Business

소규모 비즈니스가 AI를 활용해 역량을 뛰어넘는 10가지 방법

"소기업을 위한 AI 생산성 향상 팁" 검색에 지치셨나요? 저희가 도와드립니다!

소규모 비즈니스는 야망이 부족한 것이 아닙니다. 여유가 부족한 것입니다.

모든 역할, 회의, 지연은 서로에게 직접적이고 복합적인 영향을 미칩니다. 문제가 발생하면 그 충격을 흡수할 백업 인력이나 여유 시간이 거의 없습니다.

바로 이 때문에 중소기업을 대상으로 한 생산성 조언은 종종 효과를 발휘하지 못합니다. 인력을 더 채용하는 것은 선택지가 아닙니다. 새로운 도구를 다섯 개 추가하면 해결하는 문제보다 더 많은 문제가 생깁니다. 클라이언트 만족도와 현금 흐름을 유지하려 애쓰는 상황에서는 '최고의 실행 방식'조차 비현실적으로 느껴질 수 있습니다.

AI는 기존 워크플로우 안에서 작동할 때만 방정식을 바꿉니다. 독립적인 프로젝트가 아닌, 기존 워크플로우의 마찰을 제거하는 실용적인 층으로서 기능해야 합니다.

이 글은 소규모 비즈니스 팀이 현재 활용 중인 10가지 AI 생산성 향상 팁을 소개합니다. 각 섹션은 실제 운영상의 문제점을 제시하고, AI가 이를 어떻게 해결하는지 설명하며, ClickUp이 복잡성을 더하지 않고 해당 솔루션에 어떻게 원활하게 통합되는지 보여줍니다.

해킹 #1: 프로젝트 상태 업데이트 자동 생성

상태 업데이트는 가장 과소평가되는 시간 낭비 요소 중 하나입니다.

겉보기엔 간단해 보이지만, 내부적으로는 상황 파악, 검증, 신중한 표현이 필요합니다. 소규모 비즈니스에서 상태 업데이트는 종종 다음과 같은 문제를 야기합니다:

  • 정보가 작업, 메시지, 기억 속에 흩어져 있습니다
  • 업데이트는 수동 확인과 방해에 의존합니다
  • 보고 업무에서 한 사람이 병목 현상이 됩니다
  • 업데이트는 압박 속에서 작성되고 서둘러 마무리됩니다

진정한 비용은 시간뿐만 아니라 집중력입니다. 모든 업데이트는 누군가를 깊은 작업에서 끌어내고 이미 발생한 일을 재구성하도록 강요합니다. AI는 여기서 원본에서 직접 일을 요약함으로써 도움을 줍니다. 사람들에게 진행 상황을 설명하도록 요청하는 대신, 시스템에 이미 존재하는 신호를 읽어냅니다.

🛠️ 툴킷: ClickUp과 같은 통합 AI 작업 공간에서는 프로젝트 작업이 태스크, 댓글, 마감일, 상태로 체계화됩니다. ClickUp Brain은 이러한 활동을 분석하여 다음과 같은 명확하고 정확한 상태 업데이트를 생성합니다:

  • 마지막 업데이트 이후 완료된 작업
  • 현재 진행 중인 작업
  • 기한 미준수 또는 작업 지연으로 인한 장애 요소 또는 위험
  • 다가오는 주요 마일스톤과 다음 단계

실시간 데이터로 업데이트되므로 항상 최신 상태를 유지합니다. Teams는 더 이상 대상에 따라 동일한 정보를 반복 작성할 필요가 없습니다. 리더들은 업데이트를 쫓아다니지 않아도 가시성을 확보합니다. 매주 수 시간의 비즈니스 업무 시간을 절약하여 핵심 업무에 집중할 수 있습니다.

AI_AI 생산성 향상 팁 소규모 비즈니스
ClickUp의 AI에게 특정 기간의 스탠드업 회의를 즉시 생성해 달라고 요청하세요

🛠️ 도구 키트: 소규모 팀은 서로 연결되지 않은 수많은 도구를 관리할 시간이 없습니다. 추가되는 모든 앱은 마찰, 작업 전환, 숨겨진 일을 증가시킵니다.

ClickUp은 20개 이상의 도구를 하나의 AI 기반 작업 공간에 통합하여 작업, 문서, 채팅, 계획, 보고를 한곳에서 관리합니다. 아이디어에서 실행까지 작업이 끊김 없이 연결되어 수동적인 업무 이양이 필요 없습니다.

인원 늘리지 않고도 더 많은 일을 완료하세요!

해킹 #2: AI 기반 회의 아젠다 및 후속 조치

회의 자체가 비효율적인 것은 아닙니다. 진짜 문제는 대화가 끝난 후에 벌어지는 일입니다.

소규모 팀에서는 주간 점검부터 클라이언트 리뷰까지 다양한 회의 유형에서 이 문제가 나타납니다. 전략 회의가 예시로, 이러한 회의에서 후속 조치가 누락될 경우 특히 큰 비용이 발생할 수 있기 때문입니다.

이러한 세션에서 팀들은 향후 일의 방향을 설정하고, 우선순위를 조정하며, 향후 일을 결정하는 결정을 내리려 합니다. 그러나 항상 같은 문제가 반복됩니다:

  • 아젠다는 회의 직전에 급하게 작성되며, 의도보다는 긴급성에 의해 주도됩니다
  • 중요한 결정 사항이 논의되지만, 명확한 결정 사항으로 문서화되지 않음
  • 작업 항목은 구두로만 멘션되며, 소유자나 타임라인이 지정되지 않습니다.
  • 후속 조치가 노트, 이메일 스레드, 채팅 메시지 등 여러 곳에 흩어져 있습니다

회의 중에는 의견이 일치하는 듯합니다. 회의가 끝나면 실행은 흐트러지기 시작합니다. 각자 다른 결론을 기억합니다. 우선순위가 흐려집니다. 전략은 서서히 일상 업무 속으로 흡수됩니다.

AI는 회의 결과를 자동으로 체계화된 일로 전환하여 도움을 줍니다.

🛠️ 도구 키트: ClickUp AI 노트테이커와 ClickUp Brain과 같은 도구로 회의 내용을 전체 맥락과 함께 기록하세요. AI는 실행에 중요한 사항에 집중하여 다음과 같은 내용을 포착합니다:

  • 방향성을 제시하는 주요 논의 사항
  • 우선순위나 범위를 변경하는 결정
  • 명확한 소유자와 마감일이 지정된 실행 항목

해당 실행 항목은 즉시 관련 프로젝트 및 문서와 연결된 작업으로 전환됩니다. 시간이 지남에 따라 회의 아젠다도 개선됩니다. 이전 회의 노트, 미해결 질문, 진행 중인 업무가 향후 아젠다 수립에 반영됩니다. 회의 준비가 용이해지고 시작 시점부터 집중도가 높아집니다. 실제 워크플로우를 확인해 보세요. 👇🏼

해킹 #3: 자동화된 클라이언트 커뮤니케이션 초안

클라이언트 커뮤니케이션은 소규모 비즈니스 운영에서 가장 감정적으로 부담스러운 부분 중 하나입니다. 모든 메시지에는 기대감이 담겨 있습니다. 특히 관계가 아직 형성 중인 경우, 모든 지연은 개인적으로 느껴집니다.

이러한 압박감은 고객 업데이트뿐만 아니라 영업 활동에서도 나타납니다. 잠재 고객을 추적하는 작업 역시 동일한 정신적 일을 요구하죠. 대화의 중단 지점, 약속한 내용, 그리고 반복적이거나 강압적으로 들리지 않으면서도 진행을 이끌어갈 방법을 기억해야 합니다.

마찰은 주로 다음에서 발생합니다:

  • 응답하거나 후속 조치를 취하기 전에 맥락을 재구성하세요
  • 명확성과 안심감을 조화시킨 메시지 작성법
  • 여러 클라이언트나 잠재 고객에게 유사한 설명을 반복하는 경우
  • 정확성과 어조를 해치지 않으면서 신속하게 응답하기

영업 활동 시, 후속 이메일은 거래의 실제 상황을 반영해야 합니다. 일반적인 확인 대신, 이전 대화 내용, 합의된 다음 단계 또는 진행 중인 조치를 언급하세요. 이렇게 하면 자동화된 느낌이 아닌, 정보에 기반한 의도적인 접근으로 인식됩니다.

AI가 개입하여 커뮤니케이션이 실제 일과 실제 상황에 기반하도록 보장할 수 있습니다.

🛠️ 툴킷: ClickUp 내에서 AI는 다음을 활용해 클라이언트 대상 또는 잠재 고객 대상 초안을 생성할 수 있습니다:

  • 작업 진행률 및 완료 상태
  • 타임라인 변경 및 의존성
  • 차단 요소, 결정 사항 또는 다음 단계를 설명하는 노트 및 코멘트

이 초안들은 템플릿이 아닌 현실에 기반합니다. 팀에게 강력한 출발점을 제공합니다. 발송 전에는 여전히 사람이 메시지를 검토하고 어조를 조정하며 개인화합니다.

이 접근법은 인간의 판단을 배제하지 않으면서도 백지 상태의 고민을 해결합니다. 실제로 초안을 작성해 줄 맞춤형 에이전트를 생성할 수도 있습니다. 저희가 직접 해냈습니다!

작동 방식은 다음과 같습니다:

해킹 #4: 업무량 기반 작업 우선순위 설정

중소기업에서는 우선순위가 고정된 경우가 거의 없습니다. 긴급한 클라이언트 요청 하나, 버그 하나, 또는 놓친 의존성 하나만으로도 하루 전체가 뒤바뀔 수 있습니다.

애자일 워크플로우를 예시로 들어보자. 문제는 대개 선의에서 시작된다. 이미 업무량이 포화 상태인 직원이 누구인지 명확히 파악하지 못한 채 스프린트나 주간 플랜에 업무가 추가된다. 작업들은 백로그에서 '진행 중' 상태로 빠르게 이동하는 반면, 여러 프로젝트에 걸쳐 마감일이 겹쳐 쌓여만 간다.

이는 수동적 우선순위 설정이 주로 확인 작업과 직감에 의존하기 때문입니다. 관리자는 진행 상황을 묻고, 팀원은 괜찮다고 답합니다. 과부하의 가시성이 드러날 때쯤이면 이미 중단 없이 해결하기엔 너무 늦은 상태입니다.

AI는 단순한 작업 목록이 아닌 팀 전체의 업무량을 파악함으로써 새로운 접근법을 제시합니다. 마감일, 예상 소요 시간, 의존성, 현재 할당된 업무를 종합적으로 분석합니다. 문제가 발생한 후에 대응하는 대신, 팀은 문제가 발생하기 시작하는 순간을 미리 파악할 수 있습니다.

🛠️ 도구 키트: ClickUp의 자동화 기능은 이러한 격차를 해소하는 게임 체인저 역할을 합니다. AI 할당 및 AI 우선순위 지정과 같은 옵션을 통해 조건 변화에 따라 일을 더 지능적으로 배분할 수 있습니다.

우선순위가 높은 작업이 시스템에 등록되면, AI가 현재 작업량과 가용성을 고려해 적절한 소유자를 제안합니다. 스프린트 중간에 우선순위가 변경될 경우, AI가 작업 순서를 재조정하여 가장 중요한 작업이 가시성을 유지하도록 지원합니다.

ClickUp의 AI 할당 대시보드_AI 생산성 향상 팁 소규모 비즈니스
ClickUp의 AI 할당, AI 우선순위 지정, AI 카드를 활용해 작업 관리를 자동화하고 실시간 인사이트를 즉시 확인하세요

이를 통해 더 탄력적인 애자일 워크플로우가 구축됩니다. 우선순위 설정은 반응적인 혼란이 아닌 데이터 기반의 공유 프로세스로 전환됩니다. 관리자는 긴급 대응에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 팀은 집중력과 에너지를 보호합니다. 플랜이 진화하더라도 업무는 지속 가능한 속도로 진행됩니다.

해킹 #5: 콘텐츠 재활용

콘텐츠 제작은 서류상으로는 그렇게 보이지 않더라도 중소기업이 하는 가장 비용이 많이 드는 투자 중 하나입니다. 단 하나의 블로그 포스트에도 수시간의 조사, 작성, 검토, 조율 과정이 담겨 있습니다.

그러나 많은 팀에서 그 일은 한 번 게시되고, 잠깐 공유된 후 조용히 잊혀집니다.

문제는 해당 작업이 일과에 어떻게 녹아들어야 하는지에 있습니다. 재활용 작업은 불분명한 성과만 남기는 추가 프로젝트처럼 느껴집니다. 채널마다 다른 어조와 형식이 요구됩니다. 그리고 명확한 소유자가 없으면, 이 작업은 더 시급한 업무에 밀려 소홀히 처리되곤 합니다.

그 결과 더 많은 노력과 압박감만 가중될 뿐, 수행 중인 일의 수익성은 점점 줄어들게 됩니다.

AI를 활용해 기존 콘텐츠를 재활용하여 원본 작업의 연장선으로 활용할 수 있습니다. 각 채널마다 처음부터 시작할 필요 없이, AI가 기존 콘텐츠를 해당 채널에 적합한 형식으로 변환해 적용할 수 있습니다.

Docs_AI 생산성 향상 팁 소규모 비즈니스
ClickUp 문서 내에서 ClickUp Brain을 활용하여 콘텐츠를 더 빠르게 생성, 재활용 및 세밀하게 조정하세요

🛠️ 툴킷: ClickUp Docs를 사용 중이라면, AI가 원본 데이터 소스에서 직접 작업합니다. 하나의 블로그 게시물을 핵심 아이디어를 강조하는 소셜 캡션, 전체 글로의 트래픽 유도를 위한 이메일 요약본, 뉴스레터 및 공지사항용 간결한 업데이트로 재구성할 수 있습니다.

의도는 그대로 유지하면서 채널에 맞게 형식만 변경됩니다. 콘텐츠 생성 및 검토가 이루어지는 동일한 작업 공간 내에서 워크플로우가 진행되므로 중복되거나 분실되는 내용이 없습니다.

해킹 #6: 데이터 분석 및 보고 자동화

대부분의 중소기업은 이미 필요한 데이터를 보유하고 있습니다. 부족한 것은 그 데이터를 분석할 시간과 여력입니다. 보고 업무는 대개 마감일, 회의, 클라이언트 업무 사이에 끼어 처리되는 사후 대응적 작업이 됩니다.

흔히 볼 수 있는 예시로는 주간 운영 또는 리더십 검토 회의가 있습니다. 목표는 진행 상황, 팀 용량, 다가오는 위험을 파악하는 것입니다. 그러나 대화가 다음과 같은 기본적인 질문에 매몰되는 경우가 많습니다:

  • 프로젝트가 순조롭게 진행되고 있나요?
  • 어디서 타임라인이 지연되었나요?
  • 팀이 과부하 상태인가요?

답변이 나올 때쯤이면 회의는 거의 끝난 상태입니다. AI는 팀원들이 분석가가 될 필요 없이 핵심 내용을 요약해 주어 이러한 마찰을 제거합니다.

예를 들어, AI는 검토 과정에서 여러 작업이 지연되면서 지난 2주간 배송 속도가 떨어졌음을 강조할 수 있습니다. 관련 프로젝트 전반에 걸쳐 마감일이 미뤄지거나 업무량이 한 팀원에게 집중되는 등 위험의 초기 징후를 포착해 보여줍니다.

또는 상세한 분석을 생성하여 Teams가 문제를 더 잘 이해하도록 돕습니다.

🛠️ 툴킷: 내장형 AI 카드가 탑재된 ClickUp 대시보드는 이미 프로젝트, 작업, 성과 데이터를 한곳에 통합합니다. 여기에 AI가 데이터 해석 기능을 더합니다. 관리자는 차트를 수동으로 분석하지 않고도 시간 경과에 따른 변화, 형성 중인 트렌드, 주목해야 할 이상 현상에 대한 명확한 설명을 확인할 수 있습니다.

대시보드_AI 생산성 향상 팁 소규모 비즈니스
ClickUp 대시보드로 AI 요약 및 업데이트를 즉시 받아보세요

해킹 #7: 온보딩 문서 자동 생성

온보딩 문서는 정적인 산물로 취급되기 때문에 대개 뒤처지게 됩니다. 가이드는 한 번 작성되어 어딘가에 저장된 후, 프로세스가 진화함에 따라 서서히 동기화되지 않게 됩니다.

중소기업에서는 변화가 너무 빠르게 일어나 수동 업데이트로는 따라잡기 어렵습니다.

증상은 익숙합니다. 신입 사원들은 구식 지침에 의존합니다. 채팅에서는 같은 질문이 반복됩니다. 업무 숙달 기간이 예상보다 길어지는 것은 능력이 부족해서가 아니라 명확성이 부족하기 때문입니다.

AI는 문서 생성에서 지속적인 지원으로 전환되면서 온보딩 방식을 변화시킵니다.

🛠️ 툴킷: ClickUp에서는 작업, 문서, 프로세스가 실제 업무 수행 방식을 그대로 반영하며, AI 에이전트를 설정해 해당 활동을 지속적으로 관찰할 수 있습니다 . 가이드 업데이트를 기다릴 필요 없이, 에이전트가 실제 워크플로우를 기반으로 팀원을 위한 온보딩 콘텐츠를 생성하고 관리하도록 지원합니다.

에이전트_AI 생산성 향상 팁 소규모 비즈니스
Super Agents를 활용해 ClickUp에서 코딩 없이도 매우 구체적인 에이전트형 워크플로우를 구축하세요

예시로, 에이전트는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:

  • 반복 작업 패턴을 기반으로 역할별 온보딩 가이드 생성하기
  • 신규 직원이 작업을 시작할 때 관련 프로세스 문서를 자동으로 노출
  • 워크플로우 변경 또는 새 단계 도입 시 온보딩 문서를 업데이트하세요

이를 통해 온보딩을 살아있는 시스템으로 전환합니다. 문서화가 일에 뒤처지지 않고 함께 진화합니다.

해킹 #8: 고객 지원 응답 제안

중소기업 지원팀은 단순한 티켓 처리 이상의 업무를 담당합니다. 제품 지식, 고객 이력, 기대치를 모두 파악한 상태에서 시간 압박 속에서 대응해야 합니다.

바쁜 기간에는 같은 질문이 반복적으로 제기되며, 이를 계속해서 답변하는 것은 시간과 집중력을 은근히 소모하는 요인이 됩니다.

마찰은 예측 가능한 방식으로 나타납니다. 담당자는 적절한 표현을 찾기 위해 과거 티켓을 검색합니다. 서로 다른 사람이 작성한 답변에서도 일관된 어조를 유지하려 애씁니다. 그리고 문의량이 급증하면 속도가 품질과 경쟁하기 시작합니다.

🛠️ 도구 키트: ClickUp AI 에이전트가 이를 대신 처리해 드립니다. 새 요청이 들어오면 에이전트가 자동으로 관련 맥락을 파악하고, 기존 성공 사례를 바탕으로 한 답변을 제안합니다.

에이전트_AI 생산성 향상 팁 소규모 비즈니스
고객 지원 에이전트가 프로세스를 가속화하는 동시에 세부 사항은 담당자가 처리하도록 합니다

지원 담당자는 빈 답장 화면에서 시작하는 대신 다음과 같은 내용을 반영한 초안을 받습니다:

  • 비슷한 과거 결심들
  • 기존 도움말 콘텐츠
  • 현재 진행 중인 일로 인해 해당 문제에 영향을 미칠 수 있습니다

해킹 #9: 프로젝트 위험 요소 식별

프로젝트 위험은 갑자기 나타나지 않습니다. 소규모 비즈니스에서는 대개 초기 단계에서 시작됩니다.

프로젝트는 불완전한 정보, 모호한 가정, 또는 명확하지 않은 소유권으로 시작됩니다. 처음에는 모든 것이 관리 가능해 보입니다. 시간이 지남에 따라 이러한 간극들은 누적됩니다.

범위가 불완전하면 종종 조용히 드러납니다. Teams는 이를 보완하기 위해 애쓰며 모호함을 감내하다가 마감일이 밀리기 시작합니다.

위험이 명백해질 때쯤이면 이미 비용은 크게 치러진 후입니다.

AI는 이러한 신호가 실제 문제로 굳어지기 전에 조기에 포착하여 도움을 줍니다.

🛠️ 툴킷: ClickUp에서는 프로젝트 수주와 실행이 동시에 진행됩니다. 프로젝트 생성 시 AI와 에이전트가 초기 범위를 검토하여 불명확한 결과물, 정의되지 않은 타임라인, 미지정 소유자 등 누락된 요소를 확인합니다. 중요한 사항이 빠진 경우 즉시 경고 표시됩니다.

이를 통해 팀은 조기에 방향을 수정할 수 있습니다. 프로젝트는 일관성을 유지합니다. 사소한 문제가 비용이 많이 드는 문제로 커질 기회를 얻지 못합니다.

프로젝트 준비도 검토 AI 에이전트가 위험 요소를 조기에 발견하는 방법입니다. 👇🏼

📮ClickUp 인사이트: 설문조사 응답자 중 자동화 도구를 정기적으로 사용하고 적극적으로 새로운 자동화 기회를 모색하는 비율은 단 10%에 불과합니다.

이는 생산성을 높일 수 있는 주요한 미활용 수단을 보여줍니다. 대부분의 팀은 여전히 간소화하거나 없앨 수 있는 수작업에 의존하고 있습니다.

ClickUp의 AI 에이전트를 사용하면 자동화를 처음 접하는 분들도 손쉽게 자동화된 워크플로우를 구축할 수 있습니다. 플러그 앤 플레이 템플릿과 자연어 기반 명령어로 팀원 누구나 업무 자동화를 활용할 수 있습니다!

💫 실제 결과: QubicaAMF는 ClickUp의 동적 대시보드와 자동화된 차트를 활용해 보고 시간을 40% 단축했습니다. 수시간 걸리던 수작업이 실시간 인사이트로 전환되었습니다.

해킹 #10: 팀 역량 계획 수립

성장은 팀을 한꺼번에 무너뜨리지 않습니다. 조용히 시스템을 압박할 뿐입니다.

중소기업에게 용량 계획은 신호를 놓치기 쉬워 어렵습니다. 업무량은 주마다 변동합니다. 예측은 낙관적인 경향이 있습니다. 실제 용량 한계에 도달한 직원에 대한 가시성은 공유 시스템이 아닌 개인의 머릿속에 존재하는 경우가 많습니다.

결과적으로 팀은 압박을 묵묵히 감내합니다. AI는 용량을 추측이 아닌 가시적이고 측정 가능한 상태로 만들어 해결합니다.

🛠️ 툴킷: ClickUp의 작업량 보기는 프로젝트와 기간별 용량을 실시간으로 보여줍니다. 관리자는 업무 분배 현황, 집중된 작업 영역, 그리고 한 사람이 핵심 경로 책임을 지나치게 많이 짊어지고 있는 시점을 확인할 수 있습니다.

이러한 가시성은 의사 결정 방식을 변화시킵니다. 마감일 미준수에 대응하기보다 팀은 과부하가 조기에 발생하는 것을 미리 파악할 수 있습니다.

AI는 우선순위 변화나 증가하는 작업량으로 인해 위험에 처한 작업을 식별함으로써 관리자가 단순히 누가 바쁜지뿐만 아니라, 압박이 다음에 어디서 문제를 일으킬지까지 파악할 수 있도록 지원합니다.

AI 카드_AI 생산성 향상 팁 소규모 비즈니스
ClickUp의 AI 기반 카드와 대시보드로 필요한 인사이트를 언제든지 손쉽게 확인하세요

이러한 명확성을 바탕으로 팀은 작업량을 더 정확하게 예측할 수 있습니다. 리더는 업무 재조정 시기, 신규 작업 연기 여부, 채용 대화 조기 시작 시점을 파악할 수 있습니다. 용량 계획 수립이 사후 대응이 아닌 사전 예방적 접근으로 전환됩니다.

AI와 자동화를 성공적으로 활용하는 중소기업 예시

중소기업들은 종종 AI를 회의적으로 바라보는데, 그럴 만한 이유가 있습니다. 막연한 약속은 성과를 내지 못합니다. 진정한 차이를 만드는 것은 실제 팀들이 자동화를 활용해 일상 업무에서 구체적인 병목 현상을 제거하는 방식을 직접 확인하는 것입니다.

아래 예시들은 중소기업 팀이 실용적인 자동화를 통해 시간을 절약하는 방법을 보여줍니다.

1. 레드 스카이: HR 프로세스 자동화 및 간접비 절감

창업자와 초기 단계 팀과 협력하는 스타트업 스튜디오 레드 스카이는 ClickUp 자동화 기능을 활용해 상당한 시간을 잡아먹던 내부 프로세스를 효율화했습니다.

반복적인 인사 작업을 자동화함으로써 인사 프로세스의 약 42%가 무인화되어 관리자의 부담이 줄어들고 고부가가치 일에 집중할 수 있게 되었습니다. 또한 자동화를 통해 팀원들이 지속적인 동기화 확인 없이도 최신 정보를 공유할 수 있게 되면서 총 회의 횟수가 80% 감소하고 회의 시간이 50% 단축되었습니다.

채용 주기가 21일에서 7일로 단축되어 채용 속도가 3배 빨라졌으며, 인사팀은 조정 업무보다 후보자 품질에 집중할 수 있게 되었습니다.

2. Brandtegic: 에이전트 작업 설정 및 온보딩 시간 단축

Brandtegic 팀은 에이전트를 활용해 클라이언트 프로젝트의 반복적인 설정 작업을 자동화함으로써 획기적인 시간 절감 효과를 경험했습니다.

프로젝트당 수동 설정 시간 20분 이상이 소요되던 작업이 2~3분으로 단축되어 작업 설정 시간이 90% 감소했으며, 이는 매주 15~25시간의 시간 절약으로 이어졌습니다. 또한 자동화된 브리핑 및 견적서를 통해 클라이언트 온보딩 및 제안서 작성 시간을 60% 단축했습니다.

3. CEMEX: 마케팅 워크플로우에서 수동 작업 인계 제거

CEMEX 마케팅 팀에서는 자동화를 통해 작업 완료와 이해관계자 통보 사이에 존재하던 36시간의 커뮤니케이션 지연을 해소했습니다. 자동화 이전에는 카피라이터가 작업을 완료해도 누군가가 수동으로 다른 사람들에게 알리는 과정이 필요했으며, 이로 인해 종종 다음 비즈니스일까지 업무가 지연되곤 했습니다.

ClickUp의 양식 보기와 자동화 템플릿을 활용해 프로젝트 단계와 업데이트를 자동으로 트리거함으로써, 커뮤니케이션이 자동화되고 즉시 이루어지게 되었습니다.

4. Ovative Group: AI 자동화로 반복 작업을 줄이세요

오베이티브 그룹 팀원들은 상태 업데이트, 알림, 작업 배정 등 반복적인 행정 업무에 하루 중 상당한 시간을 할애했습니다.

ClickUp의 AI 기반 자동화 도입 후, 일상적인 워크플로우가 자동으로 실행되어 수동 단계를 제거하고 인적 오류를 줄여 작업당 20분 이상을 절약합니다.

이는 복잡한 기술이 아닌, 신중한 자동화 설계로도 일상적이고 반복적인 업무를 자동화하면 팀 전체에 걸쳐 실질적인 시간을 확보할 수 있음을 보여줍니다.

💟 보너스: ClickUp의 AI 슈퍼 앱 BrainGPT는 일반적인 프롬프트가 아닌 여러분의 업무를 이해하는 AI 어시스턴트를 제공하여 중소기업이 더 스마트하게 일할 수 있도록 돕습니다. '말하기-텍스트 변환' 기능으로 어디서나 음성을 정제된 작업, 노트 또는 실행 단계로 전환하여 입력 속도를 최대 4배까지 높일 수 있습니다.

BrainGPT는 연결된 모든 도구와 타사 앱에서 심층적인 맥락을 추출하므로, 검색과 답변이 단절되지 않고 의미 있고 맞춤화됩니다. 브라우저 확장 프로그램이나 데스크톱 동반자 앱을 통해 이용 가능하며, 업무 환경과 웹 전반에 걸쳐 통합된 검색 및 실행 기능을 제공합니다. Enterprise 검색, ChatGPT, Claude, Gemini 같은 AI 모델, 자동화 기능을 손쉽게 활용하여 앱 전환 없이도 강력한 인사이트와 실질적인 실행 지원을 동시에 얻으세요.

5. Pontica Solutions: 자동화로 2,000시간 이상 절약

비즈니스 프로세스 및 IT 아웃소싱 기업인 Pontica Solutions는 빠르게 성장했으나 반복적인 일이 소중한 시간을 잡아먹는다는 사실을 발견했습니다.

워크플로우와 작업 관리를 자동화함으로써 팀은 단 1년 만에 2,000시간 이상을 절약했습니다. 그들은 25개 이상의 프로세스에 걸쳐 연간 60,000건 이상의 자동화를 구축하여 상태 업데이트, 팀 간 커뮤니케이션 인수인계, 행정적 조정과 같은 반복적인 단계를 제거했습니다.

이 사례들을 종합해 보면, 효과적인 AI와 자동화가 실제로 어떻게 구현되는지 알 수 있습니다.

이들 팀은 유행을 쫓거나 사람을 대체하기 위해 자동화를 도입하지 않았습니다. 그들은 인수인계와 설정부터 보고와 조정에 이르기까지 기존 일에서 마찰을 제거하기 위해 자동화를 활용했습니다.

그 결과 단순히 시간 절약에 그치지 않고 운영이 안정화되었으며, 소유권이 명확해지고 팀이 의미 있는 일에 집중할 여유가 생겼습니다. 중소기업에게 이런 효과는 신기한 기능보다 훨씬 중요합니다.

📖 더 읽어보기: 흔한 AI 과제 극복 방법

AI 생산성 도구를 활용하는 중소기업을 위한 최고의 실행 방식

AI는 의도적으로 적용될 때만 중소기업에 강력한 도구가 될 수 있습니다. 목표는 더 많은 AI 도구를 사용하는 것이 아닙니다. 수작업 작업을 줄이고 집중력을 보호하며 더 전략적인 일을 위한 공간을 창출하는 데 있습니다.

다음 최고의 실행 방식은 중소기업 소유자들이 복잡성이나 위험을 증가시키지 않으면서 AI를 성공적으로 도입하는 방법을 보여줍니다.

반복적인 작업부터 시작하세요AI를 활용해 후속 조치, 회의 노트 작성, 상태 업데이트, 고객 문의 처리 등의 작업을 자동화하세요이 지루한 작업들은 매일 시간을 잡아먹으며 생산성 향상을 위한 쉬운 성과입니다
가능한 경우 단일 AI 도구 활용하기추가 도구나 앱을 쌓아두지 말고 AI 생산성 도구를 통합하세요학습 곡선을 줄이고, 민감한 데이터를 보호하며, 비즈니스 데이터의 연결성을 유지합니다
실제 일에 AI를 가깝게 활용하세요기존 작업, 프로젝트 플랜 및 일상 운영이 이루어지는 곳에 AI를 적용하세요컨텍스트는 정확도를 높이고 AI가 유용한 결과를 생성하도록 돕습니다
인력 증원 전에 워크플로우를 자동화하세요자동화된 워크플로우로 수동 작업과 협업을 처리하세요초기 단계에서 인력을 과도하게 채용하지 않고도 중소기업이 성장할 수 있도록 지원합니다
프로젝트 관리에 AI를 먼저 적용하세요프로젝트 관리 도구 내 Focus AI 기능일을 체계적으로 유지하고 AI가 방해 요소가 되는 것을 방지합니다
AI는 결정이 아닌 보조 역할을 하도록 하세요AI 기반 기능을 활용하여 우선순위, 초안 또는 다음 단계를 제안받으세요인간의 판단력을 유지하면서 생산성을 향상시킵니다
AI를 점진적으로 도입하세요한 번에 하나의 사용 사례로 워크플로우를 미세 조정하세요과도한 업무 부담을 방지하고 직원들과의 신뢰를 구축합니다
고객 신뢰를 보호하세요AI 접근 권한의 한도를 적절한 부서와 데이터로만 설정하세요고객 감정과 고객 경험 관리 시 자신감을 구축합니다
출력물을 정기적으로 검토하세요AI 생성 콘텐츠, 소셜 미디어 게시물 및 보고서 확인품질 유지와 무분별한 자동화 방지
절약된 시간 측정하기AI가 수동 작업에서 얼마나 많은 시간을 절약하는지 추적하세요소기업 소유자가 AI 활용 확대에 관한 정보에 기반한 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다

오늘부터 AI로 더 스마트하게 일하세요

AI는 효과적이기 위해 업무 방식을 완전히 바꿀 필요가 없습니다.

중소기업에게 가장 큰 가치는 기존 워크플로우를 대체하는 것이 아니라 이를 지원하는 데 있습니다. 목표는 변화 그 자체를 위한 변혁이 아니라, 매일 팀의 속도를 늦추는 마찰을 해소하는 데 있습니다.

작업, 문서, 대화, 보고서가 한 곳에 모이면 AI는 항상 함께하는 파트너가 됩니다.

업데이트를 쫓지 않고도 일을 요약하고, 위험이 확대되기 전에 발견하며, 팀이 더 적은 노력으로 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 돕습니다. 기술은 배경으로 사라지고, 명확성과 추진력은 앞으로 나아갑니다.

완벽한 AI 활용 가이드북을 받아보세요 일을 더 가볍고, 명확하며, 지속 가능하게 만들어 보세요 .