SharePointからExcelにデータをエクスポートしようとして、フォーマットの問題や情報の欠落にイライラした経験はありませんか？あなただけではありません。
データを分析する際、多くのユーザーがこのハードルに直面しています。SharePointからシームレスにデータをエクスポートするには、単に「エクスポート」を押すだけでは不十分です。
ここでは、SharePoint リストを Excel にエクスポートする方法と、そのプロセスでよくある課題を回避する仕事について説明します。また、代替ソリューションを採用することで、データ管理エクスペリエンスをどのように改善できるかを探ります。
SharePoint リストを Excel にエクスポートするタイミング
Excel は学生、専門家、組織の間で人気のある仕事管理ツールです。一般的に単純なデータ管理や分析に使用され、その多機能性とユーザーの使いやすさから プロジェクト管理にも使われるようになった。 .
他のあまり柔軟でないアプリからExcelにデータをエクスポートすることで、ユーザーがより良いフォーマット、処理、分析を行えるようになることが多い。
ここでは、ユーザーがデータのエクスポートを選択する一般的なシナリオをいくつか紹介します。これらの状況をミーティングすることで、データ管理のニーズを満たすために十分な情報に基づいた決定を下すことができます。
高度なデータ操作
SharePoint は、チーム内でのドキュメント共有、コラボレーション、バージョン管理などの基本タスクを管理するための優れたツールです。Microsoft 365 と統合されているため、プロジェクト全体の情報の保存や整理に最適ですが、その機能はこうした単純作業に適しています。
複雑な計算や詳細なデータ分析、洗練された操作性に関しては、Excelの方が優れている。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/41840/excel-database/ データベース管理 /%href/
.例えば、財務データの管理や統計分析を行う場合、Excelにはピボットテーブル、VLOOKUP、複雑な数式などの高度な機能があり、大規模なデータセットも簡単に扱うことができます。
また、データが複数のリストやドキュメント・ライブラリにまたがっているような場合でも、Excelにエクスポートすれば、分析やレポート作成のための一元的な場所を確保できます。条件付きフォーマットのような機能を使って、Excelファイル内の重要なデータポイントを強調表示し、重要な情報を目立たせることができます。
外部ユーザーとの共有
共同プロジェクトでは、チームメンバーや社外の利害関係者全員が SharePoint にアクセスできるとは限りません。SharePoint は外部共有をサポートしていますが、多くの場合、許可管理や追加アクセスの設定が必要で、特にユーザーが Microsoft アカウントを持っていなかったり、互換性の問題に直面したりすると、作業が遅くなる可能性があります。これは、重要なリストやデータを共有する際の課題となります。
Excelは、データ共有の柔軟性が高い。SharePointの制限を気にすることなく、電子メールやOneDriveなどのクラウドサービス、サードパーティツールを介してファイルを送信できます。受信者は、SharePoint を使用していなくても、データを簡単に操作できます。また、Excel Onlineはリアルタイムのコラボレーションをサポートし、アクセスのハードルを感じさせないシームレスな体験を提供しますが、機密性の高い環境では柔軟性とセキュリティのバランスを取ることが重要です。
バックアップとアーカイブ
特定の時点でのデータのスナップショットが必要ですか？Excelにエクスポートすることは、バックアップと再訪問に最適な方法です。変更を追跡し、異なるバージョンの分析を管理し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。これは、履歴データを必要とする外部の利害関係者と仕事をしている場合や、分析がどのように進化したかを確認する必要がある場合に特に便利です。SharePointではバージョン管理が可能ですが、Excelでは個々のデータ設定や計算をより細かく管理することができます。
カスタムデータビュー
プロジェクトごとに、同じデータでも異なる視点が必要になることがあります。Microsoft Excelにエクスポートすることで、特定のKPIやプロジェクトフェーズにフォーカスしたカスタムビューを作成できます。これにより、利害関係者は、無関係なデータのノイズを排除して、関連情報だけを見ることができます。
オフラインアクセス
SharePoint データを Excel にエクスポートすると、オフラインアクセスが可能になります。これは、信頼できるインターネット接続を持たないチームメンバーやリモートワークの仕事にとって特に有益です。SharePoint オンラインリストに依存することなく、データの操作や分析を行うことができます。
要約すると、データをより詳細に管理したい場合や、SharePointエコシステムの外部でも利用できるようにしたい場合は、エクスポートオプションが最適です。
それでは早速、SharePointのリストをExcelにエクスポートする方法をご紹介しましょう。
こちらもお読みください
/参照 https://clickup.com/ja/blog/59285/sharepoint-alternatives/ SharePointの代替と競合のベスト10 /%href/
SharePointのリストをExcelにエクスポートする方法
まず最大の疑問に答えよう。いいえ、SharePointとExcelだけで、特別なツールやサードパーティのソフトウェアは必要ありません。
ここでは、SharePointのリストをExcelワークブックにエクスポートする方法をステップバイステップで説明します：
- SharePointリストを選択：まずSharePointサイトを開き、エクスポートしたいリストを選択します。
- Excel にエクスポート: 上部のコマンドバーで [エクスポート] オプションをクリックします。次に、結果のドロップダウンメニューでExcelにエクスポートオプションを選択します。
経由
/参照 https://support.microsoft.com/en-us/office/export-to-excel-from-sharepoint-or-lists-bfb2ea48-6118-4fa9-abb6-cced9424e5d9#:˶‾:text=The%20classic%20SharePoint%20experience%20shows,the%20first%20copy%20is%20query。 マイクロソフト /%href/
- IQY ファイルのダウンロード: [ファイルのダウンロード] ダイアログ ボックスのオプションを使用してファイルを保存します。この操作により、ファイルがローカル システムにダウンロードされます。ダウンロードされたファイルは、Excel が SharePoint からデータを取得するために使用する Web クエリ ファイルです。
/ファイル https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-12.jpeg IQY ファイルのダウンロード /ダウンロード
経由 MSSQLTips
- SharePoint データのインポート: IQY ファイルをダウンロード後 Excel で開き、結果表示されるプロンプトで [Enable] をクリックします。これにより、Excel ワークブックに SharePoint リストのデータが Excel に取り込まれます。
- Excel ファイルの保存: Excel へのエクスポートが成功したら、ファイルを XLSX ファイルとして保存します。
これで、データを自由に操作、分析、共有することができます。
よくあるSharePointの問題点
SharePointとExcelの統合を使用する際に、ユーザーが直面する最も一般的な問題をいくつかご紹介します。
データの整合性の問題
大きなデータセットをエクスポートする際、特にリストに複雑なメタデータやカスタム列が含まれている場合、フィールドの欠落やデータの破損が発生することがあります。エクスポート後にデータを再確認し、すべてが正しく引き継がれていることを確認してください。
エクセルの更新に関する問題
SharePoint で頻繁に更新される動的データを定期的にエクスポートしている場合、Excel のデータ更新機能で問題が発生する可能性があります。SharePointとExcelの一方向接続は必ずしも完璧ではないため、データの同期を維持するには手動での更新が必要になる場合があります。
制限された許可
すべてのSharePointユーザーが同じ許可を持っているわけではありません。そのため、ファイルへのアクセス権はあるがサイト管理者ではないユーザーにとっては、エクスポートが困難になる可能性があります。データのエクスポートが必要なユーザーが適切な許可を持っていることを確認し、混乱や障害を避けましょう。
フォーマットの制限
SharePoint はデータを Excel にエクスポートしますが、色分け、フィルター、条件付きフォーマットルール、カスタム列幅などのフォーマットは必ずしも引き継がれません。このシームレスな転送の欠如は、プレゼンテーションの不一致につながる可能性があります。その結果、データの再編成やフォーマットの手作業に余分な時間を費やすことになります。これではワークフローが遅くなってしまいます。
一貫性のないユーザーエクスペリエンス
異なる Web ブラウザで SharePoint にアクセスする場合、ユーザーはさまざまなパフォーマンス・レベルを経験する可能性があります。この一貫性のなさは、データの表示方法や利用可能な機能に影響を与える可能性があります。予期せぬ合併症を避けるには、チーム内でブラウザの使用方法を標準化することが不可欠です。
このようなペインポイントにイライラすることもありますが、高度なブラウザの使い方を知り、実装することで、SharePoint をより使いやすくすることができます。 エクセルのハック を使えば、すべてが変わる。
プロヒント:*💡 MicrosoftのPower Automateを使えば、SharePointリストをExcelにエクスポートするプロセスを自動化するフローを設定できます。
複雑なエクスポートやインポートの手順を踏まずに、すべてのデータを一か所に集めたい場合は、別の方法もあります。
ClickUpをミーティング：SharePointとExcelのオールインワン代替ツール
SharePointとExcelにはそれぞれ強みがあります。SharePointは文書管理やコラボレーションに最適で、Excelはデータ操作や分析に適しています。
しかし、1つのプラットフォームで両方の機能にアクセスできれば、もっと簡単ではないでしょうか？
どうすればそんなことが可能なのかとお考えなら、答えは簡単です。それは ClickUp
ClickUpのプロジェクト管理プラットフォーム
/参照 https://clickup.com/teams/project-management ClickUpのプロジェクト管理プラットフォーム /参照
では、SharePointの組織機能のように、プロジェクト独自のニーズに合わせたカスタムワークフローを作成することができます。
クリックアップビュー
ClickUpは、リストビュー、ボードビュー、テーブルビュー、ガントチャートなど、カスタマイズ可能なビューを提供しており、シンプルなタスクから複雑なプロジェクトまで、チームのワークフローに合った方法でタスク、期限、依存関係を可視化できます。
15以上の
/参照 https://clickup.com/features/views クリックUpビュー /を見ることができます。
を使えば、複数のツールを使いこなすことに気を取られることなく、プロジェクトを前進させることができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-87.gif ClickUp ビュー: SharepointのリストをExcelにエクスポートする方法 /をクリックしてください。
ClickUpでリストを作成し、実行可能な洞察に変える。
クリックアップダッシュボード
深い分析のためにデータをエクスポートする必要があるExcelとは異なり、ClickUpに内蔵されたレポート作成と分析機能は、手間をかけずにリアルタイムの洞察を提供します。主要なメトリクスを追跡し、プロジェクトのパフォーマンスを監視し、プラットフォームから直接詳細なレポートを作成できます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-806.png ClickUpダッシュボード：SharepointリストをExcelにエクスポートする方法 /%img/
カスタムClickUpダッシュボードで作業量、タスクパフォーマンス、プロジェクト成果を一元管理・監視
/参照 https://clickup.com/features/dashboards クリックアップダッシュボード /参照
チームの進捗を可視化し、リソースの最適化やコラボレーションの改善など、データに基づいた意思決定を行うことができます。
ClickUpタスク
さらにClickUpは、リストを同じプラットフォーム内で実行可能なアイテムに変換する機能により、タスク管理を簡素化します。
/参照 https://clickup.com/features/tasks ClickUpタスク 参照/%href/
は、タスクの割り当て、監視、コラボレーションを行う強力な方法を提供し、やることリストが整理され、文脈に沿ったものになるようにします。特定のチームメンバーにタスクを割り当て、優先度を設定し、期日を定義することで、全員のアカウントと進捗を管理できます。タスクの依存関係により、仕事のフローを管理し、タスクが正しい順序で完了するようにすることもできます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-807.png ClickUpタスク: SharepointのリストをExcelにエクスポートする方法 /%img/
ClickUpタスクを使って、ToDoを実行可能なアイテムに変換しましょう。タスクの種類、依存関係、優先度、コンテキスト文書などの詳細情報が完了します。
各タスクは、チームが必要とするすべての関連情報を含む集中ハブとして機能します。添付ファイル（文書、画像、リンクなど）をタスクに直接追加できるので、重要なリソースを常に手元に置くことができます。これにより、複数のプラットフォームでファイルを探す必要が減り、すべてが接続され、アクセスしやすくなります。
クリックUpのおかげで、私たちのチームはすべての仕事を一箇所で確認できるようになりました。 もうツールを切り替える必要はありません！クリックUpのおかげで、私たちのチームはすべての仕事を一箇所で確認できるようになりました。
Liquid Barcodes社 最高技術責任者 アレックス氏
ClickUpの強力なダッシュボード、柔軟なタスク管理、カスタマイズ可能なビューにより、コラボレーション用のSharePointと追跡・分析用のExcelの全機能が、使いやすい単一のプラットフォームに集約されています。
こちらもお読みください
/参照 https://clickup.com/ja/blog/52130/task-management-templates/ ClickUpとExcelの無料タスク管理テンプレート11選 /%href/
クリックアップのやることリストテンプレート
と ClickUp毎日のやることリストテンプレート を使えば、日々の目標を追跡するためのSharePointリストが不要になります。
ClickUp デイリーやることリストテンプレート
このテンプレートは、1日の中で重要なタスクに優先順位をつけるのに役立ちます。
このテンプレートにはカスタムステータスがあり、タスクにやること、進行中、完了などのマークをつけることができます。タスクにチェックを入れていくことで、モチベーションを高めることができます。また、自動リマインダー、メモ、進捗追跡、ラベルなどを使って、毎日のToDo追跡をClickUp内で改善することもできます。
パープルこちらもお読みください
/参照 https://clickup.com/ja/blog/9477/project-management-templates/ 20の無料プロジェクト管理テンプレート /%href/
Sharepointのリストを実用的な洞察に変換する
SharePointのリストをExcelにエクスポートすることは、データ管理能力をアップグレードする1つの方法です。
Excelのデータ操作、視覚化、共有のための高度な機能を使えば、SharePointに関連する課題のいくつかを克服することができます。しかし、常にツールを切り替えていては、業務が滞ってしまいます。本当に効率的に仕事をするには、すべてがシームレスに統合されたプラットフォームが必要です。
ClickUpはまさにそれをやるために設計されています。このような包括的な生産性ツールがあれば、タスクを統合し、データを管理し、チームとコラボレーションすることができます。何より素晴らしいのは、複数のプラットフォームを切り替えることなく、これらすべてをやることができることです。すべての仕事を一箇所にまとめることで、重要なこと、つまり仕事をより早く、より効果的に完了させることに集中することができます。
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