Jika Anda pernah bermain Super Mario, Anda pasti tahu momen ini: waktu terus berkurang, Anda telah gagal melakukan lompatan yang sama dua kali, dan Anda harus memutuskan apakah akan mencoba lagi atau mencari rute lain. Anda yang mengambil keputusan dan menghadapi konsekuensinya.
Proyek-proyek sering menempatkan Anda dalam situasi serupa. Ketika pekerjaan tertinggal, Anda bisa memperpanjang tenggat waktu, membayar tenaga tambahan, atau mengurangi cakupan proyek. Namun, dalam hal ini, pilihan Anda memengaruhi anggaran dan komitmen orang lain. Oleh karena itu, mengambil keputusan tersebut juga memerlukan wewenang untuk bertindak. Anda perlu mengetahui perubahan mana yang dapat Anda setujui sendiri dan mana yang memerlukan persetujuan pihak lain.
Kerangka kerja tata kelola proyek menetapkan aturan-aturan tersebut sebelum pekerjaan dimulai. Berikut cara membangunnya, disertai contoh nyata yang menunjukkan bagaimana tim menangani perubahan dan persetujuan.
TL;DR: Tata kelola proyek menentukan siapa yang berwenang menyetujui keputusan, kapan tim harus mengeskalasi masalah, dan bagaimana sponsor mengevaluasi apakah suatu proyek masih layak didanai.
Bangun kerangka kerja Anda dengan menunjuk pihak yang berwenang menyetujui, menetapkan batas untuk biaya, jadwal, ruang lingkup, dan risiko, serta menyepakati batas waktu tanggapan. Simpan permintaan persetujuan dan keputusan dalam catatan bersama, dan tinjau aturan tersebut pada setiap tahap proyek.
Untuk proyek berisiko rendah, piagam dasar, batas persetujuan, dan catatan keputusan mungkin sudah cukup. Tambahkan tinjauan formal dan pengawasan seiring meningkatnya risiko keuangan, ketergantungan, atau persyaratan regulasi.
Apa Itu Tata Kelola Proyek?
Tata kelola proyek adalah kerangka kerja yang mencakup peran, wewenang pengambilan keputusan, dan mekanisme pengendalian yang memastikan proyek tetap selaras dengan tujuan organisasi, mulai dari tahap persetujuan hingga penutupan.
PMI mendefinisikan tata kelola sebagai fungsi pengawasan yang mencakup seluruh siklus hidup proyek dan selaras dengan model tata kelola organisasi. Secara sederhana, tata kelola menetapkan arah dan aturan pengambilan keputusan. Manajemen proyek mencakup perencanaan dan pelaksanaan sehari-hari sesuai dengan aturan tersebut.
Kerangka kerja ini juga mendefinisikan siapa yang mengevaluasi apakah proyek masih layak didanai seiring dengan perubahan biaya, risiko, dan manfaat yang diharapkan. Sponsor menggunakan analisis kelayakan bisnis, yang mencatat manfaat yang diharapkan, biaya, dan alasan investasi proyek, untuk menilai apakah melanjutkan proyek masih masuk akal seiring dengan perubahan kondisi.
Bagaimana tata kelola proyek berbasis toleransi bekerja?
Tata kelola berbasis toleransi memberi Anda keleluasaan untuk mengelola pekerjaan dan jadwal dalam batas-batas yang telah disepakati. Jika Anda memperkirakan akan melampaui batas yang telah disepakati, sampaikan masalah tersebut kepada pemberi persetujuan yang ditunjuk.
Batasan-batasan tersebut berlaku untuk rencana-rencana tertentu. Anda mungkin memiliki batas toleransi yang terpisah untuk keseluruhan proyek, setiap tahap, dan paket kerja individu. Tetap berada dalam batas anggaran atau tenggat waktu keseluruhan tidak memberi Anda wewenang untuk melampaui batas-batas suatu tahap.
PRINCE2 menyebut pendekatan ini sebagai manage by exception. Berikut cara kerjanya saat peluncuran ulang situs web:
- Rencana yang telah disetujui: Pengujian diperkirakan memakan waktu tiga minggu, dengan kemungkinan penambahan waktu hingga satu minggu
- Perkiraan: Di tengah proses pengujian, pemimpin tim QA memperkirakan total waktu yang dibutuhkan adalah lima minggu, melebihi batas waktu empat minggu
- Keputusan: Anda mengusulkan untuk menjalankan pekerjaan yang tersisa secara paralel guna memastikan tanggal peluncuran tetap terjaga, namun kelompok pengarah harus menyetujui rencana tahap yang direvisi sesuai dengan aturan proyek ini
Menjalankan pekerjaan yang tersisa secara paralel mungkin dapat menjaga peluncuran tetap tepat waktu, tetapi pengujian tetap akan memakan waktu lebih lama dari empat minggu yang diizinkan. Dan itu berarti Anda masih memerlukan persetujuan kelompok pengarah untuk mengubah rencana pengujian. Setelah kelompok tersebut menyetujui rencana dan batasan yang direvisi, Anda mengelola pekerjaan sehari-hari di dalam batasan tersebut.
Tata Kelola Proyek vs. Manajemen Proyek: Apa Perbedaannya?
Seorang manajer proyek dan sponsor dapat melihat perubahan yang sama namun mengidentifikasi masalah yang berbeda.
Bagi manajer, penundaan serah terima berarti harus mencari cara baru untuk menyelesaikan pekerjaan. Bagi sponsor, hal ini mungkin berarti memutuskan apakah peluncuran yang tertunda sepadan dengan biaya bisnis yang harus ditanggung. Keduanya memiliki kepentingan dalam hasilnya, tetapi mereka tidak membuat keputusan yang sama.
| Dimensi | Tata kelola proyek | Manajemen proyek |
|---|---|---|
| Perhatian utama | Apakah proyek ini masih sepadan dengan biaya dan risikonya? | Bagaimana tim dapat mewujudkan hasil yang telah disepakati? |
| Siapa yang memimpinnya | Sponsor atau kelompok pengarah, dengan dukungan PMO jika diperlukan | Manajer proyek dan tim pelaksana |
| Keputusan yang umum | Pendanaan, perubahan besar, persetujuan tahap, dan apakah proyek akan dilanjutkan | Urutan tugas, penempatan tenaga kerja, tenggat waktu, dan perbaikan dalam batas yang telah disepakati |
| Catatan utama | Kasus bisnis, aturan persetujuan, dan catatan keputusan | Rencana pelaksanaan, jadwal, dan papan tugas |
Di berbagai proyek, kantor manajemen proyek (PMO) mungkin menetapkan standar pelaporan dan persetujuan yang seragam. Namun, hal itu tidak memberikan wewenang kepada PMO atas setiap keputusan terkait pendanaan atau ruang lingkup. Panduan kami mengenai kerangka kerja tata kelola PMO menjelaskan peran PMO yang lebih luas.
Apa Saja Komponen Kerangka Kerja Tata Kelola Proyek?
Tata kelola proyek bertumpu pada tiga pilar utama: struktur organisasi, sumber daya manusia, dan informasi, sebagaimana dijelaskan dalam buku Project Management 2.0 karya Harold Kerzner. Struktur mencakup jalur pelaporan dan alur persetujuan; sumber daya manusia memegang peran dan hak pengambilan keputusan; sedangkan informasi menyediakan bukti yang mereka butuhkan untuk mengambil keputusan.
Untuk menerapkan pilar-pilar ini, sebuah makalah konferensi PMI menawarkan delapan komponen tata kelola yang dapat Anda sesuaikan. Daftar periksa di bawah ini menunjukkan cakupan masing-masing komponen serta catatan atau proses yang perlu Anda kelola.
| Komponen | Pertanyaan yang perlu dijawab | Catat untuk diterapkan |
|---|---|---|
| Model tata kelola | Seberapa besar pengawasan yang dibutuhkan proyek ini? | Pendekatan yang disepakati dan didokumentasikan dalam piagam atau rencana tata kelola |
| Akuntabilitas dan tanggung jawab | Siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut, dan siapa yang berwenang menyetujui keputusan? | Matriks RACI dan hak pengambilan keputusan tertulis |
| Keterlibatan dan komunikasi dengan pemangku kepentingan | Siapa saja yang terdampak, dan bagaimana Anda akan memastikan keterlibatan mereka? | Peta pemangku kepentingan dan rencana komunikasi |
| Rapat | Keputusan mana yang memerlukan rapat, dan siapa saja yang harus hadir? | Tujuan rapat, peserta, dan wewenang pengambilan keputusan yang telah ditetapkan |
| Pelaporan | Apa yang perlu diketahui oleh para pengambil keputusan, dan kapan? | Jadwal pelaporan, laporan status, dan laporan pengecualian |
| Manajemen risiko dan masalah | Bagaimana Anda akan mengevaluasi masalah dan memutuskan kapan harus mengeskalasikannya? | Daftar risiko atau log RAID beserta pemiliknya dan ambang batas eskalasi |
| Jaminan | Bagaimana Anda akan memastikan bahwa pengiriman dan pelaporan dapat diandalkan? | Tinjau kriteria, indikator kinerja, dan pemeriksaan jaminan |
| Proses pengendalian | Bagaimana Anda akan memantau kinerja dan menangani perubahan pada rencana yang telah disetujui? | Garis dasar yang disepakati, batas toleransi, dan proses pengendalian perubahan |
Untuk persetujuan, periksa apakah catatan Anda melampaui sekadar penugasan pekerjaan. Matriks RACI dapat menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas hasil kerja, tetapi tidak selalu menentukan siapa yang berwenang menyetujui pengeluaran tambahan atau perpanjangan tenggat waktu. Catat wewenang tersebut dalam hak pengambilan keputusan Anda, lalu gunakan proses pengendalian perubahan untuk mendefinisikan bagaimana permintaan sampai ke pihak yang berwenang menyetujui.
Anda juga perlu membedakan risiko dari masalah: risiko mungkin terjadi; sedangkan masalah sudah ada. Potensi keterlambatan pemasok merupakan risiko. Kegagalan pengiriman adalah masalah yang memerlukan tindakan. Catatlah hal-hal tersebut dalam templat daftar risiko dan log masalah, atau gunakan log RAID dengan kategori dan penanggung jawab yang terpisah.
Tips Pro: Panduan RACI vs. RAID menjelaskan bagaimana RAID menggabungkan risiko, asumsi, masalah, dan ketergantungan ke dalam satu catatan.
Siapa yang Bertanggung Jawab atas Tata Kelola Proyek?
Sponsor proyek biasanya bertanggung jawab atas kasus bisnis dan tetap bertanggung jawab atas nilai proyek. Manajer proyek melaksanakan proyek sesuai batas yang disepakati, dengan komite pengarah atau PMO memberikan pengawasan sesuai kebutuhan.
Peran yang Anda butuhkan bergantung pada kompleksitas dan risiko proyek. Proyek kecil mungkin hanya memerlukan sponsor dan manajer proyek. Pekerjaan yang melibatkan beberapa departemen mungkin juga memerlukan komite pengarah untuk menyelesaikan prioritas yang saling bertentangan dan meninjau perubahan besar.
| Peran | Tanggung jawab utama | Batas-batas kewenangan |
|---|---|---|
| Sponsor proyek | Bertanggung jawab atas kasus bisnis, mengamankan pendanaan, dan mengevaluasi apakah proyek harus dilanjutkan | Diperlukan persetujuan tingkat yang lebih tinggi untuk keputusan yang melampaui kewenangan mereka |
| Komite Pengarah | Meninjau pengecualian utama, menyelesaikan konflik antar tim, dan memandu pengambilan keputusan penting | Hanya dapat mengesahkan perubahan dalam batas kewenangan yang telah didelegasikan kepadanya |
| PMO | Menetapkan standar tata kelola, mendukung pelaporan, dan memeriksa kepatuhan terhadap proses yang telah disepakati | Kewenangan persetujuan bergantung pada lingkup tugasnya |
| Manajer proyek | Merencanakan pelaksanaan, mengoordinasikan sumber daya, dan mengambil keputusan dalam batas-batas yang telah disepakati | Menaikkan tingkat masalah yang melampaui kewenangan mereka |
| Tim proyek dan pemimpin alur kerja | Selesaikan tugas yang diberikan, sampaikan risiko, dan rekomendasikan tindakan yang harus diambil | Tingkatkan keputusan yang melampaui kewenangan mereka melalui jalur yang telah disepakati |
Sebelum Anda mengirimkan permintaan ke komite pengarah, pastikan apakah komite tersebut berwenang menyetujui perubahan tersebut atau hanya memberikan rekomendasi. Sebuah komite mungkin menyetujui tambahan dana sebesar $30.000 untuk mengatasi masalah kualitas data, sementara wewenang pengeluaran akhir berada di tangan CFO. Dalam hal ini, Anda tetap memerlukan persetujuan CFO sebelum mengalokasikan dana tersebut.
Dokumentasikan batasan-batasan ini dalam piagam proyek atau rencana tata kelola, termasuk ke mana perselisihan yang belum terselesaikan akan dibawa untuk keputusan akhir. Untuk permintaan mendesak, tunjuk seorang pengesah cadangan yang wewenangnya mencakup keputusan tersebut.
Cara Membangun Kerangka Kerja Tata Kelola Proyek dalam Enam Langkah
Mulailah dengan piagam proyek dan rencana yang telah disetujui, lalu gunakan langkah-langkah ini untuk menetapkan aturan yang akan Anda ikuti selama pelaksanaan proyek.
Langkah 1: Identifikasi keputusan yang mungkin memerlukan persetujuan
Buatlah daftar keputusan yang dapat memengaruhi pendanaan, ruang lingkup, pelaksanaan, atau manfaat yang diharapkan dari proyek. Sertakan persetujuan yang direncanakan, seperti izin untuk memulai tahap berikutnya, serta keputusan yang dipicu oleh perubahan, seperti apakah proyek akan dilanjutkan ketika kasus bisnis berubah.
Untuk setiap keputusan, catat:
- Pemicu: Kondisi yang membuat suatu keputusan menjadi perlu
- Bukti: Informasi yang diperlukan untuk mengevaluasi opsi-opsi
- Batas waktu: Waktu paling akhir di mana keputusan dapat diambil sebelum pilihan menjadi terbatas atau pengiriman terganggu
Serahkan keputusan mengenai tugas-tugas rutin kepada orang-orang yang mengelola pekerjaan tersebut.
Baca Selengkapnya: Cara Menyusun Piagam Proyek (dengan Contoh)
Langkah 2: Tetapkan batas toleransi untuk biaya, jadwal, ruang lingkup, dan risiko
Toleransi menentukan sejauh mana hasil dapat menyimpang dari rencana yang telah disetujui dalam batas kewenangan yang Anda miliki. Sepakati batas-batas ini dengan sponsor atau badan pengelola sebelum pekerjaan dimulai.
Proyek Anda memiliki anggaran yang telah disetujui sebesar $420.000. Sponsor menetapkan toleransi biaya sebesar 5% dan memberi wewenang kepada Anda untuk menggunakan tambahan $21.000, sehingga batas pengeluaran Anda menjadi $441.000. Perkiraan sebesar $440.000 masih berada dalam batas yang diizinkan. Jika perkiraan tersebut naik menjadi $448.000, mintalah persetujuan sponsor sebelum melakukan pengeluaran tambahan tersebut.
Tentukan batasan-batasan lainnya dengan sejelas mungkin:
- Jadwal: Seberapa jauh tanggal penyelesaian dapat bergeser sebelum persetujuan diperlukan
- Ruang Lingkup: Persyaratan atau hasil kerja mana saja yang dapat Anda ubah dalam lingkup kewenangan Anda
- Risiko: Tingkat paparan risiko yang dapat Anda terima dan peristiwa-peristiwa yang memerlukan tinjauan segera
Hubungkan setiap batas toleransi dengan rencana yang dicakupnya. Rencana manajemen risiko dapat membantu Anda menetapkan ambang batas risiko. Tergantung pada proyeknya, Anda mungkin juga memerlukan batasan yang jelas terkait kualitas, manfaat, atau keberlanjutan.
Langkah 3: Berikan wewenang pengambilan keputusan kepada orang-orang yang telah ditunjuk
Kembali ke daftar keputusan Anda dan tentukan penanggung jawab persetujuan untuk setiap item. Selanjutnya, tentukan siapa yang akan menyusun rekomendasi dan masukan dari siapa yang diperlukan.
Pisahkan tanggung jawab berikut ini:
- Pemilik rekomendasi: Mengumpulkan bukti, mengevaluasi opsi, dan mengusulkan tanggapan
- Pemberi Persetujuan: Memberikan persetujuan atau menolak proposal sesuai dengan kewenangan yang telah didelegasikan kepadanya
- Pihak yang diwawancarai: Memberikan masukan ahli atau menjelaskan bagaimana keputusan tersebut akan memengaruhi pekerjaan mereka
Untuk keputusan komite, dokumentasikan bagaimana kesepakatan dicapai dan siapa yang mencatat hasilnya. Tunjuk juga wakil yang berwenang, dengan aturan yang jelas mengenai kapan mereka dapat mengambil alih.
Langkah 4: Tentukan jalur eskalasi dan waktu respons
Sebuah eskalasi harus memberikan informasi yang cukup kepada pihak yang berwenang untuk mengambil keputusan. Gunakan laporan pengecualian singkat yang mencakup:
- Batas yang disepakati dan perkiraan terbaru
- Dampak yang mungkin terjadi pada proyek
- Pilihan yang tersedia dan rekomendasi Anda
- Batas waktu pengambilan keputusan
Tentukan batas waktu tanggapan sesuai dengan waktu ketika Anda perlu bertindak. Jika pemasok membutuhkan jawaban pada hari Jumat, meminta persetujuan paling lambat hari Kamis akan memberi waktu untuk melaksanakan keputusan tersebut.
Selain itu, tentukan tindakan yang akan diambil jika tenggat waktu tersebut terlewat. Tentukan kontak berwenang berikutnya dan tentukan apakah pekerjaan yang terdampak harus dihentikan sementara. Template matriks eskalasi ini menyediakan kerangka awal yang dapat Anda sesuaikan dengan proses persetujuan proyek Anda.
Langkah 5: Pastikan keputusan yang tertunda mudah ditemukan
Berikan kepada pihak yang berwenang pandangan terpadu mengenai permintaan yang menunggu peninjauan mereka. Setiap entri harus menunjukkan hal apa yang memerlukan keputusan, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan batas waktunya. Untuk kasus pengecualian, sertakan perkiraan dan batas risiko yang terlibat. Simpan bukti pendukung yang tertaut ke permintaan tersebut, sehingga pihak yang berwenang dapat meninjau perkiraan, dampak, dan opsi yang tersedia.
Tampilan real-time, seperti yang terdapat dalam contoh dasbor proyek ini, dapat membantu Anda memantau permintaan seiring perubahan kondisi. Laporan status berkala tetap dapat mencakup tonggak pencapaian dan kemajuan, tetapi jangan menyembunyikan permintaan persetujuan di dalam pembaruan tugas.
Anda dapat membuat dasbor proyek yang menampilkan tenggat waktu, hambatan, dan metrik kinerja dalam satu tampilan dalam waktu kurang dari 15 menit. Berikut panduan singkat untuk membantu Anda memulai:
Langkah 6: Catat keputusan dan tinjau kerangka kerja
Catat setiap keputusan saat diambil, termasuk pihak yang menyetujui, tanggal, opsi yang dipertimbangkan, alasan, dan tindakan lanjutan.
Persetujuan mungkin memerlukan pembaruan terhadap anggaran, jadwal, atau garis dasar ruang lingkup. Lakukan perubahan tersebut melalui proses pengendalian perubahan, tautkan catatan yang telah direvisi ke log keputusan, dan beritahukan kepada semua pihak yang terdampak rencana mana yang kini sedang mereka kerjakan.
Pada setiap tahap tinjauan, nilai apakah kerangka kerja tersebut membantu Anda mengambil keputusan tepat waktu:
- Apakah pihak yang berwenang memberikan tanggapan sebelum tindakan diperlukan?
- Apakah tanggung jawab dan batas-batas persetujuan sudah jelas?
- Apakah perubahan rutin memicu eskalasi yang tidak perlu?
- Apakah ada masalah penting yang diangkat terlalu terlambat?
Gunakan jawaban-jawaban tersebut untuk mengusulkan perubahan pada kerangka kerja. Batas toleransi atau hak pengambilan keputusan yang direvisi juga memerlukan persetujuan. Setelah disepakati, sampaikan melalui rencana komunikasi sebelum tahap berikutnya dimulai.
Seberapa Besar Tingkat Tata Kelola yang Dibutuhkan Proyek Anda?
Enam langkah ini berlaku untuk proyek apa pun, tetapi tingkat pengawasan harus disesuaikan dengan biaya, risiko, ketergantungan, dan konsekuensi dari keputusan yang salah. PRINCE2 menyebut hal ini sebagai menyesuaikan dengan kebutuhan proyek.
Misalnya, proyek percontohan yang dijalankan oleh satu tim mungkin hanya memerlukan seorang sponsor dan jalur persetujuan yang jelas. Jika proyek tersebut mulai menangani data pembayaran, Anda mungkin memerlukan tinjauan keamanan formal, meskipun ukuran timnya tidak berubah.
Tabel di bawah ini memberikan titik awal untuk memilih konfigurasi Anda. Anggaplah ukuran-ukuran tersebut sebagai contoh, bukan aturan baku yang didasarkan pada jumlah anggota tim atau durasi proyek.
| Ukuran | Profil tipikal | Peran dalam tata kelola | Pelaporan | Pengendalian |
|---|---|---|---|---|
| Kecil | Satu tim, pekerjaan berisiko rendah, sedikit ketergantungan | Sponsor dan manajer proyek | Pemberian informasi singkat pada titik-titik yang telah disepakati; laporkan pengecualian segera setelah terjadi | Batas persetujuan dan catatan keputusan yang sederhana |
| Medium | Beberapa tim atau vendor, sumber daya bersama, dampak bisnis yang moderat | Sponsor, manajer proyek, dan kelompok pengarah jika diperlukan | Tinjauan kemajuan secara berkala; permohonan pengecualian sesuai kebutuhan | RACI, catatan risiko, persetujuan perubahan, dan tinjauan tahap |
| Besar | Risiko keuangan yang tinggi, ketergantungan yang kompleks, atau pekerjaan yang diatur oleh peraturan | Sponsor, badan pengarah, dan PMO atau jaminan independen sesuai kebutuhan | Tinjauan kemajuan yang sering dilakukan dan eskalasi yang cepat | Tahapan formal, pengendalian perubahan, jejak audit, dan pemeriksaan independen jika diperlukan |
Usahakan untuk menerapkan struktur yang paling ringkas yang memberikan informasi dan wewenang yang cukup kepada para pengambil keputusan untuk bertindak. Catat pilihan Anda dalam piagam proyek, lalu tinjau kembali jika ruang lingkup atau risiko berubah.
Tata kelola proyek dalam praktik: Peluncuran CRM Universitas Manchester
Pusat Inovasi Teknik Grafen Universitas Manchester membutuhkan sistem CRM untuk melacak pertanyaan dan mengelola proses onboarding pelanggan. CEO menginisiasi proyek ini, Direktur Pengembangan Bisnis memimpin dewan proyek, dan manajer proyek Nathan Lumb mengelola pelaksanaan proyek.
Tim menetapkan batas atas biaya perangkat lunak sebesar £20 per pengguna per bulan dan membutuhkan dukungan untuk hingga 50 pengguna. Studi kasus yang dipublikasikan ini menjelaskan bagaimana proses persetujuan dan tinjauan tahap memengaruhi jalannya pekerjaan:
- Tentukan persyaratan sebelum membeli. Lumb menyusun ringkasan proyek dan rencana garis besar untuk disetujui. Para pemangku kepentingan kemudian menyepakati proses onboarding pelanggan sebelum tim membeli sistem CRM
- Tentukan titik pemeriksaan untuk penyelesaian. Tim membagi proses pengadaan, konfigurasi, pengujian, implementasi, dan serah terima menjadi beberapa tahap. Para pemangku kepentingan meninjau rencana tersebut dan menyetujui mekanisme pelaporan serta paket kerja.
- Atasi keterlambatan persetujuan. Perbedaan pendapat di antara pemangku kepentingan memperlambat tercapainya kesepakatan mengenai proses tersebut. Lumb menetapkan tenggat waktu umpan balik dan persetujuan untuk mendapatkan keputusan
- Tangani tinjauan keamanan. Bagian TI mempertanyakan keamanan sistem berbasis cloud tersebut, sehingga menunda persetujuan pengadaan. Tim menjawab pertanyaan dari bagian TI dan menunggu persetujuan. Manajer proyek menangani masalah tersebut tanpa meminta revisi rencana tahap karena tanggapannya masih sesuai dengan rencana yang telah disetujui oleh dewan direksi
- Manfaatkan umpan balik selama tahap peluncuran. Respons vendor yang lambat membuat pengguna harus menunggu jawaban. Tim tersebut membuat catatan pelajaran, membagikan jawaban setiap minggu, dan memberikan pelatihan tambahan
Ketika pengawasan memerlukan bukti yang lebih kuat: Crossrail
Proyek Crossrail menunjukkan masalah tata kelola yang berbeda: para pemimpin memiliki pengawasan formal, tetapi tidak memiliki rencana pelaksanaan yang realistis.
Menurut laporan Badan Audit Nasional tahun 2019:
- 2010: Paket pendanaan yang diumumkan sebesar £14,8 miliar
- Sejak 2015: Masalah mulai muncul, namun program tersebut tetap berlanjut menuju pembukaan bagian tengah yang direncanakan pada Desember 2018
- Agustus 2018: Crossrail mengumumkan bahwa mereka tidak akan dapat memenuhi tanggal pembukaan tersebut
- Desember 2018: Paket pendanaan meningkat menjadi £17,6 miliar, £2,8 miliar di atas tingkat tahun 2010
NAO mengidentifikasi jadwal yang terlalu padat, pengaturan kontrak, dan ketiadaan rencana yang realistis sebagai beberapa penyebab timbulnya biaya tambahan. Kesimpulannya sangat jelas: Crossrail “tetap berpegang pada pandangan yang tidak realistis bahwa mereka dapat menyelesaikan program sesuai jadwal semula.”
Intinya: Contoh dari Universitas Manchester menggambarkan bagaimana tahapan yang telah disepakati dan jalur persetujuan memandu pelaksanaan proyek. Proyek Crossrail menunjukkan mengapa kontrol tersebut juga memerlukan perkiraan yang kredibel: para pengambil keputusan tidak dapat menilai apakah suatu rencana harus dilanjutkan jika jadwal yang dilaporkan tidak realistis.
Bagaimana Tata Kelola Proyek Bekerja dalam Tim Agile?
Tim Agile memerlukan keleluasaan untuk menyesuaikan prioritas seiring dengan proses pembelajaran mereka. Tata kelola mendefinisikan tujuan, pendanaan, dan batas persetujuan di mana mereka dapat membuat keputusan tersebut.
Dalam Scrum, Product Owner menyusun urutan Product Backlog, dan para pengembang merencanakan cara menyelesaikan pekerjaan yang dipilih untuk setiap Sprint. Selama Sprint Review, Tim Scrum dan pemangku kepentingan mengevaluasi hasil yang dicapai dan mendiskusikan langkah selanjutnya.
Diskusi-diskusi ini dapat mengungkap perubahan kebutuhan bisnis atau risiko terhadap Tujuan Produk. Namun, Sprint Review tidak menggantikan persetujuan untuk pendanaan tambahan atau perubahan yang melampaui wewenang tim.
Sebagai contoh, umpan balik pengguna menunjukkan bahwa proses checkout suatu aplikasi membingungkan. Product Owner dapat memprioritaskan perbaikan proses checkout tersebut dalam daftar backlog. Jika perubahan tersebut memerlukan dana tambahan atau akan membuat waktu penyelesaian melampaui batas yang telah disepakati, tim perlu mendapatkan persetujuan melalui proses tata kelola proyek.
Kesalahan Umum dalam Tata Kelola Proyek dan Cara Mengatasinya
Mendapatkan persetujuan tidak selalu berarti pelaksanaan akan berjalan lancar. Penilai mungkin melewatkan celah dalam bukti, mengabaikan kekhawatiran pengguna, atau menyetujui pekerjaan dengan syarat-syarat yang tidak terperhatikan.
Waspadai lima kesalahan berikut saat Anda menerapkan kerangka kerja ini:
| Kesalahan | Cara mengatasinya |
|---|---|
| Tinjauan tahap menjadi sekadar formalitas | Tetapkan persyaratan yang jelas untuk beralih ke tahap berikutnya, seperti lulus uji pengguna dan menyelesaikan cacat kritis. Peninjau harus memutuskan apakah akan menyetujui, menyetujui dengan syarat, atau menunda pekerjaan hingga celah-celah tersebut teratasi |
| Pengguna baru dilibatkan pada tahap yang terlalu terlambat | Libatkan orang-orang yang akan menggunakan atau mengelola hasil proyek tersebut dalam tinjauan desain dan penerimaan. Untuk peluncuran CRM, mintalah tim operasional penjualan untuk memeriksa alur kerja dan bidang data sebelum persetujuan desain. Catat masalah yang belum terselesaikan dan tunjuk seseorang untuk menanggapi |
| Status keseluruhan yang hijau menyembunyikan masalah pada alur kerja | Jangan hanya melihat peringkat ringkasan. Sebuah proyek bisa saja berjalan sesuai jadwal, namun integrasi kritisnya gagal dalam pengujian. Laporkan alur kerja utama secara terpisah, dengan bukti yang mendukung setiap statusnya |
| Persetujuan bersyarat dianggap sebagai persetujuan penuh | Catat setiap kondisi, penanggung jawabnya, dan batas waktu penyelesaiannya. Tentukan pekerjaan mana yang dapat dilanjutkan dan mana yang harus ditunda, lalu pastikan bahwa semua syarat terpenuhi sebelum melepaskan pekerjaan yang terdampak |
| Manfaat tidak dilacak setelah serah terima | Tunjuk seorang pemilik bisnis untuk mengukur hasil setelah proyek selesai dan melaporkan kembali kepada sponsor. Sepakati indikator pengukuran, tanggal tinjauan, serta tindakan yang akan diambil jika hasil tidak memenuhi target |
Cara Menerapkan Tata Kelola Proyek di ClickUp
Ketika perkiraan melampaui batas yang telah disepakati, sponsor Anda membutuhkan lebih dari sekadar peringatan. Mereka memerlukan perkiraan dampak, opsi, dan batas waktu untuk mengambil keputusan. ClickUp memungkinkan Anda menyimpan permintaan tersebut bersama bukti dan pekerjaan proyek yang terpengaruh.
Pastikan aturan persetujuan tetap dekat dengan proses kerja
Mulailah dengan Template Rencana Tata Kelola ClickUp. Template ini mencakup tampilan Peran dan Tanggung Jawab serta bidang kustom Kewenangan Pengambilan Keputusan yang dapat Anda sesuaikan dengan proses persetujuan Anda.
Gunakan ClickUp Docs untuk mendokumentasikan batas toleransi, jalur eskalasi, dan waktu respons. Hubungkan rencana tersebut dengan tugas persetujuan, sehingga pemberi ulasan dapat memeriksa aturan di balik setiap permintaan.
Ubah pengecualian menjadi permintaan persetujuan
Dari situ, Anda dapat menyusun alur kerja untuk penanganan pengecualian. Mari kita terapkan contoh dari Langkah 2, di mana manajer proyek dapat menyetujui pengeluaran hingga $441.000.
- Pantau perkiraan: Tambahkan Bidang Kustom Angka atau Uang ke tugas proyek untuk memperkirakan total biayanya
- Rute pengecualian: Tambahkan bidang dropdown "Persetujuan Diperlukan" ke tugas proyek. Ketika manajer proyek menandai perkiraan di atas $441.000 untuk disetujui, gunakan Otomatisasi ClickUp untuk menugaskan tugas tersebut kepada sponsor dan mengubah statusnya menjadi "Menunggu Persetujuan"
- Tinjau permintaan: Hubungkan perkiraan biaya dari vendor dan opsi yang diusulkan dengan tugas tersebut. Sponsor dapat meninjau bukti-bukti, mencatat keputusan, dan menugaskan pekerjaan lanjutan
Berikan gambaran kepada para sponsor mengenai keputusan yang masih tertunda
Untuk pengawasan berkelanjutan, Dasbor ClickUp dapat menyatukan informasi tersebut dalam satu tampilan. Gunakan kartu Perhitungan untuk menampilkan perkiraan biaya dan kartu Daftar Tugas yang difilter berdasarkan persetujuan yang tertunda. Tampilkan pemilik, tenggat waktu, dan Bidang Kustom yang relevan, sehingga sponsor dapat membuka setiap permintaan dan meninjau detailnya.
Ketika perubahan yang telah disetujui memengaruhi pelaksanaan, manajer proyek dapat memperbarui tugas dan tanggal yang relevan tanpa mengabaikan alasan di balik keputusan tersebut.
Untuk proyek yang lebih kecil, rencana tata kelola dan daftar persetujuan bersama mungkin sudah cukup. Tambahkan otomatisasi dan dasbor seiring bertambahnya jumlah permintaan.
Harga ClickUp
Apa kata pengguna ClickUp?
Di Savills, tim TI regional mengawasi peluncuran perangkat lunak, proyek infrastruktur, dan pengiriman dari vendor di 14 wilayah di Asia.
Sebelumnya: Manajer proyek mengumpulkan pembaruan dari berbagai negara dan menggabungkan sekitar 20 presentasi PowerPoint menjadi laporan bulanan CIO. Pimpinan bergantung pada siklus pelaporan tersebut untuk mendapatkan gambaran terpadu.
Dengan ClickUp: Catatan proyek yang dibagikan langsung terintegrasi ke dalam dasbor CIO yang real-time. Pimpinan dapat melihat proyek mana yang berjalan lancar dan mana yang memerlukan perhatian, sementara tim bekerja berdasarkan catatan yang sama mengenai permintaan, perubahan, dan masalah.
Hasilnya: Tim proyek yang terdiri dari 10 orang menghemat lebih dari 50 jam setiap bulan dengan menangani pertanyaan dari vendor dan serah terima tugas dalam diskusi tugas. Manajer proyek menghabiskan lebih sedikit waktu untuk koordinasi lintas zona waktu dan menyiapkan laporan, sementara pimpinan memiliki gambaran terkini mengenai portofolio.
Cocok untuk: Tim lintas fungsi yang mengelola permintaan perubahan dan persetujuan yang sering terjadi, di mana sponsor memerlukan akses ke perkiraan proyek, catatan pendukung, dan riwayat keputusan tanpa harus mengejar pembaruan dari berbagai tim.
Lewati bagian ini jika: Anda memerlukan sistem tata kelola, risiko, dan kepatuhan (GRC) khusus untuk audit formal dan pengendalian regulasi, atau proyek Anda cukup kecil sehingga dapat dikelola dengan piagam dasar dan catatan keputusan.
Seberapa Banyak Tata Kelola yang Harus Anda Terapkan?
Untuk proyek kecil berisiko rendah dengan satu tim dan pengambil keputusan yang jelas, piagam dasar, batas persetujuan, dan catatan keputusan mungkin sudah cukup. Anda tidak memerlukan komite pengarah terpisah atau rencana tata kelola yang terperinci.
Gunakan kerangka kerja tata kelola proyek yang lebih formal ketika keputusan melibatkan lintas departemen, melibatkan pengeluaran yang signifikan, berdampak pada kewajiban regulasi, atau berpotensi menyebabkan penundaan yang mahal. Tentukan pihak yang berwenang menyetujui, tetapkan ambang batas eskalasi, dan sepakati titik-titik peninjauan sebelum pekerjaan dimulai.
ClickUp memungkinkan Anda menyimpan permintaan persetujuan, bukti pendukung, dan keputusan yang tercatat bersamaan dengan proyek sehingga tim dapat melacak apa yang telah disetujui dan alasannya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Tata Kelola Proyek
Apa perbedaan antara tata kelola proyek dan jaminan proyek?
Tata kelola proyek mendefinisikan siapa yang mengambil keputusan dan wewenang yang mereka miliki. Jaminan proyek memeriksa apakah rencana, laporan, dan pengendalian memberikan informasi yang dapat diandalkan kepada pihak-pihak tersebut. Misalnya, tinjauan jaminan independen mungkin menilai apakah suatu proyek siap diluncurkan sebelum komite pengarah mengambil keputusan.
Bagaimana cara mengukur apakah tata kelola proyek efektif?
Pantau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk keputusan persetujuan, seberapa sering tenggat waktu keputusan terlewat, dan apakah tindakan yang disepakati pada tinjauan tahap diselesaikan tepat waktu. Anda juga dapat memeriksa seberapa sering perubahan dilaksanakan tanpa persetujuan yang diperlukan. Tinjau tren-tren ini di seluruh tahap proyek untuk melihat apakah tata kelola membantu tim mengambil keputusan yang tepat waktu dan berdasarkan informasi yang memadai.
Apa yang terjadi jika sponsor proyek mengundurkan diri di tengah proyek?
Organisasi harus menunjuk sponsor sementara atau pengganti dan mengonfirmasi wewenang pengambilan keputusannya. Manajer proyek kemudian dapat memberi pengarahan kepada mereka mengenai kasus bisnis, risiko saat ini, persetujuan yang masih tertunda, dan komitmen pendanaan. Sampai wewenang tersebut secara resmi dialihkan, tim tidak boleh berasumsi bahwa eksekutif lain dapat menyetujui keputusan yang sama.
Bagaimana tata kelola proyek bekerja sama dengan vendor eksternal?
Vendor eksternal dapat melaporkan risiko, merekomendasikan perubahan, dan mengelola pekerjaan sesuai dengan kontrak mereka. Namun, perubahan terhadap biaya, ruang lingkup, atau ketentuan pengiriman yang telah disepakati harus mengikuti proses pengendalian perubahan dalam kontrak serta aturan persetujuan organisasi. Tentukan siapa yang berwenang menerima hasil kerja, menyetujui perubahan kontrak, dan menyelesaikan sengketa sebelum pekerjaan vendor dimulai.
Apa perbedaan antara tonggak proyek dan tahap penilaian?
Sebuah tonggak (milestone) menandai peristiwa penting atau hasil kerja yang telah diselesaikan, seperti selesainya pengujian pengguna. Gerbang tahap (stage gate) adalah titik pengambilan keputusan di mana pemangku kepentingan yang berwenang meninjau bukti-bukti dan memutuskan apakah proyek dapat dilanjutkan. Mencapai sebuah tonggak tidak secara otomatis berarti tahap berikutnya telah disetujui.