Molte persone considerano le riunioni del team di leadership un'enorme perdita di tempo. Questo perché la maggior parte delle riunioni è dispersiva e spesso viene fatta deragliare da eventi negativi
.
Una riunione veramente efficace si concentra su ciò che è veramente importante e su ciò che deve accadere dopo. Ecco la riunione di livello 10.
Analizziamo cos'è una riunione di livello 10 e perché funziona così bene. Daremo poi un'occhiata alla struttura della riunione e impareremo alcuni modi per portare i vostri team di leadership al livello successivo. Non riuscirete più a Da fare le riunioni nello stesso modo. ✨
**Che cos'è una riunione di livello 10?
Generate rapidamente il programma della vostra riunione su un documento collaborativo in ClickUp
Il format della riunione di livello 10 (L10) è stato sviluppato per aiutare imprenditori, team di leadership e startup a identificare, discutere e risolvere i problemi. A questa riunione di 90 minuti partecipa ogni settimana l'intero team di leadership.
Mentre
concentrarsi su attività quotidiane e
le riunioni L10 sono spesso incentrate sulla creazione di relazioni e sulla raccolta di informazioni, mentre le riunioni L10 sono più strategiche e orientate alla risoluzione dei problemi. Incoraggiano la chiarezza, l'allineamento e l'azione, migliorando la produttività, aumentando le entrate e rafforzando la collaborazione all'interno del team di leadership. 👪
Le riunioni settimanali L10 sono solo uno degli strumenti e dei principi che compongono l'Entrepreneurial Operating System® (EOS). Fondato da Gino Wickman, l'EOS si basa su sei elementi chiave, ovvero:
- Visione
- Persone
- Dati
- Problemi
- Processo
- Trazione
Ognuno di questi elementi viene toccato durante le riunioni di L10, con la maggior parte del tempo dedicata ai tre problemi più importanti in programma.
Vantaggi di una Riunione di livello 10 **Si tratta di tutti questi elementi
Le riunioni L10 sono estremamente efficaci per diversi motivi.
Sono orientate agli obiettivi
Gli obiettivi aziendali e gli oggetti strategici sono al centro della riunione. I partecipanti condividono aggiornamenti rapidi sulle metriche della loro scorecard, fornendo un'istantanea di come l'azienda sta facendo in relazione agli obiettivi. In questo modo è facile rimanere allineati e continuare a muoversi nella giusta direzione. 🎯
Risolvono i problemi
Sessanta dei 90 minuti di questa riunione settimanale si concentrano sulla comprensione dei problemi che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il tempo della riunione è ben speso per affrontare le cause principali e cercare soluzioni a livello strategico. Questo format è pensato per risolvere i problemi prima che diventino più grandi, risparmiando tempo ed energia.
Sono estremamente focalizzati e perseguibili
A ogni elemento del programma è assegnato un tempo specifico (per lo più breve), in modo da non sprecare tempo.
sono chiaramente documentati, riportati e spuntati, portati avanti o sollevati come problemi. ✅
Hanno una struttura chiara
Le riunioni di L10 si tengono ogni settimana alla stessa ora e nello stesso giorno e seguono una struttura
in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e possano prepararsi di conseguenza.
Detto questo, non dovrebbe essere una sorpresa che la gestione di questo tipo di riunione richieda una forte facilitazione e uno scriba/amministratore meticoloso, preferibilmente le stesse persone ogni settimana per stabilire una continuità.
Il ruolo del facilitatore è quello di far rispettare il Programma della riunione e di far rispettare le regole
-come la preparazione e il rispetto dei tempi previsti dal Programma. L'amministratore prende nota delle riunioni, aggiorna l'Elenco dei Da fare (che fa parte dell'ordine del giorno) e tiene tutti informati.
Con le persone, i processi e gli strumenti giusti, le riunioni L10 valgono il lavoro richiesto.
Livello 10 Struttura della riunione
Una delle chiavi dell'esito positivo è che la maggior parte delle riunioni L10 segue lo stesso programma. Vediamo esattamente cosa comporta, passaggio per passaggio.
Segue
tempo: 5 minuti
La riunione si apre con un "segue", altrimenti noto come "check-in". Ogni membro del team condivide una buona notizia personale o professionale, ad esempio una vittoria o un momento "aha" della settimana. In questo modo tutti hanno la possibilità di essere pienamente presenti alla riunione, di creare connessioni all'interno del team di leadership e di iniziare la sessione con una nota positiva 😊
Cartella di valutazione
tempo: 5 minuti
Questa sezione esamina gli oggetti e i risultati chiave (OKR) - o gli indicatori di prestazione chiave (KPI) - che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il titolare di ogni metrica chiave si limita a dire se la sua metrica è "in regola" o "fuori regola", senza ulteriori spiegazioni. Se è fuori strada, viene spostata nell'Elenco dei problemi, che verrà discusso più avanti nella riunione.
Rassegna della roccia
tempo: 5 minuti
I Teams sono obiettivi trimestrali e ogni membro del team è solitamente responsabile di tre-cinque di essi. Anche gli aggiornamenti delle rocce consistono esclusivamente in una risposta "sulla buona strada" o "fuori strada", mentre eventuali problemi vengono spostati nell'Elenco dei problemi. 🪨
Clienti e Titoli dei dipendenti
tempo: 5 minuti
Qui i partecipanti condividono qualsiasi notizia buona o cattiva sui dipendenti o sui personalizzati. Le buone notizie vengono celebrate e le cattive passano direttamente all'Elenco dei problemi.
Elenco dei Da Fare
tempo: 5 minuti
L'Elenco delle cose da fare riguarda elementi da completare entro 7 giorni. Pertanto, molti degli elementi discussi nella riunione precedente sono stati completati nella settimana precedente. Durante la riunione in corso, i partecipanti li dichiarano "fatti" o "non fatti" Gli elementi che rientrano in quest'ultima categoria possono passare alla settimana successiva per essere rivisti nella riunione successiva oppure, se sono diventati un problema, passare all'Elenco problemi di questa settimana.
Elenco dei problemi
tempo: 60 minuti
Conosciuta anche come Identificare, Discutere, Risolvere ($$$a®), questa parte della riunione è dedicata a scoprire le vere radici dei problemi e poi
fare un brainstorming sui modi per risolverli
. Dopo un rapido riepilogo dei problemi presenti nell'elenco della scorsa settimana e di quelli aggiunti durante la riunione, i partecipanti votano su come assegnare le priorità. Poi affrontano i primi tre, iniziando da quello più importante. I passaggi successivi vengono aggiunti all'Elenco da fare. Se un problema dell'elenco non viene affrontato entro poche settimane, viene spostato in un elenco a lungo termine da discutere durante la prossima riunione trimestrale.
Conclusione
tempo: 5 minuti
Gli ultimi minuti sono dedicati alla revisione dell'Elenco Da Fare e dei prossimi passaggi. I partecipanti decidono anche su eventuali messaggi a cascata da trasmettere al resto dell'organizzazione. Infine, valutano la riunione su 10 e, se la media è inferiore a 8, discutono su cosa Da fare in modo diverso la prossima volta.
Con un modello di L10 così chiaro, gli argomenti più importanti vengono sempre coperti e Da fare sempre in tempo. ⏱️
10 Suggerimenti per migliorare il vostro Livello 10 Riunioni
Ora che sapete qual è l'obiettivo da raggiungere, vediamo come migliorare le vostre riunioni
e lavoro richiesto.
1. Sfruttare al meglio gli strumenti per le riunioni
La tecnologia moderna può essere una vera e propria manna e
software di gestione delle riunioni
ne è un esempio.
Prendete
ad esempio. Questa piattaforma per riunioni online offre liste di controllo per la pianificazione, modelli per le riunioni, strumenti per prendere appunti, un'eccellente gestione delle attività e molto altro ancora, tutto progettato per semplificarvi la vita. Iniziate con il
Modello di riunione ClickUp Level 10
e da lì si parte.
Buono a sapersi:
coprono praticamente ogni eventualità. Da
modelli per il kickoff del progetto
che aiutano a pianificare e a definire le priorità per
modelli di riunione individuale
per gestire il vostro team, non dovrete più ricominciare da zero.
2. Programmare in modo strategico
Gestite e organizzate progetti e pianificate attività attraverso la flessibile visualizzazione Calendario per mantenere i team in sincronizzazione
Per rafforzare l'importanza della riunione L10, tenetela ogni settimana alla stessa ora. Quando è sempre in calendario, i partecipanti prendono l'abitudine di prepararsi e i team imparano a programmare le altre riunioni. 🗓️
Pianificare le riunioni è un gioco da ragazzi con
La visualizzazione del Calendario di ClickUp
. È sufficiente impostare una riunione ricorrente, invitando tutti i partecipanti necessari. Quindi collegare tutti i documenti della riunione a quella riunione, in modo che tutti possano trovarli.
3. Programma la riunione con anticipo
Prima si distribuisce l'agenda della riunione L10, più tempo si ha a disposizione per raccogliere i dati e prepararsi alla riunione. L'ordine del giorno stabilisce anche una chiara aspettativa su ciò che verrà trattato, mantenendo tutti concentrati.
Utilizzare
e il file
per creare l'agenda delle riunioni di ogni settimana. Scrivete voi stessi il programma o collaborate con l'intero team: ogni utente si distingue nel sistema per il proprio ID colore. Gli strumenti di formattazione integrati consentono di creare facilmente un documento finale dall'aspetto professionale senza alcun lavoro richiesto.
4. Rispettare i tempi della riunione
Impostazione facile dei promemoria con il comando "R" di ClickUp
Parte del segreto della riunione L10 consiste nel seguire esattamente il processo. Questo inizia con l'iniziare in orario, il che significa incoraggiare le persone ad arrivare cinque minuti prima per sistemarsi.
Mantenete le persone in orario con
. Impostate una promemoria per prompt i partecipanti a prepararsi per la riunione con largo anticipo, in modo che nessuno si agiti all'ultimo minuto, ritardando la riunione. Poi impostatene un altro per avvisare che la riunione sta per iniziare, in modo che tutti si registrino e siano pronti a partire al momento giusto. 🔔
5. Utilizzare strumenti visivi per la chiarezza
La definizione delle priorità degli elementi dell'Elenco dei problemi è un passaggio molto importante nella fase IDS della riunione ed è impossibile stabilire le priorità se non si sa a cosa si sta dando la priorità. Create un elenco chiaro che tutti possano vedere, in modo da poter prendere buone decisioni.
Un modo molto efficace Da fare è quello di creare un elenco di priorità
. Lo scriba può trasferire i problemi esistenti nell'Elenco dei problemi alla Lavagna online all'inizio della sessione. Gli strumenti di collaborazione di ClickUp consentono a chiunque di catturare il problema che sta sollevando nel momento in cui si presenta, fornendo un elenco completo per facilitare la definizione delle priorità quando si arriva alla fase di risoluzione dei problemi della riunione. È sufficiente spuntare gli elementi man mano che li si affronta.
6. Prendere ottime note per le riunioni
Riepilogare/riassumere le note di una riunione in pochi secondi con ClickUp AI
Creare un resoconto accurato di ciò che è accaduto in una riunione è fondamentale. I verbali delle riunioni formano la base delle riunioni future, garantendo la continuità e il progresso. Inoltre, fungono da ultima parola quando i ricordi di ciò che è accaduto sono diversi.
Buono
software per i verbali delle riunioni
fa la differenza in questo caso. Si potrebbe iniziare utilizzando
per annotare le note durante la riunione. Poi chiedete al
Assistente di scrittura ClickUp AI
per riepilogare/riassumere le note e trasformarle in verbali di riunione. Il
Modello di verbale di riunione ClickUp
fornisce un quadro di riferimento già pronto per garantire la coerenza di tutti i verbali delle riunioni. 📝
7. Cattura di video importanti
Condividete le registrazioni dello schermo per trasmettere il vostro messaggio in modo preciso senza bisogno di una catena di email o di una riunione di persona con Clip by ClickUp
I partecipanti condividono spesso diapositive o altri documenti durante le riunioni L10. Queste immagini sono una parte importante del resoconto della riunione e spesso vengono diffuse come documenti separati prima o dopo la riunione.
Ma c'è un modo più semplice.
cattura clip video dello schermo, della scheda del browser o della finestra dell'app, inclusa una registrazione vocale se si sceglie di farlo, per fornire un contesto alla conversazione. È possibile salvare le clip come parte della registrazione della riunione e condividerle tramite un collegamento pubblico che viene riprodotto direttamente nel browser.
8. Centralizzare le chat
I partecipanti potrebbero avere domande o suggerimenti in anticipo o voler aggiungere ulteriori pensieri in seguito. Si potrebbero usare le email per tenere queste conversazioni, ma i thread delle email non sono sempre facili da trovare o da seguire, e in più sono scollegati dalla riunione stessa.
Piuttosto, create un canale designato con
per mantenere tutto centralizzato e collegato su un'unica piattaforma. Utilizzate il canale di chat per condividere aggiornamenti o risorse e conversare in tempo reale. Potete controllare chi ha accesso al vostro canale di chat, impostare notifiche per i nuovi messaggi e vedere la chat insieme al vostro lavoro in ClickUp mentre vi preparate per la riunione. 💬
9. Semplificare il flusso di lavoro
Utilizzate le lavagne online di ClickUp per assegnare attività, taggare gli assegnatari e tutto ciò che è necessario per dare il via alla vostra prossima collaborazione
La maggior parte delle riunioni L10 genera un elenco di elementi d'azione che devono essere gestiti, ma che spesso non lo sono. Il trucco per farli terminare è inserirli nel flusso di lavoro il prima possibile e monitorarli fino al completamento.
ClickUp vi permette di trasformare il testo di qualsiasi documento o lavagna online in un elenco di azioni da completare
con un semplice pulsante, senza bisogno di copiare e incollare. Ad esempio, è possibile creare elementi di azione o assegnare attività di ClickUp direttamente da un blocco note, da un documento, da una lavagna online, da una chat o da documenti più formali come i verbali delle riunioni.
Quindi
Il project management di ClickUp
clickUp si occupa di gestire le attività, aiutandovi a stabilire le priorità e a inserirle perfettamente nel vostro flusso di lavoro. Può anche inviare notifiche quando la scadenza è vicina, per assicurarsi di rimanere sulla strada del completamento.
10. Sfrutta il tuo stack tecnologico
Piuttosto che investire in nuovi strumenti per la vostra riunione L10, sfruttate al meglio quelli che già utilizzate. Ad esempio, se il vostro team di leadership preferisce usare Zoom o Microsoft Teams, oppure è fedele al proprio Google Calendar, seguite il flusso, quando possibile.
ClickUp offre una serie di strumenti per la gestione delle riunioni
tra cui Microsoft Teams e
, oltre a Apple, Outlook e
. Avviare una riunione Zoom direttamente da un'attività o sincronizzare le attività di ClickUp con un calendario a scelta e molto altro ancora.
Eseguire riunioni efficienti e efficaci di Livello 10
Le riunioni L10 sono state sviluppate da EOS Worldwide per migliorare la produttività e l'efficacia delle riunioni. Si tengono ogni settimana alla stessa ora, seguono un modello specifico e vi partecipa l'intero team di leadership. 💯
Questo tipo di riunione è estremamente focalizzata sull'allineamento con gli obiettivi strategici. Inizia con un breve check-in e passa rapidamente in rassegna lo stato delle metriche della scorecard, degli obiettivi trimestrali e degli elenchi settimanali di cose da fare. In seguito, la maggior parte del tempo della riunione è dedicata alla comprensione e alla risoluzione dei problemi che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Sebbene le riunioni L10 siano già gestite in modo molto più efficiente rispetto alla maggior parte delle riunioni, c'è sempre spazio per i miglioramenti.
Strumenti per le riunioni online
come ClickUp semplificano ogni aspetto delle vostre riunioni L10, facendovi risparmiare tempo e lavoro richiesto in ogni momento.
con ClickUp oggi stesso per riuscire a fare di più in meno tempo, ogni giorno. 🙌