Campi personalizzati di ClickUp per tipo di attività: come creo flussi di lavoro commerciali più chiari senza campi superflui

I flussi di lavoro commerciali diventano disordinati quando ogni lead, azienda, contatto e trattativa mostra gli stessi campi personalizzati.

Un record aziendale non necessita del campo "Nome". Un record di contatto non necessita di tutti i campi di qualificazione a livello di account. Un'attività di follow-up non necessita del modello completo di valutazione delle vendite.

Quando i campi compaiono ovunque, gli utenti smettono di fidarsi del sistema. Lasciano i campi vuoti, tirano a indovinare cosa inserire e danno la colpa a ClickUp per un problema di struttura.

I campi personalizzati di ClickUp per tipo di attività risolvono questo problema consentendo ai dati a livello aziendale di risiedere nei record aziendali, ai dati a livello di contatto di risiedere nei record delle persone e ai campi condivisi di rimanere visibili dove è opportuno.

In questo articolo ti illustrerò come utilizzo i campi personalizzati per tipo di attività in un ambiente commerciale per un'agenzia di marketing digitale e perché questo piccolo cambiamento strutturale può rendere più facile scalare la gestione dei lead in ClickUp.

Perché i dati commerciali diventano disordinati quando ogni record utilizza gli stessi campi

I team commerciali gestiscono contemporaneamente diversi tipi di informazioni: dettagli aziendali, dettagli di contatto, dettagli delle trattative e attività di follow-up. Molti spazi di lavoro di ClickUp raggruppano tutto questo in un'unica struttura generica di attività.

Questo di solito crea problemi come:

I flussi di lavoro commerciali non hanno bisogno di meno campi. Hanno bisogno di campi che compaiano solo dove sono pertinenti.

Chi sono: Fondatore e Chief Architect di Upficient

Sono Christopher Day, fondatore e capo progettista di Upficient.

Sono un esperto verificato di ClickUp e uno dei migliori professionisti Plus su Upwork. Noi di Upficient progettiamo sistemi ClickUp che mantengono la loro efficacia anche dopo l'aggiunta di più persone, record e flussi di lavoro.

Gran parte del nostro lavoro si riduce a una domanda concreta: come possiamo rendere ClickUp più facile da usare in modo coerente per i team?

I campi personalizzati per tipo di attività sono una di quelle funzionalità utili perché eliminano il disordine alla fonte. Invece di insegnare alle persone a ignorare i campi irrilevanti, puoi progettare l'area di lavoro in modo che quei campi non compaiano mai dove non dovrebbero.

La struttura dell'area di lavoro commerciale da cui parto prima di aggiungere i campi

Prima di occuparmi dei campi personalizzati, mi assicuro che la struttura dell'area di lavoro delle vendite sia chiara.

In una tipica agenzia di marketing digitale, di solito inizio con tre aree:

In questo flusso di lavoro, l'elenco dei lead è fondamentale. È lì che inizia la separazione tra azienda e contatto, che crea confusione se ogni record eredita gli stessi campi.

Come strutturo i lead: le aziende come attività principali, le persone come attività secondarie

In un flusso di lavoro di gestione dei lead, mi piace rappresentare l'azienda a livello di attività principale.

Quindi inserisco le singole persone o i punti di contatto come attività secondarie annidate.

Questo offre al team commerciale una struttura semplice:

Non stai semplicemente valutando una persona casuale. Stai valutando un'azienda, cercando di capire chi sono i responsabili delle decisioni e effettuando il monitoraggio delle persone coinvolte nel processo di acquisto.

In ClickUp, tale gerarchia potrebbe presentarsi come segue:

I lead possono provenire da moduli ClickUp, moduli del sito web, Email-to-List, integrazioni, automazioni, webhook o Super Agent. La fonte è meno importante di ciò che accade dopo: il record dovrebbe finire in una gerarchia chiara di aziende/contatti, con i record delle aziende come attività principali e le persone come attività secondarie.

Il vecchio problema dei campi personalizzati: troppi dati nel posto sbagliato

Prima dei campi personalizzati per tipo di attività, i campi a livello di elenco apparivano su ogni attività e attività secondaria di quell'elenco. Questo funzionava per flussi di lavoro semplici, ma non per gli elenchi che mescolavano aziende, contatti, follow-up e attività di qualificazione.

I record aziendali richiedono campi quali qualità del lead, settore, dimensione dell'azienda, intervallo di budget, fattibilità dell'ambito, urgenza e compatibilità.

I record dei contatti richiedono campi quali nome, cognome, email, numero di telefono e ruolo del decisore.

Un record aziendale non dovrebbe richiedere il nome di una persona. Un record personale non dovrebbe chiedere all'utente di valutare la fattibilità a livello aziendale.

Cosa cambia quando i campi appartengono a tipi di attività

I campi personalizzati per tipo di attività ti consentono di decidere a quale campo assegnare un campo.

Apri un'attività aziendale e vedrai i campi relativi all'azienda. Apri una attività secondaria relativa a una persona e vedrai i campi relativi al contatto. I campi condivisi possono comunque rimanere a livello di elenco.

L'area di lavoro può separare:

Questa separazione ti offre il controllo.

Puoi comunque utilizzare i campi a livello di elenco dove hanno senso. Ma non devi più inserire ogni campo in ogni record.

I campi relativi all'azienda rimangono nei record aziendali

I campi a livello aziendale descrivono l'account, non la persona.

Utilizza il tipo di attività Azienda per campi come:

Questi campi aiutano il team a decidere se vale la pena perseguire l'azienda e come il processo commerciale debba procedere.

I campi relativi ai contatti rimangono nei record delle persone

I campi a livello di contatto descrivono il singolo acquirente, promotore o stakeholder.

Utilizza il tipo di attività Persona o Lead per campi come:

Quando un utente apre un'attività secondaria relativa a una persona, dovrebbe vedere solo i campi necessari per comprendere o contattare quella persona.

I campi condivisi sono ancora presenti a livello di elenco

Non tutti i campi devono necessariamente essere spostati in un tipo di attività.

Mantieni i campi a livello di Elenco quando si applicano sia ai record aziendali che a quelli dei contatti. Ad esempio:

Questo ti offre una netta separazione: i campi "Tipo di attività" per i dati specifici del ruolo, i campi "Elenco" per i dati condivisi.

La mia configurazione della qualificazione dei lead per i record aziendali

La qualificazione dei lead va effettuata a livello aziendale.

Ad esempio, se sto valutando se vale la pena seguire un lead, potrei utilizzare campi di valutazione binari come:

Un "sì" può equivalere a uno. Un "no" può equivalere a zero.

Questi campi dovrebbero trovarsi nel tipo di attività "Azienda" poiché valutano l'account, non la persona.

Come sposto un campo dall'elenco al tipo di attività "Azienda"

Supponiamo che un campo come Ambito sia utilizzabile e sia attualmente associato all'elenco dei lead.

Ciò significa che il dato appare sia nell'attività principale relativa all'azienda che nelle attività secondarie principali relative alle persone, anche se appartiene solo al record dell'azienda.

Per risolvere il problema, posso spostare il campo nel tipo di attività "Azienda".

Il processo è semplice:

Ora il campo scompare dalle attività secondarie della persona e rimane esattamente al posto giusto.

Questo è il valore fondamentale dei campi personalizzati per tipo di attività. Mi consentono di estrapolare le informazioni relative a un tipo di record senza ingombrare un altro.

Come ho detto nel webinar, "Quel problema è ora ufficialmente risolto".

Perché campi più chiari migliorano l'adozione di ClickUp

Campi più chiari migliorano l'adozione.

Quando gli utenti aprono un'attività e capiscono quali campi sono importanti, sono più propensi a utilizzare il sistema correttamente.

Non ti chiederanno più:

Questo fa risparmiare tempo. Inoltre, migliora l'organizzazione delle attività.

La maggior parte dei problemi legati all'adozione di ClickUp non deriva da una mancanza di documentazione, ma da flussi di lavoro che non risultano intuitivi.

Se un'area di lavoro richiede agli utenti di ignorare metà dei campi in ogni attività, il suo design è controproducente.

La pertinenza è ciò che rende il sistema più facile da imparare.

Dove si inserisce questa funzionalità/funzione in un sistema di vendita scalabile

I flussi di lavoro commerciali dipendono da dati affidabili.

Se i tuoi campi sono disordinati, i tuoi dati diventano confusi. Se i tuoi dati diventano confusi, la tua reportistica perde di efficacia. Se la tua reportistica perde di efficacia, i dirigenti smettono di fidarsi dell'area di lavoro.

I campi personalizzati per tipo di attività aiutano a prevenire quella reazione a catena. Offrono ai team commerciali registrazioni più chiare, dati di qualificazione migliori, una titolarità più definita e un onboarding più semplice per i nuovi utenti.

La stessa logica vale per la consegna ai clienti, il reclutamento, la gestione dei fornitori, i programmi per i partner, l'onboarding e l'escalation del supporto. Ma le attività commerciali sono uno dei punti di partenza più ovvi, poiché le aziende e i contatti necessitano naturalmente di dati diversi.

Una nota sull'onboarding: anche i sistemi ben organizzati necessitano di standard di condivisione

Una struttura chiara richiede comunque standard di condivisione.

Campi ben organizzati sono utili, ma non sostituiscono la formazione. Gli utenti devono comunque sapere quali tipi di attività esistono, cosa significa ciascuno di essi e a quale campo appartiene.

Troppi team inseriscono le persone in ClickUp con:

Questo approccio porta solitamente a un utilizzo incoerente, a una gestione disordinata delle attività, a flussi di lavoro interrotti e ai dirigenti che danno la colpa allo strumento.

L'approccio migliore consiste nell'insegnare gli standard dell'area di lavoro.

Ciò significa che gli utenti comprendono:

Se il tuo team ha difficoltà a utilizzare ClickUp in modo coerente, trasforma queste regole in una breve lista di controllo di onboarding o in una guida all'area di lavoro di ClickUp.

Inizia con un unico elenco di vendite disordinato

Non è necessario ricostruire l'intero spazio di lavoro in una sola volta.

Inizia con un elenco commerciale in cui l'eccesso di campi rallenta il lavoro.

Chiediti:

Quindi ripulisci quel flusso di lavoro.

Provalo con il team. Osserva dove le persone continuano a trovarsi in difficoltà. Espandi gradualmente.

Ecco come una funzionalità migliora il flusso di lavoro.

Crea un flusso di lavoro commerciale di cui il tuo team possa davvero fidarsi

Se ogni attività comporta lo stesso carico di campi, inizia con un unico Elenco commerciale disordinato.

Separa i campi relativi all'azienda da quelli relativi ai contatti. Mantieni i campi condivisi a livello di Elenco. Sposta i campi specifici per ruolo nei Tipi di attività corretti.

È allora che ClickUp smette di sembrare caotico e inizia a sembrare un sistema commerciale di cui il tuo team può fidarsi.