Manajemen anggaran memiliki reputasi yang buruk: Orang-orang mengasosiasikannya dengan spreadsheet yang membosankan dan panjang laporan pengeluaran . Namun mengelola anggaran proyek sebenarnya adalah sebuah seni-dan, bagi mereka yang bekerja di agensi, sangat penting bagi model bisnis perusahaan Anda.
Anggaran proyek yang baik lebih dari sekadar dolar dan sen-itu adalah konteks. Ini adalah alat untuk membantu menceritakan kisah tentang apa yang dilakukan tim Anda dan seberapa baik mereka melakukannya.
Pendekatan manajemen anggaran proyek ini membantu Anda melihat, secara real-time, apa yang berhasil dan apa yang tidak. Pendekatan ini juga memberi Anda angka-angka untuk mengevaluasi proses Anda dan meningkatkan keterampilan penganggaran Anda dari waktu ke waktu. Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk mengatur dan melacak setiap anggaran proyek yang menjadi tanggung jawab Anda.
Apa yang dimaksud dengan Anggaran Proyek?
Anggaran proyek adalah rencana keuangan yang menguraikan estimasi biaya semua aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tertentu. Anggaran ini mencakup semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, seperti bahan, peralatan, tenaga kerja, dan biaya lainnya.
Anggaran proyek bukanlah "$20.000" Anggaran proyek adalah rincian yang jelas tentang bagaimana Anda akan menggunakan uang $20.000 tersebut dan mengapa Anda akan membelanjakannya seperti itu.
Secara teoritis, karyawan baru seharusnya bisa masuk ke agensi Anda dan menjalankan anggaran yang telah Anda buat tanpa panduan lebih lanjut. Sayangnya, hal ini tidak mudah tanpa pendekatan dan alat yang tepat.
Apa saja yang harus dimasukkan dalam anggaran proyek?
Membuat laporan anggaran dengan Dasbor di ClickUp
Sebagai titik awal, anggaran Anda harus mencakup tiga hal:
- Total biaya proyek: Tenaga kerja, bahan, dan peralatan
- Bagaimanasumber daya akan dialokasikan: Alokasi anggaran proyek biasanya dibagi berdasarkan hasil kerja
- Garis waktu proyek : Ini rusak ketika Anda berharap untuk menghabiskan uang yang terkait dengan setiaphasil proyek Kami akan membahas lebih detail tentang cara membuat masing-masing komponen ini ke dalam anggaran Anda.
Mengapa mengelola anggaran proyek itu penting?
Karena anggaran Anda mencakup konteks tentang proyek Anda, sehingga dapat digunakan untuk memandu dan melacak tim Anda. Manajemen anggaran yang baik dapat membantu Anda:
- Ruang lingkup proyek kontrol: Semua manajer proyek agensi pernah berurusan dengan satu klien yang terus mengubah ekspektasi mereka. Manajemen anggaran aktif memungkinkan Anda untuk melihat apakah modifikasi ini sesuai dengan anggaran awalruang lingkup proyek atau apakah Anda perlu melakukan diskusi untuk mengatur ulang ekspektasi.
- Pengendalian biaya proyek :Melacak pengeluaran Anda yang dibuat dalam kolaborasi dengan tim proyek Anda dan semua pemangku kepentingan. Anda bahkan tidak akan memiliki angka untuk dikerjakan pada saat ini - dan tidak apa-apa! Anggaran proyek yang baik mengharuskan Anda untuk mengetahui seluruh cakupan proyek dan setiap hasil yang akan menjadi tanggung jawab tim Anda.
Periksa ini template laporan pengeluaran !
Tampilan Garis Waktu di ClickUp
Hanya karena kita menyebutnya "garis besar", bukan berarti ini adalah kerangka. Anda harus memecah setiap hasil kerja menjadi perkembangan langkah demi langkah sehingga Anda bisa melihat setiap sumber daya yang diperlukan.
Katakanlah proyek Anda adalah paket iklan media sosial. Anda akan membutuhkan anggota tim:
- Membuat konsep kampanye
- Menulis dan mengedit naskah
- Mengkurasi dan membeli stok gambar
- Menjalankan kampanye
- Melacak dan melaporkan kinerja
Ajak anggota tim Anda untuk memeriksa subtugas dari setiap hasil kerja. Merekalah yang secara rutin membuat hasil kerja tersebut, jadi mereka tahu semua yang dilakukan untuk membuat produk akhir.
Bonus: Template pembukuan !
2. Buat daftar setiap sumber daya yang dibutuhkan
Waktu adalah uang, begitu juga dengan sumber daya seperti pekerja lepas, pelatihan, dan penelitian. Setiap langkah yang diambil tim Anda akan membutuhkan setidaknya satu dari hal-hal ini.
Di bawah setiap sub-tugas, buatlah daftar setiap sumber daya yang dibutuhkan. Berikut adalah beberapa sumber daya proyek yang umum:
- Anggota tim: Berapa banyak karyawan internal yang akan mengerjakan proyek dan untuk berapa lama? Apakah Anda perlu merekrut pekerja lepas juga?
- Peralatan dan lisensi: Apakah Anda memerlukan akses ke peralatan fisik atau alat online? Apakah Anda akan membelinya secara langsung, atau membayar biaya lisensi - dan jika yang terakhir, untuk berapa lama?
- Pelatihan: Keterampilan apa yang perlu dipelajari oleh karyawan Anda yang belum mereka miliki? Sumber daya apa yang akan mereka gunakan untuk mempelajari keterampilan tersebut, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan?
- Penelitian: Apakah Anda perlu membeli riset industri atau studi percontohan untuk mempelajari apa yang akan ditanggapi oleh audiens target Anda?
- Perjalanan dan perhotelan: Apakah ada yang berencana untuk terbang ke lokasi klien, mengadakan makan siang bisnis, atau memanggil tumpangan untuk menangani tugas yang berhubungan dengan proyek?
- Layanan profesional: Apakah Anda akan mendatangkankonsultan atau ahli lainnya untuk memandu proyek Anda?
Gunakan Log Risiko ClickUp untuk melihat tugas atau subtugas apa yang berisiko terlambat atau tidak selesai
Anda mungkin memiliki pengeluaran lain, seperti pengadaan dan TI, terkait dengan anggaran proyek Anda, namun daftar di atas mencakup sumber daya paling umum yang diperlukan untuk tim seperti Anda.
Terkait: Template daftar harga !
3. Menetapkan biaya untuk setiap sumber daya
Setelah Anda membagi proyek Anda ke dalam setiap sumber daya yang Anda perlukan, sekarang saatnya untuk mencari tahu berapa biaya semua sumber daya ini.
Ada empat cara untuk membuat estimasi anggaran proyek. Baca deskripsi metode di bawah ini, dan pilih salah satu berdasarkan struktur agensi Anda dan alat bantu yang tersedia.
Proses 1: Pendekatan dari atas ke bawah
Jika Anda sudah memiliki jumlah dolar yang dialokasikan untuk proyek, tugas Anda adalah menentukan apa yang dapat Anda capai dengan uang yang Anda miliki. Tetapkan jumlah tertentu untuk setiap hasil berdasarkan seberapa besar sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap langkah. Kemudian, manajer proyek harus mengalokasikan semua subtugas.
Penganggaran dengan pendekatan top-down mungkin mengharuskan Anda untuk mengurangi ruang lingkup proyek dan pikirkan cara yang lebih hemat biaya untuk memenuhi tujuan Anda.
Proses 2: Pendekatan dari bawah ke atas
Tetapkan jumlah dolar untuk setiap sumber daya yang Anda daftarkan pada langkah terakhir, lalu jumlahkan semuanya untuk mendapatkan anggaran proyek akhir. Anda harus memperkirakan jam kerja, tarif pekerja lepas, dan biaya alat untuk mendapatkan angka yang akurat. Mintalah bantuan tim Anda (atau manajer proyek) jika Anda tidak yakin berapa biaya yang masuk akal untuk item tertentu.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Proses 3: Analog
Cari proyek sebelumnya yang mirip dengan proyek yang sedang anda anggarkan saat ini, dan gunakan biaya aktual dari proyek tersebut sebagai perkiraan biaya yang anda perlukan untuk proyek ini. Metode ini hanya berfungsi jika 1) biaya proyek Anda sebelumnya mencakup perbandingan antara perkiraan dan biaya aktual serta catatan biaya tak terduga dan 2) kedua proyek memiliki ruang lingkup yang hampir sama.
Proses 4: Pendekatan tiga poin
Metode ini meminta Anda untuk membuat tiga anggaran yang berbeda, kemudian merata-ratakannya. Anda harus menghitung:
- Anggaran skenario kasus terbaik: Setiap langkah diselesaikan dalam waktu sesingkat mungkin, dan semua sumber daya yang diperlukan dapat ditemukan dengan harga terendah.
- Anggaran skenario terburuk: Anda tertinggal dan harus membayar biaya lembur atau biaya terburu-buru, Anda harus membeli peralatan yang lebih mahal, dan seterusnya.
- Anggaran skenario yang paling mungkin terjadi: Sebagian besar tetap sesuai jadwal, meskipun beberapa langkah membutuhkan waktu sedikit lebih lama dari yang direncanakan, dan Anda tidak mendapatkan harga terendah, tetapi Anda juga tidak membayar biaya yang berlebihan.
Ambil ketiga angka ini dan rata-rata untuk menghitung total anggaran Anda. Pertimbangkan untuk memberikan bobot yang lebih tinggi dari yang lain, tergantung pada skenario mana yang menurut Anda paling mungkin terjadi.
Jika Anda bingung memilih metode estimasi anggaran proyek, jangan khawatir! Anda selalu dapat menggabungkan keduanya. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan estimasi dari bawah ke atas untuk menyusun anggaran proyek Anda dengan metode tiga titik.
Bonus: Template proposal anggaran !
4. Menambahkan kontingensi
Dana darurat adalah dana "oh tidak" jika Anda benar-benar mencapai anggaran skenario terburuk. Ini adalah bagian penting dari rencana manajemen risiko biaya .
Biasanya, dana kontinjensi Anda adalah 5-10% dari total anggaran proyek Anda. Anda mungkin tidak perlu sering-sering merogoh dana kontinjensi, dan itu bagus!
Tetapi setiap anggaran proyek harus memilikinya, untuk berjaga-jaga.
Bonus: Template kanvas model bisnis
5. Dokumentasikan anggaran Anda
Setelah Anda memiliki semua hasil kerja dan angka-angka yang menyertainya, saatnya untuk membuat dokumen anggaran resmi. Kami senang menggunakan ClickUp untuk penganggaran proyek (dan kami telah membagikan beberapa templat yang berguna di bawah ini!).
Jika Anda tidak menggunakan ClickUp (belum), kami sarankan Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek gratis daripada sebuah spreadsheet. Aplikasi yang baik akan memudahkan Anda untuk mengatur dan memperbarui semua informasi yang perlu Anda sertakan.
Dan berbicara tentang, dokumen anggaran proyek Anda harus menyertakan:
- Setiap hasil kerja (dan semua sub-tugas untuk masing-masing), bersama dengan tanggal jatuh tempo akhir ditambah tenggat waktu internal.
- Mata anggaran di bawah setiap sub-tugas dengan setiap sumber daya yang dibutuhkan dan perkiraan biayanya.
- Kapan Anda akan mengeluarkan uang untuk setiap sumber daya berdasarkan jadwal proyek Anda.
- Tempat untuk mencantumkan biaya aktual dan tanggal pengeluaran, sehingga Anda dapat memperbarui anggaran Anda saat proyek berlangsung.
- Siapa saja yang bertanggung jawab untuk setiap mata anggaran: Siapa yang akan mengumpulkan tanda terima perjalanan? Siapa yang akan mengawasi faktur pekerja lepas?
Setelah Anda memiliki semua informasi tersebut, jumlahkan total biaya untuk setiap hasil atau tonggak pencapaian untuk menghitung anggaran proyek Anda.
Tarik kemajuan secara instan berdasarkan pencapaian, tugas, waktu, aktivitas, dan lainnya.
Dan sebagai langkah terakhir, mintalah anggota tim Anda yang mengerjakan proyek untuk meninjau anggaran (sekali lagi) untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan. Jauh lebih baik untuk mengetahui kesalahan pada tahap ini daripada di tengah-tengah proses penyusunan anggaran proyek.
6. Dapatkan anggaran proyek Anda disetujui
Anda dapat mempresentasikan anggaran Anda kepada klien atau cukup menyerahkannya kepada atasan atau pemangku kepentingan lainnya. Sesuaikan permintaan Anda dengan audiens.
Namun pastikan Anda menyertakan rincian yang menunjukkan bagaimana anggaran Anda akan menghasilkan hasil proyek yang diinginkan - dan bagaimana setiap penurunan dana akan menyebabkan perubahan ruang lingkup. Pekerjaan yang telah Anda lakukan pada langkah sebelumnya akan memudahkan Anda untuk menjustifikasi permintaan anggaran proyek Anda.
Ubah komentar menjadi tugas ClickUp atau tetapkan untuk langsung mengubah pemikiran menjadi item tindakan
7. Pantau (dan sesuaikan) anggaran Anda
Anggaran Anda hanya bisa membantu Anda melacak kemajuan dan mengontrol biaya serta ruang lingkup jika Anda selalu memperbaruinya. Anda tidak perlu memperbarui anggaran tepat setelah setiap pembelian, tetapi Anda harus menyisihkan waktu untuk menambahkan pengeluaran dan mengukur apakah Anda terlalu menyimpang dari perkiraan biaya.
Frekuensi pembaruan yang optimal akan bervariasi berdasarkan panjangnya setiap tahap dan/atau waktu di antara setiap hasil. Anggaran yang mencakup banyak pengeluaran iklan media sosial mungkin perlu diperbarui setiap beberapa hari; anggaran proyek untuk situs web 200 halaman mungkin tidak masalah dengan pengecekan mingguan atau dua mingguan.
Jika Anda menemukan ketidaksesuaian yang serius antara anggaran dan pengeluaran aktual Anda, beralihlah ke mode mitigasi. Pertama, cari tahu apa yang salah. Apakah Anda melewatkan sebuah sub-tugas yang membutuhkan waktu seharian bagi pekerja lepas Anda untuk menyelesaikannya? Apakah klien merobek-robek rencana proyek mereka di tengah-tengah penyelesaian, sehingga Anda harus mundur?
Sangat mudah untuk menambahkan nilai moneter ke tugas untuk menjaga anggaran proyek tetap sesuai rencana
Setiap kali Anda mengidentifikasi kesalahan, lihat apakah kesalahan tersebut telah direplikasi di tahap dan hasil lainnya. Terakhir, periksa apakah kontinjensi Anda akan mencakup kelebihan biaya yang tidak terduga. Jika tidak, dapatkah Anda realokasi sumber daya atau menemukan cara untuk menggunakan lebih sedikit sumber daya untuk subtugas lain yang belum dimulai oleh tim Anda?
Atau apakah Anda perlu mendiskusikan opsi-opsi lain?
Diskusi-diskusi ini mungkin melibatkan atasan Anda atau klien, dan tidak menyenangkan untuk dilakukan. Namun, semakin cepat Anda melakukannya, semakin besar kemungkinan Anda menemukan solusi yang setidaknya akan berhasil untuk semua orang, meskipun tidak ideal.
Pastikan setiap perubahan dicatat dalam anggaran proyek Anda bersama dengan catatan sehingga Anda bisa mengingat apa yang salah dan merencanakan pengeluaran yang tepat di masa depan.
Lihat ini_ template buku besar umum !
5 Templat untuk Mengelola Anggaran Proyek
Pada titik ini, Anda tahu bahwa anggaran itu rumit - jadi mengapa tidak membuat hidup Anda lebih mudah dengan templat? Anda akan menghemat waktu dengan semua pengaturan Anda dan memiliki akses ke Dasbor ClickUp yang luar biasa untuk membantu memvisualisasikan penganggaran dan kemajuan proyek Anda.
Berikut ini lima templat ClickUp gratis favorit kami yang akan membuat Anda menjadi ahli manajemen anggaran dalam waktu singkat:
1. Templat Garis Besar Proyek ClickUp
Templat ClickUp Doc ini memudahkan untuk menguraikan proyek dari awal hingga akhir
Karena proses anggaran dimulai dengan garis besar proyek yang lengkap, mengapa tidak memulai proses Anda dengan Templat Garis Besar Proyek ClickUp ? Template ini memiliki ruang bagi Anda untuk menambahkan semua yang Anda butuhkan untuk perencanaan pra-anggaran:
- Latar Belakang Proyek
- Pengenalan Proyek
- Tujuan
- Kendala dan Asumsi
- Garis Waktu
- Hasil Utama
- Anggaran dan Investasi
Ini bukan satu-satunya template yang Anda perlukan untuk menyusun anggaran proyek, tetapi template ini akan menjadi template pertama yang harus Anda gunakan selama proses penyusunan anggaran. Unduh Templat Ini
2. Template Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp
Tetap sesuai anggaran dengan templat matriks sumber daya proyek yang mendalam ini dari ClickUp
Perkiraan biaya membutuhkan matematika...banyak matematika. Templat Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp memandu Anda melalui perhitungan tersebut dengan memberi tahu Anda di mana harus meletakkan angka dan menghitung jumlah akhir dengan bidang rumus .
Gunakan untuk memperkirakan biaya untuk semua jenis sumber daya (tenaga kerja, peralatan, overhead, alat SaaS, dan bahan mentah), jadi jangan takut untuk menggunakannya bahkan untuk proyek yang paling tidak mungkin sekalipun. Tampilan pada templat ini meliputi:
- Panduan Memulai
- Papan Kanban
- Formulir Input Sumber Daya
- Daftar Sumber Daya
- Tabel Biaya
- Garis Waktu
Fitur-fitur ini memudahkan Anda untuk memasukkan estimasi biaya, rencana proyek manajemen sumber daya dan melihat di mana Anda harus menganggarkan dana pada titik mana pun dalam garis waktu anggaran. Unduh Templat Ini
3. Templat Hasil Proyek ClickUp
Dapatkan gambaran menyeluruh tentang semua hasil kerja Anda, pemilik yang ditugaskan, jadwal, dan anggaran agar tetap berada di jalurnya
Pada titik ini, Anda tahu betapa pentingnya untuk membagi anggaran proyek Anda berdasarkan hasil kerja (dan kemudian berdasarkan subtugas). Templat Hasil Proyek ClickUp mencakup bidang khusus untuk anggaran, sisa anggaran, dan pengeluaran sejauh ini.
Menawarkan enam tampilan-termasuk tampilan Gantt dan Daftar anggaran proyek-dan otomatisasi yang akan memposting komentar ketika ada perubahan bidang kustom dari pimpinan tim atau manajer proyek.
Dengan kata lain, templat ini merupakan pelacak anggaran langsung yang siap digunakan oleh agensi. Mengelola anggaran akan sangat mudah dengan templat ini di sisi Anda. Unduh Templat Ini
4. Template Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp
Templat dari ClickUp ini membantu memecah proses persetujuan ke dalam fase-fase khusus
Jika Anda menginginkan pelacak yang lebih canggih dan mendalam daripada templat Project Deliverables, buka Templat Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp .
- Templat ini dilengkapi dengan tampilan Daftar, Kanban, dan Gantt yang sudah dibuat sebelumnya sehingga Anda bisa mengatur daftar tugas dan melihat garis waktu secara sekilas.
- Daftar yang sudah disimpan sebelumnya hanya mengharuskan Anda untuk menambahkan detail, jadi Anda tidak membangun proyek dari awal.
- Ada enamBidang Khusus di ClickUptermasuk anggaran, pengeluaran, dan sisa anggaran.
Anda dapat mengatur tanggal jatuh tempo dan prioritas - yang dapat membantu memandu penyesuaian anggaran jika diperlukan. Unduh Templat Ini
5. Templat Manajemen Biaya Proyek ClickUp
Dapatkan tampilan tingkat atas seluruh anggaran Anda dan kelola semuanya dengan templat ClickUp ini
Jika Anda memiliki banyak anggaran proyek untuk dikelola, gunakan Templat Manajemen Biaya Proyek ClickUp untuk tampilan tingkat tinggi dari semuanya. Templat ini hadir dengan enam status (untuk mencakup semuanya, mulai dari proyek baru, anggaran yang terus berkembang, hingga proyek yang sudah selesai) dan enam tampilan:
- Daftar Proyek
- Tabel Biaya Proyek
- Papan Proses Persetujuan
- Panduan Memulai
- Kalender
- Formulir Permintaan Biaya Proyek
Ini adalah satu templat manajemen anggaran proyek yang mengatur semuanya-dan akan membuat Anda tetap terorganisir. Unduh Templat Ini
Mengelola Anggaran Proyek: Praktik Terbaik untuk Sukses
Setelah semuanya terkirim dan semua tagihan Anda telah dibayar, saatnya Anda meninjau kembali anggaran dan membuat catatan tentang perubahan apa pun yang Anda lakukan selama proyek berlangsung. Anda bisa mengharapkan pelajaran yang Anda pelajari untuk diterapkan pada proyek serupa di masa depan.
Kita telah membahas tentang bagaimana setiap anggaran menceritakan kisah kerja tim Anda. Anggaran yang jelas dan terperinci membantu Anda mengingat detail proyek meskipun Anda tidak sempat meninjaunya.
Lihat mata anggaran yang Anda tambahkan setelah fakta, tugas proyek yang membutuhkan lebih banyak sumber daya daripada yang diharapkan, dan penyesuaian yang Anda lakukan di tengah-tengah proyek agar semua orang tetap berada dalam anggaran. Membuat dokumen (atau menggunakan Templat Post Mortem Proyek dari ClickUp ) untuk melacak wawasan Anda.
Tinjau informasi ini sebelum Anda memulai setiap anggaran agar Anda tidak membuat kesalahan yang sama dua kali. Keberhasilan manajemen anggaran berarti keberhasilan proyek... jadi luangkan waktu untuk membangun proses penganggaran proyek yang menyeluruh dan bijaksana.
Kombinasikan pengetahuan Anda dengan alat bantu kami yang hebat untuk membuat anggaran yang akan menghasilkan proyek yang sukses. Memulai dengan ClickUp hari ini!