Wil je leren hoe je taken kunt automatiseren _?
De behoefte aan automatisering van taken is de afgelopen jaren gestaag gegroeid. Een van de redenen hiervoor is dat automatisering 30% van de tijd gratis kan besteden die je besteedt aan dagelijks werk!
Natuurlijk zien veel bedrijven automatisering als een toverstafje dat hun bedrijf ten goede kan veranderen.
Daarom maken we een reisje naar Harry Potters Tovenaarswereld van Zweinstein om de geheimen achter automatisering te begrijpen!
In dit artikel leggen we uit wat Taak automatisering is, welke taken je kunt automatiseren en wat de beste oplossing voor werkplek automatisering is voor 2021.
Op naar Platform 9¾!
Wat is automatisering van taken?
Taak automatisering is het gebruik van tools of software om te automatiseren repetitieve, handmatige taken.
Denk even na over de spelling 'Accio'.
Deze kan gebruikt worden om een object op te roepen, zonder dat je een vinger hoeft uit te steken!
Als het echt was, zouden we het gebruiken om onze sleutels, bestanden, mobiele telefoons of echt alles op te halen!
Maar wat heeft dit te doen met automation _?
Net zoals spreuken je helpen om taken uit te voeren zonder hard te hoeven werken, helpt Taak Automatisering je om werk te voltooien zonder veel moeite.
En bij automatisering van taken, in plaats van magie, wordt de taak toegewezen aan tools, apps en kunstmatige intelligentie.
Wat zijn de tools die nodig zijn voor automatisering _?
Er zijn heel veel tools voor het automatiseren van taken waarmee je letterlijk alles kunt automatiseren!
Als je niet kunt wachten om meer te lezen over tools voor het automatiseren van taken, klik dan op de portkey (afbeelding) voor een snelkoppeling naar het gedeelte over software voor workflow automatisering!
Wat zijn de voordelen van Taak Automatisering?
Taak automatisering heeft veel meer voordelen dan alleen het verminderen van handmatige inspanningen! Het verlaagt de operationele kosten, verhoogt de betrouwbaarheid en ontsluit het ware potentieel van je team.
Hier lees je hoe automatisering van taken je werkstroom en je bedrijfsactiviteiten kan stroomlijnen:
1. Vermindert operationele kosten
wilt u kosten besparen?
Zeg hallo tegen automatisering!
Je kunt administratieve Taken automatiseren zoals invoer van gegevens en persoonlijke assistentie om te besparen op het inhuren van werknemers voor deze rollen.
Daarnaast kun je overbodige processen binnen de organisatie identificeren en deze volledig verwijderen.
2. Verhoogt de betrouwbaarheid
Automatisering vermindert menselijke fouten door ervoor te zorgen dat de Taak van begin tot eind foutloos wordt uitgevoerd.
hoe?
Elke Taak heeft een reeks stappen die gevolgd moeten worden om de Taak te voltooien. Terwijl mensen zoals wij een stap over het hoofd kunnen zien als we moe of afgeleid zijn, werkt een computersysteem onvermoeibaar om de taak zonder fouten te voltooien.
3. Ontsluit het ware potentieel van je team
U kunt de meest bekwame werknemers hebben aangenomen, maar ze zullen die bekwaamheid niet kunnen gebruiken als ze elke dag alleen maar aan vervelende, eenvoudige Taken werken.
Het is alsof je Perkamentus inhuurt als tuinman voor Zweinstein!
het klopt gewoon niet!
Workplace automatisering neemt deze alledaagse taken uit handen van je werknemers, zodat ze meer tijd overhouden voor geavanceerdere Taken. Het resultaat is dat ze hun vaardigheden kunnen gebruiken en daadwerkelijk kunnen groeien in je bedrijf.
Welke taken kunnen worden geautomatiseerd?
Onthoud dat er voor alles een toverspreuk bestaat - zelfs voor het veranderen van een trap in een glijbaan! Op dezelfde manier is er werkplek automatisering voor bijna alle terugkerende taken.
Je kunt leadbeheer, marketing, financiën en boekhouding, personeelszaken en administratieve taken automatiseren.
Een McKinsey rapport onthulde dat bijna de helft (45%) van de bedrijfstaken kan worden geautomatiseerd met de huidige technologieën zoals machine learning en kunstmatige intelligentie.
Laten we eens kijken hoe automatisering van bedrijfsprocessen kan worden toegepast op alle afdelingen van je bedrijf:
1. Leadbeheer
herinner je je Horcruxes?
Dat zijn objecten die een deel van de ziel van een tovenaar bevatten.
Op dezelfde manier, met een beetje literaire verbeelding en goede oude Britse humor, zijn leads Horcruxes voor je verkoopteam, omdat ze het hart en de ziel zijn van wat ze Nog te doen hebben!
Hier lees je hoe je het belangrijkste deel van het verkoopproces kunt automatiseren:
Inkomende leads beheren
_Pst... op zoek naar een snelle manier om meer leads te krijgen?
Bied gratis bottom-of-the-funnel content zoals een ebook, PDF, video of een andere waardevolle bron aan bezoekers op je website. Het enige wat ze hoeven te doen is een formulier invullen met hun e-mailadres en informatie die je wilt verzamelen, zoals hun naam en leeftijd.
Zodra ze het formulier hebben ingevuld, krijgen ze hun gratis boek, maar jij krijgt iets wat nog waardevoller is - hun gegevens!
Je kunt dan de automatisering functies in uw formulier tool gebruiken om automatisch op te slaan en te organiseren in een marketing automatiseringssysteem en de leads rechtstreeks naar een CRM (Customer Relationship Manager). Deze eenvoudige automatisering kan je de pijn besparen van het invoeren van gegevens in een Excel-spreadsheet.
2. Marketing
Aangezien marketing cruciaal is voor de groei van uw bedrijf, moet u ervoor zorgen dat al uw marketingprocessen geoptimaliseerd zijn.
en hoe doet u dat?
Met de hulp van marketing automatisering !
Lees hier hoe u uw efficiëntie in deze afdeling kunt verbeteren:
A. Industrieel onderzoek
Wilt u één stap voorlopen op uw concurrentie?
U moet industrietrends, technologieën en concurrenten goed in de gaten houden.
Maar dat betekent niet dat je uren aan onderzoek moet besteden.
Net zoals Voldermort Wormstaart gebruikte om zijn bevelen uit te voeren, kunnen tools zoals Google Alerts je digitale assistent zijn!
Het kan online vermeldingen van specifieke trends in de gaten houden en deze vervolgens automatisch in e-mails voor je verzamelen!
B. Sociale media
Als u nog steeds handmatig uploadt berichten op sociale media in 2021?
Het is tijd om uit de donkere eeuwen te stappen en marketing automatisering te omarmen!
Er zijn tal van social media tools zoals Hootsuite waarmee je posts op social media ver van tevoren kunt inplannen. Je kunt er ook dezelfde content tegelijkertijd mee posten op alle kanalen, zodat je niet uren bezig bent met het uploaden van posts op Twitter, Facebook en Instagram. Andere tools, zoals AI-schrijftools kunnen je helpen bij het schrijven van je bijschriften om nog meer tijd te besparen.
3. Financiën en boekhouding
Je moet voorzichtig zijn met de financiën van je bedrijf.
Zelfs de kleinste menselijke fout kan enorme verliezen veroorzaken!
Dit is hoe Taak- en Werkstroom automatisering in boekhoudsoftware maakt deze processen veiliger:
A. Facturen beheren
Je hebt geen rood oplichtende Remembrall nodig om je te vertellen dat je iets bent vergeten!
Factuursoftware in de cloud kan een automatische herinnering sturen wanneer het nodig is facturen verzenden via e-mails.
Het kan ook het facturatieproces automatiseren door:
- Automatisch plannen en versturen van terugkerende facturen
- Bijhouden of de facturen betaald zijn
B. Omzetbelasting
Omzetbelasting berekenen is als een spelletje Zwerkbal.
denk erover na
In beide gevallen kan zelfs één misstap rampzalige resultaten opleveren!
Je moet elke menselijke fout bij het doen van je belastingen voorkomen, anders kost het je veel boetes.
hoe doe je dat?
Je kunt je belastingwerkzaamheden uitbesteden aan een geautomatiseerde tool zoals Avalara. Het systeem onderzoekt de belastingtarieven op basis van je locatie, aangeboden product of dienst en genereert het belastingbedrag dat je moet betalen.
4. Personeelszaken
Van alle afdelingen heeft het HR team te maken met het meeste aantal terugkerende taken.
waarom?
Elk bedrijfsproces waarbij een werknemer betrokken is, volgt een reeks terugkerende taken zoals sollicitatiegesprekken, inwerken, training, enz.
Stel dat uw business 50 werknemers heeft.
Dit betekent dat deze Taken 50 keer herhaald moeten worden!
Uw HR Teams hebben automatisering van de werkplek nodig om deze eenvoudige taken op de automatische piloot te zetten, terwijl zij zich richten op complexere processen.
Laten we eens kijken wat ze kunnen automatiseren:
A. Potentiële kandidaten screenen
U ontvangt misschien veel sollicitaties voor een vacature.
maar hoe weet u of ze geschikt zijn voor de rol?
Net zoals de sorteerhoed beslist bij welke huizen studenten horen, kunt u een geautomatiseerde tool hebben die u helpt de meest geschikte kandidaten voor uw 'huis' of bedrijf te identificeren.
Zodra potentiële kandidaten hun contactgegevens op uw website hebben ingevuld, kunnen tools zoals Paperform kan hen een formulier sturen met inleidende vragen over hun sterke punten en ervaringen.
Nadat ze klaar zijn met het invullen van het formulier, kun je de aanvraag snel beoordelen en beslissen over hun lot: net zoals de sorteerhoed dat doet!
B. Voordelen beheren
Na een bepaalde periode komen je nieuwe werknemers in aanmerking voor voordelen zoals betaald verlof, huisvestingstoelage, enz.
Tenzij je een klein bedrijf beheert, is het moeilijk bij te houden wanneer een werknemer in aanmerking komt voor deze voordelen. Gelukkig kun je herinneringen automatiseren die je HR team waarschuwen zodra hun proeftijd voorbij is.
5. Administratieve taken
Administratieve taken zijn alledaagse processen die eenvoudig zijn en waar je niet lang over na hoeft te denken, zoals het archiveren van papierwerk en het plannen van afspraken.
Ze zijn zelfs zo eenvoudig dat zelfs een huiself als Dobby ze kan doen!
Net als Dobby kan automatisering de rol spelen van een persoonlijke virtuele assistent. Het kan je helpen met deze eenvoudige Taken, zodat jij je kunt concentreren op wat echt belangrijk is:
A. Afspraken plannen
Zelfs de eenvoudige Taak van het plannen van afspraken kan tijdrovend zijn. U en uw gast kunnen moeite hebben om een geschikt moment te vinden voor een vergadering in uw drukke agenda.
waarom gebruikt u geen robotische _virtuele assistent _om alle vergaderingen voor u in te plannen?
Tools zoals x.ai helpen je dit proces te automatiseren door je gasten automatisch een tijdslot voor hun vergaderingen te laten kiezen.
B. E-mails sorteren
Harry zou geschokt zijn als hij wist dat een gemiddelde muggle ongeveer 11 uur per week doorbrengt aan het checken van hun e-mails!
De meeste tijd gaat op aan het doorzoeken van de inbox naar belangrijke e-mails en het beantwoorden ervan.
_Zou het niet beter zijn als je inbox goed georganiseerd was?
Je kunt Gmail automatisch e-mails laten sorteren in mappen op basis van de regels die je ervoor instelt, zodat je belangrijke e-mails van clients direct kunt vinden.
Bonus automatisering: Wil je je client verrassen op zijn/haar verjaardag? Gebruik automatiseringstools zoals Automator om een aangepaste e-mail te sturen verjaardag e-mail . Klinkt misschien gek, maar het is een geweldige manier om de relaties met je clients te verbeteren!
Hoe beslis je welke taken je gaat automatiseren?
Nu je weet welke taken kunnen worden geautomatiseerd, betekent dit niet dat je meteen alles moet gaan automatiseren!
Je kunt beslissen wat je wilt automatiseren door het probleem te identificeren dat je moet oplossen, bij te houden welke taken je op een dag doet en je dagelijkse taken te herzien.
Je moet goed nadenken over welke geautomatiseerde taken het beste zijn voor je Business. Hier is een stap-voor-stap handleiding om je te helpen uitzoeken welke specifieke taken geautomatiseerd moeten worden:
1. Identificeer het probleem dat je moet oplossen
Het is gemakkelijk om te denken dat automatisering je tijd en geld kan besparen.
Maar je moet voorzichtig zijn bij het kiezen van een geschikte automatiseringstool voor je bedrijf.
je zou geen drankje drinken zonder te weten wat het doet, toch?
Op dezelfde manier moet je geen automatisering kiezen zonder de effecten ervan te begrijpen; anders kan het meer problemen veroorzaken dan oplossen!
Begin met jezelf een paar vragen te stellen, zoals:
- Welke problemen wil ik oplossen in het bestaande bedrijfsproces?
- Wat doet mijn team momenteel om het probleem op te lossen?
- Op welke andere manieren kan automatisering van taken mijn team helpen?
Nadat je hebt besloten waarom je wilt automatiseren, is het tijd om uit te zoeken wat je kunt automatiseren.
2. Bijhouden welke taken je Nog te doen hebt op een dag
Begin met het aantekenen van alle specifieke Taken die jij en je team dagelijks doen. Het is ook handig om bij te houden hoeveel tijd je aan elke Taak besteedt, zodat je een idee krijgt van hoeveel tijd erin gaat zitten.
Overdrijf de waarheid echter niet zoals de twijfelachtige journaliste Rita Skeeter!
Tip: Je kunt dit gemakkelijk doen door de juiste te gebruiken bijhoudtools_ te gebruiken .
3. Bekijk je dagelijkse Taken
Zodra je elk bedrijfsproces hebt gedocumenteerd, is het tijd om te kijken of ze geschikt zijn voor automatisering.
en hoe doe je dat?
Je moet kijken of de taak ten minste aan twee van deze criteria voldoet:
- Vereist dat je dezelfde processen steeds opnieuw doet
- Nog te doen zonder veel na te denken
- Daagt je vaardigheden niet uit
- Onderbreekt regelmatig je focus
- Vereist niet veel persoonlijke aandacht
Bonus: Taakbeheer sjablonen Laten we eens kijken naar een voorbeeld van zo'n veelvoorkomende Taak in de Bibliotheek van Zweinstein:
Hermelien moet de boeken in de bibliotheek terugbrengen en ordenen.
kan deze taak geautomatiseerd worden?
Laten we dat uitzoeken.
Deze Taak kan geautomatiseerd worden omdat hij repetitief is (#1), eenvoudig uit te voeren is (#2), haar vaardigheden niet uitdaagt (#3) en geen persoonlijke aandacht vereist (#4).
In feite is deze repetitieve Taak al geautomatiseerd op Zweinstein.
De boeken organiseren zichzelf nu:
maar hoe kan dit in de echte wereld worden geautomatiseerd?
In plaats van te zoeken naar de juiste plank om het boek terug te brengen, zal een automatisering dat kunnen:
- Het laatst geleende boek identificeren
- De relevante plank in de database zoeken
- Weergeven waar ze het boek precies moet terugbrengen
4. Gebruik een tool voor werkplekautomatisering om deze taken te automatiseren
Nadat je de eenvoudige taken hebt opgesomd die geautomatiseerd kunnen worden, moet je twee dingen uitzoeken:
- Kan de hele taak worden geautomatiseerd door één app?
- Moeten slechts een paar delen van de Taak worden geautomatiseerd?
Nadat je dit hebt uitgezocht, moet je een goed automatiseringstool vinden waarmee je productiever kunt werken.
Hier zijn een paar tips om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen bij het selecteren van een tool voor het automatiseren van taken:
Hoe vind je een oplossing voor werkplekautomatisering voor jouw business?
Dit is wat u moet zoeken in een tool voor werkplekautomatisering:
A. Het moet gemakkelijk te gebruiken zijn Wanneer je een nieuw proces of systeem in je team introduceert, kan dat op veel weerstand stuiten. Daarom moet je ervoor zorgen dat je automatiseringstool door iedereen. kan worden gebruikt
Als je bijvoorbeeld een niet-technisch team managet, moet de tool niet vereisen dat de gebruikers het favoriete programmeerscript van Voldermort kennen - Python!
(Snap je het?)
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image21-4.gif slang /%img/
B. Het zou de meeste van uw Taken moeten kunnen afhandelen Het heeft geen zin om een aparte tool te kopen voor elke afzonderlijke taak in je werkstroom. Het is alsof je een aparte toverstok koopt voor elke spreuk!
Kijk uit naar tools die functies hebben die meer dan één enkele geautomatiseerde taak aankunnen.
Een voorbeeld: een e-mail automatiseringstool die je helpt met marketing automatisering is een goede keuze.
C. De kosten moeten de voordelen rechtvaardigen Niet iedereen is zo rijk als de vader van Draco Malfoy, die ooit Nimbus 2001's kocht voor alle leden van het Zwerkbalteam van zijn zoon!
Maak een budget voor al je tools voor Taak Automatisering en andere gerelateerde software zoals RPA (Robot Process Automation).
Maak vervolgens een shortlist van de tools die je kunnen helpen en kies de tool die de meeste waarde biedt voor de laagste prijs.
Het beste hulpmiddel om taken te automatiseren in 2021
Nu je weet wat een automatiseringstool goed maakt, is het tijd voor een diepgaand onderzoek naar een tool die aan de bovenstaande eigenschappen voldoet: ClickUp! ClickUp is 's werelds met de hoogste beoordeling software voor projectmanagement op afstand. Of je nu Agile, Scrum of een andere methode voor projectmanagement heeft alles wat je nodig hebt om je administratieve Taken te automatiseren.
Laten we eens kijken naar de automatiseringen van ClickUp en hoe ze uw bedrijf helpen:
ClickUp Automatiseringen
Wilt u een tovenaar zijn, zoals Harry? Dan hebt u geluk!
Hier zijn een paar voorbeelden van toverspreuken die je kunt gebruiken ClickUp's werkstroom automatiseringen :
- Automatisch_*mensen toewijzen*o specifieke Taken - Toewijzen!
- wanneer de deadline nadert, verander dan een Taak in hoge prioriteit _om je teamleden aan te moedigen sneller te werken! - Hurrius!
- Automatisch een commentaar plaatsen wanneer detaakstatus _verandert - Commentaar!
Hoe werken de automatiseringen van ClickUp?
Laten we beginnen met het onthullen van de componenten die een automatisering doen werken:
1. Elementen voor automatisering
A. Triggers Dit zijn gebeurtenissen of dingen die moeten gebeuren om een automatisering te starten.
Hier zijn slechts enkele triggers die u kunt kiezen in ClickUp:
- Wijzigt toegewezen persoon: wanneer de persoon die aan een taak is toegewezen verandert, wordt automatisch een actie uitgevoerd
- Datum nadert: wanneer de deadline nadert, wordt automatisch een actie uitgevoerd
- Alle subtaken opgelost: wanneer alle subtaken met betrekking tot een taak zijn Voltooid, wordt automatisch een actie uitgevoerd
voor voorbeeld:_
Perkamentus heeft een Taak 'Toverschool toernooi' gemaakt Dus wanneer de deadline van het toernooi aanbreekt, maakt hij een automatisering om de Taak toe te wijzen aan de deelnemers.
B. Voorwaarden Voorwaarden geven je meer controle over automatisering. Het zijn verklaringen die waar moeten zijn om de automatisering van taken of werkstromen uit te voeren.
Laten we er een paar bekijken:
- Priority: filter taken uit die geen prioriteit hebben
- Status: kies taken die een bepaalde status hebben
- Tag: taken moeten een bepaalde tag hebben
Aantekening: U kunt meerdere voorwaarden toevoegen voor een enkele automatisering.
Om bij het vorige voorbeeld te blijven: Perkamentus weet dat het toernooi gevaarlijk is, dus hij verhindert dat leerlingen onder de 17 jaar meedoen.
Daarom voegt hij een voorwaarde toe waarbij de automatisering alle tags bevat behalve: 'Minderjarig'.
C. Acties Acties zijn dingen die zullen gebeuren wanneer de automatisering getriggerd is, en aan de voorwaarden voldaan is.
Er zijn heel wat automatiseringen die gedaan kunnen worden zoals:
- Wijzig status: wijzigt de status ('Nog te doen', 'In uitvoering', 'Klaar') van een Taak
- Een commentaar toevoegen: voeg elk gewenst commentaar toe aan de Taak
- Wijzig toegewezen personen: hiermee kunt u teamleden toevoegen, verwijderen en opnieuw toewijzen
Aantekening: U kunt meerdere acties toevoegen voor één automatisering.
Dus zodra het Toverschool toernooi nadert, gaat de automatisering de finalisten - 'Harry', 'Cedric', 'Victor' en 'Fleur' toewijzen aan de Taak. Bovendien wordt er een nieuwe subtaak aangemaakt die de vier vertelt wat ze nu moeten doen.
2. Hoe elementen samenwerken
Laten we nu alle elementen samenvoegen en dan krijgen we dit schema:
'Wanneer dit gebeurt (trigger) , en dit is waar (voorwaarde) , dan doet het _systeem dit (actie).'
Als we alle voorgaande voorbeelden nemen, krijgen we:
'Als de toernooidatum nadert (trigger), en er is geen 'minderjarig'-tag (voorwaarde), voeg dan Harry, Cedric, Viktor en Fleur toe aan de taak (actie 1 ), en maak een subtaak met de titel 'Gouden ei ophalen bij Draken' (actie 2).
Zo weten de finalisten wat ze moeten doen, zonder dat Perkamentus hoeft op te staan!
3. Een automatisering in ClickUp maken
Er zijn twee manieren om Automatiseringen in ClickUp te gebruiken.
U kunt kiezen uit een grote bibliotheek van meer dan 50 kant-en-klare automatiseringen, of u kunt uw eigen aangepaste automatisering maken om aan uw behoeften te voldoen.
Dit is hoe:
- OpenLijstweergave van uw Taken.
- Klik op het schattige robotpictogram
- Klik + Automatisering toevoegen
- Maak je eigen trigger, voorwaarden en actie.
- En Klaar. Je hebt een aangepaste automatisering gemaakt!
zo eenvoudig is het._
En je hoeft je geen zorgen te maken over het leren van Python-scripts of andere ingewikkelde automatiseringsscripts!
4. Integreren met andere tools
Met ClickUp kunt u verbinding maken met uw automatiseringen met een tool naar keuze met behulp van Webhooks! Wat is een? webhook? Het is een API-concept (Application Programming Interface) waarmee je twee apps kunt koppelen en informatie van de ene app naar de andere kunt sturen.
Maak een trigger en kopieer een Webhook-koppeling als actie.
Op deze manier worden de gegevens automatisch naar de andere app gestuurd wanneer de automatisering wordt getriggerd.
Automatisering is niet de enige truc die ClickUp kan!
ClickUp heeft tal van functies die door alle Teams gebruikt kunnen worden:
- Gantt grafieken:
de tijdlijn van uw project weergeven en beheren, zelfs wanneerop afstand werkt
- Native tijdsregistratie: : zie wat je team leden werken in real-time
- Aangepaste statussen: maak je eigen statussen die passen bij je werkstroom
- [Meerdere weergaven:](https://docs.clickup.com/en/articles/3517565-all-about-views)voeg de ClickUp app toe aan de lijst van uw favoriete apps, omdat het u helpt om op de hoogte te blijven van uw projecten en werkstroom met een iOS of een Android app!
Conclusie
Taken automatiseren is magisch.
Als je het goed gebruikt, bespaart het je team veel tijd.
En met al die extra tijd kan je team hun vaardigheden aanscherpen en zelf tovenaars worden!
Daarom is het belangrijk om uit te zoeken wat je nu moet automatiseren.
maar je kunt _terugkerende taken niet automatiseren zonder taakautomatisering _software, toch?
Maar maak je geen zorgen.
ClickUp heeft alle functies die u nodig hebt om werkprocessen en terugkerende taken te automatiseren, zodat alles soepel verloopt. Aanmelden bij ClickUp en vecht tegen de duistere tovenaars van onproductiviteit!