Proses orientasi karyawan tidak sesederhana kelihatannya. Bagi karyawan, proses ini berarti mencari dan mengisi dokumen yang tak ada habisnya, mengikuti sesi orientasi, serta memahami dinamika kantor (termasuk di mana letak mesin kopi yang sangat dibutuhkan).
Namun, bagi para profesional HR dan pemilik bisnis, hal ini berarti harus berurusan dengan tumpukan dokumen orientasi karyawan.
Anehnya, 58% perusahaan mengakui bahwa mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk proses dan dokumen administratif selama proses orientasi daripada pada pengalaman karyawan itu sendiri.
Proses orientasi sering kali terhambat akibat penyebaran informasi yang tidak terkendali, di mana data karyawan tersebar di berbagai email, spreadsheet, dan alat yang tidak terintegrasi. Kurangnya sistem terpusat ini menyebabkan data hilang, duplikasi, dan tindak lanjut yang tidak perlu.
Namun, ada hal yang dapat membuat proses ini berjalan lebih lancar dan cepat: templat formulir informasi karyawan yang menyediakan kerangka kerja untuk pengumpulan data. Templat-templat ini menyederhanakan pengumpulan data, mengatur catatan karyawan, dan memastikan semua informasi penting sudah siap.
Dalam artikel ini, kami akan membagikan 16 templat formulir informasi karyawan gratis untuk membantu Anda mempercepat proses orientasi karyawan. Mari kita mulai!
Apa Itu Template Formulir Informasi Karyawan?
Kemungkinan data karyawan baru tersebar di berbagai email dan spreadsheet cukup tinggi.
Itulah mengapa tim SDM yang berpengalaman mengandalkan Template Formulir Informasi Karyawan, sebuah dokumen yang telah dirancang sebelumnya untuk menyederhanakan pengumpulan dan pengorganisasian informasi karyawan. Formulir ini mencakup semua hal penting: detail pribadi, informasi kontak, kontak darurat, data terkait pekerjaan, dan, jika diperlukan, latar belakang pendidikan.
Hal ini juga pada dasarnya menghilangkan kebutuhan untuk mengejar-ngejar karyawan baru demi melengkapi informasi yang kurang—cukup dengan catatan karyawan yang rapi dan terstandarisasi sejak awal.
⭐ Template Unggulan
Jika Anda mencari cara sederhana untuk mengumpulkan informasi karyawan dan memandu karyawan baru selama hari-hari pertama mereka, Template Orientasi Karyawan ClickUp adalah pilihan yang tepat untuk memulai. Template ini menggabungkan pengumpulan data karyawan, tugas orientasi, dan pelacakan kemajuan dalam satu ruang kerja yang terorganisir. Hal ini membantu tim HR mengurangi tindak lanjut manual dan memastikan setiap karyawan baru memulai pekerjaannya dengan jelas.
Komponen Utama Formulir Informasi Karyawan
Departemen SDM secara hukum bertanggung jawab atas pengelolaan dan perlindungan data karyawan; kegagalan dalam melakukannya dapat mengakibatkan sanksi yang berat.
Bagian yang sulit? Mengelola sejumlah besar informasi karyawan secara manual bukanlah tugas yang mudah dan sering menimbulkan banyak tantangan selama proses onboarding.
Beralih ke formulir informasi karyawan akan menyederhanakan proses ini. Formulir ini membantu mencatat semua detail penting mengenai karyawan baru, memastikan proses orientasi berjalan lancar, serta menjaga agar catatan karyawan tetap terorganisir dan mudah dikelola.
Berikut ini adalah uraian singkat mengenai bagian-bagian utamanya:
| Bagian | Rincian yang dikumpulkan |
| Rincian pribadi | Nama lengkap, alamat, nomor telepon, alamat email, tanggal lahir, dan kewarganegaraan |
| Rincian pekerjaan | Jabatan, departemen, tanggal mulai kerja, nama atasan, dan nomor identitas karyawan |
| Rincian kontak darurat | Nama kontak darurat, nomor telepon, hubungan, dan kontak alternatif |
| Informasi pajak dan pembayaran | Rincian rekening bank, formulir pajak, struktur gaji, dan pendaftaran tunjangan |
| Kolom tambahan | Riwayat pendidikan, sertifikasi, serta dokumen seperti paspor atau izin kerja |
Jika ada yang terlewatkan, hal ini dapat menimbulkan masalah kepatuhan atau kekacauan dalam penggajian. Itulah mengapa templat formulir informasi karyawan baru memastikan semuanya terorganisir dengan rapi, selalu terkini, dan dapat diakses saat dibutuhkan.
16 Template Formulir Informasi Karyawan
Tentu saja, Anda bisa membuat formulir informasi karyawan dari awal, tetapi mengapa harus repot-repot jika sebenarnya tidak perlu?
Berikut adalah 16 templat yang sempurna untuk mempermudah pekerjaan HR Anda.
1. Template Formulir ClickUp
Bayangkan hari pertama karyawan baru semakin dekat, dan Anda kewalahan mengejar detail-detail dasar seperti tanggal mulai kerja, kontak darurat, dan informasi perbankan.
Template Formulir ClickUp menghilangkan stres tersebut dengan membantu Anda membuat formulir yang rapi dan terorganisir dalam hitungan menit. Dengan fitur Bidang Kustom ClickUp untuk segala hal mulai dari detail pribadi hingga spesifikasi pekerjaan, formulir ini mengumpulkan semua informasi penting karyawan secara akurat dan aman.
Lebih baik lagi, tanggapan akan secara otomatis disortir dan siap untuk ditindaklanjuti—sehingga Anda dapat menghemat waktu yang biasanya dihabiskan untuk menindaklanjuti secara manual dan fokus pada pengalaman orientasi yang lancar bagi karyawan baru Anda.
✨ Cocok untuk: Tim SDM yang mengelola proses orientasi karyawan dan siapa pun yang ingin menyederhanakan pengumpulan serta pengorganisasian informasi penting karyawan.
2. Template Formulir Evaluasi Karyawan ClickUp
Mari kita akui saja—penilaian karyawan bisa terasa seperti tugas yang menakutkan, baik bagi tim SDM maupun manajer.
Proses ini terkadang bisa terasa membebani, karena karyawan harus menangani banyak dokumen, berusaha mengingat tonggak pencapaian kinerja utama, dan memastikan keadilan.
Di sinilah Template Formulir Evaluasi Karyawan ClickUp yang gratis berperan. Template ini menyederhanakan proses evaluasi kinerja dengan format yang terstruktur dan ramah pengguna, yang mencakup semua yang Anda butuhkan—dengan cepat dan akurat.
Template ini memudahkan Anda mengumpulkan umpan balik yang berharga, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan memantau kemajuan individu dari waktu ke waktu. Kolom Kustom memungkinkan Anda menyertakan detail seperti jabatan, prestasi, dan area yang perlu ditingkatkan, sehingga memastikan evaluasi yang konsisten, adil, dan terfokus.
✨ Cocok untuk: Tim SDM dan manajer yang ingin mempermudah evaluasi karyawan, meningkatkan pemantauan kinerja, serta menciptakan proses penilaian yang adil dan konsisten yang benar-benar bermanfaat bagi tim.
3. Template Umpan Balik Karyawan ClickUp
Pernahkah Anda bertanya-tanya apa pendapat tim Anda tentang manajemen, lingkungan kerja, atau bahkan “fasilitas tambahan” yang selalu dibicarakan orang? Umpan balik jujur dari karyawan dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan suatu tempat kerja, namun mengumpulkannya bisa menjadi tantangan, terutama jika umpan balik tersebut tersebar dan sulit untuk ditindaklanjuti.
Sebagai gantinya, gunakan Template Umpan Balik Karyawan ClickUp. Template ini menyederhanakan proses pengumpulan dan pengelolaan wawasan yang bermakna dari tim Anda.
Dengan Bidang Kustom seperti Budaya Perusahaan, Kejelasan Peran, dan Peluang Pengembangan, Anda dapat mengatasi tantangan sehari-hari dan meningkatkan kepuasan tim Anda. Itu belum semuanya
🍪 Bonus: Visualisasi yang canggih juga memungkinkan Anda melacak sentimen karyawan dari waktu ke waktu, sehingga membantu Anda mengidentifikasi pola dan bertindak cepat sebelum masalah kecil berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Dengan memusatkan umpan balik di satu tempat, templat ini mendorong percakapan yang terbuka dan terstruktur yang membangun kepercayaan antara karyawan dan pimpinan.
✨ Sangat cocok untuk: Tim SDM dan manajer yang ingin meningkatkan transparansi, memantau suasana hati tim, serta membangun budaya kerja yang dinamis dan penuh kepercayaan.
4. Template Formulir Ketenagakerjaan Internal ClickUp
Mengisi lowongan posisi secara internal merupakan solusi yang menguntungkan semua pihak—hal ini menghemat waktu dan sumber daya serta menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda menghargai perkembangan mereka. Satu-satunya tantangan adalah mengumpulkan semua informasi karyawan, memverifikasi peran, dan mengelola lamaran secara manual, yang bisa terasa seperti mengurus tumpukan dokumen yang tak ada habisnya.
Di sinilah Template Formulir Ketenagakerjaan Internal ClickUp hadir untuk membantu Anda.
Template ini menyederhanakan proses perekrutan internal dengan membantu Anda mengumpulkan data penting, seperti catatan karyawan, jabatan saat ini, dan keterampilan yang relevan, secara cepat dan akurat.
Dengan semuanya didigitalisasi dan terpusat, Anda dapat menghindari kesalahan, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perekrutan, dan memberikan pengalaman yang lancar dan bebas stres kepada karyawan.
✨ Cocok untuk: Tim SDM yang ingin memperlancar perekrutan internal, melacak lamaran dengan lancar, serta menjaga catatan karyawan yang akurat dan sesuai peraturan.
5. Template Survei Keterlibatan Karyawan ClickUp
Menurut laporan Gallup terbaru, 51% karyawan merasa tidak terlibat. Artinya, lebih dari separuh tenaga kerja Anda merasa terputus, tidak termotivasi, atau sekadar menjalani tugas harian mereka dengan enggan.
Dengan alat yang tepat seperti Template Survei Keterlibatan Karyawan ClickUp, Anda dapat memperoleh wawasan nyata mengenai kepuasan karyawan dan budaya perusahaan.
Template ini membantu Anda membuat survei yang ditargetkan dengan pertanyaan khusus yang menggambarkan bagaimana perasaan tim Anda. Baik Anda mengevaluasi kepuasan kerja, kondisi tempat kerja, atau semangat tim, template ini menangkap semua aspek non-teknis yang sering diabaikan di tempat kerja.
Bagian terbaiknya? Semua tanggapan terpusat dan siap dianalisis, sehingga Anda dapat mengidentifikasi tren dan menemukan area yang perlu ditingkatkan.
✨ Cocok untuk: Profesional SDM dan manajer tim yang ingin mengukur tingkat keterlibatan, memantau perkembangan dari waktu ke waktu, serta membangun tenaga kerja yang lebih bahagia dan produktif.
Pelacakan dan pengorganisasian proyek perusahaan menjadi sangat mudah dan efektif dengan perangkat lunak ClickUp. Perangkat lunak ini sangat efektif dalam mengatasi masalah manajemen tugas serta melacak kemajuan tugas dan proyek yang sedang berjalan di organisasi.
Pelacakan dan pengorganisasian proyek perusahaan menjadi sangat mudah dan efektif dengan perangkat lunak ClickUp. Perangkat lunak ini sangat efektif dalam mengatasi masalah manajemen tugas serta melacak kemajuan tugas dan proyek yang sedang berjalan di organisasi.
6. Template Formulir Pendaftaran Lokakarya ClickUp
Merencanakan lokakarya bisa jadi hal yang menyenangkan—sampai Anda kewalahan dengan banyaknya pendaftaran dan tidak memiliki cara yang terorganisir untuk mengelolanya.
Template Formulir Pendaftaran Lokakarya ClickUp menyederhanakan proses tersebut dengan membantu Anda mengumpulkan dan mengelola informasi ‘peserta’ secara cepat dan efisien.
Alih-alih harus mencari-cari email yang tersebar atau formulir yang tidak seragam, templat ini menyatukan informasi penting, seperti nama, detail kontak, dan jadwal pelatihan, di satu tempat yang mudah diakses.
Begini cara kerjanya: Bidang Kustom memungkinkan Anda menyesuaikan formulir sesuai kebutuhan, sehingga Anda hanya mengumpulkan detail yang relevan dari peserta. Status seperti “Sedang Ditinjau” atau “Disetujui” memudahkan Anda melacak kemajuan.
✨ Cocok untuk: Tim SDM, perencana acara, atau manajer yang ingin mempermudah pendaftaran peserta dan penyelenggaraan lokakarya dengan usaha minimal.
📮 Wawasan ClickUp: 74% karyawan menggunakan dua atau lebih alat hanya untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan—sambil berpindah-pindah antara email, obrolan, catatan, alat manajemen proyek, dan dokumentasi. Pergantian konteks yang terus-menerus ini membuang-buang waktu dan memperlambat produktivitas. Sebagai aplikasi serba guna untuk pekerjaan, ClickUp menyatukan semua pekerjaan Anda—email, obrolan, dokumen, tugas, dan catatan—ke dalam satu ruang kerja yang dapat dicari, sehingga semuanya ada tepat di tempat yang Anda butuhkan.
7. Template Manajemen Wawancara dan Laporan ClickUp
Menurut data terbaru, lowongan pekerjaan di perusahaan pada umumnya menerima rata-rata 250 lamaran — dan jujur saja, mengelola jumlah kandidat sebanyak itu tanpa sistem yang tepat hanya akan menimbulkan kekacauan.
Template Manajemen Wawancara dan Laporan ClickUp menghilangkan keraguan dalam proses tersebut.
Templat ini menyediakan satu ruang yang terorganisir untuk melacak informasi pelamar, menjadwalkan wawancara, dan mengumpulkan umpan balik dari beberapa pewawancara.
Dengan semua data terpusat, anggota tim dapat dengan mudah mengakses evaluasi kandidat, membandingkan catatan, dan memberikan umpan balik terstruktur secara real-time.
✨ Cocok untuk: Tim SDM dan perekrut yang membutuhkan sistem yang efisien untuk mengatur wawancara, melacak umpan balik, dan mengambil keputusan perekrutan dengan percaya diri tanpa melewatkan detail apa pun.
8. Template Formulir Lamaran Kerja ClickUp
Menyortir lamaran kerja memakan waktu dan dapat dengan cepat menjadi berantakan jika Anda tidak terorganisir. Langkah terbaik di sini adalah menggunakan Template Formulir Lamaran Kerja ClickUp.
Templat ini menyederhanakan proses perekrutan dengan memungkinkan Anda mengumpulkan informasi penting dari setiap pelamar secara cepat dan konsisten, seperti detail pribadi, latar belakang pendidikan, dan riwayat pekerjaan sebelumnya.
Dengan semua aplikasi yang disimpan di satu lokasi terpusat, Anda tidak perlu lagi repot dengan tumpukan dokumen kertas dan email yang tersebar di mana-mana. Templat ini memudahkan pelacakan dan peninjauan kandidat, sehingga Anda dapat tetap fokus mengidentifikasi talenta terbaik alih-alih terjebak dalam pekerjaan administratif.
Selain itu, hal ini memberikan pengalaman yang ramah pengguna bagi para pelamar, yang menunjukkan bahwa perusahaan Anda mengutamakan efisiensi dan profesionalisme sejak awal.
✨ Cocok untuk: Tim SDM dan manajer perekrutan yang ingin mempermudah proses lamaran kerja, mengatur data kandidat, dan dengan mudah menarik talenta terbaik.
9. Template Orientasi Karyawan ClickUp
Jika Anda merasa terlalu banyak hal yang harus ditangani saat melakukan onboarding karyawan baru, Template Onboarding Karyawan ClickUp adalah solusi terbaik bagi Anda.
Dengan templat ini, Anda dapat membuat dan mengatur daftar periksa orientasi yang terperinci, mencakup segala hal mulai dari perkenalan hingga pelatihan khusus sesuai peran, untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Jadwalkan pertemuan pada hari pertama kerja, berikan tugas-tugas penting, dan bimbing karyawan baru agar mengenal tim mereka serta budaya perusahaan.
Selain itu, semua hal terkoordinasi di satu tempat, sehingga memudahkan pelacakan kemajuan dan memastikan setiap karyawan baru memiliki alat serta informasi penting yang mereka butuhkan untuk langsung berkontribusi.
✨ Cocok untuk: Tim SDM dan manajer yang ingin mempermudah proses orientasi, menjaga keteraturan informasi karyawan, serta membantu karyawan baru merasa terinformasi dan terhubung.
10. Template Direktori Karyawan ClickUp
Kami tahu betapa sulitnya—ini hari ulang tahun rekan kerja Anda, dan Anda ingin mengirimkan kue, tetapi mencari detail kontak mereka ternyata menjadi tantangan yang tidak pernah Anda duga sebelumnya.
Template Direktori Karyawan ClickUp menghilangkan kerumitan tersebut dengan menyediakan satu pusat informasi yang terorganisir untuk semua data karyawan. Baik Anda sedang mencari alamat email seseorang, jabatan, atau ingin mengetahui siapa saja yang berada di departemen mana, template ini siap membantu Anda.
Cara kerjanya: Fitur pencarian yang mudah digunakan memungkinkan Anda mengakses catatan terbaru dengan cepat, memeriksa siapa saja yang ada di kantor, dan melihat struktur tim.
Selain itu, templat ini sangat cocok untuk karyawan baru yang ingin mengenal tim atau siapa pun yang membutuhkan pencarian kontak cepat tanpa perlu mengirim pesan seperti “Siapa yang menangani ini?”.
✨ Cocok untuk: Tim SDM, manajer, dan karyawan yang ingin mengonsolidasikan catatan karyawan, meningkatkan komunikasi, dan menjaga semua pihak tetap terhubung dengan mudah.
11. Template Formulir Informasi Karyawan HR oleh Collage
via Collage
Menyimpan catatan karyawan yang akurat dan terkini merupakan kewajiban hukum bagi setiap pemberi kerja. Template Formulir Informasi Karyawan HR oleh Collage memudahkan pengelolaan semua jenis data, mulai dari informasi pribadi hingga rincian gaji dan tanggal mulai bekerja.
Formulir gratis ini memastikan Anda mengumpulkan semua informasi, mulai dari nama karyawan dan alamat tempat tinggal hingga besaran gaji, tunjangan, dan bahkan rincian cuti.
Selain itu, mengingat adanya peraturan yang mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan catatan karyawan tertentu selama jangka waktu tertentu—bahkan setelah karyawan tersebut berhenti bekerja—mengatur semuanya dengan rapi sejak awal dapat mencegah potensi tanggung jawab hukum di kemudian hari.
✨ Cocok untuk: Pengusaha dan profesional SDM yang mencari cara yang jelas dan sesuai peraturan untuk mengumpulkan serta mengelola informasi karyawan, sekaligus memastikan kepatuhan terhadap peraturan pencatatan data dengan mudah.
12. Template Formulir Informasi Karyawan CollageWord oleh AIHR
via AIHR
Tahukah Anda bahwa kegagalan dalam mengumpulkan informasi karyawan secara akurat dan tepat waktu dapat mengakibatkan kesalahan penggajian yang merugikan lebih dari $600 per insiden?
Untuk menghindari kerugian finansial ini, Templat Formulir Informasi Karyawan CollageWord oleh AIHR menawarkan cara yang lebih baik untuk mengelola informasi karyawan baru sejak hari pertama.
Formulir ini merupakan gambaran lengkap mengenai detail pribadi dan pekerjaan seorang karyawan, mulai dari tanggal mulai bekerja hingga kontak darurat dan besaran gaji.
Alat ini memudahkan tugas administratif serta menjaga agar catatan karyawan Anda tetap teratur, aman, dan selalu terkini. Alat ini menyediakan templat gratis yang dapat disesuaikan dalam format PDF dan Word.
✨ Cocok untuk: Tim SDM dan pemberi kerja yang menginginkan solusi yang efisien dan sesuai peraturan untuk mengumpulkan dan mengelola informasi karyawan selama proses orientasi.
13. Template Formulir Detail Karyawan dalam Format PDF oleh Charlie
via Charlie
Proses orientasi karyawan baru memang menyenangkan, tetapi tidak akan lengkap tanpa Template Formulir Detail Karyawan PDF dari Charlie, yang membantu Anda mengumpulkan semua informasi karyawan.
Template ini dirancang untuk pemeriksaan pra-kerja sebelum minggu pertama. Anda dapat mengumpulkan detail penting seperti informasi hak kerja (nomor paspor dan nomor asuransi nasional) sebelum tanggal mulai kerja karyawan, sehingga memastikan kepatuhan hukum sejak hari pertama.
Kemudian, selama minggu pertama, selesaikan hal-hal yang masih tertunda dengan mengumpulkan detail kontak darurat, alamat email pribadi, dan bahkan preferensi makanan.
Meskipun ada alat pencatatan karyawan yang lebih canggih, templat PDF ini merupakan solusi yang hemat biaya dan sederhana bagi perusahaan yang belum siap berinvestasi dalam perangkat lunak.
✨ Cocok untuk: Usaha kecil atau tim SDM yang mencari cara yang terjangkau dan praktis untuk mengumpulkan dan mengelola informasi penting karyawan selama proses orientasi.
14. Template Formulir Rekomendasi Karyawan oleh 123 Form Builder
melalui 123 Form Builder
Merekrut talenta terbaik memang tidak mudah, tetapi perekrut terbaik Anda kemungkinan besar sudah ada di kantor Anda: karyawan Anda sendiri. Templat Formulir Rekomendasi Karyawan dari 123 Form Builder memudahkan tim untuk merekomendasikan kandidat yang luar biasa.
Begini cara kerjanya: Formulir yang dapat disesuaikan ini mengumpulkan semua informasi penting karyawan dan detail kandidat, seperti posisi pekerjaan yang dilamar, serta berkas pendukung seperti resume.
Tidak perlu coding—cukup seret, lepas, dan rancang formulir sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Anda dapat mempublikasikannya melalui tautan aman, menyematkannya di situs web Anda, atau membagikannya di berbagai platform seperti Facebook atau WordPress.
Setelah dikirimkan, semua data yang dikumpulkan akan disimpan dalam basis data online yang aman untuk memudahkan peninjauan. Akses data melalui dasbor terpusat, ekspor ke CSV atau Excel, atau integrasikan formulir dengan alat seperti Google Drive untuk mempermudah tindak lanjut.
✨ Cocok untuk: Tim yang ingin mendigitalkan dan mempercepat proses rujukan karyawan serta membangun jalur talenta yang lebih kuat.
15. Template Formulir Informasi Kesehatan Karyawan oleh 123 Form Builder
melalui 123 Form Builder
Mengenai kesehatan karyawan, sebagian besar organisasi berfokus pada aspek-aspek yang menimbulkan biaya langsung atau kewajiban hukum, seperti kecelakaan kerja, klaim cacat, atau penggunaan program bantuan karyawan. Namun, metrik-metrik ini hanya menyentuh permukaan dari kesejahteraan fisik dan mental karyawan secara keseluruhan.
Merancang strategi kesehatan yang efektif—atau mengukur dampaknya—hampir mustahil tanpa pengumpulan data yang sistematis.
Template Formulir Informasi Kesehatan Karyawan dari 123 Form Builder membantu organisasi mengatasi tantangan ini.
Templat ini memudahkan pengumpulan data penting terkait kesehatan—mulai dari riwayat medis dan kondisi kronis hingga catatan vaksinasi dan kontak darurat—secara aman dan nyaman.
✨ Cocok untuk: Organisasi yang berkomitmen untuk membangun budaya kesehatan, meningkatkan kesejahteraan tenaga kerja, dan mengatasi kenaikan biaya perawatan kesehatan dengan solusi yang sistematis dan berbasis data.
Baca Juga: Template Jadwal Orientasi Karyawan Terbaik
16. Template Formulir Persetujuan Medis Karyawan oleh 123 Form Builder
melalui 123 Form Builder
Mengingat kekurangan tenaga kerja yang terus berlanjut dan meningkatnya biaya perawatan kesehatan, memprioritaskan kesehatan karyawan bukan lagi sekadar pilihan.
Template Formulir Persetujuan Medis Karyawan dari 123 Form Builder menyederhanakan proses ini, sehingga menjadi cepat, aman, dan nyaman bagi pemberi kerja dan karyawan baru untuk melacak dokumen-dokumen yang diperlukan.
Template siap pakai ini memungkinkan Anda mengirimkan formulir persetujuan medis melalui email kepada karyawan baru. Karyawan dapat mengisi formulir tersebut dari rumah atau saat dalam perjalanan.
Respons mereka disimpan dengan aman dan mudah diakses oleh tim SDM, memastikan informasi karyawan terorganisir dan sesuai dengan persyaratan privasi.
✨ Cocok untuk: Tim SDM yang mencari solusi digital yang aman untuk mengelola formulir persetujuan medis selama proses orientasi karyawan.
Baca Juga: Perangkat Lunak Portal Karyawan Terbaik
Cara Membuat dan Menggunakan Formulir Informasi Karyawan
Baik Anda lebih suka metode manual maupun alat digital, ada cara untuk membuat formulir informasi karyawan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Mari kita bahas satu per satu:
1. Google Forms
Jika Anda mencari sesuatu yang sederhana dan gratis, Google Forms adalah pilihan yang tepat. Berikut cara menggunakannya:
- Mulailah dari awal atau gunakan templat: Google Forms memiliki templat siap pakai untuk HR. Cukup sesuaikan templat tersebut agar sesuai dengan kebutuhan Anda
- Tambahkan pertanyaan Anda: Klik tombol plus (+) untuk menambahkan kolom untuk detail pribadi, tanggal mulai, dan hal lain yang Anda butuhkan
- Sesuaikan formulir Anda: Sesuaikan tema, font, dan warna agar terlihat profesional. Anda bahkan dapat menambahkan gambar atau video untuk keseruan (atau kejelasan)
- Sesuaikan pengaturan: Lindungi tanggapan dan kelola cara pengumpulan data. Hubungkan tanggapan ke Google Sheets untuk memudahkan pelacakan dan analisis
Meskipun Google Forms berfungsi, namun tidak sempurna—desainnya yang sederhana dan fitur yang terbatas mungkin membuat Anda menginginkan lebih.
Baca Juga: Alat Perangkat Lunak Manajemen SDM Terbaik
2. Lembar kerja
Jika Anda penggemar Excel atau Google Sheets yang sudah lama dikenal, Anda dapat membuat formulir informasi karyawan secara manual:
- Tambahkan kolom untuk nama lengkap, alamat, kontak darurat, dan catatan penting lainnya mengenai karyawan
- Bagikan templat ini kepada karyawan baru agar mereka dapat mengisinya atau memperbarui informasinya secara langsung
- Bonus: Gunakan filter dan opsi penyortiran untuk menjaga data tetap teratur dan terkini
Manual? Ya. Namun efektif untuk tim yang lebih kecil.
3. ClickUp Forms: Solusi yang lebih cerdas
Nah, jika Anda siap meninggalkan spreadsheet yang rumit dan meningkatkan efisiensi, ClickUp adalah solusinya.
ClickUp Forms mengumpulkan data karyawan Anda dan mengubahnya menjadi tindakan.
✨ Begini cara kerjanya: ClickUp menawarkan banyak sekali Bidang Kustom ClickUp yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Baik Anda meminta jawaban berupa teks, pilihan dari menu dropdown, atau kalender untuk tanggal mulai, setiap pertanyaan dapat dilengkapi dengan kolom yang disesuaikan dengan jenis jawabannya. Dengan demikian, karyawan dapat mengisi formulir secara akurat sekaligus menghindarkan Anda dari kerumitan data yang berantakan dan tidak konsisten.
Namun, inilah yang membuatnya semakin hebat—ClickUp secara otomatis mengubah respons formulir menjadi tugas.
Bahkan dengan adanya alat AI, banyak tim masih menghadapi masalah penyebaran AI yang tidak terkendali, di mana berbagai sistem AI beroperasi tanpa konteks bersama atau akses ke data karyawan yang lengkap. Tanpa sumber kebenaran yang terpadu, wawasan AI tetap tidak konsisten dan sulit untuk ditindaklanjuti.
Bayangkan seorang karyawan baru mengisi formulirnya, dan voila! Sebuah tugas langsung dibuat untuk bagian penggajian agar menyiapkan rekening gajinya atau bagian TI untuk menyiapkan dokumen orientasinya.
Untuk menjaga agar semuanya tetap terorganisir, ClickUp memungkinkan Anda menambahkan label dan tanggapan langsung ke dalam deskripsi tugas, sehingga memudahkan pelacakan dan pengelolaan permintaan. Alih-alih repot mencari informasi yang tepat, Anda dapat mencari, mengurutkan, dan menggabungkan tugas yang duplikat dalam hitungan detik.
Kumpulkan Informasi Karyawan Anda dengan ClickUp
Template Formulir Informasi Karyawan dari ClickUp membuat pengumpulan data penting karyawan menjadi cepat, akurat, dan mudah.
Kolom-kolom yang dapat disesuaikan memastikan Anda mengumpulkan semua yang dibutuhkan—mulai dari detail pribadi hingga formulir pajak—tanpa perlu bolak-balik.
Setelah dikirimkan, informasi tersebut akan diorganisir dengan rapi ke dalam tugas-tugas dan disimpan di satu pusat data yang aman, siap diakses kapan saja.
Gunakan ClickUp Brain untuk Memahami Data Karyawan Secara Instan
Mengumpulkan informasi karyawan hanyalah setengah dari pekerjaan; tantangan sesungguhnya adalah menganalisisnya dengan cepat. ClickUp Brain membantu tim HR merangkum detail karyawan, menandai informasi yang kurang, dan mengungkap wawasan kunci dari formulir yang dikirimkan secara instan. Alih-alih meninjau setiap tanggapan secara manual, Anda mendapatkan gambaran yang jelas dalam hitungan detik.
Daftar di ClickUp dan atur informasi karyawan Anda dengan rapi.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
Untuk apa formulir informasi karyawan digunakan?
Formulir informasi karyawan digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan detail penting karyawan, seperti informasi kontak, jabatan, dan kontak darurat. Formulir ini membantu tim SDM menjaga agar catatan tetap akurat, terorganisir, dan sesuai dengan ketentuan sejak hari pertama.
Apakah templat formulir informasi karyawan diwajibkan secara hukum?
Formulir informasi karyawan tidak diwajibkan secara hukum, tetapi pemberi kerja wajib menyimpan catatan karyawan yang akurat. Penggunaan templat standar membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan, perpajakan, dan pencatatan.
Apakah formulir informasi karyawan dapat dibuat secara digital?
Ya, formulir informasi karyawan dapat dibuat secara digital menggunakan alat seperti ClickUp Forms, bukan menggunakan kertas atau spreadsheet. Formulir digital mengurangi kesalahan, meningkatkan keamanan data, serta memudahkan pembaruan dan akses informasi.
Bagaimana formulir informasi karyawan dapat membantu proses orientasi?
Formulir informasi karyawan mempermudah proses orientasi dengan mengumpulkan semua detail yang diperlukan di awal dalam satu tempat. Hal ini mengurangi proses bolak-balik, mempercepat pengaturan penggajian dan TI, serta menciptakan pengalaman yang lebih lancar bagi karyawan baru.
Apa perbedaan antara formulir informasi karyawan dan daftar periksa orientasi karyawan?
Formulir informasi karyawan berfokus pada pengumpulan data karyawan, sedangkan daftar periksa orientasi melacak tugas dan aktivitas untuk karyawan baru. Keduanya bekerja paling efektif jika digunakan bersama-sama, terutama jika dikelola dalam satu sistem seperti ClickUp.