Kapan waktu terburuk untuk memikirkan cara merumuskan respons sensitif kepada pelanggan? Mungkin saat kotak masuk Anda penuh dan Anda sudah terlambat dalam membalas pesan. 🫠
Pesanan yang tertunda, permintaan pengembalian dana, pelanggan yang bingung—situasi-situasi ini membutuhkan lebih dari sekadar tindakan cepat. Mereka membutuhkan kata-kata yang tepat. Dan menulisnya dari awal setiap kali? Itu adalah jalan pintas menuju kelelahan.
Itulah mengapa templat respons layanan pelanggan menjadi penyelamat. Mereka membantu Anda merespons lebih cepat, terdengar lebih profesional, dan menjaga konsistensi tanpa kehilangan sentuhan personal.
Kami akan melihat beberapa templat ClickUp yang berguna dan beberapa templat lain yang bermanfaat. 🤩
Apa Itu Template Tanggapan Layanan Pelanggan?
Template respons layanan pelanggan adalah pesan standar yang digunakan untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan (FAQ), menyelesaikan masalah yang berulang, atau menanggapi pertanyaan.
Setiap templat dirancang untuk menangani jenis pertanyaan tertentu, seperti pembaruan pengiriman, masalah penagihan, atau langkah-langkah pemecahan masalah. Tim dapat menyesuaikan detail seperti nama atau nomor pesanan sambil tetap mempertahankan pesan inti.
Template-template ini sering dikategorikan berdasarkan saluran—email, obrolan langsung, atau media sosial—dan digunakan untuk mempertahankan kecepatan alur kerja, mengurangi waktu pelatihan untuk agen baru, serta memastikan tidak ada informasi penting yang terlewat dalam balasan.
Template Tanggapan Layanan Pelanggan Terbaik Sekilas
Berikut ini adalah tabel ringkasan untuk templat respons layanan pelanggan terbaik:
| Nama Template | Unduh Template | Fitur Terbaik | Ideal Untuk | Format Visual |
| Template Eskalasi Layanan Pelanggan ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Jalur eskalasi, pelacakan real-time, formulir, respons siap pakai | Mengalihkan masalah mendesak, melacak penyelesaian | ClickUp Daftar, Papan, Formulir |
| Template Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Tiket terpusat, pembuatan tugas otomatis, papan visual | Mengelola tugas tim, menyeimbangkan beban kerja | ClickUp Daftar, Papan, Formulir |
| Template Analisis Kebutuhan Pelanggan ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Bagian bawaan, subtugas, bidang kustom, pelacakan tindak lanjut | Onboarding klien, pemecahan masalah, analisis umpan balik | ClickUp Doc, Daftar |
| Template Pernyataan Masalah Pelanggan ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Umpan balik terstruktur, konteks, dan usulan solusi | Dokumentasikan masalah yang berulang, diagnosis tim | ClickUp Doc |
| Template Help Desk ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Pencatatan tiket, prioritas, penilaian QA, panduan onboarding | Pencatatan/penyortiran tiket, pelacakan permintaan | ClickUp Daftar, Papan, Formulir |
| Template Keberhasilan Pelanggan ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Pemantauan kesehatan klien, NPS, status perpanjangan/pembatalan | Mengelola hubungan klien, perpanjangan kontrak | ClickUp Daftar, Papan |
| Template Dukungan Pelanggan ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Penandaan otomatis, pengalihan, tugas yang dapat ditugaskan, pelacakan batas waktu | Penanganan permintaan dukungan, penugasan tim | ClickUp Daftar, Papan, Formulir |
| Template Survei Kepuasan Pelanggan ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Survei, penilaian, pertanyaan terbuka, pelacakan KPI | Mengukur kepuasan, umpan balik terstruktur | Formulir ClickUp, Daftar |
| Template Formulir Umpan Balik ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Kolom kustom, penyortiran otomatis, tampilan multi-pandangan | Mengumpulkan umpan balik terbuka, mengelola ekspektasi | Formulir ClickUp, Daftar |
| Template Formulir Kontak Pelanggan ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Kolom yang dapat disesuaikan, pengalihan otomatis, pembuatan tugas | Menerima pertanyaan, meneruskan ke tim dukungan | Formulir ClickUp, Daftar |
| Template Survei Umpan Balik Produk ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Pertanyaan yang terfokus, pemantauan kepuasan, analisis sentimen | Umpan balik produk, prioritas fitur | Formulir ClickUp, Daftar |
| Template Laporan Tanggapan Insiden ClickUp | Dapatkan Template Gratis | Pencatatan insiden, status kustom, pelacakan tindak lanjut | Dokumentasi insiden, penugasan tindak lanjut | ClickUp Daftar, Dokumen |
| Template Tanggapan Layanan Pelanggan oleh Email Meter | Unduh Template Ini | 10 templat email siap pakai, skenario darurat/transisi | Mempercepat balasan, email dukungan umum | Paket Email (PDF/Doc) |
| Template Email Layanan Pelanggan oleh Zendesk | Unduh Template Ini | 30 templat, kegagalan layanan, perpanjangan, penjualan tambahan | Suara merek yang konsisten, skenario yang beragam | |
| Template Tanggapan Email Layanan Pelanggan oleh Medallia | Unduh Template Ini | Template untuk penundaan, klarifikasi kebijakan, dan permintaan maaf | Mengikuti perkembangan, menjelaskan kebijakan, permintaan umpan balik | |
| Template Email Layanan Pelanggan oleh Hiver | Unduh Template Ini | Tanggapan yang cepat dan standar, mencakup penundaan/kesalahan | Mengelola volume tinggi, respons cepat | |
| Template Tanggapan Layanan Pelanggan oleh LiveAgent | Unduh Template Ini | Templat respons otomatis, pelanggan marah, dan keluhan | Tanggapan untuk berbagai skenario, dukungan yang efisien | Web/HTML |
| Template Tanggapan Layanan Pelanggan Media Sosial oleh LiveAgent | Unduh Template Ini | Spesifik untuk media sosial, sesuai dengan nada, pemecahan masalah | Dukungan sosial, tanggapan cepat, advokasi pelanggan | Web/HTML |
Apa yang Membuat Template Tanggapan Layanan Pelanggan yang Baik?
Template dapat menghemat waktu, tetapi jika terlalu samar atau terlalu formal, mereka tidak akan efektif.
Template respons layanan pelanggan yang baik menyeimbangkan dengan tepat. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan. 👇
- Tempat penanda yang jelas: Menyoroti bagian seperti [Nama Pelanggan] atau [Nomor Tiket] untuk personalisasi cepat
- Integrasi formulir: Merekam pertanyaan yang masuk dan mengarahkan ke tugas secara instan untuk penanganan cepat
- Langkah-langkah selanjutnya yang dipandu: Termasuk tautan relevan, instruksi, atau opsi kontak untuk menyelesaikan masalah tanpa perlu bolak-balik
- Tampilan multiple: Beralih antara papan gaya kotak masuk, daftar berdasarkan urgensi, atau pelacakan kepuasan dengan beberapa klik
- Format yang dapat diedit: Memungkinkan tim untuk menyesuaikan bahasa, menambahkan pembaruan, atau menyesuaikan untuk produk dan kebijakan baru
- Pengatur waktu respons: Menyarankan kapan harus mengikuti atau menaikkan tingkat berdasarkan jenis respons atau kompleksitas masalah
- Bagian catatan internal: Memberikan ruang bagi perwakilan untuk menambahkan konteks singkat atau komentar untuk anggota tim tanpa memengaruhi pesan pelanggan
18 Template Layanan Pelanggan
Setiap respons memengaruhi cara pelanggan memandang merek Anda, jadi penting untuk melakukannya dengan benar. Namun, tanpa sistem yang jelas, bahkan tim terbaik pun bisa melewatkan pesan atau merespons terlalu lambat.
Berikut ini 18 templat layanan pelanggan siap pakai yang dapat Anda gunakan. 👀
1. Template Eskalasi Layanan Pelanggan ClickUp
Template Eskalasi Layanan Pelanggan ClickUp menawarkan pendekatan yang jelas dan terorganisir dalam mengelola masalah dukungan mulai dari pelaporan hingga penyelesaian penuh.
Termasuk enam tampilan yang telah dikonfigurasi sebelumnya, disesuaikan dengan tahap-tahap berbeda dalam proses dukungan.
Formulir Layanan Pelanggan mencatat detail tiket dalam format terstruktur, sementara Daftar Tiket menyediakan tampilan yang dapat diurutkan dan difilter untuk semua permintaan. Tampilan Tanggapan Siap Pakai memudahkan akses ke tanggapan yang sudah ditulis sebelumnya untuk komunikasi yang lebih cepat. Papan Dukungan Berjenjang secara visual mengorganisir tiket yang ditingkatkan berdasarkan tim atau jenjang, dan Tampilan Ringkasan Eskalasi opsional membantu supervisor melacak kasus prioritas tinggi secara real-time.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Mempermudah penanganan masalah mendesak dengan jalur eskalasi yang jelas dan pelacakan real-time
- Pastikan setiap tiket diteruskan ke tim atau manajer yang tepat—tidak ada lagi permintaan yang hilang
- Formulir bawaan dan respons siap pakai membantu tim Anda merespons lebih cepat dan lebih konsisten
📌 Ideal untuk: Mengarahkan masalah prioritas tinggi ke agen yang tepat dan melacak kemajuan penyelesaian tanpa penundaan.
🧠 Fakta Menarik: Meskipun ada kemajuan AI, 75% pelanggan mengatakan mereka lebih memilih berbicara dengan manusia untuk dukungan, terutama saat menghadapi masalah yang kompleks.
2. Template Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp
Dengan Template Manajemen Layanan Pelanggan ClickUp, Anda dapat mengelola setiap permintaan dukungan, mulai dari tiket baru hingga tindak lanjut pelanggan. Template ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan semua tiket di satu tempat dan menyortirnya berdasarkan jenis masalah, prioritas, atau agen yang ditugaskan.
Anda dapat secara otomatis mengubah permintaan masuk menjadi tugas menggunakan formulir bawaan dan menggunakan tampilan papan ClickUp untuk menyeret tiket melalui tahap-tahap seperti Dalam Proses, Di-eskalasi, atau Selesai tanpa kehilangan visibilitas.
Misalnya, jika pelanggan mengirim email tentang pembayaran yang tidak berhasil, Anda dapat mencatat masalah tersebut menggunakan formulir permintaan, menandainya sebagai ‘Masalah Penagihan,’ menugaskan ke perwakilan dukungan keuangan Anda, dan menandainya sebagai ‘Prioritas Tinggi.’
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Mengumpulkan semua tiket dukungan di satu tempat untuk memudahkan penyortiran berdasarkan prioritas, jenis, atau agen
- Otomatisasi pembuatan tugas dari permintaan masuk untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan
- Papan visual dan tampilan daftar menjaga beban kerja dan kemajuan tim Anda tetap transparan
📌 Ideal untuk: Manajer layanan pelanggan yang mengelola tugas tim, menyeimbangkan beban kerja, dan memantau kinerja penyelesaian tiket secara keseluruhan.
💟 Bonus: Terlalu banyak alat, alias penyebaran pekerjaan, mengganggu alur kerja layanan pelanggan Anda dengan proses yang terputus-putus.
ClickUp, aplikasi serba guna untuk pekerjaan, menghilangkan kekacauan dalam layanan pelanggan. Dengan perangkat lunak manajemen proyek layanan pelanggan ClickUp, Anda dapat mengelola tiket, melacak percakapan, dan tetap mengontrol tindak lanjut tanpa perlu berpindah tab.
3. Template Analisis Kebutuhan Pelanggan ClickUp
Gunakan Template Analisis Kebutuhan Pelanggan ClickUp untuk membuat rencana aksi yang jelas berdasarkan apa yang diminta oleh pelanggan Anda.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
Template ulasan pelanggan ini membantu Anda:
- Kumpulkan wawasan tentang masalah, preferensi, atau kebutuhan yang belum terpenuhi menggunakan bagian bawaan seperti Deskripsi Pelanggan, Tujuan Proyek, dan Alat Evaluasi
- Bagi temuan Anda menjadi subtugas dan daftar periksa sehingga tim Anda tahu persis apa yang perlu ditinjau, dianalisis, dan diperbaiki
- Catat tautan survei, dokumen pendukung, dan catatan internal di satu tempat untuk menghindari pencarian umpan balik yang tersebar
- Tugaskan tindakan tindak lanjut kepada orang yang tepat dan lacak kepemilikan melalui Bidang Kustom ClickUp seperti "Dibuat Oleh", "Dibahas Oleh", dan "Sumber Data"
📌 Ideal untuk: Perwakilan yang mengumpulkan ekspektasi klien secara detail selama proses onboarding atau pemecahan masalah untuk menyesuaikan solusi dengan lebih efektif.
4. Template Pernyataan Masalah Pelanggan ClickUp
Manfaatkan Template Pernyataan Masalah Pelanggan ClickUp untuk mengurai keluhan pelanggan yang berulang menjadi pernyataan terstruktur yang memandu pengambilan keputusan yang lebih cerdas.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Analisis umpan balik pelanggan dan jelaskan hambatan spesifik yang dihadapi setiap jenis pelanggan selama perjalanan mereka
- Tambahkan konteks pada masalah-masalah tersebut agar tim Anda memahami mengapa masalah tersebut ada
- Usulkan solusi yang terfokus untuk menyelesaikan masalah yang tepat, bukan hanya yang paling mencolok
Template ini disediakan sebagai dokumen siap pakai, sudah terstruktur untuk pemecahan masalah yang cepat dan jelas. Misalnya, jika tim Anda sedang mengembangkan alur onboarding baru, tetapi pengguna terus keluar sebelum menyelesaikan pengaturan.
Anda dapat menggunakan templat ini untuk menentukan pengguna target, mengumpulkan umpan balik dari tiket dukungan atau rekaman sesi, dan mengidentifikasi titik gesekan. Kemudian, buat pernyataan masalah yang jelas, tinjau bersama tim Anda, dan tandai sebagai selesai setelah disepakati.
📌 Ideal untuk: Agen dukungan yang mendokumentasikan masalah dengan jelas untuk membantu tim mendiagnosis dan menyelesaikan masalah berulang dengan lebih cepat.
💡Tips Pro: Brain MAX adalah asisten desktop bertenaga AI yang memudahkan penulisan email dukungan pelanggan. Cukup gunakan fitur talk-to-text untuk mengucapkan pesan Anda secara alami—Brain MAX akan langsung menangkap kata-kata Anda, mengorganisir pikiran Anda, dan membantu Anda menyusun respons yang jelas dan empati.
Tidak perlu lagi kesulitan mencari nada yang tepat atau melewatkan detail penting. Dengan Brain MAX, Anda dapat dengan cepat menyusun email yang rapi dan profesional menggunakan beberapa model bahasa besar (LLMs), semuanya dari satu aplikasi desktop.
5. Template Help Desk ClickUp
Butuh cara yang lebih baik untuk menangani permintaan pelanggan yang marah atau kecewa tanpa kehilangan fokus pada prioritas? Anda dapat menggunakan Template Help Desk ClickUp untuk menangani setiap tiket. Formulir bawaan akan mengubah permintaan baru menjadi tugas secara instan dan membantu Anda mencapai tujuan layanan pelanggan Anda.
Template ini berguna untuk laporan bug yang masuk, permintaan fitur darurat, atau masalah akun yang berulang. Template ini membantu Anda mencatat, menugaskan, dan menyelesaikan setiap masalah tanpa melewatkan detail penting atau batas waktu respons.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
Beralih antara tiga tampilan bawaan untuk bekerja sesuai dengan cara tim Anda suka:
- Tingkat Kesulitan untuk mengevaluasi seberapa kompleks setiap masalah sebelum menugaskan
- Panduan Memulai untuk anggota tim baru agar dapat mengikuti proses yang konsisten sejak awal
- Lihat Skor QA untuk memantau penyelesaian tiket dan meningkatkan kualitas respons seiring waktu
📌 Ideal untuk: Pencatatan tiket, prioritas permintaan, dan penugasan tugas dengan pelacakan status real-time.
6. Template Keberhasilan Pelanggan ClickUp
Template Keberhasilan Klien ClickUp menawarkan cara yang lebih cerdas untuk mengelola hubungan klien, mengatasi tantangan layanan pelanggan, dan memastikan setiap akun tetap bergerak ke arah yang benar.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Grup klien berdasarkan status kesehatan mereka, seperti Berisiko Tinggal, Rata-rata, atau Sangat Baik, sehingga Anda tahu di mana harus fokus perhatian Anda
- Lacak detail penting seperti tingkat dukungan, tingkat keterlibatan, titik kontak terakhir, dan skor Net Promoter Score (NPS) secara bersamaan
- Buat status tugas seperti "Siap Perpanjangan", "Onboarding", "Churned", atau "Nurturing" untuk tetap mengontrol setiap tahap klien
Selain itu, kesuksesan klien berfokus pada membangun hubungan jangka panjang, memantau aktivitas akun, dan proaktif dalam memenuhi kebutuhan klien—semua hal ini sejalan sempurna dengan ClickUp CRM .
Misalnya, jika skor NPS klien turun dan pertemuan terakhir mereka sudah berminggu-minggu yang lalu, Template Keberhasilan Klien akan menandai mereka sebagai Berisiko Churn. Kemudian, menggunakan ClickUp CRM, Anda dapat langsung mengakses riwayat interaksi lengkap mereka, meninjau catatan akun, menugaskan tugas tindak lanjut, dan merencanakan titik kontak berikutnya—tanpa perlu meninggalkan ruang kerja Anda.
📌 Ideal untuk: Tim keberhasilan pelanggan yang mengelola hubungan klien, melacak tonggak pencapaian, dan memastikan tenggat waktu perpanjangan tidak terlewat.
7. Template Dukungan Pelanggan ClickUp
Anda tidak dapat memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa jika proses dukungan Anda tidak terorganisir. Dengan Template Dukungan Pelanggan ClickUp, Anda dapat mengubah setiap pesan masuk, pertanyaan, atau keluhan menjadi tugas terorganisir yang dilacak, ditugaskan, dan diselesaikan.
Anda dapat mengumpulkan semua permintaan masuk melalui formulir, menandai tiket secara otomatis berdasarkan tingkat urgensi atau topik, dan mengarahkan tiket tersebut langsung ke anggota tim yang tepat. Hal ini mendukung transisi yang lebih lancar antara titik kontak dukungan dan pemasaran, memperkuat strategi pemasaran siklus hidup pelanggan secara keseluruhan.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Mengubah setiap pertanyaan menjadi tugas yang terorganisir dan dapat ditugaskan untuk visibilitas penuh
- Otomatis menandai dan mengalihkan tiket berdasarkan tingkat urgensi atau topik ke anggota tim yang tepat
- Menyediakan respons yang konsisten dan berkualitas tinggi di semua saluran
📌 Ideal untuk: Mengelola permintaan dukungan yang rumit dengan status kustom, penugasan tim, dan pelacakan tenggat waktu di perangkat lunak keberhasilan pelanggan.
8. Template Survei Kepuasan Pelanggan ClickUp
Ingin mengetahui seberapa puas pelanggan Anda sebenarnya dengan layanan atau dukungan Anda? Anda dapat menggunakan templat survei kepuasan pelanggan ClickUp " " untuk mengumpulkan tanggapan jujur, mengidentifikasi apa yang berjalan baik, dan menentukan apa yang perlu diperbaiki tanpa perlu bolak-balik.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Buat survei singkat dengan penilaian cepat dan pertanyaan terbuka untuk memahami bagaimana orang benar-benar merasa tentang dukungan, layanan, atau produk Anda
- Identifikasi masalah berulang dan keberhasilan menggunakan tampilan seperti Penilaian Pengetahuan dan Tampilan Responden, sehingga setiap respons menjadi langkah selanjutnya yang jelas
- Evaluasi cara tim Anda menangani setiap interaksi tanpa perlu menggali tiket atau percakapan
Bagian terbaiknya? Setiap respons akan menjadi tugas yang dapat dilacak, membantu Anda mengukur KPI pengalaman pelanggan dengan mudah.
📌 Ideal untuk: Mengumpulkan umpan balik terstruktur melalui survei dan mengukur kepuasan dalam hubungan pelanggan.
9. Template Formulir Umpan Balik ClickUp
Anda tidak perlu mengejar email yang tersebar atau menunggu panggilan tindak lanjut untuk memahami bagaimana seseorang merasa tentang produk atau layanan Anda. Template Formulir Umpan Balik ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat cara cepat dan terorganisir untuk mengumpulkan pendapat dan mengubahnya menjadi tindakan.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
Template formulir umpan balik ini membantu Anda:
- Buat formulir sederhana dengan Bidang Kustom seperti Tanggal Pembelian, Penyedia Layanan, Tingkat Pelanggan, dan Peringkat Umum
- Ajukan kombinasi pertanyaan yang tepat: penilaian bintang, komentar terbuka, atau pilihan ganda
- Sortir dan kelompokkan umpan balik secara otomatis ke dalam tampilan yang jelas seperti Daftar Rekomendasi, Tabel Umpan Balik, atau Tabel Peringkat Penyedia
Misalnya, pertimbangkan seseorang yang baru saja membeli layanan Anda tetapi memberikan penilaian rendah atas pengalamannya. Anda dapat langsung melihat tingkat layanan, penyedia, dan komentar mereka yang tercantum untuk menghubungi, menyelesaikan masalah, dan belajar dari mereka.
📌 Ideal untuk: Tim yang mengumpulkan masukan terbuka untuk mengelola ekspektasi klien dan mengidentifikasi celah layanan yang berulang.
🔍 Tahukah Anda? Ulasan penting. Nilai penting. Bersama-sama? Sempurna. Sebuah studi tahun 2023 menemukan bahwa testimoni klien yang baik dan umpan balik positif + perasaan bahwa Anda tidak membuang-buang uang = loyalitas yang lebih kuat. Intinya, buat orang merasa cerdas dalam memilih Anda.
10. Template Formulir Kontak Pelanggan ClickUp
Template Formulir Kontak Pelanggan ClickUp memungkinkan Anda mengumpulkan setiap pertanyaan, keluhan, atau permintaan dan langsung meneruskannya ke orang yang tepat.
Sesuaikan formulir dengan bidang seperti nomor pesanan, kategori produk, atau alasan kontak untuk memastikan setiap pengajuan disertai dengan konteks yang dibutuhkan tim Anda.
Fitur unggulan? Anda dapat secara otomatis mengalokasikan pengiriman formulir berdasarkan jenis masalah. Pertanyaan tentang penagihan langsung diteruskan ke tim keuangan, sementara masalah teknis ditangani oleh tim dukungan. Hal ini berarti pengurangan waktu penyortiran dan peningkatan retensi pelanggan melalui dukungan yang tepat waktu dan relevan.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Merekam setiap pertanyaan dengan bidang yang dapat disesuaikan untuk konteks yang lengkap
- Secara instan mengarahkan pengajuan ke tim atau agen yang tepat untuk respons yang lebih cepat
- Setiap kontak menjadi tugas, memastikan tidak ada yang terlewat
📌 Ideal untuk: Merekam pertanyaan masuk beserta detail kontak dan mengarahkan mereka ke antrian dukungan teknis yang tepat.
🧠 Fakta Menarik: Pusat panggilan pertama didirikan oleh sebuah perusahaan Inggris menggunakan sistem bernama PABX (Private Automated Business Exchanges). Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola volume panggilan pelanggan yang besar.
11. Template Survei Umpan Balik Produk ClickUp
Dengan Template Survei Umpan Balik Produk ClickUp, Anda dapat meluncurkan survei dalam hitungan menit yang membantu Anda:
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Ajukan pertanyaan yang jelas dan terfokus yang tidak akan diabaikan oleh pelanggan
- Identifikasi pola dalam keluhan, permintaan fitur, atau frustrasi
- Pantau skor kepuasan dan tren pengajuan seiring waktu
Misalnya, pelanggan terus mengeluhkan pengalaman checkout yang rumit. Daripada menjawab tiket demi tiket, kirimkan survei ini dan dapatkan umpan balik terstruktur secara massal. Anda akan memiliki detail relevan untuk mengajukan perubahan, bukan sekadar kumpulan keluhan.
Dengan alat umpan balik pelanggan ini, Anda dapat melihat semua respons di satu tempat, disortir berdasarkan peringkat produk, komentar, dan sentimen. Dengan cara ini, mengetahui apa yang perlu diperbaiki terlebih dahulu dan apa yang sudah berfungsi dengan baik menjadi lebih mudah.
📌 Ideal untuk: Mengumpulkan wawasan spesifik produk untuk memprioritaskan fitur, pembaruan, atau perbaikan sangat penting untuk manajemen klien.
12. Template Laporan Tanggapan Insiden ClickUp
Jika terjadi masalah, seperti kebocoran data, pelanggaran akun, atau login mencurigakan, obrolan Slack yang panik tidak akan cukup. Template Laporan Tanggapan Insiden ClickUp memungkinkan Anda mencatat setiap detail, menjaga semua pihak tetap terinformasi, dan menghindari kesalahan yang berulang.
Template tugas ini membuat tugas khusus untuk setiap insiden, membaginya menjadi tahap-tahap menggunakan Status Kustom, dan menambahkan konteks penting menggunakan Bidang Kustom seperti Disetujui Oleh, Catatan Insiden, dan Dokumen Pendukung.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Catat setiap insiden dengan konteks detail, status kustom, dan dokumen pendukung
- Menugaskan tindak lanjut dan melacak penyelesaian untuk mencegah kesalahan berulang
- Menjaga tim Anda tetap terkoordinasi dan terinformasi selama situasi kritis
📌 Ideal untuk: Manajer dan tim dukungan yang mendokumentasikan insiden besar, menugaskan tindak lanjut, dan belajar dari kesalahan yang terjadi.
🧠 Fakta Menarik: Humor (jika digunakan dengan tepat) dapat membuat interaksi pelanggan menjadi lebih berkesan. Sebuah lelucon ringan atau nada yang menyenangkan dan ramah dapat mengubah obrolan dukungan rutin menjadi sesuatu yang dinikmati pelanggan—membuat mereka lebih mungkin mengingat dan merekomendasikan merek tersebut.
Tonton video ini untuk memahami cara menggunakan AI dalam layanan pelanggan:
13. Template Tanggapan Layanan Pelanggan oleh Email Meter
Email dukungan pelanggan tidak selalu mudah ditangani. Beberapa bersifat mendesak, sementara yang lain memerlukan keseimbangan yang tepat antara empati dan kejelasan. Email Meter mengerti hal itu. Itulah mengapa mereka menawarkan paket unduhan tunggal berisi 10 templat email layanan pelanggan yang dirancang untuk membantu Anda merespons lebih cepat dan mengelola komunikasi pelanggan melalui contoh respons.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
Berikut ini adalah dua templat unggulan dalam paket ini:
- Klien membutuhkan respons secepatnya: Template ini ditujukan untuk email-email mendesak di mana pelanggan jelas-jelas merasa tertekan. Template ini membantu Anda menyesuaikan nada yang tepat—tenang, hormat, dan menenangkan—meskipun pesan yang diterima tidak sopan
- Transisi dari penjualan ke manajemen akun: Setelah transaksi selesai, gunakan templat ini untuk mengucapkan terima kasih kepada pelanggan, memperkenalkan manajer akun baru mereka, dan memberitahu mereka bahwa Anda masih siap membantu untuk pertanyaan lebih lanjut
📌 Ideal untuk: Mempercepat balasan dengan perpustakaan respons email siap pakai untuk skenario umum.
14. Template Email Layanan Pelanggan oleh Zendesk
30 Template Email Layanan Pelanggan Zendesk membantu Anda menangani hampir semua skenario dukungan umum (dan tidak umum) tanpa perlu menulis dari awal.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Tenangkan pelanggan setelah kegagalan layanan
- Lakukan upselling tanpa terdengar seperti sedang berjualan
- Kirim pengingat perpanjangan atau pemberitahuan kenaikan harga tanpa rasa canggung
- Jaga konsistensi interaksi saat mengganti anggota tim
📌 Ideal untuk: Agen dan manajer yang menjaga konsistensi suara dan nada merek di setiap email pelanggan.
15. Template Tanggapan Email Layanan Pelanggan oleh Medallia
Paket templat ini dari Medallia menyediakan respons siap pakai bagi agen layanan pelanggan untuk situasi yang paling umum dan sulit. Anda dapat menyalin dan menyesuaikan templat apa pun untuk:
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan yang frustrasi karena paket mereka terlambat, salah, atau rusak, tanpa perlu kebingungan mencari kata-kata
- Jelaskan kebijakan perusahaan yang kompleks atau kebingungan terkait tagihan dalam hitungan detik
- Ubah pengalaman telepon/chat yang negatif menjadi kesempatan kedua dengan permintaan maaf yang tepat dan tindakan baik hati
📌 Ideal untuk: Mengikuti pengalaman layanan dengan templat permintaan umpan balik yang terstruktur.
16. Template Email Layanan Pelanggan oleh Hiver
Template ini dirancang untuk tim layanan pelanggan yang ingin merespons lebih cepat tanpa terdengar kaku. Setiap template mengatasi momen tertentu dalam perjalanan dukungan, memungkinkan tim Anda menangani keterlambatan, kesalahan, atau bahkan perpisahan dengan jelas dan percaya diri.
Dengan templat ini, Anda dapat menenangkan pelanggan yang cemas dengan pembaruan proaktif, menyelesaikan tiket yang telah diselesaikan dengan sentuhan pribadi, dan banyak lagi.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Memberikan tanggapan cepat dan standar tanpa terdengar kaku
- Mencakup keterlambatan, kesalahan, perpisahan, dan lainnya dengan jelas dan penuh perhatian
- Membantu tim menangani volume tinggi email dukungan dengan efisien
📌 Ideal untuk: Mengirimkan respons cepat dan standar saat menangani volume tinggi email dukungan.
17. Template Tanggapan Layanan Pelanggan oleh LiveAgent
Dirancang untuk mereka yang sibuk mengelola komunikasi harian dengan klien, templat siap kirim LiveAgent menghilangkan kerumitan dalam menulis respons profesional.
Terlepas dari nada atau tingkat urgensi, ada templat yang sesuai untuk situasi tersebut.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Template email respons otomatis: Segera konfirmasikan penerimaan pesan dan tetapkan ekspektasi yang jelas mengenai kapan pelanggan dapat mengharapkan respons
- Template email respons untuk pelanggan yang marah: Tenangkan situasi yang tegang dengan empati, tanggung jawab, dan jaminan
- Template respons keluhan pelanggan: Tangani masalah secara langsung, tawarkan solusi, dan tunjukkan kepada pelanggan bahwa keluhan mereka telah didengar
📌 Ideal untuk: Petugas layanan pelanggan yang menangani berbagai situasi pelanggan dan membutuhkan tanggapan efisien yang mencakup berbagai kasus penggunaan.
🧠 Fakta Menarik: Keluhan pelanggan tertulis tertua berasal dari tahun 1750 SM di Mesopotamia kuno. Seorang pria bernama Nanni menulis keluhan di tablet tanah liat tentang menerima kualitas tembaga yang salah.
18. Template Tanggapan Layanan Pelanggan Media Sosial oleh LiveAgent
Jika Anda menangani pertanyaan pelanggan di media sosial, Anda tahu betapa seringnya pertanyaan, keluhan, atau pujian yang sama muncul. Menjawab setiap satu secara manual? Itu memakan waktu, repetitif, dan melelahkan. Template layanan pelanggan media sosial LiveAgent sangat berguna di sini.
Dirancang khusus untuk perwakilan layanan pelanggan, tim dukungan, dan siapa pun yang mengelola interaksi online, templat ini membantu Anda merespons lebih cepat tanpa terdengar kaku.
🌼 Mengapa Anda akan menyukai templat ini
- Tanggapan profesional yang membantu Anda membimbing pengguna melalui masalah dukungan atau langkah-langkah pemecahan masalah
- Pertahankan suasana positif dengan pesan-pesan ramah dan penuh apresiasi
- Akui kekecewaan, minta maaf dengan tulus, dan tawarkan solusi nyata
📌 Ideal untuk: Menanggapi pertanyaan pelanggan di platform media sosial dengan balasan yang sudah disiapkan dan sesuai dengan nada, untuk meningkatkan advokasi pelanggan.
Berikan Layanan yang Menonjol dengan ClickUp
Layanan pelanggan yang baik tidak berasal dari jawaban yang sudah disiapkan sebelumnya.
Sebaliknya, hal ini berasal dari sistem yang mengakomodasi kebutuhan tim Anda, alat-alat Anda, dan pelanggan Anda.
Template respons layanan pelanggan ClickUp menonjol di sini. Mereka menciptakan alur kerja dukungan yang sepenuhnya dapat disesuaikan dengan Tampilan Kustom, Status, dan Bidang yang fleksibel, disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.
Ingin melacak tiket prioritas tinggi dalam tampilan Kanban? Sudah tersedia. Membutuhkan formulir pendaftaran untuk masalah klien? Mudah.
Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini!
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Bagaimana cara menulis respons layanan pelanggan?
Tanggapan layanan pelanggan yang baik harus cepat, sopan, personal, empati, dan berorientasi pada solusi. Selalu sapa pelanggan dengan nama mereka, akui kekhawatiran mereka, jelaskan solusi, dan tawarkan bantuan lebih lanjut.
Contoh:
Halo [Nama Pelanggan],
Terima kasih telah menghubungi kami mengenai [masalah]. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat kami lakukan untuk membantu: [solusi/langkah selanjutnya]. Silakan beritahu kami jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran lainnya.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Nama Anda]
2. Apa saja 5 R dalam layanan pelanggan?
Lima prinsip dasar layanan pelanggan adalah:
- Respek: Perlakukan setiap pelanggan dengan hormat dan sopan santun.
- Tanggapi: Balas dengan cepat dan tepat terhadap pertanyaan pelanggan.
- Resolve: Tangani dan selesaikan masalah pelanggan dengan efisien.
- Reassure: Berikan keyakinan kepada pelanggan bahwa keluhan mereka ditangani dengan serius.
- Ingat: Ikuti perkembangan dan ingat interaksi sebelumnya untuk membangun hubungan.
3. Bagaimana cara menanggapi keluhan pelanggan?
Gunakan templat yang mengakui masalah, meminta maaf, menjelaskan solusi, dan mengucapkan terima kasih kepada pelanggan atas umpan baliknya.
Template:
Halo [Nama Pelanggan],
Terima kasih telah memberitahukan hal ini kepada kami. Kami menyesal mendengar pengalaman Anda dengan [jelaskan masalah]. Kami menganggap umpan balik Anda dengan serius dan sedang menyelidiki masalah ini.
Inilah yang kami lakukan untuk menyelesaikan masalah ini: [jelaskan solusi atau langkah selanjutnya].
Silakan beritahu kami jika ada hal lain yang dapat kami bantu. Terima kasih atas kesabaran Anda dan kesempatan yang Anda berikan kepada kami untuk memperbaiki hal ini.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Nama Anda]
4. Apa contoh jawaban layanan pelanggan yang baik?
Inilah contoh jawaban layanan pelanggan yang baik:
Halo Sarah,
Saya turut menyesal mendengar bahwa pesanan Anda terlambat tiba. Kami berupaya untuk mengirimkan pesanan tepat waktu dan saya memahami betapa frustasinya hal ini. Saya telah mengembalikan biaya pengiriman Anda dan memproses pesanan pengganti dengan pengiriman cepat, yang seharusnya tiba dalam dua hari.
Silakan beritahu saya jika ada hal lain yang dapat saya bantu. Terima kasih atas pengertian Anda dan menjadi pelanggan yang berharga.
Salam,Alex