Atur Tim Proyek Anda: Panduan Lengkap untuk Kerangka Kerja Tata Kelola Proyek

tanpa tata kelola, kekacauan akan terjadi. Pernyataan ini berlaku dalam situasi apa pun yang membutuhkan struktur dan ketekunan sistematis. Dan, dalam dunia manajemen proyek yang sangat kompetitif dan berorientasi pada hasil, sama sekali tidak ada ruang untuk kekacauan di tempat kerja. Bayangkan jika Anda mencoba menjalankan perusahaan teknologi raksasa tanpa aturan, pemeriksaan, atau rencana strategis. Itu adalah resep untuk bencana!

Pikirkan tentang tata kelola proyek sebagai pahlawan super proyek Anda, yang membawa:

• Proses Zen: Proses internal Anda dikomunikasikan dengan baik, jelas, dan bebas dari kesalahan
• Sahabat karib waktu: Tenggat waktu menjadi sangat mudah
• Sorak-sorai klien: Klien senang? Anggap saja sudah selesai 🥳

Dalam artikel ini, kami akan menguraikan kekuatan kekuatan tata kelola proyek, menghubungkan titik-titik antara prinsip-prinsip tata kelola gambaran besar dan seluk-beluk pekerjaan proyek harian Anda. Kami akan membahasnya:

1. Konsep dalam tata kelola proyek
2. Langkah-langkah untuk mengembangkan kerangka kerja tata kelola proyek

Apa Itu Tata Kelola Proyek?

Konsep dasar tata kelola cukup sederhana: mengacu pada proses kolektif yang memungkinkan berbagai elemen dalam masyarakat untuk menggunakan kekuasaan, otoritas, dan pengaruh. Tujuan akhirnya adalah untuk membuat kebijakan yang membentuk cara kerja kehidupan publik, ekonomi, dan pembangunan sosial.

Ketika kita masuk ke dalam manajemen proyek, kita akan menemukan konsep serupa yang dirancang untuk pengambilan keputusan khusus proyek-tata kelola proyek. Menurut definisi tata kelola proyek adalah fungsi pengawasan yang selaras dengan model tata kelola organisasi dan mencakup siklus hidup proyek

Namun, deskripsi teknis ini mungkin sulit dicerna oleh sebagian besar dari kita. Dalam istilah yang lebih sederhana, tata kelola proyek adalah struktur yang digunakan - juga disebut model tata kelola atau kerangka kerja - untuk memutuskan: Cara untuk menangani proyek yang harus kamu hasilkan? Pastikan ini realistis dan selaras dengan strategi organisasi kamu secara keseluruhan

• Ruang lingkup proyek: Ini mendefinisikan batasan-batasan proyek Anda. apa yang akan disertakan dan apa yang tidak akan disertakan?
• Dokumentasikan semuanya: Tuliskan semuanya dalam piagam proyek atau dokumen serupa. Anda dapat menggunakantemplate piagam proyek untuk bantuan tambahan

Ini petunjuknya: Jelajahi Sasaran ClickUp fitur yang luar biasa! Fitur ini memungkinkan Anda menetapkan sasaran dan jadwal dengan metrik terukur, melacak kemajuan waktu nyata, dan menjaga semuanya tetap teratur dengan Folder. Selain itu, Anda mendapatkan visual yang keren untuk memantau semua hasil kerja Anda di satu tempat.

Lacak sasaran Anda hingga ke KPI yang paling penting dan secara otomatis mendapatkan tampilan terperinci tentang perkembangan Anda

Langkah 2: Identifikasi pemangku kepentingan dan peran utama proyek

Sekarang, mari kita bahas tentang orang-orang yang akan terlibat dalam proyek ini. Identifikasi pemangku kepentingan utama dan tentukan peran mereka. Siapa yang berperan sebagai apa? Mengetahui hal ini membantu menciptakan tim yang saling mendukung di mana setiap orang mengetahui peran mereka untuk membawa kesuksesan proyek. Peran pemangku kepentingan termasuk sponsor proyek, manajer proyek, tim proyek, atau bahkan pihak eksternal seperti klien atau pemasok. 🔑

Ada dua langkah sederhana untuk mengatur pemangku kepentingan proyek dengan ClickUp:

1. Buat daftar pemangku kepentingan: Anda bisa membuat tugas individual dalam sebuahDaftar ClickUp atauFolder untuk setiap pemangku kepentingan. Isi folderKolom Khusus dengan informasi pemangku kepentingan yang sesuai untuk setiap tugas dan gunakan bidang deskripsi untuk memberikan detail tambahan tentang masing-masing, seperti latar belakang, minat, status prioritas, dan harapan
2. Tentukan peran dengan jelas: ClickUp memiliki beberapa templat untuk membantu Andamenentukan peran dan tanggung jawab untuk memastikan akuntabilitas dan merampingkan pelaksanaan proyek. Sebagai contoh, dengan adanyaTemplat Matriks RACI ClickUp (atau Matriks Penugasan Tanggung Jawab)anda dapat menetapkan tugas dan mengatur otoritas pengambilan keputusan

Gunakan Templat Matriks RACI ClickUp untuk menguraikan peran anggota staf Anda dalam berbagai tugas dan aktivitas

Langkah 3: Tetapkan parameter proyek di seluruh departemen

Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan, pertimbangkan kebutuhan dan keinginan mereka di seluruh departemen. Anda dapat mengadakan pertemuan dengan pemangku kepentingan utama atau komite tata kelola untuk menetapkan parameter pada semua jenis komponen tata kelola proyek, termasuk:

• Membuat jadwal yang realistis sesuai dengan ketersediaan sumber daya
• Penganggaran proyek
• Harapan pelaporan
• Melacak dan menguji hasil yang berkualitas
• Menerapkan proyek

Kedengarannya berlebihan? Langkah ini adalah alasan mengapa Anda membutuhkan alat manajemen proyek seperti ClickUp untuk memusatkan semua diskusi dan dokumentasi yang muncul dari perencanaan tata kelola proyek.

ClickUp 3.0 dilengkapi dengan kolaborasi silang, manajemen waktu , manajemen pertemuan , pencatatan penjadwalan, dan alat penyebaran untuk membantu Anda menavigasi dan memantau pelaksanaan proyek dari A sampai Z. Anda juga akan suka menggunakan ClickUp AI untuk menghasilkan dokumen terstruktur, curah pendapat tentang langkah selanjutnya, dan meringkas teks yang panjang, semua fungsi yang dirancang untuk membantu Anda menyiapkan kerangka kerja tata kelola secara tepat waktu.

Pantau pembaruan proyek, kelola alur kerja, dan berkolaborasi dengan tim, semuanya dari Ruang Kerja ClickUp Anda

Dan inilah yang paling penting: ClickUp hadir dengan fitur dukungan pelatihan . Lengkapi tim proyek dan pemangku kepentingan Anda dengan keterampilan untuk menavigasi dan memanfaatkan alat bantu yang ada.

Langkah 4: Menetapkan protokol komunikasi dalam tim proyek

Survei terbaru menunjukkan bahwa sebagian besar 75% dari para profesional proyek memperkirakan adanya peningkatan ketergantungan pada alat kolaborasi untuk dinamika tim . Kami sangat setuju!

Menyiapkan saluran dan protokol komunikasi yang efektif melibatkan pembuatan jalur komunikasi yang jelas dan langsung komunikasi antara semua anggota tim pemangku kepentingan, dan pemain kunci lainnya yang terlibat dalam proyek. Berlayar dengan lancar, bukan? ⛵

Mari kita lakukan:

• **Kembangkan sebuah rencana komunikasi: Hal ini harus menguraikan siapa yang perlu berkomunikasi, informasi apa yang perlu mereka bagikan, kapan mereka harus membagikannya, dan bagaimana mereka harus menyebarluaskannya
• **Gunakan templat yang dapat digunakan kembali: JelajahiTemplat yang dapat digunakan kembali dari ClickUp untuk menambahkan keseragaman pada rencana komunikasi dan logistik Anda
• Pembaruan dan rapat rutin: Pembaruan status proyek dan rapat dapat membantu memastikan bahwa semua orang mendapatkan informasi terbaru, menumbuhkan rasa memiliki dan keterlibatan

Tambahkan anggota tim ke dalam diskusi dan berkolaborasi dengan ClickUp Chat di satu tempat dan hindari berpindah-pindah perangkat lunak

Inilah cara ClickUp dapat meningkatkan komunikasi yang transparan untuk model tata kelola proyek apa pun:

1. Berinteraksi dengan tim Anda secara instan menggunakan fitur pesan dalam aplikasi ClickUp,Tampilan obrolan2. Edit dokumen secara kolaboratif tanpa tumpang tindih dan bagikan dengan mudah melalui URL denganClickUp Documents3. Menyampaikan secara visualketergantungan dan hubungan tugas denganPapan Tulis ClickUp. Memastikan pemahaman yang jelas tentang dinamika dan jadwal proyek untuk tata kelola proyek yang efektif
2. Menyesuaikan dan mengelola tugas untuk menyelaraskan proses tim dengan persyaratan proyek
3. Tetap terhubung denganpemberitahuan yang dapat disesuaikan. Menerimapembaruan waktu nyata ketika tugas dimodifikasi, memastikan Anda mendapat informasi dan dapat menyesuaikan strategi tata kelola Anda dengan segera
4. Unduh ClickUpuntuk Android Anda atauperangkat iOS untuk menikmati performa yang mulus pada ponsel cerdas dan bahkan Apple Watch

Langkah 5: Menerapkan mekanisme pemantauan dan pelaporan

Model tata kelola yang ideal akan mencakup pemeriksaan rutin untuk mengetahui masalah sejak dini dan menjaga semuanya tetap pada jalurnya. Langkah ini membutuhkan pembangunan sistem yang berfungsi sebagai dasbor untuk proyek Anda, sehingga mudah untuk memantau kemajuan dan menghasilkan laporan rutin. Ini seperti memiliki denyut nadi kesehatan proyek Anda.

Dapatkan tampilan holistik dari status proyek dan tugas yang tersisa di seluruh tim atau departemen Anda dengan Dasbor di ClickUp 3.0 Dasbor ClickUp masuk untuk membuat hidup Anda lebih mudah dan memungkinkan Anda membuat dasbor yang keren dan disesuaikan yang menunjukkan semua yang perlu Anda ketahui. Anda membukanya, dan boom! 💣

Leverage (Daya ungkit) Kartu Khusus , bagan, grafik, dan semua hal bagus untuk menilai apakah proyek Anda berjalan lancar atau perlu sedikit dorongan. Pertahankan kontrol dalam segala skenario kerja - berikut adalah tiga contoh penggunaan kasus bisnis dari Dasbor ClickUp:

Sprint pengembangan

Kelola beban kerja tim Anda dengan mudah, baik melalui poin scrum atau tugas yang diberikan. Lakukan diskusi tentang tantangan pengembangan apa pun, lacak kemajuan, dan ukur kinerja tim, semuanya dengan mudah di satu tempat.

Manajemen sumber daya

Visualisasikan ketersediaan sumber daya di Dasbor Anda dan alokasikan semuanya secara strategis. Identifikasi aset dan personel yang digunakan secara efisien atau kurang dimanfaatkan dengan cepat. Hasilkan laporan kemajuan dari waktu ke waktu untuk kelancaran optimalisasi sumber daya .

Pahami sekilas siapa saja dalam tim Anda yang bekerja terlalu banyak atau terlalu sedikit sehingga Anda dapat dengan mudah mengalokasikan ulang sumber daya Anda

Manajemen bisnis

Rencanakan, lihat, lacak, dan nilai tujuan berkala di berbagai tugas, memastikan struktur tata kelola yang seragam untuk semua proyek. Dasbor berfungsi seperti pusat kontrol yang dipersonalisasi untuk membantu Anda menemukan hambatan dalam alur kerja dan mengambil tindakan pencegahan.

Langkah 6: Evaluasi dan sesuaikan secara terus-menerus

Proyek bersifat dinamis, sama seperti kehidupan. Tinjau dan sesuaikan kerangka kerja tata kelola Anda secara teratur berdasarkan kinerja proyek dan perubahan keadaan. Fleksibilitas adalah kuncinya - memastikan kerangka kerja Anda tetap relevan dan beradaptasi dengan kebutuhan proyek yang terus berkembang .

ClickUp menyederhanakan tugas-tugas tata kelola dengan menawarkan berbagai tampilan yang selaras dengan sifat proyek yang selalu berubah, memastikan Anda memiliki lensa yang tepat untuk pengawasan dan manajemen yang efektif.

15+ tampilan ClickUp memberikan solusi dinding-ke-dinding untuk setiap organisasi untuk setiap tim

Berikut adalah beberapa tampilan favorit kami dan manfaat utamanya:

• Tampilan papan untuk pelacakan proyek secara visual: Ini memungkinkan Anda untuk melihat tugas-tugas yang bergerak di seluruh tahapan, menawarkan representasi visual yang dinamis dari kemajuan proyek Anda
• Tampilan daftar untuk manajemen tugas yang terperinci: Ini memungkinkan Anda mengelola tugas dengan cermat, sehingga mudah untuk mengawasi tugas individu dan melacak kemajuan selangkah demi selangkah
• Tampilan kalender untuk penjadwalan: Fitur ini memastikan Anda tetap mengetahui tenggat waktu dan tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu. Sesuaikan kerangka kerja tata kelola Anda dengan mudah berdasarkanjadwal proyek dan memastikan semuanya tetap sesuai jadwal
• Tampilan Gantt Chart untuk menggeser jadwal proyek: Ini adalahalat garis waktu dinamisyang membantu Anda memvisualisasikan ketergantungan, menyesuaikan jadwal,mengidentifikasi peluang peningkatan proses untuk pelacakan pencapaian: Ini seperti garis waktu historis proyek Anda, memungkinkan Anda untuk meninjau pencapaian masa lalu, merencanakan masa depan, dan membuat penyesuaian berdasarkan informasi untuk komponen tata kelola proyek
• Tampilan tim untuk perencanaan proyek tingkat tinggi: Perlu melihat gambaran besarnya? Tampilan ini memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang proyek, tugas, dan anggota tim. Sangat cocok untukperencanaan kapasitas dan tata kelola sumber daya manusia

ClickUp 3.0 memberi Anda kekuatan untuk mengubah dan beralih di antara tampilan yang berbeda sambil mengedit tugas secara langsung dengan ClickUp AI

Pentingnya Tata Kelola Proyek dalam Manajemen Proyek

Meskipun pentingnya tata kelola proyek terlihat jelas dalam proyek-proyek yang kompleks, kepentingannya meluas ke semua proyek. Hal ini sangat penting dalam lima area berikut ini:

1. Manajemen risiko: Mengidentifikasi, menilai, dan mengatasi risiko penyampaian produk atau layanan dengan segera, meminimalkan gangguan dan meningkatkan ketahanan proyek
2. Keterlibatan pemangku kepentingan: Menetapkan saluran komunikasi yang jelas, mendorong keterlibatan dankolaborasi di antara para pemangku kepentingan proyek3. Akuntabilitas dan pengambilan keputusan: Mendefinisikan rantai tanggung jawab, meningkatkan akuntabilitas dan perampinganproses pengambilan keputusan untuk menjaga proyek tetap stabil dalam lingkungan yang tidak pasti
3. Pengukuran kinerja: Menetapkanmetrik dan KPI untuk mengukur kinerja proyek di seluruh departemen, memfasilitasipeningkatan berkelanjutan dan pembelajaran
4. Kepatuhan dan ketaatan terhadap standar: Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan organisasi, standar industri, dan persyaratan peraturan, mengurangi risiko hukum dan reputasi

Baik untuk diketahui: Tata kelola proyek vs. tata kelola organisasi

Tata kelola proyek dan tata kelola organisasi terdengar seperti konsep yang tumpang tindih, namun keduanya memiliki cakupan dan fokus yang berbeda. Yang pertama khusus untuk proyek, yang melibatkan kerangka kerja manajemen untuk pengambilan keputusan dan eksekusi di seluruh siklus hidup proyek. Kerangka kerja ini mendefinisikan peran, tanggung jawab, dan proses yang dirancang untuk mengatur kesuksesan proyek. 💫

Di sisi lain, tata kelola organisasi memiliki cakupan yang lebih luas, mencakup seluruh struktur, kebijakan, dan proses pengambilan keputusan organisasi. Tata kelola organisasi menetapkan kerangka kerja untuk operasi jangka panjang yang berkelanjutan, memandu tujuan strategis dan fungsionalitas keseluruhan di berbagai proses dan fungsi bisnis -seperti penjualan dan SDM-di dalam organisasi.

Berikut adalah tabel yang menguraikan perbedaan utama antara tata kelola proyek dan tata kelola organisasi:

Mengarahkan Proyek yang Berhasil: Gunakan ClickUp untuk Tata Kelola Proyek

Menjalankan proyek tanpa perintah sama saja dengan menyetir dengan mata tertutup. Cobalah sendiri jika Anda tidak yakin, namun jika Anda menghargai keteraturan dan efisiensi, maka Anda akan memahami pentingnya hal ini.

Dengan berbagai fitur ClickUp, mulai dari penanganan tugas yang lancar hingga alat komunikasi terbaik dan manajemen masalah, menyiapkan model tata kelola proyek yang tepat menjadi sangat mudah.

Jadi, apakah Anda seorang yang skeptis atau yang sudah berpengalaman, ClickUp patut dicoba ! Gratis, dan Anda selalu bisa mengandalkannya untuk membantu proyek Anda dengan cermat. Percayalah pada kami; Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda bisa melakukannya tanpa ClickUp selama ini. 😁