Apa jadinya seorang pelukis tanpa cat mereka? Sebuah -er! 😅
Lelucon ini mungkin berlebihan, tetapi manajemen sumber daya tentu saja tidak. Proses di balik layar ini memainkan peran penting dalam keberhasilan proyek apa pun. Kenyataannya adalah-bahkan jika semua materi Anda berkualitas tinggi dan semua orangnya cakap, tidak akan ada gunanya jika Anda tidak tahu bagaimana memanfaatkannya dengan baik.
Untuk merencanakan dan melaksanakan proyek secara efektif, Anda harus mengetahui sumber daya yang Anda butuhkan dan yang Anda miliki. Anda juga harus mahir dalam manajemen sumber daya. Hanya dengan demikian proyek Anda dapat berjalan lancar dan mencapai hasil yang menguntungkan.
Kami telah menyusun panduan ini untuk membantu menyegarkan kembali pengetahuan Anda tentang sumber daya manajemen proyek. Anda akan belajar tentang berbagai jenis sumber daya, cara mengidentifikasi dan mengelolanya, dan bagaimana perangkat lunak manajemen sumber daya dapat menyederhanakan proses ini.
Apa Itu Sumber Daya Manajemen Proyek?
Sumber daya proyek mewakili segala sesuatu yang Anda andalkan untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Manajemen sumber daya adalah proses perencanaan dan penggunaan elemen-elemen ini.
Sumber daya manajemen proyek dapat berupa fisik, seperti alat dan bahan, dan benda, seperti waktu dan tenaga.
Sumber daya fisik memiliki nilai moneter tertentu. Sumber daya ini dapat bersifat sementara atau tetap, tergantung pada berapa lama Anda memilikinya. Meskipun demikian, sumber daya tidak berwujud seperti kontrak juga memiliki tanggal kedaluwarsa.
Kami juga dapat mengklasifikasikan sumber daya manajemen proyek sebagai sumber daya internal atau eksternal. Sumber daya internal adalah aset perusahaan Anda, seperti ruang kantor, sedangkan sumber daya eksternal adalah sumber daya yang Anda peroleh atau sewa dari luar. Contoh sumber daya eksternal termasuk kontraktor dan vendor.
Tips: Untuk tetap mengetahui semua sumber daya, gunakan perangkat lunak manajemen sumber daya seperti ClickUp . Manajer proyek menggunakan ClickUp sebagai hub lengkap untuk merencanakan sumber daya dan pekerjaan. Fitur serbaguna dan opsi kustomisasi alat ini memungkinkan integrasi tanpa hambatan ke dalam alur kerja proyek apa pun.
Manfaatkan kemampuan manajemen proyek ClickUp yang serbaguna untuk mengelola sumber daya proyek dan merampingkan alur kerja Anda
Mengapa Mengelola Sumber Daya Proyek Itu Penting?
Mari kita ilustrasikan pentingnya mengelola sumber daya dengan sebuah contoh:
bayangkan Anda adalah seorang manajer proyek yang mengawasi pengembangan sebuah aplikasi yang sangat penting
Karena Anda tidak meluangkan cukup waktu untuk membuat perencanaan, Anda gagal menetapkan jadwal yang realistis dan menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Saat pengembangan dimulai, segala sesuatunya mulai berjalan dengan cepat. Pengembang dan peserta proyek lainnya berpacu dengan waktu, di bawah tekanan, dan tidak melakukan pekerjaan terbaik mereka.
Hasilnya adalah - aplikasi di bawah standar yang melewati tenggat waktu. Aplikasi ini penuh dengan bug dan membutuhkan banyak revisi, yang pada akhirnya menghabiskan biaya jauh lebih banyak daripada yang diantisipasi. Semua orang, termasuk klien, tidak puas.
Pendekatan yang tidak terorganisir seperti itu mungkin bisa dilakukan ketika perusahaan kecil, tetapi tidak jika Anda mengelola proyek-proyek besar untuk perusahaan yang menangani banyak proyek secara bersamaan. Dalam skenario ini, Anda harus mengadopsi pendekatan strategis, dengan menganalisis kebutuhan proyek secara cermat dan mengalokasikan sumber daya yang sesuai. Jadwal proyek yang ambisius namun dapat dilaksanakan dapat memperhitungkan masalah-masalah yang muncul dan memastikan tim Anda bekerja tanpa stres dan efisien. Anda dapat memenuhi tenggat waktu tanpa mengorbankan kualitas, bahkan berpotensi melebihi ekspektasi klien. 🏆
Jenis Sumber Daya Proyek
Sementara sumber daya dalam manajemen proyek dapat diklasifikasikan dalam banyak cara, dalam artikel ini, kita akan membahas empat jenis dasar:
- Sumber daya keuangan
- Sumber daya material
- Sumber daya manusia
- Waktu
Pelajari tentang setiap jenis, signifikansi, dan contohnya di bagian berikut:
Sumber daya keuangan
Uang adalah sumber daya yang paling berharga untuk proyek apa pun. Ini merupakan dasar untuk semua sumber daya manajemen proyek lainnya, seperti material dan tenaga kerja. Itulah mengapa Anda harus mengelolanya dengan cermat sejak awal. 💵
Dukungan keuangan untuk proyek Anda dapat berasal dari berbagai sumber, seperti:
- Anggaran proyek internal
- Investor dan sponsor eksternal
- Pinjaman bank
- Hibah
- Kampanye urun dana
Saat membuat keputusan keuangan, pilihlah opsi yang hemat biaya. Skenario terburuknya adalah-Anda akan berakhir dengan sejumlah uang yang tersisa. Di sisi lain, jika Anda kehabisan dana di tengah-tengah proyek, seluruh operasi akan terganggu.
Kiat pro: Anggaran Proyek ClickUp dengan Templat WBS menyajikan cara yang sederhana namun efektif untuk mengelola pengeluaran proyek Anda. Ini termasuk Struktur Perincian Kerja (WBS), yang memungkinkan Anda melacak bahkan pengeluaran yang paling kecil sekalipun.
Merinci dan melacak semua biaya proyek Anda dengan Anggaran Proyek ClickUp dengan Template WBS
Sumber daya material
Sumber daya material adalah total aset yang dimiliki atau dipinjamkan oleh perusahaan Anda yang membuat proyek Anda menjadi hidup. Sumber daya ini meliputi:
- Fasilitas: Ini adalah ruang tempat Anda akan menjalankan bisnis, seperti kantor, bengkel, dan area penyimpanan
- Bahan: Ini termasuk bahan habis pakai dan bahan olahan atau bahan mentah yang memungkinkan pelaksanaan proyek Anda. Bahan-bahan ini mudah rusak dan habis, jadi Anda perlu mengisi ulang secara teratur
- Alat: Ini merupakan peralatan, mesin, atau perangkat lunak yang membantu Anda menjalankan proyek. Alat-alat ini akan rusak atau berkurang nilainya seiring waktu dan Anda perlu memutakhirkannya sesekali
Kiat: ClickUp menawarkan berbagai templat untuk membantu Anda mengelola sumber daya proyek material. Sebagai contoh, templat Templat Manajemen Inventaris ClickUp sangat ideal untuk melacak ketersediaan sumber daya proyek, status pesanan, vendor, dan harga. Dengan Template Manajemen Aset ClickUp anda dapat menyimpan catatan inventaris, kondisi, dan perbaikan peralatan Anda. 🛠️
Lacak ketersediaan dan pesanan stok Anda secara real time dengan Templat Manajemen Inventaris ClickUp
Sumber daya manusia
Orang-orang yang mewujudkan proyek Anda adalah sumber daya yang paling sulit untuk dikelola karena mereka memperkenalkan serangkaian variabel yang perlu Anda pertimbangkan sebelum membuat rencana. Mereka adalah pribadi-pribadi yang unik dengan komitmen, sifat, dan keterampilan yang berbeda. Mereka juga penting untuk menjalankan semua operasi proyek, mulai dari ide hingga eksekusi. 👥
Itulah mengapa menghasilkan anggota tim proyek, mengembangkan mereka, dan menjaga mereka tetap puas perlu mencurahkan waktu dan sumber daya keuangan yang signifikan. Menurut penelitian Project Management Institute, kekurangan talenta dapat menghalangi 40% dari upaya implementasi strategi.
Sumber daya manusia dapat mencakup:
- Manajer proyek: Individu yang merencanakan proyek, mengalokasikan sumber daya, dan memantau kemajuan
- Anggota tim proyek: Sekelompok individu yang memiliki keterampilan yang relevan untuk proyek dan berkontribusi pada proyek tersebut
- Kontraktor eksternal: Orang-orang dari luar organisasi yang Anda pekerjakan untuk tujuan proyek tertentu
Kiat pro: Tahukah Anda bahwa ClickUp berfungsi ganda sebagai alat manajemen tim ? Alat ini menyederhanakan perekrutan, orientasi, dan administrasi. Dengan lebih dari 100 templat SDM yang telah dibuat sebelumnya anda dapat menangani proses HR apa pun dengan mudah.
ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mengelola sumber daya proyek yang paling berpengaruh - orang-orang
Waktu
Meskipun pekerjaanlah yang mendorong proyek ke depan, waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan ini adalah sumber daya penting yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan. Waktu adalah uang-proyek tidak bisa berlarut-larut hingga tak terbatas dan seterusnya. Proyek ini harus mengikuti jadwal agar tetap sesuai anggaran dan tidak mengganggu komitmen lainnya.
Waktu juga bergantung pada berbagai sumber daya manajemen proyek lainnya. Misalnya, semakin banyak orang yang mengerjakan tugas tertentu, semakin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Jika penyelesaian tugas bergantung pada bahan tertentu yang terbatas, Anda harus menyediakan sumber daya tersebut dalam jumlah yang cukup untuk mencegah penundaan yang tidak perlu.
Pada awalnya, memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas proyek mungkin sulit dilakukan-kecuali jika Anda melacak waktu. Dengan demikian, Anda akan dapat mengalokasikan slot waktu untuk tugas-tugas secara lebih akurat di masa mendatang dan menetapkan jadwal proyek yang realistis. ⌛
Kiat pro: ClickUp memungkinkan Anda untuk mencatat waktu dari perangkat apa pun dan dengan cepat menghasilkan laporan untuk analisis.
Catat berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas dan buat laporan dengan mudah dengan ClickUp
Mengidentifikasi dan Mengelola Sumber Daya untuk Proyek: Proses Langkah-demi-Langkah
Jika Anda ingin proyek Anda berjalan tanpa hambatan, mulailah mempersiapkan diri jauh sebelum tanggal dimulainya proyek dan perhatikan cara Anda mengelola sumber daya.
Di bagian selanjutnya, kami akan membagikan langkah-langkah yang diperlukan untuk manajemen sumber daya proyek. Anda juga akan belajar tentang beberapa teknik manajemen yang berguna seperti meratakan sumber daya dan peramalan.
Langkah 1: Tentukan ruang lingkup proyek
Membuat rencana proyek adalah langkah pertama dalam buku pedoman manajer sumber daya. Buatlah daftar semua informasi yang penting untuk memulai pekerjaan proyek, seperti:
- Tugas-tugas spesifik dan ketergantungannya
- Anggota tim dan peran mereka
- Jadwal proyek yang diharapkan
- Metrik yang akan menentukan keberhasilan proyek
Mengetahui secara spesifik aktivitas proyek Anda akan membantu Anda menilai sumber daya yang dibutuhkan.
Langkah 2: Berkomunikasi dengan anggota tim
Anda harus melibatkan seluruh anggota tim dalam proses perencanaan sumber daya. Mereka adalah para ahli dan mungkin memiliki pengalaman dengan proyek serupa, dan dapat memberi Anda petunjuk untuk membantu perkiraan sumber daya.
Anda kemudian dapat membuat perkiraan yang lebih tepat tentang berapa banyak waktu dan sumber daya lain yang diperlukan untuk setiap tugas proyek dan mengalokasikannya secara efektif. 🔮
Langkah 3: Menganalisis sumber daya yang tersedia
Sebelum menentukan berapa banyak sumber daya yang harus disisihkan, Anda harus mengumpulkan data tentang aset yang tersedia saat ini. Sumber daya utama yang harus Anda perhatikan adalah anggaran. Setelah Anda membahas dasar-dasarnya, berikan perhatian Anda:
- Sumber daya yang penting untuk memulai proyek
- Sumber daya yang memerlukan pemesanan di muka
Dengan memastikan Anda memiliki semua sarana untuk memulai proyek dengan sukses tanpa penundaan, Anda menciptakan fondasi yang kuat yang akan Anda bangun.
Langkah 4: Membuat rencana sumber daya
Setelah Anda memiliki semua informasi yang diperlukan, buatlah rencana rencana sumber daya . Dokumen ini akan memandu upaya manajemen sumber daya yang akan datang di seluruh tim. Tentukan semua kebutuhan sumber daya proyek Anda dan sertakan deskripsi, jumlah yang diperlukan, dan tenggat waktu pengadaan.
Langkah 5: Membuat jadwal sumber daya
Pada tahap ini, Anda harus menyelaraskan jadwal sumber daya dengan jadwal proyek. Penjadwalan sumber daya mencegah penundaan dan memastikan bahwa semua peralatan dan bahan dapat tiba tepat waktu sehingga tim Anda tidak perlu membuang waktu untuk menunggu. Jika Anda perlu menyewa kontraktor eksternal, pastikan mereka tersedia untuk melakukan pekerjaan mereka saat dibutuhkan. 📝
Langkah 6: Mengalokasikan sumber daya
Alokasi sumber daya adalah inti dari strategi manajemen sumber daya Anda. Pada tahap ini, Anda harus menggunakan semua kekuatan mental dan keterampilan manajemen waktu untuk menentukan siapa yang akan menggunakan sumber daya yang mana dan kapan.
Banyak sumber daya yang terbatas, sehingga membuat jadwal yang tepat sebelumnya diperlukan untuk dua faktor penentu yang mempengaruhi keberhasilan proyek:
- Mencegah konflik
- Memastikan efisiensi maksimum
Proses penugasan sumber daya untuk tugas proyek yang berbeda ini dikenal sebagai pemuatan sumber daya dan merupakan bagian integral dari periode perencanaan.
Ketika mengalokasikan pekerjaan kepada anggota tim, pertimbangkan ketersediaan mereka dan tetapkan pekerjaan yang sesuai. Meskipun terdengar menarik secara teori, mengisi waktu mereka untuk mencapai kapasitas 100% bukanlah ide yang baik. Keadaan yang tidak terduga selalu terjadi setiap saat-jika salah satu anggota tim sakit, anggota tim yang lain harus menggantikannya. Menyisakan sedikit ruang gerak untuk situasi tersebut akan membantu menjaga proyek Anda tetap sesuai jadwal.
Sangat penting untuk dapat beradaptasi dan segera menyesuaikan kembali tanggal atau menugaskan kembali sumber daya untuk menyelesaikan masalah yang muncul dan mencegah kerja berlebihan. Kami menyebut proses ini sebagai perataan sumber daya.
Langkah 7: Melacak kemajuan dan menganalisis hasil
Anda harus memantau bagaimana sumber daya digunakan untuk memastikan Anda tidak terlambat dari jadwal atau melebihi anggaran. Untuk mendapatkan wawasan yang paling akurat, Anda harus menentukan indikator kinerja utama_ sebelumnya dan mengukur kemajuan_ saat Anda bergerak di sepanjang siklus hidup proyek. Dengan demikian, Anda dapat mendeteksi masalah dengan cepat dan menindaklanjutinya sebelum menggagalkan keseluruhan proyek.
Setelah tim menyelesaikan proyek, Anda dapat menganalisis metrik ini untuk memahami efektivitas upaya manajemen sumber daya Anda. Dengan cara ini, Anda akan tahu persis apa yang berjalan dengan baik dan apa yang harus Anda tingkatkan di proyek berikutnya. 📈
Cara Mengelola Sumber Daya Proyek dengan ClickUp
Perencanaan sumber daya mungkin adalah yang paling aspek yang menantang dari manajemen proyek . Hal ini mengharuskan Anda untuk berpikir jauh ke depan. Jika Anda membuat satu pilihan yang salah, seluruh proyek bisa menjadi kacau. Untungnya, Anda memiliki alat manajemen sumber daya seperti ClickUp yang dapat Anda gunakan untuk memastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk memulai proyek. 🛫
Di bawah ini, kami akan menjelaskan cara menggunakan ClickUp untuk merencanakan dan mengelola sumber daya untuk proyek apa pun. Anda bisa memulai dari awal atau memanfaatkan banyak template siap pakai dari ClickUp. Sebagai permulaan, Anda mungkin menemukan dua hal ini berguna:
- Templat Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp
- Templat Perencanaan Sumber Daya ClickUp
Berikut ini cara memanfaatkannya secara maksimal Fitur-fitur manajemen proyek ClickUp yang komprehensif :
Buat ruang kerja dan inventaris Anda Hirarki Proyek ClickUp memungkinkan Anda untuk mengatur dan merampingkan seluruh proses manajemen sumber daya. Buat Ruang Kerja Anda, tambahkan tugas untuk setiap item pekerjaan, dan tetapkan ke anggota tim yang bertanggung jawab. Tentukan ketergantungan tugas untuk memperjelas urutan tugas dan menghindari kemacetan. 🔗
Tentukan tugas dan ketergantungan tugas di ClickUp untuk membuat eksekusi proyek berjalan mulus
Gunakan salah satu dari Otomatisasi ClickUp atau buat yang khusus untuk mengoptimalkan alur kerja Anda dan meningkatkan skala operasi Anda. Dengan Otomatisasi, Anda tidak perlu membuang waktu untuk pekerjaan manual yang berulang-ulang dan dapat fokus mengelola sumber daya.
ClickUp semakin menyederhanakan kolaborasi dan komunikasi lintas fungsi-gunakan tampilan Tugas untuk menambahkan deskripsi, daftar periksa, dan file, serta membantu orang yang ditugaskan untuk menjalankan pekerjaan mereka dengan lancar. Ketika Anda membutuhkan masukan langsung dari anggota tim atau pemangku kepentingan, mintalah masukan tersebut di komentar tugas atau melalui Obrolan ClickUp .
Rencanakan sumber daya Anda
ClickUp dilengkapi dengan lebih dari 15 tampilan yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda untuk mengelola dan melacak setiap aspek perencanaan sumber daya dengan mudah. Dapatkan gambaran yang jelas tentang sumber daya yang ada saat ini dan yang akan datang dengan memanfaatkan:
- StandarTampilan Daftar ClickUp* Gaya KanbanTampilan papan Berikan label prioritas pada setiap sumber daya sehingga tim Anda tahu apa yang harus ditangani terlebih dahulu. Anda juga bisa menambahkan Bidang Khusus, seperti status dan formula, yang bisa menghitung biaya secara otomatis.
Setelah Anda memiliki semua informasi, buatlah rancangan rencana manajemen sumber daya Anda dengan Klik Dokumen -editor teks bawaan platform. Untuk penjadwalan sumber daya, Anda dapat menggunakan perintah Tampilan ClickUp Gantt atau Tampilan kalender untuk memvisualisasikan garis waktu upaya pengelolaan sumber daya yang akan datang.
Dapatkan pemahaman yang lebih baik tentang jadwal sumber daya Anda dengan tampilan Gantt ClickUp
Membangun kustomisasi Formulir ClickUp untuk meminta informasi vendor, seperti harga dan inventaris. Menyimpan dan mengatur semua data yang terkumpul agar lebih mudah analisis biaya-manfaat dan pengambilan keputusan. Dengan Tampilan Peta ClickUp anda dapat melihat lokasi yang tepat dari setiap vendor atau fasilitas tanpa harus meninggalkan aplikasi. 📍
Menetapkan pekerjaan dan melacak kemajuan
Sekarang saatnya mewujudkan rencana sumber daya Anda dengan alokasi sumber daya. Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk menugaskan pekerjaan kepada anggota tim berdasarkan ketersediaan. Tentukan kapasitas mereka menggunakan indikator seperti:
- Waktu
- Nomor tugas
- Poin sprint
Anda bahkan dapat menambahkan Bidang Khusus untuk menyesuaikan tampilan dengan alur kerja tim tertentu. Setelah itu, Anda tinggal memilih tampilan yang Anda inginkan, termasuk periode yang ditampilkan.
Tampilan Beban Kerja ClickUp membuat pemuatan sumber daya menjadi sangat mudah
Ketika tim Anda menyelesaikan pekerjaan dan menggunakan sumber daya, mereka dapat menandai kemajuan mereka di platform. Dengan menggunakan lebih dari 50 kartu, Anda bisa membuat Dasbor ClickUp untuk menilai kinerja secara sekilas. Anda juga dapat menentukan tujuan Anda di Sasaran ClickUp dan lacak kemajuan Anda dalam mencapainya dengan Target yang terukur.
Optimalkan Manajemen Sumber Daya Proyek Anda dengan ClickUp
Cara Anda menangani sumber daya manajemen proyek dapat membuat atau menghancurkan hasil proyek Anda. Perencanaan dan alokasi sumber daya yang efektif menempatkan tim Anda untuk sukses, memastikan penyelesaian proyek tepat waktu dan bebas stres.
Manajemen sumber daya adalah operasi yang kompleks, tetapi Anda dapat menyederhanakannya dengan manfaat perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp. Coba ClickUp secara gratis dan gunakan untuk membuat limun paling lezat dari lemon yang Anda berikan! 🍋