La trasparenza finanziaria è fondamentale nella gestione dei budget dei reparti e dei progetti nell'ambito delle spese aziendali. Dalle campagne di marketing al software, ai viaggi e oltre, i costi aumentano rapidamente. Senza una supervisione costante, diventa difficile giustificare il valore.
Un sistema semplificato di monitoraggio delle spese è essenziale per una reportistica finanziaria chiara. Una documentazione su misura offre una visibilità granulare sui flussi di denaro a livello di progetto, reparto e team. Previsioni più accurate e prove del ROI diventano possibili per iniziative grandi e piccole. 🏆
Attraverso istruzioni dettagliate, imparerai come creare report di gestione delle spese in Excel. Usa questa guida come punto di partenza per alimentare conversazioni sull'ottimizzazione dell'applicazione della politica di spesa della tua azienda!
Ma cos'è esattamente un report delle spese aziendali? Esaminiamo alcune funzionalità/funzioni chiave dei report delle spese di grande impatto.
- ⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Che cos'è un report delle spese aziendali?
- Come creare un report delle spese aziendali in Excel Passaggio 1: scarica il nostro modello gratuito per il monitoraggio delle spese Passaggio 2: imposta le informazioni dell'intestazione Passaggio 3: imposta le categorie di spese Passaggio 4: compila il modello con le voci Passaggio 5: calcola il totale delle spese per categoria Passaggio 6: aggiungi le ricevute e i documenti di riferimento pertinenti
- Passaggio 1: scarica il nostro modello gratuito per il monitoraggio delle spese
- Passaggio 2: imposta le informazioni dell'intestazione
- Passaggio 3: imposta le categorie di spesa
- Passaggio 4: Compila il modello con gli elementi
- Passaggio 5: Totale delle spese per categoria
- Passaggio 6: aggiungi le ricevute e i documenti di origine pertinenti
- Modelli di note spese 1. Modello di reportistica e spese aziendali ClickUp 2. Modello di report delle spese per piccole imprese ClickUp 3. Modello di report delle spese ClickUp
- 1. Modello di reportistica e spese aziendali ClickUp
- 2. Modello di report spese per piccole imprese ClickUp
- 3. Modello di report spese ClickUp
- Formazione Excel aggiuntiva disponibile Gestione e monitoraggio del tempo Visualizzazione dei dati e dashboard Project management Organizzazione
- Gestione e monitoraggio del tempo
- Visualizzazione dei dati e dashboard
- Project management
- Organizzazione
- Tieni traccia delle spese con ClickUp
- Passaggio 1: scarica il nostro modello gratuito per il monitoraggio delle spese
- Passaggio 2: imposta le informazioni dell'intestazione
- Passaggio 3: imposta le categorie di spesa
- Passaggio 4: Compila il modello con gli elementi
- Passaggio 5: Totale delle spese per categoria
- Passaggio 6: aggiungi le ricevute e i documenti di origine pertinenti
- 1. Modello di reportistica e spese aziendali ClickUp
- 2. Modello di report spese per piccole imprese ClickUp
- 3. Modello di report spese ClickUp
- Gestione e monitoraggio del tempo
- Visualizzazione dei dati e dashboard
- Project management
- Organizzazione
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- La trasparenza finanziaria è fondamentale per gestire i budget e giustificare le spese, mentre un monitoraggio semplificato delle spese fornisce informazioni dettagliate sui modelli di spesa, consentendo previsioni migliori e dimostrando il ROI
- Un report delle spese aziendali tiene traccia delle spese aziendali relative a vari elementi, inclusi dettagli quali data, descrizione, fornitore, importo e categoria, mentre Excel può essere utilizzato per organizzare e calcolare i totali per reparto, progetto o individuo
- Sebbene Excel sia ampiamente utilizzato, presenta alcune limitazioni nella gestione delle spese, in particolare per quanto riguarda l'allegato di ricevute e altri documenti di origine, e può anche presentare difficoltà nella collaborazione e nel controllo delle versioni
- ClickUp si presenta come un'alternativa più robusta a Excel, offrendo modelli personalizzabili, flussi di lavoro automatizzati, funzionalità di collaborazione migliorate e integrazioni con altri strumenti per semplificare la gestione delle spese
- La piattaforma offre diversi modelli di note spese su misura per varie esigenze aziendali, offrendo vantaggi quali visualizzazioni personalizzabili, collaborazione avanzata, integrazione perfetta con altri strumenti e funzionalità di reportistica migliorate
Che cos'è un report delle spese aziendali?
Un report delle spese aziendali è un documento che tiene traccia delle spese aziendali relative a prodotti, servizi, salari e altri costi. Il documento contiene righe e colonne che registrano la data, la descrizione, il fornitore, l'importo, la categoria e altri dettagli delle spese elencate.
Le schede Excel all'interno di un foglio di calcolo vengono utilizzate per separare le spese per reparto, progetto, persona o altro. Le formule calcolano i totali di spesa per settimana, mese, trimestre o qualsiasi intervallo di date specificato.
Grazie al monitoraggio delle spese, i manager possono rispondere a domande essenziali che influiscono sul lavoro del progetto e sull'allocazione delle risorse: I budget del progetto sono in linea con i costi effettivi? Le spese sono registrate con i codici GL corretti? Quali costi stanno aumentando rapidamente?
I vantaggi dell'utilizzo di Excel per organizzare i fogli delle spese includono:
- Monitoraggio del budget dipartimentale: visualizza le spese trimestrali o annuali rispetto al budget assegnato
- Accuratezza delle previsioni: individua le tendenze di spesa passate per prevedere le spese future dell'azienda
- Organizzazione: mantieni un unico modello e sistema standardizzato per le note spese, in modo da semplificare la verifica delle ricevute e delle fatture
Ci auguriamo che tu riesca a raggiungere un buon livello di organizzazione dei dati, in modo da non avere sorprese con cambiamenti di budget dell'ultimo minuto e avere un quadro finanziario il più accurato possibile. Questo ci porta all'evento principale: Impostazione della gestione delle spese!
Come creare un report delle spese aziendali in Excel
Prima di iniziare, vediamo quali sono gli elementi fondamentali necessari:
- Qualsiasi versione di Excel: utilizzeremo le funzionalità universali del foglio di calcolo
- Ricevute e documentazione delle spese: tutti i registri delle transazioni da inserire (perché non iniziare subito con la tua prossima nota spese?)
- Categorie di spesa: definisci un elenco di tipi di spesa pertinenti alle tue attività
Una volta raccolti gli elementi essenziali, abbiamo tutti gli ingredienti per personalizzare un modello di nota spese in Excel. Passiamo subito alla guida passo passo!
Passaggio 1: scarica il nostro modello gratuito per il monitoraggio delle spese
Invece di creare un tracker delle spese da zero, usa il nostro modello gratuito di report delle spese in Excel come punto di partenza. Contiene già i campi standard per il monitoraggio di date/fornitori/importi e formule predefinite per sommare automaticamente i totali per categoria. Sovrascrivi i dati fittizi con le tue spese aziendali mantenendo le formule integrate. 🧪
Basta aprire il file scaricato per seguire i passaggi riportati di seguito!
Passaggio 2: imposta le informazioni dell'intestazione
Nella parte superiore, inserisci i dettagli chiave per identificare il report:
- Preparato per: aggiungi il nome del dipendente o il reparto che ha sostenuto le spese
- Inviato da: Elenco delle persone che hanno preparato/contribuito alle informazioni sulle spese e al foglio di calcolo
- Scopo: spiegare brevemente il motivo del report (riunione settimanale sul budget, richiesta del manager, operazioni generali del reparto)
- Periodo di spesa: inserisci le date di inizio e fine (giorno, mese e anno a 4 cifre) coperte da un intervallo di date per tutte le transazioni documentate
📮Approfondimento ClickUp: il 92% dei lavoratori utilizza metodi incoerenti per monitorare gli elementi di azione, con il risultato di decisioni mancate e ritardi nell'esecuzione.
Che tu stia inviando note di follow-up o utilizzando fogli di calcolo, il processo è spesso frammentato e inefficiente. La soluzione di gestione delle attività di ClickUp garantisce una conversione perfetta delle conversazioni in attività, consentendo al tuo team di agire rapidamente e rimanere allineato.
Passaggio 3: imposta le categorie di spesa
Gli elenchi a discesa all'interno del modello di foglio di calcolo delle spese non sono inclusi per mascherare l'estetica, come dire, "spoglia" di Excel.
Serve allo scopo indispensabile di garantire una categorizzazione chiara e la coerenza in tutte le transazioni aziendali.
Questo vale anche per l'inserimento dei dati. Gli elenchi a discesa sono una garanzia contro gli errori nell'elaborazione dei dati e consentono un'analisi semplificata. Un errore di ortografia nel tipo di spesa o nel codice di costo potrebbe mandare tutto all'aria. ⚖️
Ecco come bloccare le categorie tramite elenchi a discesa:
- Clicca sulla voce Forniture per ufficio (cella B18) e apparirà l'icona con la freccia dell'elenco a discesa
- Vai alla barra degli strumenti del menu in alto, clicca su Dati > Convalida dati, e si aprirà una finestra pop-up
- Nel campo di testo Fonte, riscrivi l'elenco in modo che corrisponda alle categorie di spesa della tua azienda. Separa ogni categoria con una virgola. (Ti consigliamo di elencarle in ordine alfabetico per facilitare la navigazione!)
- Fai clic su Applica quando hai finito e rivedi il tuo nuovo elenco facendo clic sull'icona a forma di freccia dell'elenco a discesa
- Ripeti la stessa procedura per le altre intestazioni a discesa: Fornitore, Costo Centro Codice, Metodo di pagamento e Stato del pagamento
- Per modificare le categorie in futuro, aggiungi o rimuovi il testo nel campo Origine secondo necessità
Passaggio 4: Compila il modello con le voci
Infine, aggiungi ogni singola spesa aziendale in una riga separata. I dettagli sono fondamentali, quindi includi quante più informazioni possibili per una documentazione finanziaria chiara.
- Data della spesa: il giorno, il mese e l'anno in cui è stata sostenuta la spesa
- Categoria di spesa: categoria della spesa (marketing, viaggi, spese professionali)
- Fornitore: il nome completo della persona o dell'azienda che corrisponde al loro W-8 o W-9. (Non confondere il tuo commercialista con soprannomi)
- Codice centro di costo: il centro di costo interno dal tuo piano dei conti a cui è collegata la spesa
- Descrizione della spesa: una breve descrizione che illustra in dettaglio la transazione
- Importo: importo della spesa in dollari
- Metodo/modalità di pagamento: come è stato pagato l'importo (carta di credito, contanti, assegno)
- Stato del pagamento: Spese pagate o in sospeso
Noterai che abbiamo aggiunto un totale di 7 opzioni di stato di pagamento. I tuoi fornitori non conoscono i tuoi diligenti amici esperti di finanza come te, quindi queste fasi sfumate del processo di rimborso creano trasparenza nelle sequenze temporali relative alle spese sostenute. Il contesto aggiuntivo aiuta i project manager a gestire le conversazioni con i fornitori in attesa di pagamento. 💬
Piccole ma significative scelte di personalizzazione trasformano il tuo foglio di calcolo delle spese in un motore di analisi finanziaria. Questi documenti rimarranno nei registri della tua azienda, quindi più attributi aggiungono valore analitico.
Passaggio 5: Totale delle spese per categoria
Le celle evidenziate contengono formule predefinite che forniscono i totali per ciascuna categoria di spesa. Ciò consente il monitoraggio della distribuzione delle spese.
Buone notizie: non è richiesta alcuna abilità matematica! 🤩
Cattive notizie: c'è un intoppo. 👀
Ci stiamo bloccando proprio ora perché il passaggio successivo richiede una pazienza da Jedi. Finora hai inserito tutti gli elementi nel tuo foglio delle spese. Ora dovrai allegare le ricevute e gli altri documenti di origine.
💡Suggerimento: utilizza l'IA per automatizzare le parti più noiose delle note spese. Scopri come! 👇🏼
Passaggio 6: aggiungi le ricevute e i documenti di origine pertinenti
Ci piacerebbe poterti dire che questo processo è facile in Excel, ma allegare file diventa rapidamente complicato. Innanzitutto, dovrai convertire ogni ricevuta in un PDF separato invece che in un JPEG. Quindi, rinominala in un formato adeguato che Excel possa archiviare facilmente.
Per aggiungere file, sono necessarie le funzionalità avanzate Oggetti e/o Collegamento e incorporamento di oggetti (OLE) di Excel. Eseguire quella che dovrebbe essere un'attività di base diventa noioso. Ad esempio, i file non Microsoft hanno un processo di caricamento complicato. Le funzioni sulla barra degli strumenti del menu che dovrebbero essere cliccabili sono inattive, quindi sono necessari alcuni tentativi prima di ottenere il risultato desiderato.
Se utilizzi già un foglio di calcolo Microsoft Excel sul web, l'approccio migliore e più efficiente sarebbe quello di utilizzare OneDrive di Microsoft. Questo risolverebbe alcuni problemi che i team potrebbero incontrare con le applicazioni Excel:
- I file archiviati in uno spazio di archiviazione web saranno accessibili tramite browser
- I team non dovranno installare Excel su tutti i loro dispositivi per collaborare sui dati
- Chiunque può lavorare con i dati utilizzando Excel, anche se utilizza versioni diverse
Anche gli utenti più esperti devono seguire la stessa procedura per connettere file esterni.
Ma se vuoi passare al lato oscuro della forza, una piattaforma di produttività che va oltre un semplice modello di nota spese è il luogo in cui nascono alleanze strategiche e partnership.
Dai il benvenuto a ClickUp! 👋
Modelli di note spese
Sebbene Excel sia stato a lungo il programma legacy per il monitoraggio delle spese, i suoi limiti in termini di collaborazione, flessibilità e funzionalità rendono invece necessaria la migrazione della documentazione finanziaria essenziale, come i report delle spese, su piattaforme di produttività dedicate come ClickUp.
Con flussi di lavoro automatizzati personalizzabili per le approvazioni, modifiche drag-and-drop, autorizzazioni basate sui ruoli, funzionalità IA, moduli di spesa e visualizzazioni delle tendenze di spesa, la tua azienda può prendere decisioni informate più rapidamente. 📊
Abbiamo selezionato tre modelli di spese in ClickUp per mostrare come gli strumenti intuitivi di ClickUp migliorano le funzionalità di documentazione contabile rispetto ai fogli Excel statici afflitti da problemi di versione.
Nota: da qui in poi solo buone notizie!
1. Modello di reportistica e spese aziendali ClickUp
Ideale per: sostituire le difficoltà di conformità con soluzioni pratiche
Il modello di report e spese aziendali di ClickUp e tutti i modelli ClickUp includono visualizzazioni personalizzabili per ottimizzare le configurazioni di report, approvazioni, tag e altro ancora.
Se non hai familiarità con le visualizzazioni nei software di project management, pensale come cartelle o divisori diversi in un unico schedario. Ogni visualizzazione raggruppa informazioni selezionate, ma le mostra in modo diverso per soddisfare criteri specifici in base a ciò che è più importante per la persona o lo scopo.
L'ampia personalizzazione di questo modello apre le porte alla collaborazione a livello di team all'interno della piattaforma ClickUp. I reparti contabilità, finanza e altri non devono creare report aggiuntivi o cercare informazioni tramite email. 📥
ClickUp riduce invece il doppio lavoro rendendo più facile per tutti i membri dell'area di lavoro accedere alle informazioni condivise in un unico posto. Un contesto migliore significa conversazioni produttive quando è il momento di riconciliare le note spese.
Situazioni come violazioni delle politiche o modifiche dei budget diventano più facili da individuare. Di conseguenza, i project manager hanno una maggiore visibilità sui modelli di spesa, sulle opportunità di risparmio e sulle incongruenze.
*abbina questo modello al Modello ClickUp per la preparazione delle dichiarazioni dei redditi per migliorare la preparazione delle dichiarazioni dei redditi con funzionalità di monitoraggio del tempo, tag, avvisi di dipendenza, email e molto altro!
2. Modello di report delle spese aziendali per piccole imprese ClickUp
Ideale per: gestire le attività di amministrazione e pagamento dei fornitori
La semplificazione della reportistica è solo uno dei vantaggi superficiali del modello di report delle spese aziendali di ClickUp. Allinea il project management e la contabilità sotto lo stesso tetto. Le sequenze integrate collegano le spese ai risultati finali, ai clienti e alle fatture, consentendoti di massimizzare l'efficienza finanziaria e operativa.
Progettato per i titolari di aziende e i piccoli team, questo modello aiuta a gestire le attività amministrative dei fornitori, in modo che le richieste di pagamento e i requisiti normativi non vengano trascurati. 🔍
Tutti i tuoi strumenti sono a portata di mano all'interno della piattaforma:
- Funzionalità/funzioni di importazione e incorporamento per Excel, Fogli Google e altre app di lavoro
- Promemoria per l'automazione delle attività per gestire rinnovi e revisioni
- Report dashboard per una panoramica delle spese fino ad oggi
- Campi personalizzati per monitorare i dettagli dei fornitori
Grazie a queste funzionalità e a centinaia di altri strumenti di collaborazione e integrazioni disponibili in ClickUp, le piccole imprese possono coordinare senza sforzo le partnership interne ed esterne.
*abbina questo modello ai modelli di contabilità per tenere traccia delle attività, delle passività e del patrimonio netto della tua azienda!
3. Modello di report delle spese ClickUp
Ideale per: tenere sotto controllo le spese aziendali
Le aziende consolidate e le agenzie attente ai costi dovrebbero utilizzare il modello di report delle spese di ClickUp per fornire rapidamente informazioni finanziarie strategiche. Ottieni una visione d'insieme e visualizza i singoli elementi necessari per ottimizzare la spesa per la crescita. ⚡️
Prova gli strumenti integrati per prevedere il budget futuro e le risorse necessarie sulla base delle prestazioni passate. Le integrazioni collegano il lavoro dei client alle spese, mentre gli strumenti di reportistica e i flussi di lavoro consentono ai project manager di risparmiare tempo nel monitoraggio dei costi segnalati dalla contabilità.
Grazie a strumenti che semplificano la supervisione delle spese e lo svolgimento delle mansioni lavorative necessarie, inclusi campi flessibili per organizzare beneficiari e importi, i manager hanno la possibilità di personalizzare il monitoraggio delle spese in base ai propri flussi di lavoro.
*abbina questo modello al Modello di modulo di pagamento ClickUp per creare moduli online facili da usare!
Formazione Excel aggiuntiva disponibile
Sebbene questa guida si concentri sulla creazione di una nota spese personalizzata, Excel può supportare altre esigenze aziendali, se implementato correttamente.
Considerando i vantaggi che ClickUp offre alle aziende, abbiamo altre risorse, suggerimenti e modelli da aggiungere alle tue conoscenze di Excel. Dai un'occhiata a queste guide aggiuntive e alle best practice per quando Excel deve dare il meglio di sé! ✨
Gestione e monitoraggio del tempo
Scopri come creare calendari, tabelle orarie, pianificazioni e altro ancora in Excel per pianificare le tue giornate e monitorare il lavoro.
Visualizzazione dei dati e dashboard
Rendi i tuoi dati Excel più efficaci con questi tutorial approfonditi per trasformare le informazioni dei tuoi fogli di calcolo in immagini eleganti!
Project management
Crea grafici burndown, grafici Gantt, bacheche Kanban e altro ancora in Excel per pianificare e gestire i flussi di lavoro.
Organizzazione
Organizza le informazioni relative all'azienda e ai dipendenti con gli strumenti organizzativi di Excel.
Bonus: dai un'occhiata ai modelli di note spese di Microsoft Excel!
Tieni traccia delle spese con ClickUp
In definitiva, la chiave è garantire trasparenza, accessibilità e accuratezza nella reportistica delle spese, in modo che il denaro si muova esattamente come previsto.
Ci auguriamo che questa guida ti abbia illustrato le possibilità di aggiornamento dei flussi di lavoro per la gestione delle spese. La reportistica delle spese è un lavoro di squadra e i team che desiderano soddisfare le esigenze e le preferenze in materia di supervisione non dovrebbero essere limitati da Excel. 🧑💻
Che tu scelga i fogli di calcolo collaudati o i nuovi hub centralizzati, noi ti diciamo: "Perché non entrambi?" Crea un'area di lavoro gratuita in ClickUp o importa i tuoi fogli di calcolo in una vista Tabella di ClickUp!