È la fine di un'altra giornata di lavoro e ancora una volta si ha la sensazione persistente che a voi, o a qualcuno del vostro team, sia sfuggito qualcosa.
Avete cercato di tenere il passo con gli elenchi di cose da fare, ma il problema è che nessuno sa esattamente chi è responsabile di quale dettaglio. Ciò significa che, quando qualcosa va storto, si tratta di un altro gioco di ipotesi sulle responsabilità, invece di agire per far progredire il progetto.
Per fortuna, la gestione quotidiana del lavoro (DWM) non deve sembrare un lavoro di routine. Con alcune semplici strategie, voi e il vostro team potete costruire una struttura che tenga tutti sulla stessa pagina e permetta loro di concentrarsi sulle proprie responsabilità.
In questo blog vi mostriamo Da fare.
TL;DR:
🎯 Impostare obiettivi specifici e perseguibili per ogni giorno e stabilire le priorità utilizzando matrici come la Eisenhower Matrice o il metodo MoSCoW per garantire che il team si concentri su attività ad alto impatto
👍🏾 Assegnate chiaramente le attività in modo che tutti sappiano chi è responsabile, riducendo la confusione e i ritardi
📅 Utilizzate rapide riunioni giornaliere di standup per la gestione del lavoro per allineare le priorità, risolvere gli ostacoli e celebrare i successi
🗄️ Utilizzate piattaforme come ClickUp per semplificare la gestione delle attività, automatizzare quelle ripetitive e migliorare la comunicazione del team
👩🏾🤝👩🏽Foster una cultura in cui i membri del team si sentono a proprio agio nella condivisione di aggiornamenti e sfide, assicurando una rapida risoluzione dei problemi
📈 Concentratevi su metriche come il completamento delle attività, la valutazione degli errori e l'autonomia del team per perfezionare i processi e sostenere la produttività
Che cos'è la gestione del lavoro quotidiano?
Giornaliero Gestione del lavoro (DWM) è un approccio sistematico per garantire l'esecuzione coerente e quotidiana di attività, processi e obiettivi. Consente di mantenere l'efficienza operativa allineandosi ai traguardi a breve termine e ai risultati strategici a lungo termine.
In qualità di titolare di un processo o di leader aziendale, pianificate, monitorate e regolate le attività quotidiane per promuovere il miglioramento continuo, risolvere rapidamente i problemi e sostenere le prestazioni del team nel tempo.
Il ruolo della gestione del lavoro giornaliero nelle attività aziendali
Pensate al DWM come al vostro motore quotidiano, che guida le azioni disciplinate necessarie per convertire i piani strategici in stati reali e misurabili. Ecco il ruolo che svolge nelle operazioni aziendali.
1. Maggiore agilità
Il DWM consente di adattarsi rapidamente ai cambiamenti imprevisti mantenendo il controllo sulle attività principali. Questa adattabilità garantisce che gli imprevisti non facciano deragliare lo stato, ma vengano gestiti in modo efficiente.
2. Maggiore concentrazione
Un piano di lavoro giornaliero ben definito aiuta il team a concentrarsi su attività specifiche, eliminando distrazioni e incertezze. Chiarire le priorità riduce gli sprechi di lavoro e migliora la produttività, permettendo a tutti di indirizzare le proprie energie verso ciò che conta davvero.
3. Qualità del lavoro più elevata
Grazie all'implementazione di processi standardizzati e di chiarissime metriche di performance, il DWM consente al team di mantenere un'elevata qualità in ogni attività. Questa gestione visiva riduce al minimo la variabilità, garantendo che ogni prodotto sia conforme agli standard stabiliti.
4. Cultura della titolarità
Una responsabilità definita comporta un account definito. DWM consente a ciascun membro del team di essere motivato e spinto a portare a termine la propria condivisione del progetto. Questo crea responsabilità e promuove una cultura in cui le scadenze vengono rispettate senza ulteriori prompt.
5. Enfasi sul miglioramento continuo
Il DWM si basa sul mantenimento dello stato e sull'identificazione proattiva delle aree da ottimizzare. Il team perfeziona continuamente i processi e migliora la propria funzione complessiva, individuando tempestivamente le inefficienze e seguendo le indicazioni del team esempi di automazione .
Implementare la gestione del lavoro quotidiano: Una guida passo a passo per aumentare la produttività
In definitiva, non si tratta solo di assegnare attività. Volete creare un quadro di riferimento che allinei i lavori richiesti da tutti, massimizzi la produttività e consenta lo stato di avanzamento, senza problemi. Ecco come implementare efficacemente un sistema di gestione giornaliera snella.
1. Definire gli oggetti giornalieri
L'impostazione degli obiettivi è di per sé un'attività scoraggiante e se dovete farlo regolarmente, potete immaginare l'orrore. Non temete: fate un respiro profondo e identificate ciò che volete realizzare ogni giorno come team.
Ad esempio, se state lavorando al lancio di un prodotto, le priorità della giornata potrebbero essere:
- Finalizzare la copia dell'email di lancio
- Ottenere l'approvazione del brief dell'annuncio PPC
- Eseguire un walkthrough finale della pagina di destinazione per individuare gli errori dell'ultimo minuto
Da fare: gli obiettivi sono chiari e influenzano il lancio del vostro prodotto? Obiettivi di ClickUp è una funzionalità/funzione eccellente per garantire la trasparenza delle priorità quotidiane.
Consente di raggruppare e classificare gli Obiettivi e i Traguardi (numerici, sì/no o monetari) aggiungendo descrizioni uniche, in modo che voi e il vostro team sappiate esattamente a cosa si sta lavorando.
È possibile collegare attività collegate o elenchi a un obiettivo e ClickUp terrà automaticamente traccia dello stato di avanzamento man mano che vengono completati.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-828-1400x935.png Impostazione di obiettivi SMART in ClickUp Obiettivi per la gestione del lavoro quotidiano /$$$img/
Rimanete in orario per raggiungere i vostri obiettivi con ClickUp Obiettivi
2. Assegnate a ciascun oggetto una classifica di priorità
Non tutte le attività da fare devono essere terminate subito. L'obiettivo è quello di affrontare prontamente i più urgenti, distribuendo nel tempo le attività meno urgenti. Stabilendo una gerarchia chiara, si può dimostrare che come pianificare la giornata lavorativa in modo efficace.
Sebbene la matrice di Eisenhower sia un ottimo punto di partenza, è possibile utilizzare anche strutture come il metodo MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have) per la classificazione.
Ad esempio:
- La correzione di un bug critico che influisce sull'esperienza del cliente? Oggi è un "must-have"
- Pianificazione di una futura strategia di marketing? È importante, ma può aspettare che le attività critiche siano completate Vista Elenco di ClickUp può essere utile in questo caso.
Qui è possibile assegnare a ogni attività della piattaforma un livello di priorità: urgente, alto, normale o basso. È sufficiente fare clic sull'icona della bandierina accanto a un'attività per impostarne il livello di priorità. È anche possibile utilizzare la funzionalità/funzione per visualizzare le informazioni più importanti, come una casella di controllo, una barra di stato o una formula.
via Trello Il sistema visivo Kanban di Trello è ideale per chi preferisce vedere le proprie attività in modo diretto e digeribile. La funzionalità/funzione Butler, ad esempio, gestisce gli aggiornamenti di routine, come l'assegnazione automatica delle schede ai compagni di squadra o lo spostamento delle date di scadenza in caso di modifica della Sequenza.
Le migliori funzionalità/funzione
- Evidenzia in modo discreto le attività che non sono state toccate da giorni con l'invecchiamento delle schede
- Sincronizza tutti i tuoi strumenti come Slack, Google Drive ed Evernote con Power-Ups (integrazioni)
- Standardizzare i processi ricorrenti senza sforzo con i modelli delle liste di controllo
3. Microsoft Da fare
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Microsoft-To-Do-Dashboard-1400x1145.png Dashboard di Microsoft Da fare /$$$img/
via Microsoft Da Fare Se vi piace iniziare la giornata con una tabula rasa, La mia giornata in Microsoft Da fare è perfetta per voi. Consente di curare un nuovo elenco di priorità ogni mattina, riducendo il sovraccarico di lavoro e concentrandosi sulle cose da fare subito.
Migliori funzionalità/funzione
- Trasformate le email segnalate in elementi da gestire grazie all'integrazione con Outlook
- Suggerimenti intelligenti per le attività che potreste aver dimenticato
- Trascinare e rilasciare per modificare al volo le date di inizio e di scadenza
4. Asana
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Asana-Dashboard.png Dashboard di Asana /$$$img/
via Asana Asana è la soluzione ideale se la vostra giornata prevede la gestione di più progetti e team. La funzionalità/funzione Regole, per istanza, permette di gestire aggiornamenti ripetitivi, come la riassegnazione di attività quando cambia la disponibilità di qualcuno, senza una costante supervisione.
Le migliori funzionalità/funzione
- Suddividete il lavoro in pezzi di dimensioni ridotte, con titolari e date di scadenza ben definiti
- Ottenere un'istantanea visiva della capacità giornaliera del team con la funzionalità Carico di lavoro
- Creazione di reportistica personalizzata per vedere immediatamente quali obiettivi sono in linea, fuori linea o a rischio
Padroneggiare l'esito positivo giornaliero grazie a capacità di gestione efficaci
La gestione quotidiana del lavoro è il modo migliore per rimanere sani di mente e tenere d'occhio il quadro generale, mentre le priorità aziendali si evolvono e i progetti di lavoro aumentano di complessità.
Portando tutti sulla stessa pagina, si ottiene un team motivato che risponde di ogni attività e che ha la possibilità di chiedere aiuto quando necessario.
Ricordate però di essere realistici su ciò che possono fare. Misurando i giusti KPI, potrete concentrarvi sulle modifiche che li aiuteranno a ottimizzare i risultati quotidiani senza esaurirsi.
E soprattutto, non abbiate paura di adattarvi: in questo modo sarete sempre all'avanguardia.
Qual è il prossimo passaggio per chi vuole migliorare la gestione del lavoro quotidiano? Sfruttare una piattaforma solida come ClickUp!
È un sistema di controllo perfetto costruito per monitorare senza sforzo lo stato di avanzamento e ottimizzare l'allocazione del tempo, mentre numerose funzionalità/funzioni come Teams, Gols e Chattare consentono una collaborazione perfetta del team su idee di progetti, note di riunioni e altro ancora. Iniziate a usare ClickUp gratis e controlla l'efficacia del tuo lavoro. Buona fortuna!