La trasparenza finanziaria è fondamentale nella gestione dei budget di reparto e di progetto per le spese aziendali. Da campagne di marketing al software, ai viaggi e altro ancora, i costi si accumulano rapidamente. Senza una supervisione costante, diventa difficile giustificare il valore.
Un sistema snello di tracciamento delle spese è essenziale per una chiara rendicontazione finanziaria. Una documentazione su misura fornisce una visibilità granulare dei flussi di denaro tra le spese a livello di progetto, di reparto e di team. Le previsioni più rigorose e la prova del ROI diventano possibili per iniziative grandi e piccole. 🏆
Attraverso istruzioni passo-passo, imparerete a creare rapporti di gestione delle spese in Excel . Utilizzate questa guida come piattaforma di lancio per alimentare le conversazioni sull'ottimizzazione dell'applicazione della politica di spesa della vostra azienda!
Che cos'è esattamente una nota spese aziendale? Esaminiamo alcune caratteristiche chiave delle note spese ad alto impatto.
Che cos'è una nota spese aziendale?
**Una nota spese aziendale è un documento che tiene traccia delle spese aziendali per prodotti, servizi, salari e altri costi. Il documento contiene righe e colonne che registrano la data, la descrizione, il fornitore, l'importo, la categoria e altri dettagli delle spese elencate
Le schede di Excel all'interno di un foglio di calcolo sono utilizzate per separare le spese per reparto, progetti, individui o altri tipi. Le formule calcolano i totali delle spese per settimana, mese, trimestre o per qualsiasi intervallo di date specificato.
Con le spese tracciate, i manager possono rispondere a domande essenziali che riguardano il lavoro dei progetti e la gestione delle risorse umane l'allocazione delle risorse : Fare bilanci di progetto con i costi effettivi? Le spese rientrano nei codici GL corretti? Quali costi stanno aumentando rapidamente?
I vantaggi dell'utilizzo di Excel per organizzare i fogli spese includono:
- Tracciabilità del budget dipartimentale: Visualizzazione delle spese trimestrali o annuali rispetto al budget assegnato
- Accuratezza delle previsioni: Individuare le tendenze di spesa del passato per prevedere le spese aziendali future
- Organizzazione: Mantenere un unico modello di nota spese e un sistema standardizzato per facilitare la verifica delle ricevute e delle fatture
Ci auguriamo che riusciate a raggiungere un buon livello di organizzazione dei dati, in modo da non essere sorpresi da cambiamenti di budget dell'ultimo minuto e da avere un quadro finanziario più accurato. Questo ci porta all'evento principale: Impostare la gestione delle spese!
Come creare un resoconto delle spese aziendali in Excel
Prima di iniziare, esaminiamo i componenti principali necessari:
- Qualsiasi versione di Excel: Utilizzeremo la funzionalità universale del foglio di calcolo
- Ricevute e documentazione delle spese: Tutte le registrazioni delle transazioni da inserire (perché non fare un salto di qualità per la vostra prossima nota spese)?
- Categorie di spesa: Definite un elenco di tipi di spesa rilevanti per le vostre attività
Con gli elementi essenziali raccolti, abbiamo tutti gli ingredienti per personalizzare un modello di nota spese in Excel. Passiamo subito alla guida passo-passo!
Fase 1: Scaricare il nostro modello di nota spese gratuito
Piuttosto che costruire un tracciatore di spese da zero, utilizzate il nostro modello gratuito di nota spese in Excel come punto di partenza. Contiene già i campi di monitoraggio standard per date/venditori/importi e formule precostituite per sommare automaticamente i totali per categoria. Sovrascrivete i dati fittizi con le vostre spese aziendali, mantenendo le formule integrate. 🧪
È sufficiente aprire il file da scaricare per seguire i passaggi indicati di seguito!
Scarica il modello Excel
Passo 2: Impostare le informazioni di intestazione
Nella parte superiore, inserite i dettagli chiave per identificare il report:
- Preparato per: Aggiungere il nome del dipendente o del reparto che ha sostenuto le spese
- Inviato da: Elencare chi ha preparato/contribuito alle informazioni sulle spese e al foglio di calcolo
- Scopo: Spiegare brevemente il motivo del rapporto (riunione settimanale di bilancio, richiesta del responsabile, operazioni generali del reparto)
- Periodo di spesa: Inserire le date di inizio e fine (giorno, mese e anno a 4 cifre) con un intervallo di date per tutte le transazioni documentate
Utilizzate le intestazioni dei fogli per dare contesto e chiarezza ai revisori del bilancio
Fase 3: Impostare le categorie di spesa
Gli elenchi a discesa all'interno del modello di foglio di calcolo delle spese non sono stati inseriti per ovviare all'estetica, come dire, "spoglia" di Excel.
Servono a garantire una categorizzazione pulita e la coerenza di tutte le transazioni aziendali.
Questo si estende a inserimento dati anche. Le caselle a discesa sono una garanzia per un'elaborazione dei dati priva di errori e un'analisi semplificata. Un solo tipo di spesa o un codice di costo errato potrebbe far sballare tutto. ⚖️
Ecco come bloccare le categorie tramite le caselle a discesa:
- Fare clic sulla voce Forniture per ufficio (cella B18) e apparirà l'icona della freccia a discesa
- Andare nella barra degli strumenti del menu in alto, fare clic su Dati > Convalida dati_, _e si aprirà una finestra pop-up
- Nel campo di testo Fonte, riscrivere l'elenco in modo che corrisponda alle categorie di spesa della propria azienda. Separare ogni categoria con una virgola. (Si consiglia di elencarle in ordine alfabetico per facilitare la navigazione)
- Fare clic su Apply quando si è finito, e rivedere il nuovo elenco facendo clic sull'icona della freccia a discesa
- Ripetete la stessa procedura per le altre intestazioni a discesa: Venditore, Costo, Centro, Codice, Metodo di pagamento e Stato del pagamento
- Per modificare le categorie in futuro, aggiungete o rimuovete il testo nel campo di testo Source secondo le necessità
Modificare le categorie precostituite per tracciare in modo coerente le spese aziendali
Fase 4: riempire il modello con le voci di spesa
Infine, aggiungete ogni singola spesa aziendale come riga a sé stante. È tutto nei dettagli, quindi includete il maggior numero possibile di contesti per una chiara documentazione finanziaria.
- Data della spesa: Giorno, mese e anno in cui si è verificata la spesa
- Categoria della spesa: Categoria della spesa (marketing, viaggi, onorari professionali)
- Mandante: Il nome legale completo della persona o dell'azienda che corrisponde al suo W-8 o W-9. (Non affliggete il vostro commercialista con soprannomi)
- Codice centro di costo: Il centro di costo interno del piano dei conti a cui è legata la spesa
- Descrizione della spesa: Una breve descrizione che illustra la transazione
- Importo: Importo della spesa in dollari
- Metodo di pagamento: Come è stato pagato l'importo (carta di credito, contanti, assegno)
- Stato del pagamento: Spese pagate o in sospeso
Noterete che abbiamo aggiunto un totale di 7 opzioni di stato di pagamento. I vostri fornitori non conoscono i vostri diligenti amici della finanza quanto voi, quindi queste fasi sfumate del processo di rimborso creano trasparenza nelle tempistiche delle spese sostenute. Il contesto aggiuntivo aiuta i project manager a gestire le conversazioni con i fornitori in attesa del pagamento. 💬
Piccole ma significative scelte di personalizzazione trasformano il foglio di calcolo delle spese in un motore di analisi finanziaria. Questi documenti saranno conservati nei vostri archivi aziendali, quindi più attributi aggiungono valore analitico.
Consentire ai team di seguire da vicino i pagamenti attraverso il processo di emissione
Fase 5: Totale delle spese per categoria
Le celle evidenziate hanno formule precostituite per fornire i totali di ogni categoria di spesa. Ciò consente di tenere traccia della distribuzione delle spese.
Totalizzare automaticamente le spese per categoria
Buone notizie: Non è richiesto alcun calcolo da parte vostra! 🤩
La cattiva notizia: C'è un intoppo. 👀
Stiamo temporeggiando perché il prossimo passo richiede una pazienza da Jedi. Finora avete inserito tutte le voci nel vostro foglio spese. Ora dovrete allegare le ricevute e altri documenti di origine.
Fase 6: Aggiungere ricevute e documenti di origine rilevanti
Vorremmo potervi dire che questo processo è facile in Excel, ma allegare i file diventa presto complicato. Innanzitutto, dovrete convertire ogni ricevuta in un PDF separato anziché in un JPEG. Quindi, nominatele in un formato appropriato che Excel possa memorizzare facilmente.
Per aggiungere i file, sono necessarie le funzionalità avanzate Objects e/o Object Linking and Embedding (OLE) di Excel. L'esecuzione di quella che dovrebbe essere un'attività di base diventa noiosa. Ad esempio, i file non Microsoft hanno un processo di caricamento complicato. Le funzioni della barra degli strumenti del menu che dovrebbero essere cliccabili sono inattive, per cui è necessario procedere per tentativi.
Se si utilizza già un foglio di calcolo Microsoft Excel sul web, l'approccio migliore e più efficiente sarebbe quello di utilizzare OneDrive di Microsoft. Questo risolverebbe alcuni problemi che i team probabilmente incontreranno con le applicazioni Excel:
- I file in un archivio basato sul web renderanno i dati accessibili tramite browser
- I team non avranno bisogno di installare Excel su tutti i loro dispositivi per collaborare sui dati
- Chiunque può lavorare con i dati utilizzando Excel, anche se sta lavorando da versioni diverse
Anche gli utenti più avanzati devono utilizzare gli stessi canali per collegare i file esterni.
Ma se volete far parte del Lato Oscuro della Forza, una piattaforma di produttività che vada oltre un semplice modello di nota spese è il luogo in cui avvengono le alleanze e le partnership strategiche.
Salutate ClickUp! 👋
Creare una nota spese con ClickUp 15+ viste e strumenti di automazione
3 modelli per costruire un toolkit di supervisione finanziaria automatizzato
Sebbene Excel sia stato a lungo il programma più diffuso per il monitoraggio delle spese, le sue limitazioni in termini di collaborazione, flessibilità e funzionalità rendono necessaria la migrazione di documenti finanziari essenziali come le note spese verso piattaforme di produttività dedicate come ClickUp.
Grazie ai flussi di lavoro automatizzati e personalizzabili per le approvazioni, all'editing drag-and-drop, alle autorizzazioni basate sui ruoli, alla funzionalità AI, ai moduli per le spese e alla visualizzazione dei trend di spesa, la vostra azienda può prendere decisioni informate più rapidamente. 📊
Abbiamo elencato tre modelli di spesa in ClickUp per mostrare come gli strumenti di facile utilizzo di ClickUp avviino le capacità di documentazione contabile rispetto ai fogli Excel statici afflitti da problemi di versioning.
Nota: da qui in poi non ci sono più cattive notizie!
1. Modello di rendiconto e spese aziendali di ClickUp
il migliore per: Sostituire le lotte per la conformità con soluzioni praticabili_
Utilizzate la visualizzazione a tabella di ClickUp per collaborare alle attività di spesa con i partner contabili
Il Modello di rendiconto e spese aziendali ClickUp e tutti i modelli ClickUp includono viste personalizzabili per ottimizzare le configurazioni di report, approvazioni, tag e altro ancora.
Se non avete familiarità con le visualizzazioni nei software di gestione dei progetti, pensate che siano come diverse cartelle o divisori in un unico schedario. Ogni vista raggruppa informazioni curate insieme, ma le visualizza in modo diverso per rispondere a criteri specifici basati su ciò che è più importante per la persona o lo scopo.
La profondità di personalizzazione di questo modello apre le porte alla collaborazione tra team all'interno della piattaforma ClickUp. Contabilità, finanza e altri reparti non devono creare report aggiuntivi o cercare informazioni via e-mail. 📥
Al contrario, ClickUp riduce il doppio lavoro rendendo più facile per tutti i membri del Workspace accedere alle informazioni condivise in un unico luogo. Un contesto migliore significa conversazioni produttive quando è il momento di riconciliare le note spese.
Situazioni come le violazioni delle policy o le variazioni di budget diventano più facili da individuare. Di conseguenza, i project manager hanno maggiore visibilità sui modelli di spesa, sulle opportunità di risparmio e sulle incongruenze.
Accoppiate questo modello con il modello_ Modello di preparazione fiscale ClickUp per migliorare la preparazione delle tasse con funzionalità di tracciamento del tempo, tag, avvisi di dipendenza, e-mail e altro ancora!_
2. Modello di nota spese per piccole imprese ClickUp
il migliore per: Gestire le attività di gestione dei fornitori e dei pagamenti_
Segmentare le spese di viaggio con le sottocategorie in un documento ClickUp
La semplificazione della rendicontazione è solo il vantaggio di superficie della Modello di nota spese per piccole imprese di ClickUp . Allineate la gestione dei progetti e la contabilità sotto un unico tetto. Le tempistiche integrate collegano le spese ai progetti, ai clienti e alle fatture, in modo da massimizzare l'efficienza finanziaria e operativa.
Progettato per i proprietari di aziende e i piccoli team, questo modello aiuta a gestire la gestione dei fornitori, in modo che chiedere pagamenti e i requisiti normativi non vengono trascurati. 🔍
Tutti gli strumenti sono a portata di mano all'interno della piattaforma:
- Funzioni di importazione e incorporazione per Excel, Google Sheets e altre app di lavoro
- Promemoria di automazione delle attività per gestire rinnovi e revisioni
- Rapporti del cruscotto per una panoramica delle spese fino a quel momento
- Campi personalizzati per tenere traccia dei dettagli dei fornitori
Grazie a queste funzioni e a centinaia di altri strumenti di collaborazione e integrazioni presenti in ClickUp, le piccole imprese possono coordinare le partnership interne ed esterne senza alcuno sforzo.
Abbinate questo modello con_ modelli di contabilità **per tenere traccia delle attività, delle passività e del patrimonio netto della vostra azienda!
3. Modello di rapporto spese ClickUp
il migliore per: Controllare le spese aziendali
Monitorare i fornitori che vengono pagati con determinati metodi di pagamento per un monitoraggio accurato
Le aziende consolidate e le agenzie attente ai costi dovrebbero utilizzare il modello Modello di rapporto spese ClickUp per fornire rapidamente informazioni finanziarie strategiche. Ottenete la visione d'insieme e le voci di spesa necessarie per ottimizzare la spesa per la crescita. ⚡️
Provate gli strumenti integrati per prevedere il budget futuro e le esigenze di risorse in base alle prestazioni passate. Le integrazioni collegano il lavoro dei clienti alle spese, mentre strumenti di reporting e i flussi di lavoro consentono ai project manager di risparmiare tempo nel rintracciare gli addebiti segnalati dalla contabilità.
Grazie agli strumenti che semplificano la supervisione delle spese e lo svolgimento delle mansioni necessarie, tra cui i campi flessibili per organizzare i beneficiari e gli importi, i manager hanno la possibilità di adattare il monitoraggio delle spese ai loro flussi di lavoro.
Accoppiate questo modello con il modello_ Modello di modulo di pagamento ClickUp per costruire moduli online facili da usare!_
Formazione aggiuntiva su Excel sbloccata
Anche se questa guida si concentra sulla creazione di una nota spese, Excel può supportare altre esigenze aziendali, se implementato correttamente.
Considerate le novità che ClickUp offre alle aziende, abbiamo altre risorse, suggerimenti e modelli da aggiungere alla vostra conoscenza di Excel. Date un'occhiata a queste ulteriori guide e best practice per i casi in cui Excel deve brillare! ✨
Gestione e monitoraggio del tempo
Imparate a creare calendari, timesheet, pianificazioni e altro in Excel per pianificare le vostre giornate e tenere traccia del lavoro.
- Come creare un calendario in Excel
- Come calcolare il tempo in Excel
- Come creare un foglio di presenza in Excel
- Come creare un elenco di cose da fare in Excel
Visualizzazione dei dati e dashboard
Rendete i vostri dati di Excel d'impatto con queste esercitazioni approfondite per trasformare le informazioni del vostro foglio di calcolo in eleganti visualizzazioni!
- Come creare un cruscotto KPI in Excel
- Come creare un cruscotto in Excel
- Come creare un grafico in Excel
Gestione dei progetti
Create grafici di burndown, diagrammi di Gantt, schede Kanban e molto altro in Excel per pianificare e gestire i flussi di lavoro.
- Come creare un diagramma di burndown in Excel
- Come creare una tavola Kanban in Excel
- Come creare un diagramma di Gantt in Excel
- Come visualizzare una struttura di ripartizione del lavoro in Excel
- Come creare una timeline di progetto in Excel
Organizzazione
Organizzate le informazioni sull'azienda e sui dipendenti con strumenti organizzativi in Excel.
- Come creare un database in Excel
- Come creare un organigramma in Excel
Bonus: Scopri i modelli di nota spese di Microsoft Excel!
Aggiornare i flussi di lavoro delle spese con ClickUp Views
In definitiva, la chiave è garantire la trasparenza, l'accessibilità e l'accuratezza della rendicontazione delle spese, in modo che il denaro si muova esattamente come previsto.
Ci auguriamo che questa guida vi abbia presentato le possibilità di aggiornamento
la gestione delle spese
flussi di lavoro. La rendicontazione delle spese è un vero e proprio lavoro di squadra e i team che cercano di soddisfare le esigenze e le preferenze dei supervisori non dovrebbero essere limitati da Excel. 🧑💻
Sia che si opti per i collaudati fogli di calcolo o per i più recenti hub centralizzati, noi diciamo: "Perché non entrambi?" Avviare un'area di lavoro gratuita in ClickUp o importare i fogli di calcolo in una vista ClickUp Table!