kunnen tekst in seconden samenvatten. Dit is wat ClickUp AI kwam terug toen we het bovenstaande artikel plaatsten en om een samenvatting vroegen.
Het artikel bespreekt het doel en het belang van een samenvatting, die een kort overzicht geeft van gedetailleerde documenten, waardoor ze smakelijker worden voor lezers met beperkte tijd.
Samenvattingen bevatten meestal probleemformuleringen, voorgestelde oplossingen, verwachte resultaten en een conclusie. Om een overtuigende samenvatting te maken, is het cruciaal om het belangrijkste verhaal te identificeren, relevante gegevens op te nemen, de voordelen uit te breiden en krachtig te concluderen.
Het gebruik van moderne documentsoftware zoals ClickUp Docs en AI-tools zoals ClickUp AI kan de kwaliteit en efficiëntie van het schrijven van samenvattingen verbeteren. Het artikel geeft ook praktische voorbeelden van samenvattingen voor verschillende velden en laat hun veelzijdigheid en toepasbaarheid zien.
Dit is een goed startpunt voor degenen die bang zijn voor een lege pagina. Je kunt dit nu bewerken om details toe te voegen, afbeeldingen toe te voegen of een citaat in te voegen.
Met ClickUp AI kunt u de toon (professioneel, ongecompliceerd, inspirerend, optimistisch, informeel, zelfverzekerd, vriendelijk of humoristisch) en creativiteit (laag, medium en hoog) kiezen om de samenvatting aan uw behoeften aan te passen.
Dat is nog niet alles! Voor projectmanagers en bedrijfsleiders biedt ClickUp AI een breed bereik aan schrijf- en samenvatgereedschappen voor scopedocumenten, projectbriefings, agenda's voor vergaderingen, werkverklaringen, enquêtevragen en nog veel meer.
U kunt mensen taggen om input of feedback uit te nodigen. U kunt ook opmerkingen omzetten in taken en beheer ze moeiteloos, allemaal op één plek.
Nog nooit AI gebruikt om te schrijven? Ook geen zorgen. Hier zijn AI-prompt sjablonen waarmee je direct aan de slag kunt.
Met een aangepaste AI-assistent op maat van jouw rol kun je sneller werken, beter schrijven, je creativiteit stimuleren en aanzienlijk productiever zijn.