Ti sei mai trovato sommerso da una montagna di modifiche, cercando di tenere traccia di chi ha suggerito cosa e quando?
Sebbene la funzionalità di tracciamento delle modifiche in Microsoft Word sia piuttosto intuitiva, se stai lavorando a un progetto collaborativo con più persone o creando più versioni dello stesso documento, le cose possono diventare decisamente... complicate.
Tuttavia, con alcuni strumenti e trucchi ingegnosi, imparerai presto l'arte del monitoraggio delle modifiche.
Scopriamo come ottimizzare il processo di modifica su Microsoft Word, mantenere tutti allineati e garantire che nessuna idea brillante vada persa.
Come utilizzare la funzione di tracciamento delle modifiche in Word
La funzionalità "Traccia modifiche" è fondamentale quando si effettuano modifiche o si collaborano su documenti Microsoft Word. Consente di effettuare il monitoraggio di ogni modifica, commento e revisione.
Ecco una guida passo passo su come effettuare il monitoraggio delle modifiche in Word:
Passaggio 1: attiva il controllo delle modifiche in Microsoft Word
Per prima cosa, devi attivare la funzione Traccia modifiche. Da fare:
- Apri il tuo documento in Microsoft Word
- Passa alla scheda Revisione nella barra multifunzione nella parte superiore.
- Fai clic sul pulsante Traccia modifiche Quando attivi Traccia modifiche, la sezione viene evidenziata. Le cancellazioni vengono contrassegnate con una linea di cancellazione e le aggiunte vengono sottolineate. Le modifiche apportate da autori diversi vengono visualizzate con colori diversi
- Quando attivi Traccia modifiche, la sezione viene evidenziata. Le cancellazioni vengono contrassegnate con una linea di cancellazione e le aggiunte vengono sottolineate. Le modifiche apportate da autori diversi vengono visualizzate con colori diversi.
- Attiva/disattiva questa icona per attivare/disattivare la funzione Traccia modifiche Quando disattivi la funzione Traccia modifiche, la sezione non viene più evidenziata e Word smette di effettuare il monitoraggio delle nuove modifiche. Tuttavia, le sottolineature e le barrature colorate esistenti rimangono nel documento.
- Quando disattivi Traccia modifiche, la sezione non è più evidenziata e Word smette di effettuare il monitoraggio delle nuove modifiche. Tuttavia, le sottolineature e le barrature di colore esistenti rimangono nel documento.
- Quando attivi Traccia modifiche, la sezione viene evidenziata. Le cancellazioni vengono contrassegnate con una linea di cancellazione e le aggiunte vengono sottolineate. Le modifiche apportate da autori diversi vengono visualizzate con colori diversi.
- Quando disattivi Traccia modifiche, la sezione non è più evidenziata e Word smette di effettuare il monitoraggio delle nuove modifiche. Tuttavia, le sottolineature e le barrature di colore esistenti rimangono nel documento.
- Puoi scegliere di effettuare il monitoraggio solo delle tue modifiche o delle modifiche di più revisori Per effettuare il monitoraggio solo delle tue modifiche, vai su Revisione > Monitoraggio modifiche > Solo mie Per effettuare il monitoraggio delle modifiche di tutti, vai su Revisione > Monitoraggio modifiche > Di tutti
- Per tenere sotto monitoraggio solo delle tue modifiche, vai su Revisione > Traccia modifiche > Solo mie.
- Per il monitoraggio delle modifiche di tutti, vai su Revisione > Traccia modifiche > Per tutti.
- Per tenere sotto monitoraggio solo delle tue modifiche, vai su Revisione > Traccia modifiche > Solo mie.
- Per il monitoraggio delle modifiche di tutti, vai su Revisione > Traccia modifiche > Per tutti.
💡Suggerimento professionale: se un documento ti viene condiviso per la revisione e non riesci a disattivare la funzione "Traccia modifiche", salva una copia del documento o chiedi al mittente di effettuare la condivisione nuovamente con la modalità di revisione disattivata. Ciò ti consentirà di effettuare le modifiche senza effettuare il monitoraggio delle modifiche.
Passaggio 2: scegli come visualizzare le modifiche nel documento
Una volta attivata la funzionalità Traccia modifiche, puoi regolare la modalità di visualizzazione delle revisioni sul documento. Ecco cosa puoi fare per gestire la visualizzazione delle modifiche:
- Nella scheda Revisione, fai clic sulla freccia del menu a discesa accanto a Traccia modifiche.
- Sono disponibili le seguenti opzioni per personalizzare le revisioni: Revisione semplice: Mostra le modifiche tracciate con una linea rossa nel margine Tutte le annotazioni: Mostra tutte le modifiche tracciate utilizzando vari colori per il testo e le linee Nessuna annotazione: Nasconde le modifiche, visualizzando il documento come se tutte le modifiche fossero state applicate Originale: Visualizza il documento com'era prima di abilitare il controllo delle modifiche, ma eventuali modifiche o commenti che non sono stati risolti rimangono visibili nel documento originale
- Marcatura semplice: mostra le modifiche tracciate con una linea rossa nel margine.
- Tutte le revisioni: mostra tutte le modifiche tracciate utilizzando vari colori per il testo e le linee.
- Nessuna marcatura: nasconde le modifiche, visualizzando il documento come se tutte le modifiche fossero state applicate.
- Originale: visualizza il documento così com'era prima di abilitare il monitoraggio delle modifiche, ma eventuali modifiche o commenti non risolti mantengono la loro visibilità nel documento originale.
- Marcatura semplice: mostra le modifiche tracciate con una linea rossa nel margine.
- Tutte le revisioni: mostra tutte le modifiche tracciate utilizzando vari colori per il testo e le linee.
- Nessuna marcatura: nasconde le modifiche, visualizzando il documento come se tutte le modifiche fossero state applicate.
- Originale: visualizza il documento così com'era prima di abilitare il monitoraggio delle modifiche, ma eventuali modifiche o commenti non risolti rimangono visibili nel documento originale.
- Seleziona l'opzione di marcatura appropriata per decidere come visualizzare le revisioni sul tuo documento.
Passaggio 3: personalizza la modalità di visualizzazione delle modifiche nel documento
Puoi decidere quali tipi di revisioni mostrare e come visualizzarle. Se opti per i fumetti, le modifiche appariranno nei margini del documento. In alternativa, se scegli di visualizzarle in linea, le cancellazioni appariranno come barrate direttamente nel testo anziché nei fumetti.
- Puoi personalizzare ulteriormente questi contrassegni facendo clic su Mostra contrassegni dal menu a discesa.
- Puoi scegliere i tipi di revisione e il modo in cui vengono visualizzati.
- Se scegli di mostrare le revisioni come fumetti, effettua la selezione di Fumetti e poi effettua la selezione del tipo di visualizzazione che desideri. Mostra revisioni nei fumetti: tutte le modifiche vengono mostrate nei fumetti Mostra tutte le revisioni in linea: puoi vedere le revisioni in linea anziché nei fumetti Mostra solo formattazione nei fumetti: solo le modifiche di formattazione vengono mostrate nei fumetti, mentre le altre sono in linea
- Mostra revisioni in palloncini: tutte le modifiche vengono visualizzate in palloncini.
- Mostra tutte le revisioni in linea: dove puoi vedere le revisioni in linea anziché nei fumetti
- Mostra solo la formattazione nei fumetti: solo le modifiche di formattazione vengono visualizzate nei fumetti, mentre le altre vengono visualizzate in linea.
- Se desideri visualizzare le modifiche in base al tipo di modifica, puoi effettuare la selezione di Inserimenti ed eliminazioni o Formattazione.
- Per selezionare Persone specifiche, cancella tutte le caselle di controllo tranne quelle accanto ai nomi dei revisori di cui desideri mostrare le modifiche.
- Mostra revisioni nei fumetti: tutte le modifiche vengono visualizzate nei fumetti.
- Mostra tutte le revisioni in linea: dove puoi vedere le revisioni in linea anziché nei fumetti.
- Mostra solo la formattazione nei fumetti: solo le modifiche di formattazione vengono visualizzate nei fumetti, mentre le altre vengono visualizzate in linea.
Passaggio 4: aggiungi e rimuovi commenti
I commenti sono un elemento fondamentale di qualsiasi software di collaborazione sui documenti. Sono un ottimo modo per aggiungere contesto a raccomandazioni o suggerimenti senza apportare modifiche al testo effettivo.
Ecco come aggiungere commenti:
- Seleziona il testo su cui desideri inserire un commento.
- Nella scheda Revisione, clicca sull'opzione Nuovo commento.
- Nel margine del documento viene visualizzata una bolla di commento in cui puoi annotare le tue note, idee, feedback o suggerimenti.
- Ripeti i passaggi precedenti se desideri aggiungere un altro nuovo commento.
- Per eliminare i commenti, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla bolla del commento e effettua la selezione dell'opzione Elimina commento.
- Nella barra multifunzione troverai anche l'opzione Elimina per eliminare i commenti.
- Puoi attivare/disattivare i commenti utilizzando le opzioni Precedente e Successivo. Ciò è molto utile quando hai diversi commenti.
- Puoi rispondere, effettuare una modifica, eliminare o risolvere una thread di commenti dall'interno del commento stesso.
Passaggio 5: accetta o rifiuta le modifiche
Una volta che tu e i tuoi collaboratori avete apportato tutte le modifiche, potete approvare o rifiutare i loro suggerimenti. Ecco come fare:
- Vai al menu Revisione.
- Nella scheda Modifiche troverai le opzioni per Accettare o Rifiutare le modifiche. Hai anche la possibilità di attivare/disattivare la funzione Traccia modifiche utilizzando le opzioni Precedente e Successivo.
- Puoi: Accettare/rifiutare una modifica specifica Accettare/rifiutare una modifica e passare alla raccomandazione successiva Accettare/rifiutare tutte le modifiche nel documento
- Accetta/rifiuta una modifica specifica
- Accetta/rifiuta una modifica e passa al suggerimento successivo
- Accetta/rifiuta tutte le modifiche nel documento
- Accetta/rifiuta una modifica specifica
- Accetta/rifiuta una modifica e passa al suggerimento successivo
- Accetta/rifiuta tutte le modifiche nel documento
Bonus: per ulteriori informazioni sulla gestione delle revisioni, leggi la nostra guida sul controllo delle versioni dei documenti.
Passaggio 6: utilizzare il riquadro Revisione
Utilizza il riquadro Revisione per una panoramica più dettagliata delle modifiche tracciate e dei commenti nel tuo documento.
- Seleziona Revisione nella barra degli strumenti e vai alla sezione Traccia modifiche.
- Clicca su Riquadro revisione e si aprirà una nuova finestra che mostrerà tutte le modifiche apportate al documento.
- Hai la possibilità di visualizzare il riquadro Revisione in orizzontale (per vedere un elenco di tutte le modifiche sotto il documento) o in verticale (per vedere un elenco di tutte le modifiche accanto al documento).
Questa funzionalità/funzione è utile se desideri ottenere un riepilogo/riassunto e rivedere ogni modifica singolarmente e in modo approfondito.
Passaggio 7: Blocca il controllo delle modifiche
Quando invii un documento per la revisione o l'approvazione, è fondamentale acquisire tutte le modifiche apportate dai revisori. Alcune persone potrebbero dimenticare di attivare la funzione Traccia modifiche. Sebbene sia possibile confrontare la versione originale e quella revisionata per individuare le differenze, la funzione Blocca monitoraggio è un modo più semplice per impedire che vengano apportate modifiche senza tracciarle.
- Nella sezione Traccia modifiche, fai clic su Blocca monitoraggio.
- Nella finestra di dialogo Monitoraggio, crea una password.
Nota: chiunque può usufruire della funzionalità "Traccia modifiche" con la password corretta. Questa funzionalità migliora la collaborazione e la modifica dei documenti. Assicurati di comunicare con il tuo team e di gestire le password in modo efficace per mantenere un flusso di lavoro fluido.
Suggerimenti e trucchi per sfruttare al meglio la funzione di tracciamento delle modifiche in Microsoft Word
Padroneggiare la funzionalità di tracciamento delle modifiche è uno dei tanti trucchi di Microsoft Word che possono migliorare i tuoi processi di modifica e collaborazione.
Ecco alcuni suggerimenti e trucchi che possono aiutarti a ottenere il massimo da questo potente strumento:
- Semplifica i tuoi flussi di lavoro utilizzando le scorciatoie da tastiera per gestire in modo efficace il controllo delle modifiche.
Ad esempio, puoi attivare la funzione Traccia modifiche premendo Ctrl + Maiusc + E o Comando + Maiusc + E sui Mac. La stessa combinazione di tasti la disattiva. Usa Alt + Maiusc + C per scorrere le modifiche; Alt + Maiusc + A per accettare le modifiche e così via.
- Filtra le modifiche di un revisore specifico per lavorare sulle raccomandazioni di una sola persona alla volta. Questo ti aiuta a concentrarti e ti evita di sentirti sopraffatto. Per attivare questa funzione, vai su Revisione > Mostra revisioni > Persone specifiche e seleziona un revisore.
- Passa da una visualizzazione all'altra a seconda delle tue esigenze. La visualizzazione Markup semplice mostra una versione pulita del documento con modifiche minime visibili. Puoi usarla se stai scrivendo sul documento. D'altra parte, la visualizzazione Markup completo è utile se stai facendo una revisione approfondita, perché mostra tutte le modifiche tracciate.
- Aggiungi commenti che spiegano le ragioni alla base di una modifica per fornire un contesto più ampio alle modifiche tracciate. In questo modo si eliminano le possibilità di incomprensioni e inutili scambi di comunicazioni.
- Converti i file Microsoft Word in Documenti Google se desideri collaborare e effettuare modifiche a documenti basati su cloud. Questo passaggio è particolarmente utile se stai già lavorando nell'ecosistema Google Workspace. In alternativa, puoi utilizzare Microsoft 365 per collaborare alla creazione di un documento con qualcun altro.
- Utilizza le funzionalità Confronta e Combina in Word per vedere le differenze tra due documenti o unire le modifiche in un unico documento.
Questa funzionalità/funzione è utile se ricevi diverse versioni dello stesso documento da altri revisori e desideri risparmiare tempo mentre gestisci più versioni.
Bonus: come unire documenti Word!
Limiti dell'utilizzo della funzione di tracciamento delle modifiche in Microsoft Word
Sebbene la funzionalità di tracciamento delle modifiche sia essenziale per facilitare la collaborazione in team, presenta alcune limitazioni che incidono sull'efficienza del flusso di lavoro e sulla sicurezza dei documenti. Ecco una panoramica di questi svantaggi:
- Complessità nella gestione di più collaboratori: con più utenti che apportano modifiche, il documento può diventare rapidamente disordinato. Ciò rende difficile il monitoraggio delle revisioni e la gestione delle modifiche. Tali problemi sono più evidenti nelle attività di project management a causa del numero e della varietà delle parti interessate coinvolte.
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- Collaborazione in tempo reale limitata: mentre Microsoft 365 offre la collaborazione online tramite il cloud, la versione desktop di Microsoft Word non dispone della funzione di modifica in tempo reale che consente a più collaboratori di lavorare sullo stesso file. Ciò può causare problemi di controllo delle versioni, poiché ogni revisore avrà una copia locale del documento che dovrai consolidare.
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- Problemi relativi alle dimensioni dei documenti e alle prestazioni: l'attivazione della funzione Traccia modifiche in documenti di grandi dimensioni o per durate prolungate può causare problemi di prestazioni. Noterai che il documento è lento e che aprirlo può essere un'operazione lenta e fastidiosa, soprattutto su dispositivi diversi. Questa esperienza frustrante peggiora ulteriormente quando si lavora con scadenze strette.
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- Potenziale perdita o danneggiamento dei dati: se disattivi la funzionalità Traccia modifiche prima di finalizzare il documento, rischi di perdere decisioni importanti. Oltre a tali incidenti, la funzionalità potrebbe potenzialmente causare il danneggiamento del documento, soprattutto se hai applicato una formattazione complessa o stai utilizzando una versione precedente di Word.
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- Rischi per la sicurezza con metadati nascosti: anche dopo aver accettato o rifiutato le modifiche, il documento potrebbe comunque contenere alcuni metadati. Queste informazioni segrete possono comportare rischi per la sicurezza e la privacy se non gestite correttamente.
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- Interfaccia goffa e fonte di distrazione: anche se può dipendere dalle preferenze personali, la funzionalità di tracciamento delle modifiche di Microsoft Word appare goffa e obsoleta. Certo, è possibile modificare le opzioni di marcatura e visualizzare o nascondere le modifiche tracciate, ma la linea rossa e l'impossibilità di rispondere ai commenti sono piuttosto obsolete.
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