Come creare una relazione sulle spese in Excel: Modello gratuito

La trasparenza finanziaria è fondamentale per la gestione dei budget di reparto e di progetto nell'ambito delle spese aziendali. Da campagne di marketing al software, ai viaggi e altro ancora, i costi si accumulano rapidamente. Senza una supervisione coerente, diventa difficile giustificare il valore.

Un sistema snello di monitoraggio delle spese è essenziale per una reportistica finanziaria cancellata. Una documentazione su misura fornisce una visibilità granulare del flusso di denaro tra le spese a livello di progetto, di reparto e di team. Le previsioni più rigorose e la dimostrazione del ROI diventano possibili per iniziative grandi e piccole. 🏆

Attraverso istruzioni di passaggio, imparerete a creare reportistica per la gestione delle spese in Excel . Utilizzate questa guida come trampolino di lancio per alimentare le conversazioni sull'ottimizzazione dell'applicazione della politica di spesa della vostra azienda!

Che cos'è esattamente una nota spese aziendale? Esaminiamo alcune funzionalità/funzione chiave delle note spese ad alto impatto. ClickUp Tabelle Funzionalità/funzione Blog CTA

Cos'è una relazione sulle spese aziendali?

Una nota spese aziendale è un documento che monitora le spese aziendali per prodotti, servizi, produttività e altri costi. Il documento contiene righe e colonne che registrano la data, la descrizione, il fornitore, l'importo, la categoria e altri dettagli delle spese elencate

Le schede di Excel all'interno di un foglio di calcolo sono utilizzate per separare le spese per reparto, progetti, individui o altri tipi. Le formule calcolano i totali delle spese per settimana, mese, trimestre o qualsiasi intervallo di date specificato.

Con le spese tracciate, i manager possono rispondere a domande essenziali che riguardano il lavoro dei progetti e la gestione delle risorse umane l'allocazione delle risorse : Da fare bilanci del progetto con i costi effettivi? Le spese rientrano nei codici GL corretti? Quali costi stanno aumentando rapidamente?

I vantaggi dell'utilizzo di Excel per organizzare i fogli spese includono:

Monitoraggio del budget dipartimentale: Visualizzare le spese trimestrali o annuali rispetto al budget assegnato
Accuratezza delle previsioni: Individuare le tendenze di spesa del passato per prevedere le spese aziendali future
Organizzazione: Mantenere un modello e un sistema di note spese unico e standardizzato per facilitare la verifica delle ricevute e delle fatture

Ci auguriamo che riusciate a raggiungere un buon livello di organizzazione dei dati, in modo da non essere sorpresi da cambiamenti di budget dell'ultimo minuto e da avere un quadro finanziario più accurato. Questo ci porta all'evento principale: Impostare la gestione delle spese!

Come creare una relazione sulle spese aziendali in Excel

Prima di iniziare, esaminiamo i componenti principali necessari:

Qualsiasi versione di Excel: Utilizzeremo la funzione universale del foglio di calcolo
Ricevute e documentazione delle spese: Tutti i registri delle transazioni da inserire (perché non dare un'accelerata alla vostra prossima nota spese?)
Categorie di spesa: Definire un elenco di tipi di spesa rilevanti per le vostre attività

Con gli elementi essenziali raccolti, abbiamo tutti gli ingredienti per personalizzare un modello di nota spese in Excel. Passiamo subito alla guida con i passaggi!

Passaggio 1: scaricare il nostro modello gratuito di nota spese

Piuttosto che costruire un tracciatore di spese da zero, utilizzate il nostro modello gratuito per le note spese in Excel come punto di partenza. Contiene già i campi di monitoraggio standard per date/venditori/importi e formule predefinite per sommare automaticamente i totali per categoria. Sovrascrivete i dati fittizi con le vostre spese aziendali mantenendo le formule integrate. 🧪

È sufficiente aprire il file da scaricare per seguire i passaggi indicati di seguito!

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Business-Expense-Report-Excel-Template-3-1400x591.png Modello di reportistica Excel per le spese aziendali /%img/ Scaricare il modello Excel

Passaggio 2: Impostazione delle informazioni di intestazione

Nella parte superiore, inserite le informazioni chiave per identificare il report:

Preparato per: Aggiungere il nome del dipendente o del reparto che ha sostenuto le spese
Inviato da: Elencare chi ha preparato/contribuito alle informazioni sulle spese e al foglio di calcolo
Scopo: Spiegare brevemente il motivo della reportistica (riunione settimanale sul budget, richiesta del manager, operazioni generali del reparto)
Periodo di spesa: Inserire le date di inizio e fine (giorno, mese e anno a 4 cifre) con un intervallo di date per tutte le transazioni documentate

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Expense-Report-Excel-Template-header.png Esempio di intestazione di una relazione di spesa in un foglio di calcolo Excel /%img/

Utilizzate le intestazioni dei fogli per dare contesto e chiarezza a chi esamina il bilancio

Passaggio 3: Impostazione delle categorie di spesa

Gli elenchi a discesa all'interno del modello di foglio di calcolo delle spese non sono stati inseriti per ovviare all'estetica, come dire, "spoglia" di Excel.

Servono a garantire una categorizzazione pulita e la coerenza di tutte le transazioni aziendali.

Questo si estende a voce dati anche. Gli elenchi a discesa sono una garanzia per un'elaborazione dei dati priva di errori e un'analisi semplificata. Un solo tipo di spesa o un codice di costo errato potrebbe far sballare tutto. ⚖️

Ecco come bloccare le categorie tramite gli elenchi a discesa:

Fare clic sull'elemento Forniture per ufficio (cella B18) e apparirà l'icona della freccia di elenco a discesa
Andare alla barra degli strumenti del menu in alto, fare clic su Dati > Convalida dati_, _e si aprirà una finestra pop-up
Nel campo di testo Source, riscrivere l'elenco in modo che corrisponda alle categorie di spesa della propria azienda. Separare ogni categoria con una virgola. (Si consiglia di elencarle in ordine alfabetico per facilitare la navigazione)
Al termine, fare clic su Apply e rivedere il nuovo elenco facendo clic sull'icona della freccia a discesa
Ripetete la stessa procedura per le altre intestazioni a discesa: Venditore, Costo, Centro, Codice, Metodo di pagamento e Stato del pagamento
Per modificare le categorie in futuro, aggiungete o rimuovete il testo nel campo di testo Source secondo necessità

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Expense-Report-Excel-Template-data-validation-1400x831.png Convalida dei dati impostata su una nota spese aziendale in Excel /%img/

Modificare le categorie precostituite per tracciare le spese aziendali in modo coerente

Passaggio 4: riempire il modello con gli elementi

Infine, aggiungere ogni singola spesa aziendale come riga propria. Tutto sta nei dettagli, quindi includete il maggior numero possibile di dettagli per ottenere una documentazione finanziaria chiara.

Data della spesa: Giorno, mese e anno in cui si è verificata la spesa
Categoria della spesa: Categoria della spesa (marketing, viaggi, onorari professionali)
Mandante: Il nome legale completo della persona o dell'azienda che corrisponde al suo W-8 o W-9. (Da fare a meno di affliggere l'account con soprannomi)
Codice del centro di costo: Il centro di costo interno del vostro grafico a cui è legata la spesa
Descrizione della spesa: Una breve descrizione che illustra in dettaglio la transazione
Importo: Importo della spesa in dollari
Metodo/modalità di pagamento: Come è stato pagato l'importo (carta di credito, contanti, assegno)
Stato del pagamento: Spese pagate o in sospeso

Noterete che abbiamo aggiunto un totale di 7 opzioni di stato di pagamento. I vostri fornitori non conoscono i vostri diligenti amici della finanza quanto voi, quindi queste fasi sfumate del processo di rimborso creano trasparenza nella Sequenza delle spese sostenute. Il contesto aggiuntivo aiuta i project manager a gestire le conversazioni con i fornitori in attesa di pagamento. 💬

Piccole ma significative scelte di personalizzazione trasformano il foglio di calcolo delle spese in un motore di analisi finanziaria. Questi documenti saranno conservati nei documenti aziendali, quindi più attributi aggiungono valore analitico.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Expense-Report-Excel-Template-payment-statuses.png Esempio di stati di pagamento in un elenco a discesa di Excel /$$$img/

Consente ai team di monitorare da vicino i pagamenti attraverso il processo di emissione

Passaggio 5: Totale delle spese per categoria

Le celle evidenziate hanno formule precostituite per fornire i totali di ogni categoria di spesa. Questo permette di monitorare la distribuzione delle spese.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Expense-Report-Excel-Template-automatic-totals.png Calcolo automatico delle somme in una cella del foglio di calcolo /$$$img/

Totalizzare automaticamente le spese per categoria

Buone notizie: Non è richiesto alcun calcolo da parte vostra! 🤩

La cattiva notizia: C'è un intoppo. 👀

Stiamo temporeggiando perché il prossimo passaggio richiede una pazienza da Jedi. Finora avete inserito tutti gli elementi nel vostro foglio spese. Ora dovrete allegare le ricevute e altri documenti di origine.

Passaggio 6: Aggiungere ricevute e documenti di origine rilevanti

Vorremmo potervi dire che questo processo è facile in Excel, ma l'allegato dei file diventa presto complicato. Innanzitutto, dovrete convertire ogni ricevuta in un PDF separato anziché in un JPEG. Quindi, nominarle in un formato adeguato che Excel possa memorizzare facilmente.

Per aggiungere i file, sono necessarie le funzioni avanzate Objects e/o Object Linking and Embedding (OLE) di Excel. L'esecuzione di quella che dovrebbe essere un'attività di base diventa noiosa. Ad esempio, i file non Microsoft hanno un processo di caricamento complicato. Le funzioni della barra degli strumenti del menu che dovrebbero essere cliccabili sono inattive, per cui è necessaria una versione di prova.

Se si utilizza già un foglio di calcolo Microsoft Excel sul web, l'approccio migliore e più efficiente sarebbe quello di utilizzare OneDrive di Microsoft. Questo risolverebbe alcuni problemi che i team probabilmente incontreranno con le applicazioni Excel:

I file in uno spazio di archiviazione basato sul web renderanno i dati accessibili tramite browser
I team non avranno bisogno di installare Excel su tutti i loro dispositivi per collaborare con i dati
Chiunque può lavorare con i dati utilizzando Excel, anche se in versioni diverse

Anche gli utenti più avanzati devono utilizzare gli stessi canali per la connessione di file esterni.

Ma se volete far parte del Lato Oscuro della Forza, una piattaforma di produttività che vada oltre un semplice modello di nota spese è il luogo in cui avvengono le alleanze strategiche e le partnership.

Salutate ClickUp! 👋

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Views-to-Plan-Track-and-Manage-Work.gif Visualizzazioni ClickUp per pianificare, monitorare e gestire il lavoro /$$$img/

Creare una nota spese con le 15 visualizzazioni e gli strumenti di automazione di ClickUp

3 modelli per costruire un toolkit di supervisione finanziaria automatizzato

Sebbene Excel sia stato a lungo il programma legacy per il monitoraggio delle spese, i suoi limiti in termini di collaborazione, flessibilità e funzioni rendono necessaria la migrazione della documentazione finanziaria essenziale, come le note spese, verso piattaforme di produttività dedicate come ClickUp.

Grazie ai flussi di lavoro automatizzati e personalizzabili per le approvazioni, alla modifica drag-and-drop, alle autorizzazioni basate sui ruoli, alla funzione IA, ai moduli per le spese e alla visualizzazione dei trend di spesa, la vostra azienda può prendere decisioni informate più rapidamente. 📊

Abbiamo elencato tre modelli di spesa in ClickUp per mostrare come gli strumenti di facile utilizzo di ClickUp avviano le capacità di documentazione contabile rispetto ai fogli Excel statici afflitti da problemi di versione.

Nota: da qui in poi non ci sono più cattive notizie!

1. Modello di spese e reportistica aziendale di ClickUp

il migliore per: Sostituire le lotte per la conformità con soluzioni praticabili_

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Business-Expense-and-Report-Template-Tabella-view-1400x591.png Modello di spese e reportistica aziendale ClickUp /$$$img/

Utilizzate la visualizzazione Tabella di ClickUp per collaborare alle attività di ClickUp con gli account

Il Modello di spese e reportistica aziendale ClickUp e tutti i modelli ClickUp includono visualizzazioni personalizzabili per ottimizzare le configurazioni di reportistica, approvazioni, tag e altro ancora.

Se non avete familiarità con le visualizzazioni nei software di project management, consideratele come cartelle o divisori diversi in un unico schedario. Ogni visualizzazione raggruppa informazioni curate insieme, ma le visualizza in modo diverso per rispondere a criteri specifici basati su ciò che è più importante per la persona o lo scopo.

La profondità di personalizzazione di questo modello apre le porte alla collaborazione tra team all'interno della piattaforma ClickUp. L'account, la finanza e gli altri reparti non devono creare report aggiuntivi o cercare informazioni via email. 📥

ClickUp riduce invece il doppio lavoro rendendo più facile per tutti i membri dell'area di lavoro di ClickUp accedere alle informazioni condivise in un unico luogo. Un contesto migliore significa conversazioni produttive quando è il momento di riconciliare le reportistiche di spesa.

Situazioni come le violazioni delle policy o le variazioni di budget diventano più facili da individuare. Il risultato è che i project manager hanno maggiore visibilità sui modelli di spesa, sulle opportunità di risparmio e sulle incongruenze.

Accoppiate questo modello con il modello_ Modello per la preparazione delle tasse di ClickUp per migliorare la preparazione delle tasse con funzionalità di monitoraggio del tempo, tag, avvisi di dipendenza, email e altro ancora!_

2. Modello di nota spese ClickUp Small Business

il migliore per: Gestire le attività di gestione dei fornitori e dei pagamenti_

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Small-Business-Expense-Report-Template-1400x789.png Modello di nota spese ClickUp Small Business /$$$img/

Segmentazione delle spese di viaggio con sottocategorie in un documento ClickUp

La semplificazione della reportistica è solo il vantaggio di superficie del modello di Modello di reportistica per le spese di ClickUp Small Business . Allineate project management e account sotto un unico tetto. Le sequenze integrate collegano le spese ai progetti, ai client e alle fatture, in modo da massimizzare l'efficienza finanziaria e operativa.

Progettato per titolari d'azienda e piccoli team, questo modello aiuta a gestire la gestione dei fornitori, in modo che chiedere pagamenti e i requisiti normativi non vengono trascurati. 🔍

Tutti gli strumenti sono a portata di mano all'interno della piattaforma:

Importazione e incorporazione di funzionalità/funzione per Excel, Fogli Google e altre app di lavoro
Automazioni per la gestione dei rinnovi e delle revisioni
Reportistica per una panoramica delle spese sostenute fino a quel momento
Campi personalizzati per tenere traccia dei dettagli dei fornitori

Grazie a queste funzionalità/funzione e a centinaia di altri strumenti di collaborazione e integrazioni presenti in ClickUp, le piccole aziende possono coordinare le partnership interne ed esterne senza alcuno sforzo.

Abbinate questo modello con_ modelli per la contabilità per tenere traccia delle attività, delle passività e del patrimonio netto della vostra azienda!_

3. Modello di reportistica delle spese di ClickUp

il migliore per: Controllare le spese aziendali

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Expenses-Report-Template-Doc-view-1400x923.png ClickUp Expenses Report Modello vista Documento /$$$img/

Monitorare i fornitori che vengono pagati con determinati metodi/modalità di pagamento per un monitoraggio completo

Le aziende consolidate e le agenzie attente ai costi dovrebbero utilizzare il modello Modello di reportistica delle spese di ClickUp per fornire rapidamente informazioni finanziarie strategiche. Visualizzate il quadro generale e gli elementi necessari per ottimizzare la spesa per la crescita. ⚡️

Provate gli strumenti integrati per prevedere le future esigenze di budget e di risorse in base alle prestazioni ottenute in passato. Le integrazioni consentono di connettere il lavoro del cliente alle spese, mentre strumenti di reportistica e i flussi di lavoro consentono ai project manager di risparmiare tempo nel monitoraggio degli addebiti segnalati dall'account.

Grazie agli strumenti che semplificano la supervisione delle spese e lo svolgimento delle mansioni necessarie, tra cui campi flessibili per organizzare i beneficiari e gli importi, i manager hanno la possibilità di adattare il monitoraggio delle spese ai loro flussi di lavoro.

Abbinate questo modello al modello_ Modello di modulo di pagamento ClickUp per costruire moduli online facili da usare!_

Formazione aggiuntiva su Excel usufruita

Anche se questa guida si concentra sulla creazione di una nota spese, Excel può supportare altre esigenze aziendali, se implementato correttamente.

Considerate le novità che ClickUp offre alle aziende, abbiamo altre risorse, consigli e modelli da aggiungere alla vostra conoscenza di Excel. Date un'occhiata a queste ulteriori guide e best practice per i casi in cui Excel deve brillare! ✨

Gestione e monitoraggio del tempo

Imparate a creare calendari, timesheet, orari e altro in Excel per pianificare le vostre giornate e monitorare il lavoro.

Visualizzazione dei dati e dashboard

Rendete i vostri dati di Excel d'impatto con queste esercitazioni approfondite per trasformare le informazioni del vostro foglio di calcolo in eleganti visualizzazioni!

Project management

Create grafici di burndown, diagrammi di Gantt, tabelle Kanban e molto altro in Excel per pianificare e gestire i flussi di lavoro.

Organizzazione

Organizzate le informazioni sull'azienda e sui dipendenti con strumenti organizzativi in Excel.

Bonus: Scopri i modelli di nota spese di Microsoft Excel!

Aggiornate i flussi di lavoro sulle spese con ClickUp Views

In definitiva, la chiave è garantire la trasparenza, l'accessibilità e l'accuratezza della reportistica delle spese, in modo che il denaro si muova esattamente come previsto.

Ci auguriamo che questa guida vi abbia presentato le possibilità di aggiornamento la gestione delle spese flussi di lavoro. La reportistica delle spese è un vero e proprio lavoro richiesto e i team che cercano di soddisfare le esigenze e le preferenze di supervisione non dovrebbero essere limitati da Excel. 🧑‍💻

Sia che si opti per i collaudati fogli di calcolo o per i più recenti hub centralizzati, noi diciamo: "Perché non entrambi?" Avviare un'area di lavoro gratuita in ClickUp o importare i fogli di calcolo in una vista Tabella di ClickUp!