組織の調達プロセスを円滑に運営するには、あなたとチームメンバーがプロセスを監視し、常に最新情報を把握しておく必要があります。しかし、業務が効率化されている場合でも、入荷通知書 （GRN） などの重要な書類で問題が発生する可能性があります。
GRNは、あなたとサプライヤーの間で交わされるシンプルな双方向の文書で、納品された商品を検証し、調達プロセスがスムーズに進行するための重要な役割を果たします。
多くの企業は、商品受領メモの処理など、さまざまな業務に調達管理ソフトウェアや 物流ソフトウェアを使用しています。しかし、このデータは複雑であるため、このプロセスは時間がかかり、エラーが発生しやすい傾向があります。
したがって、GRN とその重要性を理解することは、ビジネス運営の円滑化につながります。このブログでは、GRN について知っておくべきことをすべてご紹介します。
商品受領書 （GRN） とは？
商品受領書（GRN）は、商品受領票とも呼ばれる、以下の事項を確認するための双方向文書です。
- サプライヤーが貴社に商品（発注書、供給依頼メモ、サプライヤーの請求書など）を配送しました。
- 貴社は、その商品を受け取りました（貴社の調達部門は、品質管理後に商品受領書（GRN）を発行し、納品された商品の納期を確認することができます）。
これは、紙（最近ではデジタル記録の場合が多いでしょう）に文書化された口頭合意のようなものと考えてください。これは、両当事者が購入注文書に記載された義務を履行したことを意味します。GRN は、調達に欠かせない要素であるだけでなく、財務部門にとっても重要な文書であり、買掛金処理において重要な役割を果たしています。
適切な GRN 文書化により、注文管理および履行プロセス全体の改善につながり、次のようなメリットがあります。
- 受領した商品を正しく確認し、サプライヤーが注文した商品と正確に一致していることを確認します。受領者は、数量や品質の相違を即座に指摘することができ、後々の紛争を未然に防ぐことができます。
- GRN は、受け取った内容を記載した適切なコミュニケーション文書としての役割を果たします。したがって、後で問題が発生した場合にあなたを保護し、合意した品質と数量の証拠として機能し、納品物に関する意見の相違を防ぎます。
- 正確な請求書の支払いを確保するために使用される 3 者間照合プロセスにおいて、重要な役割を果たします。GRN を供給依頼書または発注書、およびサプライヤーの請求書と比較することで、支払いを決済する前にすべてが一致していることを確認できます。また、請求書の不正も防止できます。
- 納品記録 として機能し、在庫レベルを正確に更新することができます。これにより、現在の在庫状況を明確に把握し、将来の購入について情報に基づいた意思決定を行うことができます。また、経理部門が在庫残高の検証を行う際にも役立ちます。
商品受領メモの重要性
腰のサポートが良く、回転もスムーズな新しいオフィスチェアを注文したと想像してみてください。きしむ古い椅子をようやく捨てられることに、あなたは大興奮です。配送物が届き、興奮して箱を開けると、部品が 1 つ欠けていることに気づきます。
しかし、品質基準を設定し、品質を確認してから納品を受け入れるようにすれば、このようなストレスの多い状況に陥ることはなくなるでしょう。購入数量が限られている小規模な組織にとっては、これは些細なことのように思えるかもしれません。しかし、大規模な組織の場合はどうでしょうか？大規模な組織では、複雑なアイテムを常に大量に購入しており、手間や調達ボトルネックを回避するためのプロセスが必要です。
入荷伝票を使用すると、在庫台帳と支払プロセスを簡略化できます。購入者は、注文ごとに購入注文書（PO）を作成し、納品で受け取る予定のアイテムの詳細を記載します。この例では、椅子はすべての部品が同梱されて出荷され、オフィスで組み立てられるため、PO には椅子の正常な機能に必要なすべての部品を記載する必要があります。
納品時、受入部門は GRN と注文内容を照合し、各アイテムの数量、品質、有効期限を慎重に確認します。
すべてが PO と一致し、納品された商品が良好な状態であれば、受取人は商品受領書（GRN）に署名します。これにより、配送会社が義務を果たし、貴社が注文品を受け取ったことが確認されます。
本質的に、GRN は調達プロセス全体において重要な役割を果たし、以下の点でビジネスを保護します。
- 注文の正確性を確認する
- 紛争の防止
- 請求書処理の円滑化
- 正確な在庫記録の維持
GRNに必要不可欠な情報
物流および調達プロセスにおいて、商品受領書がなぜ重要なのかが正確に理解できたところで、適切な商品受領書のフォーマットについて理解しましょう。標準的な GRN には、以下の情報が含まれます。
1. ヘッダー
- 会社名： 受領組織を特定します
- GRN 番号： 特定の受入伝票文書を識別するための固有の識別子
- 日付： 商品の受領日を記録します
2. 供給業者情報
- サプライヤー名： 商品を納入した会社を特定します
- サプライヤーの連絡先情報： 電話番号、電子メールアドレスなど、参考となる情報を含めることができます。
- サプライヤーの参照番号：該当する場合、サプライヤーから提供された参照番号を記載してください。
3. 配送詳細
- 発注番号： 納品された商品に関連付けられている特定の注文書を参照します。
- 納品日と時間： 貨物の到着時刻を正確に記録します
- 配送方法： 貨物の輸送手段を指定します（例： トラック、宅配便）
- 配送先住所： 商品を配送する住所を指定します
- 納品書： 納品に関してサプライヤーから伝達された追加情報を記録します。
4. 物品の明細リスト
- 製品の説明： 受け取った特定のアイテムを明確に識別します。
- 数量： 各アイテムの正確な受領数量を文書化します。
- 測定単位： 数量の測定に使用する単位（例：箱、メートル）を指定します。
- 製品コード/SKU：該当する場合、貴社またはサプライヤーが使用する製品識別コードを含めます。
5. 署名
- 受領者の署名： 組織の指定代表者が商品を受け取り、検査したことを確認します。
- サプライヤーの署名（任意）：場合によっては、サプライヤーの担当者が GRN に署名して、配送を確認することもあります。
GRN は、この重要な情報を明確かつ整理されたフォーマットで記録することで、関係者全員が受領した商品に関する透明性の高い記録を確実に保持できるようにします。これにより、コミュニケーションが効率化され、エラーが防止され、在庫管理と調達プロセスが円滑になります。
実用的なClickUp の「サプライチェーンプロセスの効率化プロジェクトプランテンプレート」を使用すると、サプライチェーンプロセスの円滑な運用を確保し、説明責任を向上させることができます。このテンプレートには、在庫の追跡、GRN の管理、およびすべての関係者と効果的に連携するための標準化されたドキュメントの作成に役立つ、カスタムステータス、フィールド、およびビューが含まれています。
GRN処理に関連する問題
企業は、調達ワークフローを管理するために、評価ツールや ビジネス契約テンプレートをよく使用します。しかし、次のような一般的な問題が発生する場合があります。
- 納期の完了時間の延長と GRN の発行の遅延： GRN の処理には、発注書や納品書から情報を手動で入力する必要があります。これは、特にアイテム数の多い大規模な納品の場合、非常に手間のかかる作業となります。また、手作業による入力は、請求書の処理や支払いの承認など、その後のステップが、あらかじめ記入済みのフォームやすぐに使える書類のない、完了した GRN に依存することが多いため、調達プロセス全体を遅らせる原因となります。
- データ入力エラー：GRN は、注文部門、調達チーム、およびサプライヤーの 3 者に 3 部ずつ発行されます。このデータ入力が手作業で行われる場合、入力ミスや不整合が発生し、発注書、請求書、在庫記録の間に不一致が生じる可能性があります。たとえば、GRN の 1 枚だけでも、受領したアイテムの番号にタイプミスがあると、発注書との不一致が生じ、混乱が発生し、その相違を調整するために 追加の時間がかかります。
- GRN のステータスの追跡と請求の遅延に関する問題： 紙ベースの GRN や、サイロ化されたシステムに保存されている GRN はアクセスが難しいため、請求の遅延を追跡して特定することが困難です。調達組織は、GRN を発注書や在庫管理ソフトウェアとは別のシステムに保存する場合があります。これにより、進捗状況の追跡や、すべての情報の整合性の確認が煩雑になる可能性があります。
- 受入商品の検証または確認におけるエラー： 受入商品の確認は手作業で行う場合が多く、特にアイテム数の多い複雑な注文では、時間がかかり、人為的なミスが発生しやすい傾向があります。さらに、不正の可能性も高まります。明確な監査証跡がない場合、チームは不一致の検出や、受入商品が注文内容と実際に一致しているかどうかの判断に苦労することになります。
- 請求書の決済の遅延： 受入伝票に不完全または不正確な情報がある場合、承認プロセスで処理が滞ってしまうことは避けられません。これにより、サプライヤーとの関係にひずみが生じ、サプライヤーの請求書に利息が発生することもあります。さらに、多くの場合、ワークフローには複数の部門が関与し、支払いの処理には複数の承認者による署名が必要となります。これにより、調達プロセス全体に時間がかかる可能性があります。
ClickUp の在庫管理テンプレートを使用すると、在庫を常に適切な材料で補充し、補充することができます。このすぐに使用でき、カスタマイズ可能なテンプレートには、在庫に関連するすべてのデータを 1 か所で追跡、整理、更新できる、あらかじめ設計されたフィールドが備わっています。これにより、在庫レベルや特定のアイテムの管理について心配する必要がなくなるため、大規模または複雑な在庫を持つビジネスに最適です。
ClickUp による GRN プロセスの最適化
どの組織でも調達プロセスは迅速に進むため、GRN やその他のプロセスを従来の方法で管理すると、手間がかかり、効率が悪くなる可能性があります。オールインワンの生産性およびプロジェクト管理プラットフォームである ClickUp は、在庫管理とエンドツーエンドのビジネスオペレーションを効率化する秘密兵器となります。
Silo で機能する見積管理ソフトウェアや請求書発行ツールとは異なり、ClickUp Docs はさまざまな部門のドキュメント管理に役立ちます。これは、業務管理ソフトウェアにワードプロセッシングツールが搭載されているようなものです。この機能を使用すると、必要なフォーマットで広範なドキュメントを作成でき、他のユーザーとリアルタイムで共同作業を行うこともできるため、全員が同じページで作業を進めることができます。
他のいくつかのドキュメントツールとは異なり、Docs は複数の貢献者によってリアルタイムで共有および編集することができます。また、画像やリンクを埋め込み、タスクにリンクさせることもできます。
これにより、配送と調達だけでなく、財務オペレーション、倉庫データ管理、品質管理プロセスも効率化できます。
調達プロセスを最初から最後まで管理するには、ClickUp の調達テンプレートを使用できます。あなたとあなたのチームは、ワークスペース内でこのテンプレートを簡単に使用して、調達およびサプライチェーンのプロセスを効率化できます。これにより、複雑なデータベース管理や視覚化ツールを使用することなく、すべての調達活動を追跡、管理、監視することができます。
ClickUp ではすべてが 1 か所にまとめられているため、複数のツールやプラットフォームを同時に操作する必要がなくなります。さらに、以下のメリットにより、業務および調達プロセスをすべて最適化することができます。
- 手作業によるデータ入力 や紙の入荷メモを、自動化されたワークフローと簡素化されたテンプレートによって排除し、効率的な調達ワークフローを実現
- ClickUp タスクを使用して、配送プロセスの各フェーズに「出荷確認待ち」や「配送完了」などのフィールドを含むタスクと所有権を割り当てます。これにより、関係者全員が合意し、配送の進捗状況をリアルタイムで可視化することができます。
- ClickUp のガントチャートビューを使用して、配送確認の待ちなど、タスク間の明確な依存関係を確立します。これにより、タスクが正しい順序で完了し、GRN プロセスが順調に進みます。
- ClickUp の自動化機能を活用して、配送プロセスの重要なマイルストーンに 自動通知 を設定しましょう。たとえば、出荷が確認されたとき、または商品が倉庫に到着したときに、即時通知で通知することができます。これにより、手動での追跡が不要になり、関係者にタイムリーな最新情報を提供することができます。
- 在庫、補充、ベンダー確認、コスト、注文ステータスなど、エンドツーエンドの在庫管理プロセスを、進捗状況や遅延に関する重要な情報を提供するカスタマイズ可能なClickUp ダッシュボードで追跡します。
- タスク、プロジェクト、ドキュメント、wiki などを連携させる、AI ベースの高度なソリューション「ClickUp Brain」を使用して、調達プロセスを効率化しましょう。これにより、関連するドキュメントや情報を簡単に収集、要約、分析することができ、全体像を把握することができます。
- フォームを文書に使用して、調達プロセスに関する具体的な情報を取得し、チームやサードパーティからデータを簡単に収集しましょう。
- 1000 以上のツールおよびプラットフォームと調達プロセスを統合します。これにより、テクノロジースタック全体のプロセスを効果的に追跡および自動化することができます。
ClickUp を使用すると、GRN の処理を煩雑な作業から、効率的で合理化された業務に変えることができます。この重要な書類を管理することで、手作業による努力や記録のエラーを減らし、在庫レベルと品質基準を維持し、関連部門間のタイムリーなコミュニケーションを確保し、問題を迅速に解決することができます。
これらはすべて、ビジネス目標のより効率的な達成に大きく貢献します。
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