Come condurre una riunione di Livello 10 efficace

Molti considerano le riunioni del team dirigenziale un enorme spreco di tempo. Questo perché la maggior parte delle riunioni è disorganizzata e spesso viene compromessa da dinamiche di gruppo negative.

Una riunione davvero efficace si concentra su ciò che è veramente importante e su ciò che deve accadere dopo. Scopri la riunione di Livello 10.

Scopriamo insieme cos'è una riunione di Livello 10 e perché funziona così bene. Poi daremo un'occhiata alla struttura della riunione e impareremo alcuni modi per portare i tuoi team dirigenziali al livello successivo. Non condurrai mai più le riunioni allo stesso modo. ✨

Che cos'è una riunione di livello 10?

Il formato della riunione Level 10 (L10) è stato sviluppato per aiutare imprenditori, team dirigenziali e startup a identificare, discutere e risolvere i problemi. A questa riunione di 90 minuti partecipa ogni settimana l'intero team dirigenziale.

Mentre le riunioni standup si concentrano sulle attività quotidiane e quelle con i clienti riguardano spesso la costruzione di relazioni e la raccolta di informazioni, le riunioni L10 hanno un focus più strategico e orientato alla risoluzione dei problemi. Incoraggiano chiarezza, allineamento e azione, migliorando così la produttività, aumentando i ricavi e rafforzando la collaborazione all'interno del team dirigenziale. 👪

Le riunioni settimanali L10 sono solo uno degli strumenti e dei principi che compongono l'Entrepreneurial Operating System ® (EOS). Fondato da Gino Wickman, l'EOS si basa su sei elementi chiave, ovvero:

Ciascuno di questi elementi viene affrontato durante le riunioni L10, dedicando la maggior parte del tempo ai tre problemi più importanti nel programma.

I vantaggi di una riunione di livello 10

Le riunioni L10 sono estremamente efficaci e ci sono diverse ragioni per questo.

Sono orientati agli obiettivi

Gli obiettivi aziendali e strategici sono al centro dell'attenzione durante tutta la riunione. I partecipanti condividono aggiornamenti rapidi sulle metriche della loro scorecard, fornendo una panoramica dell'andamento dell'azienda rispetto a tali obiettivi. Questo rende più facile rimanere allineati e continuare a muoversi nella giusta direzione. 🎯

Risolvere i problemi

Sessanta dei 90 minuti di questa riunione settimanale sono dedicati alla comprensione dei problemi che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il tempo della riunione è ben impiegato per affrontare le cause alla radice e cercare soluzioni a livello strategico. Questo formato è progettato per risolvere i problemi prima che diventino problemi più gravi, risparmiando tempo ed energie in futuro.

Sono estremamente mirati e concreti

A ogni elemento all'ordine del giorno è assegnato un intervallo di tempo specifico (per lo più breve), in modo da non sprecare tempo. Le azioni da intraprendere sono chiaramente documentate, oggetto di reportistica e, a seconda dei casi, spuntate, rinviate o segnalate come problemi. ✅

Hanno una struttura chiara

Le riunioni L10 si tengono alla stessa ora dello stesso giorno ogni settimana e seguono una procedura standard, in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e possano prepararsi di conseguenza.

Detto questo, non dovrebbe sorprendere che la conduzione di questo tipo di riunione richieda una forte capacità di facilitazione e un segretario/amministratore meticoloso, preferibilmente le stesse persone ogni settimana per garantire continuità.

Il ruolo del facilitatore è quello di garantire il rispetto del programma della riunione e far osservare il galateo della riunione, come ad esempio essere preparati e rispettare i tempi previsti dal programma. L'amministratore prende appunti durante la riunione, aggiorna l'elenco delle cose da fare (che fa parte del programma) e tiene tutti informati.

Con le persone, i processi e gli strumenti giusti, le riunioni L10 valgono il lavoro richiesto.

Struttura della riunione di Livello 10

Uno dei fattori chiave per ottenere un esito positivo in questo caso è che la maggior parte delle riunioni L10 segue lo stesso programma. Vediamo esattamente cosa comporta, passo dopo passo.

Segue

Durata: 5 minuti

La riunione si apre con un momento di transizione, noto anche come check-in. Ogni membro del team effettua una condivisione di una buona notizia personale o professionale, ad esempio un successo o un momento di illuminazione vissuto durante la settimana. Questo dà a tutti la possibilità di essere pienamente presenti alla riunione, crea connessioni all'interno del team dirigenziale e fa iniziare la sessione con una nota positiva. 😊

Scheda di valutazione

Durata: 5 minuti

Questa sezione esamina gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) — o gli indicatori chiave di prestazione (KPI) — che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il titolare di ciascuna metrica chiave si limita a segnalare se la propria metrica è "in linea" o "fuori linea", senza fornire ulteriori spiegazioni in questa fase. Se è fuori linea, viene spostata nell'elenco delle questioni, che verrà discusso più avanti durante la riunione.

Rock Review

Durata: 5 minuti

I Rock sono obiettivi trimestrali e ogni membro del team è solitamente responsabile di tre o cinque di essi. Gli aggiornamenti sui Rock consistono esclusivamente in una risposta "in linea" o "fuori linea", mentre eventuali problemi vengono spostati nell'Elenco dei problemi. 🪨

Notizie sui clienti e sui dipendenti

Durata: 5 minuti

Qui c'è la condivisione di notizie positive o negative su dipendenti o clienti. Le notizie positive vengono celebrate, mentre quelle negative finiscono direttamente nell'elenco dei problemi da risolvere.

Elenco delle cose da fare

Durata: 5 minuti

L'elenco delle cose da fare riguarda le azioni da completare entro 7 giorni. Pertanto, molte delle voci discusse nella riunione precedente dovrebbero essere state completate durante la settimana precedente. Nella riunione in corso, i partecipanti le dichiarano come “terminate” o “non terminate”. Qualsiasi elemento che rientri in quest'ultima categoria può essere rinviato alla settimana successiva per essere riesaminato nella riunione successiva oppure, se è diventato un problema, può essere spostato nell'elenco delle questioni da risolvere per questa settimana.

Elenco dei problemi

Durata: 60 minuti

Conosciuta anche come Identify, Discuss, Solve (IDS®), questa parte della riunione è dedicata a scoprire le vere radici dei problemi e poi a trovare idee per risolverli. Dopo un breve riassunto dei problemi presenti nell’elenco della settimana scorsa più quelli aggiunti durante questa riunione, i partecipanti votano su come dare priorità a ciascuna di esse. Poi affrontano le prime tre, iniziando da quella più importante. Eventuali passaggi successivi vengono aggiunti all'elenco delle cose da fare. Se un problema presente nell'elenco non viene affrontato entro poche settimane, viene spostato in un elenco a più lungo termine per essere discusso durante la prossima riunione trimestrale.

Conclusione

Durata: 5 minuti

Gli ultimi minuti vengono dedicati alla revisione dell'elenco delle cose da fare e dei passaggi successivi. I partecipanti decidono inoltre quali messaggi a cascata trasmettere al resto dell'organizzazione. Infine, effettuano una valutazione della riunione su una scala da 1 a 10 e, se la media è inferiore a 8, discutono su cosa potrebbero fare diversamente la prossima volta.

Con un modello L10 così chiaro, gli argomenti più importanti saranno sempre trattati e riuscirai comunque a terminare in tempo, ogni volta. ⏱️

10 consigli per migliorare le tue riunioni di Livello 10

Ora che sai qual è il tuo obiettivo, vediamo come migliorare ulteriormente queste riunioni, risparmiando tempo e lavoro richiesto a tutti.

1. Sfrutta al massimo gli strumenti per le riunioni

La tecnologia moderna può essere una vera manna dal cielo, e i software per la gestione delle riunioni ne sono un ottimo esempio.

Prendi ad esempio ClickUp Meetings. Questa piattaforma per riunioni online offre liste di controllo per la pianificazione, modelli per riunioni, strumenti per prendere appunti, un'eccellente gestione delle attività e molto altro ancora, il tutto progettato per semplificarti la vita. Inizia con il modello di riunione ClickUp Livello 10 e parti da lì.

Buono a sapersi: i modelli di ClickUp coprono praticamente ogni evenienza. Dai modelli per l'avvio dei progetti, che ti aiutano a pianificare e stabilire le priorità, ai modelli per le riunioni individuali per gestire il tuo team, non dovrai mai più partire da zero.

2. Pianifica in modo strategico

Per sottolineare l'importanza della tua riunione L10, organizzala alla stessa ora ogni settimana. Quando è sempre nel Calendario, i partecipanti prendono l'abitudine di prepararsi e i loro team imparano a programmare le altre riunioni in base ad essa. 🗓️

Pianificare le riunioni è un gioco da ragazzi con la vista Calendario di ClickUp. Basta impostare una riunione ricorrente, invitando tutti i partecipanti necessari. Quindi collega tutti i documenti della riunione a quell'incontro, in modo che tutti possano trovarli.

3. Distribuisci il programma della riunione con largo anticipo

Prima distribuisci il programma della riunione L10, più tempo avranno tutti per raccogliere i dati necessari alla preparazione della riunione. Il programma definisce inoltre chiaramente gli argomenti che verranno trattati, consentendo a tutti di rimanere concentrati.

Usa ClickUp Docs e il modello ClickUp Agenda per creare l'ordine del giorno della riunione di ogni settimana. Scrivi l'ordine del giorno da solo o collabora con l'intero team, con ogni utente identificato nel sistema da un proprio colore. Gli strumenti di formattazione integrati rendono facile creare un documento finale dall'aspetto professionale senza alcun lavoro richiesto.

4. Rispetta i tempi della riunione

Parte del segreto della riunione L10 sta nel seguire alla lettera il processo. Questo inizia con l'inizio puntuale, il che, a sua volta, significa incoraggiare le persone ad arrivare con cinque minuti di anticipo per sistemarsi.

Assicurati che tutti rispettino gli orari con i promemoria di ClickUp. Imposta un promemoria per invitare i partecipanti a prepararsi per la riunione con largo anticipo, in modo che nessuno si ritrovi a correre all'ultimo minuto, ritardando l'inizio della riunione. Poi impostane un altro per avvisarli che la riunione sta per iniziare, così tutti potranno effettuare l'accesso ed essere pronti al momento giusto. 🔔

5. Usa strumenti visivi per maggiore chiarezza

Stabilire le priorità degli elementi presenti nel tuo elenco dei problemi è un passaggio molto importante nella fase IDS della riunione, ed è impossibile stabilire le priorità se non sai cosa stai valutando. Crea un elenco chiaro che tutti possano vedere, in modo che possano prendere decisioni efficaci.

Un modo molto efficace per farlo è utilizzare la lavagna online di ClickUp. Il tuo segretario può trasferire i problemi esistenti dall'Elenco dei problemi alla lavagna online all'inizio della sessione. Gli strumenti di collaborazione di ClickUp consentono a chiunque di registrare il problema che sta sollevando non appena si presenta, fornendoti un elenco completo per una facile definizione delle priorità quando si arriva alla fase di risoluzione dei problemi della riunione. Quindi basta semplicemente spuntare gli elementi man mano che li affronti.

6. Prendi ottimi appunti durante le riunioni

È fondamentale redigere un resoconto accurato di ciò che è accaduto durante una riunione. I verbali costituiscono la base per le riunioni future, garantendo continuità e progressi. Fungono inoltre da riferimento definitivo quando i ricordi di quanto accaduto divergono.

Un buon software per i verbali di riunione fa davvero la differenza in questo caso. Potresti iniziare utilizzando ClickUp Blocco note per prendere appunti durante la riunione. Quindi chiedi all'Assistente di scrittura ClickUp AI di riepilogare quegli appunti per te e trasformarli in verbali di riunione. Il modello di verbale di riunione di ClickUp fornisce una struttura già pronta, garantendo coerenza in tutti i tuoi verbali di riunione. 📝

7. Registra i video importanti

Spesso i partecipanti effettuano la condivisione di diapositive o altri documenti durante le riunioni L10. Questi materiali visivi costituiscono una parte importante del resoconto della riunione e vengono spesso distribuiti come documenti separati prima o dopo la riunione.

Ma c'è un modo più semplice. ClickUp Clip cattura clip video dello schermo, della scheda del browser o della finestra dell'app, inclusa una registrazione vocale se lo desideri, per fornire il contesto della conversazione. Puoi salvare i clip come parte del verbale della riunione e condividerli utilizzando un link pubblico che li riproduce direttamente nel browser.

8. Centralizza le tue chat

I partecipanti potrebbero avere domande o suggerimenti prima della riunione o voler aggiungere ulteriori considerazioni in seguito. Potresti usare l'email per gestire queste conversazioni, ma i thread di messaggi non sono sempre facili da trovare o seguire, inoltre sono scollegati dalla riunione stessa.

Crea invece un canale dedicato con la vista Chat di ClickUp, mantenendo tutto centralizzato e collegato su un'unica piattaforma. Usa il canale di chat per effettuare la condivisione di aggiornamenti o risorse e avviare conversazioni in tempo reale. Puoi controllare chi ha accesso al tuo canale di chat, impostare notifiche per i nuovi messaggi e visualizzare la chat insieme al tuo lavoro in ClickUp mentre ti prepari per la riunione. 💬

9. Semplifica il tuo flusso di lavoro

La maggior parte delle riunioni L10 genera un elenco di azioni da intraprendere, che devono essere gestite, ma spesso non lo sono. Il segreto per portarle a termine è inserirle nel tuo flusso di lavoro il prima possibile e poi effettuare il monitoraggio fino a quando non sono terminate.

ClickUp ti permette di trasformare il testo di qualsiasi documento o lavagna online di ClickUp in attività di ClickUp con un semplice clic: non è più necessario copiare e incollare. Ad esempio, puoi creare elementi da intraprendere o assegnare attività direttamente da un blocco note, un documento, una lavagna online o una chat di ClickUp, oppure da documenti più formali come i verbali delle riunioni.

A quel punto, la funzionalità di project management di ClickUp subentra per gestire quell'attività, aiutandoti a stabilirne le priorità e a inserirla senza soluzione di continuità nel tuo flusso di lavoro. Può persino inviarti notifiche quando la scadenza si avvicina, per assicurarti di rimanere in linea con i tempi previsti per il completamento.

10. Sfrutta al meglio il tuo stack tecnologico

Anziché investire in nuovi strumenti per la tua riunione L10, sfrutta al massimo quelli che già utilizzi. Ad esempio, se il tuo team dirigenziale preferisce utilizzare Zoom o Microsoft Teams, oppure è affezionato a Google Calendar, assecondalo il più possibile nel flusso.

ClickUp offre una vasta gamma di integrazioni, tra cui Microsoft Teams e Zoom, oltre ad Apple, Outlook e Google Calendar. Avvia una riunione Zoom direttamente da un'attività di ClickUp o effettua la sincronizzazione delle attività di ClickUp con il calendario che preferisci, e molto altro ancora.

Bonus: Confronta MS Teams con Zoom!

Organizza riunioni di Livello 10 efficienti ed efficaci

Le riunioni L10 sono state sviluppate da EOS Worldwide per migliorare la produttività e l'efficacia delle riunioni. Si tengono ogni settimana alla stessa ora, seguono un modello specifico e vedono la partecipazione dell'intero team dirigenziale. 💯

Questo tipo di riunione è estremamente incentrata sull'allineamento con gli obiettivi strategici. Inizia con un breve aggiornamento e passa rapidamente in rassegna lo stato dei progressi rispetto alle metriche della scorecard, agli obiettivi trimestrali e agli elenchi delle cose da fare settimanali. Successivamente, la maggior parte del tempo della riunione viene dedicata alla comprensione e alla risoluzione dei problemi che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Sebbene le riunioni L10 siano già gestite in modo molto più efficiente rispetto alla maggior parte delle riunioni, c'è sempre margine di miglioramento. Strumenti per riunioni online come ClickUp ottimizzano ogni aspetto delle tue riunioni L10, facendoti risparmiare tempo e lavoro richiesto in ogni fase.

Iscriviti gratis a ClickUp oggi stesso per fare di più in meno tempo, ogni giorno. 🙌