Apakah Anda seorang pekerja atau manajer tim, Anda ingin memaksimalkan waktu Anda di tempat kerja. Namun, bahkan dengan tim, peralatan, dan perlengkapan terbaik sekalipun, mungkin Anda merasa tidak ada cukup waktu dalam sehari untuk menyelesaikan daftar tugas Anda.
Di situlah keterampilan manajemen tugas sangat berguna. Tidak seperti manajemen waktu, manajemen tugas tidak terlalu berfokus pada jumlah waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas dan lebih pada cara-cara untuk membuat tugas tersebut lebih efisien-yang, dengan demikian, juga menghemat waktu! ⏰
Dengan manajemen tugas yang tepat, Anda akan tahu caranya:
- Menjadwalkan tugas
- Memprioritaskan tugas
- Mengatur tugas
Tidak mudah untuk mengecek semua yang ada dalam daftar tugas Anda, tetapi kami tahu Anda siap menghadapi tantangan ini. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa itu keterampilan manajemen tugas dan mengapa keterampilan ini penting. Kami bahkan akan memberikan beberapa contoh keterampilan manajemen tugas yang efektif dan membagikan lima tips manajemen tugas untuk merampingkan alur kerja Anda. 🙌
Apa Itu Keterampilan Manajemen Tugas?
Manajemen tugas adalah keterampilan yang Anda bangun dari waktu ke waktu untuk mengelola waktu dan tugas Anda dengan lebih baik. Ini adalah kemampuan untuk mengelola, mengatur, memprioritaskan, dan menyelesaikan prioritas utama Anda tanpa berkeringat. Para ahli manajemen tugas tidak mencoba melakukan semuanya sekaligus, tetapi menyelesaikan tugas-tugas terpenting dengan waktu yang mereka miliki. 🕑
Keterampilan manajemen tugas membutuhkan perpaduan antara wawasan berbasis data dan pemikiran yang kreatif dan tidak biasa. Manajemen tugas mencakup begitu banyak keterampilan yang berbeda dan sering kali membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Namun untuk memberikan gambaran yang lebih baik mengenai beberapa keterampilan manajemen tugas yang paling penting, mulailah dengan beberapa hal berikut ini:
- Memprioritaskan tugas: Orang dengan keterampilan manajemen tugas yang solid dapat membedakan tugas-tugas yang mendesak dari tugas-tugas yang tidak terlalu mendesak
- Menetapkan tujuan: Dengan keterampilan manajemen tugas, Anda akan tahu cara menetapkan tujuan jangka panjang yang besar dan memecahnya menjadi tugas-tugas kecil yang dapat ditindaklanjuti
- Mengelola waktu: Keterampilan manajemen waktu adalah bagian dari manajemen tugas. Dengan menjadi lebih efisien dengan alur kerja Anda, Anda akanmenghemat waktu dan meningkatkan kualitas kerja tim Anda. Apa yang tidak disukai?
- Mengikuti metodologi yang telah terbukti: Jangan mencoba menemukan kembali roda. Metodologi manajemen tugas seperti papan Kanban dan Matriks Eisenhower mendukung manajemen tugas yang solid
Tingkatkan transparansi proyek dan tingkatkan efisiensi alur kerja dengan papan Kanban di ClickUp
Mengapa Keterampilan Manajemen Tugas Penting?
Mungkin Anda menyukai alur kerja Anda seperti sekarang. Atau mungkin ide untuk menyempurnakan manajemen tugas terdengar seperti hal lain yang harus dilakukan dalam daftar tugas Anda yang terus bertambah.
Kami paham-semua orang sibuk! Namun, menyelesaikan tugas dengan cepat dan efisien adalah hal yang sangat berharga bagi Anda. Luangkan waktu untuk meningkatkan pengelolaan tugas dan Anda akan melihat beberapa manfaatnya.
Mencegah atau mengatasi kelelahan
Kami tahu bahwa kelelahan itu rumit, namun menjadi lebih efisien dalam bekerja adalah cara terbaik untuk berhenti merasa kewalahan dan tidak termotivasi. Jika Anda memimpin sebuah tim, mengelola tugas dengan baik akan mengurangi kelelahan dengan menghilangkan langkah-langkah yang rumit dan proses yang tidak praktis yang melelahkan tim Anda.
Dengan perpaduan yang tepat antara alat manajemen tugas yang tepat dan keterampilan, semua orang akan berhenti memutar roda dan menemukan energi untuk tetap termotivasi. 🏃
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Apakah Anda merasa perlu melakukan semua hal sekarang? Anda mungkin tidak perlu: Anda hanya perlu bantuan untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang paling penting terlebih dahulu.
Tampilan Daftar ClickUp memungkinkan Anda memfilter berdasarkan status, prioritas, penerima tugas, atau bidang kustom apa pun sehingga Anda tahu di mana setiap tugas berada dan apa yang perlu diperhatikan terlebih dahulu
Dengan keahlian yang tepat, Anda dapat membuat keputusan berkualitas secara otomatis untuk menyelesaikan tugas dengan lebih baik. Untuk tugas yang lebih kompleks, Anda dapat menggunakan metode prioritas (akan dibahas lebih lanjut) untuk menyelesaikan daftar tugas dengan urutan yang tepat.
Manajemen tugas penting karena membantu Anda menetapkan jadwal, mendelegasikan tugas kepada anggota tim yang tepat, dan menetapkan tujuan proyek yang realistis.
Melaksanakan proyek yang lebih lancar
Menjalankan rencana proyek bukan untuk orang yang lemah hati. Terlepas dari seberapa baik Anda mengelola tim proyek, menemukan efisiensi yang membantu semua pemangku kepentingan menghemat waktu dan kerumitan hanya dapat membantu. Manajemen tugas mendukung manajemen proyek yang tepat dengan memecah ide-ide besar Anda menjadi proses-proses mikro yang dapat ditindaklanjuti. Ini adalah kunci untuk penyelesaian tugas yang lebih cepat dan lebih akurat dalam skala besar.
Dapatkan hasil yang terukur
Sebagai seorang manajer, Anda membutuhkan hasil yang terukur. Berinvestasi dalam keterampilan manajemen tugas tim Anda akan meningkatkan kinerja departemen Anda dan memudahkan untuk mengukur kontribusi setiap orang.
Temukan data yang Anda butuhkan secara instan dengan widget di Dasbor ClickUp
Manajemen tugas tidak mungkin dilakukan tanpa data. Untungnya, perangkat lunak pelacakan pencapaian memudahkan Anda untuk tetap berada di jalur yang benar dan memenuhi tenggat waktu. Bahkan jika sebuah tugas gagal, data akan memberi tahu Anda di mana letak kesalahannya sehingga Anda bisa memutuskan apa yang harus dilakukan secara berbeda di lain waktu.
Lakukan lebih banyak hal di hari kerja Anda
Hanya ada 24 jam dalam sehari, dan mudah-mudahan Anda hanya menghabiskan delapan hingga 10 jam di tempat kerja. Anda hanya manusia biasa, jadi wajar jika Anda tidak dapat menyelesaikan semua tugas Anda dalam jangka waktu yang terbatas.
Manajemen tugas yang efektif bukanlah tentang menemukan cara ajaib untuk melakukan semuanya secara bersamaan. Hal ini mencakup memprioritaskan tugas berdasarkan tanggal jatuh tempo, mendelegasikan kepada tim Anda, dan memilih blok waktu untuk pekerjaan yang mendalam.
Anda tidak perlu terlalu memaksakan diri-dengan keterampilan manajemen tugas, Anda akan menyelesaikan lebih banyak hal saat bekerja dan menikmati keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang lebih baik.
Contoh Keterampilan Manajemen Tugas
Keterampilan manajemen tugas adalah bahan rahasia untuk sukses di tempat kerja yang serba cepat.
Siap untuk menerapkan manajemen tugas untuk diri Anda sendiri? Berikut ini beberapa contoh keterampilan manajemen tugas yang bisa Anda terapkan bersama tim Anda.
Memprioritaskan tugas
Penentuan prioritas tugas adalah salah satu keterampilan manajemen tugas yang paling penting. Ketika Anda tahu cara mengenali tugas-tugas yang menjadi prioritas, Anda akan memberikan perhatian langsung pada hal-hal yang paling mendesak-dan menempatkan pekerjaan dengan prioritas rendah di urutan belakang.
Urutkan daftar tugas yang banyak dengan mudah menggunakan Templat Matriks Eisenhower dari ClickUp
Namun, penentuan prioritas tugas tidak datang secara alami pada semua orang. Jika semuanya terasa sama pentingnya dan Anda tidak tahu bagaimana harus melangkah maju, gunakan teknik penentuan prioritas tugas untuk mendapatkan kejelasan. Sebagai contoh, teknik Templat Matriks ClickUp Eisenhower membantu Anda membagi tugas ke dalam kuadran untuk Lakukan, Jadwalkan, Delegasikan, dan Hapus.
Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Tugas
Melacak tugas tim Anda di papan tulis atau catatan tempel adalah resep untuk kekacauan. Manajemen tugas modern memerlukan digitalisasi alur kerja, proyek, dan tugas Anda untuk visibilitas dan akuntabilitas yang lebih baik. 👩💻
Kelola tugas dan proyek, serta berkolaborasi secara efisien dengan tim Anda menggunakan ClickUp Tugas ClickUp menghadirkan semua Tugas, Dokumen, Papan Tulis, Obrolan, dan Kalender tim Anda ke dalam satu platform. Cukup buka penjadwal tugas untuk:
- Membuat tugas
- Menetapkan subtugas untuk item tindakan yang lebih kompleks
- Mengatur tugas berulang dengan jadwal khusus
- Menambahkan ketergantungan tugas
Sesuaikan Dasbor ClickUp Anda dengan fitur pemantauan dan analisis yang kuat yang Anda perlukan untuk tim Anda
Yang terbaik dari semuanya, ClickUp memvisualisasikan kemajuan tugas setiap orang dalam sebuah dasbor waktu nyata . Tidak perlu melihat setiap tugas, karyawan, atau proyek: buat dasbor khusus dan Anda bisa langsung bekerja.
Penugasan tunggal
Banyak orang menganggap multitasking sebagai segalanya, akhir dari produktivitas, namun itu tidak benar. Multitasking menyebarkan perhatian Anda ke beberapa tugas sekaligus, sehingga Anda hanya memberikan sebagian kecil perhatian pada setiap tugas. Pekerjaan Anda layak mendapatkan fokus 100%, jadi cobalah untuk mengerjakan satu tugas saja.
Dengan melakukan tugas tunggal, Anda hanya fokus pada satu tugas pada satu waktu. Ini mungkin terdengar tidak efisien, namun Anda akan terkejut betapa jauh lebih cepat (dan lebih baik) Anda bekerja ketika Anda mendedikasikan semua fokus Anda pada satu hal.
Untuk membuatnya lebih mudah, urutkan tugas-tugas Anda dalam perangkat lunak manajemen tugas berdasarkan prioritas. Akan lebih mudah untuk mencentang daftar tugas dari daftar Anda jika Anda memiliki daftar utama yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.
Manajemen perubahan
Banyak manajer proyek yang memimpin tim mereka melalui manajemen perubahan, dan perangkat manajemen tugas yang solid pasti membuat hal ini lebih mudah.
Misalnya, jika tim Anda menggunakan produk Microsoft dan Windows 10 namun ingin beralih ke perangkat keras Apple dan MacOS, Anda harus memimpin tim Anda melalui perubahan besar itu.
Menyematkan Dokumen, Daftar, Kartu, dan lainnya dengan mudah di Papan Tulis ClickUp
Daripada membiarkan tim Anda bekerja sendiri, rencanakan semuanya di Papan Tulis ClickUp . Ini memberi Anda ruang digital yang fleksibel untuk mengembangkan proses baru dan mempertegas detail. Yang terbaik dari semuanya, Papan Tulis dapat diubah menjadi proyek dan tugas hanya dengan sekali klik, sehingga penerapannya sangat mudah.
Penetapan tujuan
Jauh lebih mudah untuk menangani tugas-tugas bernilai tinggi ketika Anda memiliki tujuan. Masalahnya, banyak manajer yang menetapkan tujuan dan segera melupakannya.
Anda harus mencapai tujuan Anda, jadi pasanglah tujuan tersebut ke dalam aplikasi pelacakan tujuan untuk akuntabilitas. Aplikasi ini melacak tujuan jangka pendek dan jangka panjang, membantu Anda mengukur kemajuan di setiap tonggak proyek.
Merinci tujuan, tugas, poin tangkas, dan status proyek di Dasbor ClickUp 3.0 yang sangat mudah disesuaikan Sasaran ClickUp mengambil satu langkah lebih jauh dengan menghubungkan tujuan Anda dengan tugas-tugas Anda, menunjukkan korelasi langsung antara tugas harian dan rencana jangka panjang.
Cara Meningkatkan Keterampilan Manajemen Tugas Anda
Butuh beberapa petunjuk manajemen tugas? Cobalah tips manajemen tugas berikut ini dan lihat produktivitas tim Anda meroket.
1. Mendaftar dalam pelatihan
Kita bisa membicarakan manajemen tugas sepanjang hari, namun pada akhirnya, Anda perlu berinvestasi dalam pengetahuan Anda sendiri. Sebagai contoh, jika Anda menggunakan produk Microsoft, Anda dapat mendaftar untuk mengikuti tutorial webinar tentang pemecahan masalah PowerShell.
Semakin banyak pengetahuan Anda tentang tugas, proyek, alat, dan industri Anda, semakin siap Anda untuk mengerjakan daftar tugas Anda. Jangan malu-malu: daftarlah ke lokakarya, konferensi, dan seminar tentang manajemen waktu, produktivitas, dan organisasi.
2. Cobalah pemblokiran waktu
Pemblokiran waktu adalah keterampilan manajemen tugas di mana Anda mendedikasikan waktu atau hari tertentu dalam seminggu untuk tugas tertentu. 📅
Lacak waktu, atur perkiraan, tambahkan catatan, dan lihat laporan waktu Anda dari mana saja dengan pengatur waktu global di ClickUp
Jika Anda tidak yakin tugas mana yang memerlukan blok waktu sendiri, gunakan perangkat lunak pelacakan waktu untuk melihat bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Misalnya, jika Anda merasa dibanjiri email, cobalah memeriksa email hanya dua kali sehari, yaitu pukul 8 pagi dan 9 pagi dan pukul 4 sore dan 5 sore.
Menyelesaikan tugas pada waktu yang telah dijadwalkan akan membebaskan Anda untuk fokus pada pekerjaan yang sebenarnya selama enam jam di hari kerja.
Cobalah Teknik Pomodoro untuk menambah produktivitas. Dengan teknik ini, Anda mengatur timer untuk 25 menit kerja keras dengan jeda lima menit, lalu ulangi prosesnya hingga blok waktu selesai.
Hubungkan ClickUp dengan alat pelacakan waktu lainnya untuk alur kerja yang lebih efisien
Jika Anda khawatir tim Anda akan mengganggu Anda, blokir waktu ini di kalender Anda sehingga Anda tidak dapat menghadiri rapat. Integrasi ClickUp memudahkan untuk mengintegrasikan Outlook, Apple, atau Google Kalender dalam platform yang sama dengan tempat Anda mengelola tugas.
3. Rangkullah teknologi manajemen tugas
Kami telah mengatakannya sebelumnya, dan kami akan mengatakannya lagi: Anda tidak dapat mengelola tugas jika Anda tidak melacaknya. Daftar tugas digital membuat tim Anda tetap berada di halaman yang sama dan menawarkan tingkat akuntabilitas yang tidak bisa Anda dapatkan dengan catatan Post-It atau perencana kertas.
Carilah solusi manajemen tugas seperti ClickUp dengan aplikasi seluler sehingga Anda tetap dapat memantau tugas-tugas Anda saat bepergian. Integrasi API juga berguna untuk menyatukan semua pekerjaan dan alat bantu Anda ke dalam satu platform.
Membuat Otomatisasi Khusus yang dijalankan berdasarkan Pemicu dan Kondisi yang Anda pilih di ClickUp
Anda juga tidak perlu melakukan semuanya secara manual. Cari fitur otomatisasi tugas yang akan Anda temukan di sebagian besar aplikasi produktivitas yang solid. Otomatisasi ClickUp menawarkan 100+ aturan siap pakai untuk menghemat waktu dalam menetapkan tugas, mengubah status, dan banyak lagi-atau membuat aturan Anda sendiri.
4. Gunakan templat
Selesaikan berbagai hal dalam waktu singkat dengan templat manajemen tugas . Apakah Anda memerlukan kode warna laporan harian atau format siap pakai untuk RFP, templat sangat menghemat waktu.
Templat Manajemen Tugas ClickUp memiliki semua alat bantu bawaan untuk membuat Anda tetap teratur dan berada di jalur yang benar
Templat ini juga sempurna untuk mengatur dan memprioritaskan tugas. The Templat Manajemen Tugas ClickUp memvisualisasikan semua tugas, status, anggota tim, dan tingkat prioritas untuk memantau kemajuan proyek Anda.
5. Mendelegasikan
The Prinsip Pareto menyatakan bahwa 80% dari hasil Anda berasal dari 20% dari input Anda. Dengan kata lain, sebagian besar hasil Anda mungkin berasal dari satu proyek atau tugas.
Sulit untuk memfokuskan energi Anda pada upaya yang paling banyak menggerakkan jarum jika Anda tersebar terlalu banyak. Terapkan aturan 80/20 dengan mendelegasikan tugas-tugas yang bernilai lebih rendah kepada tim Anda. Misalnya, mungkin Anda menugaskan seorang karyawan untuk membuat catatan atau menemukan aplikasi daftar tugas untuk tim.
Selesaikan Lebih Banyak Pekerjaan Dengan Clickup
Tugas seharusnya tidak mengintimidasi. Jika tim Anda kewalahan atau berjuang melawan proses yang rewel, berinvestasilah dalam keterampilan manajemen tugas untuk menjalankan departemen yang lebih efisien yang mengerjakan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat. ✨
Keterampilan manajemen tugas adalah kuncinya, tetapi Anda juga membutuhkan sistem untuk mengelola tugas-tugas Anda. ClickUp menyederhanakan alur kerja Anda dengan menyatukan semua Tugas, Dokumen, Sasaran, Obrolan, Kalender, dan banyak lagi ke dalam satu platform.
Selesaikan tugas Anda dan tingkatkan produktivitas Anda dengan manajemen tugas yang efektif dan perangkat lunak manajemen tugas yang dapat disesuaikan. Buat Ruang Kerja ClickUp gratis Anda sekarang.