Anda sudah memiliki rencana proyek di kepala, tetapi saat mengaturnya, Anda menyadari bahwa hal itu tidak sesederhana yang Anda kira.
Daripada membuat langkah yang sama secara manual untuk setiap proyek, mengapa tidak menghemat waktu dan membuat templat di ClickUp? Ini adalah cara sederhana untuk membangun proses yang dapat Anda gunakan ulang, sesuaikan, dan sempurnakan.
Mari kita bahas cara membuat template di ClickUp untuk membuat manajemen proyek lebih efisien dan konsisten. ⚒️
⏰ Ringkasan 60 Detik
ClickUp menyediakan templat siap pakai dan kustom untuk pemasaran, SDM dan perekrutan, teknik dan produk, kreatif dan desain, serta keuangan dan akuntansi. Templat ini membantu menjaga alur kerja Anda tetap terstruktur, konsisten, dan fleksibel, sehingga tim Anda tetap selaras, produktif, dan siap menghadapi tugas apa pun.
- Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat templat ClickUp kustom:
- Buka Space, Folder, List, atau Task yang sudah memiliki pengaturan proyek ideal Anda
- Klik pada titik tiga (…)
- Pilih Templates
- Klik Simpan sebagai Template
- Masukkan nama untuk templat Anda, tambahkan deskripsi dan tag untuk mengkategorikannya, dan pilih opsi berbagi
- Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat templat kustom di ClickUp Docs:
- Buka Docs Hub
- Klik ikon titik tiga di pojok kanan atas dokumen baru atau dokumen yang sudah ada
- Klik Simpan sebagai Template Dokumen Baru dan beri nama
- Praktik terbaik untuk membuat templat ClickUp meliputi:
- Membuat perpustakaan proses
- Menstandarkan tampilan
- Mulai dari yang sederhana dan tingkatkan kompleksitasnya
- Menggunakan Bidang Kustom dengan Bijak
- Menerapkan tenggat waktu dan perkiraan waktu
Mengapa Template Penting di ClickUp
Dalam manajemen proyek, konsistensi sangat penting—dan di situlah templat ClickUp benar-benar unggul. Anda dapat mengatur proses yang terstruktur dan dapat diulang untuk menghemat waktu, meningkatkan keselarasan tim, dan memastikan tidak ada detail yang terlewat.
Mari kita jelajahi mengapa templat alur kerja ClickUp penting dalam toolkit manajemen proyek Anda. 🧰
- Kerangka kerja yang dapat disesuaikan: Bayangkan templat sebagai cetak biru yang fleksibel. Anda dapat menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan unik setiap proyek, baik itu hasil kerja untuk klien yang berbeda atau langkah-langkah onboarding yang spesifik
- Konsistensi antar tim: Template membantu memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Dengan mengikuti alur kerja yang sama, tim Anda mengurangi risiko kesalahan dan bekerja lebih terkoordinasi, terlepas dari siapa yang terlibat
- Peningkatan produktivitas: Ketika Anda tidak perlu membuang waktu untuk menyiapkan segala sesuatunya, Anda dapat fokus pada menyelesaikan tugas. Template memungkinkan Anda langsung memulai eksekusi, meningkatkan produktivitas secara keseluruhan
- Integrasi dengan alat lain: Ingin lebih efisien? Banyak templat yang kompatibel dengan aplikasi lain, seperti pelacak waktu, sehingga Anda dapat mengoptimalkan seluruh proses dari awal hingga akhir tanpa perlu berganti-ganti alat
- Pembelajaran dan penyesuaian: Mereka memberi Anda kebebasan untuk bereksperimen. Coba berbagai alur kerja, sesuaikan seiring berjalannya waktu, dan sempurnakan proses Anda secara bertahap tanpa harus berkomitmen sepenuhnya dari awal
🧠 Fakta Menarik: Kata 'template' berasal dari kata Prancis templet, yaitu alat ukur kecil atau pola yang digunakan oleh tukang bangunan dan pengrajin.
Jenis-jenis Template yang Dapat Anda Buat di ClickUp
ClickUp menyediakan berbagai templat yang sesuai dengan jenis proyek apa pun, memudahkan Anda untuk menstandarkan proses kerja. Di sini, kita akan membahas berbagai templat jadwal proyek yang dapat Anda buat di ClickUp untuk berbagai keperluan. 📝
1. Template pemasaran
Template ini sangat cocok untuk segala hal yang berkaitan dengan pemasaran, mulai dari menciptakan identitas merek hingga merancang kampanye dan melaporkan hasil. Anda akan menemukan segala hal mulai dari ringkasan kampanye hingga buku merek dan panduan gaya.
📌 Contoh: Kalender Konten Mingguan ClickUp sangat cocok untuk membuat konten menarik yang sesuai dengan audiens Anda. Ini memperkuat strategi pemasaran digital Anda dan mempermudah perencanaan untuk kampanye, promosi, dan acara di masa depan.
📖 Baca Juga: 10 Template Manajemen Proyek Microsoft Word Gratis
2. Template HR dan perekrutan
Jika Anda bekerja di bidang HR, templat-templat ini dapat membantu mengoptimalkan berbagai hal, mulai dari penilaian kinerja karyawan hingga penetapan tujuan. Contohnya termasuk proposal pekerjaan, agenda pertemuan 1-on-1, dan laporan pergantian shift.
📌 Contoh: Template Deskripsi Pekerjaan ClickUp memudahkan Anda membuat posting pekerjaan yang menonjol. Template ini membantu Anda menonjolkan tanggung jawab, kualifikasi, dan manfaat yang menarik perhatian dan menarik kandidat yang tepat.
3. Template Teknik dan Produk
Bagi pengembang perangkat lunak dan manajer produk, templat teknik mencakup segala hal mulai dari perencanaan sprint hingga pembuatan garis besar ruang lingkup aplikasi dan pengelolaan rilis.
📌 Contoh: Template Papan Tulis Profil Pengguna ClickUp membantu Anda membuat profil pelanggan yang detail, mengorganisir data riset, dan memvisualisasikan skenario untuk memahami kebutuhan, tujuan, dan perilaku audiens target.
4. Template kreatif dan desain
Desainer dapat menggunakan templat ini untuk membangun identitas merek, menulis konten, dan mengembangkan brief kreatif.
📌 Contoh: Template Papan Tulis Rencana Desain ClickUp membantu Anda merumuskan tujuan proyek, memvisualisasikan perjalanan desain, dan mengidentifikasi peluang optimasi. Template papan tulis ini memastikan pendekatan yang seimbang antara visi kreatif, keahlian teknis, dan tujuan bisnis untuk proyek desain yang sukses.
5. Template keuangan dan akuntansi
ClickUp juga menyediakan templat untuk memudahkan tugas-tugas keuangan dan akuntansi. Bahkan ada templat khusus untuk firma akuntansi dalam mengelola upaya pemasaran mereka.
📌Contoh: Stres karena musim pajak? Template Persiapan Pajak ClickUp membantu Anda mengelola semua data keuangan yang relevan di satu tempat yang aman, mengorganisir semua dokumen berdasarkan kategori, dan menjadwalkan pengingat untuk tenggat waktu dan tugas-tugas penting lainnya.
⚙️ Bonus: Dapatkan templat dokumen desain untuk mempermudah proses kreatif Anda dan mengorganisir proyek dengan mudah.
Cara Membuat Template di ClickUp
Mari kita bahas langkah-langkah untuk membuat templat ClickUp agar Anda dapat menghemat waktu dan meningkatkan konsistensi secara instan. 📄
Langkah #1: Buka item ruang kerja
Pertama, buka item ruang kerja yang ingin Anda ubah menjadi templat. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari Tugas, Daftar, Folder, hingga seluruh Ruang.
Pada dasarnya, buka apa pun yang ingin Anda gunakan kembali sebagai template.
Langkah #2: Klik pada ikon titik tiga
Setelah item Anda terbuka, cari ikon titik tiga (tiga titik) di pojok kanan atas. Klik ikon tersebut untuk membuka menu pengaturan.
🧠 Fakta Menarik: Setiap balok LEGO diproduksi menggunakan cetakan dengan toleransi presisi hanya 0,005 mm, memastikan kompatibilitas antar generasi set.
Langkah #3: Pilih templat
Di menu dropdown, Anda akan melihat opsi Templates. Pilih opsi tersebut; hal itu akan membawa Anda ke semua opsi template untuk item tersebut.
Langkah #4: Pilih Simpan sebagai Template
Sekarang, klik Simpan sebagai Template. Di sini Anda akan mengubah item saat ini menjadi template manajemen proyek yang dapat digunakan kembali untuk proyek-proyek di masa depan. Anda juga dapat menjelajahi berbagai template yang tersedia.
Langkah #5: Masukkan nama untuk templat Anda
Sebuah jendela pop-up akan muncul, meminta Anda untuk memberi nama template baru Anda. Pastikan untuk memberi nama yang mudah dikenali dan menggambarkan tujuannya agar Anda dapat menemukannya nanti tanpa kesulitan. Klik Simpan Template.
Berikut adalah beberapa penyesuaian yang dapat Anda tambahkan:
- Tambahkan deskripsi untuk memberikan konteks tentang tujuan template tersebut. Hal ini berguna bagi anggota tim yang mungkin akan menggunakannya di masa depan
- Tambahkan tag untuk mengkategorikan templat Anda agar dapat menemukannya nanti di Template Center
- Pilih opsi berbagi untuk menentukan siapa yang dapat mengakses templat
Dan itu saja! Anda telah membuat templat Anda sendiri.
🧠 Fakta Menarik: Ketika internet masih baru, setiap situs web dibuat dari nol. Namun, pada tahun 1994, World Wide Web Consortium (W3C) memperkenalkan pedoman HTML dan CSS sebagai templat desain web pertama, sehingga memudahkan pembuatan dan standarisasi situs web.
Cara membuat templat dengan ClickUp Docs
Anda juga dapat membuat templat menggunakan ClickUp Docs. Alat kolaborasi ini membantu tim untuk membuat, mengedit, dan berkolaborasi pada dokumen langsung di dalam ClickUp. Fitur ini memfasilitasi kolaborasi real-time, di mana anggota tim dapat mengedit dokumen secara bersamaan, menambahkan komentar, dan mengubah teks menjadi tugas yang dapat dieksekusi, memastikan komunikasi yang lancar dan pengelolaan alur kerja yang efisien.
Mari kita bahas langkah-langkah untuk membuat templat dokumen yang efektif di ClickUp Docs. ⚓
Langkah #1: Buka Docs Hub
Anda dapat menemukan Docs Hub yang disematkan di sidebar, atau Anda dapat pergi ke More dan pilih Docs. Anda dapat memulai dokumen baru atau membuka dokumen yang sudah ada yang ingin Anda gunakan sebagai templat.
⚙️ Bonus: Jelajahi daftar template ClickUp terbaik ini untuk menemukan yang paling sesuai dengan alur kerja Anda dan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah.
Langkah #2: Klik ikon titik tiga
Klik menu titik tiga (…) di pojok kanan atas dokumen. Pilih Simpan sebagai Template dari menu dropdown untuk menyimpan dokumen saat ini sebagai template yang dapat digunakan ulang.
Langkah #3: Beri nama template Anda
Beri nama template Anda di jendela Simpan sebagai Dokumen Baru Template.
Konfigurasikan opsi berbagi untuk menentukan siapa di Workspace Anda yang dapat mengakses templat. Anda dapat membiarkannya terbuka untuk semua orang atau membatasi akses hanya untuk pengguna tertentu.
Klik Simpan Template, dan template kustom Anda akan disimpan di Template Center.
⚙️ Bonus: Coba template ruang lingkup pekerjaan gratis untuk mendefinisikan tujuan proyek, hasil kerja, dan jadwal dengan jelas.
Langkah #4: Terapkan templat ke dokumen (opsional)
Jika Anda tidak ingin membuat templat dari dokumen saat ini, Anda dapat menerapkan templat yang sudah ada ke dokumen baru. Pilih Terapkan Templat saat Anda mengklik tombol titik tiga. Ini akan membuka Pusat Templat. Telusuri dan pilih salah satunya.
Buka templat yang Anda butuhkan dan klik Gunakan Templat. Ini akan menambahkan templat ke dokumen Anda dalam templat yang dipilih. Dalam contoh ini, kami akan menggunakan templat ClickUp AI Prompt & Guide for Blog Posts.
Kami menggunakan ClickUp sebagai daftar tugas yang canggih, pada dasarnya. Ini sangat berguna untuk proses multi-langkah yang kami lakukan berulang kali dan melibatkan banyak orang yang berbeda. Kami membuat templat untuk proses tersebut, yang membantu memastikan kami tidak melewatkan apa pun dan secara otomatis mengkomunikasikan informasi antara orang-orang saat mereka dapat melakukan tugas mereka.
Kami menggunakan ClickUp sebagai daftar tugas yang canggih, pada dasarnya. Ini sangat berguna untuk proses multi-langkah yang kami lakukan berulang kali dan melibatkan banyak orang yang berbeda. Kami membuat templat untuk proses tersebut, yang membantu memastikan kami tidak melewatkan apa pun dan secara otomatis mengkomunikasikan informasi antara orang-orang saat mereka dapat melakukan tugas mereka.
Menggunakan Template untuk Kolaborasi Tim
ClickUp, aplikasi serba guna untuk kerja, menyediakan templat untuk menyelesaikan tugas bersama tim Anda.
Begini cara mereka menyederhanakan kolaborasi dan memastikan tim Anda bekerja sama dengan lancar.
- Kolaborasi real-time: Template dokumen dan peta pikiran memungkinkan tim bekerja sama dengan lancar, melakukan edit, memberikan umpan balik, dan menyempurnakan ide tanpa saling mengganggu
- Visualisasi: Dari daftar dan papan hingga diagram Gantt, templat ClickUp memungkinkan Anda memilih tampilan yang sempurna untuk alur kerja Anda. Semua orang mendapatkan gambaran jelas tentang kemajuan proyek, menjaga transparansi dan memastikan semuanya tetap pada jalurnya
- Keselarasan tim: Dengan templat seperti ClickUp Team Management Plan Template, semua orang tahu peran, tenggat waktu, dan tanggung jawab mereka sejak hari pertama. Tidak lagi ada rantai email yang tak berujung atau catatan yang tersebar—hanya satu ruang bersama di mana semuanya terpusat
🔍 Tahukah Anda? Seniman graffiti seperti Banksy menggunakan stensil untuk menyemprotkan desain rumit dalam hitungan detik, tetapi mereka mengikuti tradisi yang berasal dari lukisan gua prasejarah. Manusia purba meniup pigmen melalui tangan mereka di dinding batu, menciptakan salah satu bentuk stensil tertua.
📖 Baca Juga: 10 Template IT untuk Manajer Teknologi & Tim IT
ClickUp Brain
Dengan ClickUp Brain yang terintegrasi, Anda dapat memperlancar alur kerja Anda lebih lanjut. AI dapat memecah tugas secara instan, merangkum diskusi yang terlewat, dan memberikan jawaban cepat untuk menjaga alur kerja Anda tetap lancar.
Rekam proses lebih cepat dengan ClickUp Brain Max
ClickUp Brain Max membawa fitur pengenalan suara ke teks langsung ke desktop, sehingga Anda dapat mendokumentasikan proses dan menyimpannya sebagai templat tanpa perlu mengetik semuanya. Alih-alih menghabiskan waktu untuk mencatat setiap langkah, cukup bicara, dan Brain Max akan secara instan mengubah suara Anda menjadi alur kerja yang dapat digunakan kembali, siap disimpan sebagai templat untuk proyek-proyek di masa depan.
Otomatiskan alur kerja templat dengan ClickUp AI Agents
ClickUp AI Agents dapat berjalan di latar belakang untuk memastikan templat Anda berfungsi dengan lancar. Mulai dari mengelola subtugas saat templat diterapkan, mengirim pengingat, hingga menampilkan item yang terlambat, AI Agents memastikan alur kerja standar Anda tetap konsisten—tanpa perlu tindak lanjut manual.
Komentar Penugasan ClickUp
Fitur ClickUp Assign Comments mengubah mention kasual menjadi tugas yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.
Sebuah tugas tidak perlu tersesat dalam obrolan panjang atau terpendam dalam email—Anda dapat menugaskan komentar langsung kepada rekan tim. Orang tersebut akan menerima pemberitahuan; komentar tersebut kini menjadi tugas dengan batas waktu.
Lebih baik lagi? Setelah menyelesaikan tugas, mereka dapat menandai komentar sebagai terselesaikan, sehingga alur kerja tetap rapi dan terorganisir.
📮 ClickUp Insight: Volume pesan harian dapat bervariasi secara drastis antar tim, dengan 20% anggota tim mengirim hingga 50 pesan per hari untuk menemukan informasi penting.
ClickUp mengintegrasikan semua saluran komunikasi dalam satu platform, sehingga tim Anda dapat tetap mengontrol tugas-tugas tanpa kebingungan.
Praktik Terbaik dalam Menggunakan Template ClickUp
Meskipun templat dapat menghemat waktu dan menjaga konsistensi, penggunaannya secara efektif memerlukan strategi tertentu.
Mari kita bahas beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda memaksimalkan penggunaan template ClickUp Anda. 💁
- Buat perpustakaan proses: Buat ‘Process Library‘ di ClickUp untuk menyimpan semua file templat Anda di satu tempat. Hal ini memudahkan pengelolaan dan penerapan templat dengan cepat saat dibutuhkan
- Standarkan tampilan: Gunakan tampilan template untuk memastikan tampilan ruang kerja Anda konsisten. Standarisasi membantu tim Anda menghindari kebingungan dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama terkait filter, pengaturan, dan kolom yang terlihat
- Mulailah dengan sederhana dan tingkatkan kompleksitas: Mulailah dengan templat dasar yang mencakup alur kerja utama. Setelah Anda merasa nyaman, tambahkan secara bertahap detail seperti daftar periksa dan deskripsi tugas untuk memaksimalkan penggunaan ClickUp tanpa membebani tim Anda
- Gunakan Bidang Kustom dengan bijak: Tambahkan Bidang Kustom ClickUp ke templat Anda untuk memperbaiki pengelompokan dan penyaringan tugas. Bidang seperti ‘Jenis Tugas‘ dan ‘Kategori Pekerjaan’ dapat membantu mempermudah pengelolaan dan pelaporan tugas di masa depan
- Tetapkan tenggat waktu dan perkiraan waktu: Fokus pada waktu relatif (bukan tanggal spesifik) untuk tugas dalam templat Anda, memberikan fleksibilitas lebih untuk proyek yang berbeda. Bagi tugas menjadi perkiraan waktu yang lebih kecil (idealnya tidak lebih dari empat jam) untuk gambaran yang lebih jelas tentang beban kerja
🔍 Tahukah Anda? Perangkat lunak spreadsheet pertama, VisiCalc (1979), dirancang sebagai templat buku besar digital untuk akuntan, mengubah cara perencanaan keuangan.
📖 Baca Juga: Praktik Terbaik ClickUp: Tips & Trik untuk Memulai
ClickUp—Template Siap Pakai untuk Kesuksesan
Membuat template ClickUp adalah langkah kecil yang membuat perbedaan besar. Tidak perlu lagi memulai dari nol setiap kali memulai proyek—cukup terapkan template, sesuaikan detailnya, dan mulailah bekerja.
Bagian terbaiknya? ClickUp tidak hanya berhenti pada templat. Dengan fitur manajemen tugas, otomatisasi, dan kolaborasi yang kuat, Anda dapat mengelola alur kerja seluruh tim Anda di satu tempat.
Daftar gratis di ClickUp hari ini! ✅