Penuh dengan (kelebihan) kepercayaan diri setelah berhasil membangun Terusan Suez, Ferdinand de Lesseps mencoba membangun terusan laut di Selat Panama. Sayangnya, ia sangat meremehkan tantangan teknik yang dihadapi di wilayah Panama.
Diterpa penyakit dan kurangnya keahlian, ia terpaksa menghentikan proyek tersebut pada tahun 1889. Perusahaannya bangkrut setelah menghabiskan $287 juta untuk proyek tersebut.
De Lesseps menjadi korban apa yang disebut psikolog Daniel Kahneman dan Amos Tversky sebagai "kesalahan perencanaan."
Apa itu kesalahan perencanaan? Mengapa kita rentan terhadapnya? Bagaimana bias kita muncul dalam pekerjaan dan kehidupan kita? Dan apa yang dapat kita lakukan untuk mengurangi kesalahan perencanaan? Baca terus untuk mengetahui jawabannya!
Memahami Kesalahan Perencanaan secara Rinci
Pada tahun 1979, psikolog Kahneman dan Tversky mendefinisikan "kesalahan perencanaan" sebagai " kecenderungan untuk meremehkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas di masa depan, sebagian disebabkan oleh ketergantungan pada skenario kinerja yang terlalu optimis."
Secara sederhana, bias perencanaan adalah kecenderungan kognitif yang membuat Anda meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, dan melebih-lebihkan kemampuan Anda untuk menyelesaikannya.
Beberapa ciri-ciri kesalahan perencanaan adalah sebagai berikut:
- Hal ini memengaruhi prediksi tugas Anda (dan tim Anda) tetapi tidak memengaruhi prediksi orang lain
- Prediksi Anda sebagian besar bergantung pada penilaian intuitif namun tidak akurat
- Kesalahan timbul dari bias dan pemikiran yang terlalu optimis, bukan secara acak
- Hal ini terjadi terlepas dari apakah perencana telah mengalami kegagalan serupa di masa lalu
- Hal ini terjadi terlepas dari sifat kepribadian, budaya, jenis kelamin, ukuran tugas, atau waktu
Mengapa hal itu terjadi, meskipun begitu?
Alasan kegagalan perencanaan
Manusia memandang peristiwa secara asimetris. Kita memiliki keinginan alami untuk positif dan optimis. Kita ingin percaya bahwa kita memiliki kekuatan dan kendali untuk menyelesaikan suatu tugas, bahkan ketika semua bukti menunjukkan sebaliknya. Inilah alasannya.
Kami suka gelas setengah penuh
Ketika kita memulai perencanaan proyek, kita cenderung fokus pada hal-hal positif. Kita percaya bahwa kita telah belajar dari kegagalan masa lalu dan lebih baik hari ini. Kita ingin membuat rencana yang membuat kita terlihat dan merasa baik.
Seberapa sering Anda mendengar seorang pengembang mengatakan, "Itu hanya perbaikan bug lima menit"? Pengembang tersebut yakin mereka cukup terampil untuk menyelesaikan bug dalam lima menit, tetapi kenyataannya jauh dari itu.
Kami resistensi terhadap perubahan
Perubahan mengharuskan kita untuk mengubah pandangan awal kita tentang dunia. Di tengah proyek, jika kita menerima informasi baru yang menunjukkan bahwa kita berada di jalur yang salah, kita merespons dengan menolaknya.
Manajer proyek sering mengabaikan penyimpangan besar dalam progres sebagai hal kecil karena bias pemantapan (anchoring bias) bekerja. Mereka mengaitkan proses berpikir mereka pada rencana awal daripada informasi baru.
Kami tidak menyukai informasi negatif
Ketika kita sedang berada di tengah-tengah proyek, terutama ketika sudah banyak pekerjaan yang selesai, kita tidak suka mendengar kabar buruk. Kita mengabaikan informasi yang menantang pandangan optimis kita karena hal itu dapat mengacaukan proyek secara keseluruhan.
Sebenarnya, kita melihat orang-orang yang serius mempertimbangkan informasi negatif sebagai pesimistis atau penentang. Akibatnya, tekanan teman sebaya dan bias konformitas membuat mereka mengikuti opini umum.
Kami selalu optimis
Para pemanjat bungee percaya bahwa mereka memiliki risiko cedera yang lebih rendah daripada pemanjat lain, meskipun tidak ada data yang mendukung hal ini. Dalam contoh yang lebih realistis, kita menganggap mengelola pekerjaan penuh waktu dan pekerjaan sampingan adalah hal yang mudah! Ini adalah contoh klasik dari bias optimisme.
Penelitian menunjukkan bahwa bias optimisme adalah salah satu bias paling konsisten dan umum pada manusia. Bias ini berasal dari dua kecenderungan kognitif: Orang cenderung melebih-lebihkan kemungkinan terjadinya peristiwa positif pada diri mereka sendiri dan meremehkan kemungkinan terjadinya peristiwa negatif.
Cenderungan dan tekanan sosial untuk mempertahankan pandangan yang terlalu optimis menyebabkan overconfidence, penilaian risiko yang buruk, dan kurangnya rencana cadangan.
Kecenderungan optimisme memicu kesalahan perencanaan di kalangan manajer proyek dalam beberapa cara kunci.
- Anda cenderung fokus pada hasil sukses yang dibayangkan dan mengabaikan potensi kendala saat merencanakan
- Anda terlalu menganggap remeh kemampuan Anda
- Anda tidak merencanakan penundaan atau komplikasi karena Anda menganggap hal-hal tersebut tidak mungkin terjadi
- Anda mengabaikan data historis dan mengandalkan skenario terbaik
- Anda menyalahkan kegagalan masa lalu pada faktor eksternal di luar kendali Anda
Alasan kami didasarkan pada
Motivated reasoning adalah bentuk bias emosional di mana Anda menerima bukti yang sesuai dengan keyakinan saat ini dan menolak informasi yang bertentangan dengan keadaan pikiran tersebut.
Misalnya, jika klien Anda ingin situs web dikembangkan dalam dua minggu, tetapi Anda tahu bahwa pelaksanaan proyek akan memakan waktu lebih lama, Anda setuju untuk melakukannya. Anda meyakinkan diri sendiri bahwa itu hanya lima halaman, Anda sudah memiliki template, kontennya sudah siap, dan sebagainya.
Inilah cara hal ini memicu kesalahan perencanaan:
- Anda terlalu mengestimasi kemungkinan hasil positif, yang menyebabkan bias optimisme
- Anda lebih cenderung mengingat kesuksesan masa lalu dengan lebih positif karena bias dukungan pilihan
- Anchoring membuat Anda fokus pada detail-detail spesifik daripada melihat gambaran besar
- Anda memproses informasi dengan cara yang mendukung asumsi, keyakinan, dan sikap yang sudah ada sebelumnya
Kita semua sedikit bias, percaya diri, optimis, dan termotivasi. Jadi, apa salahnya, mungkin Anda bertanya.
Dampak negatif dari kesalahan perencanaan pada perencanaan proyek
Ketika Anda terjebak dalam kesalahan perencanaan, Anda kemungkinan besar akan melakukan beberapa kesalahan. Hal ini dapat memiliki konsekuensi yang sangat serius.
Kesalahan dalam memperkirakan waktu: Kesalahan perencanaan menyebabkan tim meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek inovatif. Anda mungkin terlalu percaya diri untuk menyisakan ruang untuk eksperimen, kegagalan, dan perbaikan. Hal ini menyebabkan perkiraan waktu yang terlalu optimis yang tidak memperhitungkan cakupan penuh proyek.
Anggaran rendah: Ketika Anda meyakinkan diri sendiri bahwa sesuatu dapat diselesaikan dengan cepat, Anda juga meremehkan sumber daya yang dibutuhkan. Jadi, Anda mungkin hanya mempekerjakan satu penulis untuk menyelesaikan sebuah e-book, padahal sebenarnya membutuhkan jasa penulis, editor, dan desainer.
Mengabaikan risiko eksternal: Kesalahan perencanaan bertindak sebagai penghalang, mendorong tim untuk fokus secara sempit pada tugas-tugas spesifik dan mengabaikan risiko eksternal, seperti lingkungan regulasi, persaingan, dinamika pasar, dll.
Tekanan yang ditimbulkan sendiri: Tim merasa terpaksa memberikan jadwal yang terlalu optimis untuk mendapatkan persetujuan dan pendanaan proyek, meskipun mereka tahu perkiraan tersebut tidak realistis. Hal ini menciptakan tekanan, yang pada akhirnya membuat karyawan rentan gagal dan mengalami kelelahan.
Inovasi yang terhambat: Proyek inovatif bersifat kompleks dan tidak pasti, sehingga sulit untuk memperkirakan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dengan akurat. Perencanaan proyek dalam kasus seperti ini rentan terhadap bias. Meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menciptakan sesuatu yang benar-benar baru akan merusak tujuan yang telah Anda tetapkan.
Jika Anda sedang tertawa sinis dengan anggapan bahwa hanya orang muda atau yang terlalu bersemangat yang rentan terhadap kesalahan perencanaan, pikirkan lagi.
Contoh Nyata dari Kesalahan Perencanaan
Kesalahan perencanaan tidak membedakan antara pengembangan perangkat lunak kecil dan proyek infrastruktur besar. Berikut adalah contoh bagaimana rencana yang tidak realistis, bias, tekanan, dan ekspektasi pemegang saham telah mempengaruhi proyek-proyek besar sepanjang sejarah.
Gedung Opera Sydney
Salah satu struktur paling ikonik di dunia, pembangunan Opera House Sydney tertunda setidaknya satu dekade akibat kesalahan perencanaan. Perkiraan awal, seperti dilaporkan pada tahun 1957, adalah $7 juta dengan perkiraan waktu penyelesaian enam tahun. Versi yang lebih sederhana dari desain asli akhirnya dibuka 16 tahun kemudian dengan biaya $102 juta!
Gedung Opera Sydney mengalami kesulitan karena:
- Mulai terburu-buru: Mengingat situasi politik dan opini publik yang mendukung, pemerintah Australia ingin konstruksi dimulai lebih awal dari yang memungkinkan
- Rencana yang belum selesai: Arsitek belum menetapkan rencana akhir, menyebabkan langkah-langkah sementara dan masalah struktural yang tidak terduga
- Kesalahan perhitungan kompleksitas: Tantangan dalam desain atap berbentuk cangkang menyebabkan perancangan ulang dan pembangunan ulang secara total
Kereta Api Kanada Pasifik
Pada tahun 1871, koloni British Columbia setuju untuk menjadi bagian dari Kanada. Sebagai imbalan, Kanada berjanji akan membangun kereta api transkontinental yang menghubungkan wilayah-wilayah tersebut.
Proyek yang direncanakan selesai pada tahun 1881 dengan pinjaman $25 juta, memakan waktu empat tahun lebih lama dari rencana dan membutuhkan tambahan pinjaman $22,5 juta. Inilah alasannya.
- Kurangnya pandangan dari luar: Para perencana tidak memahami dengan baik medan yang berbukit-bukit di mana mereka perlu membangun rel
- Kekurangan tenaga kerja: Ada kekurangan parah tenaga kerja akibat upah yang minim dan kondisi kerja yang berbahaya, yang harus diatasi kontraktor dengan mendatangkan pekerja dari luar negeri
- Masalah regulasi: Tekanan politik, masalah perjanjian tanah, dan kekuatan rakyat semua menambah keterlambatan dalam pembangunan
Situs web Healthcare.gov
Pada 20 Oktober 2013, Presiden Barack Obama mengatakan, "Tidak ada yang bisa disembunyikan: situs web tersebut terlalu lambat, orang-orang terjebak selama proses pendaftaran, dan saya pikir adil untuk mengatakan bahwa tidak ada yang lebih frustrasi daripada saya." Ia berbicara tentang situs web healthcare.gov yang sangat dinantikan.
Salah satu alasan utama kegagalan besar ini adalah kesalahan perencanaan.
- Mengabaikan biaya: Investigasi menunjukkan bahwa biaya pengembangan situs web yang diproyeksikan sebesar $292 juta, tetapi sebenarnya mencapai $2,1 miliar
- Ketidak berpengalaman: Pusat Layanan Medicare dan Medicaid (CMS) tidak berpengalaman dalam mengimplementasikan proyek perangkat lunak, terutama yang sekompleks ini
- Keterbatasan waktu: Kontraktor menerima spesifikasi akhir hanya beberapa bulan sebelum peluncuran, yang secara signifikan mempersempit waktu yang tersedia
Hal positif dari kegagalan ini adalah Anda bukan satu-satunya yang merencanakan proyek pengembangan perangkat lunak selama 12 bulan yang kini sudah berjalan 18 bulan dan masih terus berlanjut.
Atau mungkin Anda bisa memaafkan diri sendiri karena menghabiskan 15 menit untuk membereskan rumah, hanya untuk menyadari bahwa Anda masih membersihkan tiga jam kemudian?
Kecenderungan merencanakan dengan buruk memiliki konsekuensi dalam kehidupan pribadi dan profesional kita. Hal ini menciptakan tekanan yang tidak perlu, membuat kita terjebak dalam bias kita sendiri, dan menyebabkan siklus berulang dari kerja berlebihan atau kinerja yang buruk. Untuk menghindarinya, Anda membutuhkan data, kerangka kerja perencanaan, dan pikiran yang terbuka.
Cara Menghindari Kesalahan Perencanaan
Keyakinan bahwa sesuatu dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat daripada yang sebenarnya dibutuhkan merupakan salah satu kesalahan penilaian paling umum, baik dalam kehidupan pribadi maupun korporat.
Solusinya: berlatih, berlatih, dan berlatih. Dibutuhkan latihan untuk menyadari diri sendiri terjebak dalam perangkap kesalahan perencanaan, dan lebih banyak latihan lagi untuk membiasakan diri membangun struktur yang mencegah diri sendiri terjebak.
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah tentang cara mendekati proyek ini dengan niat yang tepat, proses yang benar, dan perangkat lunak perencanaan strategis seperti ClickUp.
Percayalah pada data sejarah
Perhatikan waktu penyelesaian tugas sebelumnya dari awal hingga selesai. Gunakan teknik peramalan kelas referensi—pada dasarnya, proses meramalkan masa depan berdasarkan tugas serupa, situasi masa lalu, dan hasil yang telah dicapai.
Dengan menganalisis bagaimana proyek-proyek serupa berjalan di masa lalu, Anda dapat membuat prediksi akurat berdasarkan pola keterlambatan, tantangan, dan risiko biaya proyek.
- Identifikasi kelas referensi data yang relevan dari proyek-proyek serupa di masa lalu
- Konsolidasikan data ini berdasarkan lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek-proyek ini, baik di dalam maupun di luar organisasi
- Gunakan data ini untuk menetapkan ekspektasi yang lebih realistis untuk proyek saat ini daripada mengandalkan perkiraan yang didasarkan pada intuisi Anda
- Buat rencana cadangan untuk mengatasi keterbatasan waktu, hambatan, dan kendala lainnya
Mengumpulkan dan memelihara data historis adalah bagian tersulit bagi kebanyakan bisnis. Alat perencanaan proyek ClickUp dirancang untuk mengumpulkan dan mengelola informasi tentang bagaimana pekerjaan Anda berjalan.
ClickUp Time Tracking memungkinkan Anda memantau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Tampilan Beban Kerja ClickUp memungkinkan tim mencatat ketersediaan mereka dan manajer proyek mengalokasikan sumber daya sesuai kebutuhan. ClickUp Goals memungkinkan Anda menetapkan target dan melacak kemajuan secara real-time.
Jika Anda sedang membangun produk, ClickUp untuk Perencanaan Produk memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menghindari kesalahan perencanaan, termasuk perkiraan, pelacakan waktu, dan dasbor yang dapat disesuaikan. Tidak ada yang diserahkan pada kebetulan atau optimisme berlebihan Anda sendiri!
Tetapkan niat implementasi
Niat implementasi adalah strategi 'jika-ini-maka-itu' yang digunakan untuk mengatur perilaku sendiri atau membentuk kebiasaan. Mereka adalah cara sederhana, realistis, dan dapat ditindaklanjuti untuk mencapai tujuan manajemen proyek.
Tentukan niat implementasi spesifik tentang bagaimana dan kapan Anda akan menyelesaikan pekerjaan. Gunakan pernyataan 'jika-maka', seperti:
- Berorientasi pada tugas: Jika saya perlu memenuhi tenggat waktu, maka saya akan menyelesaikan pemrograman pada x-2 hari
- Berorientasi pada hambatan: Jika saya sakit, saya akan menyesuaikan strategi manajemen kapasitas dan memanfaatkan waktu John Doe untuk menggantikan saya
- Berorientasi pada hasil: Jika pekerjaan tertunda, saya akan memperkirakan ulang jadwal dan memberitahu klien sebelumnya
- Berorientasi pada proses: Jika ada ketergantungan, saya akan memberikan perhatian ekstra untuk memperlancar alur kerja
Menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp memberikan cara sederhana dan visual untuk mengelola ketergantungan. Fitur Tugas ClickUp memungkinkan Anda menghubungkan item dan menambahkan ketergantungan sehingga Anda tidak pernah melewatkan satu pun. Gunakan tampilan diagram Gantt untuk memvisualisasikan dampak keterlambatan dan menerapkan prosedur korektif sesuai kebutuhan.
Jika diperlukan, lakukan analisis SOAR yang komprehensif untuk mengidentifikasi kekuatan, peluang, aspirasi, dan hasil Anda.
Pendekatan ini mengatasi bias optimisme dengan sengaja mempertimbangkan situasi yang tidak menguntungkan.
Coba efek segmentasi
Dalam pendidikan, efek segmentasi bertujuan untuk meningkatkan hasil belajar dengan membagi pelajaran menjadi segmen-segmen kecil daripada sebagai elemen yang berkelanjutan.
Dalam manajemen proyek, hal ini berarti membagi proyek besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, sehingga lebih mudah dikelola. Saat melakukannya, pertimbangkan hal-hal berikut.
- Pekerjaan non-produktif: Catat waktu yang dihabiskan untuk setiap bagian tugas, termasuk penelitian, eksperimen, percakapan, dll.
- Konsistensi: Pecah proyek menjadi bagian-bagian yang mirip dengan rencana reguler Anda. Hal ini membantu menganalisis data historis yang setara untuk membuat prediksi
- Perencanaan darurat: Perencanaan untuk menyelesaikan setiap bagian daripada keseluruhan juga membantu Anda mempertimbangkan hambatan potensial dan bekerja secara bertahap
Gunakan metode estimasi tiga poin
Gunakan metode estimasi tiga poin untuk mengatasi kesalahan perencanaan dan mengembangkan jadwal proyek yang lebih realistis. Metode ini melibatkan tiga skenario berbeda saat memperkirakan durasi tugas.
- Perkiraan optimis: Skenario terbaik di mana segala sesuatunya berjalan lancar
- Perkiraan paling mungkin: Hasil yang wajar yang Anda harapkan berdasarkan pengalaman dan data
- Perkiraan pesimistis: Skenario terburuk, di mana penundaan signifikan dan masalah muncul
Rata-rata tertimbang dari ketiga angka ini memberikan perkiraan paling mungkin untuk tugas tersebut. Coba buat perkiraan tiga poin Anda sendiri untuk waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas menggunakan ClickUp Time Estimates.
Jangan mengulang apa yang sudah ada
Manajer proyek sering mengandalkan insting untuk memperkirakan berapa lama suatu proyek akan selesai. Hal ini menyebabkan perhitungan yang tidak perlu dilakukan berulang kali. Hindari hal itu dengan menggunakan templat yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Template gratis dan dapat disesuaikan dari ClickUp
Rencana pra-proyek: Template Dokumen Perencanaan ClickUp membantu tim proyek mencapai kesuksesan dengan mencatat tujuan, sasaran, dan tindakan yang harus dilakukan. Template ini juga membantu membagi tugas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mudah dikelola untuk penyelesaian yang lebih cepat.
Perencanaan proyek: Template Perencanaan Proyek ClickUp adalah kerangka kerja ramah pemula untuk merencanakan tugas-tugas masa depan secara instan. Ini memberdayakan Anda dengan struktur untuk mengembangkan rencana, mengorganisir tugas, memprioritaskan aktivitas berdampak tinggi, dan menyelaraskan anggota tim di satu tempat.
Pengambilan Keputusan: Template Dokumen Kerangka Kerja Pengambilan Keputusan ClickUp membantu Anda dengan cepat dan akurat mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan dari setiap keputusan dengan:
- Menganalisis setiap pilihan yang mungkin
- Mengidentifikasi ide-ide dengan prioritas tertinggi untuk dilanjutkan
- Menyelaraskan tim sekitar hal yang paling penting untuk kesuksesan bersama
Tidak menemukan apa yang Anda butuhkan? Cek sepuluh templat perencanaan strategis gratis ini untuk membuat kerangka kerja yang dapat digunakan untuk keputusan apa pun yang perlu Anda ambil.
Jadilah pesimistis
Kebijaksanaan populer mengatakan bahwa pesimistis lebih mungkin bertahan dalam kiamat zombie karena mereka akan tetap waspada, merencanakan skenario terburuk, mengambil keputusan sulit, dan meninggalkan prasangka.
Meskipun manajemen proyek tidak selalu seperti kiamat zombie, sedikit pesimisme bisa membantu.
Perspektif pesimistis menghasilkan penilaian yang lebih realistis, dengan mempertimbangkan cadangan dan contingency plan. Hal ini akan mendorong Anda untuk menganalisis data masa lalu dan mengidentifikasi segala hal yang bisa salah, sehingga Anda mendapatkan pemahaman yang lebih rasional tentang kekuatan dan kelemahan Anda.
Apa yang lebih baik daripada seorang pesimistis? Seorang pesimistis yang memiliki alat yang tepat untuk memvisualisasikan rencana proyek dan mengevaluasinya.
Semua Kecuali Bias: Hindari Kesalahan Perencanaan dengan ClickUp
Daniel Kahneman, dalam bukunya ' Thinking, Fast and Slow ', mengatakan: "Sebagian besar dari kita memandang dunia sebagai tempat yang lebih ramah daripada kenyataannya, atribut kita sebagai lebih menguntungkan daripada yang sebenarnya, dan tujuan yang kita tetapkan sebagai lebih dapat dicapai daripada yang kemungkinan besar akan tercapai. "
Apa yang tidak dapat dilakukan oleh Ferdinand de Lesseps, Amerika Serikat berhasil mencapainya dengan Terusan Panama. Mereka mengikuti buku panduan dengan cermat, menggunakan data historis untuk membuat perkiraan realistis, merencanakan setiap kemungkinan hasil, melakukan survei yang mendalam, dan mengkoordinasikan semua pemangku kepentingan untuk proyek tersebut. Proyek tersebut selesai dalam sepuluh tahun.
Meskipun ada banyak contoh yang memperingatkan tentang hal ini, bias perencanaan adalah bias kognitif yang umum terjadi yang menyesatkan orang dan tim untuk meremehkan waktu, biaya, dan risiko tugas dan proyek di masa depan.
Meskipun Anda dapat menggunakan semua tekad Anda untuk menghindarinya, menetapkan sistem yang tepat mungkin lebih membantu.
Perangkat lunak pemecahan masalah dan manajemen risiko seperti ClickUp merupakan salah satu alat paling efektif untuk mengambil keputusan berbasis data yang realistis. Dengan fitur manajemen proyek, fokus pada data, templat intuitif, dan kecerdasan buatan yang dirancang khusus, ClickUp mengorganisir pemikiran Anda dan memperjelas proses pengambilan keputusan. Coba ClickUp sekarang. Coba ClickUp secara gratis hari ini.