Mengabaikan masalah kinerja karyawan dapat menghambat produktivitas, moral tim, dan kesuksesan bisnis.
Tenggat waktu yang terlewat di sini, dan karyawan yang tidak terlibat di sana, semuanya akan bertambah dan dapat menyebabkan perputaran karyawan yang lebih tinggi, kehilangan pendapatan, dan pertumbuhan yang terhenti.
Lebih baik menggunakan Rencana Peningkatan Kinerja (PIP) terstruktur untuk menangani masalah sejak dini, menetapkan ekspektasi yang jelas, dan memberikan kesempatan yang adil bagi karyawan untuk berkembang.
Kami telah membuat daftar 10 contoh PIP praktis untuk membantu Anda menangani masalah kinerja yang buruk, menetapkan tujuan yang terukur, dan mendorong peningkatan yang berarti.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Rencana peningkatan kinerja adalah pendekatan terstruktur untuk membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka di area-area utama sebelum mengambil tindakan formal.
- Kami telah menguraikan 10 contoh PIP dunia nyata yang mencakup masalah-masalah seperti, tenggat waktu yang terlewat, produktivitas yang rendah, kolaborasi yang buruk, dan pelanggaran kebijakan.
- PIP yang sukses harus mengidentifikasi akar permasalahan, menetapkan tujuan yang jelas dan terukur, serta memberikan dukungan dan akuntabilitas yang berkelanjutan.
- Menghindari PIP sama sekali dapat dilakukan dengan manajemen yang proaktif, ekspektasi yang jelas, dan umpan balik yang konstruktif.
- ClickUp membantu menyederhanakan pelacakan kinerja, penetapan tujuan, dan akuntabilitas tim, memastikan karyawan tetap berada di jalur yang benar sebelum masalah kinerja meningkat.
Apa yang dimaksud dengan Rencana Peningkatan Kinerja?
Rencana peningkatan kinerja adalah kerangka kerja terstruktur yang disiapkan oleh manajer dan pemimpin SDM untuk membantu karyawan mengatasi masalah kinerja. Rencana ini mencakup langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan standar kinerja, jadwal untuk kemajuan, tonggak peningkatan, dan pemeriksaan rutin dengan tujuan yang jelas dan terukur.
Berlawanan dengan beberapa kesalahpahaman, PIP bukanlah alat untuk mengeluarkan karyawan dari perusahaan, melainkan sumber daya untuk memandu peningkatan kinerja mereka.
Berikut adalah contoh rencana peningkatan kinerja:
Mengapa Anda Harus Membuat Rencana Peningkatan Kinerja?
Ketika masalah kinerja tidak ditangani terlalu lama, hal ini dapat mengganggu tim dan mengurangi produktivitas. Daripada menunggu hingga masalah meningkat, rencana peningkatan kinerja memberikan pendekatan yang terstruktur dan proaktif. Hal ini memungkinkan manajer untuk menetapkan jalur perbaikan yang jelas sambil menjaga karyawan tetap terlibat.
PIP dapat membantu:
- 🔍 Mengidentifikasi akar masalah: Menunjukkan dengan tepat penghambat kinerja, bukan hanya mengatasi gejalanya
- menciptakan akuntabilitas: Menentukan langkah-langkah tindakan sehingga karyawan memiliki kepemilikan atas pertumbuhan mereka
- 📊 Mengurangi bias dalam pengambilan keputusan: Memberikan kemajuan yang terdokumentasi daripada mengandalkan pendapat subjektif
- 😊 Meningkatkan moral tim: Membantu karyawan yang kesulitan untuk berhasil dan mencegah kebencian dari karyawan yang berkinerja tinggi
- 🎯 Memperkuat pembinaan: Mendorong manajer untuk membimbing karyawan, bukan hanya meninjau hasil
🧠 Tahukah Anda? Penelitian menunjukkan bahwa karyawan dengan keterampilan dan pengalaman yang lebih baik membantu meningkatkan pendapatan bisnis hingga 50%.
10 Contoh Rencana Peningkatan Kinerja untuk Mengubah Karyawan yang Bermasalah
Beberapa masalah kinerja memerlukan pembinaan, sementara yang lainnya memerlukan rencana peningkatan yang terstruktur. Di bawah ini adalah 10 contoh kerangka kerja manajemen kinerja di dunia nyata untuk membantu mengatasi tantangan karyawan yang umum terjadi dengan langkah-langkah tindakan yang jelas dan tujuan yang terukur.
Setiap contoh meliputi:
- Skenario/konteks: Apa masalah kinerja yang terjadi?
- Kemungkinan penyebab: Mengapa masalah ini muncul?
- Langkah-langkah tindakan dan jadwal: Bagaimana cara memperbaikinya, kapan, dan bagaimana cara melacak kemajuannya
Contoh #1: Tenggat waktu yang terlewat secara konsisten
⛳ Skenario
Seorang karyawan berulang kali menyerahkan pekerjaan terlambat, menyebabkan penundaan dan memengaruhi produktivitas tim. Masalah ini telah berlangsung selama tiga bulan, dan lebih dari 60% tugas entri data yang diberikan dan item tindakan lainnya tertunda selama lebih dari sebulan. Hal ini mengakibatkan proyek terhenti, kualitas yang buruk, dan beban kerja tambahan untuk anggota tim lainnya.
😦 Kemungkinan penyebab
- Prioritas yang tidak jelas: Karyawan gagal mengidentifikasi tugas mana yang paling mendesak, yang menyebabkan tertundanya tenggat waktu yang penting.
- Meremehkan durasi tugas: Mereka berasumsi bahwa mereka memiliki lebih banyak waktu daripada yang sebenarnya
- Kurangnya pelacakan kemajuan yang terstruktur: Tugas menumpuk tanpa tinjauan rutin
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Tetapkan prioritas dan tenggat waktu tugas yang jelas (Hari ke 1-3)
- Solusi: Adakan pertemuan empat mata untuk meninjau semua tenggat waktu yang tertunda dan yang akan datang. Tetapkan setiap tugas dengan tingkat prioritas menggunakan Matriks Eisenhower untuk memperjelas apa yang harus dilakukan terlebih dahulu
- Harapan: Karyawan akan menyelesaikan setidaknya 80% dari tugas-tugas prioritas tinggi tepat waktu dalam 30 hari pertama.
2. Melacak waktu penyelesaian tugas yang diperkirakan vs. yang sebenarnya (Minggu 1-2)
- Solusi: Mintalah karyawan untuk mencatat estimasi vs. waktu aktual yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas selama dua minggu. Identifikasi pola-pola di mana mereka meremehkan kebutuhan waktu dan sesuaikan strategi perencanaan yang sesuai
- Ekspektasi: Pada akhir minggu ke-2, karyawan harus menyelesaikan tugas dalam waktu 10% dari estimasi waktu mereka untuk meningkatkan akurasi
3. Perkenalkan check-in mingguan dan tenggat waktu awal (Minggu 2-4)
- Solusi: Menerapkan tenggat waktu internal bergilir-setiap tenggat waktu utama akan memiliki check-in internal 48 jam sebelum penyerahan
- Harapan: Tenggat waktu yang terlewat harus turun setidaknya 50% dalam bulan pertama
Contoh #2: Masalah kualitas yang terus-menerus
⛳ Skenario
Seorang karyawan secara konsisten menyerahkan pekerjaan dengan kesalahan, ketidakkonsistenan, atau detail yang hilang, yang menyebabkan pengerjaan ulang dan penundaan proyek. Selama tiga bulan terakhir, tingkat kesalahan telah melebihi 30%, sehingga membutuhkan koreksi yang sering dari manajer dan anggota tim.
😦 Kemungkinan penyebab
- Kurangnya perhatian terhadap detail: Karyawan terburu-buru mengerjakan tugas tanpa meninjau ulang pekerjaan mereka
- Standar kualitas yang tidak jelas: Ekspektasi terhadap akurasi dan konsistensi tidak didefinisikan dengan baik
- Proses peninjauan yang tidak efektif: Tidak ada cara yang terstruktur untuk menangkap dan memperbaiki kesalahan sebelum diserahkan
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Membuat daftar periksa kualitas (Hari ke 1-5)
- Solusi: Tentukan standar kualitas yang tidak dapat dinegosiasikan dan buat daftar periksa khusus tugas yang harus diikuti oleh karyawan sebelum menyerahkan pekerjaan
- Harapan: Tingkat kesalahan harus turun 20% dalam 30 hari pertama karena karyawan mengembangkan kebiasaan untuk melakukan tinjauan diri
2. Menerapkan sesi tinjauan sejawat (Minggu 1-4)
- Solusi: Menugaskan mentor sebaya atau peninjau kualitas untuk memeriksa pekerjaan karyawan sebelum diserahkan. Rotasi peninjau untuk memastikan perspektif yang berbeda
- Ekspektasi: Pada minggu ke-4, karyawan harus memperbaiki setidaknya 70% kesalahan sebelum pekerjaan sampai ke tangan manajer
3. Melacak dan mengurangi kesalahan selama 60 hari
- Solusi: Tetapkan lingkaran umpan balik terstruktur dengan check-in dua mingguan untuk membahas kemajuan, menunjukkan masalah yang berulang, dan memperkuat teknik akurasi
- Harapan: Tingkat kesalahan karyawan harus berkurang 50% dalam waktu 60 hari. Jika kesalahan masih terjadi, kaji ulang pelatihan atau kecocokan peran
💡 Tip Profesional: Gunakan Template Daftar Periksa Kontrol Kualitas ClickUp untuk menguraikan langkah-langkah kontrol kualitas dan menetapkan titik pemeriksaan tinjauan yang jelas. Hal ini akan menstandarkan pemeriksaan kualitas, menetapkan tanggung jawab untuk penyelesaian kesalahan, dan memastikan setiap hasil kerja memenuhi ekspektasi sebelum diserahkan.
Contoh #3: Kurangnya kolaborasi dalam proyek tim
⛳ Skenario
Seorang karyawan berjuang untuk bekerja secara efektif dalam tim, yang menyebabkan terjadinya kesalahan komunikasi, miskomunikasi, dan meningkatnya ketegangan di antara rekan kerja. Tugas-tugas yang membutuhkan masukan lintas fungsi sering tertunda, dan rekan kerja merasa frustrasi karena harus mengimbangi kurangnya koordinasi.
😦 Kemungkinan penyebab
- Keterampilan komunikasi yang buruk: Karyawan tidak secara efektif berbagi informasi terbaru atau masalah
- Keengganan untuk berbagi tanggung jawab: Mereka lebih suka bekerja sendiri atau ragu-ragu untuk mendelegasikan
- Peran dan ekspektasi yang tidak jelas: Mereka tidak sepenuhnya memahami apa yang diperlukan untuk handoff yang lancar
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Membuat daftar periksa kualitas (Hari ke 1-5)
- Solusi: Tentukan standar kualitas yang tidak dapat dinegosiasikan dan buat daftar periksa khusus tugas yang harus diikuti oleh karyawan sebelum menyerahkan pekerjaan
- Harapan: Tingkat kesalahan harus turun 20% dalam 30 hari pertama karena karyawan mengembangkan kebiasaan untuk melakukan tinjauan diri
2. Menerapkan sesi tinjauan sejawat (Minggu 1-4)
- Solusi: Menugaskan mentor sebaya atau peninjau kualitas untuk memeriksa pekerjaan karyawan sebelum penyerahan akhir. Rotasi peninjau untuk memastikan perspektif yang berbeda
- Ekspektasi: Pada minggu ke-4, karyawan harus memperbaiki setidaknya 70% kesalahan sebelum pekerjaannya sampai ke tangan manajer
3. Melacak dan mengurangi kesalahan selama 60 hari
- Solusi: Tetapkan lingkaran umpan balik terstruktur dengan pemeriksaan dua mingguan untuk membahas kemajuan, menunjukkan masalah yang berulang, dan memperkuat teknik akurasi
- Harapan: Tingkat kesalahan karyawan harus berkurang 50% dalam waktu 60 hari. Jika kesalahan masih terjadi, kaji ulang pelatihan atau kecocokan peran
Contoh #4: Masalah kehadiran atau ketepatan waktu yang sedang berlangsung
⛳ Skenario
Seorang karyawan sering datang terlambat atau tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan sebelumnya, sehingga mengganggu jadwal tim dan menunda tugas. Selama sebulan terakhir, catatan kehadiran mereka menunjukkan jam kerja yang tidak konsisten, sehingga menimbulkan kekhawatiran tentang keandalan dan distribusi beban kerja.
😦 Kemungkinan penyebab
- Masalah pribadi: Tantangan di luar pekerjaan memengaruhi ketersediaan mereka
- Kurangnya motivasi: Mereka tidak melihat dampak dari ketepatan waktu pada tim
- Penjadwalan yang buruk: Manajemen waktu yang tidak efisien menyebabkan penundaan dalam memulai hari kerja
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Lakukan pertemuan empat mata (Minggu 1)
- Solusi: Duduklah bersama karyawan untuk mendiskusikan pola kehadiran dan mengungkap hambatan pribadi atau profesional. Gunakan pertemuan ini untuk menetapkan ekspektasi yang jelas dan menyepakati rencana peningkatan yang terstruktur
- Harapan: Pada akhir minggu pertama, karyawan harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai persyaratan kehadiran dan tindakan korektif
2. Memerlukan catatan waktu harian (Minggu 2-4)
- Solusi: Mintalah karyawan untuk mencatat waktu kedatangan dan waktu istirahat mereka setiap hari selama empat minggu. Mendorong pelacakan terstruktur dan meninjau kemajuan dengan menggunakan templat peningkatan proses dapat memberikan cara yang lebih sistematis untuk memantau penyesuaian dan memastikan perbaikan yang berkelanjutan
- Harapan: Pada minggu ke-4, pola-pola yang ada harus menunjukkan setidaknya 50% pengurangan dalam hal keterlambatan
3. Gunakan pengingat jadwal dan pemeriksaan akuntabilitas tim (Sedang berlangsung)
- Solusi: Siapkan pengingat otomatis sebelum waktu mulai kerja karyawan dan perkenalkan sistem check-in berbasis tim untuk memperkuat akuntabilitas. Dorong mereka untuk berkomunikasi secara proaktif jika mereka mengantisipasi keterlambatan
- Harapan: Karyawan harus menunjukkan peningkatan kehadiran yang konsisten dalam waktu 30 hari dan mengkomunikasikan ketidakhadiran yang tidak dapat dihindari sebelumnya
📖 Baca Lebih Lanjut: Templat Rencana Peningkatan Kinerja (PIP)
Contoh #5: Komunikasi yang buruk dengan klien
⛳ Skenario
Seorang karyawan mengalami kesulitan dalam interaksi dengan klien, sehingga menimbulkan kesalahpahaman, ekspektasi yang tidak selaras, dan potensi konflik. Selama dua bulan terakhir, umpan balik dari klien menyoroti penjelasan yang tidak jelas, waktu respons yang lambat, dan kesulitan untuk menyelesaikan masalah secara efisien.
😦 Kemungkinan penyebab
- Kurangnya pelatihan soft-skill: Karyawan mungkin tidak tahu cara menavigasi percakapan profesional secara efektif
- Pedoman komunikasi yang tidak jelas: Mereka mungkin tidak mengikuti pendekatan terstruktur terhadap interaksi dengan klien
- Hambatan budaya: Perbedaan gaya komunikasi dapat mempengaruhi kejelasan
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Mendaftar dalam lokakarya untuk meningkatkan komunikasi (Minggu 1-2)
- Solusi: Berikan pelatihan soft-skill terstruktur yang berfokus pada mendengarkan secara aktif, mempertahankan nada profesional, dan menangani percakapan yang sulit. Sesi umpan balik rutin dan praktik manajemen kinerja yang berkelanjutan dapat membantu memperkuat keterampilan ini dari waktu ke waktu, memastikan peningkatan yang stabil dalam interaksi dengan klien
- Harapan: Pada minggu ke-2, karyawan harus menunjukkan pendekatan yang lebih percaya diri dan terstruktur saat berbicara dengan klien
2. Berlatihlah untuk melakukan panggilan telepon dan presentasi (Minggu 2-4)
- Solusi: Lakukan latihan bermain peran mingguan di mana karyawan menangani skenario klien yang disimulasikan. Pasangkan mereka dengan seorang mentor untuk mengamati interaksi dengan klien yang sesungguhnya dan memberikan umpan balik
- Harapan: Pada minggu ke-4, karyawan harus menunjukkan peningkatan yang nyata dalam hal kejelasan, kepercayaan diri, dan daya tanggap
3. Menilai peningkatan dengan menggunakan umpan balik dari klien (Hari ke-30 dan seterusnya)
- Solusi: Kumpulkan survei kepuasan klien atau formulir umpan balik untuk melacak perubahan efektivitas komunikasi. Jika masalah yang sama terus terjadi, kaji ulang strategi pelatihan
- Harapan: Pada hari ke-30, umpan balik dari klien harus menunjukkan setidaknya 20% peningkatan skor kepuasan terkait kejelasan komunikasi
Contoh #6: Melangkahi wewenang atau melakukan manajemen mikro
⛳ Skenario
Seorang manajer tingkat menengah sering kali mencampuri pekerjaan tim mereka, meninjau detail-detail kecil, mengulang tugas, atau menuntut pembaruan terus-menerus, yang memperlambat kemajuan dan membuat karyawan frustrasi. Alih-alih memberdayakan tim mereka, mereka justru menciptakan kemacetan dan ketergantungan, yang menyebabkan moral yang lebih rendah, manajemen waktu yang buruk, dan produktivitas yang berkurang.
😦 Kemungkinan penyebab
- Kurangnya kepercayaan: Manajer percaya bahwa karyawan tidak dapat menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tanpa pengawasan yang konstan
- Kesalahpahaman tentang peran manajerial: Mereka berpikir bahwa "mengelola" berarti mengendalikan setiap detail daripada memandu tim
- Takut gagal: Mereka merasa bertanggung jawab secara pribadi atas setiap hasil dan memberikan kompensasi yang berlebihan dengan keterlibatan yang berlebihan
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Tentukan batas-batas peran dan tingkat otonomi (Minggu 1-2)
- Solusi: Tetapkan tingkat otonomi yang jelas untuk setiap anggota tim, tentukan tugas mana yang memerlukan persetujuan manajer dan mana yang tidak. Dorong rasa memiliki dan akuntabilitas di dalam tim untuk membangun kepercayaan
- Ekspektasi: Pada minggu ke-2, manajer harus mendelegasikan setidaknya 30% lebih banyak tugas tanpa intervensi langsung
2. Batasi rapat check-in menjadi satu kali per minggu (Minggu ke-2 dan ke-4)
- Solusi: Beralih dari pemeriksaan harian ke tinjauan kemajuan mingguan terstruktur agar karyawan dapat bekerja secara mandiri sambil tetap mendapatkan informasi dari pimpinan. Dorong para manajer untuk fokus pada hasil daripada detail-detail kecil
- Harapan: Pada minggu ke-4, tim harus melaporkan lebih sedikit gangguan dan peningkatan kepemilikan tugas
3. Mengumpulkan umpan balik tim secara anonim (Minggu ke-6)
- Solusi: Lakukan survei umpan balik tim yang bersifat rahasia untuk menilai apakah keterlibatan manajer telah meningkat. Gunakan templat terstruktur, seperti templat tinjauan kinerja, untuk memandu diskusi yang bermakna
- Harapan: Pada minggu ke-6, karyawan harus melaporkan setidaknya 40% peningkatan dalam hal otonomi pengambilan keputusan
fakta Menarik: Pernahkah Anda mendengar istilah 'Manajer Helikopter'? Istilah ini digunakan untuk mereka yang selalu mengawasi karyawan, mengecek setiap beberapa menit sekali, mengoreksi detail-detail kecil secara berlebihan, dan menyulitkan tim untuk bekerja secara mandiri. Pelajari cara menghadapi atasan yang melakukan micromanaging di blog ini.
Contoh #7: Kinerja penjualan atau pengembangan bisnis yang rendah
⛳ Skenario
Seorang perwakilan penjualan secara konsisten melewatkan kuota, kesulitan untuk menutup transaksi, atau gagal menindaklanjuti prospek, sehingga mengakibatkan hilangnya peluang pendapatan. Selama kuartal terakhir, tingkat penutupan mereka turun di bawah 30%, jauh di bawah rata-rata tim, yang menandakan perlunya intervensi terstruktur.
😦 Kemungkinan penyebab
- Pengetahuan produk yang tidak memadai: Mereka tidak dapat dengan percaya diri mengatasi masalah pelanggan
- Kemampuan negosiasi yang lemah: Mereka kesulitan menangani keberatan dan menutup kesepakatan secara efektif
- Kurangnya rutinitas tindak lanjut: Prospek tidak dibina dengan baik, sehingga menyebabkan hilangnya peluang
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Sediakan sesi pelatihan yang ditargetkan (Minggu 1-2)
- Solusi: Pasangkan karyawan dengan mentor penjualan senior untuk mendapatkan pelatihan langsung tentang interaksi dengan pelanggan. Fokus pada penanganan keberatan, pemosisian produk, dan teknik penjualan konsultatif
- Harapan: Pada minggu ke-2, mereka harus menunjukkan pengetahuan produk yang lebih kuat dan kepercayaan diri dalam percakapan penjualan
2. Menetapkan target penjangkauan harian (Minggu 2-4)
- Solusi: Menerapkan target penjangkauan yang spesifik, seperti 10 panggilan telepon dan 15 email tindak lanjut per hari, untuk menjaga jalur yang stabil. Mengaitkan target-target ini dengan hasil kinerja yang terukur, memperkuat penetapan tujuan yang terstruktur untuk tinjauan kinerja guna melacak kemajuan
- Harapan: Pada minggu ke-4, konsistensi penjangkauan harus meningkat, dan tingkat respons harus meningkat setidaknya 20%
3. Menilai kembali kinerja dengan laporan pipeline (hari ke-30 dan seterusnya)
- Solusi: Tinjau tingkat konversi, perkembangan kesepakatan, dan peluang yang hilang menggunakan laporan jalur penjualan yang terperinci. Jika kinerja belum membaik, perbaiki strategi pembinaan atau sesuaikan ekspektasi peran
- Harapan: Pada hari ke-30, perwakilan harus menunjukkan peningkatan yang terukur dalam transaksi yang ditutup dan saluran prospek yang lebih kuat dan berkualitas
📖 Baca Selengkapnya: Cara Membuat Pelaporan Kinerja yang Efektif dalam Bisnis Anda
Contoh #8: Pelanggaran kebijakan yang berulang atau perilaku yang tidak profesional
⛳ Skenario
Seorang karyawan berulang kali mengabaikan kode etik karyawan (misalnya, penggunaan internet pribadi yang berlebihan, pakaian di tempat kerja yang tidak pantas) atau tidak menghormati rekan kerja, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang negatif. Meskipun telah diingatkan secara lisan dan tindakan disipliner lebih lanjut, perilaku tersebut terus berlanjut, sehingga memengaruhi moral dan profesionalisme tim.
😦 Kemungkinan penyebab
- Ketidakterlibatan: Mereka merasa tidak terhubung dengan budaya perusahaan dan ekspektasi di tempat kerja
- Kesalahpahaman tentang standar tempat kerja: Mereka mungkin tidak mengetahui kebijakan tertentu atau salah menafsirkan pedoman
- Konflik pribadi: Ketegangan dengan rekan kerja atau masalah pribadi dapat memengaruhi perilaku
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Mendokumentasikan pelanggaran-pelanggaran tertentu dan mendiskusikannya secara pribadi (Minggu 1)
- Solusi: Catatlah contoh-contoh pelanggaran kebijakan yang jelas dan berdasarkan fakta dan temui karyawan secara pribadi untuk mendiskusikan masalahnya. Jelaskan bagaimana tindakan mereka berdampak pada tim dan lingkungan tempat kerja.
- Harapan: Pada minggu ke-1, karyawan harus mengakui masalahnya dan berkomitmen untuk melakukan tindakan perbaikan
2. Memberikan kejelasan tentang ekspektasi kebijakan (Minggu 2-4)
- Solusi: Bagikan ringkasan tertulis mengenai kebijakan tempat kerja, untuk memastikan karyawan memahami ekspektasi sepenuhnya. Tawarkan pelatihan tentang perilaku profesional dan etika di tempat kerja jika perlu
- Harapan: Pada minggu ke-4, harus ada upaya nyata untuk menyelaraskan perilaku dengan standar perusahaan
3. Memantau perilaku dan mengevaluasi kemajuan selama 60 hari
- Solusi: Lacak pola perilaku yang sedang berlangsung dan kumpulkan umpan balik dari anggota tim untuk menilai perbaikan. Jika pelanggaran terus berlanjut, pertimbangkan intervensi tambahan atau tindakan disipliner
- Harapan: Pada hari ke-60, karyawan harus menunjukkan kepatuhan yang konsisten terhadap kebijakan perusahaan dan perilaku profesional
Contoh #9: Kesulitan beradaptasi dengan teknologi atau perangkat lunak baru
⛳ Skenario
Seorang karyawan berjuang setiap kali perusahaan mengadopsi perangkat lunak atau alat baru, yang menyebabkan tenggat waktu proyek yang terlewat, alur kerja yang melambat, dan frustrasi di antara rekan satu tim yang harus mengimbanginya. Mereka sering kali ragu untuk menggunakan platform baru, sehingga menunda implementasi penuh di seluruh tim.
😦 Kemungkinan penyebab
- Kecemasan teknologi: Takut membuat kesalahan atau tidak memahami sistem
- Pelatihan yang tidak memadai: Kurangnya panduan langsung atau dokumentasi yang jelas
- Resistensi terhadap perubahan: Preferensi terhadap metode lama, meskipun metode tersebut kurang efisien
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Sediakan sesi pelatihan dan video panduan (Minggu 1-2)
- Solusi: Tawarkan sesi pelatihan interaktif, tutorial video, atau panduan langkah demi langkah untuk membantu karyawan mempelajari sistem baru sesuai dengan kecepatannya masing-masing. Pastikan mereka memiliki akses ke sumber daya swalayan untuk referensi
- Harapan: Pada minggu ke-2, mereka akan dapat menavigasi fungsi-fungsi dasar dengan percaya diri
2. Menugaskan seorang mentor teknologi untuk dukungan harian (Minggu 2-4)
- Solusi: Pasangkan karyawan dengan mentor yang paham teknologi yang dapat memberikan bantuan langsung, memecahkan masalah, dan memperkuat praktik terbaik. Dorong check-in harian untuk klarifikasi cepat
- Harapan: Pada minggu ke-4, karyawan harus menunjukkan peningkatan kenyamanan dan efisiensi dalam menggunakan perangkat lunak
3. Menilai kompetensi berdasarkan tingkat penyelesaian tugas (hari ke-45 dan seterusnya)
- Solusi: Evaluasi seberapa efisien karyawan menyelesaikan tugas-tugas yang berhubungan dengan perangkat lunak dibandingkan sebelumnya. Jika kemajuannya lambat, berikan pelatihan tambahan atau sesuaikan ekspektasi
- Ekspektasi: Pada hari ke-45, tingkat penyelesaian tugas harus meningkat setidaknya 30%, yang menandakan peningkatan kemahiran
💡 Tip Profesional: Gunakan Templat Peta Jalan Teknologi ClickUp untuk menilai lanskap teknologi Anda saat ini, merencanakan fase implementasi, dan menetapkan tonggak yang jelas untuk keberhasilan adopsi.
Contoh #10: Pertumbuhan profesional yang terhenti atau kemandegan peran
⛳ Skenario
Seorang karyawan telah berhenti berkembang dalam peran mereka, menunjukkan sedikit antusiasme terhadap tantangan baru atau peluang pengembangan keterampilan. Mereka melakukan tugas-tugas dengan baik namun kurang terlibat, kurang inisiatif, kurang pelatihan kepemimpinan, atau kurang motivasi untuk mengambil tanggung jawab tambahan.
😦 Kemungkinan penyebab
- Kurangnya kejelasan jenjang karier: Mereka tidak melihat masa depan di dalam perusahaan
- Kelelahan: Mereka merasa lelah secara mental, yang menyebabkan ketidakterlibatan
- Pengakuan yang tidak memadai: Upaya mereka tidak diperhatikan, sehingga membuat pertumbuhan terasa tidak bermanfaat
🏁 Langkah-langkah tindakan dan jadwal
1. Menyusun rencana pengembangan pribadi dengan tujuan-tujuan yang SMART (Minggu 1-2)
- Solusi: Bekerjalah dengan karyawan untuk membuat rencana pengembangan pribadi yang mencakup tujuan SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu) yang terkait dengan peran mereka. Fokus pada pengembangan keterampilan, peluang kepemimpinan, atau keterlibatan dalam proyek baru
- Harapan: Pada minggu ke-2, mereka harus memiliki rencana pengembangan yang terstruktur dengan langkah-langkah tindakan yang jelas
2. Tawarkan kesempatan untuk membayangi pekerjaan atau pelatihan silang (Minggu 2-6)
- Solusi: Perkenalkan job shadowing, bimbingan, atau pelatihan silang di departemen yang berbeda untuk memperluas keahlian mereka dan menghidupkan kembali keterlibatan mereka. Berikan paparan tentang jalur karier potensial di dalam perusahaan
- Harapan: Pada minggu ke-6, karyawan harus melaporkan peningkatan minat terhadap kemajuan karier dan pengembangan keterampilan
3. Meninjau kembali kemajuan dan menyesuaikan rencana pengembangan (Bulan 3)
- Solusi: Lakukan diskusi karier empat mata pada saat tiga bulan untuk meninjau kemajuan, mengatasi hambatan, dan menyempurnakan tujuan pengembangan berdasarkan minat dan kinerja mereka
- Harapan: Pada bulan ke-3, mereka harus menunjukkan partisipasi aktif dalam inisiatif pengembangan keterampilan dan keterlibatan baru dalam peran mereka
Baca Juga: Cara Menemukan Mentor Karier untuk Pertumbuhan Profesional
Cara Membuat Rencana Peningkatan Kinerja dalam 3 Langkah Mudah
PIP harus memberikan jalan yang jelas ke depan, menguraikan di mana seorang karyawan berjuang, seperti apa kesuksesan itu, dan bagaimana mereka akan mencapainya. Ikuti tiga langkah terstruktur berikut ini untuk membangun rencana yang efektif.
1. Tentukan masalah kinerja dengan contoh-contoh spesifik
PIP yang tidak jelas atau terlalu umum akan membuat karyawan bingung. Sebaliknya, dokumentasikan contoh-contoh yang jelas dan berdasarkan fakta tentang kinerja yang kurang baik.
Bagaimana cara melakukannya:
- Gunakan data yang dapat diukur: Alih-alih "Sering melewatkan tenggat waktu," katakan "Melewatkan 5 dari 8 tenggat waktu di kuartal pertama"
- Rujuk contoh spesifik: Apa yang terjadi, kapan, dan bagaimana dampaknya terhadap tim?
- Selaraskan dengan harapan perusahaan: Kaitkan masalah dengan tanggung jawab pekerjaan atau metrik kinerja
Hal ini memastikan tidak ada ambiguitas tentang mengapa PIP dibuat. Untuk menyelesaikannya secara efisien, Anda bisa menggunakan sistem manajemen tim yang membantu Anda melacak tugas-tugas yang telah dilakukan. Anda bisa menggunakan beberapa fitur ClickUp secara bersamaan di sini. Yang pertama adalah ClickUp Tasks.
Tugas ClickUp
Dengan ClickUp Tasks, Anda bisa:
- Tetapkan tugas yang dapat ditindaklanjuti, jelas, dan terdefinisi dengan baik untuk tim Anda
- Melacak kemajuan tugas untuk memahami kinerja tim Anda
- Rencanakan, atur, dan berkolaborasi dengan lancar dalam proyek apa pun
- Kategorikan tugas berdasarkan prioritas dan penugasan
- Tautkan tugas-tugas terkait dan lacak kemajuan dengan Status Khusus
📮Klik Wawasan: Hampir 60% pekerja merespons pesan instan dalam waktu 10 menit. Meskipun respon cepat ini sering disamakan dengan efisiensi, namun hal ini mengganggu fokus dan menghambat pekerjaan yang mendalam.
Sentralisasikan proyek, tugas, dan utas obrolan di ClickUp untuk menyederhanakan interaksi Anda dan mengurangi peralihan konteks. Dapatkan informasi yang Anda butuhkan tanpa mengorbankan fokus!
2. Tetapkan tujuan peningkatan yang realistis dan terukur
Tanpa metrik keberhasilan yang jelas, baik karyawan maupun manajer tidak akan tahu kapan kemajuan telah dicapai. Tujuan harus dapat dicapai, terikat waktu, dan terukur.
Bagaimana cara melakukannya:
- Menyelaraskan ekspektasi dengan bimbingan, pelatihan, atau penyesuaian alur kerja untuk menghilangkan hambatan
- Pecahlah sasaran menjadi 30, 60, atau 90 hari untuk melacak kemajuan tambahan
- Gunakan kriteria SMART-tujuan harus Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu
ClickUp adalah aplikasi untuk segala hal yang membantu para manajer dan profesional berkolaborasi dengan tim mereka. Mulai dari Manajemen Tugas dan Dokumen hingga Templat dan Obrolan, aplikasi ini memiliki semua yang Anda butuhkan dalam satu atap.
Sasaran ClickUp
Anda bisa menggunakan ClickUp Goals untuk menetapkan tolok ukur kinerja, melacak kemajuan dengan target yang terukur, dan memberikan visibilitas terhadap peningkatan yang sedang berlangsung.
Rencana ini membantu Anda menetapkan tujuan spesifik, menetapkan tenggat waktu, dan menghubungkan tugas secara langsung dengan sasaran kinerja karyawan, memastikan akuntabilitas di setiap tahap.
📌 Contoh: Jika masalahnya adalah melewatkan tenggat waktu, tujuan yang jelas bisa jadi: Meningkatkan tingkat penyelesaian tugas dari 60% menjadi 90% dalam waktu 60 hari, dengan pelacakan kemajuan mingguan melalui ClickUp Goals.
3. Tentukan sistem pendukung dan langkah-langkah akuntabilitas
PIP seharusnya tidak terasa seperti hukuman-ini adalah upaya kolaboratif. Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk melacak kemajuan dan sumber daya apa yang akan tersedia untuk membantu.
Bagaimana cara melakukannya:
- Dokumentasikan kemajuan di lokasi terpusat untuk melacak peningkatan dari waktu ke waktu
- Jadwalkan pemeriksaan rutin (mingguan atau dua mingguan) untuk pembinaan dan umpan balik
- Menugaskan seorang mentor atau manajer untuk memberikan bimbingan dan koreksi arah
Hal ini memastikan karyawan tidak dibiarkan mencari tahu sendiri, tetapi memiliki sistem terstruktur untuk pelatihan dan pertumbuhan yang tepat.
4. Tinjau kinerja secara teratur dengan wawasan berbasis data
Melacak kinerja dari waktu ke waktu adalah kunci untuk menentukan apakah PIP efektif. Peninjauan rutin membantu menyesuaikan tujuan, memberikan dukungan tambahan, atau mengenali kemajuan.
Bagaimana cara melakukannya:
- Sesuaikan sasaran sesuai kebutuhan berdasarkan pelacakan kemajuan waktu nyata
- Menilai kemajuan di setiap tonggak pencapaian (30, 60, 90 hari) untuk memastikan peningkatan sesuai dengan harapan
- Kumpulkan umpan balik dari rekan kerja, mentor, dan manajer untuk mengevaluasi perubahan berbasis perilaku dan kinerja
Dasbor ClickUp
Ingin mendapatkan wawasan waktu nyata tentang kinerja tim?
Gunakan Dasbor ClickUp untuk memvisualisasikan tren kinerja, melacak tugas yang sudah selesai vs. yang masih tertunda, dan memastikan karyawan tetap berada di jalur yang benar. Dasbor memberikan wawasan waktu nyata sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat tanpa melakukan manajemen mikro.
Pelajari cara membuat Dasbor khusus di ClickUp!
Bonus: Gunakan templat PIP
Rencana peningkatan kinerja hanya akan efektif jika terstruktur, dapat dilacak, dan berdasarkan tujuan.
Gunakan Template Rencana Peningkatan Kinerja ClickUp untuk mendokumentasikan masalah kinerja utama, menguraikan tujuan peningkatan yang terukur, dan mengukur kemajuan kinerja tim secara real time-semua dalam satu ruang kerja terpusat
Praktik Terbaik untuk Mempertahankan Motivasi Selama Rencana Peningkatan Kinerja
Rencana manajemen kinerja dapat menjadi alat pertumbuhan yang memotivasi atau ultimatum yang mendemotivasi-semuanya tergantung pada bagaimana rencana tersebut disusun dan dikomunikasikan.
Karyawan akan tetap terlibat ketika mereka merasa didukung. Kuncinya adalah menyeimbangkan akuntabilitas dengan dorongan, memastikan PIP mendorong peningkatan tanpa menciptakan stres yang tidak perlu.
Berikut adalah beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk menjaga karyawan tetap termotivasi selama proses berlangsung:
| Yang harus dilakukan | Jangan dilakukan |
| Sesuaikan PIP dengan kekuatan. Selaraskan area peningkatan dengan keterampilan dan jalur karier karyawan. | Hindari pendekatan yang bersifat satu ukuran untuk semua. PIP generik terasa tidak personal dan tidak efektif. |
| Integrasikan pengembangan keterampilan selama periode peninjauan. Tawarkan alat bantu, kursus, atau bimbingan untuk membuat peningkatan terasa bermanfaat. | Jangan hanya fokus pada memperbaiki kelemahan. Pertumbuhan harus terasa seperti sebuah peluang, bukan konsekuensi. |
| Susunlah umpan balik seputar kemajuan. Katakan, "Inilah cara kami akan membantu Anda untuk berkembang," alih-alih "Inilah kesalahan yang Anda lakukan. " | Hindari mengulang kegagalan di masa lalu. Jaga agar diskusi tetap berpikiran maju dan berorientasi pada solusi. |
| Gunakan bagan, pencapaian, atau akuntabilitas rekan kerja untuk memproses data dan menjaga karyawan tetap berinvestasi. | Jangan hanya mengandalkan absensi. Karyawan juga harus melacak pertumbuhan mereka sendiri. |
| Kaitkan kemajuan karyawan dengan penghargaan yang berarti. Proyek baru, peran kepemimpinan, atau pengakuan dapat meningkatkan keterlibatan. | Jangan berasumsi bahwa motivasi terjadi secara otomatis. Karyawan membutuhkan insentif untuk tetap berkomitmen. |
🧠 Tahukah Anda? Survei Gartner mengungkapkan bahwa 84% pemasar mengalami 'hambatan kolaborasi' yang tinggi dari pekerjaan lintas fungsi, yang memperlambat produktivitas dan meningkatkan gesekan antar tim.
Berikut adalah bagaimana ClickUp dapat membantu menerapkan praktik terbaik:
- Berkomunikasi secara efektif: Secara proaktif mengobrol dengan karyawan Anda untuk menyelesaikan masalah yang menghambat mereka. Gunakan ClickUp Chat untuk memberi semangat melalui obrolan pribadi
- Meningkatkan manajemen proyek: Menggunakan berbagai Tampilan ClickUp, seperti Gantt Chart, untuk memvisualisasikan kemajuan proyek peningkatan karyawan Anda
- Meningkatkan manajemen waktu: Fitur Pelacakan Waktu Proyek ClickUp dapat membantu Anda mengidentifikasi tren produktivitas karyawan. Gunakan pengatur waktu bawaan untuk mengukur waktu yang dihabiskan untuk tugas dan menggunakan laporan yang dihasilkan secara otomatis untuk menganalisis alokasi waktu di seluruh tugas
- Mengevaluasi kinerja karyawan: Gunakan ClickUp Brain untuk membuat laporan terperinci tentang kinerja karyawan. Kemudian tampilkan laporan ini menggunakan ClickUp Docs dan bagikan dengan karyawan Anda dan mentor mereka
Cegah Masalah Kinerja Sebelum Dimulai dengan ClickUp
Rencana peningkatan kinerja seharusnya tidak menjadi langkah pertama dalam peningkatan karyawan. Rencana ini harus diadopsi ketika dukungan dan panduan yang ada belum sepenuhnya menyelesaikan tantangan kinerja. Hindari mencapai tahap ini dengan memberikan ekspektasi yang jelas kepada karyawan, alur kerja yang terstruktur, dan umpan balik yang berkesinambungan sejak hari pertama.
Dengan ClickUp, manajer bisa menyederhanakan manajemen tugas, menetapkan prioritas yang jelas, dan melacak beban kerja, sehingga memastikan masalah kinerja tertentu bisa diatasi sejak dini.
manajemen tugas: Menetapkan tenggat waktu, prioritas, dan tanggung jawab yang jelas.
✅ Pelacakan tujuan: Tetapkan tujuan yang terukur agar karyawan tetap fokus.
kolaborasi waktu nyata: Gunakan Papan Tulis dan Dokumen untuk memastikan kejelasan.
Daftar ClickUp hari ini dan bangun tim yang proaktif dan berkinerja tinggi!