Dokumen Orientasi yang Harus Dimiliki untuk Memastikan Kelancaran Integrasi Karyawan Baru

Proses orientasi dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan karyawan baru dalam pekerjaannya.

Dalam penelitian tahun 2023 perusahaan konsultan Korn Ferry mensurvei karyawan yang keluar dari pekerjaan mereka dalam waktu enam hingga dua belas bulan. Sebagai alasan dari keputusan mereka, para responden menyebutkan beberapa faktor seperti merasa tidak cocok dengan budaya perusahaan dan pengalaman orientasi yang buruk.

Dokumentasi orientasi dapat membantu Anda bersikap menyeluruh dan transparan dengan karyawan baru sejak hari pertama. Selain formulir pajak wajib dan kontrak kerja, ada banyak dokumen orientasi yang perlu dipertimbangkan. Jika dipersiapkan dan diatur dengan cermat, dokumen-dokumen tersebut dapat membantu karyawan menavigasi lingkungan kerja baru dengan mudah. 🧭

Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai jenis dokumen yang harus Anda sertakan dalam proses orientasi, mulai dari formulir hukum dan pajak hingga bagan organisasi, panduan proses, dan perjanjian kerahasiaan. Kami juga akan memperkenalkan platform produktivitas dan manajemen proyek yang komprehensif yang membuat pembuatan dan pengorganisasian dokumen orientasi menjadi sangat mudah.

Pentingnya Dokumen Orientasi Karyawan

Mirip dengan orientasi klien orientasi karyawan adalah proses mengasimilasi karyawan baru ke dalam sebuah organisasi. Proses ini membantu karyawan mempersiapkan diri untuk bekerja dan memperkenalkan mereka pada budaya perusahaan.

Proses yang lancar proses orientasi karyawan dapat mendorong motivasi, produktivitas, dan kepuasan kerja. Selain itu, perusahaan yang memiliki proses orientasi yang matang biasanya memiliki tingkat pergantian karyawan yang lebih rendah.

Dokumentasi memainkan peran penting dalam proses orientasi. Ini biasanya disiapkan oleh sumber daya manusia (SDM) spesialis, manajer, atau pemilik bisnis.

Selain sebagai persyaratan hukum, dokumen orientasi dapat membuat integrasi menjadi lebih efisien. Dokumen ini membantu karyawan mengenal perusahaan dan perannya dengan cara yang cepat dan mudah diakses, serta mendukung mereka selama dan setelah orientasi. 📃

Dokumen Hukum dan Pajak untuk Orientasi

Formulir legal harus menjadi yang pertama dalam daftar dokumen orientasi karyawan baru. Lengkapi dalam beberapa hari setelah tanggal mulai kerja untuk menghindari masalah hukum dan denda.

Formulir pajak W-4

Karyawan harus mengisi formulir pajak penghasilan federal yang disebut W-4. Dengan demikian, mereka menentukan status pemotongan pajak mereka, yang mempengaruhi kontribusi seperti Jaminan Sosial dan Medicare.

Formulir W-4 memberitahukan kepada Internal Revenue Service (IRS) tentang berapa banyak yang harus dipotong dari gaji karyawan. Formulir ini juga memberi tahu Anda cara mengalokasikan jumlah yang dikenakan pajak. 💵

Tinjau formulir W-4 terbaru sebelum setiap pembayaran gaji untuk memastikan formulir tersebut sesuai dengan pilihan karyawan. Anda juga harus menyimpan semua dokumen pajak karyawan setidaknya selama empat tahun setelah jumlah pajak terakhir jatuh tempo atau dibayarkan (mana saja yang lebih akhir).

Formulir pajak negara bagian W-4

Sebagian besar negara bagian memungut pajak penghasilan. Sembilan negara bagian berikut ini juga mengharuskan karyawan baru Anda untuk mengisi Surat Keterangan Pemotongan Negara Bagian:

1. Alaska
2. Florida
3. Nevada
4. New Hampshire
5. Dakota Selatan
6. Tennessee
7. Texas
8. Washington
9. Wyoming

Formulir I-9 dan dokumentasi kelayakan kerja

Formulir I-9 mengonfirmasi kelayakan karyawan baru untuk bekerja di AS, yang bergantung pada kewarganegaraan, tempat tinggal, visa, dan status imigrasi mereka.

Karyawan harus mengisi formulir tersebut dan mengembalikannya kepada Anda dalam waktu tiga hari sejak tanggal mulai bekerja.

Selain itu, mereka harus memberi Anda dokumen kelayakan kerja, seperti:

• Akta kelahiran
• Paspor
• Kartu penduduk

Tinjau formulir dan dokumen untuk mengetahui apakah semuanya memenuhi semua persyaratan. Anda tidak perlu menyerahkannya, tetapi Anda harus menyimpannya sebagai arsip untuk berjaga-jaga jika petugas imigrasi memintanya.

Dokumen Orientasi Khusus Perusahaan

Dokumen-dokumen berikut ini memungkinkan karyawan baru untuk membiasakan diri dengan kebijakan, budaya, orang, acara, dan merek perusahaan.

Buku panduan karyawan

Sebuah buku pegangan karyawan berfungsi sebagai ensiklopedia informasi penting perusahaan. Teliti dan gunakan bahasa yang jelas saat membuatnya, namun jangan membebani karyawan dengan informasi.

Beberapa elemen yang paling umum dari buku panduan karyawan adalah:

1. Pernyataan misi: Buku panduan karyawan yang baik memberikan gambaran umum kepada karyawan tentang perusahaan, tujuan, dan nilai-nilainya
2. Informasi pekerjaan: Termasukjadwal kerjakebijakan cuti dan lembur, kebijakan pemutusan hubungan kerja dan pengunduran diri, serta hal-hal teknis lainnya
3. Kebijakan keamanan: Membahas praktik keamanan perusahaan dan prosedur darurat
4. Kebijakan manajemen risiko: Buku panduan karyawan menjelaskan bagaimana perusahaan menangani kecelakaan di tempat kerja, bencana lingkungan, dan insiden lainnya
5. Kode etik tempat kerja: Memberikan pedoman perilaku di tempat kerja, seperti cara berpakaian atau kebijakan anti-diskriminasi dan anti-pelecehan
6. Informasi manajemen kinerja: Membahas kriteria yang digunakan perusahaan untuk mengevaluasi kinerjatinjauan kinerja jadwal, dan hasil potensial, misalnya, promosi dan tindakan disipliner

Setelah karyawan membaca buku panduan, mereka harus menandatangani formulir perjanjian. ✍️

Bagan organisasi

Sebuah bagan organisasi Memperkenalkan karyawan pada struktur perusahaan. Bagan tersebut harus menampilkan nama-nama karyawan, tugas mereka, dan kepada siapa mereka melapor. Hal ini dapat memfasilitasi komunikasi internal dan lintas fungsi. Jika karyawan baru memiliki pertanyaan, mereka akan tahu kepada siapa mereka harus bertanya dengan melihat bagan tersebut. 👥

Pedoman merek

Setiap perusahaan memiliki cara yang unik dan konsisten dalam merepresentasikan dirinya sendiri. 🖼️

The dokumen pedoman merek menginstruksikan karyawan baru mengenai penerapan logo yang tepat, jenis huruf dan skema warna yang diterima, serta nada penulisan yang harus mereka gunakan untuk materi pemasaran atau komunikasi eksternal.

Kalender perusahaan

Dari rapat dan tenggat waktu yang penting hingga hari libur dan acara pembangunan tim kalender perusahaan memungkinkan karyawan baru untuk mengikuti kegiatan sehari-hari. Hal ini memungkinkan mereka untuk membuat rencana ke depan dan menyelaraskan jadwal pribadi mereka dengan jadwal perusahaan. 🗓️

Dokumen Orientasi Khusus Pekerjaan

Gunakan dokumen orientasi yang tercantum di bawah ini untuk membantu karyawan mempersiapkan diri untuk peran baru mereka.

Surat tawaran pekerjaan dan kontrak kerja

Pada tahap akhir wawancara kerja anda dapat menawarkan posisi tersebut kepada kandidat, namun Anda harus menindaklanjutinya secara tertulis.

Surat penawaran kerja menguraikan informasi tentang peran karyawan baru, seperti jabatan, tanggal mulai kerja, ekspektasi, kompensasi, dan tunjangan. Karyawan harus membacanya dengan saksama dan menandatanganinya sebagai tanda menerima persyaratan. Kontrak karyawan biasanya lebih mendalam. Kontrak tersebut dapat mencakup informasi tentang jadwal kerja, tugas, kebijakan, kerahasiaan, dan ketentuan pemutusan hubungan kerja. Kontrak ini mirip dengan buku panduan karyawan namun lebih ringkas dan spesifik untuk peran karyawan.

Manual proses

Hal penting lainnya dalam daftar periksa orientasi karyawan Anda adalah dokumentasi proses .

Bergantung pada sifat peran, manual proses dapat terlihat seperti panduan umum atau terperinci prosedur operasi standar (SOP) . Yang terakhir ini adalah petunjuk langkah demi langkah tentang cara melakukan proses yang berulang dan memecahkan masalah.

Pentingnya dokumen karyawan tersebut tidak dapat diremehkan. Dengan dokumentasi proses yang tepat, baik karyawan baru maupun yang sudah ada memiliki basis pengetahuan yang dapat dirujuk jika mereka memiliki masalah. Hal ini dapat mengurangi kebutuhan untuk menelepon dan rapat, membuat pekerjaan lebih fokus dan efisien.

Untuk karyawan baru, pertimbangkan untuk membuat rencana pelatihan . Dokumen-dokumen ini harus menjelaskan apa yang dapat diharapkan oleh karyawan dalam beberapa bulan pertama dalam peran barunya. Dokumen ini juga harus menjelaskan bagaimana tugas-tugas dapat berubah seiring dengan bertambahnya pengalaman karyawan dan kriteria untuk naik jabatan. Sementara itu karyawan baru sedang dalam pelatihan siapkan mereka dengan dukungan dari rekan kerja atau mentor. 👐

Dokumen Penggajian dan Tunjangan

Siapkan dokumen-dokumen ini untuk memungkinkan kompensasi yang lancar dan mendorong transparansi seputar tunjangan.

Formulir setoran langsung

Jika Anda akan membayar karyawan dengan menyetor dana langsung ke rekening bank mereka, mereka perlu mengisi formulir setoran langsung. Formulir ini membantu Anda mengumpulkan informasi yang Anda perlukan untuk memproses pembayaran, seperti detail rekening bank dan preferensi karyawan. 🏦

Pastikan Anda mengumpulkan data ini jauh sebelum gaji pertama agar dapat diproses tepat waktu.

Ikhtisar tunjangan

Meskipun Anda harus mengetahui dengan jelas tunjangan yang ditawarkan perusahaan sejak awal, sebaiknya Anda membuat dokumen yang dapat menjadi acuan umum. Dalam dokumen ini, sertakan informasi seperti:

• Cuti: Rincian ketentuankebijakan PTO perusahaan Anda. Beri tahu karyawan tentang hari libur apa saja yang mereka dapatkan, berapa banyak hari libur berbayar yang mereka miliki, dan bagaimana cara meminta cuti
• Undang-Undang Cuti Medis dan Keluarga (FMLA): Jika FMLA berlaku untuk Anda, karyawan Anda dapat meminta cuti ketika berurusan dengan masalah medis atau keluarga. Dokumentasi orientasi harus memberi tahu mereka tentang kelayakan dan ketentuan cuti mereka. Anda juga harus menyimpan catatan semua permintaan jika Departemen Tenaga Kerja memintanya
• Asuransi kesehatan: Jika perusahaan Anda menawarkan asuransi kesehatan, Anda harus memberikan dokumentasi yang menjelaskan ketentuan-ketentuannya kepada karyawan baru
• 401(k) dan rencana pensiun lainnya: 401(k) adalah rencana tabungan pensiun yang menawarkan manfaat pajak khusus untuk karyawan dan pemberi kerja, sehingga menjadi pilihan yang umum. Apa pun rencana pensiun yang Anda tawarkan, Anda harus menjelaskannya dalam dokumentasi orientasi
• Tunjangan lainnya: Beberapa perusahaan menawarkan tunjangan tambahan, seperti anggaran peralatan teknologi atau dana pengembangan profesional. Jika ini berlaku untuk Anda, jelaskan manfaatnya secara rinci dan berikan jumlah yang tepat dalam dokumentasi orientasi

Formulir dan Perjanjian Lainnya

Tergantung pada kebijakan perusahaan Anda, Anda mungkin ingin menyertakan dokumen-dokumen tambahan ini dalam proses orientasi.

Formulir kontak darurat

Formulir kontak darurat sangat penting bagi strategi manajemen risiko perusahaan. Formulir ini memberi tahu Anda siapa yang harus dihubungi jika terjadi insiden. Formulir ini sangat penting terutama jika pekerjaan karyawan melibatkan aktivitas yang berpotensi berbahaya.

Mintalah karyawan baru untuk menyebutkan setidaknya dua orang dalam formulir tersebut dan menyertakan nomor telepon dan alamat email mereka.

Perjanjian Kerahasiaan (NDA)

Jika perusahaan Anda menangani informasi rahasia, Anda harus menyiapkan perjanjian kerahasiaan (NDA) , apakah Anda menerima klien atau karyawan.

Dengan menandatangani dokumen ini, karyawan berkomitmen untuk menjaga data sensitif yang mereka kerjakan. Jika NDA dilanggar, perusahaan dapat mengambil tindakan hukum. 🔏

Kontrak perjanjian non-kompetisi

Perjanjian non-bersaing yang ditandatangani mencegah karyawan berpartisipasi dalam kegiatan yang dapat menghambat keunggulan kompetitif perusahaan untuk jangka waktu tertentu setelah masa kerja mereka berakhir. Kegiatan tersebut dapat mencakup bekerja untuk pesaing atau memulai bisnis pesaing.

Perjanjian atau klausul non-bersaing sangat penting ketika perusahaan telah mengembangkan pengetahuan, hubungan, atau teknologi eksklusif. Hal ini memastikan bahwa karyawan tidak dapat menggunakan pengalaman mereka dengan perusahaan untuk menguntungkan pesaing.

Tes narkoba dan kebijakan pemeriksaan latar belakang

Jika pekerjaan mengharuskan tes narkoba atau pemeriksaan latar belakang kriminal, sertakan penjelasan rinci tentang persyaratan dalam dokumentasi orientasi Anda. Setelah karyawan menyerahkan catatan atau hasil tes, simpanlah untuk berjaga-jaga jika ada tinjauan kepatuhan di masa mendatang. Pastikan akses ke data sensitif ini dibatasi.

Dokumen persetujuan karyawan

Dokumen persetujuan karyawan dapat memiliki banyak kegunaan. Dokumen ini memastikan bahwa karyawan memahami dan menyetujui tindakan tertentu, seperti:

• Pengumpulan dan penggunaan informasi pribadi
• Partisipasi program pelatihan atau pengembangan
• Pemeriksaan latar belakang dan tes narkoba
• Pemantauan komunikasi
• Perubahan dalam kontrak kerja

Membuat dan Mengatur Dokumen Orientasi

Meskipun dokumentasi Anda harus lengkap, namun jangan sampai membebani karyawan baru. Itulah mengapa penting untuk membuat rencana untuk memperkenalkan dokumen orientasi secara bertahap sambil mematuhi peraturan.

Sebagai contoh, Bagian Dua dari formulir I-9 harus sudah selesai pada akhir hari ketiga kerja, jadi ini harus menjadi salah satu prioritas utama Anda. Di sisi lain, kalender perusahaan bukanlah persyaratan hukum atau hal yang krusial dalam proses integrasi karyawan, sehingga Anda dapat melakukannya beberapa minggu setelah hari pertama kerja.

Saat menyiapkan, mendistribusikan, dan mengatur dokumentasi, alat produktivitas yang tepat dapat menjadi penyelamat. Alat ini bisa berupa apa saja, mulai dari sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) dan perangkat lunak orientasi ke perangkat lunak all-in-one perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp . 🛠️

ClickUp adalah platform yang kuat untuk menangani masalah SDM dan dokumentasi. Temukan beberapa cara untuk memanfaatkan fitur-fiturnya HR Suite di bawah ini.

Membuat dokumen yang menarik secara efisien

Gunakan alat pengeditan dan pemformatan teks serbaguna dari ClickUp untuk membuat dokumen Anda Dokumen ClickUp Memungkinkan Anda membuat manual, wiki, dan dokumen lain yang menarik untuk tujuan orientasi. Berfungsi sebagai editor teks standar namun memiliki banyak opsi pemformatan. Anda bisa menambahkan elemen-elemen berikut ini untuk membuat teks Anda lebih menarik:

• Penanda
• Tabel
• Spanduk berkode warna
• Tombol
• Daftar isi

Setelah teks Anda siap, kirimkan ke orang lain untuk ditinjau. Buat tautan yang dapat dibagikan, sesuaikan izin untuk tingkat akses yang berbeda. Anda dan rekan tim Anda dapat mengedit dokumen secara kolaboratif dalam waktu nyata.

Sempurnakan hasil Anda untuk menjangkau konten yang lebih baik dengan lebih cepat menggunakan reprompting di ClickUp AI

Mengalami hambatan menulis? Manfaatkan kekuatan dari ClickUp AI adalah asisten penulisan AI yang praktis. Ini dapat memberi Anda ide, membantu Anda membuat dokumen lebih cepat, dan memastikan dokumen tersebut profesional dan terorganisir.

Mengatur dokumen dengan sempurna

Kelola semua dokumentasi dan pekerjaan dalam Ruang Kerja perusahaan Anda

Proses orientasi memerlukan banyak sekali dokumen. Anda dapat membuatnya lebih mudah dikelola dengan Hirarki Proyek ClickUp membuat basis data yang terstruktur dan terukur.

Tambahkan Ruang Kerja perusahaan, bagi menjadi beberapa Ruang khusus untuk departemen atau tim yang berbeda, dan sesuaikan izin untuk masing-masing.

Ubah dokumen menjadi Tugas, tetapkan dan jadwalkan, dan berikan semua informasi yang relevan dalam deskripsi

Ubah dokumen menjadi Tugas dan Subtugas. Atur ke dalam Daftar dan Folder untuk berbagai proyek, jabatan, wilayah geografis, dan faktor lain yang relevan. Anda dapat menetapkan dan menjadwalkan tugas serta menambahkan deskripsi, status, tag prioritas, daftar periksa, dan komentar.

Dengan basis pengetahuan yang komprehensif namun terorganisir, karyawan baru Anda dapat mengakses informasi apa pun dengan cepat. Mereka tidak akan ragu tentang apa yang harus mereka lakukan, kapan harus melakukannya, dan bagaimana melakukannya.

Rencanakan dan lacak seluruh proses perekrutan

Dengan Kemampuan manajemen tugas ClickUp anda dapat merencanakan dan mengaudit sebagian besar proses SDM. ClickUp dapat menjadi database kandidat dan karyawan Anda, memungkinkan Anda untuk mengambil informasi atau dokumen apa pun dalam beberapa klik. 🖱️

Saat merekrut, tambahkan kandidat ke Space Anda. Perkenalkan Bidang Khusus untuk melihat dengan cepat status lamaran mereka, kisaran gaji, resume, dokumen hukum dan elemen lainnya.

15+ tampilan ClickUp menyediakan solusi dinding-ke-dinding untuk setiap organisasi untuk setiap tim

Daya ungkit (Leverage) 15+ tampilan ClickUp untuk mengelola berbagai aspek perekrutan dan orientasi. Sebagai contoh, Anda bisa:

• MenggunakanPapan Tulis ClickUp untuk merancang jalur perekrutan dan orientasi bersama tim Anda
• Visualisasikan dan lacak jadwal denganTampilan Gantt dari ClickUp atauTampilan garis waktumenambahkan ketergantungan tugas untuk membuat alur kerja yang efisien
• MembuatTampilan Formulir ClickUp untuk mengumpulkan semua data yang Anda butuhkan dari kandidat dan karyawan baru
• Berikan dukungan kepada karyawan baru dan buat keputusan perekrutan yang efektif denganTampilan Obrolan ClickUp Tidak tahu bagaimana cara mulai mengatur Ruang Kerja Anda? ClickUp memiliki lebih dari 1.000 templat untuk penyiapan yang cepat dan tanpa rasa sakit.

The Templat Daftar Periksa Orientasi ClickUp dapat menjadi pengingat sederhana tentang dokumentasi penting yang harus Anda kumpulkan dan distribusikan. Templat lain yang lebih umum termasuk templat Templat Orientasi Karyawan ClickUp dan ClickUp Template Penerimaan Karyawan Baru . Jangan ragu untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan Anda. 💖

Kelola Dokumen dan Proses Orientasi dengan Mudah dengan ClickUp

Dokumen orientasi adalah bagian penting dari orientasi karyawan. Ketika dokumentasi Anda beres, proses perekrutan dan orientasi selanjutnya akan berjalan lancar. Anda akan memastikan kepatuhan terhadap hukum dan memberikan karyawan baru satu sumber kebenaran yang dapat mereka tanyakan saat mereka ragu, mencegah kesalahpahaman dan mendorong transparansi.

Dengan alat yang komprehensif seperti ClickUp, Anda dapat mengatur dokumentasi, merencanakan dan mengoptimalkan seluruh proses orientasi, dan memberi karyawan baru Anda peluang terbaik untuk sukses dalam peran mereka yang akan datang daftar hari ini . 🌟