PDFが広く使用されているのには理由があります。信頼性が高く、プロフェッショナルな外観で、データが誤って変更されることがないからです。しかし、PDF内のデータの分析や計算を実行しようとすると、行き詰まってしまうでしょう。
確かに、PDFは情報の共有に最適ですが、分析やデータ調査においては、Excelの柔軟性と機能性に勝るものはありません。
唯一の苦労？ レイアウトを崩さず、またレイアウトを修正するために何時間も費やすことなく、PDFからExcelに、見事にフォーマットされたテーブル（条件付き書式、ピボット、セルの色などすべて）をコピーすること。スキャンしたPDFについては、ここでは触れないでおきましょう。
心配しないでください。PDFからExcelにテーブルをコピーして、フォーマットを失うことなく表示する方法をお見せしましょう。
⏰ 60秒でわかる要約
PDFからExcelにテーブルをコピーする必要がありますか？ すべての方法をご紹介します。
- 直接コピー＆ペースト：基本的なテーブルの場合は簡単ですが、複雑なフォーマットやマージセルには対応できません。
- Microsoft Wordの方法*：PDFをWordドキュメントに変換し、テーブルをコピーしますが、複雑なレイアウトの場合、データがずれる可能性があります。
- Excel Power Query*：構造化されたPDFに最適で、最小限のクリーンアップでテーブルを直接インポートできます。WindowsのMicrosoft 365ユーザーのみ利用可能
- PDFコンバーター：オンラインツール（Smallpdf、ILovePDFなど）は、PDFをExcelフォーマットに素早く変換しますが、機密データにはセキュリティリスクをもたらします。
- OCRツール：Adobe Acrobat Proなどのソフトウェアは、スキャンしたPDFからデータを抽出しますが、有料のサブスクリプションが必要です。
- Python スクリプト（Tabula、Excalibur）*：正確な抽出を必要とする技術的なユーザーに最適ですが、画像ベースのPDFはサポートしていません。
- Google スプレッドシート: Google ドキュメントでPDFを編集してからスプレッドシートにコピーします。基本的なフォーマットの仕事には対応していますが、手動でのクリーンアップが必要です。
- PDFのテーブルをExcelにコピーすると、フォーマットの問題、壊れた式、バッチ処理の不足、スキャンしたPDFのサポート不足、複雑なテーブルの失敗につながることが多く、手動での大規模なクリーンアップが必要になります。
- ClickUpは、 ClickUpドキュメントとClickUpテーブルビューを通じて、より優れたデータおよびドキュメント管理の代替手段を提供し、データの整理、管理、共同作業をよりスマートに行う方法を提供しています。
PDFからExcelへのテーブルのコピー方法
PDFからExcelにテーブルをコピーする効果的な方法をご紹介しましょう。
1. 直接コピー＆ペーストする方法
標準的なコピー＆ペーストの方法は比較的簡単で、追加のツールは必要ありません。PDF文書からExcelスプレッドシートに、小さくシンプルなテーブルをコピーする場合には、この方法が適しています。
PDFからExcelへのテーブルのコピー＆ペーストの手順をステップごとに説明します。
- PDF文書を開く
- コピーしたいテーブル全体またはPDFデータを選択します。
- 右クリックして「コピー」を選択するか、Windowsの場合はCtrl + C、iOSの場合はCmd + Cを押します。
- データを貼り付けたいExcelシートを開くか、新しいワークシートを作成します。
- テーブルを貼り付けたいセルを右クリックし、「ソースフォーマットを保持」を選択するか、Windowsの場合はCtrl + V、iOSの場合はCmd + Vを押します。
- テーブルへのデータの貼り付けが成功しました。さらに、情報が単一列に表示されている場合は、[データ] タブの [テキストを列に分割] を使用します。
こちらもご覧ください：Google スプレッドシートでテーブルを作成する方法：完全ガイド
⚠️ 注意：PDFに複雑なフォーマット、マージセル、不規則な列配置などが含まれている場合、直接コピー＆ペーストの方法では、元のテーブル構造が常に維持されるとは限りません。このような場合、貼り付けられたデータは、列幅の調整や余分なスペースの削除など、より良いフォーマットにするために大幅な手作業によるクリーンアップが必要になる場合があります。
2. Microsoft Word を使用して
Word to Excelメソッドでは、Microsoft Word で PDF を直接開いて編集することができます。この方法は、小さなテーブルのフォーマットを維持するのにシンプルで効果的です。
Microsoft Wordを使用してPDFからExcelテーブルにデータをコピーする手順を、ステップごとに簡単に説明します。
- Microsoft Wordで空白の文書を開く
- 「ファイル」 > 「開く」 > 「参照」を選択します。
- 開きたいPDFファイルを選択し、PDFファイルをWord文書に変換するよう求められたら、[OK] をクリックします。
- 文書に変更を加えるには、画面上部の「編集を有効にする」ボタンをクリックしてください。
- テーブルの左上にある十字のアイコンをクリックしてテーブルを選択します。
- Windowsでは右クリックしてテーブルをコピーするか、Ctrl + Cを、iOSではCmd + Cを押します。
- Excelファイルを開き、テーブルを貼り付けたいセルを選択します。
- 右クリックしてテーブルを貼り付けたり、WindowsまたはiOSで必要なことを行ったりして、フォーマットを保持します。
厳選された、あまり知られていないExcelの裏ワザシートを紹介します。
- フラッシュフィル（Ctrl + E）：パターンに基づいてデータをすばやくフォーマットまたは抽出
- カスタムリスト（ファイル → オプション → 詳細 → カスタムリストの編集）：チーム、部署、地域などの個人リストを自動入力
- 重複データの削除*（データ → 重複データの削除）：データを瞬時にクリーンアップ
- Sparklines: セル内に挿入する小型チャート（挿入 → Sparklines）
- クイック分析ツール（Ctrl + Q）：式を使用せずに、迅速な洞察、チャート、フォーマットを実現
- 貼り付けのオプション → 操作：選択した部分で乗算/除算などの計算を素早く実行
- 式の評価：ステップバイステップのデバッグ（式 → 式の評価）
3. Excel Power Queryの使用
Excel Power Query メソッドを使用すると、ほとんどのテーブルのフォーマットをそのまま維持した状態で、あらゆる PDF からテーブルをインポートすることができます。
PDFのテーブルをMicrosoft Excelフォーマットに直接インポートする方法を説明します。
- Excelシートを開き、テーブルをインポートしたいセルを選択します。
- データ > データの取得 > ファイルから > PDFから
- PDFファイルを選択し、[開く]をクリックしてください。
- コピーしたいテーブルを選択します。右側のパネルで、Excelシートに表示されたテーブルのプレビューを確認できます。
- 複数のテーブルを選択する場合は、「複数のアイテムを選択」タブをクリックしてください。
- パネルの下部にある「ロード」をクリックすると、テーブルが直接Excelシートにインポートされます。
- Power Queryでデータを使用して仕事をするには、まず「データ変換」を選択します。
こちらもご覧ください*： SharePointリストをExcelにエクスポートする方法
⚠️ 注意：この方法は、Microsoft 365 サブスクリプションをお持ちの Windows ユーザーのみご利用いただけます。この方法では、文書全体からデータを一度に抽出できますが、複雑なテーブルやスキャン画像には対応できない場合があります。
4. PDF変換ツールを使用して
オンラインまたはオフラインのPDFコンバーターを使用して、PDFからExcelにテーブルをすばやく転送します。この方法は、PDFからデータを頻繁に抽出する場合に特に便利です。ほとんどの無料コンバーターは、少なくとも単純なテーブルについては、PDFをCSV、XLS、またはXLSXフォーマットに、妥当な精度で変換することができます。
オンライン変換ツールの使用方法ガイドはこちら：
- Smallpdf、PDF2Excel、ILovePDFなどの変換ツールを選択します。参考までに、ILovePDFのプロセスについて説明します。（ほとんどのツールは、多少の違いはありますが、ほぼ同様のプロセスです。）
- 変換したいPDFファイルを選択してアップロードします。
- フォーマット（CSV、XLS、XLSXなど）を選択します。
- テーブルを抽出する際に、シングルシートまたは複数のExcelシートなど、レイアウトを選択します。
- 変換をクリックしてください。
- 変換されたファイルをダウンロードし、Excelでドキュメントを開きます。
⚠️ 注意：
1. PDF変換ツールは、選択可能なテキストを含むネイティブのPDFからテーブルを抽出する仕事には適していますが、スキャンされたPDFや画像ベースの文書にはOCR機能がないため、苦労します。
2. 無料のオンラインPDF変換ツールは外部サーバー上でファイルを処理するため、特に機密性の高い文書や個人情報などについては、データプライバシーやセキュリティ上のリスクが生じる可能性があります。 機密データを扱う場合は、オフラインツールや信頼性の高い企業向けソリューションを使用した方が、データの保護を確実にすることができます。
5. PDFテーブルをコピーするその他の方法
これらの標準的な方法がうまく機能しない場合は、PDFテーブルをExcelにコピーするためのいくつかの追加の回避策があります。
それでは見てみましょう。
OCRツールを使用して
Adobe Acrobat ProやNanonetsなどのOCR（光学文字認識）ツールは、スキャンしたPDFを編集可能なフォーマットに変換することで、テーブルを抽出することができます。これらのツールには、さまざまなテーブルレイアウトを学習し、より正確な抽出を行うためのAI機能も備わっています。
Pythonスクリプトを使用して
TabulaやExcaliburなどのツールは、データ解析技術を使用してテキストベースのPDFからテーブルデータを抽出することができます。これらのツールを使用すると、ニーズに合わせて抽出設定のデータ検証を制御、微調整、適用することができます。
Google スプレッドシートの使用
GoogleドキュメントでPDFを編集し、Googleスプレッドシートにテーブルをコピーすることができます。この方法では基本的なフォーマットは維持されますが、列やマージセルを手動でクリーンアップする必要がある場合が多くあります。
こちらもどうぞ* ：Google スプレッドシートで複数のシートのデータを結合する方法
テーブルをコピーする際にフォーマットを保持する方法
次に、上記の方法でPDFからExcelにテーブルをコピーする際にフォーマットを維持するための、いくつかの簡単なヒントを紹介します。
- 「デスティネーションフォーマットに合わせる」を選択する：WordまたはPDFからExcelにデータをコピーする際、「デスティネーションフォーマットに合わせる」を選択すると、テーブルがExcelのレイアウトに適応されます。この方法では、フォントと配置が常に同じになります。
- *「ソースフォーマットを保持」を避ける：元の色やセルの網掛けを維持したい場合のみ、このオプションを選択します。ただし、この方法では、整列や列幅を修正するために、多くの手作業によるクリーンアップが必要になることがよくあります。
- マージされたデータに「テキストを列に分割」を適用する*：データが1つの列にマージされているように見える場合は、「データ」タブの「テキストを列に分割」機能を使用して、スペース、カンマ、タブなどのデリミタに基づいて分割します。
- PDFの品質を向上させる：グレースケールでスキャンし、必要に応じて、より高い解像度と低い圧縮率でPDFを再作成することで、テキストの認識率を向上させることができます。Adobe Acrobat Proを使用して、低品質のスキャンを向上させることができます。
- 「テキストインポートウィザード」を使用する*：「データ > テキストから列へ」で利用可能なこの方法では、インポートを確定する前にデリミタを指定し、データのプレビューを確認できるため、よりクリーンなレイアウトを実現できます。
💡 プロのヒント：昔ながらの「分割統治」のテクニックを試してみましょう。 テーブル全体を一度に処理しようとするのではなく、まずテーブルをより小さな塊に分割します。 それぞれのセグメントを個別に抽出して、各セグメントのフォーマットがそのまま維持されるようにし、その後、VLOOKUPまたはINDEX-MATCHを使用して、Excelですべてをきれいに再び結合します。
PDFテーブルをExcelにコピーする際のリミット
上記で説明したほとんどの方法は、シンプルで小さなデータテーブルには完璧に機能します。しかし、複雑な要素（マージセル、複数レベルのヘッダー、スキャンしたPDFなど）が加わると、コピー＆ペーストのアプローチはすぐに非効率になり、膨大な時間と手作業によるクリーンアップが必要になります。
列のずれやフォーマットの損失など、PDFテーブルをExcelにコピーする際の具体的なリミットをいくつかご紹介します。
元のフォーマットが失われる ❌
はい、「ソースフォーマットを保持」を選択して、セルの網掛け、フォント、テーブルのデザインを保持することができます。しかし、この方法では、多くの場合、壊れた境界線、余分なスペース、列のずれなどの結果となり、広範囲にわたる手動調整が必要となります。多くの場合、PDFファイルを直接編集する必要がありますが、それはプロセスに余分なステップを追加するだけです。
バッチ処理には対応していません ❌
一部の有料ツールを除き、PDFからテーブルを1つずつ変換するしかありません。バッチ処理を提供する有料オプションでも、大量のデータを処理する際には精度が大幅に低下することがよくあります。そのため、毎日複数の文書を処理する必要があるユーザーにとっては、PDFテーブルをExcelにコピーすることは現実的ではありません。
壊れた式や誤った位置にある式 ❌
PDFに埋め込まれた数式、リンク、計算フィールドが含まれている場合、それらはExcelにインポートされる際に静的な価値に変換されることがよくあります。つまり、計算を編集または更新するには、数式を手動で再作成する必要があるということです。また、PDFの元のデータソースをたどることを可能にしていたリンクや参照はすべて失われてしまいます。
スキャンしたPDFへのリミット付きサポート ❌
ほとんどのツールは、ネイティブPDFのみをサポートしており、テーブルをExcelファイルにコピーすることはできません。スキャンした文書や画像を扱えるものはわずかですが、OCRに依存しているため、低品質またはぼやけたスキャンには対応できません。その結果、テキストが文字化けしたり、セルが欠落したり、テーブルがずれてしまうことが多く、手動での修正が必要になります。
複雑なテーブルに関する課題 ❌
どのような方法を使用する場合でも、ほとんどの方法では、複数レベルのヘッダー、マージセル、ネストされたテーブルを含む複雑なテーブルの処理に苦労します。このようなテーブルをPDFからコピーまたは抽出すると、Excelでは列がずれたり、データがマージされたり、セルが欠落したりすることがよくあります。これらのエラーを修正するには時間がかかるだけでなく、コストのかかるミスが発生するリスクも高まります。
ボーナス：無料かつカスタマイズ可能なテーブルテンプレート
ClickUpがデータとドキュメントの管理に役立つ理由
PDFからExcelへのテーブルのコピーは、フォーマットの不具合、式の消失、時間のかかる手動修正につながる場合があります。
Excelスプレッドシートには独自の制限があります。データの増加に伴い、バージョン追跡、レポート作成、チームとの共同作業がすぐに厄介なものになる可能性があります。
データ管理とコラボレーションの混乱を解消するソリューションが必要な場合、従来のスプレッドシートよりも整理されたものが必要です。
データ整理、管理、コラボレーションに定評のある、仕事のためのすべてが詰まったアプリ、ClickUp。そのすべては、世界で最もまとまりのある仕事用AIによって動いています。
ClickUpを使って、よりスムーズで効率的なデータ管理を行う方法をご紹介します。
ClickUp Docsでドキュメントを一元管理
散らばったファイルや多数のドキュメントバージョンを扱う代わりに、ClickUpドキュメントを使用して、チームの仕事を1つのまとまったアクセスしやすい場所に統合しましょう。
数回のクリックで、ClickUpリストをテーブルとしてドキュメントにインポートしたり、/tableコマンドを使用してゼロから作成したりできます。そこから、列のフォーマット、幅の調整、レイアウトの修正、タブの並べ替えなど、すべてドキュメント内で実行できます。
さらに、ClickUpでは、サードパーティアプリからドキュメントにコンテンツをインポートする際に、元のフォーマットを維持することができます。
そして、これ以上良くなることはないと思ったその時、ClickUpドキュメントにはリアルタイムコラボレーション機能があり、チームの全員が外出先でも、必要な時にドキュメントの編集、コメント、フォーマットを行うことができます。
一言で言えば：
- 簡単にテーブルを追加：/tableと入力するか、ExcelまたはCSVファイルから直接コピー＆ペーストするだけです。とても簡単で、ドキュメント、チャット、メモなど、あらゆる場所で仕事ができます。
- *ドラッグ＆ドロップの簡単操作：列を広くしたり、行を並べ替えたりしたい場合は、お好みの方法でドラッグ＆ドロップするだけです。
- クイックカスタマイズ：行または列の上にカーソルを合わせると、ClickUpがセルのマージ、行の追加または削除、背景色の追加など、便利なオプションを提供します。
- リッチテキストフォーマット*：テーブル内の文字を太字、斜体、またはリンクにしたりして、テーブルをより魅力的にすることができます。
🧠 ご存知でしたか？ Excelスプレッドシートのエラーが、悪名高い60億ドルのロンドンのクジラ事件の一因となりました。 財務モデルは手動のデータエントリーに依存しており、アナリストがスプレッドシート間で数値をコピー＆ペーストしていたため、重大な計算ミスと多額の損失につながりました。
ClickUpテーブルビューでデータを管理し、分析する
文書管理はパズルのほんの一部です。それとは別に、到着したばかりのラフなデータに形と構造を与える必要があります。このときにClickUpテーブルビューを使用すると、大量のデータセットを凝縮したビューで視覚化することができます。
📮 ClickUp Insight: 92%の知識労働者は、チャット、電子メール、スプレッドシートに散在する重要な意思決定を失うリスクがあります。 意思決定を記録し追跡するための統一されたシステムがなければ、重要なビジネス洞察はデジタルノイズの中に埋もれてしまいます。
ClickUpのタスク管理機能を使えば、もう心配する必要はありません。チャット、タスクのコメント、ドキュメント、電子メールから、ワンクリックでタスクを作成できます！
一目で、タスク、ドキュメント、依存関係がシームレスにリンクされていることがわかり、プロジェクトの接続を維持しやすくなります。
ClickUp カスタムフィールド
さらに、スプレッドシートのようなレイアウトは、ClickUpカスタムフィールドにより、カスタマイズ性を高めます。これにより、複数のデータソースの管理が容易になり、プロジェクトに不可欠な特定のデータポイントを簡単に取得できます。
テーブルビューを使用すると、以下のことが可能になります。
- コード不要のデータベースを作成する：タスク、ドキュメント、依存関係がリンクされていることで、データ間のリレーションシップが構築される
- カスタマイズ可能な列の作成： 担当者、期日、タグなど、追跡が必要な情報に基づいて列を追加または削除します。
- 異なる属性によるグループ化： タスクをカテゴリー、優先度、またはその他のカスタム属性でグループ化することで、ビューをより効率的にします。
- 進捗状況の追跡：チェックボックス、パーセンテージ、または進捗バーでタスクの進捗状況を素早く視覚化
- Excelへのデータエクスポート：Excelに直接データをコピー＆ペーストして、さらに分析を進めることができます。
しかし、あるツールのみでプロジェクトを開始し、途中で別のフォーマットが必要だと気づいたことはありませんか？ このようなことはよく起こります。そして、結局すべてを手動で転送することになったり（2005年のようなコピー＆貼り付け）、混乱を受け入れてやりくりすることになったりします。どちらも理想的ではありません。
*ClickUpでは、1つのフォーマットに縛られることはありません。ドキュメント、テーブル、リストのいずれから始めても、データやコンテキストを失うことなく、ビューを即座に切り替えることができます。
📝 ミーティングのメモを取っていますか？ ClickUpドキュメントから始めましょう。 メモがアクションアイテムに変わったら、同じワークスペース内でClickUpタスクに変換するだけです。
📊 予算番号を追跡していますか？ テーブルから始めましょう。 高度な視覚的概要が必要な場合は、ワンクリックでボードまたはガントチャートに切り替えることができます。
✅ 複雑なプロジェクトを管理していますか？ 今日はリストビュー、明日はダッシュボードビュー、締め切りが迫ってきたらカレンダービューで表示しましょう。
そのため、次にシンプルな文書から作業を開始し、より構造化が必要だと気づいた場合でも、すべての作業を中断してファイルをエクスポートしたり、別の場所からやり直したりする必要はありません。ビューを切り替えるだけで作業を継続できます。
⏳ 時間短縮: もしあなたが圧倒されていると感じているなら、ClickUpのスプレッドシートテンプレートを使いましょう。 従来のスプレッドシートのリミットなしに、データ追跡、タスク管理、プロジェクト管理のための既製の構造を提供します。
ClickUp Brain
しかし、重要な詳細を見つけるために、テーブルビュー、ドキュメント、タスク全体をすべて確認するのは、時間がかかり過ぎてしまうことがあります。 そんな時に使えるのが、ClickUpに内蔵されたAIアシスタント、ClickUp Brainです。
手動でデータ行をくまなく探したり、ドキュメントをめくったりする代わりに、Brainに質問するだけです。簡単な会話プロンプトで、Brainは最も関連性の高い洞察、アクションアイテム、またはプロジェクトの更新を即座に表示します。
ClickUpで表形式のデータを整理
データを分析するにはスプレッドシートに勝るものはありません。しかし、その管理には疲労が伴います。
ClickUpを使えば、データを簡単に整理、視覚化、共同作業することができます。すべて1つのプラットフォームから。
スプレッドシートのインポートから高度なフィルタリング機能を備えたカスタムテーブルの作成、データのリアルタイムビューの取得まで、ClickUpは複雑なデータ管理をスムーズかつ効率的に行います。
今すぐClickUpに登録して、データ管理をシンプルにしましょう。