Il budget di un progetto dovrebbe indicare al tuo team quali attività sono state approvate, quale sarà il costo previsto per la consegna e quale sarà il costo finale se il piano attuale verrà rispettato. Un semplice importo totale non è sufficiente da solo a rispondere a queste domande.
Se gestisci incarichi a tariffa fissa o con anticipo, separa l’importo che addebiti al cliente dal costo di realizzazione del lavoro. Aggiorna poi le previsioni man mano che il team acquisisce ulteriori informazioni. È così che si individua un problema quando ci sono ancora alternative.
Punti chiave
Punti chiave
- Elabora il budget sulla base del lavoro definito, delle ore stimate, delle spese del progetto e delle ipotesi specificate.
- Tieni traccia dei costi effettivi e delle previsioni relative al lavoro non ancora completato, non solo delle fatture già pagate.
- Confronta ogni settimana la previsione con il budget dei costi approvato.
- Considera una richiesta di modifica dell’ambito di lavoro come una decisione relativa al lavoro, al compenso e alle tempistiche, e ottieni l’approvazione prima di iniziare a modificare il lavoro.
In questa pagina: Come definire il budget di un progetto in 7 passaggi · Individuare i modelli di superamento dei costi · Discutere una modifica al budget · Domande frequenti sul budget di progetto
Che cos’è un budget di progetto?
Il budget di un progetto è la stima approvata dei costi necessari per portare a termine una serie definita di lavori. Esso riporta i lavori inclusi, le risorse assegnate, le spese previste, le tempistiche e le ipotesi su cui si basa la stima.
Tieni separati il compenso del cliente e il budget per la consegna. Per un progetto a compenso fisso, la tua previsione dovrebbe indicare se i costi di consegna stanno assorbendo una quota del compenso superiore a quella prevista. Per un incarico a forfait, monitora il costo del lavoro concordato durante ciascun periodo di fatturazione.
Per una guida pratica alle tariffe da applicare ai clienti, scopri come calcolare i compensi per il project management. Questo articolo si concentra sul budget di realizzazione e su come controllarlo.
Cosa deve includere il budget di un progetto?
Includi dettagli sufficienti affinché anche chi non ha redatto il preventivo possa comprendere cosa copre il budget e in che modo il team ne effettuerà il monitoraggio:
- Ambito e esclusioni: i risultati attesi, le fasi di revisione, le dipendenze e il lavoro che esulano dall’accordo.
- Manodopera: le ore previste per ruolo o pacchetto di lavoro, moltiplicate per la tariffa interna applicata dalla tua agenzia.
- Spese del progetto: freelance approvati, materiali, licenze, spese di viaggio o altri costi specifici relativi a questo incarico.
- Calendario: quando si prevede che il lavoro venga svolto e quali saranno i relativi costi.
- Ipotesi e rischi: ciò che ancora non sai e ciò che potrebbe modificare la stima.
- Riserva: uno stanziamento documentato destinato a coprire eventuali incertezze specifiche, qualora il progetto ne presenti. Non considerare una percentuale arbitraria come una regola universale.
- Titolarità e controlli: chi aggiorna i costi effettivi, chi approva le modifiche e con quale frequenza viene rivista la previsione.
La "Cost Estimating Guidance" (Guida alla stima dei costi) dell’Infrastructure and Projects Authority del Regno Unito afferma che una stima si evolve man mano che il progetto matura, rimane collegata all’ambito di applicazione e alla tempistica e dovrebbe essere espressa come un intervallo che rifletta il rischio e l’incertezza. La guida è destinata ai grandi progetti infrastrutturali del Regno Unito, pertanto questo articolo riprende il principio di stima, non i suoi controlli dettagliati specifici per il settore pubblico. Vedi "Cost Estimating Guidance", pubblicata il 17 marzo 2021.
Come elaborare un budget di progetto in 7 passaggi
1. Definire l’ambito di lavoro approvato
Inizia dalla proposta firmata, dal capitolato d’appalto o da altri documenti che definiscono l’ambito di lavoro approvato. Elenca ogni deliverable, i criteri di accettazione, i cicli di revisione, le date di scadenza e le responsabilità del client. Annota anche le esclusioni. Il “contenuto del sito web” non è un deliverable da inserire nel budget finché non si sa di quali pagine si tratta, chi fornisce il materiale di partenza e quanti cicli di revisione sono inclusi.
Annota le ipotesi che incidono sui costi. Ad esempio: quando il client fornirà un feedback, se un libero professionista è disponibile o se il team può riutilizzare ricerche precedenti. Etichetta un’ipotesi come tale finché qualcuno non la verifica.
2. Suddividi il lavoro in risultati attesi e attività
Suddividi il lavoro in pacchetti abbastanza piccoli da poter essere valutati. Per ogni risultato atteso, elenca i passaggi e i ruoli necessari per completarlo. Chiedi alle persone che svolgono il lavoro di verificare la suddivisione. Una breve revisione ora costa meno che scoprire una fase di controllo qualità mancante dopo che il team ha esaurito il budget.
Una struttura di suddivisione del lavoro, o WBS, è un modo per organizzare il lavoro di un progetto in componenti più piccole. La Guida alla stima e alla valutazione dei costi del GAO statunitense dedica alle stime dei programmi governativi capitoli separati sulla WBS (Capitolo 7, pagg. 56-69) e sulle regole di base e ipotesi (Capitolo 8, pagg. 71-79). Questo articolo riprende l’idea organizzativa, non i controlli federali della guida né la gestione del valore acquisito (Earned Value Management).
3. Stima della manodopera e delle spese del progetto
Stima le ore per ruolo o per pacchetto di lavoro, quindi moltiplicale per la tariffa interna utilizzata per il piano. Utilizza la tariffa approvata dalla tua agenzia, non quella che fatturi al client. Aggiungi separatamente i costi dei fornitori e le spese specifiche del progetto, in modo che siano facili da verificare in seguito.
Costo della manodopera = ore previste × tariffa interna
Quando l’ambito è ancora incerto, indica un intervallo o almeno rendi visibili le ipotesi di base. Non far sembrare certa la stima più bassa solo perché una proposta richiede un numero. Nella sua Prefazione, la guida del GAO definisce una stima dei costi come la somma dei singoli elementi di costo elaborati con metodi consolidati e dati validi, e afferma che gli aggiornamenti dovrebbero incorporare dati effettivi e modifiche al programma. Si tratta di linee guida per le stime dei programmi federali; in questo contesto, si applica il principio della stima tracciabile senza affermare che l’articolo segua integralmente il metodo GAO. Cfr. GAO-20-195G, marzo 2020, Prefazione, p. 2.
4. Prevedere una riserva per specifiche incertezze
Annota i rischi che potrebbero comportare costi aggiuntivi, come un ulteriore ciclo di revisione, un requisito di integrazione sconosciuto o un preventivo di un fornitore non ancora confermato. Decidi se il preventivo necessita di una riserva e di quale importo, in base a tali rischi e alla politica della tua agenzia. Mantieni la riserva ben visibile come voce a sé stante. Non nasconderla all’interno delle ore di manodopera né affermare che una percentuale sia valida per ogni progetto.
Esempio pratico: stabilisci il costo del lavoro, poi verifica le previsioni
I numeri riportati di seguito sono puramente indicativi. Non si tratta di tariffe effettive dell’agenzia, né di un benchmark di mercato o di un risultato ottenuto da un cliente. Sostituiscili con le tue tariffe, i preventivi dei fornitori e i termini contrattuali.
Ipotizziamo un progetto a tariffa fissa con un compenso da parte del cliento pari a 24.000 $. La manodopera prevista è:
| Project management | 20 | 60 dollari all'ora | 1.200 dollari |
| Strategia | 28 | 80 dollari all'ora | 2.240 $ |
| Progettazione | 36 | 70 dollari all'ora | 2.520 dollari |
| Copia | 32 | 65 dollari all'ora | 2.080 dollari |
| Crea | 64 | 85 dollari all'ora | 5.440 $ |
| QA | 20 | 60 dollari all'ora | 1.200 dollari |
| Manodopera totale del piano | 14.680 $ |
Aggiungi 2.200 $ per i costi relativi ai fornitori specifici del progetto e altre spese. La stima di base è di 16.880 $. Il team identifica specifiche incertezze e accantona una riserva separata di 2.000 $, portando il budget dei costi approvato a 18.880 $. Rispetto al compenso fisso di 24.000 $, la differenza prevista è di 5.120 $ al lordo delle spese generali e delle imposte. Tale differenza non rappresenta l’utile netto.
La riserva di 2.000 dollari è un dato indicativo ai fini del piano in questo esempio, non una percentuale raccomandata.
5. Inserisci il budget in un calendario e ottieni l’approvazione
Assegna ogni costo a un risultato atteso e al periodo in cui si prevede che il lavoro venga svolto. Registra chi è responsabile di ciascuna stima e chi aggiornerà i dati effettivi. Verifica che l’ambito, le date, le ipotesi e il piano dei costi totali corrispondano all’accordo con il client e al processo di approvazione della tua agenzia.
Una volta approvato il piano, mantieni quella versione come linea di riferimento. Se il piano subisce modifiche, registra la richiesta e il suo effetto invece di sostituire silenziosamente la stima originale. La linea di riferimento originale ti aiuta a capire cosa è cambiato e perché.
6. Verifica ogni settimana i costi effettivi e le previsioni
Per ogni pacchetto di lavoro, registra i costi effettivi della manodopera e le spese del progetto sostenute fino a quel momento. Quindi stima il costo del lavoro rimanente. Includi i costi dei fornitori già impegnati una sola volta, non una volta come fattura e un’altra volta come lavoro futuro.
Il "burn" è il costo effettivo sostenuto fino a quel momento. Confronta il costo effettivo con l’importo previsto per quella fase del programma. Se effettui il monitoraggio del "burn" come percentuale del budget totale, calcola il costo effettivo fino a quel momento diviso per il budget approvato. Tale percentuale non rappresenta di per sé un indicatore di completamento.
Stima al completamento = costo effettivo fino ad oggi + costo stimato per il completamento
Variazione rispetto alle previsioni = stima al completamento – budget dei costi approvato
Un numero positivo indica che la previsione attuale supera il budget approvato. Un numero negativo indica che la previsione è inferiore al budget. Nessuno dei due numeri spiega da solo la causa, quindi è necessario esaminarlo insieme allo stato dei risultati attesi e alla pianificazione.
Ad esempio, alla terza settimana il team ha speso 9.100 dollari e stima che ne occorrano altri 10.400 per portare a termine il progetto. La previsione è di 19.500 dollari. Rispetto al budget di costo indicativo di 18.880 dollari, la previsione presenta un superamento di 620 dollari. La previsione offre al team la possibilità di verificare il lavoro rimanente, confermare la stima e discutere le opzioni prima che il superamento del budget diventi definitivo.
Una revisione settimanale è un utile punto di partenza per questo flusso di lavoro, non uno standard universale. Effettua revisioni più frequenti quando i costi variano rapidamente o è previsto un impegno significativo da parte di un fornitore. Confronta i costi effettivi con la spesa prevista per quella fase del programma. Non dare per scontato che la spesa e lo stato di avanzamento dei lavori procedano allo stesso ritmo, a meno che il piano di progetto non offra il supporto necessario a tale confronto.
7. Intervenire su uno scostamento prima che l’ambito del progetto subisca modifiche
Se la previsione supera il budget approvato, verifica la stima del lavoro residuo e individua la causa. Utilizza i controlli riportati di seguito per decidere cosa può essere corretto nell’ambito dell’ambito di lavoro esistente. Se il client richiede modifiche al lavoro, documenta l’impatto in termini di costi e tempistiche e ottieni l’approvazione necessaria prima di modificare il piano.
Tre modelli di superamento dei costi da individuare tempestivamente
- Il lavoro extra si insinua senza che venga presa una decisione. Un nuovo risultato atteso o un nuovo ciclo di revisione compare nell’elenco delle attività, ma l’ambito e la stima approvati rimangono invariati. Confronta le nuove richieste con l’ambito concordato e registra il loro impatto sui costi e sulla tempistica prima di iniziare il lavoro.
- Le ore volano via prima che il risultato finale sia terminato. Un'attività richiede più ore del piano, mentre resta ancora del lavoro importante da svolgere. Chiedi al titolare una nuova stima dei tempi necessari per completare l'attività, verifica se ci sono rielaborazioni o passaggi mancanti, quindi aggiorna la previsione invece di dare per scontato che il lavoro rimanente non richieda tempo.
- Un ritardo genera costi a valle. Le approvazioni tardive o le dipendenze bloccate costringono a lavorare in fretta, costringono le persone ad aspettare o modificano la prenotazione di un fornitore. Esamina insieme al team la pianificazione e i costi già impegnati. Inoltra la decisione a un livello superiore finché il team può ancora modificare il lavoro o le date.
Una previsione è utile solo quando può influenzare le azioni successive del team. Annota la causa, il titolare e la data della prossima revisione insieme al numero.
Come discutere una modifica al budget con un client
Non trasformare una richiesta informale in un lavoro non approvato. Innanzitutto, riformula la modifica richiesta e verifica che rientri nell’ambito concordato. Quindi valuta il suo impatto sui costi, sui tempi e sugli altri risultati attesi. Offri al cliente opzioni chiare, come la sostituzione di un elemento esistente, l’aggiunta di un costo e di tempo, oppure il rinvio della richiesta.
Potresti dire: “L’ambito attuale comprende la landing page approvata e due cicli di revisione. L’aggiunta di una seconda pagina modifica il lavoro. Possiamo sostituire un altro deliverable, stabilire il prezzo della pagina aggiuntiva e aggiornare la data, oppure rimandarla a una fase successiva. Quale opzione dovremmo documentare?”
Il cliente dovrebbe approvare per iscritto la modifica concordata prima che il team aggiorni il proprio piano e inizi il lavoro aggiuntivo. Verifica il contratto e le regole di approvazione della tua agenzia per conoscere la procedura esatta. Il “Teal Book” di Government Project Delivery afferma che le richieste di modifica dovrebbero essere valutate in base al loro effetto sulle linee di base prima di decidere se approvarle, rifiutarle o rinviarle. Si tratta di un principio di controllo del settore pubblico qui adattato come un registro delle modifiche del cliente semplificato, non come consulenza legale né come sostituto del tuo contratto. Vedi il Capitolo 22: Controllo delle modifiche, pubblicato il 29 luglio 2024 e modificato l’ultima volta il 1° luglio 2026.
Modelli esistenti per i budget dei progetti
Utilizza un modello solo se la sua struttura si adatta al tuo ambito di lavoro. Le opzioni collegate qui sotto sono punti di partenza distinti, non sostituiscono la stima del lavoro.
Modello di matrice delle risorse del progetto
Modello per la gestione del budget di project management di un progetto
Modello di richiesta e approvazione del progetto
Modello per la gestione dei costi del progetto di project management
Modello di risultati attesi del progetto
Per altri formati, consulta la raccolta di modelli di budget per progetti.
Domande frequenti sul budget del progetto
Cosa dovrebbe includere il budget di un progetto?
Includi l’ambito approvato, i pacchetti di lavoro, le ore pianificate, le tariffe interne del costo del lavoro, le spese specifiche del progetto, le tempistiche, le ipotesi, i rischi, la riserva, i costi effettivi e la previsione del titolare. Mantieni visibili anche le esclusioni e le regole di approvazione.
Come si calcola il budget di un progetto?
Stima ogni pacchetto di lavoro, moltiplica le ore pianificate per la tariffa interna, aggiungi i costi dei fornitori e le spese specifiche del progetto, quindi documenta eventuali riserve per le incertezze individuate. Somma gli elementi per ottenere il budget dei costi approvato. Tieni separato il compenso del client.
Con quale frequenza dovresti rivedere il budget di un progetto?
Nel caso di un incarico affidato a un'agenzia, un controllo settimanale rappresenta un pratico punto di partenza. È opportuno effettuare una revisione prima se il lavoro o i costi subiscono variazioni rapide, oppure prima di assumere un impegno di grande entità. La frequenza adeguata dipende dal calendario, dall’andamento delle spese e dalle esigenze decisionali.
Quanto margine di contingenza dovrebbe prevedere il budget di un progetto?
Non dare per scontato che una percentuale sia adatta a ogni progetto. Identifica le incertezze, decidi per quali è necessaria una riserva e documenta come è stato stabilito l’importo. Se non riesci a spiegare la riserva, si tratta solo di una supposizione.
Cosa fare quando le previsioni superano il budget?
Verifica la stima del lavoro residuo e individua la causa; ricorda che qualsiasi riserva approvata è già inclusa nel budget dei costi approvato, quindi non può coprire una previsione superiore a tale totale una seconda volta. Se è necessario modificare l’ambito o i costi, discuti le opzioni con il client e ottieni l’approvazione necessaria prima di eseguire il lavoro aggiuntivo.
Inizia con una struttura di bilancio
Utilizza il modello “Budget di progetto con WBS” come punto di partenza per mappare le attività alle stime dei costi. Adatta la struttura in base all’ambito del progetto, alla politica dei costi e al processo di approvazione delle modifiche prima di utilizzarla con un cliente.