Beberapa tugas proyek bersifat sederhana, seperti menulis dan membagikan catatan kemajuan. Namun, tugas lain seperti mengelola proyek klien, mengoordinasikan tim lintas fungsi, atau mengelola peluncuran produk, memerlukan perencanaan karena melibatkan banyak komponen produk. Proses ini memiliki banyak aspek yang perlu dikelola. Untuk proyek dan tujuan yang lebih besar, daftar tugas sederhana tidak akan memberikan kontrol atau visibilitas yang Anda butuhkan. Anda memerlukan sistem yang membantu Anda mengawasi seluruh proyek sambil memastikan setiap detail tetap terkendali.
Perkenalkan: Papan Kanban. Awalnya dikembangkan untuk meningkatkan alur kerja manufaktur, papan Kanban kini banyak digunakan oleh manajer proyek dan tim produk untuk memvisualisasikan alur kerja dan meningkatkan pelacakan tugas.
Dalam blog ini, kami menunjukkan kepada Anda cara membuat papan Kanban dan bagaimana ClickUp memudahkan Anda melakukannya.
⭐️ Template Terpilih
Template Papan Kanban ClickUp memudahkan visibilitas tugas di setiap tahap proyek Anda dengan tiga kolom alur kerja standar: tugas yang akan dilakukan, sedang dikerjakan, dan selesai. Kartu tugas memungkinkan Anda menambahkan detail tambahan seperti penugas, deskripsi, dan lainnya.
Apa itu Papan Kanban?
Papan Kanban adalah alat manajemen proyek visual yang membantu tim melacak pekerjaan saat bergerak melalui berbagai tahap penyelesaian. Baik papan Kanban fisik maupun digital memiliki tiga elemen inti:
- Kolom: Mewakili tahap dalam alur kerja (misalnya, To Do, In Progress, Done)
- Kartu: Mewakili tugas atau item kerja individu yang berpindah dari satu kolom ke kolom berikutnya seiring dengan kemajuan yang dicapai.
- Batasan Tugas yang Sedang Dikerjakan (WIP): Batasan opsional untuk jumlah tugas yang dapat ada dalam satu kolom sekaligus guna menghindari kemacetan saat pekerjaan berlangsung.
🧠 Fakta Menarik: Kata ‘Kanban’ berasal dari istilah Jepang, yang secara harfiah berarti ‘papan pengumuman’ atau ‘papan iklan’. Seorang insinyur industri bernama Taiichi Ohno mengembangkan konsep ini di Toyota Motor Corporation untuk meningkatkan efisiensi produksi.
Mengapa Menggunakan Papan Kanban?
Jika Anda mencoba melacak segala sesuatu di kepala Anda atau menggunakan catatan tempel dan spreadsheet, Anda akan mulai merasa kelelahan. Mengapa demikian? Karena prioritas berubah tanpa visibilitas, bottleneck tidak terdeteksi, dan pembaruan memerlukan tindak lanjut yang konstan.
Inilah cara papan Kanban, alat manajemen proyek visual, memudahkan pekerjaan Anda:
- Kejelasan visual tentang status pekerjaan: Anda tahu di mana posisi setiap tugas, apakah sedang dalam proses, sedang dikerjakan, atau sudah selesai. Setiap tugas memiliki kartu Kanban yang sesuai, berisi detail seperti batas waktu, prioritas, dan anggota tim yang ditugaskan.
- Pengelolaan alur kerja yang lebih baik: Dengan mengorganisir pekerjaan ke dalam tahap-tahap yang jelas dan menambahkan batasan WIP, Anda dapat mengontrol aliran tugas yang menghambat pekerjaan dan menghindari beban berlebihan pada anggota tim.
- Deteksi bottleneck yang lebih cepat: Jika tugas menumpuk di satu kolom (misalnya, Dalam Peninjauan), Anda dapat dengan cepat melihat di mana proses terhambat dan memperbaikinya sebelum menghambat seluruh proyek.
- Keterampilan beradaptasi di berbagai proyek: Mulai dari melacak sprint perangkat lunak hingga mengelola rencana acara, papan Kanban cocok untuk semua industri dan ukuran tim. Mereka ideal untuk portofolio proyek yang beragam.
⚡ Arsip Template: Berikut adalah beberapa template papan Kanban siap pakai untuk hampir semua alur kerja, mulai dari sprint Agile dan proyek kreatif hingga manajemen klien dan pelacakan tugas harian.
Cara Membuat Papan Kanban
Papan Kanban menghilangkan konteks dan penyebaran pekerjaan dengan mengonsolidasikan informasi proyek dalam satu ruang visual.
Alih-alih harus mencari-cari di email, obrolan, dan dokumen untuk menjawab pertanyaan seperti “Apa kabar proyek itu?” atau “Di mana sumber daya yang saya butuhkan?”, semua informasi kini terpusat di satu tempat.
ClickUp memperkuat hal ini dengan menjadikan setiap kartu tugas sebagai pusat informasi untuk pembaruan, penugas, tanggal jatuh tempo, file, dan komentar. Faktanya, ini adalah ruang kerja terintegrasi yang didukung AI yang sempurna, di mana Anda dapat menyematkan dokumen, menghubungkan tugas terkait, dan melacak kemajuan—semua tanpa meninggalkan papan Anda.
Fitur papan seret-dan-lepas ClickUp, templat bawaan, dan otomatisasi memungkinkan Anda membuat papan Kanban kustom dalam hitungan menit. Mari kita lihat caranya:
Langkah #1: Buat ruang atau folder baru
Buat ruang baru (Space) atau folder baru (Folder) di ruang kerja ClickUp Anda. Ruang (Space) ideal untuk mengelompokkan beberapa proyek terkait, sementara folder cocok untuk inisiatif terpisah seperti peluncuran produk atau alur kerja konten.
⚡ Template Arsip: Template Manajemen Proyek Agile ClickUp adalah pilihan yang tepat jika Anda ingin membuat rencana proyek Agile meskipun tim Anda bukan tim perangkat lunak. Anda dapat mengarahkan permintaan masuk melalui Formulir, mengorganisir pelaksanaan dengan tampilan Sprint, dan mendukung perbaikan berkelanjutan dengan retrospeksi menggunakan template ini.
Langkah #2: Tambahkan daftar dengan Tampilan Kanban
Di dalam Folder atau Space Anda, tambahkan Daftar baru, lalu klik + Tampilan dan pilih Papan untuk mengaktifkan manajemen tugas gaya Kanban.
Anda dapat memberi nama yang berguna, seperti ‘Papan Sprint’ atau ‘Alur Kerja Konten’, jika ingin beralih antara tampilan yang berbeda di kemudian hari.
🔍 Tahukah Anda? Menurut psikologi warna, merah paling cepat menarik perhatian. Hal ini menjadikannya ideal untuk menandai hambatan atau tugas yang terlambat di papan Kanban Anda. Sementara itu, hijau mendorong rasa kemajuan, sehingga sangat cocok untuk kolom ‘Selesai’. Penggunaan warna secara sengaja membantu otak Anda memprioritaskan dan memproses informasi lebih cepat.
👀 Baca Lebih Lanjut: Cara Membuat Papan Kanban di Jira
Langkah #3: Tetapkan status kustom
Sesuaikan status daftar Anda untuk mencerminkan kemajuan Anda. Misalnya, dalam contoh yang kami gunakan, statusnya adalah To do > In Progress > Urgent > Done > Approved. Pastikan Anda menjaga jumlah status seminimal mungkin pada awalnya.
Kemudian, Anda dapat membuat tugas ClickUp individu untuk setiap item pekerjaan. Tugas-tugas ini akan muncul sebagai kartu Kanban di kolom status yang sesuai. Gunakan kartu-kartu ini untuk jenis tugas berulang seperti ‘Posting Blog’ sehingga subtugas, daftar periksa, dan bidang-bidang sudah terisi otomatis setiap kali.
Di sini, asisten AI bawaan ClickUp, ClickUp Brain, membantu Anda menganalisis data proyek sebelumnya untuk mengidentifikasi hambatan dan menyarankan tahap status yang paling efektif.
Selain itu, berdasarkan papan Kanban Anda, Anda dapat meminta Brain untuk menyarankan tugas yang harus diselesaikan.
Selanjutnya, Anda dapat meminta Brain untuk juga menghasilkan laporan tentang tugas-tugas yang telah diselesaikan. Jika peluncuran produk terakhir Anda terhenti di tahap 'Review', ClickUp Brain dapat menandainya, merekomendasikan penambahan kolom 'Perlu Perubahan', dan bahkan menyesuaikan papan Anda secara otomatis.
Ini juga dapat:
- Sesuaikan struktur papan Anda secara otomatis agar sesuai dengan analisis alur kerja yang terus berkembang
- Sarankan penyeimbangan beban kerja dengan mengidentifikasi tahap-tahap yang kelebihan tugas
- Ringkas tugas yang terhenti beserta alasan keterlambatan agar Anda dapat mengambil tindakan yang terarah
📌 Contoh Permintaan: ‘Tinjau tiga proyek terakhir saya dan sarankan status Kanban yang dapat mengurangi kemacetan’ atau ‘Ringkas kemacetan saat ini di papan Kanban saya dan sarankan tindakan untuk mengatasinya. ’
🚀 Keunggulan ClickUp: ClickUp Brain MAX mengubah ruang kerja Anda menjadi pusat AI yang memahami konteks proyek Anda. Anda cukup mengatakan, ‘Ringkas sprint ini dan daftar tugas prioritas tinggi yang tersisa,’ dan sistem akan melakukannya.
Anda tidak perlu terikat pada satu mesin AI. Anda dapat beralih antara ChatGPT untuk pemikiran mendalam, Claude untuk respons cepat, dan Gemini untuk wawasan terstruktur.
Langkah #4: Gunakan Bidang Kustom untuk menambahkan konteks
Fitur Bidang Kustom ClickUp memungkinkan Anda mengorganisir data berdasarkan Prioritas, Peran Penugas, atau Waktu Perkiraan langsung pada setiap kartu.
Klik tombol ⚙️ Sesuaikan di pojok kanan atas dan klik Fields. Di sini, Anda dapat memilih dari opsi berikut untuk membuat papan Kanban kustom:
- Menu tarik-turun untuk mengatur tanggal jatuh tempo atau batas waktu
- Tanggal untuk menetapkan tanggal jatuh tempo atau batas waktu
- Nomor untuk hal-hal seperti perkiraan waktu
- Orang untuk ditampilkan kepada peninjau, penugas sekunder, cerita pengguna, atau pemangku kepentingan
- Label*, jika Anda memerlukan beberapa tag dalam satu bidang
Tambahkan tag untuk membantu Anda melacak tema, prioritas, atau inisiatif. Anda juga dapat memberi kode warna pada tag tersebut untuk mempermudah pemindaian visual.
Kemudian, klik pada Buat bidang untuk menambahkan bidang tersebut ke papan Anda. Bidang-bidang ini akan muncul langsung di setiap kartu Kanban, memudahkan Anda untuk mengidentifikasi informasi penting dan menyaring tugas-tugas yang krusial.
Langkah #5: Aktifkan otomatisasi
Dengan menggunakan ClickUp Automations, otomatiskan tugas-tugas berulang seperti:
- Memindahkan tugas ke kolom berikutnya seiring perkembangan produk
- Memberitahu anggota tim
- Mengupdate tanggal jatuh tempo
- Menugaskan peninjau atau daftar periksa
Untuk membuka alur kerja yang lebih dinamis, gunakan ClickUp Custom Autopilot Agents. Fitur ini melampaui aturan sederhana: Anda dapat membuat agen bertenaga AI yang menangani logika kondisional di seluruh Workspace Anda. Misalnya:
- Jika suatu tugas terhalang dan terlambat
- Kemudian eskalasikan ke Manajer Proyek dan perbarui status menjadi ‘Berisiko’
- Selain itu, kirim pemberitahuan dan berikan komentar dengan langkah-langkah selanjutnya
Undang tim Anda, bagikan tugas, dan sebutkan orang dalam komentar. Semua orang melihat papan yang sama secara real-time, bahkan saat bekerja secara asinkron.
Dalam video di bawah ini, kami berbagi praktik terbaik untuk tampilan papan ClickUp agar Anda dapat memanfaatkan fitur ini secara optimal.
Tips berguna: Kapan sebaiknya tidak menggunakan papan Kanban dalam manajemen proyek?
- Untuk proyek yang memiliki tenggat waktu spesifik dengan ketergantungan yang ketat (misalnya, proyek konstruksi atau peluncuran yang didorong oleh kepatuhan), diagram Gantt menawarkan kontrol jadwal yang lebih baik
- Ketika Anda membutuhkan peramalan sumber daya yang detail (misalnya, untuk anggaran atau penagihan klien)
- Kanban sangat cocok untuk alur kerja yang berulang, tetapi untuk proyek satu kali atau berbasis milestone, kerangka kerja lain menawarkan kejelasan yang lebih baik
📚 Baca Lebih Lanjut: Cara Membuat Rencana Manajemen Proyek Agile
Praktik Terbaik Papan Kanban
Jika setengah dari tugas di papan Kanban Anda belum berpindah dalam beberapa minggu atau judulnya terlalu samar, papan tersebut menjadi menyesatkan.
Bahkan perangkat lunak Kanban terbaik pun memerlukan aturan yang jelas dan pemeliharaan yang konsisten untuk mencerminkan kemajuan. Berikut adalah praktik terbaik yang patut diikuti dan kesalahan yang harus dihindari.
1. Tetapkan batas WIP untuk setiap tahap
Tidak hanya memantau status 'Dalam Proses' secara keseluruhan, tetapi juga menyesuaikannya saat Anda melihat kemacetan. Anda dapat menggunakan sistem CONWIP, membatasi jumlah tugas 'Diminta' + 'Dalam Proses' untuk menjaga aliran kerja tetap lancar.
Kesalahan yang harus dihindari: Tidak menyesuaikan dengan ketersediaan tim. Mempertahankan batas WIP (Work in Progress) secara statis meskipun kapasitas tim berubah karena cuti, pelatihan, atau cuti sakit berarti batas tersebut tidak sesuai dengan bandwidth yang sebenarnya tersedia.
2. Tentukan apa yang dimaksud dengan "Selesai"
Buat daftar periksa untuk setiap kolom agar semua orang mengetahui kriteria sebelum memindahkan tugas ke tahap berikutnya. Tempelkan daftar tersebut di bagian atas papan Anda agar selalu terlihat.
Kesalahan yang harus dihindari: Membiarkan setiap anggota tim menafsirkan "Selesai" secara berbeda. Misalnya, pengembang menandai tugas sebagai selesai saat kode telah digabungkan, sementara tim QA mengharapkan validasi setelah penggabungan, yang dapat mengacaukan bahkan alat manajemen proyek pengembangan perangkat lunak yang paling andal.
3. Pantau waktu tunggu
Ukur waktu total dari awal hingga selesai (lead time) dan waktu kerja aktif saja (cycle time) untuk mengidentifikasi di mana pekerjaan melambat.
Kesalahan yang harus dihindari: Melacak metrik dan KPI perangkat lunak secara terpisah tanpa membandingkannya antar sprint atau bulan. Tim mungkin menganggap kecepatan mereka baik-baik saja hingga penundaan waktu lead time yang perlahan menjadi hal yang biasa.
4. Tinjau dan perbaiki secara berkala
Lakukan retrospeksi kecil dan sering untuk menyesuaikan kolom, label, dan proses. Di sinilah Anda mengidentifikasi redundansi kolom, menyempurnakan taksonomi label, memperlancar alur kerja, dan menghapus aturan yang sudah usang dalam alat perencanaan proyek Anda.
Kesalahan yang harus dihindari: Tanpa data tentang waktu tunggu, waktu siklus, atau pelanggaran WIP sebelum dan setelah penyesuaian, Anda tidak dapat mengetahui apakah perubahan tersebut benar-benar membantu atau justru memperburuk situasi.
💡 Tips Pro: Anda tidak perlu lagi memilih antara Scrum dan Kanban. Coba metode Scrumban jika Anda ingin struktur Scrum tanpa kehilangan fleksibilitas Kanban. Metode ini menggabungkan sprint berwaktu dan siklus perencanaan Scrum dengan manajemen tugas visual dan berkelanjutan Kanban. Anda tetap mendapatkan perencanaan sprint, rapat harian, dan titik tinjauan, tetapi menghindari komitmen backlog yang kaku.
Papan Kanban Digital vs. Fisik
Catatan tempel mungkin efektif untuk tim kecil yang bekerja di lokasi yang sama. Namun, Anda memerlukan alat digital khusus untuk manajemen proyek virtual bagi tim yang bekerja jarak jauh.
Mari kita tentukan kapan papan tulis putih cukup dan kapan papan Kanban digital menjadi esensial:
| Kriteria | Papan Kanban Fisik | Papan Kanban Digital |
| Aksesibilitas | Lokal, terlihat di ruang fisik bersama. Tidak dapat diakses secara remote | Dapat diakses di mana saja dengan koneksi internet, menjadikannya ideal untuk tim yang tersebar. |
| Kolaborasi | Mendorong diskusi spontan dan kerja sama tim secara langsung. | Mendukung kolaborasi real-time untuk tim jarak jauh/hibrida dengan pembaruan instan. |
| Visibilitas | Sumber informasi yang terus-menerus dan sangat konkret di ruang kerja. | Mungkin memerlukan layar/proyektor untuk visibilitas kelompok. |
| Penyesuaian | Fleksibilitas sedang: Anda dapat menggambar, menambahkan kolom baru, atau menggunakan penanda kreatif. | Sangat fleksibel: edit kolom, tambahkan tag, otomatisasi, dan integrasikan dengan alat-alat. |
| Keamanan dan cadangan | Rentan terhadap kerusakan atau kehilangan tanpa cadangan. | Aman, dilengkapi cadangan (berbasis cloud), memungkinkan Anda menetapkan peran pengguna dan kontrol akses. |
| Keterlibatan tim | Mendorong interaksi langsung, mobilitas, dan mempererat ikatan tim. | Meningkatkan inklusi untuk tim jarak jauh/hibrida, tetapi mungkin mengurangi interaksi tatap muka. |
📮 ClickUp Insight: 15% pekerja khawatir otomatisasi dapat mengancam sebagian pekerjaan mereka, tetapi 45% mengatakan hal itu akan membebaskan mereka untuk fokus pada pekerjaan bernilai tambah. Narasi sedang berubah—otomatisasi tidak menggantikan peran, melainkan membentuk ulang peran tersebut untuk dampak yang lebih besar.
Misalnya, dalam peluncuran produk, Agen AI ClickUp dapat mengotomatisasi penugasan tugas dan pengingat tenggat waktu, serta memberikan pembaruan status secara real-time sehingga tim dapat berhenti mengejar pembaruan dan fokus pada strategi. Itulah cara manajer proyek menjadi pemimpin proyek!
💫 Hasil Nyata: Lulu Press menghemat 1 jam per hari per karyawan dengan menggunakan ClickUp Automations—mengakibatkan peningkatan efisiensi kerja sebesar 12%.
Contoh Penggunaan Kanban Berdasarkan Industri
Berikut adalah beberapa contoh papan Kanban untuk berbagai industri:
1. Manufaktur ramping
Dalam manufaktur lean, Kanban menggantikan produksi yang didorong oleh perkiraan dengan sistem pull: barang hanya diproduksi ketika ada permintaan yang sebenarnya.
Begini cara kerjanya:
- Alur pelanggan-pemasok: Setiap stasiun menganggap stasiun berikutnya di hilir sebagai 'pelanggan' dan stasiun sebelumnya di hulu sebagai 'pemasok'.
- Sistem dua kotak: Satu kotak digunakan, dan yang lain disimpan sebagai cadangan; kotak kosong memicu pengisian ulang.
- Mengurangi pemborosan: Hal ini mencegah produksi berlebihan dan persediaan berlebih, sehingga biaya penyimpanan dan keterlambatan tetap rendah.
- Peningkatan kecepatan: Papan ini hanya menarik pekerjaan saat dibutuhkan, sehingga meningkatkan responsivitas.
2. Pengembangan perangkat lunak
Kanban mempermudah peluncuran fitur, perbaikan bug, dan pekerjaan pemeliharaan tanpa membebani pengembang.
Begini cara kerjanya:
- Prioritas tugas: Petunjuk visual menyoroti item yang paling kritis.
- Pengiriman berkelanjutan: Mendorong pembaruan yang lebih kecil dan lebih sering daripada rilis besar.
- Fokus pada kualitas: Membatasi multitasking agar pengembang dapat menyelesaikan pekerjaan sebelum memulai tugas baru.
- Pengujian yang lebih cepat: Perpindahan cepat ke status 'selesai' memperpendek siklus tinjauan, menciptakan lingkungan yang ramah umpan balik.
📌 Contoh: Papan Kanban Spotify menggunakan tiga kolom vertikal (To Do, Doing, Done) dan dua kolom horizontal untuk pekerjaan standar dan cerita proaktif 'intangible'. Tugas-tugas dikategorikan sebagai kecil, sedang, atau besar. Batas WIP (Work in Progress) pada kolom Doing ditetapkan sesuai dengan ukuran tim dikurangi satu (untuk peran 'goalie'), membantu menjaga fokus dan mendorong kolaborasi.
3. Kesehatan
Kanban meningkatkan aliran pasien, alokasi sumber daya, dan efisiensi rumah sakit.
Begini cara kerjanya:
- Manajemen tempat tidur: Melacak masuknya pasien, keluarnya pasien, dan tahap perawatan saat ini untuk mengoptimalkan tingkat hunian.
- Pengendalian persediaan: Menjaga persediaan alat medis yang minimal namun cukup untuk menghindari pemborosan.
- Pembagian informasi: Menampilkan data pasien penting untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat dan terkoordinasi.
- Perawatan proaktif: Memberikan peringatan tentang perubahan kondisi pasien untuk intervensi medis yang tepat waktu.
🔍 Tahukah Anda? Aplikasi Kanban di bidang kesehatan, termasuk di bidang keperawatan dan farmasi, masih dalam tahap pengembangan namun sudah menunjukkan hasil yang menjanjikan. Penerapan sistem Kanban di rumah sakit telah menghasilkan pengurangan persediaan barang dan peningkatan kepuasan karyawan. Meskipun penelitian masih terbatas, metode ini juga menunjukkan potensi untuk meningkatkan manajemen rumah sakit selama krisis, seperti pandemi COVID-19.
Bergabunglah dengan Papan Kanban menggunakan ClickUp
Metode Kanban bekerja paling efektif ketika Anda dapat menyesuaikannya untuk melacak setiap aspek yang bergerak dalam proyek Anda dan menyesuaikannya dengan prioritas yang terus berubah.
ClickUp menyediakan papan Kanban yang siap pakai. Atur dalam hitungan menit, tambahkan data Anda, dan Anda siap untuk mulai bekerja. ClickUp Automations memungkinkan Anda mengatur tugas berulang secara otomatis, sementara Brain menulis laporan kemajuan untuk Anda.
Secara keseluruhan, Anda mendapatkan serangkaian alat yang akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan rutin. Jadi, apa yang Anda tunggu?
Daftar di ClickUp secara gratis hari ini! ✅