Matriks Eisenhower untuk Penentuan Prioritas & Produktivitas: Sebuah Panduan

Bayangkan memulai hari Anda dengan setumpuk tugas yang tertunda. Hal ini bisa membuat Anda kewalahan, bukan?

Nah, apa cara terbaik untuk menyelesaikannya? Mulailah dengan membuat daftar tugas, tentu saja.

Membuat daftar tugas yang sederhana akan membantu Anda menempatkan segala sesuatunya dalam perspektif dan membuat rencana yang sesuai.

Namun, sekarang Anda dihadapkan pada masalah kedua-tugas mana yang harus Anda prioritaskan dan mana yang harus Anda jadwalkan nanti? Dan adakah sesuatu dalam daftar itu yang bisa Anda lewati untuk saat ini?

Memprioritaskan tugas bisa menjadi sebuah perjuangan. A 2018 Jurnal Penelitian Konsumen menunjukkan bahwa kebanyakan orang lebih tertarik pada tugas-tugas yang mendesak daripada tugas-tugas penting yang sering kali menawarkan imbalan yang lebih besar.

Artinya, kita cenderung memprioritaskan tugas yang memiliki tenggat waktu dan menunda tugas yang tidak memiliki tenggat waktu, tidak peduli seberapa penting tugas tersebut.

Dengan kata lain, ketika dihadapkan pada tenggat waktu, kita cenderung mengabaikan apa yang lebih penting demi sesuatu yang lebih mendesak, meskipun pada akhirnya imbalan dari tugas yang penting akan lebih besar.

Matriks Eisenhower membantu Anda mengatasi masalah ini. Ini adalah alat yang sangat baik untuk memahami nilai dari tugas-tugas tertentu sambil mengidentifikasi tugas-tugas yang dapat dihapus dari daftar tugas Anda. Ini adalah alat yang berharga untuk manajemen waktu yang efektif (beberapa orang menyebutnya matriks manajemen waktu).

Jadi, apa yang dimaksud dengan Matriks Eisenhower? Kami telah membuat panduan praktis ini untuk membantu Anda mempelajari semuanya.

Mari kita mulai! ⏳

**Apa itu Matriks Eisenhower?

Matriks Eisenhower adalah alat bantu produktivitas dan manajemen tugas yang mengkategorikan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensi. Alat ini mengharuskan Anda untuk membagi tugas ke dalam empat kuadran:

Matriks Eisenhower membantu Anda mengurutkan tugas, menjaga segala sesuatunya tetap teratur, dan mencari tahu apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu, sehingga menghemat waktu dan sumber daya.

Terkadang, memulai dengan satu tugas dapat menghambat kemajuan tugas-tugas lainnya. Matriks ini membantu Anda membangun kejelasan dengan memisahkan tugas-tugas menggunakan parameter yang telah terbukti.

Mengapa dinamakan Matriks Eisenhower?

Konsep 'Matriks Eisenhower' diambil dari nama Dwight D. Eisenhower, Presiden ke-34 Amerika Serikat.

Mari kita mundur beberapa langkah ke masa lalu. ⏪

Sebelum menjadi Presiden, Eisenhower memiliki karier militer yang cemerlang, menjabat sebagai jenderal di Angkatan Darat AS dan sebagai Panglima Tertinggi Sekutu selama Perang Dunia II. Bahkan sebagai Presiden, ia terlibat dalam beberapa tindakan yang sangat terkenal, termasuk pendirian NASA dan berakhirnya perang di Korea.

Tidak diragukan lagi, dia tahu bagaimana memprioritaskan tugas secara efektif dan menciptakan hasil yang langgeng dan positif.

Sebagai seorang pemimpin militer berpangkat tinggi dan kemudian sebagai Presiden, Eisenhower selalu ditantang dengan tugas dan prioritas yang saling bertentangan.

Dia memiliki kerangka kerja untuk memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Pemikiran ini dikembangkan dan dijuluki 'The Eisenhower Matrix' atau 'Matriks Keputusan Eisenhower' lebih dari tiga dekade kemudian. Stephen Covey memasukkan kebijaksanaan Eisenhower ke dalam alat produktivitas yang dipopulerkan secara luas ini dalam bukunya yang paling laris, "7 Kebiasaan Orang-Orang yang Sangat Efektif"

Matriks Eisenhower juga dikenal dengan nama lain Matriks Manajemen Waktu matriks Prioritas, Kotak Eisenhower, Metode Eisenhower, dan Matriks Mendesak-Penting.

Metodologi Empat Kuadran dari Matriks Eisenhower: Urgensi vs Kepentingan

Empat kuadran atau divisi dari Matriks Eisenhower membantu memisahkan tugas-tugas. Mereka dibagi berdasarkan dua parameter - urgensi dan kepentingan. Perpotongan keduanya memberi kita empat kuadran yang mencakup tugas-tugas:

• Harus dilakukan segera
• Untuk dijadwalkan untuk dikerjakan nanti
• Untuk didelegasikan kepada seseorang
• Untuk dihapus atau dihentikan

Matriks ini membantu kita memahami apa yang membuat tugas-tugas penting menjadi mendesak karena kita sering gagal untuk melihat sesuatu secara objektif karena tekanan kerja yang terus-menerus.

apa yang mendesak dan apa yang penting?

Mendesak

Hal-hal yang mendesak ini membuat Anda memiliki tenggat waktu yang ketat dan menuntut perhatian segera. Hal-hal ini mencakup aktivitas yang harus Anda selesaikan segera atau menghadapi konsekuensi yang tidak dapat dihindari. Anda tidak dapat menghindarinya, tetapi jika Anda terlalu fokus pada hal ini, Anda mungkin mengabaikan tugas-tugas penting dengan hasil yang lebih besar

Contoh:

• Menanggapi email atau panggilan telepon dari pelanggan
• Menyelesaikan dek presentasi klien
• Mengerjakan umpan balik dari klien

Penting

Penting bersifat subjektif dan dapat ditentukan oleh nilai dan tujuan pribadi. Tugas-tugas ini berkontribusi pada tujuan jangka panjang Anda. Mengatasinya membutuhkan perencanaan yang cermat dan upaya yang disengaja.

Contoh:

• Menyusun strategi peta jalan produk Anda
• Mengikuti kursus pelatihan baru
• Menyelesaikan konflik dengan pelanggan

Matriks Eisenhower menggabungkan faktor-faktor mendesak dan penting dari sebuah tugas dan mengkategorikannya ke dalam empat kuadran:

• Lakukan Saja: Tugas yang Mendesak dan Penting
• **Jadwalkan: Tugas yang Tidak Mendesak tapi Penting
• Delegasikan: Tugas yang Mendesak tapi Tidak Penting
• **Hapus: Tugas yang Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Berikut adalah tampilan matriksnya. 👇

Sekarang, mari kita lihat kuadran satu per satu.

Kuadran 1: Lakukan Saja-Mendesak dan Penting

tugas-tugas yang Mendesak dan Penting menuntut Anda untuk segera bertindak. Tugas-tugas ini memiliki tenggat waktu yang mendesak dan konsekuensi yang signifikan jika tidak diselesaikan tepat waktu. Dalam kedua kasus tersebut, respons mode krisis menjadi penting.

Contoh:

• Menyelesaikan materi untuk peluncuran yang akan dilakukan besok
• Menggantikan pekerjaan rekan kerja yang sedang cuti
• Memperbaiki masalah teknis darurat yang menghalangi pelanggan untuk menggunakan produk Anda
• Menyelesaikan konflik pelanggan di menit-menit terakhir yang dapat menyebar ke media sosial jika tidak ditangani

Tugas-tugas kuadran 1 tidak dapat dihindari. Tidak peduli seberapa baik Anda merencanakan hari Anda, beberapa hal akan berada di luar kendali Anda.

Namun, masalahnya adalah ketika Anda terlalu fokus pada tugas-tugas ini dan mengabaikan tujuan jangka panjang yang penting bagi Anda.

covey memperingatkan bahwa menghabiskan waktu seharian dalam mode krisis, memadamkan api, pada akhirnya akan menguras energi Anda dan menarik Anda ke dalam Kuadran 4._

Kuadran 2: Jadwalkan - Tidak Mendesak tapi Penting

Tugas-tugas yang penting namun tidak mendesak tidak memiliki hari-H, namun penting untuk hasil jangka panjang.

Karena tugas-tugas ini tidak memiliki tenggat waktu langsung, mudah untuk menundanya demi tugas-tugas yang lebih mendesak.

Contoh:

• Mengembangkan rencana strategis jangka panjang untuk bisnis atau tim Anda
• Berinvestasi dalam pengembangan profesional dan mempelajari keterampilan baru
• Melakukan riset pasar untuk mengidentifikasi peluang baru bagi organisasi Anda
• Menulis rencana bisnis atau proposal untuk inisiatif baru
• Meninjau dan memperbarui tujuan pribadi atau profesional Anda
• Mengatur dan merapikan ruang kerja Anda untuk meningkatkan produktivitas

Tidak seperti Q1, yang lebih banyak tentang memadamkan api, Q2 adalah di mana Anda dengan sabar merencanakan dan memprioritaskan tujuan yang berarti.

Namun, tugas-tugas ini akan terhenti selamanya karena tidak memiliki tenggat waktu yang pasti.

mengartikulasikan Kuadran 2 untuk manajemen waktu pribadi, Covey menyarankan untuk melihat tugas-tugas ini bukan sebagai masalah yang harus dipecahkan, melainkan sebagai peluang untuk tumbuh secara profesional dan sebagai individu

Kuadran 3: Mendelegasikannya-Mendesak tapi Tidak Penting

Kuadran ini mencakup semua pekerjaan sibuk yang tidak menambah tujuan jangka panjang Anda. Tugas-tugas ini tidak menggunakan waktu Anda sebaik mungkin dan harus dialihdayakan atau didelegasikan.

Contoh:

• Membalas email klien
• Menelusuri media sosial untuk mencari tren terbaru
• Mengerjakan umpan balik dari klien
• Memasukkan data pelanggan atau data analitik ke dalam lembar kerja
• Beberapa pertemuan acak di sela-sela pekerjaan penting

Tugas-tugas di kuadran ini tidak selalu membutuhkan keahlian Anda; tugas-tugas tersebut hanya mendesak namun tidak untuk Anda. jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengerjakan kuadran ini, Anda bisa kehilangan kendali atas jadwal Anda. Oleh karena itu, Anda harus mendelegasikan kegiatan ini kepada orang lain

Pikirkanlah tentang hal ini:

apakah Anda perlu menghadiri satu pertemuan itu, atau dapatkah orang lain mengirimkan notulennya kepada Anda?

apakah Anda perlu memasukkan data secara manual, atau dapatkah Anda menggunakan sistem manajemen proyek yang otonom seperti ClickUp? (Steker yang paling mudah digunakan 😉)._

Bagian penting dari kuadran ini adalah belajar untuk mengatakan Tidak. Berhentilah mengambil tanggung jawab yang seharusnya tidak berada di pangkuan Anda. Lakukan apa yang harus Anda lakukan, bukan apa yang Anda bisa lakukan!

Mendelegasikan tugas sangat mudah di ClickUp; tetapkan tugas secara langsung ke tim atau @menyebutkan mereka dalam komentar

Tentu saja, akan ada saat-saat ketika Anda tidak dapat mendelegasikan beberapa tugas di kuadran ini. Jika demikian, Anda masih bisa memastikan tugas-tugas tersebut tidak mengambil alih hari atau minggu Anda. Sebagai contoh, Anda bisa:

• Menetapkan ekspektasi yang jelas tentang waktu atau upaya maksimal yang dapat Anda berikan
• Jadwalkan tugas-tugas prioritas Anda untuk waktu yang paling produktif dalam sehari, lalu jadwalkan tugas-tugas yang tidak penting di sekitar waktu tersebut
• Diskusikan beban kerja Anda dengan manajer Anda
• Berlatihlah untuk menolak permintaan tugas yang tidak sesuai dengan tujuan dan target Anda

Baca juga: Bagaimana cara menghindari pembuang waktu di tempat kerja

Kuadran 4: Hapus - Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Tugas-tugas di kuadran ini seharusnya berada di tempat sampah. Tugas-tugas yang tidak penting ini hanya membuang-buang waktu dan tidak memberikan kontribusi apa pun bagi pertumbuhan pribadi atau tim Anda. Namun jika Anda memanjakan diri dengan tugas-tugas ini, Anda akan membuang waktu berjam-jam, hanya untuk menyesal.

Contoh:

• Mengikuti rapat yang bisa dilakukan melalui teks
• Menggulir media sosial dengan kesan mencari tren
• Gangguan yang tidak perlu dari rekan kerja

Hei, ini bukan berarti Anda mengorbankan setiap kesenangan. Bahkan Eisenhower menyeimbangkan rutinitas kerjanya yang sibuk dan penuh tekanan dengan bermain golf untuk bersantai dan menghilangkan stres.

menurut Covey, kuncinya di sini adalah keseimbangan. Anda harus memiliki tujuan yang jelas tentang waktu senggang Anda untuk mendapatkan hasil yang maksimal._

A Jurnal penelitian Psikologi Terapan menyatakan bahwa sifat waktu luang yang Anda nikmati secara tidak langsung memengaruhi produktivitas Anda selama bekerja. Dengan kata lain, apa yang Anda pilih untuk menghabiskan waktu luang Anda dapat membentuk minggu kerja Anda.

Misalnya, berolahraga dapat memotivasi Anda, dan yoga serta meditasi dapat membantu Anda rileks selama hari kerja. Demikian pula, menekuni hobi, menjadi sukarelawan, atau menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman dapat meningkatkan produktivitas.

Oleh karena itu, berikut adalah beberapa tips untuk menggunakan matriks secara efektif.

Tips untuk Memprioritaskan Tugas Anda dengan Matriks Eisenhower

1. Jangan terlalu banyak mengisi kuadran

Sebagai seorang manajer proyek, Anda mungkin memiliki banyak tugas dalam daftar tugas Anda. Namun, pastikan Anda tidak memenuhi kuadran secara berlebihan. Hal ini untuk mencegah matriks Anda menjadi terlalu berantakan dan tidak terkelola.

Idealnya, kami menyarankan untuk memasukkan tidak lebih dari sepuluh tugas atau aktivitas ke dalam setiap kuadran. Daftar tugas yang panjang hanya akan membuat manajemen kerja menjadi tidak efektif.

Kami yakin akan ada beberapa tugas yang bisa Anda kecualikan sebelum menuliskan daftar tugas Anda dalam kuadran. Anda juga bisa mencoba membuat beberapa matriks atau menggabungkannya menjadi matriks utama untuk menangani proyek dan tugas yang prioritas namun berantakan.

2. Gunakan pembeda tugas visual

Visualisasi adalah metode yang telah terbukti meningkatkan efisiensi alur kerja. Ini memberi Anda pandangan sekilas tentang seluruh alur kerja.

Cara terbaik untuk memvisualisasikan tugas yang sesuai dengan Matriks Eisenhower adalah melalui kode warna-sederhana namun efektif. Tugas ClickUp menggunakan metode serupa untuk membantu Anda memvisualisasikan tugas-tugas Anda. Anda bisa memberi kode warna pada tugas, menetapkan prioritas, menggunakan tag nama, dan bahkan memfilter tugas berdasarkan tag.

Kategorikan tugas menurut prioritas mendesak, tinggi, normal, dan rendah dengan Prioritas Tugas ClickUp

Berikut ini cara Anda dapat memberi kode warna pada tugas-tugas Anda:

• Merah
  • Untuk tugas-tugas prioritas utama. Otak kita diprogram untuk merespons dan menangani hal-hal yang berwarna merah
• Kuning
  • Tugas dengan prioritas tertinggi kedua
• Biru
  • Tugas dengan prioritas tertinggi ketiga
• Hijau
  • Tugas dengan prioritas terendah

Sementara itu, Anda dapat dengan mudah menerjemahkannya ke dalam Matriks Eisenhower sesuai keinginan Anda. Yang berwarna merah masuk ke dalam Kuadran 1, kuning ke dalam Kuadran 2, dst.

3. Hindari manajemen yang berlebihan

Mengelola Matriks Eisenhower Anda secara berlebihan adalah bentuk penundaan. Jangan terjebak untuk memilah-milah setiap tugas secara detail. Sebaliknya, gunakan ClickUp Brain untuk memberi tahu Anda dengan cepat apa yang harus Anda kerjakan selanjutnya, tugas mana yang sudah mendekati tanggal jatuh tempo, yang sudah lewat, dll.

ClickUp Brain membantu Anda memprioritaskan dan menyederhanakan tugas sehari-hari Anda

Selain itu, hindari menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menetapkan tugas ke dalam sebuah kuadran. Luangkan waktu 30-50 menit per bulan/minggu (tergantung kepadatan tugas Anda) dan rancang matriks Anda dalam periode tersebut.

4. Hilangkan terlebih dahulu

Singkirkan item-item dalam daftar tugas Anda yang tidak mendesak atau tidak penting. Delegasikan mereka ke jurang yang tepat- kuadran 4.

Menghilangkan tugas-tugas ini akan membebaskan waktu (dan bandwidth mental) untuk mengelola tugas-tugas Anda yang lain dengan lebih baik. Tinjau daftar tugas Anda dan hapus item-item ini sebelum memprioritaskan tiga kuadran lainnya.

5. Pisahkan yang pribadi dari yang profesional

Pelajaran bisnis pertama kami di sekolah adalah, 'Perlakukan bisnis Anda sebagai entitas yang terpisah' Prinsip ini berlaku ketika mengoptimalkan kerangka kerja Eisenhower Anda.

Inilah alasannya.

Mencampuradukkan tujuan pribadi dan profesional Anda bisa sangat membingungkan. Hal ini tidak memberikan bobot yang tepat untuk tugas-tugas, dengan beberapa tugas pribadi lebih diutamakan daripada tujuan profesional, sementara yang lain sebaliknya.

Anda tahu, komponen tugas pribadi yang mendesak dan penting akan selalu lebih tinggi daripada tugas profesional (karena adanya hubungan emosional).

Sementara itu, pekerjaan dan tugas pribadi Anda memiliki jadwal, sumber daya, dan pendekatan yang berbeda, masing-masing menuntut proses berpikir yang unik.

Jadi, menggabungkan keduanya bukanlah ide yang bagus. Hal ini akan meningkatkan jumlah tugas di setiap kuadran dan terkadang menimbulkan konflik.

Namun, jika Anda menyukai konsep Eisenhower dan ingin menggunakannya di kedua sisi, kami sarankan untuk membuat matriks yang berbeda untuk tugas-tugas pribadi dan profesional Anda. Pisahkan tujuan profesional dan pribadi Anda dan tangani secara individual.

6. Memantau waktu tugas pasca-matriks

Lacak dan nilai penggunaan waktu mingguan Anda dengan menggunakan matriks. Catat aktivitas dalam interval 30 menit menggunakan spreadsheet atau aplikasi manajemen tugas khusus seperti ClickUp.

Kiat: klik Pelacak Waktu_ memudahkan pelacakan waktu. Catat waktu dari desktop, perangkat seluler, atau browser web Anda dengan ClickUp yang gratis ekstensi Chrome . Melompat di antara tugas dan menambahkan waktu secara retroaktif tanpa entri dan pelacakan manual._

Kemudian, urutkan tugas yang sudah selesai ke dalam kuadran berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya, dan pastikan tugas-tugas tersebut selaras dengan tujuan Anda.

Lihatlah bagaimana hal-hal tersebar di setiap kuadran dan lihat apakah ada penyesuaian yang diperlukan. Untuk keseimbangan terbaik, cobalah untuk menempatkan sebagian besar tugas di Kuadran 2.

7. Sempurnakan matriks Anda.

Sesuaikan matriks berdasarkan kinerja Anda selama periode tes matriks selama seminggu.

Sempurnakan matriks tersebut berdasarkan jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas dan proyek. Mungkin Anda salah menilai beberapa tugas ketika Anda memasukkannya ke dalam kuadran. Gunakan pengalaman ini untuk memahami proyek dan tugas Anda dengan lebih baik sehingga Anda dapat menyeimbangkannya dengan efisiensi yang lebih besar.

Pemain Berkinerja Terbaik Menggunakan Matriks Eisenhower

Orang-orang dari berbagai kalangan menggunakan Matriks Eisenhower. Baik mereka petugas pemadam kebakaran yang berani atau CEO yang cerdas, bukti manfaatnya terus berdatangan.

Vasyl Ivanov, pendiri dan CEO KeepSolid, menjamin keuntungan dari matriks . Dia telah menggunakan banyak alat produktivitas, dengan menyatakan, "Sebagai seorang CEO, saya awalnya mencoba menggunakan beberapa alat manajemen tugas yang berbeda...[yang] tidak membantu saya menyeimbangkan prioritas... Saya menemukan bahwa bahaya terbesar dari penggunaan berbagai platform manajemen tugas adalah bahwa alat tersebut memberikan saya perasaan palsu bahwa saya memegang kendali."

Kemudian, dia melanjutkan dengan memilih Matriks Eisenhower.

Dengan menggunakan Matriks Eisenhower untuk mengembangkan pemahaman yang lebih dalam tentang apa arti efektivitas yang sesungguhnya, saya dapat membuat konsep alat bantu baru..

Vasyl Ivanov, CEO KeepSolid

Banyak sekali aplikasi Play Store dan App Store yang mempromosikan Matriks Eisenhower untuk membantu individu memprioritaskan tugas dengan bijaksana. Banyak perusahaan teknologi juga telah memanfaatkan kesempatan ini untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

Matriks Eisenhower menjadi semakin populer sebagai alat bantu produktivitas. Cobalah dan buktikan sendiri!

Contoh dan Templat Matriks Eisenhower

Sebelum kita membahas contoh-contohnya, kami akan memperkenalkan template papan tulis ClickUp yang dapat disesuaikan sepenuhnya untuk memprioritaskan tugas dan mengatur waktu Anda. Templat ini akan membantu Anda mengatur tugas-tugas Anda dan mencatat ide-ide Anda sebelum mengubahnya menjadi item tindakan.

Unduh Templat Ini

Template Matriks Eisenhower ClickUp dirancang untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dengan memprioritaskan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensi.

Templat Matriks ClickUp Eisenhower membantu Anda mengklasifikasikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya sehingga Anda bisa fokus pada hal yang paling penting terlebih dahulu. Manfaatnya meliputi:

• Memusatkan fokus Anda pada tugas-tugas yang paling penting
• Memecah proyek besar menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola
• Mengurangi stres dan kecemasan dengan mengatur pekerjaan Anda
• Memungkinkan Anda untuk bekerja lebih efisien dengan memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal yang penting Unduh Template Ini Sekarang setelah Anda memiliki templat, mari kita pahami cara menggunakannya dalam berbagai skenario.

Contoh kasus 1: Mengelola proyek secara efisien

Matriks Eisenhower menyederhanakan penentuan prioritas tugas dengan memisahkan urgensi dari kepentingan. Sangat bagus untuk mengelola sumber daya, memenuhi tenggat waktu, dan menangani berbagai permintaan.

Untuk pemimpin tim, alokasi sumber daya yang cerdas dapat menghindari kelebihan atau kekurangan karyawan.

Dengan tampilan beban kerja yang jelas, para pemimpin dapat dengan mudah memeriksa seberapa sibuk setiap anggota tim selama seminggu, dua minggu, atau sebulan, memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan menuju tujuan yang sama.

Menggunakan Matriks Eisenhower dalam manajemen proyek membantu Anda melihat gambaran secara keseluruhan. Matriks ini membuat Anda selalu mengetahui semua tugas dan menyoroti tugas-tugas yang mendesak agar semuanya berjalan dengan lancar.

Bayangkan jika Anda menggunakan Matriks Eisenhower untuk mengelola sebuah proyek. Berikut ini cara Anda membagi tugas proyek ke dalam kuadran:

• Kuadran pertama: Mengatasi bug kritis, memenuhi tenggat waktu klien, atau menyelesaikan hambatan proyek; pada dasarnya tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu
• **Kuadran kedua: Perencanaan proyek, pengembangan tim, atau penilaian risiko
• Kuadran ketiga: Email yang tidak mendesak atau rapat yang tidak penting
• **Kuadran keempat: Menjelajah atau bersosialisasi secara online secara berlebihan selama jam kerja, memperbarui rapat, atau tugas-tugas yang paling tidak mendesak yang tidak terkait dengan proyek utama

Contoh kasus 2: Meningkatkan produktivitas pribadi

Dengan mengkategorikan tugas berdasarkan matriks mendesak dan penting, Anda secara efektif mengatur waktu Anda dan energi, menangani apa yang benar-benar penting.

Pendekatan strategis ini membantu Anda tetap terorganisir dan mencegah kelelahan, membuat Anda tetap fokus dan termotivasi untuk mencapai tujuan Anda.

Lihat tugas yang diberikan kepada Anda, tugas harian yang telah diselesaikan, obrolan, dan status beban kerja di Dasbor Produktivitas Pribadi ClickUp Anda

Dalam produktivitas pribadi, Matriks Keputusan Eisenhower dapat terlihat seperti ini:

• Kuadran pertama: Membayar tagihan yang sudah jatuh tempo, menangani keadaan darurat keluarga, atau menyelesaikan tugas penting dan mendesak yang harus diselesaikan hari ini
• Kuadran kedua: Olahraga teratur, menghabiskan waktu berkualitas dengan keluarga, atau mempelajari keterampilan baru
• Kuadran ketiga: Menghadiri acara yang tidak Anda minati atau menjalankan tugas untuk orang lain
• Kuadran keempat: Tugas-tugas yang tidak penting seperti menonton acara TV

Contoh kasus 3: Meningkatkan kolaborasi tim

Matriks untuk kolaborasi tim meningkatkan cara kita bekerja sama, membuat segala sesuatunya berjalan lebih lancar di tempat kerja.

Dengan mengelompokkan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya, Anda dan tim Anda mengembangkan pemahaman bersama mengenai prioritas, sehingga menghasilkan keselarasan dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Hal ini menghasilkan tim yang lebih efisien dan kohesif yang bergerak sebagai satu kesatuan, di mana para anggotanya saling mendukung satu sama lain dan mendorong proyek hingga selesai.

Misalnya, dalam pengaturan kolaborasi tim, Matriks Eisenhower Anda dapat terlihat seperti ini:

• Kuadran pertama: Menyelesaikan konflik di antara anggota tim, mengirimkan proposal proyek tepat waktu, atau menghadiri rapat penting
• Kuadran kedua: Menghadiri kegiatan pengembangan tim, menetapkan tujuan tim jangka panjang, atau membimbing anggota tim junior
• Kuadran ketiga: Membalas email yang tidak penting, menghadiri pertemuan opsional, atau mengatur tim di luar kantor
• Kuadran keempat: Mendiskusikan topik yang tidak relevan selama rapat atau mengerjakan tugas yang tidak ada dalam daftar tugas Anda

Tantangan dalam Menggunakan Matriks Eisenhower

Sementara Matriks Eisenhower adalah salah satu dari cara terbaik untuk memprioritaskan tugas Anda menyisakan banyak ruang terkait aspek-aspek tertentu dalam memprioritaskan manajemen proyek. Mari kita lihat tantangan-tantangan ini:

Nuansa yang masih belum tertangani

Meskipun bermanfaat, matriks ini menyederhanakan kompleksitas proyek yang berlapis-lapis Hal ini membuat matriks ini salah dalam membaca beberapa tugas sebagai faktor. Beberapa tugas mungkin memiliki elemen urgensi dan kepentingan-matriks tidak dapat membantu Anda membedakan nuansa ini.

Sebagai contoh, membalas email klien bisa jadi sangat mendesak dan penting, tergantung situasinya. Namun, matriks mungkin menganggapnya penting namun tidak mendesak.

Kategorisasi subyektif

Menentukan apa yang 'mendesak' atau 'penting' bersifat subyektif dan dapat bervariasi di antara individu atau tim. Subjektivitas ini dapat mengarah pada interpretasi dan kategorisasi yang berbeda.

Katakanlah Anda mengadakan rapat tim, yang menurut Anda penting. Namun, mungkin tidak penting bagi beberapa anggota tim. Matriks Eisenhower tidak memiliki subjektivitas ini sehingga lebih cocok untuk penggunaan pribadi.

ClickUp membantu Anda mengatasi tantangan ini dan menawarkan alat, alur kerja, dan pendekatan yang kohesif untuk mengembangkan Matriks Eisenhower yang berorientasi pada tim.

Tidak terlalu dinamis

Matriks ini mungkin tidak memperhitungkan perubahan prioritas tugas dari waktu ke waktu. Tugas yang dianggap tidak mendesak dan tidak penting saat ini mungkin akan menjadi mendesak dan penting di kemudian hari, dan matriks mungkin tidak dapat beradaptasi secara dinamis dengan perubahan tersebut

Namun-bagaimana cara mengatasi tantangan-tantangan ini? Kami mengetahui beberapa trik untuk menyeimbangkan kekurangan-kekurangan ini:

• Metode MoSCoW: Kerangka kerja ini mengkategorikan tugas-tugas sebagai Must-have, Should-have, Could-have, dan Won't-have. Metode ini membantu memprioritaskan tugas berdasarkan tingkat kekritisannya terhadap kesuksesan proyek dan karenanya sangat bagus untuk manajer proyek dan pemimpin tim
• Papan Kanban: Papan ini sangat bagus untuk mengatur tugas secara visual, tugas bergerak melalui tahapan, mencerminkan statusnya, dan dapat diprioritaskan ulang dengan mudah. Papan ini dapat dibagikan di antara semua anggota tim Anda dan sering kali terintegrasi ke dalam aplikasi manajemen proyek tertentu. Tampilan Papan Kanban ClickUp dan 15+ tampilan lainnya membantu Anda memprioritaskan dan mengelola tugas dengan mudah dengan alat bantu visual.

Visualisasikan alur kerja Anda dengan Tampilan Papan ClickUp

• Prinsip Pareto (Aturan 80/20): Prinsip ini menunjukkan bahwa 80% dari hasil Anda berasal dari 20% usaha Anda. Pendekatan ini membantu Anda memprioritaskan tugas-tugas yang paling berdampak. Hal ini mendorong Anda untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang berkontribusi paling besar pada tujuan Anda dan fokus pada tugas-tugas tersebut. ,
• Epik, Fitur, Kisah Pengguna: Metode ini sangat berguna dalam manajemen proyek. Tugas dikategorikan sebagai Epik (pekerjaan besar), Fitur (pengelompokan dalam Epik), dan Kisah Pengguna (tugas individu dalam Fitur).

Seperti yang Anda lihat, banyak dari tantangan ini dapat dielakkan hanya dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang kompeten seperti ClickUp. Jadi, mari kita lihat bagaimana Anda dapat mengaitkan Matriks Eisenhower dengan ClickUp.

Bagaimana menerapkan Matriks Eisenhower di ClickUp

ClickUp adalah toko serba ada untuk semua kebutuhan manajemen proyek Anda, jadi tidak mengherankan jika ClickUp juga dapat membantu Anda mengintegrasikan Matriks Eisenhower ke dalamnya. Papan Tulis ClickUp menawarkan kanvas visual untuk menggambar, membuat, dan menghubungkan ide. Gunakan untuk menggambar Matriks Eisenhower dan mencatat tugas sambil berkolaborasi dengan tim Anda saat menambahkan tugas.

Kemudian, ubah daftar tugas menjadi kartu tugas interaktif dengan sekali klik. Tetapkan kartu kepada anggota tim yang tepat. Gunakan bendera dan tag prioritas untuk mendelegasikan secara efisien, memastikan sinkronisasi lengkap selama proses berlangsung.

Sematkan dokumen, gambar ilustrasi, tambahkan koneksi dengan titik-titik terkait dengan Papan Tulis ClickUp

Anda juga dapat memperoleh hasil serupa dengan ClickUp Documents di mana beberapa anggota tim dapat berkolaborasi dengan mengomentari saran dan ide. Hal ini memastikan Anda menetapkan prioritas tugas sebagai sebuah tim dan mendapatkan dukungan dari semua orang tentang apa yang sedang dilakukan dan mengapa.

Berkolaborasi dengan tim Anda untuk membuat daftar dan memprioritaskan aktivitas dengan ClickUp Docs

Dalam Tugas ClickUp anda dapat menggunakan tag yang dapat disesuaikan untuk memberi label tugas tertentu sebagai Penting atau Mendesak. Fitur Prioritas Tugas juga memungkinkan Anda untuk memberi kode warna pada tugas sesuai dengan prioritasnya. Tampilan Kanban ClickUp sangat berguna untuk visualisasi.

Dan Anda dapat membagikan semua itu melalui Obrolan ClickUp atau media lainnya.

Secara keseluruhan, Matriks Eisenhower adalah cara yang bagus untuk menangani tugas-tugas yang mungkin bertentangan dengan alasan urgensi dan kepentingan. Meskipun matriks ini mungkin memiliki beberapa kekurangan, ini masih merupakan salah satu cara terbaik bagi tim untuk memprioritaskan tanggung jawab sehari-hari. Platform produktivitas seperti ClickUp dapat membantu menjalankan matriks secara efisien.

Cobalah Matriks Eisenhower dan lihat pengaruhnya terhadap kinerja proyek Anda. Mulailah membuat prioritas hari ini. Daftar ke ClickUp secara gratis !

Kuis Populer Tentang Matriks Eisenhower

Saya harap Anda memperhatikan karena sekarang saatnya untuk kuis. 🥁

Mari kita gunakan ini sebagai penyegaran kembali tentang Matriks Eisenhower sehingga Anda dapat dengan mudah mengimplementasikannya dalam operasi bisnis Anda.

Jika Anda menjawab semua pertanyaan dengan benar, es krim untuk kita! 🍦

Pertanyaan 1:

Elon Musk bangun di pagi hari. Inilah yang ada dalam agendanya:

a) Mengerjakan logo baru untuk X

b) Mempersiapkan peluncuran SpaceX

c) Menikmati pizza ikan teri bersama Joe Rogan

d) Menanggapi para investor untuk SpaceX

Cobalah memprioritaskan tugas-tugas ini dari prioritas tinggi ke rendah .

Pertanyaan 2:

Sebagai manajer proyek yang menyeimbangkan kebutuhan mendesak dengan tujuan jangka panjang, kuadran mana dari Matriks Eisenhower yang sangat penting untuk kesuksesan yang berkelanjutan dari waktu ke waktu?

a) Kuadran 1 dan Kuadran 2

b) Kuadran 2 dan Kuadran 3

c) Kuadran 3 dan Kuadran 4

d) Kuadran 1 dan Kuadran 4

Pertanyaan 3:

Dalam menangani permintaan di menit-menit terakhir dan tenggat waktu yang ketat, kuadran manakah dari Matriks Eisenhower yang menekankan manajemen yang efektif untuk mencegah perasaan kewalahan?

a) Kuadran 1

b) Kuadran 2

c) Kuadran 3

d) Kuadran 4

Pertanyaan 4:

Anda menjadi tuan rumah 'Pesta Penundaan,' di mana tugas-tugas diundang namun terlambat diselesaikan. Anda, sebagai tuan rumah, menyadari bahwa Anda terus menunda tugas tertentu-membuat daftar tamu untuk pesta tersebut.

Di kuadran mana dari Matriks Eisenhower yang mana penundaan Anda dalam membuat daftar tamu?

a) Kuadran 1 (Tugas Mendesak dan Penting - Para VIP)

b) Kuadran 2 (Tugas Penting, tapi Tidak Mendesak - Si Tukang Telat)

c) Kuadran 3 (Mendesak, tetapi Tidak Penting - Para Peniru)

d) Kuadran 4 (Tidak Mendesak dan Tidak Penting - Si Tukang Bolos)

Ini jawaban Anda, tapi jangan coba-coba mencontek. Liam Neeson akan menemukan Anda, dan... Anda tahu sisanya.

Jawaban:

1. b, d, a, c
2. a
3. a
4. b