Siete costantemente impegnati in un milione di cose contemporaneamente? Da fare: vi sembra che non ci siano abbastanza ore nella giornata e che forse qualcun altro potrebbe condividere il carico con voi?
C'è un modo per affrontare questa pressione: assumere un assistente personale.
Un assistente personale può essere il JARVIS del vostro Tony Stark, soprattutto se avete difficoltà a tenere il passo con le scadenze del lavoro, le commissioni personali e i commit sociali.
Un assistente personale può aiutarvi a riprendere il controllo dei vostri impegni, a ridurre lo stress e persino ad aumentare la vostra produttività. Inoltre, con qualcuno che si occupa della logistica, avrete più tempo per concentrarvi sulle attività creative e strategiche.
Ma da fare per trovare quella giusta?
In questo post vi guideremo su come assumere un assistente personale, sulle competenze da ricercare e sugli strumenti che possono aiutarvi nel processo di assunzione. Pronti a dare un po' di metodo alla follia? Andiamo.
Qual è il ruolo di un assistente personale? Assistenti personali si occupano di tutte le attività logistiche e di routine in modo che possiate concentrarvi su ciò che sapete fare meglio.
Un'assistente personale può aiutarvi con:
- Redazione e correzione di documenti
- Gestione di attività amministrative come l'invio di email o la programmazione di telefonate con i client
- Prenotazione di voli e creazione di itinerari di viaggio
- Svolgere commissioni personali, come ritirare i vestiti dalla lavanderia a secco
- Gestione di file e voce di dati
Se siete un imprenditore impegnato, un dirigente di alto livello o semplicemente qualcuno che vuole massimizzare la produttività, gli assistenti personali possono essere una svolta per la vostra produttività.
La scelta di un assistente personale dipende dal vostro stile di vita e da ciò che vi serve. Esploriamo i diversi tipi di assistenti personali per trovare quello che fa per voi.
Tipi di assistenti personali
Assistente personale in loco
L'assistente personale in loco lavora con il cliente in ufficio o a casa. Si occupa di attività come l'organizzazione di file, la gestione di forniture per ufficio, il coordinamento di riunioni personali e lo svolgimento di commissioni in ufficio. La presenza di una persona in loco consente di ottenere un supporto immediato e di comunicare facilmente faccia a faccia.
Assistente virtuale
Un assistente virtuale (VA) potrebbe essere l'opzione migliore se il vostro lavoro è principalmente digitale o se viaggiate spesso. Assistenti virtuali operano a distanza e si occupano di attività quali la gestione delle email, la partecipazione a telefonate, la programmazione di appuntamenti, la conduzione di ricerche online e la gestione degli account dei social media.
La flessibilità di un assistente virtuale vi permette di accedere al supporto da qualsiasi parte del mondo.
Justin Welsh, un imprenditore, racconta come l'assunzione di un VA lo aiuti a risparmiare 40 ore al mese. Segue un semplice processo in 6 passaggi per lavorare efficacemente con un assistente virtuale:
- Rivedere le attività settimanalmente
- Controllare il proprio tempo
- Registrare i processi aziendali o di lavoro
- Memorizzare e condividere i video con l'assistente virtuale
- Connessione regolare con il VA per fornire un feedback
- Aggiungere trigger al flusso di lavoro
Assistenti a tempo pieno o part-time
La scelta tra un assistente a tempo pieno e uno a tempo parziale dipende in larga misura dalla quantità di attività da svolgere e dal budget a disposizione
Un assistente personale a tempo pieno è l'ideale se avete un carico di lavoro pesante che richiede un supporto amministrativo costante durante la giornata. Si integra nella vostra routine quotidiana, spesso occupandosi di attività professionali e personali come l'organizzazione di file.
D'altra parte, un assistente part-time potrebbe essere più adatto se le vostre esigenze sono meno intense. Le mansioni di assistente personale a tempo parziale riguardano attività specifiche o periodi di picco in cui il carico di lavoro è maggiore Offrono la flessibilità di avere un supporto quando lo si richiede senza il commit o il costo di un dipendente a tempo pieno.
💡Pro Tip: È possibile utilizzare Lo strumento di monitoraggio del tempo di ClickUp per registrare il tempo dedicato alle varie attività. Questo aiuta a decidere quali attività possono essere delegate all'assistente personale.
Segni che vi serve un assistente personale
Decidere di assumere un assistente personale è un grande passaggio, ma Da fare per sapere se è la mossa giusta per voi?
Ecco alcuni chiari segnali che indicano che potrebbe essere arrivato il momento di inserire un assistente personale nella vostra vita lavorativa.
Mancanza di tempo per i piaceri personali
Se sacrificate costantemente il vostro tempo personale per il lavoro, avete bisogno di una mano. Che si tratti di perdere le cene in famiglia, di saltare le attività preferite o semplicemente di sentirsi troppo svuotati per godersi i tempi morti, la mancanza di equilibrio tra lavoro e vita privata può portare al burnout.
Un assistente personale può aiutarvi a recuperare il vostro tempo occupandovi delle attività di routine, permettendovi di concentrarvi sulle attività di priorità.
Elenchi di cose da fare incompleti
Rimandate continuamente le attività al giorno successivo? Un elenco di cose da fare che non finisce mai è segno che state facendo più di quanto possiate gestire. Le attività incomplete causano più stress e una minore produttività perché ingombrano la mente e rendono più difficile concentrarsi sul lavoro.
Mancanza di competenze specifiche
Forse siete bravissimi a pensare in modo strategico, ma non avete capacità di organizzazione o di piano. O forse siete un genio creativo che odia occuparsi di email e scartoffie. Un assistente personale può colmare queste lacune. Può rivedere il vostro carico di lavoro, stabilire le priorità delle attività e liberare il vostro tempo per concentrarvi su ciò che sapete fare meglio.
Sfide amministrative
I dirigenti spendono in media 23 ore alla settimana per lavori amministrativi che potrebbero essere delegati.
Che si tratti di programmare riunioni, gestire email o pratiche burocratiche, queste attività prosciugano la vostra produttività. Un assistente personale può assumersi queste responsabilità, gratis per concentrarsi su lavori più strategici. Quindi, se le attività amministrative consumano troppo tempo, assumete un assistente personale.
Ritardi continui
Avete difficoltà a tenere il passo con i vostri impegni e spesso arrivate in ritardo alle riunioni o agli appuntamenti? Un'assistente personale può aiutarvi a rispettare i tempi gestendo il vostro calendario, inviandovi promemoria e assicurandovi di essere sempre puntuali alle riunioni o agli eventi personali e di lavoro.
Allora, siete convinti e pronti a trovare l'assistente personale perfetto? Ecco cosa cercare in un candidato:
Caratteristiche di un'assistente personale efficace
Assumere un'assistente personale è un investimento per la vostra produttività e tranquillità, quindi scegliete una persona con le giuste qualità per supportarvi.
Ecco le caratteristiche chiave che rendono un assistente personale veramente efficace:
Capacità di risolvere i problemi
Un ottimo assistente personale è un eccezionale risolutore di problemi. Che si tratti di un cambiamento di programma dell'ultimo minuto, di un ritardo imprevisto nel viaggio o di un'attività urgente spuntata dal nulla, un'assistente esperta è in grado di valutare rapidamente la situazione, di ragionare con la massima lucidità e di trovare una soluzione che permetta di mantenere tutto sotto controllo.
**Un'assistente personale in grado di anticipare i potenziali problemi e di affrontarli prima che diventino gravi è davvero preziosa
Buona comunicazione
Una comunicazione chiara ed efficace è alla base di una relazione di lavoro positiva tra l'utente e l'assistente. Che si tratti di trasmettere messaggi, coordinarsi con altri membri del team o aggiornarvi sullo stato delle attività, un assistente personale deve comunicare in modo chiaro ed efficiente.
Un'assistente personale che eccelle nella comunicazione vi garantisce di essere sempre informati e di eseguire le attività in modo impeccabile.
Ben organizzata
Un assistente personale ben organizzato è un salvavita. Deve essere in grado di destreggiarsi tra più attività, tenere traccia dei vostri impegni, gestire i documenti e assicurarsi che tutto sia al suo posto.
Essere organizzati è fondamentale quando le cose si fanno frenetiche. **Sapere come stabilire le priorità e gestire il proprio tempo può aiutare a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata
Conoscenza della tecnologia
Un assistente personale deve essere esperto di tecnologia. Dalla gestione dei calendari e delle email all'utilizzo di strumenti e software per il project management, la conoscenza della tecnologia non è negoziabile.
L'uso efficace della tecnologia migliora la produttività e le operazioni. Ad esempio, deve saper utilizzare strumenti per la produttività e il project management come ClickUp . **Un assistente personale esperto di tecnologia vi aiuta a stare al passo con i tempi utilizzando gli strumenti e le piattaforme più recenti
Gestione del tempo
Infine, un'eccellente capacità di gestione del tempo è un must per qualsiasi assistente personale. Deve essere in grado di gestire il proprio tempo in modo efficiente, aiutandovi a ottimizzare il vostro. Che si tratti di programmare riunioni, impostare promemoria o garantire il rispetto delle scadenze, un assistente personale che eccelle nella gestione del tempo vi aiuterà a rimanere in carreggiata e a massimizzare la vostra produttività.
La gestione del tempo può portare ad una un aumento della produttività e del benessere . **Con un assistente personale attento al tempo, potete essere certi che ogni minuto della vostra giornata sarà usato con saggezza
Tenendo conto di tutte queste qualità, vediamo come trovare l'assistente personale giusto per voi.
Come assumere un'assistente personale: una guida completa
Trovare la migliore assistente personale è come trovare il membro del team dei vostri sogni. Ma da dove fare per iniziare? Non preoccupatevi, ci pensiamo noi. Ecco una guida con un passaggio per assumere la persona più adatta a voi.
Passaggio #1: Definire le proprie esigenze
Prima di iniziare il processo di assunzione, il primo passaggio consiste nel definire chiaramente ciò di cui avete bisogno da un assistente personale. State cercando qualcuno che gestisca la vostra agenda e si occupi di lavori amministrativi, oppure avete bisogno di competenze più specialistiche, come il project management o la pianificazione di eventi?
Comprendete le vostre esigenze per determinare il tipo di assistente personale in grado di supportare le vostre attività quotidiane.
Prendete in considerazione l'idea di creare un elenco delle attività che non riuscite a svolgere o per le quali non avete tempo. In questo modo avrete un quadro più chiaro delle responsabilità che dovrete delegare.
Passaggio n. 2: redigere una chiara descrizione delle mansioni da svolgere
Una volta identificate le vostre esigenze, il passaggio successivo consiste nello scrivere una descrizione del lavoro chiara e dettagliata. Una descrizione del lavoro ben fatta attira i candidati giusti e stabilisce chiare impostazioni.
Siate specifici sulle attività e sulle responsabilità, sulle competenze richieste e su eventuali esperienze precedenti che potrebbero essere utili.
Passaggio #3: Avviare il processo di reclutamento
Dopo aver pubblicato l'annuncio di lavoro, è il momento di avviare il processo di reclutamento. Esistono diverse piattaforme per trovare potenziali candidati, tra cui siti web di lavoro come Indeed e LinkedIn e siti web specializzati nell'assunzione di assistenti virtuali, come Cleardesk e VA Networking.
Da non trascurare anche Google Jobs, che aggrega gli elenchi di varie bacheche di lavoro, rendendo più facile per i candidati trovare il vostro annuncio. Piattaforma di gestione delle risorse umane ClickUp può semplificare l'assunzione, l'inserimento e la formazione di un assistente personale. Vi aiuta a creare un'agenda di pipeline di reclutamento e fornisce numerosi Modelli HR per le assunzioni e le valutazioni delle prestazioni. Esploriamoli insieme.
risparmia tempo con i modelli e le automazioni che fanno avanzare i candidati nella tua pipeline con la piattaforma di gestione delle risorse umane di ClickUp
Modello di modulo di domanda di lavoro ClickUp
Il Modello di modulo di domanda di lavoro ClickUp vi aiuta a monitorare facilmente le domande di lavoro degli assistenti personali. È possibile raccogliere rapidamente tutte le informazioni richieste ai candidati, come il percorso formativo e la storia lavorativa, e organizzarle in un unico posto. In questo modo si risparmia tempo e si possono facilmente monitorare e archiviare le informazioni sui candidati.
Scarica questo modello
Con questo modello è possibile:
- Garantire uno screening coerente ed equo dei candidati al lavoro
- Semplificare il processo di assunzione
- Ridurre la documentazione cartacea durante l'assunzione di un assistente personale
Modello di reclutamento e assunzione ClickUp
Non è tutto! Il Modello di reclutamento e assunzione di ClickUp può aiutarvi a organizzare e monitorare i candidati durante il loro percorso di assunzione. In questo modo si garantisce che nessun dettaglio venga trascurato e che si possano confrontare i candidati in modo efficiente.
Scaricare questo modello
Passaggio #4: condurre un colloquio di lavoro e selezionare i candidati
Una volta ristretta la rosa dei candidati, è il momento dei colloqui. È qui che si valuta l'idoneità dei candidati al ruolo.
Preparate una serie di domande che coprano le loro competenze ed esperienze. Inoltre, cercate di capire come gestiscono le sfide e il loro approccio alla gestione del tempo.
Dovreste anche effettuare un controllo dei precedenti per verificare le credenziali del candidato e assicurarvi che abbia la fedina penale pulita. Modelli di intervista facilitano l'intero processo.
Modello per il processo di colloquio di ClickUp
È possibile utilizzare Modello del processo di intervista di ClickUp per strutturare i vostri colloqui. Fornisce coerenza al processo di colloquio, in modo da poter confrontare i candidati in modo efficiente.
Scarica questo modello
Con questo modello è possibile:
- Confrontare i candidati in modo efficiente
- Ottimizzare il processo di colloquio
- Creare una forte pipeline di candidati per assumere i migliori assistenti personali
Passaggio #5: Rispettare le normative statali e federali
L'assunzione di un assistente personale, sia a tempo pieno che a tempo parziale, comporta delle responsabilità legali. È necessario rispettare le normative statali e federali, compresi gli obblighi fiscali, la retribuzione dei lavoratori e le leggi sull'occupazione.
Per evitare potenziali problemi, è bene informarsi su queste norme o consultare un esperto legale. Inoltre, bisogna considerare se è necessario fornire un'assicurazione sanitaria o altri benefit, a seconda della natura dell'impiego.
Passaggio #6: Decidere una retribuzione ragionevole
La retribuzione ha un ruolo fondamentale nell'attrarre e trattenere i migliori talenti.
Ricercate la retribuzione media degli assistenti personali nella vostra regione e considerate fattori quali l'esperienza, il livello di competenza e il fatto che il ruolo sia a tempo pieno o a tempo parziale.
**Siate trasparenti sull'intervallo di retribuzione durante il processo di reclutamento per garantire che voi e i candidati abbiate aspettative allineate
Offrire uno stipendio competitivo, insieme a benefit come orari flessibili o possibilità di lavoro da remoto, può rendere la posizione più attraente per la persona giusta.
Promemoria amichevole: Un assistente personale agisce come un partner nella vostra vita lavorativa e, una volta che c'è sintonia, si lavora a lungo termine. A volte può essere necessario del tempo per trovare una persona adatta alle vostre esigenze specifiche e al vostro stile di lavoro. Provate a sperimentare un impegno a breve termine e poi prolungatelo in base alla sinergia reciproca.
Oltre a un assistente personale, potete impiegare un assistente personale digitale che Da fare il lavoro di routine per voi. Vediamo come migliorare la vostra efficienza utilizzando un assistente personale digitale.
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Sebbene un assistente personale umano possa essere prezioso, anche la tecnologia può svolgere un ruolo importante nella gestione del carico di lavoro. ClickUp Brain , un Assistente dotato di IA aiuta l'utente a svolgere diverse attività, dalla programmazione degli appuntamenti alla stesura delle email.
Ecco come ClickUp Brain può supportarvi:
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Ecco come Josh Vogel, Senior Growth Product Manager di ClickUp, consiglia di utilizzare ClickUp Brain per gestire in modo efficiente le attività di routine:
Fonte
Anche se gli strumenti di IA non sostituiranno il tocco personale di un assistente umano, si tratta di una preziosa risorsa di supporto che può migliorare la gestione del carico di lavoro quotidiano.
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**Anche gli assistenti più abili hanno bisogno di una mano a volte. Questi migliori strumenti di IA possono alleggerire il loro carico e mantenere i professionisti sul monitoraggio.
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