チームの SaaS 運用管理を最適化する方法

最高のパフォーマンスを発揮するチームには、目標を達成するための最高級のソフトウェアが必要です。

Cisco 2023 Global Networking Trendsの調査によると、66% の組織が作業負荷の 40% 以上を複数のクラウドでホストしています。ほとんどの組織は、チームコラボレーション、CRM、タスク管理、ビデオ会議、自動化など、10 以上の SaaS アプリケーションを使用しています。

これらのアプリケーションの管理とセキュリティ確保は極めて重要ですが、導入の障害、シャドー IT、データ移行の問題、予期せぬコストなど、いくつかの課題があります。

では、これらの課題克服し、膨大なアプリケーションを効果的に管理するにはどうすればよいのでしょうか？その答えは、SaaS 運用管理にあります。

この記事では、以下の内容を学びます：

SaaSオペレーションズ管理とは
さまざまな部門におけるSaaSオペレーションの取り組み方
直面する可能性のある課題と、それらを克服する方法、および
SaaS 運用管理を成功させる方法

詳しく見ていきましょう。 👇

SaaSオペレーションとは何ですか？

SaaS オペレーション、または SaaSOps とは、SaaS ツールのガバナンス、管理、購入、使用の最適化など、組織における一連の運用プロセスを指します。

これらは、発見、調達、導入、離職、そしてその間のすべてを含む、SaaS アプリケーションアクティビティのライフサイクル全体を網羅しています。

適切な管理により、生産性を高め、データセキュリティとコンプライアンスを強化し、コストを最適化し、組織の成長をサポートする、堅固な SaaS 運用管理戦略を実施することができます。

SaaSオペレーションが伝統的なオペレーションよりもはるかに効果的な理由

SaaS と、ソフトウェアを企業のハードウェアに直接インストールする従来の運用方法との間に、実際の競争は存在しません。

ただし、SaaSOps 管理の全体像と、それがビジネスにどのようなメリットをもたらすかを理解するには、2 つの違いを理解する必要があります。

テーブルで理解しましょう。👇

機能	SaaS	伝統的なソフトウェア
アクセシビリティと利便性	主にクラウドベースで、インターネット接続があればどこからでもアクセス可能。インストールや手動の更新は不要です。	ライセンスの購入、ローカルマシンへのソフトウェアのインストール、定期的な手動更新が必要です。
コスト効果の高いソリューション	サブスクリプションベースのモデルでは、すべての費用が 1 つの料金に含まれます。予算にやさしい	ライセンス、ハードウェア、インフラストラクチャの初期費用、およびメンテナンス、アップデート、サポートの継続的な費用
スケーラビリティと柔軟性	簡単な拡張性、ユーザーの追加や削除、特定のニーズに合わせたさまざまなプランと機能	スケーラビリティとカスタマイズが制限されており、拡張やカスタマイズにコストと時間がかかる
自動更新とメンテナンス	サービスプロバイダーがアップデートやメンテナンスを担当するため、時間とリソースを節約できます。	アプリケーションの更新とメンテナンスはユーザーの責任であり、時間と手間がかかり、煩わしい作業です。
コラボレーションと統合	他のアプリケーションとスムーズに統合できるように設計されており、ワークフローの効率化とリアルタイムのコラボレーションを実現します。	多くの場合、他のアプリケーションとの統合のために追加の開発作業とリソースが必要
セキュリティとデータ保護の強化	SaaS プロバイダーは、暗号化、アクセス制御、定期的なセキュリティ監査を担当し、最高水準のセキュリティを確保しています。	セキュリティ対策の実施を担当する個々の組織は、SaaS プロバイダーが提供するセキュリティレベルに匹敵するセキュリティレベルを実現できない場合があります。
災害復旧と冗長性	複数の冗長性とバックアップシステムを備えた安全なデータセンターでホストされており、データの整合性と可用性を確保	冗長性や災害復旧オプションが不足している可能性があり、データ損失やシステム停止のリスクにさらされています。
迅速な展開	迅速な導入が可能。ユーザーはログインして、すぐにソフトウェアの使用を開始できます。	インストールとセットアップに時間がかかり、ダウンタイムにつながる
グローバルアクセスとリモートワーク	インターネット接続があればどこからでもアクセスできるため、リモートワークに最適です。	特定の機械や場所に縛られ、リモートワークの柔軟性を阻害
定期的な機能アップデート	ソフトウェアの関連性と競争力を維持するための、頻繁な機能アップデートと機能強化	更新の頻度が低いため、ユーザーは貴重な機能や改善点を見逃してしまう可能性がある

継続的開発（CD）を通じて、ソフトウェアコードとユーザー環境の改善を絶えず構築、テスト、提供することは、顧客の要求に応える上で不可欠となっています。

従来のオンプレミス型システムは、絶えず変化する要求に対応することができません。そのため、SaaS の運用は、ビジネス目標の達成に不可欠です。

SaaSオペレーショナルフレームワーク

SaaS 運用フレームワークは、SaaS 運用の価値を最大化するのに役立つ構造です。

このフレームワークは、主に2つの主要な部分に分解できます：

SaaS 運用コンポーネント（その業務内容）および
SaaSライフサイクル（時間経過に伴う全体的な流れ）

SaaS運用コンポーネント

SaaS 運用を管理する際には、いくつかの重要な要素を念頭に置く必要があります。

具体的には：

1. SaaS の目標：

その目的には、SaaS の導入および複数のサブコンポーネントの運用に関する明確な目標と成果が含まれます。

アプリケーションの可視性と支出管理： これには、アプリケーションの使用状況、支出、契約、ROI など、アプリケーションに関する包括的なビューが含まれます。この可視性により、承認済みおよび未承認のアプリと、それに関連する部門経費を監視することができます。
インフラストラクチャ管理：サーバーのセットアップから、サーバーにパッチが適切に適用され、更新されていることを確認するまでのすべてが含まれます。専用の SaaS ツールは、これらのタスクを効率化し、セットアップの迅速化と定期的な更新を可能にします。
アプリケーション管理： これには、ビジネス運営に不可欠なアプリと、使用状況やユーザーの行動に基づいて廃止できるアプリを判断することが含まれます。
ユーザー管理： ユーザーを追跡し、ビジネスタスクを支援し、ユーザーの傾向を監視します。
セキュリティとコンプライアンス： これには、SSO （シングルサインオン）、MFA （多要素認証）、RBAC （役割ベースのアクセス制御）などの、データセキュリティとコンプライアンスのための強力な対策の実施が含まれます。これらの対策は、アプリケーションへの従業員のアクセスを管理し、データを保護するのに役立ちます。
オンボーディングとオフボーディング： これは、さまざまなソフトウェアサービスの導入や廃止を管理することです。

2. 関係するステークホルダー：

このコンポーネントは、SaaS 運用における主要なステークホルダーとその役割を網羅しています。

効果的な SaaSOps 管理は、IT 部門、ビジネス部門、SaaS ベンダー間の効果的なコラボレーションとトレーニングにかかっています。

3. SaaSOpsプロセス：

これには、導入と使用に関する SaaS ワークフローの標準化が含まれます。

また、開発者が新しいアップデートをリリースする際や、SaaSアプリケーションに変更を加える際に必要な変更管理手順についてもカバーしています。

4. 継続的な測定：

このセクションでは、SaaS の目標と、その目標の追跡に使用する SaaS 運用管理ツールに基づいて、KPI を概要説明します。

重要なメトリクスには、ソフトウェアの使用状況、採用状況、ROI などがありますが、ビジネスニーズに最も適したものを選択する必要があります。

5. 説明責任：

このコンポーネントは、SaaS アプリケーションおよびプロセスの責任の共有に焦点を当てています。

これには、メンテナンス、セキュリティ、コンプライアンスの役割を明確に割り当て、監視システムを通じて追跡される目標や KPI の達成について、個人およびチームに責任を持たせることも含まれます。これらはすべて、説明責任の確保の一部です。

✏️ メモ：これらは SaaSOps の主要なコンポーネントの一部であり、業務規模や業界の種類に応じて、他にも多くのコンポーネントがあります。

SaaSオペレーションライフサイクル

SaaS オペレーションのライフサイクルは、実装のプランニングから始まり、オフボーディングの成功で終わります。

SaaS 運用のライフサイクルは、一連の連続した活動として要約することができます。

ビジネス目標や目標に合った潜在的な SaaS アプリケーションを選択してください。
最適なアプリケーションを導入し、関連するすべてのステークホルダーを巻き込む
これらのアプリケーションへの従業員のアクセスを管理し、各プロセスおよび操作の責任を明確にする
使用率、ユーザー動向、アプリケーションのパフォーマンスなどの KPI を監視
プロセスで発生する可能性のある問題に対処する
アカウントの作成、プロビジョニング、およびプロビジョニングの解除
コストを蓄積されたデータを活用して管理する

SaaS運用における課題

SaaSオペレーションの管理は、綱渡りをするようなものです——バランスを保つ必要があります。

適切な SaaS 運用管理プラットフォームを慎重に選択し、チームトレーニングに投資し、ニーズに合わないサブスクリプションは解約してください。

次に、よくあるSaaS運用上の課題を見ていきましょう。これにより、これらの課題が発生した場合に備えて準備を整えることができます。

課題1：データ保護法への準拠

SOC 2、GDPR、CPAA、HIPAA、PCI DSS などのさまざまな業界規制やコンプライアンス基準を順守することは、SaaS の運用を複雑にします。特に医療や金融などの分野では、SaaS ソフトウェアの継続的な監視と更新が必要となります。

これを遵守しなかった場合、多額の罰金や法的問題が発生し、ブランドの評判が損なわれるおそれがあります。

2017 年、20 億ドルの企業価値まで急成長したSaaS 企業 Zenefits は、コンプライアンスおよび規制基準に対応できなかったため、劇的な失敗に終わりました。もう 1 つの例は、数年前に Anthem Inc. がサイバー攻撃によるデータ侵害で 1,600 万ドルの HIPAA 和解金を支払った事件です。

課題2：非効率なオンボーディングとオフボーディングプロセス

SaaS は従業員の能力を高めます。しかし、利用可能なソフトウェアとその使用方法を従業員が認識していなければ、その潜在能力は活用されません。そのため、ソフトウェアの導入時には、明確なコミュニケーションが不可欠です。

SaaS 導入チェックリスト を作成してください。

従業員に利用可能なSaaSツールについて通知する
各ツールがそれぞれの役割にどのように適用されるかを説明する
ドキュメントとサポートの提供
実践的な経験を提供し、
定期的なチェックインとサポートの提供

アプリカタログを確立することで、新規および既存の従業員の両方のアクセスが簡素化されます。標準的なソフトウェアや購入手続きに関する情報が一元化されます。

オフボーディングはオンボーディングと同様に重要ですが、そのリスクにもかかわらず、しばしば見落とされています。

オフボーディング中は、データを安全に管理し、適切な転送または削除を行い、法的基準に従ってソフトウェアライセンスを終了する必要があります。

不十分な退職手続きは、コンプライアンス違反につながる可能性があります。例えば、元従業員に機密データへのアクセス権を保持させることは、HIPAA や GDPR などの規制に違反し、多額の罰金や法的措置につながる可能性があります。

課題3：シャドウIT

シャドー IT とは、IT 部門の承認を得ずに無許可の SaaS アプリケーションを使用する従業員を指します。これは、セキュリティリスク、コンプライアンスの問題、データの断片化につながり、生産性を低下させるおそれがあります。

シャドウITに対抗するため、貴社は次の措置を講じる必要があります：

効果的な SaaS ディスカバリ を使用して、SaaS ポートフォリオ全体の可視性と洞察を獲得
不正な SaaS 購入者との関係を構築し、そのニーズを理解することに注力する
シャドー IT の将来的な発生を防ぐため、SaaS ガバナンス戦略を策定しましょう。この戦略では、テクノロジースタックに導入するものを管理し、IT 管理レベルを定義し、SaaS 管理の責任を配布する必要があります。

課題4：隠れたコストと過剰支出

2024 年のレポートによると、組織は SaaS 支出に年間約 4,500 万ドルを割り当てています。しかし、この予算の大部分 （約 1,800 万ドル）は、未使用のライセンスに浪費されています。

効果的なコストの監視および最適化戦略がない場合、SaaS サブスクリプション、ライセンス、およびサービスに過剰な支出を行い、財務資源を浪費し、戦略的イニシアチブを阻害するリスクがあります。

効果的な解決策の一つは、アプリケーションの最適化を行い、不要なものをスタックから削除することです。

もう 1 つのアプローチは、ライセンスタイリング、つまり、必要なライセンス数と期間だけを購入し、それ以上を購入しないことです。どちらのアプローチも、SaaS がスタック内でどのように、どこで、なぜ利用されているかについての洞察が必要です。

課題5：SaaS予算の管理により潜在的なコスト削減を特定する

SaaS サブスクリプションの無制限な利用や予期せぬ出費は、財務リソースに負担をかけ、予算プランを狂わせる原因となります。

過剰な支出を避けるため、コスト管理に焦点を当てましょう。これにより、支出を予測し、リソースを適切に配分し、投資対効果を最大化できます。

SaaS 運用を最適化するためのベストプラクティス

SaaS 運用を最適化する際に活用できるベストプラクティスをいくつかご紹介します。👇

1. データベース管理の集中化

SaaSOpsについて誰かに相談すると、最初のアドバイスは必ず「SaaSアプリケーションを単一のデータベースに統合する」ことでしょう。

この一元化されたシステムにより、組織内の SaaS スタック全体の 最適な可視性 が実現し、アプリケーションやリソース全体のユーザー ID およびアクセスに関する完全なビューが提供されます。

2. SaaSの利用データを分析する

各アプリケーションの使用状況を詳細に分析し、ライセンスを保有するすべての従業員が本当にそれらを必要としているかどうかを確認してください。

この情報は、多くのアプリケーションの管理パネル、またはSaaS 管理プラットフォームに統合されています。さらに、プレミアムライセンスではなく、割引ライセンスや無料ライセンスを利用できる従業員を特定します。

3. SaaS運用においてアクセス権限の付与を選択する

SaaS でのプロビジョニング には、新しいユーザーへのアクセス権とリソースの付与、ユーザーアカウントの管理、アクセスレベルと許可の割り当てが含まれます。

このステップでは、役割を効率的に果たすために必要なツールとアクセス権を取得します。

4. SSO （シングルサインオン）を導入する

企業設定のシングルサインオン（SSO）を使用すると、1 組の認証情報で 1 回ログインするだけで、許可されているすべての企業の SaaS アプリ、ウェブサイト、およびデータにアクセスできます。

SSO は、以下の機能を提供することで、ビジネスの重要な課題に対応します。

セキュリティとコンプライアンスの強化
使いやすさの向上と満足度の向上
ITコストの削減

現実のビジネスにおけるSaaSの導入

SaaS をビジネスに効果的に導入する方法について、ステップバイステップでご説明いたします。

ステップ 1：プロジェクトをプランニング

この導入前の段階では、プロジェクト管理の 重要な制御要素 を決定します。これには、以下のものが含まれます。

理想的な SaaS チームを構築する
タイムマップを作成し、マイルストーンを設定してプロジェクトの範囲を定義する
関係するステークホルダー間の明確なコミュニケーションチャネルの確立
ダウンタイムを最小限に抑え、データ損失を軽減するためのデータ移行戦略の策定

ステップ 2：構成をカスタマイズ

SaaS ソフトウェアを特定のニーズに合わせてカスタマイズします。組織とサードパーティの SaaS プロバイダー間の明確なコミュニケーションを確保し、要件を正確に定義します。

ステップ 3：データの移行

これは、SaaS 導入プロセスにおいて最も重要なステップです。このステップでは、データ損失のリスクを最小限に抑えながらデータを転送する必要があります。データ損失は、深刻な経済的損失につながる可能性があるからです。

リスクを最小限に抑えるためには、新しい保存先に向けてデータをクリーンアップ、フォーマット、準備し、潜在的なセキュリティの脅威に警戒し続ける必要があります。また、プロセスで問題が発生した場合に備えて、バックアップも準備しておいてください。

ステップ 4：既存のソフトウェアを統合する

既存のアプリケーションやその他の有用なソフトウェアを新しい SaaS システムに統合して、スムーズなワークフロー を確保します。

ステップ 5：システムのテスト

テスト段階を無視してはいけません。ソフトウェアの機能を徹底的にテストし、高負荷やストレスの多い条件下でも正常に動作することを確認してください。

ステップ 6：チームのトレーニング

チームメンバーに新しいソフトウェアの使用方法を教育する。チームがソフトウェアを効果的に使用できなければ、導入は失敗に終わります。

ステップ 7：ソフトウェアの展開

ソフトウェアを組織全体に慎重に導入してください。バッチ処理 を使用して、摩擦をリミットすることもできます。この段階では、システムで発生する可能性のある問題について、先を見越して注意深く対応し、発生したら直ちに解決するように努めてください。

導入時には、役割ベースのアクセス制御を提供して、安全な作業環境を維持してください。

ステップ 8：役割ベースのアクセス制御の実装

ロールベースのアクセス制御（RBAC）は、事前に定義されたロールに基づいて、システム内のユーザー許可を管理するのに役立ちます。SaaSOps 管理者は、ユーザーに特定のロールを割り当て、そのユーザーに特定の業務に必要なデータと機能のみにアクセスを制限します。

これにより、不正アクセスやデータ侵害のリスクを軽減し、データセキュリティが大幅に強化されます。これらの許可は、中央システムで管理し、必要に応じて外出先から変更することができます。

ステップ 9：監視と最適化

実装後の段階も、実装と同じくらい、あるいはそれ以上に重要です。システムのパフォーマンスを定期的に確認し、必要な調整を行う必要があります。このステップでは、ユーザーのフィードバックを収集し、採用率、CSAT、NPS、解約率などの KPI をモニタリングすることが不可欠です。

最適化された SaaS 運用はどのようなメリットがあるか？

最適化された SaaS 運用は、よく調整された機械のようなものです。複数のレベルでビジネス活動の円滑な機能を確保します。

以下は主なメリットです：

作業効率の向上： 最適化された SaaS スタックはワークフローを合理化し、チームがプロセスに迅速に適応できるよう支援し、最終的には生産性を向上させます。
顧客獲得コストの削減： 合理化されたマーケティングファネルの構築、マーケティングの自動化、およびプロセスへの人的関与の最小化により、顧客獲得コストを大幅に削減します。
顧客体験の向上：障害の少ない体験を提供することで、顧客満足度を高め、より多くの顧客を維持することができます。
アプリの可視性の向上：アプリケーションポートフォリオの合理化、ユーザーのニーズに応じたライセンスの調整、チームが安全で承認されたアプリのみを使用するようにするための基盤として機能します。
無駄な支出と運用コストの削減： 不要なSaaS支出を削減するために、利用率が低いライセンスを特定し削除することで実現されます。
データセキュリティの向上：チームが使用しているアプリの可視性を高めることで、データ保護を強化します。

関連記事：チームに最適な CRM SaaS ソフトウェア

SaaS運用ツールとリソース

SaaS 運用を最適化して、より良い結果を得る方法については、これまで詳しく説明してきました。しかし、ご覧のとおり、単純なステップでもすぐに手一杯になってしまうことがあります。そこで、ここでちょっとしたコツをご紹介します。

SaaS 運用ツールおよびリソースは、最適化の負担を軽減します。AI、自動化、統合インターフェースなどの有用な要素を導入します。

さて、あなたは「どの SaaS 運用ツールを使用すべきか」と疑問に思うかもしれません。それは簡単なことです。SaaSOps のあらゆるニーズに対応するワンストップショップ、ClickUp をお勧めします。

ClickUp は、チームによる SaaS の導入を簡素化 し、業務を効率化するワークスペースを作成します。タスクとサブタスク、それぞれ独自の説明、ステータス、コメントを設定して ClickUp 階層を構築し、業務の詳細を確認することができます。部門、チーム、プロジェクト、キャンペーンなど、さまざまな分野をズームアウトして確認できる機能により、業務を慎重に整理することができます。

ClickUp の複数のカスタマイズ可能なビューにより、すべての SaaS 運用を俯瞰できます。タスクは、リスト、ボード、カレンダー、タイムライン、作業量などとして表示できます。

たとえば、ワークロードビューでは、チームのキャパシティを視覚化し、リソースを管理することができます。アジャイルチームに欠かせないボードビューでは、タスクをステータスごとに視覚化することができます。タスクをドラッグアンドドロップで簡単にワークフロー内に移動することができます。

ClickUp のワークロードビューを使用して、キャパシティを特定し、リソースを効率的に割り当て、リソースの過利用や利用不足を防止します。

さらに、カスタマイズ可能なフィールドを備えた複数の既製のClickUp テンプレートにアクセスできるため、ビジネスのニーズに合わせてテンプレートを成形することができます。

ClickUp テンプレートセンター例 — ClickUp が作成した、さまざまな既製のテンプレートから選択して、あらゆるプロセスを迅速に開始できます。

ClickUp のプロジェクト管理プラットフォームは、接続されたワークフロー、ドキュメント、リアルタイムのダッシュボードなど、チーム間の連携を強化するオールインワンソリューションです。

リアルタイムのClickUp ダッシュボードでは、チームの業務状況を概要で把握できます。プロジェクトを追跡するための本拠地としての役割も果たします。

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SaaS の将来は？

世界中の 70% 以上の組織が、何らかの SaaS ツールを組み合わせて使用しています。さらに、リモートワークの人気が高まり、正社員の 12.7% がリモートワーク、28.2% がハイブリッドワークモデルを採用していることから、SaaS 業界は大規模な成長を遂げています。

そのため、堅牢な SaaS スタック の維持が不可欠になります。組織が拡大するにつれて、このフレームワークは、運用マネージャーやビジネスリーダーにとってさらに重要になります。これにより、業務が円滑に実行され、チームがどこで仕事をしていても生産性を維持することができます。適切な SaaS 運用管理ソフトウェアは、この点で大きな変化をもたらす可能性があります。

関連：成長中の企業向け必須SaaSマーケティング戦略

ClickUp で SaaS 運用を最適化

ビジネスでは SaaS の利用が重視されることが多いですが、SaaS の運用を最適化していないことによる落とし穴を見落としがちです。この罠に陥らないよう注意してください。

提案された戦略を採用し、そして最も重要なことは、SaaS 運用チームの作業負荷を大幅に軽減できる SaaS 運用およびプロジェクト管理ツールを使用することです。

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よくある質問（FAQ）

1. SaaSオペレーションとは何ですか？

SaaS オペレーション、つまり SaaSOps とは、SaaS 製品のガバナンス、管理、購入、および使用の最適化に関する包括的な一連のルールを指します。

2. SaaS とは何ですか？

SaaS は、Software as a Service（サービスとしてのソフトウェア）の略で、アプリケーションがサードパーティのプロバイダーによってホストされ、インターネットを介してユーザーに提供されるクラウドベースのソフトウェア配布モデルです。

3. SaaSの運用モデルとは何ですか？

SaaS 運用モデルは、SaaS アプリケーションのライフサイクル全体（発見、調達、導入、廃止、およびプロセス全体の管理と最適化）を網羅しています。これには、アプリケーションの可視性、インフラストラクチャ管理、ユーザー管理、セキュリティ、コンプライアンス、自動化などが含まれます。