Email onboarding yang efektif seperti memberikan peta kepada seseorang saat mereka tiba di tempat baru—mereka menunjukkan ke mana harus pergi, apa yang diharapkan sejak awal, dan bagaimana melanjutkan dari hari pertama.
Baik Anda menyambut anggota tim baru atau memperkenalkan klien kepada layanan Anda, email-email ini tidak hanya membahas hal-hal teknis, tetapi juga menyampaikan kehangatan, kejelasan, dan profesionalisme.
Namun, banyak profesional HR dan manajer proyek menemukan bahwa menyusun email yang menarik, relevan, dan informatif merupakan tantangan.
Mari kita jelajahi strategi untuk membuat email onboarding yang menarik, informatif, dan menyiapkan panggung untuk perjalanan yang sukses. Selain itu, kami akan menyertakan contoh template email onboarding untuk memudahkan proses Anda. 📧👉
10 Strategi Terbaik untuk Membuat Email Onboarding yang Efektif
Membuat email onboarding yang efektif sangat penting untuk menetapkan nada dan ekspektasi yang tepat bagi karyawan baru dan klien.
Berikut adalah sepuluh strategi kunci untuk membuat email onboarding yang efektif agar penerima merasa disambut, terinformasi, dan siap:
1. Bangun koneksi emosional
Bagikan misi, visi, dan nilai-nilai perusahaan Anda untuk menciptakan pengalaman onboarding yang hangat dan ramah. Hal ini akan membantu karyawan baru atau pelanggan merasa terhubung dengan organisasi.
Jelaskan bagaimana peran mereka berkontribusi dalam mencapai tujuan Anda, sehingga mereka merasa dihargai dan penting.
Gunakan nada yang ramah dan menyambut sepanjang email. Anda dapat menggunakan frasa seperti:
- 'Kami senang Anda bergabung dengan tim kami!'
- 'Peran Anda sangat penting bagi kesuksesan kami, dan kami tidak sabar untuk melihat hal-hal luar biasa yang akan Anda capai'!
2. Berikan instruksi yang jelas dan rinci
Berikan langkah-langkah yang mudah diikuti untuk membantu anggota tim baru memulai. Hindari penggunaan istilah teknis dan berikan instruksi sespesifik mungkin.
Misalnya, daripada mengatakan, 'Integrasikan profil Anda ke dalam sistem,' katakan, 'Masuk ke portal dan ikuti langkah-langkah berikut untuk mengatur profil Anda. ' Dengan cara ini, mereka akan merasa percaya diri dan siap untuk mengambil langkah berikutnya.
3. Personalisasi email
Gunakan nama penerima dalam isi email Anda. Hal ini membuat email terasa lebih personal dan ramah. Sertakan detail yang spesifik terkait peran atau situasi mereka untuk membuat email lebih langsung dan relevan.
Misalnya, Anda dapat menulis, 'Halo [Nama Penerima], kami senang Anda bergabung dengan kami' atau 'Sebagai koordinator pemasaran baru kami, Anda akan bekerja sama dengan tim untuk mengembangkan kampanye yang menarik dan tren.'
4. Perkenalkan kontak kunci
Berikan kepada karyawan baru atau klien nama dan informasi kontak orang-orang yang dapat mereka hubungi jika memiliki pertanyaan atau kekhawatiran. Ini dapat mencakup atasan langsung, perwakilan HR, pemimpin tim, atau manajer proyek.
Selain itu, perkenalkan anggota tim utama yang akan bekerja sama dengan mereka dan berikan gambaran singkat tentang peran masing-masing. Hal ini akan membantu mereka mengetahui siapa yang harus dihubungi untuk kebutuhan atau masalah spesifik.
5. Bagikan sumber daya dan lampiran penting
Sertakan tautan ke sumber daya, alat, dan platform penting yang mereka butuhkan untuk memulai. Lampirkan dokumen-dokumen yang diperlukan, seperti panduan karyawan atau kebijakan perusahaan, atau berikan tautan untuk mengaksesnya.
6. Jelaskan langkah-langkah selanjutnya
Berikan informasi tentang langkah-langkah selanjutnya dalam proses onboarding karyawan untuk menetapkan ekspektasi dan mengurangi ketidakpastian. Jelaskan jadwal untuk hari pertama dan minggu berikutnya, termasuk acara penting dan waktu pelaksanaannya. Tentukan waktu mulai, lokasi, kontak yang harus dihubungi, dan barang-barang yang harus dibawa.
7. Membantu pengaturan teknologi
Bantu karyawan baru mengonfigurasi komputer mereka, menginstal perangkat lunak dan aplikasi yang relevan dengan peran mereka, dan pastikan mereka memiliki akses ke akun dan sistem yang diperlukan. Mereka harus memiliki semua alat yang dibutuhkan untuk memulai pekerjaan mereka.
Membantu dalam pengaturan teknologi sangat penting untuk pengalaman onboarding yang lancar, memungkinkan anggota baru Anda fokus pada tugas-tugas sejak awal.
8. Dorong keterlibatan aktif
Ajak anggota tim baru untuk berpartisipasi dalam diskusi tim, berkontribusi dengan ide, atau mengajukan pertanyaan tanpa ragu-ragu. Misalnya, Anda dapat mengundang mereka ke pertemuan perkenalan atau makan siang tim.
Keterlibatan aktif membantu mereka berintegrasi dengan cepat ke dalam tim dan budaya perusahaan, memupuk kolaborasi dan rasa memiliki.
9. Manfaatkan alat digital seperti ClickUp
Solusi manajemen proyek yang unggul sangat penting bagi tim yang sangat bergantung pada komunikasi email. Perangkat Lunak Manajemen Email ClickUp menyediakan hal itu, dengan cepat mengubah email Anda menjadi sistem terintegrasi untuk mengelola tugas dan proyek.
Berikut cara Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen email ini untuk meningkatkan efektivitas proses onboarding Anda:
- Tugas email: Ubah email onboarding kritis menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti langsung dari kotak masuk Anda. Hal ini memastikan bahwa email penting tidak hilang dan dapat dilacak dalam proses
- Kirim dan terima email: Kelola email langsung di dalam ClickUp untuk mengirim, menerima, dan membalas email tanpa perlu beralih tab
- Otomatisasi email: Atur pemicu email otomatis berdasarkan bidang kustom, pengiriman formulir, atau status tugas dengan ClickUp Automation. Hal ini memastikan komunikasi tepat waktu, karena Anda dapat mengirim informasi penting atau pengingat pada tahap-tahap kunci dalam perjalanan onboarding
- Komunikasi terpusat: Integrasikan ClickUp dengan Gmail atau kolaborasi dengan alternatif email lain, seperti Outlook, Office 365, atau IMAP, untuk mengelola semua email onboarding di satu tempat
- Dokumentasi: Transformasi proses onboarding Anda dengan ClickUp Docs. Buat dokumen atau wiki yang dapat disesuaikan dengan halaman bertingkat yang didedikasikan untuk setiap karyawan baru atau klien yang di-onboarding, memastikan sumber daya onboarding yang komprehensif dan terorganisir
- ClickUp Brain: Tingkatkan komunikasi email Anda dengan ClickUp Brain. Ini menggunakan AI untuk menulis email, memastikan kejelasan, profesionalisme, dan efektivitas dalam komunikasi
10. Gunakan templat siap pakai
Menulis email onboarding dari awal bisa memakan waktu dan menakutkan. Menggunakan templat dapat mempermudah komunikasi Anda, memastikan konsistensi dan profesionalisme. Meskipun Anda dapat menjelajahi beberapa templat HR gratis online, berikut adalah beberapa templat yang patut dicoba untuk memulai:
Template Email Pemasaran ClickUp
Email marketing sangat penting untuk mengembangkan audiens, membangun kepercayaan, dan berbagi pembaruan, tetapi bisa sulit dikelola tanpa alat yang tepat.
Optimalkan upaya pemasaran email Anda dengan Template Pemasaran Email dari ClickUp yang memungkinkan Anda:
- Sesuaikan konten agar sesuai dengan merek dan pesan Anda
- Organisir kampanye onboarding dan jadwalkan pesan
- Ukur dan lacak kesuksesan kampanye Anda
Template Daftar Periksa Onboarding ClickUp
Template Daftar Periksa Onboarding ClickUp adalah alat yang sempurna bagi manajer dan profesional HR untuk menyambut karyawan baru. Template ini memastikan Anda mencakup semua langkah kritis mulai dari orientasi hingga pelatihan spesifik peran. Ini membantu Anda:
- Buat daftar periksa onboarding yang detail untuk setiap peran
- Memberikan pengalaman onboarding yang konsisten bagi karyawan baru
- Mencegah kesalahan onboarding atau kesalahpahaman
Template Onboarding Karyawan ClickUp
Memulai pekerjaan baru bisa terasa menakutkan, tetapi Template Onboarding Karyawan ClickUp memastikan setiap karyawan baru merasa didukung dan siap. Template ini menyederhanakan seluruh proses, membantu Anda menyambut anggota tim baru dengan efisien dengan:
- Menjadwalkan pertemuan dan tugas untuk membantu karyawan mengenal peran mereka
- Perencanaan dan pengorganisasian sesi pelatihan untuk meningkatkan kolaborasi dengan rekan kerja
- Memastikan karyawan baru memiliki alat yang diperlukan dan terpasang dengan benar
Template Onboarding Pelanggan ClickUp
Baik saat onboarding pelanggan baru, meng-upgrade pelanggan existing, atau merombak sistem Anda secara keseluruhan, Template Onboarding Pelanggan ClickUp menyediakan alat yang Anda butuhkan untuk memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa. Template ini memungkinkan Anda untuk:
- Mengurangi waktu onboarding untuk pelanggan baru
- Memahami dan memenuhi kebutuhan pelanggan secara efektif
- Tingkatkan tingkat retensi dan kepuasan pelanggan dengan praktik onboarding yang lebih baik
Contoh Email Onboarding Terbaik dengan Template
Email onboarding yang efektif merupakan kunci untuk menciptakan kesan pertama yang positif dan menetapkan ekspektasi sejak awal. Jelajahi cara mempersonalisasi pesan Anda dan menyederhanakan proses onboarding dengan contoh-contoh praktis kami.
Silakan sesuaikan templat email onboarding ini dengan detail spesifik yang relevan dengan perusahaan Anda dan kebutuhan karyawan baru.
1. Email konfirmasi penerimaan pekerjaan
Email ini menandai awal perjalanan karyawan baru bersama perusahaan kami. Ini adalah sambutan hangat dan menjelaskan detail penting seperti tanggal mulai kerja dan proses onboarding yang akan datang.
Email ini mempersiapkan mereka untuk transisi yang lancar ke peran mereka dan membantu menetapkan ekspektasi yang jelas. Gunakan templat email selamat datang berikut ini untuk memastikan pengalaman onboarding yang lancar.
Subject: Selamat Datang di [Nama Perusahaan]
Yth. [Nama Karyawan],
Selamat, dan selamat bergabung dengan tim kami!
Kami dengan senang hati mengonfirmasi penerimaan Anda untuk posisi [Judul Pekerjaan], mulai tanggal [Tanggal Mulai] pada pukul [Waktu Mulai]. Kantor kami berlokasi di [Alamat Kantor].
Selama beberapa hari ke depan, Anda akan menerima email dari departemen HR kami yang berisi dokumen yang perlu Anda lengkapi dan detail tentang proses onboarding kami. Email-email ini akan membantu Anda memahami perusahaan kami dan peran baru Anda dengan lebih baik.
Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi [Nama Kontak HR] di [Alamat Email HR] atau [Nomor Telepon HR].
Kami menantikan kontribusi Anda dan mendukung transisi Anda agar berjalan lancar.
Selamat bergabung!
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
2. Email informasi pra-onboarding
Mengirim email pra-penerimaan sangat penting untuk mempersiapkan karyawan baru sebelum mereka mulai bekerja. Email ini menjelaskan instruksi hari pertama, dokumen yang diperlukan, dan tugas awal yang harus dilakukan.
Komunikasi ini membantu meredakan kegugupan di hari pertama dan membuat mereka siap untuk memulai perjalanan mereka dengan percaya diri.
Subject: Detail Penting untuk Awal Kerja Anda di [Nama Perusahaan]
Yth. [Nama Karyawan],
Selamat datang di [Nama Perusahaan]! Kami sangat senang Anda bergabung dengan tim kami. Berikut beberapa informasi untuk membantu Anda mempersiapkan diri untuk hari pertama:
- Tanggal mulai: Hari pertama Anda dijadwalkan pada [Tanggal Mulai] pukul [Waktu Mulai]
- Lokasi: Kantor kami berlokasi di [Alamat Kantor]
- Kode berpakaian: Silakan berpakaian sesuai [Detail Kode Berpakaian] pada hari pertama Anda
- Orientasi: Minggu pertama Anda akan mencakup orientasi pada [Tanggal Orientasi] pukul [Waktu Orientasi]
- Dokumen: Bawa identitas yang sah dan dokumen yang tercantum dalam daftar periksa yang terlampir
- Formulir: Isi formulir yang terlampir dan bawa pada hari pertama Anda
Jika Anda memiliki pertanyaan sebelum tanggal mulai, silakan hubungi [Nama Kontak] di [Alamat Email Kontak] atau [Nomor Telepon Kontak].
Kami menantikan kedatangan Anda dan siap membantu Anda menyesuaikan diri dengan peran Anda. Silakan beritahu kami jika Anda membutuhkan bantuan apa pun sebelum hari pertama Anda.
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
3. Email selamat datang pada hari pertama
Template Email Onboarding ClickUp merinci prosedur dan dokumen penting yang harus diselesaikan oleh karyawan baru. Dokumen-dokumen ini biasanya mencakup persyaratan hukum seperti konfirmasi kelayakan bekerja, penyediaan informasi pajak, penandatanganan perjanjian kerahasiaan, dan lain-lain.
Hal ini membantu perusahaan memenuhi kewajiban hukum dan memastikan karyawan baru dapat memulai peran mereka tanpa penundaan atau masalah.
4. Email perkenalan tim dan mentor
Email ini secara resmi memperkenalkan karyawan baru kepada anggota tim langsung dan mentor yang ditugaskan. Email ini menjembatani kesenjangan antara karyawan baru dan tim, memperkuat koneksi, dan menciptakan rasa familiaritas.
Subject: Kenali Tim dan Mentor Anda di [Nama Perusahaan]
Yth. [Nama Karyawan],
Kami sangat senang Anda bergabung dengan [Nama Perusahaan]! Untuk membantu Anda memulai, berikut adalah anggota tim yang akan Anda kerjakan bersama dan mentor yang ditugaskan untuk Anda:
[Anggota Tim 1] – [Jabatan/Posisi]: [Deskripsi singkat tentang peran]
[Anggota Tim 2] – [Posisi/Jabatan]: [Deskripsi singkat peran]
[Nama Mentor] – [Jabatan/Posisi]: [Deskripsi singkat tentang peran dukungan]
Kami semua ada di sini untuk mendukung Anda. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda membutuhkan bantuan.
Selamat bergabung!
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
5. Email tindak lanjut dan pengecekan
Email ini dikirimkan kepada karyawan baru pada interval kunci setelah mereka mulai bekerja: satu minggu, satu bulan, dan tiga bulan. Hal ini membantu perusahaan mengevaluasi bagaimana mereka beradaptasi dan menangani pertanyaan atau kekhawatiran yang mungkin timbul.
Email ini adalah cara yang bagus untuk menunjukkan dukungan dan memastikan karyawan dapat beradaptasi dengan budaya perusahaan dengan baik.
Subject: Mengecek Kondisi—Bagaimana Kabar Anda?
Halo [Nama Karyawan],
Selamat atas penyelesaian minggu pertama Anda di [Nama Perusahaan]! Kami sangat senang Anda bergabung dengan kami dan berharap hari-hari pertama Anda telah berjalan dengan baik dan informatif.
Kami sangat ingin mendengar pengalaman Anda sejauh ini. Bagaimana minggu pertama Anda? Apakah Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau membutuhkan penjelasan lebih lanjut?
Kami siap mendukung Anda di setiap langkah, dan masukan Anda sangat berharga bagi kami.
Kami tunggu kabar dari Anda!
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
6. Email onboarding untuk jenis karyawan yang berbeda
Menyambut karyawan baru secara efektif membutuhkan lebih dari sekadar pendekatan satu ukuran untuk semua. Setiap jenis karyawan, baik itu karyawan tetap, paruh waktu, remote, atau freelance, memiliki kebutuhan dan ekspektasi yang unik.
Dengan menyesuaikan email orientasi Anda untuk kelompok-kelompok yang berbeda ini, Anda dapat memberikan pengalaman yang lebih personal dan relevan.
Jelajahi contoh-contoh onboarding karyawan yang berbeda dan pelajari cara menyesuaikannya untuk memberikan dukungan dan informasi kepada berbagai jenis karyawan:
Karyawan kantor
Saat menulis email onboarding untuk karyawan kantor, jaga agar isi email tetap bersih dan ramah. Mulailah dengan tanggal, waktu, dan lokasi kantor, termasuk tips parkir dan transportasi umum. Juga disarankan untuk menyoroti kebijakan kantor penting seperti kode berpakaian dan prosedur keamanan.
Berikut adalah contoh email yang dapat Anda gunakan sebagai awal:
Subject: Selamat Datang di [Nama Perusahaan]—Hari Pertama Anda
Yth. [Nama Karyawan],
Semoga email ini menemui Anda dalam keadaan baik. Kami sangat senang menyambut Anda di [Nama Perusahaan]! Tanggal mulai Anda adalah [Tanggal Mulai] pukul [Waktu Mulai].
Kantor kami berlokasi di [Alamat Kantor], dan Anda dapat menemukan petunjuk parkir [di sini/tautan jika berlaku].
Kebijakan kantor:
Silakan tinjau kebijakan dress code dan prosedur keamanan kami sebelum hari pertama Anda untuk transisi yang lancar ke dalam budaya kerja kami.
Kami menantikan untuk memperkenalkan Anda kepada tim Anda dan memastikan Anda memiliki semua yang dibutuhkan untuk memulai dengan sukses. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan lebih lanjut, silakan hubungi saya di [Alamat Email Anda] atau [Nomor Telepon Anda].
Kami tidak sabar untuk bertemu Anda segera!
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
Pekerja jarak jauh
Anda harus memastikan pekerja merasa terhubung dengan tim meskipun ada jarak fisik. Berikan informasi mengenai kebijakan kerja jarak jauh perusahaan, pengaturan teknis, dan norma komunikasi.
Subject: Selamat Datang di [Nama Perusahaan]—Rincian Onboarding Jarak Jauh Anda
Yth. [Nama Karyawan],
Selamat datang di [Nama Perusahaan]! Kami sangat senang Anda bergabung dengan tim remote kami.
Detail onboarding
Tanggal mulai: [Tanggal Mulai]
Pengaturan teknis: Perangkat Anda akan dikirimkan segera bersama petunjuk pengaturan.
Pedoman komunikasi: Silakan tinjau pedoman komunikasi kami [tambahkan tautan jika berlaku].
Kebijakan perusahaan
Silakan familiarisasi diri Anda dengan kebijakan kerja jarak jauh kami untuk transisi yang lancar.
Pertemuan dan perkenalan
Pertemuan tim virtual pertama kami dijadwalkan pada [Tanggal/Waktu Pertemuan]. Pastikan Anda hadir tanpa terkecuali.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan sebelum tanggal mulai, silakan hubungi saya di [Email Anda] atau [Nomor Telepon Anda].
Kami sangat antusias untuk berkolaborasi dengan Anda secara remote!
Salam hangat,
[Nama Lengkap Anda]
[Posisi Anda]
Situasi khusus
Email onboarding untuk situasi khusus—seperti pindah lokasi, kembali dari cuti, magang, pekerjaan lepas, proyek khusus, atau tenaga kerja yang beragam—memastikan transisi yang lancar. Setiap kasus memerlukan strategi komunikasi khusus untuk memenuhi kebutuhan unik.
Email selamat datang yang efektif menyediakan informasi penting, menciptakan lingkungan yang ramah, dan membantu anggota tim baru atau yang kembali berintegrasi dengan lancar ke dalam budaya dan operasional organisasi.
7. Email untuk atasan langsung karyawan baru
Email ini menjelaskan peran manajer lini dalam proses onboarding, termasuk tanggung jawab mereka dalam pelatihan, tugas awal, dan integrasi ke dalam tim.
Komunikasi yang komprehensif ini membantu manajer lini merencanakan dan mendukung transisi karyawan baru secara efektif, memastikan mereka merasa diterima dan siap berkontribusi sejak awal. Berikut adalah contoh untuk membantu Anda:
Subject: Pengenalan dan Informasi Onboarding untuk [Nama Karyawan Baru]
Halo [Nama Manajer],
Semoga hari Anda menyenangkan! Saya senang memperkenalkan Anda kepada [Nama Karyawan], yang akan bergabung dengan tim kami pada [tanggal mulai]. [Dia] membawa [sebutkan secara singkat pengalaman atau keterampilan yang relevan].
Sebagai atasan langsung [Nama Karyawan], peran Anda dalam membantu [dia] beradaptasi dengan lancar sangat penting. Berikut ini ringkasan singkat untuk membantu Anda mempersiapkan hari pertama [Nama Karyawan] dan memastikan proses onboarding berjalan sukses.
- Logistik hari pertama: Konfirmasi waktu mulai, tempat pertemuan, dan dokumen atau berkas yang harus dibawa
- Pengantar: Silakan sambut [Nama Karyawan] ke tim dan perkenalkan mereka kepada tim
- Peran dan tanggung jawab: Jelaskan peran [Nama Karyawan], tanggung jawab utama, dan bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan tim
Beritahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Saya menantikan untuk melihat [Nama Karyawan] berkembang!
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
8. Email permintaan umpan balik karyawan
Email ini adalah pesan dari seorang manajer yang meminta anggota tim untuk memberikan masukan tentang pengalaman kerja mereka dan saran untuk perbaikan. Anda harus mencari umpan balik ini untuk meningkatkan dinamika tim dan menangani masalah apa pun, serta membangun budaya komunikasi terbuka dan keterlibatan karyawan.
Subject: Kami Menghargai Masukan Anda!
Dear Tim,
Semoga pesan ini menemui Anda dalam keadaan baik. Saya menghargai masukan Anda sebagai bagian dari upaya kami untuk terus meningkatkan lingkungan kerja dan proses kami.
Bagikan pengalaman Anda, tantangan yang Anda hadapi, dan saran spesifik yang Anda miliki untuk meningkatkan kolaborasi dan produktivitas kita.
Silakan klik tautan berikut untuk mengakses survei dan berbagi pendapat Anda secara terbuka: [Insert Survey Link]
Masukan Anda akan membantu kami mengambil keputusan yang lebih baik tentang cara mendukung Anda dan tim dengan lebih baik. Terima kasih atas waktu dan masukan berharga Anda.
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
9. Undangan untuk membuat akun IT
Email ini memberikan karyawan baru semua informasi yang diperlukan untuk menggunakan perangkat lunak khusus pekerjaan, memungkinkan mereka untuk mulai bekerja dengan cepat dan efisien. Hal ini menghemat waktu mereka dari harus mencari tahu sendiri dan memungkinkan mereka fokus pada belajar peran mereka serta berkontribusi secara positif bagi tim.
Subject: Pengaturan Akun IT Anda: Informasi Penting
Yth. [Anggota Tim Baru],
Untuk memastikan awal yang lancar, silakan temukan detail di bawah ini untuk mengatur akun IT Anda dan mengakses perangkat lunak dan alat yang diperlukan.
Silakan ikuti petunjuk dalam email ini untuk mengatur akun Anda dan mengakses alat-alat yang tersedia:
[Masukkan instruksi atau tautan di sini]
Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan atau menemui masalah selama proses pengaturan. Kami siap membantu!
Kami menantikan kesuksesan Anda dalam peran baru Anda.
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
10. Email onboarding pelanggan
Email onboarding pelanggan yang efektif sangat penting untuk menyambut pengguna baru dan menetapkan dasar untuk pengalaman positif dengan produk atau layanan Anda. Meskipun ada berbagai perangkat lunak onboarding pelanggan yang dapat dipertimbangkan, memilih yang tepat dapat menyederhanakan dan meningkatkan proses tersebut.
Berikut adalah beberapa poin untuk membantu Anda menulis email onboarding klien yang jelas dan menarik:
- Gunakan subjek email yang menarik
- Ingatkan mereka mengapa produk Anda berharga dan istimewa
- Jelaskan dengan jelas langkah-langkah selanjutnya
- Sertakan panduan dan sumber daya yang berguna
- Berikan detail kontak untuk bantuan
- Akhiri dengan ajakan bertindak yang jelas (CTA)
Berikut adalah contoh template email onboarding untuk pelanggan:
Subjek: Perjalanan Anda dengan [Produk/Layanan] Dimulai di Sini!
Selamat datang di [Nama Perusahaan]!
Halo [Nama Depan],
Terima kasih telah memilih [Nama Perusahaan]! Kami sangat senang Anda bergabung dengan kami.
Misi kami di [Nama Perusahaan] adalah [Misi atau Nilai Tambah], dan kami senang dapat membantu Anda [Manfaat bagi Pelanggan].
Kami akan mengirimkan sumber daya berguna dalam beberapa minggu ke depan untuk memastikan Anda mendapatkan manfaat maksimal dari [Produk/Layanan]. Kami siap mendukung Anda di setiap langkah.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami berkomitmen untuk kesuksesan Anda!
Kami menantikan kolaborasi dengan Anda,
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Nama Perusahaan]
Contoh Nyata Strategi Email Onboarding yang Sukses
LastPass adalah pengelola kata sandi yang secara aman menyimpan dan mengatur kata sandi serta informasi login Anda. Ia membantu menghasilkan kata sandi yang kuat, mengisi otomatis detail login, dan menyinkronkan data Anda di semua perangkat untuk akses yang mudah.
Email onboarding mereka bertujuan untuk menyederhanakan proses bagi pelanggan baru, memastikan onboarding mandiri yang mudah dan peningkatan adopsi pengguna.
Berikut adalah elemen kunci:
- Menjelaskan apa itu pengelola kata sandi, mengapa organisasi menggunakan layanan ini, dan manfaat yang ditawarkannya
- Mengundang pelanggan untuk membuat akun LastPass dan memberikan instruksi untuk menetapkan kata sandi utama yang aman serta mengakses vault
- Memberikan langkah-langkah terarah untuk memulai
Secara keseluruhan, email onboarding LastPass berfokus pada kesederhanaan, kemudahan penggunaan, dan memberikan jalur yang jelas menuju produktivitas.
Membuat Email Onboarding Lebih Efektif
Selain tips yang dibahas di bagian di atas, ada taktik tambahan yang dapat lebih meningkatkan efektivitas email onboarding.
Mari kita telusuri lebih dalam untuk menciptakan email yang lebih efektif dan membangun koneksi sejak hari pertama, yang pada akhirnya membantu Anda mencapai tujuan onboarding.
Pengujian A/B
Ini adalah metode untuk membandingkan dua versi email untuk melihat mana yang lebih efektif. Anda mengirim satu versi ke setengah audiens Anda dan versi lain ke setengah lainnya, lalu melihat mana yang menghasilkan hasil yang lebih baik. Hal ini membantu Anda memahami apa yang paling efektif.
Manfaat utamanya adalah memahami apa yang berhasil. Berikut alasannya:
- Memisahkan perubahan: Jika Anda mengubah beberapa elemen dalam email yang berbeda, Anda tidak akan tahu perubahan mana yang membuat perbedaan
- Dibandingkan dengan kelompok kontrol: Jika Anda mengubah satu elemen tetapi tidak membandingkannya dengan email yang tidak diubah yang dikirim ke kelompok serupa, Anda tidak akan tahu apakah perubahan tersebut menyebabkan perbedaan dalam kinerja
Manajemen hubungan pelanggan (CRM)
CRM sangat penting untuk membuat email onboarding yang efektif yang menyambut pengguna baru ke produk atau layanan Anda. Sistem ini membantu bisnis mengelola interaksi pelanggan dengan lebih baik dengan mengorganisir data, mengotomatisasi proses, dan mempersonalisasi komunikasi.
Ini berarti Anda dapat menyesuaikan email onboarding sesuai dengan kebutuhan dan preferensi pengguna, memastikan mereka merasa dihargai dan didukung.
Dengan CRM, bisnis dapat meningkatkan kepuasan pengguna, mengurangi tingkat churn, dan membangun hubungan pelanggan jangka panjang, yang menjadi landasan untuk kesuksesan pelanggan.
Integrasi aplikasi seluler
Dengan semakin bergantungnya orang pada smartphone untuk tugas sehari-hari, semakin banyak orang kini menggunakan perangkat mobile untuk membaca email. Tren ini membawa tantangan dan peluang bagi pemasar email.
Menurut MailChimp, PC memiliki tingkat klik yang lebih tinggi daripada tablet dan ponsel. PC menyumbang 64% dari alamat email dan menghasilkan 72% dari total klik, sementara perangkat mobile hanya menyumbang 27% dari alamat email tetapi hanya 18% dari total klik.
Wawasan ini menyoroti pentingnya menyesuaikan kampanye email untuk meningkatkan keterlibatan di semua kelompok pengguna. Pengalaman onboarding yang baik membuat pengguna lebih cenderung tetap menggunakan produk Anda.
Berikut adalah beberapa strategi praktis untuk memaksimalkan dampak email onboarding untuk aplikasi seluler:
- Konten visual: Sertakan tangkapan layar, GIF, atau video
- Frekuensi: Kirim email onboarding pada interval strategis, seperti segera setelah pendaftaran
- Bukti sosial: Sertakan testimoni dan ulasan
- Pelacakan kemajuan: Memberikan pembaruan kepada pengguna tentang perjalanan mereka dalam menggunakan produk
- Peningkatan bertahap: Analisis kinerja (tingkat pembukaan, tingkat klik, atau tindakan pengguna) dengan menggunakan alat penulisan email canggih untuk menyempurnakan dan mengoptimalkan konten
Ajakan bertindak
Akhiri email onboarding Anda dengan ajakan bertindak (call to action) untuk mengarahkan pelanggan atau karyawan Anda ke langkah berikutnya dan memastikan transisi yang lancar.
Ini mungkin melibatkan mendorong karyawan untuk menyelesaikan dokumen yang diperlukan, mengatur akun mereka, atau menghadiri sesi orientasi. Ini juga bisa berarti mendorong pelanggan untuk menjelajahi fitur produk, menjadwalkan demo, atau mengaktifkan akun mereka.
Dengan menjelaskan langkah-langkah ini secara jelas, Anda membantu mereka memahami apa yang harus dilakukan selanjutnya dan merasa didukung dalam perjalanan mereka bersama organisasi atau produk Anda.
Libatkan dan Pertahankan Karyawan Anda Sejak Hari Pertama dengan ClickUp
Email onboarding yang efektif sangat penting dalam mengintegrasikan karyawan/klien baru ke dalam organisasi Anda dengan lancar.
Meskipun ada banyak opsi perangkat lunak onboarding yang dapat dieksplorasi, ClickUp menonjol berkat fitur-fiturnya yang komprehensif. Fitur-fitur ini meliputi Docs untuk dokumen detail, Brain untuk pembuatan konten email, Automation untuk alur kerja efisien, dan Templates untuk pesan yang konsisten.
Menyusun email yang personal dan informatif dengan alat-alat ini dapat secara signifikan meningkatkan pengalaman onboarding, membuka jalan bagi kemitraan yang produktif dan sukses.
Daftar ke ClickUp untuk memulai!