Seiring dengan pertumbuhan perusahaan dan pelanggan Anda, bagaimana Anda menjaga kolaborasi yang erat di antara setiap tim dan alat yang berbeda? Itulah tepatnya tantangan yang dihadapi DataAutomation pada tahun 2020 sebelum menciptakan solusi kerja all-in-one untuk meningkatkan produktivitas dengan ClickUp!
Cerita DataAutomation
Didirikan pada tahun 2016, DataAutomation adalah platform SaaS yang mengintegrasikan perangkat lunak dan mengotomatisasi proses untuk membantu perusahaan mengoptimalkan output, menghemat waktu, dan menghilangkan kesalahan manusia.
Saat ini, DataAutomation digunakan oleh lebih dari 186 perusahaan di seluruh dunia dan telah menjadi pemimpin dalam penyediaan solusi otomatisasi massal dan integrasi aplikasi. Misi mereka adalah menyesuaikan dan menghubungkan perangkat lunak agar pelanggan dapat fokus pada pertumbuhan bisnis mereka dengan lebih efisien.
Tantangan
Solusi DataAutomation memerlukan koordinasi yang cermat antara tim Implementasi, Penjualan, dan Pemasaran.
Untuk mendukung kebutuhan pelanggan mereka dan tim yang terus berkembang, DataAutomation membutuhkan platform kerja tunggal dan terintegrasi yang dapat meningkatkan kolaborasi lintas fungsi, proses kerja, dan visibilitas organisasi.
Solusi
Kami percaya bahwa mengganti alur kerja tradisional dengan proses yang jelas dan otomatis adalah kunci efisiensi bisnis. Pelanggan kami mengandalkan solusi canggih yang membutuhkan kolaborasi yang cermat antara semua tim di DataAutomation. Dengan ClickUp, kami akhirnya dapat bekerja bersama di satu tempat dengan alat yang sama, yang meningkatkan proses internal dan mendorong bisnis kami maju. Tidak hanya solusi ini menyatukan tim kami, tetapi kami juga menemukan mitra tepercaya yang berbagi nilai kami dalam memberdayakan tim untuk bekerja lebih efisien!
Kami percaya bahwa mengganti alur kerja tradisional dengan proses yang jelas dan otomatis adalah kunci efisiensi bisnis. Pelanggan kami mengandalkan solusi canggih yang membutuhkan kolaborasi yang cermat antara semua tim di DataAutomation. Dengan ClickUp, kami akhirnya dapat bekerja bersama di satu tempat dengan alat yang sama, yang meningkatkan proses internal dan mendorong bisnis kami maju. Tidak hanya solusi ini menyatukan tim kami, tetapi kami juga menemukan mitra tepercaya yang berbagi nilai kami dalam memberdayakan tim untuk bekerja lebih efisien!
Mengintegrasikan semua hal ke dalam satu platform
Renee bergabung dengan DataAutomation pada tahun 2020 dan langsung mengambil tugas yang sangat besar: mengaudit alat dan proses tim Implementasi untuk mencari inefisiensi — dan kemudian menciptakan sistem untuk memperbaikinya.
Visi Renee untuk masa depan kerja di DataAutomation, yang ia sebut sebagai Filosofi Payung, adalah bahwa setiap tim dan pekerjaan mereka harus disatukan dalam satu platform di mana semua orang dapat berkoordinasi bersama, terlepas dari peran atau teknologi yang mereka gunakan.
“Silo informasi merupakan hambatan besar dalam kerja lintas fungsi, terutama dalam lingkungan kerja jarak jauh di mana Anda tidak bisa dengan mudah mengetahui inisiatif departemen lain sambil menunggu kopi Anda diseduh,” kata Renee.
“Setiap kali Anda dapat membuka alat kerja Anda untuk meningkatkan visibilitas dan aksesibilitas informasi, Anda menghemat waktu dan mengurangi biaya kesempatan.”
Mengintegrasikan alat-alat
Meskipun alat-alat DataAutomation cukup memadai di tahun-tahun sebelumnya, mereka menjadi beban yang semakin berat seiring dengan pertumbuhan tim, karena alur kerja yang terputus-putus menyebabkan penurunan produktivitas dan stres yang meningkat.
Pada saat itu, tim Data Automation bergantung pada beberapa platform untuk mendukung fungsi tim:
- Trello untuk manajemen proyek
- Tettra untuk dokumentasi proses (SOP)
- Streak untuk CRM Penjualan
- Google Docs untuk basis pengetahuan
- Google Forms untuk penyelidikan proyek dan formulir bug
- Google Sheets untuk basis data
- …dan masih banyak lagi
Setelah melakukan riset dan perbandingan platform proyek, Renee, bekerja sama dengan tim lainnya, memutuskan bahwa ClickUp adalah satu-satunya alat yang memenuhi semua kriteria sambil menawarkan antarmuka pengguna yang ramah dan dapat disesuaikan, fleksibel untuk kebutuhan semua orang, mulai dari insinyur hingga tim penjualan.
Dengan ClickUp, setiap tim inti DataAutomation tidak lagi terpisah oleh alat yang berbeda-beda. Setiap backlog, alur kerja, dan inisiatif proyek kini berada di bawah satu Workspace.
Membangun infrastruktur untuk mendukung semua tim
Langkah pertama dalam menciptakan organisasi kerja yang efisien adalah infrastruktur. Meskipun tim perlu bekerja sama, mereka juga membutuhkan ruang terpisah untuk mengorganisir pekerjaan mereka.
DataAutomation mencapai hal ini dengan mengorganisir seluruh perusahaannya menggunakan Hierarki ClickUp yang mencakup Spaces, Folders, Lists, dan tugas.
Manajer proyek dan pemimpin tim kini dapat melihat bagaimana semua pekerjaan mereka saling terhubung untuk berkontribusi pada tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Infrastruktur tunggal dan terintegrasi ini memberikan beberapa manfaat penting bagi DataAutomation:
- Seluruh organisasi kini terstruktur dengan jelas melalui Spaces, Folders, dan Lists
- Manajer proyek kini memiliki pandangan menyeluruh di tingkat perusahaan, fungsi di tingkat tim, dan proyek serta tugas spesifik di tingkat individu
- Tim kini dapat melihat titik-titik masalah dan hambatan; waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki bug, pembaruan, dan pekerjaan administratif, pekerjaan ganda, keterlambatan komunikasi, dan sebagainya, dengan bantuan widget dan dashboard
- Karyawan merasa lebih tenang karena tahu bahwa tugas-tugas tidak lagi hilang dan tidak perlu menghabiskan waktu ekstra setiap hari untuk mengatur atau mencari tugas-tugas tersebut
Membangun sistem untuk mengorganisir tugas dan backlog
Sebelum menggunakan ClickUp, tim Pemasaran dan Implementasi DataAutomation mengandalkan Trello sebagai platform utama untuk mengelola semua tugas (tiket), daftar tugas yang belum selesai, dan kolaborasi lintas tim.
Meskipun papan Trello pernah menjadi solusi ideal, Renee dan Addison Clearwood, rekan Project Manager di DataAutomation, menyadari bahwa kebutuhan masing-masing tim telah lama melampaui kemampuan alat tersebut:
- Tugas-tugas sering terjebak atau hilang dalam proses review tanpa cara yang jelas untuk mengikuti perkembangan
- Prioritasisasi backlog menjadi sulit karena penggunaan status yang bertentangan oleh tim yang berbeda
- Status untuk Pemasaran & Implementasi tidak selaras dengan CRM mereka, sehingga memerlukan pekerjaan tambahan untuk memetakan status di berbagai alat
- Ketiadaan subtugas membuat sulit untuk membagi dan membagikan proyek besar di antara anggota tim, yang mengakibatkan inefisiensi dan isolasi informasi.
Dengan ClickUp, tim DataAutomation kini memiliki sistem manajemen proyek all-in-one yang memudahkan kolaborasi pada proyek-proyek (baik besar maupun kecil) secara lancar di seluruh tim.
Meskipun papan Kanban sangat bagus untuk memvisualisasikan alur kerja, ada tampilan lain yang memudahkan pengorganisasian tugas-tugas yang tertunda dan tiket pelanggan.
“Sebelumnya, kami mengelola backlog kami di beberapa sistem; pertama, pada tingkat tinggi, di spreadsheet yang melacak tingkat upaya versus skor dampak, dan kemudian memindahkannya ke Trello untuk dibagi menjadi tindakan yang lebih detail. Bidang kustom ClickUp memungkinkan kami memindahkan backlog ke satu lokasi tunggal.”
“Sebelumnya, kami mengelola backlog kami di beberapa sistem; pertama, pada tingkat tinggi, di spreadsheet yang melacak tingkat upaya versus skor dampak, dan kemudian memindahkannya ke Trello untuk dibagi menjadi tindakan yang lebih detail. Bidang kustom ClickUp memungkinkan kami memindahkan backlog ke satu lokasi tunggal.”
Tim DataAutomation kini dapat memvisualisasikan dan mengorganisir backlog dengan tampilan Daftar, Tabel, dan Kalender ClickUp.
Setiap tampilan dapat disesuaikan secara fleksibel dan menampilkan informasi relevan (seperti Bidang Kustom ) dalam satu layar, sehingga memudahkan pemahaman dan prioritasisasi berbagai jenis backlog secara sekilas.
Membangun kepemilikan dan transparansi
Dengan fitur Multiple Assignees, setiap anggota tim di DataAutomation dapat langsung mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu. Tugas tersebut juga dapat dibagikan kepada sejumlah orang menggunakan Watchers, yang memungkinkan siapa saja menerima notifikasi tentang tugas tersebut.
Izin akses yang detail dan fleksibel memungkinkan setiap tim untuk mengorganisir pekerjaan ke dalam folder terpisah sambil tetap memberikan visibilitas kepada semua orang di berbagai tempat, membantu menciptakan transparansi di seluruh proyek setiap tim.
Menjaga komunikasi tim tetap lancar
Selain itu, setiap proyek kini memiliki komunikasi yang jelas dan pembaruan kemajuan melalui Komentar dan Komentar yang Ditujukan.
Siapa pun dapat memperbarui kemajuan mereka dengan menambahkan Komentar (atau menugaskan Komentar agar tidak hilang) untuk memastikan tugas dan percakapan kerja terus berjalan. Dan ketika tugas bergerak maju, semua orang tetap sinkron dengan status yang sama di setiap level Space, memberikan gambaran yang konsisten bagi semua orang tanpa kebingungan akibat terlalu banyak status.
“Filosofi payung ini memungkinkan setiap individu melihat alur kerja sesuai dengan tingkat keterlibatan mereka: administrator dapat melihat semua tugas yang sedang berjalan di seluruh divisi, sementara pengembang dapat melihat detail tugas spesifik yang terkait dengan bidang mereka, dan tim dukungan pelanggan dapat melihat lebih detail lagi hingga laporan bug,” jelas Renee.
“Menyesuaikan informasi dengan tepat memudahkan identifikasi pola, mengidentifikasi bottleneck, atau saat tim tertentu overload.”
Mengotomatisasi alur kerja dengan templat dan Automations
DataAutomation memahami betul kekuatan proses otomatis; ini adalah solusi yang mereka tawarkan kepada klien dan juga menjadi inti dari organisasi mereka. Sebagai tim kecil namun sangat efisien yang bekerja di berbagai alur kerja, proses yang terstandarisasi adalah hal yang wajib untuk mengurangi pekerjaan manual dan menghemat waktu.
Menggunakan templat kerja untuk tampilan, daftar, tugas, dan dokumen
DataAutomation kini memiliki templat untuk tampilan, daftar, tugas, dan dokumen; fitur yang sangat menghemat waktu dan mengurangi ketidakkonsistenan serta kesalahan di setiap lapisan Workspace mereka.
“Template untuk tugas-tugas berulang, seperti tugas CRM, telah sangat berguna untuk dengan cepat menyiapkan dan mengorganisir data yang relevan. Proses pembuatan template itu sendiri dapat membantu mengidentifikasi informasi yang benar-benar penting dan apa yang hanya membingungkan,” kata Renee.
Dengan templat tugas ClickUp, Renee dan timnya memiliki templat untuk proyek-proyek berulang atau serupa yang dapat dibuat dalam hitungan detik. Mulai dari penugas, deskripsi, subtugas, hingga ketergantungan, semuanya dapat di-templat, sehingga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk membuat proyek baru.
Setiap kali ada ide atau kebutuhan klien muncul, siapa pun dapat membuat tugas yang dapat dilacak dalam hitungan detik.
Setiap tim kini dapat memahami siapa yang bekerja pada apa, siapa yang bertanggung jawab untuk meninjau, dan apa yang perlu dilakukan sebelum suatu tugas dinyatakan selesai.
Selain itu, tim Renee kini juga dapat menggunakan templat untuk Dokumen, sehingga memudahkan pembuatan basis pengetahuan internal dan dokumen SOP.
Menghemat waktu untuk fokus pada hal yang penting dengan Automations
Seperti namanya, DataAutomation memanfaatkan sepenuhnya fitur Automations ClickUp untuk membebaskan sebanyak mungkin waktu bagi setiap karyawan.
Sekarang, mengubah status, penugas, atau tanggal jatuh tempo dapat dilakukan secara otomatis berdasarkan sejumlah pemicu di ClickUp.
Memantau dengan Dashboard dan Pelacakan Waktu
Melacak kemajuan pekerjaan dan kinerja tim merupakan hal yang esensial bagi kesuksesan DataAutomation sebagai perusahaan.
Sebelum menggunakan ClickUp, sulit untuk melacak pekerjaan karena tersebar di berbagai alat proyek yang berbeda. Kini, sebagian besar pekerjaan setiap tim berada di dalam ClickUp, sehingga Dashboard dapat dibuat untuk melacak kemajuan hampir segala hal.
Setiap tim memiliki Dashboard sendiri di mana mereka dapat memantau lama waktu tiket terbuka, status bug, hambatan alur kerja, dan lainnya — semuanya dalam satu tempat.
Mengelola sumber daya waktu adalah fungsi penting lainnya bagi Renee dan setiap tim.
Dengan Pelacakan Waktu, setiap karyawan (dan kontraktor) dapat secara otomatis melacak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas apa pun — dari mana saja dengan Pelacakan Waktu Global ClickUp. Perkiraan Waktu juga digunakan untuk menetapkan tolok ukur untuk pekerjaan baru guna membantu menetapkan ekspektasi dan menciptakan tolok ukur yang jelas untuk pekerjaan serupa yang telah dilacak waktunya.
Dengan Dashboards dan Time Tracking yang terintegrasi ke dalam alur kerja harian, DataAutomation kini memiliki visibilitas penuh atas progres pekerjaan di setiap waktu dan kemampuan untuk mengelola sumber daya tim dengan lebih baik daripada sebelumnya.
Hasil dan langkah selanjutnya
Dengan mengadopsi ClickUp di seluruh tim Pemasaran, Implementasi, dan Penjualan, DataAutomation telah beralih dari bergantung pada alat-alat terpisah di berbagai departemen ke platform tunggal di mana tim dapat bekerja sama di satu tempat.
Sejak memulai implementasi bertahap ClickUp di setiap tim pada akhir 2020, tim DataAutomation telah menikmati:
- Waktu respons yang lebih cepat dan komunikasi tim yang lebih baik
- Visibilitas yang lebih baik terhadap proyek lintas fungsi dan bagaimana proyek tersebut terkait dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan
- Kemampuan untuk dengan cepat mengidentifikasi titik-titik bottleneck dalam alur kerja dan mengoptimalkannya
- Kurangi stres dan ciptakan rasa tenang yang bersama-sama
Apa yang akan datang untuk DataAutomation?
Dalam waktu beberapa bulan saja, Renee dan timnya telah membantu DataAutomation beralih dari platform-platform terpisah dan tidak terintegrasi menjadi platform kerja bersama yang telah menghasilkan hasil signifikan dalam kolaborasi tim, produktivitas, dan kualitas kehidupan kerja.
“Kami kini telah mengintegrasikan semua tim ke dalam ClickUp Workspace, termasuk tim Penjualan. Kami membuat CRM di dalam ClickUp yang mengintegrasikan semua pekerjaan dari berbagai ruang kerja. Saat ini masih dalam tahap awal, tetapi kami terus menambahkan otomatisasi dan penyempurnaan dengan kecepatan yang wajar,” jelas Renee.
“Dengan ClickUp, kami telah melihat peningkatan dalam visibilitas dan waktu respons. Kami memiliki tren penurunan yang jelas dalam pelacak ‘waktu dalam status’, yang merupakan tanda jelas bahwa tugas-tugas kurang rentan terlantar.”
Ingin tahu lebih lanjut?