Bagaimana status tugas itu? Itu pertanyaan yang sederhana.
Namun, mendapatkan jawaban yang jelas bisa menjadi tantangan di tim yang sibuk: Pembaruan tersebar di berbagai obrolan, email, dan catatan yang ditulis terburu-buru. Tenggat waktu tiba tanpa disadari, tugas-tugas terabaikan, dan sebelum Anda menyadarinya, Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk melacak pekerjaan daripada mengerjakannya.
Microsoft Planner di Teams membantu Anda membuat ruang kerja yang terstruktur dan dapat diakses bersama, di mana tugas, tenggat waktu, dan tanggung jawab menjadi jelas.
Dalam artikel ini, kita akan membahas cara menggunakan Microsoft Planner di Teams untuk menjaga agar tim Anda tetap terorganisir. š
āļøKapasitas Planner cepat penuh. Monday.com biasanya menjadi langkah selanjutnya.
Tim yang beralih dari Planner ke Monday.com menghadapi kendala yang sama dalam waktu 6 bulan: lonjakan harga, pelaporan yang terbatas, dan tidak adanya hierarki yang jelas. Daftar periksa ini menunjukkan kepada Anda cara melewati langkah tengah tersebut. šš¼
Bagaimana Cara Menggunakan Microsoft Planner di Dalam Microsoft Teams?
Ikuti langkah-langkah berikut untuk menyiapkan, mengatur, dan mengelola tugas menggunakan Microsoft Planner langsung di Teams.
- Tambahkan Planner ke Teams dari menu Aplikasi
- Buat atau hubungkan rencana di dalam saluran tim
- Atur pekerjaan menggunakan bucket dan label
- Tetapkan tugas dengan penanggung jawab, tanggal jatuh tempo, dan pemberitahuan
- Saring, kelompokkan, dan visualisasikan kemajuan menggunakan bagan
- Perbarui tugas dengan mudah seiring perubahan prioritas
Microsoft Planner dapat membantu memberikan struktur pada alur kerja tim Anda.
Baik Anda baru pertama kali menggunakannya atau sedang mencari cara untuk mengoptimalkan alur kerja yang sudah ada, panduan langkah demi langkah ini akan memandu Anda melalui aspek praktis penggunaan Planner di dalam Teams.
Ayo mulai! šŖ
Langkah #1: Temukan dan tambahkan Microsoft Planner di Teams
Pertama, mari kita tambahkan Planner ke Teams.
Buka Microsoft Teams dan lihat menu di sebelah kiri. Klik ikon Aplikasi (tiga titik) untuk mengakses integrasi Microsoft Teams. Ketik Tasks by Planner and To Do (atau cukup Planner) *di bilah pencarian.
Klik Tambahkan untuk mengintegrasikannya ke dalam Teams. Setelah Anda melakukannya, Planner akan tersedia langsung di dalam Teams, sehingga Anda tidak perlu berpindah-pindah antar aplikasi untuk mengelola tugas.
š Tahukah Anda? Microsoft Planner memiliki nama kode āProject Work Trackerā sebelum diluncurkan secara resmi pada tahun 2016. Aplikasi ini dikembangkan sebagai respons terhadap meningkatnya kebutuhan akan manajemen tugas yang ringan di dalam Microsoft 365.
Langkah #2: Buat rencana baru di saluran tim
Klik tab Teams di menu sebelah kiri, lalu pilih saluran tempat Anda ingin menambahkan Planner. Di bagian atas saluran, klik ikon + (plus) untuk menambahkan tab baru. Pilih Planner dari daftar aplikasi.
Pilih Buat Rencana Baru, beri nama seperti āMarketing Sprintā atau āProject Roadmapā, dan tentukan apakah Anda ingin memberi tahu tim dengan mencentang āPosting ke Saluran Tentang Tab Iniā.
Klik Simpan, dan begitu saja, rencana baru Anda siap digunakan.
Langkah #3: Tambahkan rencana yang sudah ada ke saluran tim (opsional)
Sudah menggunakan Microsoft Planner di tempat lain? Tidak masalah, Anda bisa mengintegrasikannya ke dalam Teams hanya dalam beberapa langkah.
Buka papan Planner yang sudah ada di browser web atau aplikasi Planner, klik ā¦ (tiga titik) di bagian atas, lalu pilih Salin Tautan ke Rencana. Selanjutnya, buka Teams, navigasikan ke saluran yang relevan, dan klik ikon + (tanda plus) untuk menambahkan tab baru.
Pilih tab Situs Web, beri nama, tempel tautan Planner yang telah disalin, lalu klik Simpan. Dan begitu saja, rencana Anda yang sudah ada kini terintegrasi dengan mulus ke dalam Teams untuk akses yang mudah.
Langkah #4: Atur tugas dengan bucket
"Buckets" mirip dengan kategori yang membantu mengatur tugas. Alih-alih menumpuk semuanya ke dalam satu daftar panjang, Anda dapat memisahkan tugas berdasarkan tahap, departemen, atau prioritas.
Di dalam papan Planner Anda, klik Tambahkan Bucket Baru di sebelah kanan.
Beri nama, seperti āTo Do,ā āIn Progress,ā atau āCompleted.ā Ulangi langkah ini untuk mengelompokkan planner Anda ke dalam sebanyak mungkin kategori sesuai kebutuhan. Dengan cara ini, Anda akan memiliki struktur yang jelas untuk mengelola pekerjaan.
š®Wawasan ClickUp: 92% pekerja menggunakan metode yang tidak konsisten untuk melacak item tindakan, yang mengakibatkan keputusan terlewatkan dan pelaksanaan tertunda.
Baik saat Anda mengirim catatan tindak lanjut maupun menggunakan spreadsheet, prosesnya sering kali terpisah-pisah dan tidak efisien. Solusi Manajemen Tugas ClickUp memastikan konversi percakapan menjadi tugas secara mulusāsehingga tim Anda dapat bertindak cepat dan tetap selaras.
Langkah #5: Tambahkan dan tetapkan tugas
Sekarang, saatnya mulai menambahkan tugas dan menugaskannya kepada anggota tim. Klik + Tambahkan Tugas di bawah kategori yang sesuai. Beri nama tugas, tentukan tanggal jatuh tempo, dan tugaskan kepada seseorang di tim Anda. Klik Tambahkan Tugas, dan tugas tersebut akan muncul di daftar.
š§ Fakta Menarik: Planner menggunakan papan bergaya Kanban untuk membantu pengguna memindahkan tugas melalui berbagai tahap, menjadikannya alat yang sangat berguna bagi tim Agile dalam mengelola alur kerja. Tugas juga dapat disinkronkan dengan Microsoft To Do, sehingga pengguna dapat mengelola tugas pribadi dan tujuan tim di satu tempat.
Langkah #6: Atur pemberitahuan
Ingin memastikan tim Anda selalu mendapat informasi terbaru? Atur notifikasi di Planner.
Klik Pengaturan (ikon roda gigi), buka Pemberitahuan, pilih pemberitahuan yang Anda butuhkan (misalnya, penugasan tugas dan perubahan tanggal jatuh tempo), lalu klik Simpan. Tidak ada lagi alasan seperti āSaya tidak melihat tugas ituā.
š§ Fakta Menarik: Kata āplanā berasal dari bahasa Latin planum, yang berarti permukaan datar atau cetak biru, melambangkan jalur yang jelas untuk diikuti.
Langkah #7: Gunakan filter dan pengelompokan untuk memantau pekerjaan
Seiring bertambahnya rencana Anda, menemukan tugas dengan cepat menjadi sangat penting. Di sinilah filter dan pengelompokan berperan. Berikut cara menggunakan fitur-fitur Microsoft Teams ini:
- Di bagian atas papan Planner Anda, gunakan tombol Filter untuk mengurutkan tugas berdasarkan: Tanggal Jatuh Tempo (Apa yang sudah lewat batas waktu? Apa yang akan segera jatuh tempo?) Prioritas (Apa yang mendesak? Apa yang bisa ditunda?) Kemajuan (Tugas mana yang sedang dikerjakan atau sudah selesai?) Anggota yang Ditugaskan (Siapa yang sedang mengerjakan apa?)
- Tanggal Jatuh Tempo (Apa yang sudah lewat batas waktu? Apa yang akan segera jatuh tempo?)
- Prioritas (Apa yang mendesak? Apa yang bisa ditunda?)
- Kemajuan (Tugas mana yang sedang dikerjakan atau sudah selesai?)
- Anggota yang Ditugaskan (Siapa yang mengerjakan apa?)
- Anda juga dapat menggunakan fitur Group By untuk mengelompokkan tugas berdasarkan: Kategori (To Do, In Progress, Completed) Ditugaskan Kepada (Sangat berguna untuk melihat siapa yang memiliki beban kerja berlebihan) Tanggal Jatuh Tempo (Untuk melihat sekilas tenggat waktu)
- Kategori (Yang Harus Dilakukan, Sedang Berjalan, Selesai)
- Ditugaskan Kepada (Sangat berguna untuk melihat siapa yang sedang kewalahan dengan tugas)
- Tanggal Jatuh Tempo (Untuk melihat sekilas tenggat waktu)
- Tanggal Jatuh Tempo (Apa yang sudah lewat batas waktu? Apa yang akan segera jatuh tempo?)
- Prioritas (Apa yang mendesak? Apa yang bisa ditunda?)
- Kemajuan (Tugas mana yang sedang dikerjakan atau sudah selesai?)
- Anggota yang Ditugaskan (Siapa yang mengerjakan apa?)
- Kategori (Yang Harus Dilakukan, Sedang Berjalan, Selesai)
- Ditugaskan Kepada (Sangat berguna untuk melihat siapa yang sedang kewalahan dengan tugas)
- Tanggal Jatuh Tempo (Untuk melihat sekilas tenggat waktu)
Alat-alat ini membantu Anda fokus pada hal-hal yang paling penting tanpa perlu menggulir daftar tugas yang panjang.
Langkah #8: Pantau kemajuan dengan bagan visual
Untuk mendapatkan gambaran cepat tentang kemajuan tim, beralihlah ke Tampilan Bagan. Di tab Planner Anda, klik Bagan di bagian atas. Anda akan melihat rincian tugas berdasarkan status dan wawasan penting lainnya.
Jika Anda menyukai visualisasi, ini adalah cara yang bagus untuk mengidentifikasi hambatan dan menyesuaikan beban kerja sebelum segala sesuatunya menjadi tidak terkendali.
š Baca Juga: ClickUp vs. Teams: Alat Kolaborasi Mana yang Tepat untuk Anda?
Langkah #9: Edit atau pindahkan tugas sesuai kebutuhan dan gunakan fitur lanjutan (opsional)
Tugas tidak bersifat tetapāAnda dapat dengan mudah memperbarui atau memindahkannya seiring berjalannya pekerjaan. Klik tugas untuk mengedit detail, menambahkan catatan, melampirkan file, atau memperbarui daftar periksa.
Untuk memindahkan tugas antar kategori, cukup seret dan lepaskan tugas tersebut. Anda juga dapat membuka tugas tersebut dan mengubah kategorinya secara manual. Hal ini memudahkan Anda menyesuaikan tugas seiring perubahan prioritas.
Ingin meningkatkan pengaturan Planner Anda? Coba fitur tambahan berikut ini:
- Lampirkan berkas: Unggah dokumen langsung ke tugas sehingga semuanya terpusat di satu tempat
- Gunakan label: Berikan kode warna pada tugas untuk pengelompokan visual yang cepat (misalnya, Prioritas Tinggi, Prioritas Rendah)
- Menyalin tugas: Gandakan tugas jika tugas tersebut harus diulang di berbagai rencana
š Tahukah Anda? Microsoft Teams dikembangkan untuk menggantikan Skype for Business dan diluncurkan pada tahun 2017 sebagai respons langsung terhadap Slack.
Apa Saja Batasan Microsoft Planner di Teams?
Meskipun Microsoft Planner merupakan alat yang andal untuk mengelola tugas di dalam Teams, alat ini memiliki beberapa kelemahan. Tergantung pada kebutuhan tim Anda, Anda mungkin menghadapi batasan yang memengaruhi alur kerja, penyesuaian, atau skalabilitas.
Berikut adalah beberapa tantangan utama yang perlu diperhatikan:
- Batasan tugas dan rencana: Satu rencana hanya dapat memiliki 3.000 tugas aktif dan 9.000 tugas secara keseluruhan, termasuk yang telah diselesaikan. Pengguna atau grup hanya dapat memiliki maksimal 400 rencana.
- Jumlah bucket dan penerima tugas yang terbatas: Setiap paket terbatas pada 200 bucket, dan sebuah tugas hanya dapat ditugaskan kepada maksimal 20 pengguna, sehingga menyulitkan Anda untuk mengakomodasi alur kerja yang kompleks
- Tidak dilengkapi dengan alat manajemen proyek tingkat lanjut: Planner tidak mendukung diagram Gantt, tidak memiliki jejak audit, dan tidak dilengkapi dengan fitur pelacakan waktu bawaan untuk waktu yang dihabiskan pada tugas-tugas
- Tidak ada opsi undo: Jika Anda menghapus tugas atau rencana, tugas atau rencana tersebut akan hilang selamanyaātidak ada tempat sampah untuk memulihkannya
- Persyaratan Microsoft 365: Planner bukanlah alat yang berdiri sendiri. Anda hanya dapat menggunakannya dengan langganan Microsoft
š Tahukah Anda? Perencana pertama yang diketahui di dunia berasal dari Tiongkok pada abad ke-10, di mana para pejabat menggunakan papan kayu untuk mencatat janji temu dan jadwal.
Mengapa ClickUp Merupakan Alternatif yang Lebih Kuat Dibandingkan Microsoft Planner?
Ketika tim sudah tidak lagi dapat diatasi dengan papan tugas dasar, ClickUp menggantikan Planner dengan alur kerja yang fleksibel, otomatisasi, dan kolaborasi real-time.
- Buat tugas terperinci dengan subtugas, prioritas, dan beberapa penanggung jawab
- Gunakan tampilan (Daftar, Papan, Kalender, Garis Waktu) untuk memantau pekerjaan secara visual
- Otomatiskan penugasan, pembaruan, dan tindak lanjut
- Buat subtugas, ringkasan, dan pembaruan dengan ClickUp Brain
- Bekerja sama secara real-time menggunakan Obrolan, SyncUps, dan komentar
Pekerjaan saat ini tidak efisien. Proyek, pengetahuan, dan komunikasi kita tersebar di berbagai alat yang tidak terintegrasi, sehingga menghambat produktivitas kita.
ClickUp mengatasi hal ini dengan aplikasi serba guna untuk pekerjaan yang menggabungkan proyek, pengetahuan, dan obrolan dalam satu tempatāsemuanya didukung oleh AI yang membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.
Berikut cara memulai menggunakan ClickUp! š¤©
Manajemen tugas
ClickUp Tasks menjaga daftar tugas Anda tetap terstruktur, sehingga pengelolaan tugas tidak pernah terasa membebani. Anda mendapatkan fleksibilitas dan kendali untuk membagi pekerjaan, melacak kemajuan, dan menyimpan semuanya di satu tempat. Tambahkan deskripsi terperinci, tanggal jatuh tempo, lampiran, prioritas, dan beberapa penugas agar Anda tidak melewatkan apa pun.
Perlu membagi proyek besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil? Subtugas membantu Anda mengubah tujuan yang terasa berat menjadi langkah-langkah yang mudah dikelola dalam hitungan detik.
Selain itu, fungsinya tidak hanya sebatas pengelolaan tugas berkat ClickUp Views dan ClickUp Automation yang didukung AI. Beralihlah antar tampilan untuk melihat tugas yang mendesak, otomatiskan pekerjaan yang berulang, dan bahkan gunakan ClickUp Brain, asisten AI bawaan, untuk membuat pembaruan tugas atau subtugas.
Misalnya, Anda sedang meluncurkan kampanye pemasaran baru. Di Planner, Anda akan membuat tugas dasar untuk kampanye tersebut, menugaskan beberapa anggota tim, danā¦ itu saja.
Namun, dengan ClickUp, Anda dapat memanfaatkan semua keterampilan manajemen tugas Anda! Buat tugas "Meluncurkan Kampanye Pemasaran Kuartal 2", tambahkan subtugas seperti "Desain templat email", dan "Buat draf postingan media sosial". *Kemudian, Anda dapat menetapkan tenggat waktu, menugaskan tim, dan melacaknya.
š Tahukah Anda? Orang Mesir Kuno merencanakan seluruh tahun mereka berdasarkan siklus banjir Sungai Nil, sehingga menciptakan salah satu sistem kalender tertua yang diketahui berdasarkan peristiwa alam.
Untuk memastikan setiap detail tercakup, manfaatkan Daftar Periksa Tugas ClickUp. Fitur ini membantu tim tetap terorganisir dan memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Setiap Daftar Periksa Tugas berfungsi sebagai daftar tugas bawaan di dalam suatu tugas, sehingga memudahkan Anda untuk membagi pekerjaan menjadi item tindakan yang lebih kecil. Perlu mendelegasikan? Anda dapat menugaskan item daftar periksa kepada anggota tim yang berbeda, sehingga tanggung jawab menjadi sangat jelas.
Selain itu, kemajuan dapat langsung terlihat saat setiap item dicentang, sehingga tim jarak jauh tetap selaras.
Misalnya, Anda sedang mengelola alur kerja penerbitan blog. Tetapkan item daftar periksa seperti penulisan draf, desain, SEO, dan penjadwalan kepada anggota tim, lacak kemajuan secara real-time, dan hilangkan proses tindak lanjut yang berulang-ulang.
āļø Bonus: Inilah panduan lengkap tentang ClickUp! Pelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang platform ini, mulai dari kemampuannya sebagai perangkat lunak manajemen tugas hingga integrasi dan fitur-fitur canggih yang didukung AI.
Selain itu, tonton video ini tentang cara mengelola prioritas Anda:
Kolaborasi tim yang mudah
ClickUp Chat memungkinkan Anda untuk tidak perlu berpindah-pindah aplikasiāfitur ini menjadikan ClickUp unik untuk kolaborasi tim yang mudah.
Misalnya, Anda sedang mengerjakan peluncuran produk, dan daftar periksa Anda sudah mencakup semuanya, tetapi tiba-tiba ada masukan mendadak. Daripada membanjiri Slack dengan pesan, gunakan saja Chat, yang terhubung langsung ke tugas-tugas Anda.
Diskusikan perubahan di ruang obrolan pribadi atau lakukan panggilan audio atau video singkat dengan SyncUps. Dengan Brain yang terintegrasi, Anda dapat mengubah pesan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti hanya dengan satu klik. Butuh pembaruan tugas mendesak? Mintalah ClickUp Brain di dalam Chat untuk merangkum utas obrolan yang panjang dan mengidentifikasi tindakan yang perlu dilakukan.
š Baca Juga: Cara Tim Meningkatkan Produktivitas Mereka dengan ClickUp
Templat perencanaan siap pakai
Mengatur tugas harian Anda tidak harus menjadi hal yang sulit. Template Perencana Harian ClickUp membantu Anda mengatur, memprioritaskan, dan melacak semuanya di satu tempatāsehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang penting.
Dengan templat perencanaan harian ini, Anda dapat mengelompokkan tugas ke dalam bagian-bagian seperti Pribadi, Pekerjaan, atau Tujuan, sehingga lebih mudah melihat hal-hal yang perlu Anda perhatikan. Alat prioritas membantu Anda menangani tugas-tugas yang paling penting dan mendesak terlebih dahulu, sementara pelacak visual seperti grafik dan bagan memungkinkan Anda memantau kemajuan Anda sekilas.
š Tahukah Anda? Matriks Eisenhower, sebuah metode manajemen waktu yang populer, terinspirasi oleh mantan Presiden AS Dwight D. Eisenhower, yang terkenal karena memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan.
Kapan Anda Harus Beralih dari Microsoft Planner ke ClickUp?
Microsoft Planner di Teams adalah cara yang sangat baik untuk mengatur tugas, berkolaborasi dengan tim Anda, dan memastikan tenggat waktu terpenuhi.
Namun, jika Anda membutuhkan fleksibilitas, otomatisasi, dan fitur-fitur lanjutan yang lebih banyak, Anda mungkin perlu mencari solusi yang lebih canggih.
ClickUp, aplikasi serba guna untuk pekerjaan, menawarkan manajemen tugas yang andal, kolaborasi real-time, dan alur kerja yang dapat disesuaikan. Anda mendapatkan semua yang Anda butuhkan untuk merencanakan, melacak, dan mengoptimalkan pekerjaan tim Anda di satu tempat.
Mengapa harus puas dengan yang biasa-biasa saja? Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini! ā