Cara Memperluas Tim dari 10 hingga 50 Karyawan Tanpa Mengorbankan Budaya Perusahaan

Apa yang sebenarnya rusak saat tim berkembang? Apakah budayanya atau kurangnya struktur?

Saat memiliki 10 orang, keselarasan terasa alami. Konteks dibagikan, keputusan terlihat jelas, dan budaya memperkuat dirinya sendiri melalui pekerjaan sehari-hari. Anda tidak memerlukan sistem karena kedekatan sudah cukup.

Model tersebut berhenti berfungsi saat tim berkembang.

Dengan 30 hingga 40 karyawan, konteks tersebar tidak merata. Tim mulai bekerja dengan cara yang berbeda-beda. Karyawan baru belajar dengan mengamati, bukan karena hal-hal telah didefinisikan dengan jelas. Tidak ada yang salah, tetapi konsistensi mulai menurun.

Di sinilah budaya berhenti menjadi pengalaman bersama dan mulai menjadi masalah operasional.

Memperluas tim dari 10 hingga 50 karyawan membutuhkan perubahan struktural. Norma-norma yang tidak tertulis harus diubah menjadi sistem yang jelas. Keputusan perlu memiliki visibilitas yang berkelanjutan. Komunikasi memerlukan jalur yang dapat diprediksi. Pengetahuan harus disimpan di tempat yang lebih andal daripada ingatan.

Artikel ini menjelaskan cara merancang sistem-sistem tersebut di bidang perekrutan, komunikasi, manajemen pengetahuan, dan infrastruktur inti, sehingga budaya perusahaan tidak melemah seiring bertambahnya jumlah karyawan.

Mengapa Memperluas Tim dari 10 hingga 50 Karyawan Membuat Kebanyakan Startup Gagal

Pada jumlah karyawan 50 orang, Anda tidak bisa mengandalkan percakapan di koridor untuk menjaga semua orang tetap sejalan.

Sederhananya, karena tidak semua orang berada di ruangan yang sama lagi. Tim teknik sedang menyelesaikan masalah yang tidak Anda ketahui. Tim pemasaran menjalankan kampanye yang tidak diketahui oleh tim penjualan. Seorang karyawan baru bertanya, “Bagaimana kita menangani keluhan pelanggan?” dan mendapatkan tiga jawaban berbeda tergantung pada siapa yang ditanya.

Inilah saat di mana kebanyakan startup mengalami kegagalan.

✅ Fakta: Penelitian oleh Jordana Valencia di Harvard Business Review menunjukkan bahwa perusahaan yang berkembang pesat kehilangan kohesi budaya kecuali para pemimpin secara sengaja merancang ulang cara budaya ditransfer seiring pertumbuhan tim. Masalahnya adalah mekanisme yang membangun budaya tersebut sejak awal berhenti berfungsi.

3 Alasan Utama Budaya Startup Rusak Saat Tim Bertumbuh

Budaya perusahaan biasanya tidak gagal secara tiba-tiba. Ia gagal dalam momen-momen kecil sehari-hari yang tidak lagi diperhatikan orang. Sebuah pembaruan yang terlewat. Sebuah keputusan yang tidak ada yang ingat pernah dibuat. Seorang karyawan baru harus menebak-nebak alih-alih cukup percaya diri untuk tahu ke mana harus mencari. Saat tim berkembang, momen-momen ini menumpuk.

Tiga pola berikut adalah titik di mana kebanyakan budaya startup mulai melemah.

1. Penyebaran kerja mengambil alih

Saat memiliki 10 orang, Anda mungkin menggunakan 3-4 alat: Slack untuk komunikasi, Google Docs untuk kolaborasi, dan mungkin pelacak proyek ringan. Semua orang tahu di mana segala sesuatu berada karena belum banyak hal yang ada.

Saat mencapai 30-40 orang, jumlah tersebut meningkat secara eksponensial. Tim Engineering menggunakan Jira. Tim Marketing beroperasi di Asana. Tim Sales membangun semuanya di HubSpot. Tim Keuangan menggunakan alat anggaran terpisah. Tim HR memperkenalkan sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) yang biasanya mahal.

Setiap alat memiliki manfaatnya sendiri. Namun, ketika digabungkan, mereka menciptakan Work Sprawl. Ini hanyalah fragmentasi pekerjaan di platform yang terputus-putus, yang menciptakan silo informasi dan menghambat produktivitas.

Begini penerapannya dalam praktik:

Informasi tersebut ada, tetapi terputus dari keputusan, pemilik, dan langkah selanjutnya. Orang-orang menghabiskan lebih banyak waktu mencari ringkasan daripada menggunakannya untuk mendorong pekerjaan ke depan.

Nilai sesungguhnya tidak hanya terletak pada pengumpulan informasi. Nilai tersebut berasal dari menjaga informasi tersebut tetap terhubung dengan pekerjaan yang didukungnya. Ketika konteks tetap dekat dengan tugas dan hasil, tim dapat bertindak dengan jelas daripada menebak-nebak.

2. Pola komunikasi runtuh

Awalnya, dengan hanya 10 orang di organisasi Anda, komunikasi sangat sederhana. Anda memiliki satu rapat standup. Mungkin satu rapat sinkronisasi mingguan. Pembaruan penting terjadi di saluran Slack utama, di mana semua orang dapat melihatnya.

Pada 40 orang, hal itu bisa runtuh dengan cepat.

Sekarang Anda memiliki beberapa tim dengan jadwal yang berbeda, prioritas yang berbeda, dan norma komunikasi yang berbeda. Aliran informasi yang lancar yang Anda miliki saat hanya ada 10 orang? Itu sudah hilang. Digantikan oleh:

Karyawan baru merasakan hal ini dengan paling tajam. Mereka berusaha memahami cara kerja perusahaan, tetapi informasi yang mereka butuhkan tersebar, usang, atau hanya ada di kepala seseorang. Solusinya adalah membangun ritme komunikasi secara konsisten dan dapat diprediksi agar informasi dapat mengalir dengan lancar di seluruh perusahaan.

🛠️ Toolkit: ClickUp membantu dengan mengonsolidasikan komunikasi di tempat kerja sebenarnya terjadi. Artinya, percakapan penting tidak lagi hilang di thread Slack; mereka berada di ClickUp Chat, terhubung langsung dengan tugas dan proyek yang relevan.

3. Pengetahuan internal hilang

Karyawan awal Anda adalah sumber informasi yang berharga. Mereka tahu alasan di balik setiap keputusan, umpan balik klien yang membentuk produk Anda, dan aturan tak tertulis yang mendefinisikan cara perusahaan Anda sebenarnya beroperasi.

Saat Anda berkembang, orang-orang tersebut menjadi kewalahan. Mereka sibuk dalam rapat, mengelola tim, dan menangani masalah mendesak. Mereka tidak lagi bisa menjawab setiap pertanyaan “bagaimana kita…?”

Nanti, inilah yang akan Anda lihat:

Solusinya adalah mengubah pengetahuan informal menjadi proses yang terdokumentasi dan basis pengetahuan yang dapat dicari.

🤖 Peringatan: Budaya perusahaan akan hancur begitu proses onboarding menjadi opsional

Saat seorang karyawan baru harus bertanya kepada tiga orang tentang cara kerja sesuatu, budaya perusahaan Anda sudah terpecah. Seorang Super Agent di ClickUp memastikan konsistensi di mana manusia tidak bisa, mengubah proses onboarding menjadi sistem rather than a favor.

Setiap peran belajar dengan cara yang sama, dari sumber yang sama, melalui alur kerja yang sama. Budaya tidak lagi bergantung pada ingatan dan mulai berkembang secara terencana.

Cara Membangun Fondasi Budaya yang Skalabel

Anda telah melihat apa yang bisa rusak. Kini, inilah cara mencegahnya: bangun infrastruktur sebelum Anda membutuhkannya.

Ketika tim Anda masih kecil, budaya perusahaan ada di dalam pikiran setiap orang. Semua orang menyerapnya melalui interaksi langsung. Seiring pertumbuhan perusahaan, cara ini tidak lagi efektif. Anda membutuhkan fondasi: sistem yang terdokumentasi, alur kerja terpusat, dan pengetahuan yang dapat diakses yang dapat disesuaikan dengan jumlah karyawan.

Infrastruktur tersebut dimulai dari tempat informasi Anda disimpan.

Inilah cara untuk menutup celah dan menerapkan sistem yang memberikan dampak nyata pada cara organisasi Anda beroperasi.

Konsolidasikan pengetahuan ke dalam satu platform

Ketika informasi tersebar di terlalu banyak tempat, budaya menjadi tidak konsisten secara otomatis. Orang tidak bertindak berbeda karena mereka tidak setuju dengan nilai-nilai—mereka bertindak berbeda karena mereka bekerja dengan informasi yang berbeda.

Langkah pertama adalah mengonsolidasikan tempat di mana pekerjaan, keputusan, dan dokumentasi berada. Secara praktis, ini berarti mengonsolidasikan:

Ketika tugas, dokumen, dan komunikasi terhubung, keputusan tetap terikat pada hasil daripada tersesat dalam riwayat obrolan. Inilah cara konteks tetap terjaga seiring pertumbuhan tim.

Solusinya adalah dengan mengonsolidasikan semua hal dalam satu ruang kerja terpusat di mana tugas, dokumen, dan komunikasi saling terhubung.

Bagi perusahaan yang berkembang dari 10 hingga 50 karyawan, hal ini berarti informasi yang krusial bagi budaya perusahaan disimpan dalam satu pusat pencarian yang terintegrasi, bukan tersebar di berbagai alat.

Ubah budaya menjadi dokumentasi yang hidup

Sebagian besar perusahaan mendokumentasikan budaya mereka terlalu terlambat, dan ketika mereka melakukannya, mereka membekukannya dalam buku panduan statis yang tidak pernah dibuka kembali.

Budaya yang dapat diskalakan memerlukan dokumentasi yang hidup. Artinya, mencatat hal-hal dengan cara yang mendorong penggunaan, pembaruan, dan diskusi, bukan sekadar konsumsi pasif.

Pada tahap ini, tim harus secara eksplisit mendokumentasikan:

Ketika dokumentasi ini menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari, ia menjadi acuan yang berguna daripada sekadar formalitas.

Jadikan pengetahuan dapat dicari dengan cepat

Karyawan awal membawa sejumlah besar pengetahuan implisit. Saat tim berkembang, mengharapkan mereka untuk mentransfer konteks tersebut secara manual adalah tidak realistis dan tidak berkelanjutan.

Kemudahan pencarian adalah jembatan antara pengalaman dan skala. Alih-alih mengarahkan setiap pertanyaan "Bagaimana cara kita...?" melalui pendiri atau karyawan awal, tim membutuhkan cara untuk menemukan jawaban secara mandiri dari sumber yang nyata dan otoritatif.

ClickUp Brain membuat memori institusional tim Anda dapat dicari. Karyawan baru dapat mengajukan pertanyaan dalam bahasa alami, seperti “Bagaimana cara menangani pengecualian harga?”, dan mendapatkan jawaban yang diambil dari seluruh ruang kerja Anda: dokumen, tugas, komentar, semuanya.

Artinya:

Jadikan alur kerja terlihat

Budaya bukan hanya apa yang Anda katakan. Itu adalah apa yang orang amati. Ketika alur kerja tersembunyi, orang menebak-nebak. Ketika alur kerja terlihat, mereka belajar dengan melihat bagaimana pekerjaan sebenarnya bergerak melalui perusahaan.

Visibilitas berarti orang dapat dengan cepat melihat:

Kejelasan semacam ini adalah infrastruktur, bukan micromanagement. Ketika pekerjaan berada dalam satu sistem, visibilitas menjadi hal yang alami. Anggota tim baru tidak perlu dijelaskan tentang budaya; mereka melihatnya secara langsung melalui tugas, pembaruan, dan keputusan yang berlangsung secara real-time.

Bagaimana Menentukan Nilai Inti yang Sesungguhnya Dapat Diperluas Bersama Tim Anda

Nilai-nilai yang kabur tidak dapat diskalakan. Jika nilai-nilai perusahaan Anda hanyalah kalimat-kalimat yang terdengar bagus seperti “Kami menghargai keunggulan” atau “Berinovasi”, mereka tidak berguna saat seorang karyawan baru harus membuat keputusan dan Anda tidak ada di ruangan.

Apa arti "keunggulan" saat memilih antara meluncurkan produk dengan cepat atau menambahkan satu fitur lagi? Bagaimana "inovasi" terlihat saat klien meminta sesuatu yang belum pernah Anda lakukan sebelumnya?

Nilai-nilai yang terasa jelas dan diserap secara alami oleh 10 orang perlu dijelaskan secara eksplisit untuk tim yang berjumlah 50 orang. Karyawan baru Anda tidak mengalami masa awal perusahaan, jadi mereka membutuhkan penjelasan tentang bagaimana nilai-nilai tersebut diterapkan dalam tindakan. Ini adalah kunci untuk mencegah pelemahan budaya.

Nilai-nilai yang dapat diskalakan berbeda. Mereka cukup spesifik untuk membimbing keputusan dan cukup terlihat untuk tercermin dalam perilaku sehari-hari.

Untuk menjadikan nilai-nilai Anda dapat diterapkan, definisikan dengan contoh perilaku yang jelas.

Jangan biarkan nilai-nilai Anda terpendam dalam buku panduan yang dilupakan yang dikirimkan HR kepada karyawan baru dan tidak pernah dibaca lagi. Berikut adalah proses langkah demi langkah:

Alih-alih mengandalkan ingatan, buat nilai-nilai perusahaan dapat dicari dan terlihat di ruang kerja Anda sehingga dapat dirujuk secara alami dalam pekerjaan sehari-hari.

Ketika nilai-nilai perusahaan didokumentasikan, dibahas, dan secara konsisten terlihat dalam alat-alat yang digunakan tim Anda setiap hari, nilai-nilai tersebut jauh lebih mungkin bertahan selama proses pertumbuhan.

Cara Mempertahankan Budaya Selama Pertumbuhan Cepat

Anda telah membangun infrastruktur. Anda telah mendefinisikan nilai-nilai yang dapat diimplementasikan. Kini saatnya eksekusi: memastikan budaya tidak tergerus saat Anda menambahkan 20, 30, 40 orang baru yang tidak ada saat Anda memulai.

Infrastruktur dan nilai-nilai membentuk fondasi, tetapi budaya tidak mempertahankan dirinya sendiri; ia memerlukan praktik harian yang memperkuat hal-hal yang penting. Berikut lima praktik yang benar-benar efektif, bukan karena terdengar bagus, tetapi karena mengatasi momen-momen tepat di mana budaya terganggu saat skala.

Jadikan budaya sebagai bagian dari setiap keputusan perekrutan

Ketika Anda sangat membutuhkan seseorang untuk mengisi posisi, godaan untuk menurunkan standar kesesuaian budaya sangat besar. “Kami butuh insinyur senior SEKARANG” berubah menjadi “Riwayat kerja orang ini bagus, dan mereka bisa mulai Senin.”

Itulah jebakannya.

Perekrutan yang tidak sesuai tidak hanya gagal berkontribusi; mereka secara aktif menghambat produktivitas tim. Mereka mengajukan pertanyaan yang menunjukkan bahwa mereka tidak memahami bagaimana keputusan diambil di sini. Mereka menentang norma-norma yang telah diterima oleh semua orang. Mereka menciptakan gesekan yang semakin memburuk di seluruh tim.

Solusinya? Sistemkan penilaian budaya dalam proses perekrutan Anda.

Cara melakukannya:

Ubah nilai-nilai menjadi kebiasaan sehari-hari yang terlihat

Nilai-nilai perusahaan Anda tidak berarti apa-apa jika hanya tertera sebagai kata-kata di dinding. Agar nilai-nilai tersebut memiliki dampak nyata, mereka harus tercermin dalam perilaku sehari-hari tim, yang berarti mengimplementasikan nilai-nilai tersebut dengan mengintegrasikannya langsung ke dalam alur kerja Anda.

Jika Anda mengutamakan transparansi, misalnya, pastikan pembaruan proyek selalu terlihat oleh seluruh tim secara default. Ketika Anda melihat seseorang menunjukkan nilai inti, akui kontribusinya secara terbuka di depan semua orang.

Tanamkan nilai-nilai Anda ke dalam proses inti, mulai dari cara Anda mengadakan rapat hingga cara Anda memberikan umpan balik dan mengambil keputusan kritis lebih awal:

Jadikan nilai-nilai Anda sebagai bagian yang terlihat dan dapat disaring dalam pekerjaan sehari-hari dengan menandai tugas dan proyek dengan nilai spesifik yang mereka wujudkan. Untuk sepenuhnya mengintegrasikan ini ke dalam alur kerja, lakukan retrospeksi tim yang secara eksplisit membahas bagaimana nilai-nilai Anda muncul atau tidak dalam proyek terbaru. ClickUp Whiteboards sangat cocok untuk ini!

💡Tips Pro: Otomatiskan bagian-bagian penting namun berulang dari proses dengan ClickUp Automations.

• Pembaruan mingguan dan agenda rapat dibuat dan ditugaskan secara otomatis; tidak ada yang terlewat.
• Kenali perilaku yang selaras dengan nilai secara otomatis melalui notifikasi pemicu atau pengakuan saat tindakan tertentu terjadi.

Memberdayakan pembawa budaya di seluruh organisasi

Anda tidak bisa menjadi satu-satunya orang yang menyampaikan budaya. Saat Anda berkembang, Anda menjadi bottleneck.

Penerus budaya bukanlah orang-orang yang memiliki kata "budaya" dalam judul pekerjaan mereka. Mereka adalah individu yang secara alami mewakili nilai-nilai Anda dalam pekerjaan sehari-hari. Mereka adalah orang-orang yang secara insting didatangi oleh karyawan baru untuk meminta nasihat. Mereka yang menetapkan nada dalam pertemuan. Mereka yang menegur ketika ada yang terasa tidak beres.

Bagaimana mengidentifikasinya:

Jika Anda tidak secara formal memberdayakan pembawa budaya, budaya Anda menjadi tidak konsisten. Tim yang berbeda mengembangkan interpretasi yang berbeda tentang bagaimana pekerjaan seharusnya dilakukan. Karyawan baru menerima sinyal yang bertentangan tentang apa yang sebenarnya penting. Seiring waktu, pembawa budaya kelelahan karena menjadi orang yang diandalkan secara informal tanpa pengakuan atau wewenang. Berikut cara memberdayakan mereka dengan benar:

Cara melakukannya: Buat ruang ClickUp khusus untuk memberikan karyawan Anda kepemilikan yang jelas atas proyek dan sumber daya terkait budaya, sehingga mereka menjadi peserta aktif dalam mengembangkan budaya perusahaan. Dengan cara ini, Anda dapat memberdayakan duta budaya Anda untuk membentuk budaya perusahaan dengan memberikan mereka visibilitas terhadap inisiatif perusahaan secara keseluruhan dan kemampuan untuk berkontribusi pada dokumentasi budaya pusat menggunakan fitur izin dan berbagi ClickUp.

Konsolidasikan alat-alat Anda sebelum terjadi penyebaran alat yang berlebihan

Alat yang berbeda menciptakan alur kerja yang berbeda. Alur kerja yang berbeda menciptakan norma yang berbeda. Sebelum Anda menyadarinya, Anda memiliki tiga subbudaya yang beroperasi berdasarkan asumsi yang sama sekali berbeda tentang “bagaimana kita bekerja di sini.”

Ini adalah penyebaran tak terencana dari alat dan platform tanpa pengawasan, yang mengakibatkan pemborosan uang, upaya yang terduplikasi, dan risiko keamanan. Jika tim yang berbeda menggunakan alat AI yang berbeda, pengetahuan institusional Anda menjadi terisolasi, tidak konsisten, dan sulit dikelola.

Menyiapkan tim dari 10 hingga 50 karyawan tanpa kehilangan budaya perusahaan memerlukan pembangunan infrastruktur yang menjaga semua orang tetap terhubung dan sejalan. Ruang kerja tunggal dan terpadu menciptakan cara kerja tunggal dan terpadu.

6 Perangkap Budaya Umum yang Harus Dihindari Saat Memperluas Skala

Saat Anda menghadapi pertumbuhan pesat dari 10 hingga 50 karyawan, mudah terjebak dalam jebakan umum yang secara tidak sengaja dapat merusak budaya yang sedang Anda lindungi.

Menyadari jebakan-jebakan ini adalah langkah pertama untuk menghindarinya:

Kesuksesan dalam mengembangkan budaya perusahaan bergantung pada dokumentasi yang terencana, ritme komunikasi yang konsisten, pemangku budaya yang diberdayakan, dan sistem yang terpadu. Perusahaan yang mempertahankan identitas uniknya melalui pertumbuhan cepat adalah mereka yang memperlakukan budaya sebagai sistem yang dirancang, bukan sekadar suasana yang diharapkan.

Panduan Definitif untuk Membangun Rencana Aksi Skalabilitas Budaya Anda

Memperluas budaya dari 10 hingga 50 karyawan melibatkan pilihan yang konsisten dan terencana dalam membangun infrastruktur, mendefinisikan nilai-nilai, merekrut karyawan, dan mengatur struktur kerja. Berikut adalah daftar periksa untuk membantu Anda:

Jika Anda memiliki 10-15 orang (membangun fondasi):

Jika Anda memiliki 15-30 orang (mencegah fragmentasi):

Jika Anda memiliki 30-50 orang (memperkuat skala):

Budaya tidak menghilang. Ia tersesat di tengah keramaian.

Saat tim berkembang, budaya tidak gagal karena orang lupa nilai-nilai. Budaya gagal ketika sinyal tentang cara kerja menjadi tidak konsisten. Keputusan menjadi sulit ditemukan. Konteks hilang. Karyawan baru tidak yakin versi mana dari "cara kita bekerja" yang benar.

Tim yang berhasil mengembangkan bisnis dengan lancar mengatasi hal ini dengan merancang kejelasan sejak awal. Mereka membuat pekerjaan terlihat, keputusan tahan lama, dan pengetahuan mudah diakses sehingga perilaku yang tepat diperkuat secara alami, tanpa penjelasan terus-menerus.

Di situlah ClickUp berperan. Dengan menggabungkan tugas, dokumen, komunikasi, dan pengetahuan ke dalam satu ruang kerja, ClickUp membantu tim yang sedang berkembang mengubah prinsip operasional mereka menjadi praktik sehari-hari.

Ketika cara kerja Anda jelas, budaya tidak perlu dilindungi. Ia akan berkembang seiring pertumbuhan perusahaan. Siap membangun budaya Anda? Mulailah dengan ClickUp secara gratis!

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Evolusi adalah penyesuaian yang disengaja terhadap budaya Anda yang mempertahankan nilai-nilai inti sambil memperbarui praktik untuk konteks baru dan tim yang lebih besar. Dilusi adalah pelemahan yang tidak disengaja terhadap budaya Anda, di mana nilai-nilai menjadi kabur atau tidak konsisten karena tidak dijaga secara aktif selama pertumbuhan.

Tim jarak jauh dan hybrid harus lebih sengaja dalam hal dokumentasi dan ritme komunikasi, karena budaya tidak dapat ditransfer melalui kedekatan fisik. Platform terpusat seperti ClickUp, yang mengintegrasikan pekerjaan, komunikasi, dan pengetahuan, menjadi infrastruktur esensial untuk budaya terdistribusi yang kuat.

Meskipun keduanya penting, Anda harus memprioritaskan kesesuaian budaya untuk peran yang melibatkan interaksi tim yang signifikan atau wewenang pengambilan keputusan, karena nilai-nilai jauh lebih sulit diajarkan daripada keterampilan. Untuk peran teknis yang sangat spesialis dan mandiri, keterampilan mungkin kadang-kadang menjadi prioritas, tetapi ini adalah trade-off yang harus dilakukan dengan hati-hati.

Ya, memang mungkin untuk memperbaiki budaya yang rusak, tetapi hal itu jauh lebih sulit daripada mempertahankannya sejak awal. Hal ini memerlukan pengakuan terbuka terhadap masalah, komitmen yang kuat dari kepemimpinan terhadap nilai-nilai tertentu, serta perubahan struktural seperti konsolidasi alat atau ritme komunikasi baru untuk mendukung budaya yang diinginkan.