Menyiapkan pesan "out-of-office" (OOO) mungkin terlupakan saat kita dengan antusias menantikan liburan atau istirahat berikutnya. Namun, melewatkan langkah ini dapat secara tidak sengaja merusak kepercayaan klien atau rekan kerja Anda.
Respons yang cepat, bahkan saat Anda tidak berada di kantor, menunjukkan profesionalisme dan keandalan. Menyusun pesan "out-of-office" yang sempurna bukan hanya soal sopan santun; ini adalah komponen penting dari etika bisnis. Hal ini meyakinkan klien dan mitra Anda bahwa kebutuhan mereka diakui, bahkan saat Anda sedang beristirahat.
Artikel ini adalah panduan utama Anda untuk membuat pesan email "out-of-office" yang efektif menyampaikan ketidakhadiran Anda sambil tetap menjaga citra profesional Anda. Kami juga akan berbagi beberapa contoh pesan "out-of-office" yang dapat Anda gunakan sebagai inspirasi untuk bagian penting dari komunikasi di tempat kerja ini.
Mari kita jelajahi cara meninggalkan kesan yang sempurna dengan pesan "out-of-office" Anda!
💡 Tips Profesional: Sedang merencanakan liburan? Lihat 11 templat itinerari perjalanan gratis untuk perjalanan Anda berikutnya.
Memahami Pesan Email Autoresponder Kantor
Pesan email otomatis memberi tahu pengirim tentang ketidakhadiran Anda, memastikan komunikasi terus berlanjut meskipun Anda tidak dapat memberikan respons segera. Elemen penting dalam pesan email otomatis profesional untuk kantor meliputi:
- Pengumuman ketidakhadiran yang jelas: Pesan Anda harus dimulai dengan pernyataan yang jelas dan langsung bahwa Anda sedang tidak di kantor, baik karena liburan, perjalanan bisnis, cuti sakit, cuti melahirkan, dll.
- Tanggal kembali Anda: Sebutkan tanggal pasti saat Anda akan kembali dan dapat menanggapi email. Hal ini menetapkan ekspektasi kapan tanggapan lanjutan dapat diharapkan.
- Kontak alternatif: Untuk urusan mendesak yang memerlukan perhatian segera, berikan detail kontak rekan kerja atau anggota tim yang dapat membantu. Sertakan alamat email dan nomor telepon kerja mereka dalam pesan otomatis saat tidak di kantor.
- Catatan akses terbatas: Jika Anda memperkirakan akan memiliki akses internet atau telepon seluler yang terbatas, sertakan informasi ini untuk mengelola ekspektasi tentang ketersediaan Anda.
- Tone profesional dan penutup: Bahkan pesan "out-of-office" yang lucu pun harus tetap menjaga tone profesional, diakhiri dengan penutup yang sopan yang dapat menyebarkan semangat liburan atau menyampaikan ucapan selamat.
Tips: Karena Anda kemungkinan besar akan menggunakan satu pesan otomatis saat tidak di kantor untuk semua email, baik dari teman maupun kontak kerja, sebaiknya Anda menyeimbangkan nada dengan tepat. Jelaskan dengan jelas ketersediaan Anda dan siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak ada, tetapi jaga detail pribadi tetap rahasia. ClickUp Brain membantu Anda membuat pesan otomatis saat tidak di kantor yang dipersonalisasi dalam hitungan detik.
100 Contoh Pesan Otomatis Saat Tidak di Kantor
Berikut ini 100 contoh pesan tidak di kantor yang cocok untuk setiap skenario ketidakhadiran, mulai dari cuti singkat hingga liburan panjang.
Sebelum kita mulai: Ingatlah bahwa setiap pesan akan lebih baik jika dimulai dengan sapaan umum seperti “Halo,” “Semoga Anda baik-baik saja,” atau “Terima kasih telah menghubungi kami.” Frasa-frasa universal ini menambahkan nada sopan dan profesional pada pesan Anda.
Setiap pesan juga harus menyertakan kontak darurat jika ada yang menghubungi Anda untuk hal yang mendesak. Contohnya bisa seperti ini:
Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [nama kontak] di [alamat email kontak] atau [nomor].
ATAU
Untuk bantuan segera, silakan kirim email ke [alamat email] atau hubungi [nomor telepon].
Mari kita lihat beberapa contoh pesan tidak di kantor sekarang:
🚨Bonus: Unduh 250 Pesan Luar Kantor sebagai Template ClickUp. Edit, Bagikan, dan Ekspor secara Gratis.
1. Contoh pesan otomatis saat tidak di kantor yang profesional
- Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang tidak di kantor dengan akses internet terbatas dan akan kembali pada [tanggal].
- Saya tidak berada di kantor hingga [tanggal]. Untuk hal-hal mendesak, silakan kirim email ke [alamat email] atau hubungi [nomor telepon]. Terima kasih!
2. Cuti singkat (Idealnya untuk ketidakhadiran singkat)
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang tidak di kantor hari ini dengan akses email yang terbatas. Saya akan menanggapi Anda setelah kembali pada [Tanggal].
- Halo! Saat ini saya sedang tidak di kantor untuk istirahat singkat, tetapi akan kembali pada [Tanggal]. Saya menantikan untuk bertemu lagi segera!
- Saya tidak berada di kantor hingga [Tanggal]. Terima kasih, dan saya akan menghubungi Anda secepatnya.
- OOO hingga [Tanggal].
- Terima kasih telah menghubungi kami. Saya sedang cuti singkat dan akan kembali pada [Tanggal]. Untuk pertanyaan umum, silakan hubungi [Alamat Email/Nomor Telepon untuk Pertanyaan Umum].
- Halo! Saya sedang istirahat sebentar dan tidak akan memeriksa email hingga [Tanggal]. Saya akan menghubungi Anda secepatnya setelah kembali.
- Terima kasih atas pesannya. Tim kami saat ini sedang tidak di kantor dan akan kembali pada [Tanggal]. Kami menghargai kesabaran Anda, dan kami akan menghubungi Anda segera.
- Terima kasih telah menghubungi! Saat ini saya sedang tidak terhubung, sedang mengerjakan proyek, dan akan kembali pada [Tanggal]. Saya menantikan untuk terhubung kembali segera.
- Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang tidak berada di [tempat kerja/sekolah/universitas] dan akan kembali pada [Tanggal]. Selama periode ini, saya akan memiliki akses email secara sporadis.
- Tidak berada di kantor hingga [Tanggal]. Saya akan menanggapi email Anda segera setelah kembali.
3. Masa cuti yang panjang (liburan panjang atau cuti panjang)
- Halo! Saat ini saya sedang cuti, menikmati pengalaman dan inspirasi baru. Saya akan kembali dan siap menghadapi tantangan baru pada [Tanggal]. Salam!
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang cuti panjang hingga [Tanggal]. Silakan hubungi [Kontak Alternatif atau Departemen] untuk urusan mendesak.
- Halo! Saya sedang dalam petualangan yang sudah lama ditunggu-tunggu, menjelajahi [Tempat atau Aktivitas], dan tidak akan tersedia hingga [Tanggal]. Saya tidak sabar untuk bertemu kembali setelah kembali!
- Saya saat ini sedang cuti panjang dan tidak akan kembali hingga [Tanggal]. Selama periode ini, saya akan memiliki akses terbatas ke email.
- Salam! Saya sedang mengambil waktu istirahat untuk mengisi ulang energi dan fokus pada pengembangan diri, dan saya akan absen hingga [Tanggal]. Pesan Anda sangat penting bagi saya, dan saya akan merespons secepatnya setelah kembali.
4. Keikutsertaan dalam konferensi
- Halo! Saat ini saya sedang menghadiri [Nama Konferensi] untuk membawa wawasan terbaru tentang [Tren Industri/Teknologi] kepada tim kami. Saya akan berada di luar kantor dari [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Selesai], dengan akses email yang terbatas. Saya akan menghubungi Anda secepatnya setelah [Tanggal].
- Terima kasih atas pesannya. Saya sedang menghadiri [Nama Konferensi] dan akan berada di luar kantor hingga [Tanggal].
- Halo! Saat ini saya sedang berada di [Nama Konferensi], belajar tentang [Topik]. Saya akan kembali dan penuh dengan ide-ide pada [Tanggal].
- Saya sedang menghadiri [Nama Konferensi] dari [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Selesai] dan akan memiliki akses internet yang terbatas. Untuk urusan mendesak, [Kontak Alternatif] akan menangani tanggung jawab saya.
- Halo! Saya sedang mengikuti konferensi dan menjalin jaringan di [Nama Konferensi], dan akan kembali beraktivitas pada [Tanggal]. Saya akan membalas pesan Anda setelah kembali, tetapi jika ada hal mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif]. Terima kasih atas pengertiannya!
5. Musim liburan (Pesan tidak di kantor selama liburan)
- Saat ini saya sedang tidak di kantor untuk merayakan bersama keluarga dan teman-teman, dan akan kembali pada [Tanggal]. Jika urusan Anda mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif]. Semoga Anda menikmati musim liburan yang bahagia!
- Salam Musim Liburan! Saya akan absen dari kantor hingga [Tanggal] untuk musim liburan. Semoga liburan Anda penuh kebahagiaan dan keceriaan!
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang merayakan musim liburan dan akan kembali pada [Tanggal Kembali]. Jika Anda membutuhkan bantuan mendesak, [Kontak Alternatif] siap membantu. Selamat Liburan!
- Halo! Saat ini saya sedang mengambil cuti untuk menikmati musim liburan dan akan kembali pada [Tanggal Kembali]. Semoga Anda menikmati musim liburan yang indah!
- Saya sedang tidak di kantor menikmati suasana liburan hingga [Tanggal Kembali]. Semoga liburan Anda dipenuhi dengan kebahagiaan dan tawa!
- Terima kasih atas pesannya. Saya akan absen selama musim liburan hingga [Tanggal Kembali]. Selamat menikmati suasana liburan!
Hilangkan stres dalam perencanaan liburan dengan Template Perencanaan Perjalanan ClickUp!
Dapatkan gambaran umum tentang segala hal mulai dari anggaran hingga jadwal penerbangan dalam sebuah Daftar, impor peta Google dari kota tujuan Anda untuk petunjuk arah instan, simpan semua rekomendasi, tautan situs web, dan catatan perjalanan dalam satu dokumen yang dapat diedit.
6. Ketidakhadiran darurat
- Terima kasih telah menghubungi. Saya tiba-tiba tidak berada di kantor karena keadaan darurat pribadi dan akan memiliki akses internet terbatas untuk email.
- Saat ini saya sedang menangani keadaan darurat dan tidak akan berada di kantor hingga pemberitahuan lebih lanjut. Terima kasih atas pengertiannya.
- Karena keadaan yang tidak terduga, saya sedang tidak berada di kantor. Saya berencana kembali pada [Tanggal Kembali yang Diperkirakan], tetapi silakan hubungi [Kontak Alternatif] untuk urusan mendesak.
- Halo, saat ini saya sedang menangani urusan pribadi dan memiliki akses internet yang terbatas. Saya menghargai pengertian Anda.
- Karena keadaan darurat, saya tidak akan tersedia hingga pemberitahuan lebih lanjut. Kami sangat menghargai pengertian Anda selama periode ini.
7. Cuti melahirkan/cuti ayah
- Saya sedang cuti melahirkan/cuti ayah hingga [Tanggal]. Saya menantikan untuk kembali terhubung setelah kembali.
- Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang cuti melahirkan dan akan kembali ke kantor sekitar [Tanggal Perkiraan].
- Halo! Saya sedang cuti melahirkan/cuti ayah dan berencana kembali pada [Tanggal]. Selama periode ini, Anda dapat menghubungi [kontak alternatif] di [rincian kontak]. Terima kasih
- Terima kasih telah menghubungi. Saya sedang cuti melahirkan hingga [Tanggal] dan tidak akan memeriksa email secara teratur. Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [kontak alternatif] di [alamat email atau nomor telepon].
Baca Juga: 30+ Pesan Cuti Melahirkan
8. Cuti medis
- Saat ini saya sedang cuti sakit dan tidak dapat mengakses email hingga [Tanggal]. Saya menghargai pengertian Anda.
- Saya sedang tidak di kantor karena alasan medis dan berencana kembali sekitar [Tanggal Perkiraan]. Silakan arahkan pertanyaan mendesak ke [Kontak Alternatif]. Terima kasih atas kesabarannya.
- Saya sedang tidak berada di kantor karena alasan kesehatan dan tidak akan memeriksa email secara teratur. Terima kasih atas pengertiannya.
- Saya sedang cuti sakit dan akan kembali ke kantor pada tanggal [Tanggal Kembali].
- Saya sedang cuti sakit dengan akses internet terbatas hingga [Tanggal Kembali]. Terima kasih atas perhatian Anda.
- Terima kasih telah menghubungi. Saya sedang cuti sakit dan diperkirakan akan kembali pada [Tanggal Kembali]. Kami sangat menghargai pengertian Anda.
9. Pelatihan atau pengembangan profesional
- Saat ini saya sedang mengikuti kursus pengembangan profesional dan akan kembali ke kantor pada [Tanggal].
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang mengikuti pelatihan dan akan memiliki akses internet terbatas hingga [Tanggal].
- Saya sedang mengikuti workshop pelatihan untuk meningkatkan keterampilan hingga [Tanggal Selesai]. Saya menantikan untuk terhubung kembali setelah kembali!
- Saya sedang tidak di kantor karena mengikuti sesi pelatihan dan akan kembali pada [Tanggal]. Untuk urusan mendesak, [Kontak Alternatif] siap membantu Anda.
- Terima kasih atas pesannya. Saya sedang mengikuti pengembangan profesional dan akan memiliki akses terbatas hingga [Tanggal].
10. Penyesuaian kerja jarak jauh
- Saat ini saya sedang menyesuaikan diri dengan pengaturan kerja jarak jauh yang baru, dan Anda mungkin mengalami keterlambatan dalam respons. Saya menghargai kesabaran Anda.
- Karena penyesuaian kerja jarak jauh, saya mungkin akan merespons email lebih lambat. Saya menghargai pengertian Anda.
- Saya sedang beralih ke lingkungan kerja jarak jauh yang berbeda, jadi mungkin ada keterlambatan dalam respons. Saya menghargai fleksibilitas Anda.
- Terima kasih atas email Anda. Waktu respons saya mungkin terganggu karena saya sedang menyesuaikan diri dengan pengaturan kerja jarak jauh yang baru.
- Saya sedang mengubah lingkungan kerja jarak jauh saya, yang mungkin menyebabkan penundaan dalam respons email saya.
11. Pesan layanan otomatis
- Terima kasih telah menghubungi kami! Tim kami saat ini sedang membantu pelanggan lain, tetapi pesan Anda sangat penting. Waktu tunggu yang diperkirakan adalah [Waktu Tunggu].
- Halo! Anda telah menghubungi kami di luar jam kerja normal kami. Kami tersedia pada [Jam Kerja]. Silakan tinggalkan pesan Anda, dan kami akan menghubungi Anda kembali secepatnya setelah kami kembali ke kantor!
- Terima kasih atas kesabarannya! Semua perwakilan kami saat ini sedang melayani pelanggan lain. Waktu tunggu perkiraan Anda adalah [Waktu Tunggu].
- Terima kasih telah menghubungi kami! Kami sedang mengalami volume yang lebih tinggi dari biasanya, tetapi kami ingin menanggapi permintaan Anda secepat mungkin. Harap tunggu tanggapan dalam waktu [Waktu Tanggapan].
- Pesan Anda telah diterima! Kami sedang mengurusnya, dan Anda akan menerima tanggapan dari kami dalam waktu [Waktu Tanggapan]. Jika masalah ini memerlukan perhatian segera, silakan hubungi layanan dukungan darurat kami di [Nomor Telepon].
12. Pesan kreatif dan menyenangkan
- Saat ini saya sedang mencoba kemampuan super saya untuk berada di dua tempat sekaligus. Spoiler: Tidak berjalan lancar. Saya akan kembali pada [Tanggal].
- Terima kasih atas email Anda! Saya sedang mencari Kota Atlantis yang Hilang dan akan kembali setelah menemukannya (atau pada [Tanggal], mana yang lebih dulu).
- Halo! Saat ini saya sedang mengikuti Hogwarts School of Witchcraft and Wizardry. Burung hantu saya akan mengantarkan pesan Anda setelah saya kembali pada [Tanggal]. Untuk urusan muggle, hubungi [Kontak Alternatif].
- Saat ini, saya sedang sibuk melawan naga dan menjaga kerajaan. Kembalinya saya diprediksi pada [Tanggal]. Jika Anda membutuhkan bantuan selama saya tidak ada, [Kontak Alternatif] akan siap membantu Anda.
- Saya saat ini sedang menjalankan misi rahasia bersama 007. Saya akan kembali setelah kita menyelamatkan dunia (lagi) atau pada [Tanggal] – mana yang lebih dulu. Jika Anda membutuhkan bantuan, [Kontak Alternatif] adalah agen Anda.
13. Pesan khusus industri
- Hukum: Terima kasih atas pesannya. Saat ini saya sedang di pengadilan dan tidak dapat mengakses email saya. Untuk urusan hukum yang mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif].
- Akademik: Salam! Saya sedang fokus pada penelitian dan bimbingan mahasiswa hingga [Tanggal]. Silakan hubungi [Sekretaris Departemen] atau [Kontak Alternatif] untuk pertanyaan akademik mendesak.
- Kesehatan: Saat ini saya sedang melakukan kunjungan pasien dan akan kembali pada [Waktu]. Untuk pertanyaan medis, silakan hubungi [Kontak Medis Alternatif] atau kunjungi ruang gawat darurat kami untuk perawatan darurat.
- Teknis: Saat ini saya sedang memperbaiki masalah teknis dan akan offline hingga [Tanggal]. Untuk dukungan teknis segera, silakan hubungi [Alamat Email Dukungan Teknis].
- Properti: Saya sedang mencari rumah impian untuk klien dan akan memiliki akses email terbatas hingga [Tanggal/Waktu]. Untuk urusan properti mendesak, [Kontak Alternatif] adalah orang yang dapat dihubungi.
14. Balasan di luar jam kerja
- Terima kasih telah menghubungi kami! Kantor kami saat ini tutup. Kami buka pada [Jam Kerja]. Saya akan memastikan untuk menghubungi Anda kembali saat saya kembali.
- Halo! Anda menghubungi kami di luar jam kerja. Kami menghargai pesan Anda dan akan merespons pada jam kerja berikutnya, [Jam Kerja].
- Kantor kami saat ini tutup, tetapi pesan Anda sangat penting bagi kami. Kami akan kembali beroperasi pada [Hari Kerja Berikutnya] dan akan membalas secepatnya.
- Terima kasih atas pesannya! Saat ini kami sedang tidak di kantor, tetapi akan kembali pada [Jam Kerja]. Pesan Anda akan menjadi prioritas utama kami.
- Anda menghubungi kami di luar jam kerja! Tenang saja, kami akan menanggapi pesan Anda secepatnya begitu kami kembali ke kantor [Hari Kerja Berikutnya].
15. Ketidakhadiran yang spesifik untuk proyek
- Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang mengerjakan proyek dengan tenggat waktu yang ketat dan akan memiliki akses terbatas ke email/telepon hingga [Tanggal Selesai Proyek].
- Saya sedang sibuk dengan proyek besar dan akan kembali pada [Tanggal].
- Halo! Saya sedang dalam misi proyek dan akan memiliki akses email yang tidak teratur hingga [Tanggal].
- Saat ini saya sedang sepenuhnya terlibat dalam proyek penting dan akan kurang responsif hingga [Tanggal].
- Saya sedang fokus pada proyek dan berfokus pada penyelesaian hingga [Tanggal]. Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif].
16. Email khusus untuk skenario lain
I. Istirahat kesehatan
- Terima kasih telah menghubungi. Saat ini saya sedang mengambil cuti kesehatan untuk beristirahat dan akan kembali ke kantor pada [Tanggal]. Terima kasih atas pengertian Anda.
II. Sukarelawan dan kebaikan sosial
- Halo! Saat ini saya sedang tidak di kantor, sedang berpartisipasi dalam kegiatan sukarela bersama [Organisasi/Proyek] untuk berkontribusi pada komunitas kita. Saya akan kembali pada tanggal [Tanggal].
- Saya sedang tidak di kantor, mengikuti acara amal untuk mendukung [Penyebab]. Saya akan kembali dan siap merespons pada [Tanggal].
III. Penyesuaian pola kerja musiman
- Terima kasih atas pesannya! Mohon diperhatikan, kantor kami sedang menerapkan jam kerja musim panas dan saya akan memeriksa email lebih jarang. Saya akan memastikan untuk merespons sebelum [Tanggal Pemeriksaan Berikutnya].
- Selama musim liburan, kantor kami beroperasi dengan jadwal yang dimodifikasi. Saya akan tersedia dalam jam terbatas hingga [Tanggal Kembali].
IV. Bekerja di luar negeri atau bepergian
- Saat ini saya bekerja secara remote dari [Lokasi], dan Anda mungkin akan mengalami keterlambatan respons akibat perbedaan zona waktu. Saya akan berusaha sebaik mungkin untuk membalas secepatnya.
- Halo! Saya sedang menjelajahi [Lokasi] sambil bekerja dari jarak jauh hingga [Tanggal Kembali], yang mungkin memengaruhi waktu respons saya.
V. Retret tanpa teknologi
- Saya sedang mengikuti retret detoks digital hingga [Tanggal Kembali] dan tidak akan mengakses email. Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif].
- Terima kasih atas pesannya. Saya sedang mengikuti retret tanpa teknologi untuk menyegarkan diri dan akan sepenuhnya offline hingga [Tanggal Kembali].
VI. Cuti duka
- Saya saat ini sedang cuti duka dan akan kembali pada tanggal [Tanggal Kembali]. Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif].
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang cuti duka dan akan memiliki akses terbatas ke email saya hingga kembali. Untuk bantuan mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif] di [rincian kontak].
VII. Masa transisi
- Seiring dengan transisi saya ke peran baru di organisasi kami, waktu respons saya mungkin akan lebih lambat dari biasanya. Saya akan kembali tersedia sepenuhnya pada tanggal [Tanggal Kembali].
📮ClickUp Insight: Sekitar 43% pekerja mengirim 0-10 pesan per hari.
Menurut penelitian ClickUp, meskipun mengirim 0-10 pesan per hari menunjukkan percakapan yang lebih terfokus atau terencana, hal ini juga dapat menandakan kurangnya kolaborasi yang lancar, dengan diskusi penting terjadi di tempat lain (seperti email).
📥 Laporan State of Workplace Communication Report kami menganalisis data—dan cara menjaga tim Anda tetap sejalan.
Pesan "Out-of-Office" Kreatif vs. Profesional
Pesan "Out-of-office" (OOO) merupakan jembatan komunikasi yang penting selama Anda tidak berada di kantor. Tergantung pada budaya tempat kerja dan audiens yang dituju, pesan OOO yang sempurna dapat bervariasi dari yang sangat profesional hingga kreatif dan lucu.
Contoh pesan otomatis saat tidak di kantor yang profesional
Pesan "out-of-office" profesional bersifat sederhana, memberikan informasi penting tanpa tambahan yang tidak perlu:
- “Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang tidak di kantor dan tidak memiliki akses internet, tetapi saya akan kembali pada [Tanggal Kembali].”
- “Saya sedang tidak di kantor hingga [Tanggal Kembali]. Silakan kirim email ke [Alamat Email Kontak] atau hubungi [Nomor] untuk bantuan segera. Pesan Anda sangat penting bagi saya, dan saya akan merespons secepatnya setelah kembali.”
Contoh pesan "out-of-office" yang lucu atau kreatif
Sentuhan humor dapat membuat pesan keluar kantor Anda lebih berkesan dan mencerminkan kepribadian Anda, terutama di industri atau budaya perusahaan yang kurang formal:
- Saat ini saya sedang berada di luar kantor untuk petualangan antargalaksi. Perkiraan waktu kedatangan saya kembali ke Bumi adalah [Tanggal Kembali].
- Saya sedang mencari "Holy Grail" kopi hingga [Tanggal Kembali]. Untuk urusan yang benar-benar mendesak (atau rekomendasi kopi yang bagus), silakan hubungi [Kontak Alternatif].
Pesan Tidak di Kantor di Berbagai Platform Email
Platform email yang berbeda menawarkan berbagai fitur untuk mengatur pesan otomatis saat tidak di kantor, memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan pemberitahuan ketidakhadiran mereka dengan efektif.
Mengatur pesan tidak di kantor di Microsoft Outlook
Microsoft Outlook menyediakan antarmuka yang ramah pengguna untuk mengatur balasan otomatis:
- Buka tab ‘File’ dan pilih ‘Automatic Replies (Out of Office)’
- Pilih 'Kirim balasan otomatis' dan tentukan rentang waktu jika diinginkan.
- Masukkan pesan tidak di kantor Anda di kotak teks yang disediakan. Anda dapat mengatur pesan yang berbeda untuk internal dan eksternal organisasi Anda.
- Klik ‘OK’ untuk mengaktifkan balasan otomatis saat tidak di kantor.
Fitur ini memastikan bahwa siapa pun yang mengirim email kepada Anda selama Anda tidak berada di kantor akan secara otomatis diberitahu tentang ketidakhadiran Anda dan diberikan detail kontak alternatif jika diperlukan.
Membandingkan fitur pesan tidak di kantor di berbagai platform email
- Gmail: Menyediakan pengaturan intuitif untuk pesan otomatis saat cuti melalui Pengaturan, memungkinkan Anda menentukan durasi dan menyesuaikan pesan untuk semua email masuk.
- Microsoft Outlook: Seperti yang telah disebutkan, pengguna Outlook dapat menetapkan pesan yang berbeda untuk kontak bisnis internal dan eksternal, memberikan fleksibilitas dalam komunikasi. Anda juga dapat mengatur pesan tersebut melalui aplikasi Outlook.
- Apple Mail: Menggunakan aturan untuk mengatur respons otomatis, memberikan pengaturan manual yang lebih kompleks dibandingkan platform lain.
- Yahoo Mail: Memungkinkan pengguna mengaktifkan respons liburan dengan pengaturan sederhana, mirip dengan Gmail, meskipun dengan opsi penyesuaian yang lebih sedikit.
Tips Tambahan untuk Menulis Pesan Tidak di Kantor
Menyusun pesan tidak di kantor yang efektif merupakan kunci untuk menjaga profesionalisme dan kejelasan saat Anda tidak tersedia. Anda dapat menggunakan beberapa alat penulisan AI atau alat penulisan email dengan AI terintegrasi untuk membantu Anda menyusun pesan yang sempurna.
Berikut adalah beberapa tips untuk menulis pesan OOO yang baik dan kesalahan umum yang harus dihindari. Kami juga akan menunjukkan bagaimana ClickUp dapat mempermudah proses ini untuk Anda.
Tips untuk Menulis Pesan Out-of-Office yang Profesional
- Tentukan tujuan ketidakhadiran Anda: Jelaskan dengan jelas mengapa Anda tidak hadir. Apakah untuk liburan, perjalanan bisnis, atau hari libur pribadi? Hal ini membantu menetapkan ekspektasi yang tepat.
- Tentukan durasi: Sebutkan tanggal ketidakhadiran Anda. Mengetahui tanggal kembali yang pasti atau perkiraan dapat membantu mengelola ekspektasi pihak terkait.
- Sediakan kontak alternatif: Berikan nama, jabatan, dan informasi kontak rekan kerja yang dapat membantu selama Anda tidak ada. Hal ini memastikan kelancaran komunikasi.
- Tetap profesional dan positif: Pertahankan nada profesional sambil tetap sopan dan positif. Ucapkan terima kasih kepada mitra komunikasi Anda atas pengertiannya.
- Periksa sebelum mengirim: Pastikan tidak ada kesalahan ketik, tanggal yang benar, dan kejelasan pesan Anda. Pesan "out-of-office" yang ditulis dengan baik mencerminkan profesionalisme Anda.
Kesalahan umum yang harus dihindari saat menulis pesan tidak di kantor
- Informasi yang tidak jelas: Hindari memberikan informasi yang tidak jelas tentang ketersediaan dan tanggal kembali Anda. Rincian spesifik membantu dalam mengelola respons dan ekspektasi.
- Detail pribadi yang berlebihan: Jaga agar pesan tetap profesional dengan tidak membagikan terlalu banyak informasi tentang aktivitas pribadi atau detail lokasi Anda, kecuali jika budaya perusahaan Anda santai dan detail semacam itu dihargai.
- Lupa mengatur atau memperbarui pesan Anda: Pastikan pesan otomatis saat tidak di kantor Anda diaktifkan sebelum Anda pergi dan diperbarui atau dinonaktifkan saat Anda kembali.
- Mengabaikan penyediaan kontak alternatif: Tidak menyebutkan kontak alternatif membuat pengirim tidak memiliki opsi untuk bantuan darurat.
- Terlalu banyak teks: Jaga agar pesan Anda singkat dan padat. Pesan yang terlalu panjang mungkin tidak dibaca sepenuhnya, sehingga informasi penting bisa terlewatkan.
Baca Juga: Alternatif terbaik untuk email
Menggunakan ClickUp untuk Meningkatkan Pesan "Out-of-Office" Anda
ClickUp bukan hanya alat produktivitas—ini adalah pusat komunikasi dan manajemen tugas yang lancar, bahkan saat Anda tidak di kantor. Dengan mengintegrasikan tugas, dokumen, email, obrolan, dan AI, alat manajemen proyek ClickUp membantu tim Anda tetap pada jalurnya selama Anda tidak hadir.
Dari mengotomatisasi pesan "out-of-office" (OOO) hingga mengelola tindak lanjut saat Anda kembali, ClickUp memiliki semua fitur yang Anda butuhkan untuk menjaga alur kerja tetap efisien.
Mengapa ClickUp Chat mengubah permainan
ClickUp Chat bukan hanya alat obrolan—ini adalah pusat komunikasi terpadu yang beroperasi langsung dalam alur kerja Anda. Dengan fitur seperti pembuatan pesan berbasis AI, pengaitan tugas, dan ringkasan percakapan, ClickUp Chat menghilangkan kebutuhan untuk berpindah antar aplikasi, menghemat waktu, dan menjaga semua orang tetap selaras. Baik Anda sedang cuti atau mengelola beban kerja yang tinggi, ClickUp Chat memastikan komunikasi Anda tetap jelas, terorganisir, dan dapat ditindaklanjuti.
Mari kita jelajahi bagaimana ClickUp dapat membantu Anda mengatur dan mengelola komunikasi saat tidak di kantor.
Mengatur pesan tidak di kantor di ClickUp
ClickUp Brain: Buat pesan OOO profesional dengan AI
Kesulitan menulis pesan tidak di kantor yang sempurna? Biarkan ClickUp Brain mengatasinya. Gunakan AI untuk menyusun pesan yang dipersonalisasi dan profesional sesuai kebutuhan Anda. Berikut contohnya:
- Di dalam ClickUp Chat, Anda dapat menggunakan AI untuk membuat pesan OOO. Berikut adalah contoh prompt yang kami coba. “Buat pesan OOO karena saya akan berlibur dari 2 Desember hingga 6 Desember”
2. Saat saya memasukkan perintah, Anda akan melihat seberapa cepat ClickUp Brain merespons pesan OOO.
3. Selanjutnya? Anda dapat dengan mudah menambahkan pesan tersebut ke Chat menggunakan Insert below.
Sederhana saja. Anda buat pesan dan beritahukan kepada semua orang tanpa perlu meninggalkan alur kerja yang ada. 🪄
Tulis pesan OOO Anda di Docs dan atur Pengingat di ClickUp untuk waktu aktivasi. Hal ini memastikan Anda tidak lupa mengatur autoresponder email sebelum berangkat.
Bagikan status OOO Anda di saluran tim
Jaga agar tim Anda tetap terinformasi dengan menempelkan pesan OOO di saluran Chat yang relevan atau menambahkannya sebagai header Chat. Hal ini memastikan semua orang tahu kapan Anda tidak tersedia dan siapa yang harus dihubungi untuk masalah mendesak.
Sederhanakan komunikasi email
Selain Chat, Anda juga dapat mengoptimalkan komunikasi email Anda. Gunakan ClickUp Email untuk mengirim, menerima, dan mengelola email langsung di dalam platform. Hal ini memungkinkan transisi yang mulus antara pengelolaan tugas dan komunikasi email. ClickUp terintegrasi dengan platform email terkemuka seperti Gmail, Outlook, dll., untuk pengelolaan email yang lebih sederhana.
Pastikan untuk mengatur email balasan otomatis sebelum Anda pergi untuk memastikan kelancaran bisnis. Dengan ClickUp Automations, Anda dapat mengonfigurasi balasan otomatis untuk email masuk, memberikan tanggapan profesional, dan mengalihkan pengirim ke kontak alternatif untuk bantuan segera. Hal ini sangat berguna untuk mengelola kampanye email atau menangani volume pesan yang tinggi saat Anda tidak berada di kantor.
Buat Rencana Penanganan Pesan "Out of Office"
Ketika Anda tidak berada di kantor, penting bagi rekan kerja Anda untuk mengetahui rencana penugasan yang telah disiapkan agar pekerjaan tetap berjalan lancar. Template Rencana Penugasan Saat Tidak di Kantor dari ClickUp membantu mengoptimalkan tanggung jawab setiap anggota tim selama ketidakhadiran dan memberikan visibilitas kepada semua orang mengenai siapa yang menangani tugas apa.
Template ini memudahkan Anda untuk:
- Pastikan bahwa ketika seseorang tidak berada di kantor, tanggung jawabnya didokumentasikan dengan cepat dan akurat.
- Berikan gambaran umum tentang semua rencana penutup kepada semua pemangku kepentingan yang relevan.
- Atur instruksi khusus untuk setiap tugas atau proyek yang terdampak oleh ketidakhadiran.
Jadi, apakah Anda absen sehari atau beberapa minggu, ClickUp siap membantu Anda!
Penyesuaian yang lancar setelah liburan
Fitur AI Catch Me Up
Kembali bekerja tidak perlu terasa membingungkan. Gunakan fitur AI Catch Me Up dari ClickUp untuk mendapatkan ringkasan singkat tentang:
- Percakapan penting di ClickUp Chat
- Pembaruan penting dan tugas yang memerlukan perhatian Anda
Ini menghemat waktu Anda dari menggulir pesan yang tak berujung, sehingga Anda dapat fokus pada hal yang paling penting.
Ubah Percakapan Menjadi Tugas yang Dapat Dilakukan
Jika ada pembicaraan penting yang terjadi saat Anda tidak ada, biarkan AI ClickUp mengubahnya menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. Dengan satu klik, Anda dapat:
- Buat tugas dengan semua detail yang diperlukan.
- Hubungkan percakapan langsung ke tugas untuk konteks yang lengkap.
Perkuat Kehadiran Virtual Anda: Kuasai Seni Pesan Otomatis Saat Tidak di Kantor dengan ClickUp
Pendekatan yang tepat dapat secara signifikan memengaruhi cara ketidakhadiran Anda dipersepsikan. Baik Anda beristirahat sebentar atau cuti panjang, tips dan contoh yang disediakan di sini akan memastikan komunikasi di tempat kerja tetap mencerminkan citra profesional Anda.
Bagi yang ingin menyempurnakan pesan otomatis saat tidak di kantor atau menjelajahi strategi pengelolaan email yang lebih canggih, ClickUp menyediakan platform yang kuat untuk mengonsolidasikan, menyederhanakan, dan mengotomatisasi alur kerja email Anda.
Baik itu menyusun pesan "out-of-office" berikutnya di ClickUp Docs, mengatur pengingat, atau mengelola komunikasi email langsung di dalam ClickUp, Anda memiliki alat yang komprehensif untuk meningkatkan produktivitas dan menjaga profesionalisme, bahkan saat Anda tidak berada di kantor.
Manfaatkan kesempatan ini untuk menjelajahi fitur-fitur ClickUp dan mengintegrasikannya ke dalam strategi komunikasi Anda. Mulailah hari ini dengan mendaftar.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa pesan balasan otomatis yang baik?
Pesan balasan otomatis yang menarik menyeimbangkan profesionalisme dengan sentuhan pribadi, memastikan kelancaran komunikasi di tempat kerja. Pesan tersebut secara jelas menyatakan durasi ketidakhadiran Anda, menyebutkan akses internet yang terbatas, dan menyediakan kontak alternatif untuk urusan mendesak.
Misalnya, “Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang tidak di kantor dengan akses terbatas ke kotak masuk saya dan akan kembali pada [Tanggal]. Untuk bantuan segera, hubungi [Nama] di [Informasi Kontak]. Terima kasih atas pengertian Anda.” Pesan ini menjaga tujuan komunikasi Anda sambil menghormati norma komunikasi kolaboratif.
2. Apa yang harus ditulis dalam pesan balasan otomatis?
Dalam pesan balasan otomatis Anda, sertakan elemen-elemen penting: alasan ketidakhadiran Anda (jika sesuai), periode ketidakhadiran, pemberitahuan akses terbatas, dan kontak alternatif untuk pertanyaan mendesak. Penggunaan istilah seperti “akses terbatas” secara halus menyampaikan situasi Anda, sejalan dengan praktik terbaik alat manajemen kotak masuk.
Pesan yang seimbang mungkin berbunyi, “Halo! Saya sedang tidak di kantor hingga [Tanggal], fokus pada [Alasan, jika berlaku]. Untuk urusan mendesak, [Kontak Alternatif] akan membantu. Terima kasih atas kesabarannya.” Hal ini memastikan komunikasi tim yang lancar dan menghormati alur kerja.
3. Apa subjek yang baik untuk pesan "out-of-office"?
Baris subjek pesan "out-of-office" yang efektif harus singkat dan informatif, secara langsung memberitahu pengirim tentang ketidakhadiran Anda. Ini berfungsi sebagai strategi komunikasi preventif, mirip dengan menggunakan alternatif email terbaik untuk mengelola ekspektasi.
Baris subjek seperti “Out of Office: [Nama Anda] Kembali pada [Tanggal]” atau “OOO [Rentang Tanggal] | [Nama Anda]” sederhana dan jelas, memungkinkan penerima untuk segera memahami ketersediaan Anda tanpa perlu membuka pesan. Pendekatan ini mendukung komunikasi tim yang jelas dan sejalan dengan tujuan komunikasi Anda secara keseluruhan, memastikan pemangku kepentingan terinformasi dan dapat menyesuaikan ekspektasi mereka sesuai kebutuhan.