Molti considerano le riunioni del team dirigenziale un'enorme perdita di tempo. Questo perché la maggior parte delle riunioni è dispersiva e spesso viene compromessa da dinamiche di gruppo negative.
Una riunione veramente efficace si concentra su ciò che è veramente importante e su ciò che deve accadere in seguito. Entra nella riunione di Livello 10.
Scopriamo insieme cos'è una riunione di livello 10 e perché funziona così bene. Poi daremo un'occhiata alla struttura della riunione e impareremo alcuni modi per portare i tuoi team dirigenziali al livello successivo. Non farai mai più riunioni allo stesso modo. ✨
Che cos'è una riunione di livello 10?
Il formato della riunione di livello 10 (L10) è stato sviluppato per aiutare imprenditori, team dirigenziali e startup a identificare, discutere e risolvere i problemi. Questa riunione di 90 minuti vede la partecipazione dell'intero team dirigenziale ogni settimana.
Mentre le riunioni standup si concentrano sulle attività quotidiane e quelle con i clienti spesso riguardano la costruzione di relazioni e la raccolta di informazioni, le riunioni L10 hanno un approccio più strategico e orientato alla risoluzione dei problemi. Incoraggiano la chiarezza, l'allineamento e l'azione, migliorando così la produttività, aumentando i ricavi e rafforzando la collaborazione all'interno del team dirigenziale. 👪
Le riunioni settimanali L10 sono solo uno degli strumenti e dei principi che compongono l'Entrepreneurial Operating System® (EOS). Fondato da Gino Wickman, EOS si basa su sei elementi chiave, ovvero:
- Visione
- Persone
- Dati
- Problemi
- Processo
- Trazione
Ciascuno di questi elementi viene affrontato durante le riunioni L10, dedicando la maggior parte del tempo ai tre problemi più importanti nel Programma.
Vantaggi di una riunione di livello 10
Le riunioni L10 sono estremamente efficaci e ci sono diverse ragioni per questo.
Sono orientati agli obiettivi
Gli obiettivi aziendali e strategici sono al centro dell'attenzione durante tutta la riunione. I partecipanti condividono aggiornamenti rapidi sulle metriche delle loro schede di valutazione, fornendo un quadro della situazione dell'azienda rispetto a tali obiettivi. Ciò rende più facile rimanere allineati e continuare a muoversi nella giusta direzione. 🎯
Risolvono i problemi
Sessanta dei 90 minuti di questa riunione settimanale sono dedicati alla comprensione dei problemi che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il tempo della riunione è ben speso affrontando le cause alla radice e cercando soluzioni a livello strategico. Questo formato è progettato per risolvere i problemi prima che diventino più gravi, risparmiando tempo ed energia in futuro.
Sono estremamente mirati e attuabili
Ogni elemento all'ordine del giorno ha un tempo specifico (per lo più breve) a disposizione, in modo da non perdere tempo. Le azioni da intraprendere sono chiaramente documentate, oggetto di reportistica e contrassegnate come completate, rinviate o sollevate come problemi da discutere. ✅
Hanno una struttura chiara
Le riunioni L10 si svolgono alla stessa ora e nello stesso giorno ogni settimana e seguono un processo standard, in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e possano prepararsi di conseguenza.
Detto questo, non dovrebbe sorprendere che lo svolgimento di questo tipo di riunione richieda una forte facilitazione e un segretario/amministratore meticoloso, preferibilmente le stesse persone ogni settimana per garantire la continuità.
Il ruolo del facilitatore è quello di far rispettare l'ordine del giorno della riunione e le regole di comportamento, come essere preparati e attenersi ai tempi previsti dall'ordine del giorno. L'amministratore prende appunti durante la riunione, aggiorna l'elenco delle cose da fare (che fa parte dell'ordine del giorno) e tiene tutti informati.
Con le persone, i processi e gli strumenti giusti, le riunioni L10 valgono il lavoro richiesto.
Struttura della riunione di Livello 10
Uno dei fattori chiave per ottenere un esito positivo è che la maggior parte delle riunioni L10 segue lo stesso programma. Vediamo esattamente cosa comporta, passo dopo passo.
Segue
Durata: 5 minuti
La riunione si apre con un passaggio, noto anche come check-in. Ogni membro del team condivide buone notizie personali o professionali, ad esempio una vittoria o un momento di illuminazione della propria settimana. Questo dà a tutti la possibilità di essere pienamente presenti alla riunione, crea connessioni all'interno del team dirigenziale e fa iniziare la sessione con una nota positiva. 😊
Scheda di valutazione
Durata: 5 minuti
Questa sezione esamina gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) o gli indicatori chiave di prestazione (KPI) che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il titolare di ciascuna metrica chiave si limita a segnalare se la propria metrica è "in linea" o "fuori linea", senza fornire ulteriori spiegazioni in questa fase. Se è fuori linea, viene spostata nell'elenco delle questioni da discutere, che verrà esaminato più avanti nel corso della riunione.
Rock Review
Tempo: 5 minuti
I Rock sono obiettivi trimestrali e ogni membro del team è solitamente responsabile di tre-cinque di essi. Gli aggiornamenti sui Rock consistono semplicemente in una risposta "in linea" o "fuori linea", con eventuali problemi che vengono spostati nell'elenco dei problemi. 🪨
Titoli relativi ai clienti e ai dipendenti
Tempo: 5 minuti
Qui avviene la condivisione di qualsiasi notizia positiva o negativa riguardante dipendenti o clienti. Le buone notizie vengono celebrate, mentre quelle negative vengono inserite direttamente nell'elenco dei problemi da risolvere.
Elenco delle cose da fare
Tempo: 5 minuti
L'elenco delle cose da fare riguarda le azioni da completare entro 7 giorni. Pertanto, molte delle azioni discusse nella riunione precedente dovrebbero essere state completate durante la settimana precedente. Nella riunione in corso, i partecipanti le dichiarano "terminate" o "non terminate". Qualsiasi elemento che rientra nella seconda categoria può essere spostato alla settimana successiva per essere riesaminato nella riunione successiva oppure, se è diventato un problema, può essere spostato nell'elenco delle questioni da trattare per questa settimana.
Elenco dei problemi
Durata: 60 minuti
Conosciuta anche come Identify, Discuss, Solve (IDS®), questa parte della riunione è dedicata all'individuazione delle vere cause dei problemi e al brainstorming sulle possibili soluzioni. Dopo un breve riassunto delle questioni presenti nell'elenco della settimana precedente e di quelle aggiunte durante la riunione, i partecipanti votano per stabilire le priorità. Quindi affrontano le tre questioni principali, iniziando da quella più importante. Eventuali passaggi successivi vengono aggiunti all'elenco delle cose da fare. Se un problema presente nell'elenco non viene affrontato entro poche settimane, viene spostato in un elenco a più lungo termine per essere discusso durante la riunione trimestrale successiva.
Conclusione
Tempo: 5 minuti
Gli ultimi minuti vengono dedicati alla revisione dell'elenco delle cose da fare e dei passaggi successivi. I partecipanti decidono anche quali messaggi trasmettere al resto dell'organizzazione. Infine, effettuano una valutazione della riunione su una scala da 1 a 10 e, se la media è inferiore a 8, discutono cosa potrebbero fare diversamente la prossima volta.
Con un modello L10 così chiaro, gli argomenti più importanti saranno sempre trattati e potrai sempre terminare in tempo, ogni volta. ⏱️
10 consigli per migliorare le tue riunioni di livello 10
Ora che sai qual è il tuo obiettivo, vediamo come migliorare queste riunioni e risparmiare tempo e lavoro richiesto.
1. Sfrutta al massimo gli strumenti per le riunioni
La tecnologia moderna può essere una vera manna dal cielo e il software di gestione delle riunioni ne è un ottimo esempio.
Prendiamo ad esempio ClickUp Meetings. Questa piattaforma per riunioni online offre liste di controllo per la pianificazione, modelli per riunioni, strumenti per prendere appunti, un'eccellente gestione delle attività e molto altro ancora, il tutto progettato per semplificarti la vita. Inizia con il modello per riunioni di livello 10 di ClickUp e parti da lì.
Buono a sapersi: i modelli ClickUp coprono praticamente ogni eventualità. Dai modelli per l'avvio dei progetti che ti aiutano a pianificare e stabilire le priorità ai modelli per le riunioni individuali per gestire il tuo team, non dovrai mai più ricominciare da zero.
2. Pianifica in modo strategico
Per rafforzare l'importanza della tua riunione L10, organizzala alla stessa ora ogni settimana. Quando è sempre nel Calendario, i partecipanti prendono l'abitudine di prepararsi e i loro team imparano a programmare altre riunioni intorno ad essa. 🗓️
Pianificare le riunioni è un gioco da ragazzi con la vista Calendario di ClickUp. Basta impostare una riunione ricorrente e invitare tutti i partecipanti necessari. Quindi collega tutti i documenti relativi alla riunione a quella riunione, in modo che tutti possano trovarli.
3. Distribuisci il programma della riunione con anticipo
Prima pubblichi il programma della riunione L10, più tempo avranno tutti per raccogliere i dati necessari per prepararsi alla riunione. Il programma definisce inoltre chiaramente quali saranno gli argomenti trattati, consentendo a tutti di rimanere concentrati.
Utilizza ClickUp Docs e il modello ClickUp Agenda per creare l'ordine del giorno delle riunioni settimanali. Scrivi l'ordine del giorno da solo o collabora con l'intero team, con ogni utente contraddistinto nel sistema dal proprio ID colore. Gli strumenti di formattazione integrati rendono facile creare un documento finale dall'aspetto professionale senza alcun lavoro richiesto.
4. Rispetta i tempi della riunione
Parte del segreto della riunione L10 consiste nel seguire esattamente il processo. Ciò inizia con l'inizio puntuale, il che significa incoraggiare le persone ad arrivare con cinque minuti di anticipo per sistemarsi.
Fai rispettare gli orari con i promemoria di ClickUp. Imposta un promemoria per sollecitare i partecipanti a prepararsi per la riunione con largo anticipo, in modo che nessuno si affretti all'ultimo minuto, ritardando la riunione. Quindi imposta un altro promemoria per far sapere loro che la riunione sta per iniziare, in modo che tutti possano accedere e siano pronti al momento giusto. 🔔
5. Utilizza strumenti visivi per maggiore chiarezza
Dare priorità agli elementi presenti nel tuo elenco di problemi è un passaggio molto importante nella fase IDS della riunione, ed è impossibile stabilire le priorità se non sai cosa stai mettendo in primo piano. Crea un elenco chiaro che tutti possano vedere, in modo che possano prendere decisioni corrette.
Un modo molto efficace per farlo è utilizzare la lavagna online ClickUp. Il vostro segretario può trasferire i problemi esistenti dall'elenco dei problemi alla lavagna online all'inizio della sessione. Gli strumenti di collaborazione di ClickUp consentono a chiunque di registrare il problema sollevato non appena viene sollevato, fornendovi un elenco completo che vi consentirà di stabilire facilmente le priorità quando arriverete alla fase di risoluzione dei problemi della riunione. Quindi, basta spuntare gli elementi man mano che li affrontate.
6. Prendi note accurate durante le riunioni
È fondamentale creare un resoconto accurato di ciò che è accaduto durante una riunione. I verbali delle riunioni costituiscono la base per le riunioni future, garantendo continuità e progressi. Inoltre, fungono da parola definitiva quando i ricordi di ciò che è accaduto differiscono.
Un buon software per la redazione dei verbali delle riunioni fa la differenza. Potresti iniziare utilizzando ClickUp Blocco note per prendere appunti durante la riunione. Quindi chiedi all'assistente di scrittura AI di ClickUp di riepilogare gli appunti e trasformarli in verbali della riunione. Il modello ClickUp Meeting Minutes fornisce una struttura già pronta, garantendo la coerenza in tutti i verbali delle riunioni. 📝
7. Registra i video importanti
Durante le riunioni L10, i partecipanti spesso effettuano la condivisione di slide o altri documenti. Questi supporti visivi sono una parte importante del verbale della riunione e spesso vengono distribuiti come documenti separati prima o dopo la riunione.
Ma c'è un modo più semplice. ClickUp Clip cattura clip video dello schermo, della scheda del browser o della finestra dell'app, inclusa una registrazione vocale se lo desideri, per fornire il contesto della conversazione. Puoi salvare le clip come parte della registrazione della riunione e condividerle utilizzando un link pubblico che viene riprodotto direttamente nel browser.
8. Centralizza le tue chat
I partecipanti potrebbero avere domande o suggerimenti prima della riunione o voler aggiungere ulteriori considerazioni dopo. Potresti usare l'email per tenere queste conversazioni, ma le catene di messaggi non sono sempre facili da trovare o seguire, inoltre sono scollegate dalla riunione stessa.
Crea piuttosto un canale dedicato con la vista Chat di ClickUp, mantenendo tutto centralizzato e collegato su un'unica piattaforma. Utilizza il canale di chat per effettuare la condivisione di aggiornamenti o risorse e avviare conversazioni in tempo reale. Puoi controllare chi ha accesso al tuo canale di chat, impostare notifiche per i nuovi messaggi e visualizzare la chat insieme al tuo lavoro in ClickUp mentre ti prepari per la riunione. 💬
9. Semplifica il tuo flusso di lavoro
La maggior parte delle riunioni L10 genera un elenco di azioni da intraprendere, che devono essere completate, ma spesso non lo sono. Il trucco per realizzarle è inserirle nel tuo flusso di lavoro il prima possibile e poi monitorarle fino a quando non saranno completate.
ClickUp ti consente di trasformare il testo di qualsiasi documento o lavagna online ClickUp in attività di ClickUp con un semplice clic, senza più bisogno di copiare e incollare. Ad esempio, puoi creare elementi da intraprendere o assegnare attività direttamente da un blocco note, un documento, una lavagna online, una chat ClickUp o documenti più formali come i verbali delle riunioni.
La funzione di project management di ClickUp si occuperà poi di gestire tale attività, aiutandoti a stabilirne la priorità e a inserirla senza problemi nel tuo flusso di lavoro. Può anche inviarti notifiche quando la scadenza si avvicina, per assicurarti di rimanere in linea con i tempi previsti per il completamento.
10. Sfrutta il tuo stack tecnologico
Anziché investire in nuovi strumenti per la tua riunione L10, sfrutta al massimo quelli che già utilizzi. Ad esempio, se il tuo team dirigenziale preferisce utilizzare Zoom o Microsoft Teams, o è affezionato ai propri Google Calendar, segui il flusso ove possibile.
ClickUp offre una serie di integrazioni tra cui Microsoft Teams e Zoom, oltre ad Apple, Outlook e Google Calendar. Avvia una riunione Zoom direttamente da un'attività di ClickUp o effettua la sincronizzazione delle attività di ClickUp con il calendario che preferisci e molto altro ancora.
Organizza riunioni di Livello 10 efficienti ed efficaci
Le riunioni L10 sono state sviluppate da EOS Worldwide per migliorare la produttività e l'efficacia delle riunioni. Si tengono alla stessa ora ogni settimana, seguono un modello specifico e vedono la partecipazione dell'intero team dirigenziale. 💯
Questo tipo di riunione è estremamente incentrato sull'allineamento con gli obiettivi strategici. Inizia con un breve check-in e passa rapidamente in rassegna lo stato dei progressi rispetto alle metriche della scorecard, agli obiettivi trimestrali e agli elenchi delle cose da fare settimanali. Quindi, la maggior parte del tempo della riunione viene dedicata alla comprensione e alla risoluzione dei problemi che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Sebbene le riunioni L10 siano già molto più efficienti rispetto alla maggior parte delle riunioni, c'è sempre margine di miglioramento. Gli strumenti per riunioni online come ClickUp ottimizzano ogni aspetto delle tue riunioni L10, consentendoti di risparmiare tempo e lavoro richiesto in ogni fase.
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