Fornire preventivi accurati ai potenziali clienti è fondamentale per qualsiasi azienda che offre servizi con prezzi personalizzati. I preventivi professionali offrono ai clienti un quadro chiaro dell'entità del lavoro e dei relativi costi, aiutandoli a decidere se avvalersi o meno dei tuoi servizi.
Invece di ricominciare da zero ogni volta, gli imprenditori esperti utilizzano modelli di preventivo. Ciò consente di risparmiare tempo, garantire la coerenza di tutti i preventivi e ridurre il margine di errore. Inoltre, hanno un aspetto professionale, il che aiuta a instaurare un rapporto di fiducia con i potenziali clienti.
Con questo elenco di modelli di preventivo per ClickUp, Word ed Excel, puoi trovare il punto di partenza giusto per i tipi di preventivi di lavoro che invii ai clienti.
Che cos'è un modello di preventivo?
Un modello di preventivo è un documento preformattato che include informazioni su un servizio e il suo costo. È personalizzabile e pronto all'uso con i dettagli che rimangono invariati tra un lavoro e l'altro, in modo da poter inserire rapidamente solo le nuove informazioni e mettersi al lavoro più velocemente. ✨
Utilizzando un modello, non dovrai ricominciare da capo ogni volta che invii un preventivo. La prima volta che utilizzi un modello di preventivo, inserisci tutti i dettagli della tua attività, come il nome, il logo, le informazioni di contatto e i link ai social media, quindi salva il modello per un utilizzo futuro.
Dopodiché, potrai creare tutti i preventivi personalizzati che desideri semplicemente inserendo le informazioni variabili, come le stime dei costi dei materiali e le ore di lavoro che prevedi saranno necessarie.
Cosa rende efficace un modello di preventivo?
Ci sono alcune funzionalità da considerare durante la selezione dei migliori modelli di preventivo gratis per la tua attività:
- Il preventivo deve avere un aspetto professionale e definire chiaramente le aspettative, in modo da evitare eventuali controversie in seguito.
- Se lavori con altri, questo dovrebbe consentirti di collaborare nella preparazione dei preventivi.
- Oltre alle informazioni sulla tua azienda, il modello dovrebbe includere uno spazio per il nome del cliente, un numero di preventivo, la data del preventivo e una scadenza.
- Dovrebbe consentire di inserire diversi elementi, ciascuno con un costo associato, in modo da poter fornire un'idea chiara di ciò che è incluso, anche se potrebbe comunque essere necessario allegare al preventivo una descrizione più dettagliata dell'ambito del progetto.
- Il costo totale deve essere indicato chiaramente, insieme ai termini e alle condizioni di pagamento.
- Il documento dovrebbe essere in un formato facile da usare, ad esempio un modello ClickUp Doc, Documenti Google, Word o Excel.
- Può anche fornire una riga per la firma del client per l'approvazione del preventivo.
- I modelli migliori si integrano con altri software di gestione dei documenti o strumenti di gestione delle attività di alto livello per semplificare il tuo flusso di lavoro.
10 modelli di preventivo aziendale da utilizzare
Con la miriade di modelli di preventivo disponibili, la sfida più grande è trovare quello più adatto alle tue esigenze.
Pensa al tipo di attività che svolgi, al livello di dettaglio richiesto dai tuoi preventivi e al formato che preferisci utilizzare. Valuta inoltre se è sufficiente un documento autonomo o se preferisci integrarlo nel tuo flusso di lavoro più ampio.
Diamo un'occhiata ad alcuni dei migliori modelli di preventivo per team di diversi settori.
1. Modello di modulo di preventivo di ClickUp
Il modello di modulo di preventivo di ClickUp ti aiuta a creare, effettuare il monitoraggio e seguire facilmente i preventivi. Ti guida attraverso il processo di creazione di un preventivo dall'inizio alla fine, semplificando il tuo flusso di lavoro.
Questo modello di preventivo pone tutte le domande giuste per aiutarti a raccogliere in modo efficiente le informazioni necessarie dai tuoi clienti, inclusi il loro nome, i dettagli di contatto e qualsiasi requisito specifico. Puoi quindi utilizzare queste informazioni per stimare con precisione le ore e i costi dei materiali e stabilire le tempistiche del progetto. I campi personalizzati di ClickUp, come Tariffa oraria, Numero di ore richieste e Numero di persone, rendono questo modello ancora più informativo e prezioso per il tuo team.
Inserisci le informazioni relative al lavoro, aggiungi i tuoi termini e condizioni e otterrai un preventivo commerciale dall'aspetto professionale che farà un'ottima impressione sul tuo client.
Anche collaborare con i membri del team per generare o finalizzare il preventivo è semplicissimo. Basta creare un'attività e una scadenza per ogni preventivo, quindi assegnare le attività a membri specifici del team. I preventivi possono quindi essere revisionati e approvati internamente utilizzando stati delle attività personalizzati come In corso, Pronto, In revisione, Preventivo inviato o Rifiutato, in modo da sapere sempre a che punto del processo si trovano.
ClickUp ti aiuta anche a inviare un'email al cliente con il preventivo di vendita allegato. Puoi quindi impostare un'attività ricorrente per ricevere un promemoria per ricontattarlo.
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2. Modello di richiesta di preventivo di ClickUp
Nessuna persona o azienda può fare tutto da sola e a volte è necessario richiedere proposte ad altri fornitori per fornire supporto al proprio progetto.
Inizia definendo gli obiettivi del tuo progetto e specificando la sequenza e il budget, in modo che i potenziali fornitori possano decidere se partecipare alla gara d'appalto per il lavoro. Quindi, puoi utilizzare il modello di richiesta di preventivo di ClickUp per inviare loro una richiesta di preventivo per il servizio.
Il modello include i dettagli della tua azienda, nonché le informazioni del potenziale fornitore e del client. Il fornitore può quindi inserire le informazioni relative a ciò che è in grado di fornire insieme ai costi associati. Può anche includere eventuali istruzioni speciali, come i termini di pagamento o le modalità/modalità di pagamento.
Una volta ricevuti tutti i preventivi, potrai confrontarli facilmente per decidere quale sia il più adatto al tuo progetto.
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3. Modello di preventivo Microsoft Word di Template.net
Questo modello di preventivo personalizzabile è semplice ma efficace. Funziona bene se il prodotto o il servizio che offri è abbastanza semplice, ma potrebbe non essere l'ideale per preventivi più complessi.
Il modello include uno spazio per i dettagli della tua azienda e del client. Puoi quindi documentare gli elementi che stai fornendo e qualsiasi dettaglio specifico, insieme al prezzo unitario, alla quantità e all'importo. C'è anche un piccolo spazio per alcuni termini e condizioni, nonché una riga per la firma per accettare il preventivo.
Puoi utilizzare questo modello di preventivo in Word, Excel, Fogli Google, Documenti Google, Apple Numbers, Apple Pages o come documento PDF. È anche stampabile, così potrai avere una copia cartacea a portata di mano durante la riunione con il tuo client.
4. Modello di preventivo per lavori edili in Microsoft Word di Template.net
Quando gestisci un progetto di costruzione complesso, un software di project management può farti risparmiare tempo ed energia. Prima di arrivare a quel punto, però, dovrai far approvare dal client il preventivo del tuo progetto di costruzione.
È qui che questo modello di preventivo per lavori edili torna utile. Ti guida attraverso una ripartizione dettagliata di tutte le spese coinvolte, comprese attrezzature, materiali e servizi.
Questo modello di preventivo è già formattato per creare un documento dall'aspetto professionale ed è facilmente modificabile. Una volta completato, puoi presentarlo al tuo client per ulteriori discussioni, quindi apportare facilmente le modifiche necessarie per l'approvazione finale.
È possibile scaricarlo in formato Word o Excel, oppure nei formati Google o Apple.
5. Modello di preventivo Excel di Vertex42
Questo modello di preventivo Excel gratis si basa su un modello di fattura, con alcune modifiche. Puoi scegliere tra due diversi design, anche se solo il secondo ti consente di inserire quantità e costi unitari, e scaricarlo in Excel o Fogli Google.
Basta inserire i dati della tua azienda e quelli del client. Se hai scelto il primo modello, descrivi il servizio o il prodotto che fornisci, indica se è soggetto a tassazione e inserisci il preventivo per quell'elemento. Puoi anche specificare eventuali sconti applicabili.
Se hai scelto la seconda opzione, crea un elenco delle quantità e dei prezzi unitari.
C'è spazio anche per alcuni termini e condizioni e per i tuoi recapiti, nel caso in cui il client abbia query prima di firmare.
6. Modello di gestione finanziaria di ClickUp
Indipendentemente dalle dimensioni della tua attività, il modello di gestione finanziaria di ClickUp ti aiuta a tenere sotto controllo i preventivi dei servizi e tutte le altre questioni finanziarie. I modelli gratis includono opzioni personalizzabili per preventivi e fatture, oltre a una soluzione di contabilità.
Crea e monitora i preventivi utilizzando stati come Pronto per l'invio, Inviato al cliente, Rifiutato dal cliente e Accettato dal cliente. Quindi verifica a colpo d'occhio quali fatture sono ancora Da fare, quali sono In corso e quali sono Completate.
Come bonus, puoi anche gestire le spese, inclusi ordini di acquisto, pagamenti e rimborsi, e tenere un inventario dei prodotti e dei servizi che offri. L'automazione di determinate attività semplifica il flusso di lavoro, facendoti risparmiare tempo e mantenendo tutto sotto controllo.
Con un totale di 28 stati, quattro visualizzazioni ClickUp e sette ClickApp disponibili, avrai un quadro molto chiaro di ciò che sta accadendo nelle diverse aree della tua attività.
7. Modello generico di contratto di servizio di ClickUp
Chiarisci la tua relazione di lavoro con clienti e fornitori utilizzando il modello di contratto di servizio generico di ClickUp.
Sia che stiate generando un preventivo come fornitori o che lo stiate richiedendo a un altro venditore, è una buona idea sapere esattamente cosa comporta quella relazione di lavoro.
Quando le relazioni e le aspettative sono descritte chiaramente per iscritto all'inizio di un progetto, è più probabile che tutti rispettino i propri impegni. Inoltre, si riduce notevolmente la possibilità di disaccordi in seguito.
Questo modello di preventivo gratis ti aiuta a definire i dettagli dell'accordo. Ti fornisce le sezioni di base su cui lavorare, quindi puoi eliminare quelle che non ti servono e aggiungere sezioni extra per il tuo progetto specifico.
Il tuo contratto di servizio dovrebbe specificare esattamente quali sono i risultati finali. Dovrebbe anche includere chi è responsabile di ciascuno dei diversi elementi del progetto e chi possiede le risorse utilizzate o create, ad esempio le attrezzature o la proprietà intellettuale.
Puoi anche aggiungere sequenze, prezzi e termini di pagamento. E se la riservatezza o la sicurezza sono potenziali problemi, anche questi dovrebbero essere affrontati.
8. Modello di contratto quadro di servizi di ClickUp
Il modello di contratto quadro di servizi di ClickUp è simile al modello generico sopra elencato, ma è redatto più dal punto di vista del provider di servizi. È anche molto più dettagliato, quindi è adatto a progetti più complessi.
Ad esempio, questo modello chiarisce che sei un collaboratore indipendente, piuttosto che un dipendente o un agente. Inoltre, non prevede alcuna esclusività, quindi entrambe le parti possono lavorare in modo simile con altre parti.
Inoltre, questo modello fornisce maggiori dettagli su come saranno gestite le controversie e sulle spese legali sostenute nell'ambito di tale processo. Consente anche specificatamente l'uso delle firme elettroniche, ormai molto diffuse nelle transazioni aziendali.
Oltre al contratto stesso, c'è una pagina che descrive i servizi specifici che ti impegni a fornire e quali costi saranno rimborsati. C'è anche una pagina aggiuntiva che contiene l'elenco dei materiali e delle attrezzature che saranno forniti da ciascuna parte.
Una volta terminato, avrai coperto tutte le basi.
9. Modello di proposta di servizi di ClickUp
Il modello di proposta di servizi di ClickUp è un modello gratis per preventivi di vendita, ma anche molto altro. Si tratta essenzialmente di un documento commerciale che illustra ai potenziali clienti cosa puoi fare per loro e perché sei qualificato per risolvere i loro problemi o raggiungere i loro obiettivi.
Nel preventivo di servizio c'è spazio per documentare la panoramica del progetto, dimostrando che hai compreso ciò che deve essere fatto. C'è poi una sezione in cui puoi fornire alcune informazioni sulla tua azienda per costruire credibilità e fiducia con il tuo client.
Da lì potrai passare agli obiettivi specifici e descrivere il tuo approccio, i risultati attesi e le eventuali dipendenze. Infine, fornirai un preventivo dettagliato, che il tuo client potrà firmare nell'apposito spazio.
10. Modello di proposta di budget di ClickUp
Il modello di proposta di budget di ClickUp è incentrato sugli aspetti finanziari. Il suo obiettivo è convincere gli stakeholder che un progetto merita di essere finanziato e ottenere la loro approvazione sul budget che stai proponendo.
Inizia fornendo una panoramica del progetto e dei suoi vantaggi. Quindi suddividi i vari elementi coinvolti e descrivili in dettaglio, compresi i costi specifici.
Ad esempio, nella pagina Personale, farai un elenco del Team di progetto e stimerai quante ore saranno necessarie per ciascuno di essi in base alla loro tariffa oraria. Elencherai anche i Partecipanti al progetto e assegnerai un budget a ciascuno di essi. Nella pagina Materiali e attrezzature descriverai esattamente ciò che dovrai acquistare o chi dovrai assumere per garantire un esito positivo del progetto.
Una volta terminato, i tuoi stakeholder dovrebbero avere un'idea chiara di ciò che stai proponendo ed essere convinti che valga la pena investire il budget.
Ottimizza il tuo flusso di lavoro con i modelli di preventivo
Ottenere nuovi contratti è il primo e più importante passaggio per ogni titolare d'azienda. Quindi ottimizzare questo processo per risparmiare tempo e lavoro richiesto è davvero sensato!
Il modo migliore da fare è utilizzare un modello di preventivo gratis.
Una volta inseriti tutti i dati della tua azienda nel modello, non ti resta che compilare gli elementi per cui stai preparando il preventivo e otterrai un documento professionale che ti garantirà credibilità e (si spera) nuovi affari ogni volta.
Oltre ai modelli presenti in questo articolo, ClickUp offre centinaia di altre funzionalità per la gestione del lavoro, una vasta libreria di modelli e oltre 1.000 integrazioni per aiutarti a gestire la tua attività. È uno strumento completo che ti aiuta a ottimizzare tutti i tuoi processi, così puoi concentrarti su ciò che conta davvero: prenderti cura dei tuoi clienti e aumentare i tuoi profitti. ✨