오늘날 가상 회의는 10년 전 주 5일 사무실 출근이 그랬던 것처럼 흔하고 당연한 일이 되었습니다.
직원의 28%가 적어도 일부 시간 동안은 재택근무를 하고 있는 만큼, 원격 근무는 이제 업무 생활의 확고한 일부가 되었습니다. 이에 따라 온라인 회의가 늘어나면서, 많은 사람들이 어려움을 겪는 격식과 캐주얼의 묘한 경계가 생겨났습니다.
하지만 이러한 형태의 소통에는 가상 환경에서의 행동 코드가 필요합니다. 화상 회의에 참여한 모든 사람이 자신의 의견이 경청받고, 적극적으로 참여하며, 의미 있는 대화를 할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 할까요?
화상 회의 에티켓은 팀의 생산성을 높이고, 최상의 모습을 보여주며, 전문적인 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.
가상 회의 예절이 무엇인지, 그 이점, 그리고 전문적인 온라인 환경에서 지켜야 할 10가지 필수 규칙을 포함하여 현대 회의 매너의 기본 원칙을 함께 살펴보세요.
가상 회의 에티켓이란 무엇인가요?
가상 회의 에티켓은 온라인 회의 중 팀원과 리더가 어떻게 행동하고 타인을 대해야 하는지에 대한 기준을 제시합니다. 이는 전반적인 전문성을 유지하기 위한 표준화된 지침 세트라고 생각하시면 됩니다. 🫱🏼🫲🏾
다른 부서와 영상 통화를 하거나, 프로젝트 착수 회의를 주재하거나, 팀과 아이디어를 브레인스토밍할 때는 올바른 온라인 회의 에티켓을 지켜야 합니다. 조직의 원격 회의 에티켓은 그 조직의 핵심 가치, 철학, 목표와 밀접하게 연결되어 있습니다. 🎯
일부 사항은 조직마다 다를 수 있지만, 누구와 만나든 오래도록 긍정적인 인상을 남기는 데 도움이 되는 몇 가지 공통적인 가상 회의 규칙이 있습니다. ⬇️
상호 존중과 일반적인 비즈니스 에티켓은 새로운 개념이 아니라는 점을 명심하세요! 하지만 회의의 흐름을 유지하고, 시간을 지키며, 정보를 놓치지 않기 위해서는 가상 회의와 대면 회의 사이에 존재하는 몇 가지 주요 차이점을 반드시 고려해야 합니다.
가상 회의 예절 10가지
평소 가상 회의 에티켓을 잘 지키고 있다고 생각하더라도, 사소한 디테일이 모든 것을 좌우합니다. 그래서 우리는 모든 온라인 비즈니스 환경에 적용할 수 있는 가상 회의 에티켓 규칙을 정리해 보았습니다.
팀원들과 이 내용을 공유하여 모두가 함께 온라인 회의의 수준을 높여보세요.
게다가, 이 새로운 기술을 완벽하게 익히는 데 지원이 될 수많은 자료, 템플릿, 팁이 여러분을 기다리고 있습니다. 😎
1. 회의 플랫폼을 파악하세요
우선, 가상 회의를 위해 사용하는 비디오 회의 소프트웨어를 잘 파악하는 것이 중요합니다.
회의를 주최하는 경우, 사전에 가상 회의 플랫폼에 익숙해져 소프트웨어를 자신 있게 사용할 수 있도록 하세요. 참석자들이 익숙하지 않은 tools를 사용하는 경우, 질문에 신속하게 답변할 준비를 하고, 기술적인 문제에 신경 쓰지 않아도 되도록 하여 참석자들이 회의에 집중할 수 있도록 도와주세요.
이 주제를 다루는 김에… 회의 플랫폼을 선택할 때는 참가자들이 이전에 사용해 본 적이 있거나 금방 적응할 수 있는 것을 고르세요. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet과 같은 비디오 회의 도구가 될 수도 있고, 채팅, 업무 관리, 프로젝트 관리 기능을 결합한 ClickUp과 같은 통합 플랫폼이 될 수도 있습니다.
💡전문가 팁: ClickUp의 Zoom 연동 기능을 사용하여 ClickUp 작업 내에서 바로 Zoom 회의를 시작하세요. 작업 공간을 벗어나지 않고도 토론을 진행할 수 있으며, ClickUp이 관련자 모두에게 즉시 회의에 참여하도록 자동으로 알림을 보냅니다.
회의에 필요한 경우, 플랫폼에서 소그룹 회의실 생성, 화면 공유 또는 공유 리소스 협업 기능을 지원하는지 확인하십시오.
ClickUp과 같은 역동적인 회의 관리 소프트웨어를 활용하면 매번 원활하고 생산적인 회의 경험을 보장할 수 있습니다.
2. 회의 아젠다를 미리 준비해 오세요
아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 준비, 준비, 또 준비하세요!
회의가 시작되기 전에 플랜을 세우고, 회의 시작부터 끝까지 논의의 방향을 명확히 할 수 있도록 아젠다를 작성하세요. 수준 높은 가상 팀 회의를 위해, 참가자들이 아젠다를 미리 살펴보고, 어떤 내용이 다뤄질지 파악하며, 필요한 사항을 추가할 수 있도록 회의 시작 훨씬 전에 아젠다를 공유하세요.
참석자들이 토론에 참여하기 위해 미리 읽어보거나 답변해야 할 자료가 있다면, 이 또한 공유해 주세요. 온라인 회의 아젠다를 길잡이처럼 여기고, 참석자들이 준비할 수 있도록 충분한 시간과 자료를 제공해 주세요.
가상 회의를 준비하는 가장 좋은 방법은 모든 요소를 아우르는 맞춤형 회의 아젠다 템플릿을 활용하는 것입니다. ClickUp의 방대한 템플릿 라이브러리에는 이 템플릿을 포함하여 모든 사용 사례에 맞는 무료 리소스가 가득합니다!
ClickUp의 전체 회의 템플릿이나 위원회 보고서 템플릿을 활용하여 명확한 목표를 전달하세요.
두 템플릿 모두 팀이나 조직 전반에 걸쳐 투명성을 높이고, 회의의 주요 목표나 목표에 대해 회원들의 의견을 하나로 모으는 데 도움이 됩니다.
3. 서로의 시간을 존중하세요
무엇보다 먼저, 시간을 엄수하세요. ⏱
회의 주최자로서 팀원이나 잠재 클라이언트를 기다리게 하는 것은 결코 바람직한 가상 회의 에티켓이 아닙니다.
하지만 회의 참석자들에게도 똑같은 규칙이 적용됩니다. 주최자를 기다리게 하지 마세요! 주최자는 대부분 동료, 타 부서 회원, 또는 관리자일 것입니다. 아마도 여러분은 그들과 매일 함께 일하거나 심지어 친구 사이일 수도 있습니다. 정해진 시간에 회의 시작 준비를 마치고 참석함으로써, 우리 모두가 마땅히 받아야 할 존중을 보여주세요.
평소 시간 관리에 어려움을 겪는 분이라면, ClickUp을 이용해 알림을 설정해 보세요! 미리 주의한 덕분에 미래의 당신이 고마워할 거예요. 🙌🏼
게다가 우리 모두 바쁜 일정을 소화하고 있지만, ClickUp의 이 대화형 팀 일정 템플릿과 같은 리소스를 활용하면 모든 회원이 향후 몇 주 동안 어떤 회의가 언제 열릴지 정확히 파악할 수 있습니다.
📮ClickUp 인사이트: 당사의 회의 효율성 설문조사 데이터에 따르면, 회의의 25%는 평균 8명 이상의 참가자가 참여하는 것으로 나타났습니다. 또한 평균 회의 시간은 약 51분인 것으로 조사되었습니다. 이러한 대규모 회의는 조직 차원에서 주당 최소 6~8시간의 총 회의 시간을 소모하게 됩니다. 이 시간을 줄일 수 있다면 어떨까요? ClickUp은 팀의 소통 방식을 혁신합니다! 긴 회의 대신, 댓글, 첨부 파일, 음성 메모, 비디오 클립 등을 활용해 한 곳에서 바로 작업 내에서 협업하세요. 💫 실제 결과: STANLEY Security의 글로벌 팀은 업무용 올인원 앱인 ClickUp을 통해 이미 매주 회의 및 업데이트 시간을 8시간 이상 절감했습니다!
4. 성공을 위한 복장
사무실이든 온라인이든, 적절한 복장을 갖추는 것은 매우 중요합니다. 올바른 에티켓에 따르면 비디오 회의 시에도 대면 업무 환경에서 입는 것과 같은 복장을 착용해야 합니다.
하지만 다행인 점은 화면이 허리 위쪽까지만 비치기 때문에 가상 회의에서는 어느 정도 여유가 있다는 것입니다. 즉, 네, 그 어그 부츠를 신어도 괜찮다는 뜻이죠!
단순히 멋있게 보이는 것을 넘어, 비디오 회의 복장은 회의의 분위기와 조화를 이루어야 합니다. 주의를 산만하게 하는 액세서리, 비디오에서 잘 드러나지 않는 무늬, 또는 다른 사람들이 이해하지 못할 수 있는 그래픽 티셔츠는 피하십시오.
5. 주의 산만 요소를 피하세요
현재 진행 중인 회의에 집중하고, 여러 일을 동시에 처리하려는 유혹을 피하십시오. 회의 전에 다음 사항을 기억해 두세요:
- 휴대폰은 치워 두세요
- TV나 음악을 끄세요
- 모든 알림 소리를 끄세요
- 불필요한 탭을 닫으세요
그리고 제발, 모든 좋은 일과 생산성을 위해, 통화 중에 음식을 먹지 마세요.
화면을 공유하시나요? 공유하기 전에 화면에 무엇이 표시되는지 확인하세요. 1,000개의 탭을 열어두는 것은 좋은 인상을 주지 않습니다. 누군가가 실수로 회사의 기밀 정보나 개인 Slack 대화, 스포티파이 재생 목록을 공유한 사례가 처음은 아니겠지만, 여러분에게는 그런 일이 일어나지 않기를 바랄 것입니다.
함께 읽어보세요: 팀 회원들과 소통하고 아이디어를 공유하는 방법
어수선한 배경은 화상 회의 중 집중력을 떨어뜨리는 또 다른 흔한 요인입니다. 카페에 있거나, 아이들을 돌봐야 하거나, 배우자와 사무실을 공유하고 있다면, 다른 배경을 선택하거나 흐림 효과를 사용하여 본인뿐만 아니라 다른 모든 참석자가 세션에 집중할 수 있도록 하세요.
깔끔하고 미니멀하며 중립적인 배경을 선택하세요. 그러면 미적으로 가장 보기 좋은 벽보다는 집안에서 조명이 가장 좋은 장소를 찾는 데 집중할 수 있습니다.
하지만 완벽한 배경을 찾기 위해 인터넷을 샅샅이 뒤질 필요는 없습니다!
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6. 언제 말하고 언제 경청해야 할지 파악하기
적극적인 경청은 모든 사람에게 발언 기회를 주고, 상대방의 말에 관심을 가지고 있음을 보여줍니다.
회의 주최자와 참가자는 상대방을 이해하기 위해 말하고, 듣고, 질문하는 것 사이의 균형을 찾아야 하며, 상대방을 깎아내려서는 안 됩니다. 열린 마음과 솔직한 소통은 모든 참여자가 대화에서 더 많은 것을 얻도록 도와줄 것입니다!
통화 중 발언과 관련된 가상 회의 에티켓에 대한 몇 가지 추가 팁은 다음과 같습니다:
- 자신감 있게 말하되, 간결하게 하세요
- 같은 말을 반복하거나 지나치게 강조하지 마세요
- 말할 때가 아니면 마이크를 음소거 상태로 유지하세요
- 주최자가 질문을 요청하지 않는 한, 질문은 토론이 끝날 때까지 기다리십시오
가상 회의 중 우리 모두가 한 번쯤 겪어본 또 다른 문제는 바로 그 지긋지긋한 오디오 지연 현상입니다. 🙄
와이파이 신호가 아무리 강해도 온라인 회의 중에는 가끔 연결이 끊기곤 합니다! 다른 사람의 말을 가로채거나 대화 흐름을 방해하지 않으려면, 가능하면 플랫폼의 '손 들기' 기능을 사용하거나 채팅을 통해 발언 의사를 밝히세요. 🙋🏼♀️
7. 노트는 최소한으로 하세요
의도는 좋더라도, 지시받은 경우가 아니라면 회의 내용을 상세히 기록하지 마십시오. 대신 핵심 대화 내용만 기록하고, 나중에 회의록을 검토하여 기록에 눈에 띄는 누락 사항이 있는지 확인하십시오.
화상 회의의 주요 이점 중 하나는 회의 전체를 녹화하거나 회의 요약을 작성할 수 있다는 점입니다. 이러한 기능을 활용하여 회의 자체를 최대한 효율적으로 진행하십시오. 대화 중에 잦은 멈춤은 정보의 흐름을 방해하고, 아젠다 진행을 늦추며, 소중한 시간을 낭비하게 만듭니다.
회의 주최자로서 팀원 한 명을 지정해 회의록을 작성하게 하고, 참가자들에게 회의가 끝난 후 즉시 배포될 것임을 알려주세요. 이렇게 하면 주최자와 참석자 모두가 회의에 집중할 수 있고, 같은 내용을 반복해서 설명해야 하는 번거로움을 피할 수 있습니다!
회의록은 중요한 회의의 개요와 핵심 내용을 요약한 것입니다. 회의록은 관련자 모두와 공유되며, 진행 상황을 명확히 파악하여 후속 조치와 실행 항목을 더 신속하게 처리할 수 있도록 도와줍니다.
당사의 '이사회 회의록 템플릿' 및 ClickUp의 '회의록 템플릿'과 같은 리소스를 활용하면, 협업형 ClickUp 문서에서 팀, 노트, 세부 사항을 관리할 수 있는 사용자 정의가 가능한 사전 구축된 페이지를 통해 이 과정을 더욱 체계적이고 효율적으로 진행할 수 있습니다!
회의록이 회의 생산성을 어떻게 높여주는지 자세히 알아보고 싶으신가요? 매번 효과적인 회의록을 작성하는 방법 을 알려주는 이 가이드를 확인해 보세요!
💡전문가 팁: ClickUp Brain을 활용해 회의 노트를 요약하고 ClickUp에 작업 및 하위 작업을 생성하면 회의 후 소중한 시간을 절약할 수 있습니다. 회의를 녹음했다면, Brain이 녹음 내용을 텍스트로 변환하고 번역해 줄 수도 있습니다!
8. 회의가 길어지나요? 휴식 시간을 정하세요
회의가 길어질 것 같다면, 아젠다에 짧은 휴식 시간을 포함시키세요.
자신과 동료들이 잠시 화면에서 눈을 떼고 간식을 먹거나 스트레칭을 할 수 있도록 시간을 내어 주세요. 이는 대화를 방해하지 않을 뿐만 아니라 오히려 훨씬 더 원활하게 만들어 줄 것입니다! 짧은 휴식은 피로감이나 두통을 느끼지 않고 모두가 기분 좋게 회의에 참여할 수 있도록 도와줍니다.
길게 할 필요는 없습니다. ClickUp에서 타이머 를 5분으로 설정하고, 마땅히 누릴 자격이 있으니 탄산수를 한 잔 따르세요.
참석 중인 회의에서 휴식 시간이 있는지 명시되어 있지 않다면, 잠시 숨을 돌릴 필요가 있을 때 채팅창에 간단히 “잠시만요!”라고 남겨두세요. 아주 간단하죠. 💬
9. 질문할 스페이스를 확보하세요
회의 아젠다에 질의응답 시간을 포함시켜 동료들이 질문을 준비하거나 의견을 제시하고, 제안을 할 수 있는 충분한 시간을 가질 수 있도록 하세요.
이 모든 가상 회의 에티켓 규칙을 마음에 새겼다면, 방금 유익하고 흥미로운 대화를 마쳤을 것입니다. 다른 사람들도 이에 대해 할 말이 있을 거라고 예상해 보세요. 🙂
💡전문가 팁: 회의가 끝난 후에도 참가자들이 질문, 아이디어, 의견을 자유롭게 제시하도록 독려하세요.
10. 마무리 발언을 하세요
몇 분만 시간을 내어 회의를 적절히 마무리함으로써 가상 회의를 좋은 인상으로 끝내세요.
동료들이 회의를 마치기 전에, 당장 취해야 할 다음 단계, 후속 조치의 방법과 시기, 제출해야 할 결과물, 그리고 향후 타임라인에 대해 간략히 정리해 두세요.
💡전문가 팁: ClickUp을 사용하면 문서, 화이트보드, 댓글 등에서 작업 항목을 바로 위임할 수 있어, 지체 없이 업무를 시작할 수 있습니다! 텍스트, 화면 녹화 영상, 오브젝트를 워크플로우와 직접 연결된 작업으로 전환하여 효율성을 높이고 회의의 흐름을 끊김 없이 이어가세요.
그리고 무엇보다도, 팀원들의 시간에 감사하다는 말을 전하세요! 오늘 모두 정말 잘해 주셨습니다. 👏
가상 회의 에티켓이 중요한 이유는 무엇일까요?
가상 회의 에티켓은 원격 회의에 전문적인 분위기를 조성하고 탄탄한 업무 관계를 형성하는 데 도움이 됩니다. 다음은 가상 회의 규칙을 준수해야 하는 몇 가지 이유입니다:
- 올바른 에티켓을 준수하는 것은 전문성을 보여줌으로써 동료, 클라이언트 또는 이해관계자들 사이에서 신뢰와 신뢰성을 쌓는 데 도움이 됩니다.
- 회의가 시작되기 전에 시간과 고민, 노력을 기울이는 것은 팀원, 리더, 잠재 클라이언트에게 존중하는 마음을 보여줍니다. 또한, 회의를 준비하고 대화를 설정함으로써 회의가 원활하게 진행되도록 돕습니다.
- 화상 회의에는 종종 서로 다른 위치와 시간대에 있는 참가자들이 참여합니다. 정시에 참석하고, 발언하지 않을 때는 마이크를 끄며, 주제를 벗어나지 않는 등 적절한 예절을 지키면 방해 요소를 최소화하고 회의를 집중적이고 효율적으로 진행할 수 있습니다
- 다른 사람의 발언을 경청하고, 말을 끊지 않으며, 문화적 감수성을 배려하는 등 올바른 가상 회의 최고의 실행 방식을 준수하면 상호 존중과 협력의 분위기가 조성됩니다.
- 선명한 음성 및 비디오 사용, (카메라를 통한) 시선 유지, 적극적인 참여와 같은 적절한 에티켓은 효과적인 의사소통을 보장하며, 모든 참가자가 혼란 없이 내용을 따라갈 수 있게 해줍니다.
- 체계적으로 준비하고, 멀티태스킹을 피하며, 회의 아젠다를 준수하면 참가자들이 집중력을 유지하는 데 도움이 됩니다. 이는 특히 연달아 진행되는 회의에서 불만과 스트레스를 줄여줍니다.
이러한 참여 규칙이 없다면, “이메일로 해결할 수 있었던” 회의에 일주일 중 소중한 몇 분, 심지어 몇 시간까지 허비하기 쉽습니다. 화면을 통해 팀 회원들을 만나는 것도 좋지만, 우리 모두가 시간을 더 의미 있게 보낼 수 있는 방법이 분명히 있습니다. ⏳
세심하게 배려된 가상 회의 에티켓은 서로의 말을 경청하고, 생각할 시간을 충분히 확보하며, 서로에게 응답할 수 있는 여유를 제공합니다. 이는 참석자들 간의 신뢰를 구축할 뿐만 아니라, 상대방이 여러분에게 무엇을 기대할 수 있는지, 그리고 여러분이 상대방에게 무엇을 기대하는지 명확히 함으로써 모두가 성공적인 결과를 얻을 수 있도록 돕습니다.
화상 회의 회의 에티켓 FAQ 및 팁
가상 회의 시 지켜야 할 사항과 피해야 할 사항은 무엇인가요?
화상 회의는 대면 회의와 달리 참여에 대한 기대치가 다른 경우가 많습니다. 모든 참가자가 회의의 흐름을 잘 따라가고 대화에 기여할 수 있도록, 다음의 에티켓 지침을 준수하시기 바랍니다:
해야 할 일
- 시간을 엄수하세요. 가상 회의에 몇 분 일찍 접속하면 필요한 기술 설정을 할 수 있습니다.
- 집중하세요. 대면 회의에 참석했을 때처럼 발표자에게 주의를 기울이세요.
- 말할 때가 아니면 음소거를 하세요. 이렇게 하면 배경 소음을 줄일 수 있습니다.
- 가능하면 비디오 통화를 이용하세요. 이는 더 친밀한 상호작용을 만드는 데 도움이 됩니다.
- 조용하고 조명이 밝은 공간에서 참석하세요. 방해 요소가 없는 깨끗한 환경은 모든 참가자가 집중할 수 있도록 도와줍니다.
- 사전에 준비하세요. 발표를 할 경우, 회의가 시작되기 전에 모든 자료를 준비해 두세요.
하지 말아야 할 것들
- 다른 일을 동시에 하지 마세요. 이는 상대방에 대한 예의가 아니며, 중요한 정보를 놓치게 할 수 있습니다.
- 말을 끊지 마세요. 다른 사람이 말을 다 마치기 전까지는 기다렸다가 말씀하세요.
- 회의 중에는 음식을 먹지 마세요. 이는 주의를 분산시키고 비전문적으로 보일 수 있습니다.
- 기술적인 부분을 미리 확인하는 것을 잊지 마세요. 회의 전에 인터넷 연결, 마이크, 카메라가 제대로 작동하는지 확인하세요.
- 갑작스럽게 자리를 뜨지 마세요. 회의를 일찍 떠나야 할 경우, 사전에 주최자에게 알려주세요.
가상 회의 및 인사 나누기는 어떻게 하나요?
가상 회의는 원격 근무 중일 때도 동료들과 유대감을 형성할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 성공적인 가상 회의를 위한 몇 가지 팁을 소개합니다:
- 참석자 한 명 한 명에게 인사를 건네세요. 대화를 시작할 때마다 자신을 소개하고 상대방의 안부를 물어보세요.
- 간결하고 요점만 전달하세요. 대화의 주제를 벗어나지 않도록 하고, 딴소리를 하는 것을 피하세요.
- 적극적으로 경청하세요. 상대방의 발언에 귀를 기울이고 세심하게 주의를 기울이세요
- 기술 사용법을 확실히 숙지하여 모든 참가자가 중단이나 기술적 문제 없이 실시간으로 소통할 수 있도록 하십시오
- 바디랭귀지에 유의하세요. 서로의 얼굴만 볼 수 있더라도 바디랭귀지는 여전히 중요합니다. 바른 자세를 유지하고 표정에 신경 쓰세요
- 정중하게 대화를 마무리하세요 상대방의 시간에 감사드리고, 앞으로 다시 연결하겠다는 의사를 전하세요
참가자로서 올바른 가상 회의 에티켓을 지키는 방법은 무엇일까요?
회의 참가자는 가상 회의가 성공적으로 진행되도록 하는 데 중요한 역할을 합니다. 참가자로서 지켜야 할 비디오 회의 에티켓에 대한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다:
- 미리 준비하세요. 회의 전에 배포된 자료를 모두 읽고, 질문이나 의견을 준비해 오세요.
- 토론에 적극적으로 참여하세요. 주저하지 말고 자신의 의견을 말하고 논의 중인 주제에 대한 생각을 공유하세요.
- 집중하세요. 멀티태스킹은 참석자 모두의 집중을 방해할 수 있으므로 피하십시오.
- 예의를 지키세요. 토론에 참여하는 다른 사람들에게 귀를 기울이고 정중하게 대하십시오.
- 화면을 공유하세요. 공유해야 할 자료가 있다면, 모든 참가자가 내용을 따라갈 수 있도록 화면을 공유해 주세요.
- 기술을 적절히 활용하세요. 회의 시작 전에 모든 참가자가 기술 사용법을 숙지하도록 하세요
- 주제를 벗어나지 말고, 대화가 현재 논의 중인 주제에서 너무 멀어지기 시작하면 주저하지 말고 다시 본론으로 돌려놓으세요.
👀효과적인 회의를 위한 유용한 팁이 더 필요하신가요? 다음 글을 읽어보세요:
ClickUp으로 가상 회의를 생산적으로 진행하세요
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- 일상 업무에 사용하는 모든 앱과의 연동
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