L'ottimizzazione dei flussi di lavoro dei documenti è la chiave per una buona gestione delle operazioni. Non si tratta di un esercizio una tantum, ma di un'operazione da svolgere regolarmente per garantire la massima efficienza.
Dovete continuare a chiedervi se i vostri flussi di lavoro sono efficienti e ben organizzati. Da fare: garantiscono approvazioni rapide e indicano responsabilità cancellate? Da fare, invece, sono lenti e disorganizzati, con ritardi e confusione che ostacolano lo stato?
Pensate ai flussi di lavoro della vostra azienda che riguardano i documenti. Considerate i seguenti scenari per valutare la situazione della vostra organizzazione:
- Le approvazioni vengono riunite prontamente, le richieste di progetto sono registrate con precisione e i ruoli sono chiari?
- Oppure vi trovate di fronte ad approvazioni ritardate, richieste di progetto bloccate nel limbo e confusione diffusa su chi fa cosa?
Se la vostra esperienza propende per la seconda ipotesi, significa che i vostri flussi di lavoro hanno bisogno di una trasformazione. Il software per il flusso di lavoro dei documenti è una soluzione garantita per snellire le operazioni quotidiane. Questi strumenti migliorano l'efficienza snellendo i processi aziendali.
La scelta del giusto software per i flussi di lavoro documentali è fondamentale per perfezionare e ottimizzare la macchina organizzativa.
Che cos'è il software per il flusso di lavoro dei documenti
Il software per il flusso di lavoro aiuta a gestire l'intero ciclo di vita dei documenti. Semplifica la creazione dei documenti, a partire dall'ideazione, e include il controllo della versione, il monitoraggio delle approvazioni, la condivisione e l'archiviazione dei contenuti.
Scopriamo come i migliori strumenti per il flusso di lavoro dei documenti del 2024 possono rivoluzionare le vostre attività aziendali.
Cosa cercare in un software per il flusso di lavoro dei documenti
Quando si cerca il miglior software per il flusso di lavoro dei documenti, bisogna concentrarsi sulle funzionalità/funzione che migliorano l'efficienza, snelliscono le operazioni e salvaguardano i dati. Gli elementi chiave da ricercare includono:
- Automazione del flusso di lavoro: scegliete un software per il flusso di lavoro dei documenti in grado di automatizzare le attività ripetitive, dall'instradamento dei documenti ai processi di approvazione, liberando il vostro team dalle attività manuali
- Gestione dei documenti basata su cloud: Accesso ai documenti ovunque e in qualsiasi momento, per garantire che il team sia sempre sulla stessa pagina, sia che lavori da remoto che in ufficio
- Flusso di lavoro completo per la gestione dei documenti: cercate soluzioni che offrano un solido sistema di gestione dei documenti, dalla creazione, scansione e archiviazione al recupero e alla cancellazione, per migliorare la gestione del ciclo di vita dei documenti
- Funzionalità/funzione di sicurezza avanzate: Assicurarsi che il software per il flusso di lavoro documentale disponga di solidi protocolli di sicurezza, tra cui autorizzazioni di accesso e audit trail, per proteggere le informazioni sensibili
- **Funzionalità di integrazione: selezionare un software per il flusso di lavoro documentale che si integri perfettamente con gli strumenti e i sistemi esistenti, consentendo un flusso di lavoro unificato
- Personalizzazione e scalabilità: Scegliete piattaforme che offrano modelli personalizzati, elaborazione di moduli e un'interfaccia drag-and-drop, che vi permettano di adattare i flussi di lavoro ai vostri processi aziendali esclusivi
- Gestione avanzata degli utenti: Cercate funzionalità/funzione chiave che vi permettano di gestire ruoli e responsabilità degli utenti, assicurando che solo il personale autore possa accedere, modificare o condividere i documenti
I 10 migliori software per il flusso di lavoro dei documenti da utilizzare nel 2024
Il giusto software per i flussi di lavoro documentali deve gestire con precisione flussi di lavoro complessi e fornire un software scalabile, sicuro e integrativo per soddisfare le esigenze aziendali in continua evoluzione. Vediamo i 10 migliori software per flussi di lavoro nel 2024.
1. ClickUp
Oltre a essere uno strumento olistico di project management, ClickUp è uno strumento completo per ottimizzare la creazione, la gestione e la collaborazione dei documenti. È un hub centrale per gestire le modalità di condivisione, modifica, revisione e scambio dei documenti tra i membri del team, favorendo un maggiore controllo e organizzazione.
La versatilità di ClickUp è evidente nelle sue estese capacità di integrazione, che consentono di collegarsi a oltre 1.000 strumenti. Le integrazioni native consentono la sincronizzazione con il flusso di lavoro esistente e forniscono una piattaforma unificata per attività e progetti.
Le migliori funzionalità/funzione di ClickUp
Documenti di ClickUp DocuWare consente alle organizzazioni di snellire le operazioni in vari reparti, quali commerciale, risorse umane e finanziario. Progettando e automatizzando i processi in base alle vostre esigenze specifiche, DocuWare spinge il vostro team a incrementare i livelli di produttività.
Le migliori funzionalità/funzione di DocuWare
- Automazione efficiente di flussi di lavoro personalizzati con il software di gestione dei flussi di lavoro di DocuWare tramite un'interfaccia drag-and-drop
- Garantire la gestione precisa dei documenti e il processo decisionale con un controllo approfondito e la massima trasparenza
- Accesso alle attività del flusso di lavoro ovunque grazie al supporto mobile e gestione efficiente delle attività con aggiornamenti automatici, assegnazioni chiare, escalation e regole di sostituzione
Limiti di DocuWare
- Il mio lavoro con i documenti offline può presentare delle difficoltà che possono ostacolare la produttività in istanze prive di accesso a Internet
- La funzione completa di DocuWare comporta una curva di apprendimento che per alcuni potrebbe essere ripida, soprattutto per chi non ha un background tecnico
Prezzi di DocuWare
- Prezzi personalizzati
Valutazioni di DocuWare
- G2: 4.5/5 (220 recensioni)
- Capterra: 4.6/5 (88 voti)
3. Fluix
via Fluix Fluix trasforma gli ingombranti processi cartacei in flussi di lavoro digitali semplificati. L'adozione di Fluix consente alla vostra organizzazione di adottare un ambiente privo di carta, di automatizzare le attività di routine e di eliminare i colli di bottiglia che ostacolano la produttività.
Che siate leader di mercato o un'azienda in crescita, la suite di strumenti Fluix è progettata per rafforzare la vostra struttura operativa con documenti digitali e automazione dei flussi di lavoro.
Le migliori funzionalità/funzione di Fluix
- Centralizzazione del software di gestione dei documenti con Fluix per una maggiore precisione, sicurezza e conformità
- Ottenete il controllo dei processi per approvazioni più rapide e una maggiore conformità con Fluix
- Trasformare i dati in informazioni strategiche per prendere decisioni informate e migliorare l'operatività con Fluix
- Accesso a informazioni tempestive e accurate da un'origine unificata, per consentire un processo decisionale basato sui dati
Limiti di Fluix
- Le funzionalità di modulo di Fluix possono essere complesse e possono mettere in difficoltà gli utenti di tutti i giorni
- Gli utenti sperimentano il disagio di dover passare da una barra degli strumenti all'altra per evidenziare e segnare, e il processo di aggiunta dei segnalibri è macchinoso
Prezzi di Fluix
- Pacchetto base: $$$a per utente al mese, con un requisito minimo di 10 utenti
Valutazione di Fluix
- G2: 4.8/5 (18 recensioni)
- Capterra: 4.8/5 (45 voti)
4. DocuSign
via DocuSign DocuSign offre soluzioni software per il flusso di lavoro dei documenti per semplificare il processo di stipula degli accordi in diverse funzioni aziendali. È utile per le firme elettroniche e aiuta a trasformare l'intero ciclo di vita degli accordi, dalla creazione all'esecuzione e alla gestione.
Funzioni principali di DocuSign
- Invio, firma e approvazione digitale dei documenti con la funzionalità di firma elettronica sicura e legalmente vincolante di DocuSign, accessibile da qualsiasi dispositivo in tutto il mondo
- Automazione dell'intero processo di gestione dei contratti con il CLM di DocuSign, dalla stesura ai rinnovi, per una maggiore efficienza e una riduzione dei rischi
- Generare automaticamente documenti accurati e coerenti e utilizzare le analisi di DocuSign per ottenere informazioni sui processi contrattuali e ottimizzare il flusso di lavoro dei documenti
Limiti di DocuSign
- Le funzionalità offline di DocuSign possono talvolta essere limitate, ponendo problemi agli utenti che devono lavorare con i documenti senza accesso a Internet
Prezzi di DocuSign
- Personale: $15/mese per esigenze di firma elettronica di base
- Standard: $45/mese per utente per i team
- Business Pro: $65/mese per utente
- Azienda: Prezzo personalizzato
Valutazioni di DocuSign
- G2: 4,5/5 (2.327 recensioni)
- Capterra: 4.8/5 (517 recensioni)
5. Avokaado
via Avokaado Avokaado CLM è un software all-in-one per il flusso di lavoro dei documenti, progettato per consentire ai team di diversi reparti di automatizzare, negoziare, firmare elettronicamente e gestire i contratti in modo semplice ed efficiente. L'obiettivo è quello di eliminare il lavoro manuale, consentendo alle organizzazioni di concentrarsi sulle attività strategiche sfruttando la potenza del flusso di lavoro dell'automazione nei processi contrattuali.
Le migliori funzionalità/funzioni di Avokaado
- Automazioni nella creazione, negoziazione e gestione dei contratti con Avokaado CLM per accelerare il ciclo di vita e garantire conformità e accuratezza
- Migliorare la collaborazione del team sui contratti con Avokaado, consentendo una comunicazione fluida e un flusso di documenti con tutte le parti interessate
- Accelerare i processi di approvazione con le funzionalità di eSigning in sicurezza di Avokaado CLM, che consentono la firma elettronica da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento
Limiti di Avokaado
- Gli utenti che lavorano su schermi piccoli di laptop possono trovare difficile leggere il testo nel processo di creazione della bozza, soprattutto quando le opzioni appaiono sul lato destro, oscurando la visualizzazione della casella di testo principale
Prezzi di Avokaado
- Free Account: Utenti illimitati, fino a cinque documenti al mese
- Area di lavoro privata: Prezzo personalizzato
- Soluzione on-premise: Prezzo personalizzato
Valutazioni di Avokaado
- G2: Non abbastanza recensioni
- Capterra: Non abbastanza recensioni
6. FileHold
via G2 FileHold è stato progettato per semplificare e automatizzare i flussi di lavoro dei documenti, garantendo un accesso sicuro e controllato ai documenti in tutta l'organizzazione. È stato concepito per le aziende che desiderano un accesso efficiente ai documenti flussi di lavoro per la gestione dei documenti fileHold offre diverse funzionalità/funzione per migliorare la sicurezza, l'accessibilità e la conformità dei documenti.
Le migliori funzionalità/funzione di FileHold
- Migliorate la sicurezza e la conformità dei documenti con l'accesso controllato e sicuro ai documenti da parte di FileHold, riservato agli utenti autorevoli
- Semplificare le operazioni con flussi di lavoro personalizzabili per la revisione e l'approvazione dei documenti, automatizzando i processi aziendali
- Mantenere la produttività con l'accesso ai documenti in qualsiasi momento e ovunque da qualsiasi dispositivo con FileHold
Limiti di FileHold
- Le funzionalità dell'applicazione mobile di FileHold sono limitate
- La complessità della configurazione dei ruoli e delle autorizzazioni di sicurezza può essere scoraggiante e, se non gestita correttamente, può portare a rischi per la sicurezza dei dati
Prezzi di FileHold
- Prezzo personalizzato
Valutazioni di fileHold
- G2: Non ci sono abbastanza recensioni
- Capterra: 4.7/5 (45 recensioni)
7. CFlow
via Flusso CF CFlow è una piattaforma di flusso di lavoro documentale senza codice che rivoluziona il modo in cui le aziende gestiscono i processi operativi. Elimina i moduli cartacei, le email e i fogli di calcolo tradizionali, introducendo un'automazione del flusso di lavoro che promette efficienza e produttività.
Le migliori funzionalità/funzione di CFlow
- Automazione del flusso di lavoro immediata grazie alla libreria di modelli di flusso di documenti pronti all'uso per vari dipartimenti
- Integrazione perfetta con strumenti di terze parti grazie alla facile integrazione delle API di Cflow con G Suite, Office 365 e altro ancora
- Garantire la sicurezza dei dati con una solida crittografia e backup automatici nei data center AWS a prova di proiettile
- Permettere approvazioni flessibili, consentendo a utenti che non fanno parte di Cflow di approvare le richieste, migliorandone l'utilità
Limiti di CFlow
- Si sono verificate istanze di prestazioni lente durante il trasferimento di grandi volumi di dati,
Prezzi del flusso
- Piano Happy: $$$a mese per utente per un minimo di 10 utenti
- Piano Joy: $16/mese per utente per un minimo di 10 utenti
- Piano Beatitudine: $22/mese per utente con un minimo di 10 utenti
Valutazione del flusso
- G2: 5.0/5 (53 recensioni)
- Capterra: Non ci sono abbastanza recensioni
8. Docsumo
via Docsumo Docsumo è un software per il flusso di lavoro dei documenti, progettato per estrarre in modo efficiente e accurato i dati da documenti non strutturati.
Destinato a trasformare il flusso di lavoro per l'elaborazione dei documenti in settori come quello finanziario, assicurativo, immobiliare e creditizio, Docsumo offre un intervallo di funzionalità/funzioni progettate per ridurre al minimo il lavoro manuale e massimizzare l'accuratezza dei dati.
Funzioni di Docsumo
- Utilizzo delle API preaddestrate di Docsumo per l'implementazione immediata su documenti come fatture e ID
- Migliora l'accuratezza dell'estrazione dei dati grazie all'apprendimento automatico di Docsumo che impara da ogni documento
- Estrarre i dati in modo efficiente da tabelle complesse con Tabella Vision
- Valutare l'affidabilità dei dati con i punteggi di confidenza dell'accuratezza dei dati di Docsumo
Limiti di Docsumo
- La configurazione iniziale e l'addestramento dei modelli possono richiedere più tempo del previsto, soprattutto per i documenti con una varianza significativa
Prezzi di Docusumo
- Piano di crescita: A partire da $500/mese
- Piano Business: Prezzo personalizzato
- Piano Enterprise: Prezzo personalizzato
Valutazioni di Docusumo
- G2: 4.7/5 (46 recensioni)
- Capterra: Non ci sono abbastanza recensioni
9. Document Logistix
via Document Logistix Document Logistix offre soluzioni di gestione documentale per snellire e automatizzare i processi del flusso di lavoro documentale in vari settori, tra cui quello degli account, delle risorse umane, degli approvvigionamenti e altri ancora. Le soluzioni sono flessibili e possono essere implementate on-premise, nel cloud o come SaaS per soddisfare le esigenze specifiche di diverse aziende.
Le migliori funzionalità/funzione di Document Logistix
- Automazioni delle operazioni di front e back-office con soluzioni complete per il flusso di lavoro dei documenti per la trasformazione digitale dei documenti
- Accesso ad applicazioni specifiche per i settori della logistica, dell'istruzione, dell'industria manifatturiera e altro ancora, per riunire le sfide del settore
- Miglioramento dell'efficienza grazie alle funzionalità di integrazione con i sistemi legacy e con le principali soluzioni di workflow documentale, senza interrompere il flusso di lavoro documentale esistente
Limiti di Document Logistix
- Document Logistix non dispone di un supporto tecnico completo e di servizi di formazione, sottolineando la mancanza di soddisfazione dei clienti e di apprendimento continuo
Prezzi di Document Logistix
- Prezzi personalizzati
Valutazione di Document Logistix
- G2: Non abbastanza recensioni
- Capterra: Non abbastanza recensioni
10. Rever
via Business Review Revver, già eFileCabinet, trasforma i sistemi di gestione documentale da un'attività complessa a un'attività semplice per la crescita e l'impatto positivo. Questa piattaforma innovativa offre una suite completa di strumenti per digitalizzare, automatizzare e ottimizzare i processi dipendenti dai documenti, promuovendo migliori pratiche di lavoro e snellendo le operazioni aziendali in vari settori.
Le migliori funzionalità/funzione di Revver
- Automazioni nello spazio di archiviazione e nell'organizzazione dei documenti per porre fine al caos dei contenuti con Revver
- Garantisce il recupero istantaneo dei documenti, riducendo significativamente i tempi di ricerca
- Accelerare il flusso di lavoro dei documenti con la firma elettronica e gli strumenti di collaborazione per la condivisione dei documenti senza soluzione di continuità
- Aumenta l'efficienza e riduce al minimo l'errore umano grazie all'automazione dei processi aziendali e delle attività ripetitive
- Garantire la protezione dei documenti con sicurezza di livello bancario e funzionalità/funzione di governance complete
Limiti di reversibilità
- Alcuni utenti hanno espresso la necessità di risorse di formazione più accessibili per sfruttare appieno le sue funzionalità/funzioni
Prezzi di Rever
- Prezzo personalizzato
Vendita valutazioni
- G2: 4.3/5 (355 recensioni)
- Capterra: Non ci sono abbastanza recensioni
Potenzia i tuoi documenti, eleva il tuo Business con ClickUp
L'esplorazione delle opzioni di software per il flusso di lavoro dei documenti rivela l'importanza di scegliere una soluzione che:
- Gestisca i documenti aziendali in modo efficiente
- Semplifica le operazioni attraverso un flusso di lavoro automatizzato per i documenti
La scelta del giusto software per il flusso di lavoro dei documenti può trasformare le operazioni aziendali dal caos all'efficienza. Sebbene ogni piattaforma offra funzionalità/funzione uniche, ClickUp si distingue come il miglior software per il flusso di lavoro dei documenti, grazie alla sua capacità di trasformare i documenti cartacei in un formato digitalizzato e facilmente gestibile.
Grazie al versatile ClikUp Documenti, ai modelli personalizzabili e alle solide integrazioni, ClickUp semplifica il sistema di gestione dei documenti e migliora la collaborazione e la produttività. I suoi strumenti di IA semplificano ulteriormente il flusso di lavoro dei documenti, assicurando che il team completi le attività in modo preciso e veloce.
Per le aziende pronte a migliorare il proprio flusso di lavoro documentale, l'adozione dell'innovativa piattaforma ClickUp rappresenta il prossimo passaggio verso l'innovazione e la crescita. Iscrivetevi gratuitamente e iniziate il vostro viaggio verso l'eccellenza operativa.