Cara Menggunakan Gemini Tasks & Meningkatkan Produktivitas

Gemini Tasks, yang juga dikenal sebagai Gemini di Google Tasks, memudahkan Anda untuk mencatat pengingat.

Ini adalah cara cepat untuk mengubah pikiran sesaat menjadi daftar tugas.

Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan cara mengatur Gemini Tasks secara efektif.

Anda akan melihat di mana fitur ini paling efektif dan bagaimana integrasinya dalam pekerjaan nyata, di mana kolaborasi dan konteks sangat penting.

Apa Itu Gemini Tasks?

Kombinasi Gemini + Google Tasks adalah fitur bertenaga AI dari Google Workspace untuk mengelola daftar tugas Anda. Fitur ini terintegrasi ke dalam asisten Gemini dan menggunakan pemrosesan bahasa alami, artinya Anda dapat membuat tugas hanya dengan berbicara atau mengetik dalam bahasa Inggris yang sederhana.

Bayangkan ini sebagai asisten produktivitas yang mendengarkan perintah Anda.

Ketika Anda meminta Gemini untuk membuat pengingat, ia terhubung langsung ke akun Google Tasks Anda. Alur kerja terintegrasi ini memungkinkan sinkronisasi tugas yang mulus di seluruh Google Workspace Anda, sehingga item daftar tugas yang dibuat dengan suara Anda akan muncul secara otomatis di Google Calendar Anda.

Tujuannya adalah untuk memudahkan produktivitas pribadi bagi siapa pun yang sudah menggunakan aplikasi Google.

Cara Menghubungkan Google Tasks ke Gemini

Anda mungkin sudah mendengar tentang penggunaan AI untuk tugas, tetapi Anda khawatir proses pengaturannya akan merepotkan.

Gesekan ini sering menghentikan orang sebelum mereka mulai. Akibatnya? Mereka kehilangan kenyamanan yang ditawarkan oleh AI.

Menghubungkan Google Tasks ke Gemini ternyata sangat mudah dan menghindari frustrasi ini. Integrasi ini memungkinkan Gemini untuk membaca, membuat, dan mengubah item dalam daftar Google Tasks Anda.

Bagi kebanyakan orang yang menggunakan Google untuk manajemen proyek, koneksi ini otomatis. Namun, pemegang akun pribadi mungkin perlu mengaktifkannya di pengaturan mereka.

Langkah 1: Masuk ke Gemini

Pertama, kunjungi gemini.google.com atau buka aplikasi Gemini di ponsel Anda. Yang perlu Anda lakukan hanyalah masuk dengan akun Google Anda. Langkah autentikasi sederhana ini secara otomatis menghubungkan fungsi dasar.

Jika Anda menggunakan akun perusahaan, administrator Anda mungkin perlu menyetujui ekstensi terlebih dahulu. Untuk sebagian besar pengguna, langkah ini hanya memakan waktu kurang dari satu menit.

Langkah 2: Hubungkan Google Workspace

Setelah masuk, temukan menu pengaturan dan cari ekstensi. Anda perlu mengaktifkan ekstensi Google Workspace untuk memberikan izin kepada Gemini untuk mengakses aplikasi lain Anda. Ini adalah kunci yang membuka potensi penuhnya.

Inilah yang Anda izinkan Gemini untuk lakukan:

Jika Anda berubah pikiran, Anda dapat menonaktifkan izin ini di pengaturan akun Google Anda kapan saja.

📮 ClickUp Insight: 45% responden survei kami mengatakan bahwa mereka menjaga tab penelitian terkait pekerjaan tetap terbuka selama berminggu-minggu. Bagi 23% lainnya, tab berharga ini termasuk obrolan AI yang dipenuhi dengan konteks.

Pada dasarnya, sebagian besar orang mengandalkan tab browser yang rapuh untuk menyimpan memori dan konteks. Ulangi bersama kami: Tab bukanlah basis pengetahuan. 👀

ClickUp BrainGPT mengubah permainan di sini.

Aplikasi AI super ini memungkinkan Anda mencari ruang kerja Anda, berinteraksi dengan beberapa model AI, dan bahkan menggunakan perintah suara untuk mengambil konteks dari satu antarmuka. Karena MAX berada di PC Anda, ia tidak bersaing untuk ruang tab dan dapat menyimpan percakapan hingga Anda menghapusnya!

Cara Menambahkan Tugas dan Pengingat dengan Gemini

Jika Anda bosan mengklik melalui menu yang tak berujung hanya untuk menambahkan item to-do sederhana, pembuatan tugas akan terasa seperti pekerjaan rumah, sehingga Anda menghindarinya.

Keunggulan Gemini adalah menggantikan klik yang membosankan dengan perintah percakapan.

Anda cukup berbicara atau mengetik apa yang perlu dilakukan, dan asisten AI akan menerjemahkan permintaan Anda. Meskipun ini terasa seperti sihir untuk pengingat sederhana, interpretasi AI terkadang tidak akurat untuk permintaan yang lebih kompleks.

Tambahkan tugas dengan detail spesifik

Anda dapat menambahkan tugas dengan tanggal, waktu, dan catatan hanya dengan mengucapkan apa yang Anda inginkan. Kemampuan pemrosesan bahasa alami Gemini memahami detail-detail tersebut dan mengisinya untuk Anda. Fitur ini sangat berguna untuk tugas-tugas pribadi yang sederhana dan tidak memerlukan banyak konteks.

Coba beberapa perintah ini untuk melihatnya dalam aksi:

Meskipun ini sempurna untuk pengingat pribadi, Anda akan menemukan bahwa menambahkan konteks proyek, menugaskan tugas kepada rekan tim, atau menetapkan ketergantungan memerlukan alat yang berbeda.

Tambahkan tugas berdasarkan konteks percakapan

Pernahkah Anda berada dalam pertemuan dan memiliki ide bagus, hanya untuk melupakannya beberapa saat kemudian? Hal ini terjadi ketika ide-ide Anda terputus dari pekerjaan Anda. Gemini berusaha mengatasi hal ini dengan memungkinkan Anda membuat tugas langsung dari percakapan yang sedang berlangsung.

Jika Anda sedang membahas proyek, Anda cukup mengatakan, “Tambahkan poin ini sebagai tugas.” Ini sangat praktis untuk mencatat poin-poin tindakan selama sesi brainstorming.

Cara Melihat dan Mengupdate Gemini Tasks Anda

Anda dapat melihat tugas-tugas Anda dengan bertanya langsung kepada Gemini, membuka aplikasi Google Tasks, atau memeriksa Google Calendar Anda. Gemini akan membacakan daftar tugas Anda atas perintah, tetapi ini bukan pengganti untuk dasbor proyek yang sesungguhnya.

Tampilkan tugas dan pengingat yang akan datang

Untuk mendapatkan gambaran tentang jadwal Anda, Anda dapat mengajukan pertanyaan sederhana kepada Gemini. Gemini akan mengambil informasi dari Google Tasks dan menampilkannya dalam format percakapan.

Berikut beberapa contoh perintah yang dapat Anda coba:

Harap diperhatikan bahwa hasilnya bersifat teks murni. Anda tidak akan mendapatkan garis waktu visual, papan Kanban, atau matriks daftar prioritas untuk membantu Anda mengatur pekerjaan Anda.

Edit atau hapus tugas yang sudah ada

Sama seperti Anda membuat tugas dengan suara, Anda juga dapat mengeditnya dengan cara yang sama. Anda dapat mengubah tanggal jatuh tempo, menandai item sebagai selesai, atau menghapusnya sepenuhnya.

Misalnya, Anda dapat mengatakan:

Gemini memerlukan konteks yang cukup untuk mengetahui tugas mana yang Anda maksud. Jika Anda perlu mengedit atau mengatur ulang beberapa tugas sekaligus, Anda harus melakukannya secara manual di aplikasi Google Tasks. Gemini saat ini tidak mendukung tindakan massal.

Cara Mengotomatisasi Tugas dengan Aksi Terjadwal Gemini

Membuat tugas berulang yang sama setiap minggu secara manual adalah pemborosan waktu dan tenaga.

Misalnya, Anda mungkin memiliki laporan mingguan yang harus diserahkan atau persiapan rapat harian, dan melupakan tugas-tugas berulang ini dapat menimbulkan masalah. Buka Gemini (Web atau Aplikasi).

✅ Berikan perintah penjadwalan. Anda harus spesifik tentang apa dan kapan.

✅ Konfirmasi Tindakan: Gemini akan menampilkan ringkasan jadwal. Anda dapat mengedit atau menyesuaikannya sesuai kebutuhan.

✅ Kelola Aksi: Anda dapat menemukannya di Pengaturan > Aksi Terjadwal. Dari sana, Anda dapat menunda, mengedit, atau menghapusnya.

Ini menciptakan kesan palsu tentang otomatisasi. Anda masih kekurangan kemampuan untuk menghubungkan tindakan di seluruh alat Anda. Otomatisasi alur kerja yang sesungguhnya melibatkan pemicu, kondisi, dan tindakan yang mendorong pekerjaan maju.

Batasan Gemini Tasks: Di Mana Batasannya?

Anda mencoba menggunakan Gemini untuk proyek tim, dan sekarang semuanya sedikit berantakan.

Tugas-tugas tersebar. Tidak ada yang tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa, dan daftar tugas Anda sepenuhnya terputus dari rencana proyek Anda.

Kebingungan ini adalah akibat langsung dari penggunaan alat produktivitas pribadi untuk pekerjaan kolaboratif.

Gemini + Google Tasks benar-benar berguna untuk pengingat pribadi. Namun, ini tidak dirancang untuk mengelola proyek dengan tim, tenggat waktu, dan bagian yang saling terhubung. Inilah kelemahannya:

Mengapa ClickUp Brain Lebih Unggul dari Gemini Tasks untuk Produktivitas Tim

Asisten AI pribadi sangat bagus dalam menangkap ide.

Namun, produktivitas tim seringkali menurun kemudian, ketika ide-ide tersebut perlu diubah menjadi pekerjaan yang dibagikan dan dikoordinasikan.

Tugas dibuat, tetapi konteksnya berada di tempat lain. Keputusan tercatat dalam catatan rapat. Tindak lanjut hilang dalam obrolan. Proyek melambat bukan karena orang lupa, tetapi karena pekerjaan kehilangan ikatan yang menghubungkannya.

Di sinilah ruang kerja AI terintegrasi, seperti ClickUp, sebuah platform tunggal di mana proyek, dokumen, percakapan, dan analisis beroperasi bersama, berperan.

Dengan kecerdasan buatan kontekstual, seperti ClickUp Brain, yang terintegrasi sebagai lapisan kecerdasan yang memahami pekerjaan Anda, hal ini secara efektif mengatasi penyebaran pekerjaan, alias fragmentasi aktivitas kerja di berbagai aplikasi SaaS yang tidak terhubung satu sama lain.

Ketika AI memahami seluruh ruang kerja, pekerjaan tetap terhubung

Produktivitas meningkat ketika AI memahami lebih dari satu perintah suara atau prompt. AI perlu mengetahui proyek mana yang terkait dengan tugas tersebut, dokumen mana yang menjelaskannya, siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut, dan apa yang bergantung padanya selanjutnya.

Di ruang kerja AI terintegrasi ClickUp, konteks tersebut sudah ada. Tugas, Dokumen, Obrolan, kalender, dan tujuan berada dalam satu sistem. ClickUp Brain beroperasi di seluruh sistem tersebut, menghubungkan pekerjaan alih-alih memecahnya.

Rapat langsung diubah menjadi tugas aksi

Rapat adalah tempat di mana konteks diciptakan dan seringkali di mana konteks tersebut hilang. Catatan diambil, tetapi tindakan yang harus dilakukan tersebar di berbagai alat. Alat seperti Gemini memerlukan pengaturan tambahan saat Anda mencoba menghubungkan konteks ini dengan tugas-tugas Anda.

Dengan ClickUp’s AI Notetaker, rapat direkam secara otomatis. Keputusan, tindak lanjut, dan poin pembahasan penting dicatat saat berlangsung. ClickUp Brain kemudian mengubah catatan tersebut menjadi tugas dan sub-tugas terstruktur, yang sudah terhubung dengan proyek, dokumen, dan orang yang tepat.

Hasilnya sederhana. Lebih sedikit pembersihan manual, kepemilikan yang jelas, dan tindak lanjut yang lebih cepat!

Dokumen, obrolan, dan tugas yang saling melengkapi

Pekerjaan berjalan lebih cepat ketika pengetahuan, percakapan, dan pelaksanaan tetap terhubung.

Sebagai ruang kerja AI terintegrasi, ClickUp menyediakan rangkaian fitur lengkap. ClickUp Docs bukanlah file statis. Mereka terhubung langsung dengan tugas yang didukungnya. ClickUp Chat menjaga percakapan tetap terfokus pada pekerjaan nyata, bukan mengambang di saluran terpisah.

ClickUp Brain berfungsi di kedua platform. Ia dapat merangkum dokumen, mengekstrak tugas-tugas, menjawab pertanyaan di Chat, dan mengubah percakapan menjadi tugas tanpa kehilangan konteks. Alih-alih menjelaskan ulang pekerjaan, tim dapat terus bergerak maju.

Agen AI yang bertindak dengan konteks

Setelah pekerjaan terstruktur, fitur AI dan otomatisasi ClickUp mulai bekerja untuk membantu mengurangi upaya manual.

Dengan ClickUp Automations, tugas dapat dialokasikan berdasarkan peran atau beban kerja, memungkinkan alokasi tugas yang lebih efisien. Perubahan status dapat memicu serah terima. Batas waktu dapat secara otomatis memberi tahu orang yang tepat.

Untuk alur kerja yang lebih kompleks, tugas dapat didelegasikan ke Super Agents untuk tindak lanjut, pelaporan, atau eksekusi. Karena agen-agen tersebut sudah memahami lingkungan kerja, pekerjaan Anda berjalan dengan lancar!

Satu platform, satu lapisan kecerdasan

ClickUp juga memberikan akses ke berbagai model AI di dalam Brain, memungkinkan tim untuk memilih kecerdasan yang tepat untuk tugas-tugas seperti penulisan, perencanaan, analisis, atau eksekusi.

Anda juga dapat menyebutkan @brain di mana saja, di tugas, Dokumen, komentar, atau Chat, dan mendapatkan respons yang didasarkan pada konteks proyek nyata, aplikasi terintegrasi, dan bahkan pengetahuan web.

Perbedaannya jelas. AI sederhana membantu Anda mengingat hal-hal. AI kontekstual membantu tim menjalankan pekerjaan.

Dengan menggabungkan tugas, Dokumen, Obrolan, otomatisasi, dan ClickUp Brain, ClickUp menjadi platform kerja bertenaga AI yang lengkap di mana ide-ide tidak hanya dicatat. Mereka juga dieksekusi.

Apa perbedaan antara Gemini Tasks dan aplikasi manajemen tugas khusus seperti ClickUp?

Perbedaan utama terletak pada pengingat pribadi versus manajemen proyek tim. Meskipun keduanya menggunakan AI untuk membuat tugas, tujuan dan kemampuannya sangat berbeda.

Lakukan Lebih Banyak dengan ClickUp!

Mari kita jelaskan: Gemini Tasks adalah alat yang fantastis untuk tujuan yang dirancang—mencatat pengingat pribadi dan daftar tugas dengan suara Anda.

Antarmuka bahasa alami yang dimilikinya sangat mudah digunakan dan merupakan contoh bagus bagaimana AI dapat mempermudah kehidupan sehari-hari. ✨

Namun, saat mengelola pekerjaan nyata, asisten AI pribadi memiliki batasan.

Anda segera menyadari bahwa produktivitas membutuhkan lebih dari sekadar daftar tugas. Dibutuhkan tugas yang terhubung dengan proyek, tim, dan tujuan.

Pencarian tentang “cara menggunakan Gemini Tasks” sering kali berakhir dengan kesimpulan bahwa Anda membutuhkan alat yang dirancang untuk kolaborasi, bukan hanya percakapan.

Pendekatan yang tepat tergantung pada kebutuhan Anda. Bagi tim yang siap melangkah dari daftar tugas pribadi ke dunia manajemen kerja yang terhubung dan didukung AI, ClickUp siap membantu.

Mulai secara gratis dengan ClickUp dan rasakan perbedaannya di ruang kerja yang benar-benar terintegrasi, di mana AI memahami konteks proyek Anda secara keseluruhan, bukan hanya tugas-tugas terpisah.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Gemini Tasks terintegrasi secara native dengan aplikasi Google Workspace, seperti Tasks dan Calendar, tetapi tidak terintegrasi langsung dengan perangkat lunak manajemen tugas pihak ketiga. Tugas Anda akan tetap berada dalam ekosistem Google kecuali Anda memindahkannya secara manual.

Data Anda diatur oleh kebijakan privasi Google. Untuk pengguna Gemini standar, Google dapat menggunakan percakapan untuk meningkatkan produk. Namun, untuk pengguna Workspace Enterprise/Business dengan add-on Gemini, Google secara eksplisit menyatakan bahwa data tidak digunakan untuk melatih model mereka.

Meskipun Google Tasks memang mendukung "Daftar Bersama" (yang disimpan dalam Grup atau Ruang), kemampuan Gemini untuk berinteraksi dengan daftar bersama tersebut saat ini sangat terbatas dibandingkan dengan daftar pribadi. Gemini tidak dapat "menugaskan" tugas kepada rekan tim melalui perintah suara.

Gemini Tasks terutama digunakan untuk membuat pengingat pribadi dan daftar tugas individu melalui perintah bahasa alami. Aplikasi ini terintegrasi dengan Google Tasks dan Kalender untuk mendukung produktivitas pribadi.

Apakah Gemini Tasks baik untuk produktivitas tim? Gemini Tasks tidak dirancang untuk produktivitas tim. Fitur-fitur penting seperti penugasan tugas, visibilitas proyek bersama, ketergantungan, dan alur kerja kolaboratif yang dibutuhkan tim untuk bekerja secara efektif tidak tersedia di Gemini Tasks.

Batasan utama adalah kurangnya fitur kolaborasi tim, tidak adanya struktur proyek, tidak adanya ketergantungan tugas, otomatisasi yang terbatas, dan tidak adanya fungsi pelaporan atau dasbor.

Ya, ClickUp dapat menangani semua yang dapat dilakukan oleh Gemini Tasks, seperti pembuatan tugas yang didukung AI, sambil juga menyediakan rangkaian fitur lengkap untuk manajemen proyek, kolaborasi tim, otomatisasi, dan pelaporan. Hal ini membuatnya cocok untuk produktivitas pribadi maupun tim.