마케팅에서의 콘텐츠 생성은 거대한 오케스트라가 무대에서 공연하는 것과 다를 바 없습니다. 하지만 공연이 혹독한 리허설을 통해 완성된다면, 마케팅 팀에게는 마찰은 줄이고 흐름은 훨씬 더 원활하게 만드는 것이 필요합니다.
아이디어는 모든 이해관계자가 조화를 이루며 협력할 때, 한 단계에서 다음 단계로 원활하게 진행되어야 합니다.
안타깝게도 많은 팀이 이 문제를 잘못된 방식으로 접근하고 있습니다. 그들의 프로세스는 대개 다음과 같습니다: 수동으로 스프레드시트 업데이트 → 끝없는 이메일 스레드 → Slack 알림 → 흩어진 Google Docs → 결국 모든 것을 서둘러 공개하려는 시도.
하지만 사실은, 이 프로세스는 반대 방향으로만 일할 수 있습니다.
이를 위해, 대부분의 마케팅 팀이 이미 사용하고 있는 Google 드라이브에서 원활하고 체계적인 콘텐츠 제작 워크플로우를 설계하는 방법을 안내해 드리겠습니다.
콘텐츠 제작 워크플로우란 무엇인가요?
콘텐츠 제작 워크플로우는 초기 아이디어 구상부터 게시까지 콘텐츠가 거치는 반복 가능하고 예측 가능한 단계들의 연속입니다.
이 프로세스가 무엇인지 누구나 알고 있으며, 관련 담당자(작가, 디자이너, 관리자, SEO 팀, 에디터, 콘텐츠 전략가 등)가 적절한 시기에 참여합니다. 모든 것이 한곳에 잘 연결되어 있으므로, 다시는 무언가를 찾아 헤매지 않아도 됩니다.
📮ClickUp 인사이트: 성과가 낮은 팀은 15개 이상의 도구를 동시에 사용하는 경우가 4배 더 많은 반면, 성과가 높은 팀은 사용하는 도구를 9개 이하로 제한하여 효율성을 유지합니다. 그렇다면 하나의 플랫폼만 사용하는 것은 어떨까요? 업무를 위한 올인원 앱인 ClickUp은 AI 기반 워크플로우를 통해 작업, 프로젝트, 문서, 위키, 채팅, 통화 기능을 단일 플랫폼으로 통합합니다 . 더 스마트하게 일할 준비가 되셨나요? ClickUp은 모든 팀에 적합하며, 업무를 가시화하고, AI가 나머지를 처리하는 동안 여러분은 중요한 일에 집중할 수 있게 해줍니다.
👀 알고 계셨나요? 비즈니스 10곳 중 약 6곳이 콘텐츠 마케팅에 매달 5,001~10,000달러를 지출하고 있습니다.
Google 드라이브에서 콘텐츠 제작 워크플로우가 작동하는 방식
누군가 업데이트 내용, 파일, 또는 피드백이 필요할 때마다 한숨을 쉬며 복잡한 자료 더미 속에서 찾아보느라 시간을 낭비하고 있다면, 당신은 생각보다 훨씬 더 큰 문제에 직면해 있는 것입니다.
단기적으로는 혼란을 관리할 수 있습니다. 급한 문제를 해결하며 어떻게든 일을 진행할 수는 있겠죠. 하지만 결국 한 가지 결과만 남습니다. 바로 번아웃입니다.
대부분의 팀은 이미 보유하고 있는 도구인 Google Workspace에 의존합니다. 유용하기는 하지만, 이 도구는 분산되어 있으며 모든 것을 한곳으로 통합할 수 있는 메커니즘이 없습니다. 그 결과, 시스템 간에 연동되지 않는 악순환에 빠지게 되며, 업무가 진행될 때마다 모든 시스템을 일일이 업데이트해야 하는 번거로움을 겪게 됩니다.
Google 드라이브의 기본 기능을 활용한 이 DIY 시스템은 다음과 같은 합리적인 논리에 기반을 두고 있습니다:
이러한 방식은 어느 정도 체계성을 갖출 수는 있지만, 막대한 수작업과 엄격한 팀 규율이 필요합니다. 이는 시작점일 수는 있지만, 전용 솔루션이 아닌 임시 방편에 불과합니다.
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👀 알고 계셨나요? 마케터의 48%는 모든 콘텐츠를 처음부터 새로 만드는 대신, 기존 콘텐츠를 재활용하거나 플랫폼에 맞게 약간 수정하여 사용합니다.
Google 드라이브에서 콘텐츠 제작 워크플로우를 설정하는 방법
Google 드라이브에서 나만의 DIY 워크플로우를 구축할 준비가 되셨나요?
이 실용적인 단계별 가이드는 Google 드라이브에서 나만의 DIY 워크플로우를 구축하는 데 필요한 다섯 가지 핵심 요소, 즉 폴더 구조, 템플릿, 콘텐츠 캘린더, 권한 설정, 자동화를 단계별로 안내합니다. 이 작업은 하루 종일 집중해서 해야 할 만큼의 분량이며, 소규모 팀에 적합합니다.
조만간 규모를 확장할 플랜이 있거나 이미 중대형 규모의 팀을 보유하고 있다면, 그 과정에서 몇 가지 장애물에 부딪힐 수 있습니다(이에 대해서는 나중에 자세히 다루겠습니다).
폴더 구조 만들기
폴더 구조를 어떻게 구성하느냐는 워크플로우의 핵심입니다. 구조가 복잡하면 파일이 사라지기 쉽고, 팀원들은 Slack에서 "최신 버전은 어디에 있나요?"라고 묻기 시작합니다.
핵심은 일관성입니다. 모든 팀원은 제작의 각 단계에서 파일을 어디에서 찾고 저장해야 하는지 정확히 알고 있어야 합니다. 작업을 시작하기 전에 파일 저장 방식을 체계적으로 정립해 두세요.
- 일부 에이전시는 '클라이언트 -> 프로젝트 -> 연도 -> 콘텐츠 유형 -> 자산(초안 번호 포함)' 순서를 따릅니다.
- 다른 사람들은 매우 간단하게 구성합니다: 클라이언트 -> 프로젝트 -> 자산
- 또는, '자산' > '브리프', '초안', '검토 중', '승인됨', '게시됨'(대량 작업을 처리하는 경우)
팀원들이 장기적으로 확실히 따를 수 있는 방식이 바로 여러분의 저장소 구조입니다.
💡 전문가 팁: 개인 '내 드라이브' 폴더 대신 항상 공유 드라이브를 사용하세요. 이렇게 하면 파일 소유권이 개인이 아닌 팀에 귀속되므로, 팀원이 퇴사할 때 혼란을 방지할 수 있습니다.
다음은 시작하기에 좋은 간단하고 효과적인 구조입니다:
- 콘텐츠 제작 (공유 드라이브) 01_기획안 02_초안 03_검토 중 04_승인됨 05_게시됨 아카이브
- 01_기획서
- 02_초안
- 03_검토 중
- 04_승인됨
- 05_게시됨
- 아카이브
- 01_기획서
- 02_초안
- 03_검토 중
- 04_승인됨
- 05_게시됨
- 아카이브
또 다른 간단한 팁: 폴더 계층을 얕게 유지하세요. 폴더를 지나치게 중첩하거나 하위 폴더를 너무 많이 만들면 파일을 찾기 어려워지고 업무 속도가 느려집니다.
Google Docs에서 콘텐츠 템플릿 설정하기
템플릿을 사용하면 귀중한 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 특정 작업에 대해 모든 팀원이 동일한 방식을 따르도록 하는 가장 쉬운 방법입니다. 모든 팀원이 각자 다른 스타일의 브리핑이나 초안을 사용할 필요는 없습니다.
그렇게 되면 중요한 정보가 누락되고 형식이 제각각이 됩니다.
Google Docs에서 재사용 가능한 기획서 및 콘텐츠 초안 템플릿을 만드세요. 이렇게 하면 모든 콘텐츠가 동일한 구조로 시작하고 필요한 정보를 모두 포함할 수 있습니다.
- 브리프 템플릿에는 다음 내용이 포함되어야 합니다: 명확한 제목, 목표 키워드, 목표 대상에 대한 설명, 개요, 목표 단어 수
- 초안 템플릿에는 다음을 포함해야 합니다: 작성자가 형식을 일일이 직접 설정할 필요가 없도록 Google Docs의 기본 제공 서식(제목 1, 제목 2 등)을 사용하여 미리 설정된 제목을 포함하세요.
이 파일들을 전용 '템플릿' 폴더에 저장하고, 팀원들에게 새로운 작업이 생길 때마다 복사본을 만들도록 안내하세요. 또한 스마트 칩을 사용하면 문서 내에서 날짜를 쉽게 추가하거나, 다른 파일에 연결하거나, 팀원을 직접 @멘션할 수 있습니다.
Google 스프레드시트에서 콘텐츠 캘린더 만들기
Google 스프레드시트의 콘텐츠 캘린더는 모든 콘텐츠의 상태를 한눈에 확인할 수 있는 추적 hub 역할을 할 수 있습니다.
'콘텐츠 제목', '작성자', '상태', '마감일', '게시일', 'Google Doc 링크'와 같은 필수 정보를 입력할 열이 포함된 스프레드시트를 만드세요. 더 동적으로 관리하려면:
여기서 가장 큰 한계는 모든 과정이 수동으로 진행된다는 점입니다. Google 스프레드시트는 마감일 알림을 보내거나 상태를 자동으로 업데이트하지 않습니다. 팀원 중 누군가가 이를 지속적으로 관리해야 하므로, 결국 모든 과정이 특정 개인에게 의존하게 되어 처음과 다를 바 없는 상황이 됩니다.
📚 함께 읽어보세요: Google 드라이브 활용 팁
공유 및 권한 설정
많은 팀 회원이 문서에 편집 권한을 갖는 것은 악몽과도 같습니다.
감사 추적을 완벽하게 통제할 수 없으며, 특히 승인된 초안의 경우 누가 무엇을 편집했는지 수동으로 되돌아가서 확인해야 합니다.
사용자가 필요한 권한만 가질 수 있도록 공유 권한에 계층적 접근 방식을 적용하세요:
- 에디터: 콘텐츠를 직접 작성하고 수정해야 하는 작가 및 에디터를 말합니다.
- 댓글 작성자: 주제 전문가나 법률 검토자 등 피드백을 제공해야 하지만 콘텐츠를 직접 편집해서는 안 되는 이해관계자들입니다.
- 사용자: 이 권한 수준은 변경 권한 없이 프로세스에 대한 가시성을 확보해야 하는 경영진이나 클라이언트를 위한 것입니다.
💡 전문가 팁: 가능한 한 폴더 단위로 권한을 설정하세요. 파일을 하나씩 공유하는 것보다 훨씬 효율적입니다. 또한 '링크를 가진 누구나 편집 가능' 설정은 각별히 주의해야 합니다. 편리하기는 하지만, 공식적인 승인 절차가 필요한 콘텐츠의 경우 매우 위험할 수 있습니다.
타사 tools를 활용한 자동화 기능 추가
Google 드라이브 워크플로우의 수작업은 정말 번거롭습니다. Slack에서 검토자에게 끊임없이 알림을 보내고, 파일을 '초안' 폴더에서 '검토 중' 폴더로 이동시키고, 상태 스프레드시트를 업데이트하는 일은 지루할 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽습니다.
하지만 혼자서 고군분투할 필요는 없습니다. 이 과정을 최대한 원활하게 만들어 줄 든든한 조력자인 타사 자동화 tools가 있으니까요.
이러한 tools는 수작업의 일부를 줄여줄 수 있지만, 설정 과정에 또 다른 복잡성을 더하기도 합니다. 폴더 구조를 기반으로 구축된 자동화 기능은 취약할 수 있으므로 주의해야 합니다. 누군가 폴더 이름을 변경하거나 이동하면 전체 자동화 기능이 중단될 수 있습니다.
🧠 재미있는 사실: Google Docs의 월간 활성 사용자는 10억 명이 넘으며, 더 넓은 Google Workspace 생태계는 전 세계적으로 30억 명 이상의 사용자에게 서비스를 제공하고 있습니다. 이러한 규모 덕분에 많은 마케팅 팀이 콘텐츠를 다른 곳에 게시하기 전에 공유된 Google Docs 및 드라이브 폴더에서 콘텐츠 워크플로우를 시작하는 것입니다.
Google 드라이브 콘텐츠 워크플로우를 자동화하는 도구
부적절한 tool을 선택하면 문제를 해결하기에는 너무 단순한 시스템이 되거나, 팀이 도입하기에는 너무 복잡한 시스템이 될 수 있습니다.
각 자동화 도구는 서로 다른 요구 사항과 기술 수준에 맞춰 설계되었습니다. 팀에 적합한 도구를 선택하는 데 도움이 될 간단한 안내를 소개합니다. 🛠️
| tool | 가장 적합한 대상 | 필요한 기술적 역량 | 비용 |
| Zapier | 간단하고 직관적인 자동화 | 낮음 | 유료 (무료 버전의 한도) |
| 만들기 | 복잡하고 분기되는 워크플로우 | Medium | 유료 (무료 요금제 제공) |
| n8n | 자체 호스팅을 통한 제어 및 맞춤형 설정 | 높음 | 무료 (자체 호스팅 시) |
| Apps Script | Google에 기본으로 제공되는 맞춤형 트리거 | 중상급 | Free |
- Zapier는 초보자에게 적합하며, 간단한 '이 경우, 저렇게' 자동화 작업에 탁월합니다
- Make는 더 강력하고 다단계이며 조건부 워크플로우를 제공하지만, 학습 곡선이 가파릅니다
- 완전한 제어권을 확보하고 구독료를 피하고자 하는 기술 팀에게 오픈소스 tool n8n은 강력한 선택지입니다.
- Google Apps Script는 Google 생태계 내에서 직접 맞춤형 자동화 기능을 구축하는 데 안성맞춤이지만, JavaScript 지식이 필요합니다.
이러한 tools를 사용하더라도, 워크플로우가 여전히 파일 중심이라는 점을 기억하세요. 여러분은 구조화된 방식으로 작업 자체를 관리하는 것이 아니라, 파일을 둘러싼 작업들을 자동화하고 있는 것입니다.
🧠 재미있는 사실: HubSpot의 '2026 마케팅 현황 보고서'에 따르면, 마케터의 80%가 콘텐츠 생성에 AI를 활용하고 있으며, 75%는 미디어 제작에 AI를 사용하고 있습니다.
콘텐츠 제작 워크플로우에 있어 Google 드라이브의 한계
처음에는 Google 드라이브 워크플로우가 잘 작동했을 수도 있습니다. 하지만 팀이 커짐에 따라 문제점이 드러나기 시작하고, 제작하려는 콘텐츠보다 프로세스 자체에 더 많은 신경을 써야 하는 상황이 벌어집니다. 이것이 바로 직접 구축하는 방식의 한계입니다.
Google 드라이브는 파일 저장소 및 업무 협업을 위한 훌륭한 도구이지만, 콘텐츠 운영을 위해 설계된 것은 아닙니다.
- 기본 제공 작업 관리 기능 없음: 별도의 도구나 사용하기 불편한 스프레드시트 없이는 기본 제공 작업 관리 기능을 통해 콘텐츠를 작가에게 배정하거나, 마감일을 설정하거나, 진행 상황을 추적할 수 없습니다.
- 수동 상태 업데이트: 초안이 검토 단계로 넘어갈 때마다 누군가가 수동으로 추적 시트를 업데이트해야 합니다. 이는 잊기 쉬우며 금세 일정 불일치를 초래합니다.
- 분산된 맥락: 단 하나의 작업을 처리하기 위해 관련 자료를 모두 수집하려면 4곳의 서로 다른 장소를 방문해야 합니다. 이를 작업과 프로젝트 수만큼 곱해 보면, 매주 말마다 경영진에게 보고하기 위해 얼마나 많은 노력을 기울여야 하는지 알 수 있습니다. 이는 서로 연결되지 않은 도구와 플랫폼에 정보가 파편화되는 전형적인 '맥락의 확산' 사례입니다. 당연하게도, 리더의 70%는 직원들이 단 하나의 정보를 찾는 데만 1시간 이상을 소비한다고 보고합니다
- 직접 만드는 승인 워크플로우: 승인 워크플로우를 관리할 수 있는 기본 제공 기능은 없습니다. 따라서 @멘션과 이메일 교환에 의존해야 하며, 누가 언제 승인했는지에 대한 명확한 기록이 남지 않습니다.
- 보고 기능의 한계: 콘텐츠가 각 단계에서 얼마나 오래 머무르는지 파악하거나 팀의 업무량을 명확하게 파악하는 것은 거의 불가능합니다.
파일 저장소가 할 수 있는 일의 한도에 부딪혔다면, 업무 관리를 위해 설계된 플랫폼이 필요합니다.
ClickUp이 콘텐츠 제작 워크플로우를 어떻게 간소화하는지 알아보세요
콘텐츠 워크플로우 관리를 Google 드라이브에만 의존하는 것이 이상적이지 않다는 사실이 드러난 지금, 차선책에 주목할 때입니다. 서로 연결되지 않은 파일 체계에서 벗어나, 콘텐츠 제작의 전 과정을 한곳에서 관리할 수 있는 통합 작업 공간으로 전환해야 합니다. 바로 여기에 ClickUp이 필요합니다. ✨
ClickUp을 사용하면 작업, 문서, 커뮤니케이션을 한곳에 통합하여 콘텐츠 팀을 괴롭히는 tool 과다 사용 문제를 해결할 수 있습니다.
ClickUp이 Google 드라이브 워크플로우의 한도를 어떻게 직접 해결하는지 알아보세요:
- 일 추적을 위해 스프레드시트를 사용하는 것은 그만두세요. 수동 추적 도구를 ClickUp 작업으로 대체하세요. 각 콘텐츠는 "브리핑 완료", "초안 작성 중", "검토 중"과 같은 ClickUp 맞춤형 상태를 통해 시각적인 파이프라인을 따라 이동하는 작업이 되어, 전체 제작 라인의 가시성을 한눈에 파악할 수 있게 해줍니다.
- 콘텐츠와 맥락을 한곳에 모아두세요. 서로 연결되지 않은 파일 대신, ClickUp Docs를 사용하여 업무를 관리하는 바로 그 자리에서 작성, 편집 및 협업하세요. Docs를 작업에 직접 연결할 수 있으므로, 기획서, 초안 및 피드백이 실제 일과 분리되는 일이 없습니다.
G2의 한 ClickUp 사용자는 다음과 같이 공유합니다:
ClickUp의 가장 큰 장점은 우리 에이전시 전체를 진정으로 운영해 준다는 점입니다. 우리는 업무 관리, 슈퍼 에이전트, 내부 팀 커뮤니케이션, 콘텐츠 캘린더, 문서화, 캠페인 추적 등 정말 다양한 용도로 하루 종일 ClickUp을 사용합니다. 우리에게 ClickUp은 단순한 프로젝트 관리 도구가 아니라 운영 체제 그 자체입니다. 슈퍼 에이전트는 정말 큰 장점입니다. 전체 워크플로우가 ClickUp 내에 존재하기 때문에, 에이전트들은 우리가 필요로 하는 거의 모든 것을 지원할 수 있습니다. 에이전트 덕분에 도구 간을 오가지 않고도 더 빠르게 움직이고, 더 명확하게 생각하며, 더 효율적으로 업무를 수행할 수 있습니다. 도입의 용이성도 또 다른 큰 장점입니다. 설정은 물론 팀원과 클라이언트 모두를 온보딩하는 과정이 놀라울 정도로 간편합니다. 우리는 ClickUp 내에서 콘텐츠 달력을 구축하고, 기술에 익숙하지 않은 클라이언트조차 게스트로 초대해 검토하고 노트를 남기게 합니다. 클라이언트들은 사용법이 직관적이고 간편하다고 꾸준히 말해 주며, 덕분에 협업이 매끄럽게 이루어집니다.
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- 작업 인계를 자동화하세요. ClickUp의 기본 자동화 기능을 활용하면 타사 도구가 필요 없습니다. 작업 상태가 '검토 중'으로 변경되면, 수동 노력 없이도 해당 작업을 에디터에게 자동으로 할당하고, 이해관계자에게 알리는 댓글을 남기며, ClickUp 사용자 지정 필드를 업데이트할 수 있습니다.
- 피드백 프로세스를 간소화하세요. 크리에이티브 자산에 대한 모호한 피드백으로 인한 골칫거리를 끝내세요. ClickUp 교정을 사용하여 이미지, 비디오, PDF에 직접 주석을 추가하세요. 이러한 코멘트를 특정 담당자에게 할당하여 실행 가능한 피드백을 만들고, 한 곳에서 승인 상태를 추적하세요.
- 파이프라인의 가시성을 실시간으로 확보하세요. 추측에 의존하지 말고 병목 현상이 발생하는 지점을 정확히 파악하세요. ClickUp 대시보드를 사용하여 콘텐츠 파이프라인, 팀 업무량, 사이클 시간을 시각화하는 맞춤형 보고서를 생성하면 실제 데이터를 바탕으로 프로세스를 최적화할 수 있습니다.
- 번거로운 검색 없이 바로 답을 얻으세요. 연구 문서에서 핵심 통계를 찾거나 전략 회의의 주요 내용을 기억해내야 하나요? ClickUp Brain에 질문하여 즉시 답을 얻으세요. 어떤 작업이나 채팅에서든 @Brain을 태그하면 AI 기반 요약문을 확인하거나 아이디어를 생성하거나 전체 작업 공간에서 관련 정보를 찾을 수 있습니다. 가장 큰 장점은 무엇일까요? Brain은 요청에 따라 콘텐츠(이미지 포함)도 생성해 줍니다.
- 에이전트에게 콘텐츠 파이프라인 관리를 맡기세요: ClickUp 슈퍼 에이전트는 아이디어를 개요로 정리하고, 콘텐츠를 초안 작성하며, 검토를 조율하고, 게시 일정을 잡으며, 성과를 추적하는 등 전체 워크플로우를 관리할 수 있습니다. 에이전트는 수동으로 작업이나 업데이트를 추적하는 대신 각 단계를 모니터링하고, 일을 할당하며, 파이프라인이 자동으로 진행되도록 관리합니다. 이를 통해 지속적인 감독 없이도 콘텐츠가 아이디어 단계에서 게시된 자산으로 원활하게 전환됩니다.
🎥 ClickUp에서 '슈퍼 에이전트'를 활용해 콘텐츠 워크플로우를 운영하는 방법을 확인해 보세요:
그뿐만 아니라, Google 드라이브 연동 기능을 통해 언제든지 작업에 첨부 파일을 첨부하거나 ClickUp 내에서 직접 새로운 문서나 스프레드시트를 생성할 수 있습니다. Google 드라이브를 완전히 떠나기에는 아직 준비가 되지 않은 팀에게 안성맞춤입니다.
직접 구축한 시스템을 넘어 실제로 효과적인 워크플로우를 구축할 준비가 되셨다면, ClickUp을 무료로 체험해 보시고 진정한 통합 작업 공간이 가져다주는 차이를 직접 확인해 보세요.
자주 묻는 질문(FAQ)
콘텐츠 캘린더는 게시할 콘텐츠와 일정을 추적하는 반면, 콘텐츠 워크플로우는 해당 콘텐츠를 제작, 검토 및 승인하는 단계별 절차를 정의합니다.
Google 드라이브 워크플로우는 사용자가 직접 구축하는 수동적인 DIY 시스템인 반면, 전용 프로젝트 관리 tool은 작업 관리 및 자동화 같은 기능을 갖춘 전용 구조를 제공하여 프로세스를 간소화합니다.
대부분의 팀은 수동으로 업데이트해야 하는 상태 열이 포함된 Google 스프레드시트를 사용하며, 승인은 일반적으로 댓글이나 별도의 이메일 스레드를 통해 처리되지만 공식적인 추적 기능은 없습니다.
이론적으로는 Google 드라이브로도 콘텐츠의 전체 라이프사이클을 관리할 수 있지만, 팀 규모가 커질수록 비효율적이고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이로 인해 정보가 산재하고, 마감일을 놓치며, 가시성이 떨어지는 문제가 발생하는데, 이는 전용 tools가 해결하기 위해 설계된 부분입니다.