Pernahkah Anda merasa bahwa organisasi Anda adalah sebuah kekacauan dari proses-proses kusut yang seolah-olah memiliki kehidupannya sendiri? Anda tidak sendirian. Bisa jadi Anda merasa frustasi karena merasa seperti menginjak air. Atau lebih buruk lagi, mencoba sistem dan proses baru yang tampaknya tidak menggerakkan jarum.
Terkadang cara paling sederhana untuk melakukan perubahan dalam bisnis Anda adalah dengan melakukan hal yang paling hulu: menciptakan dan mengoptimalkan proses bisnis yang dapat Anda kembangkan.
Peningkatan proses bisnis lebih dari sekadar angka dan spreadsheet. Ini adalah tentang menciptakan pengalaman yang damai dan memuaskan, tidak hanya untuk Anda, tetapi juga untuk semua orang yang terlibat dalam organisasi Anda.
Jadi, jika Anda siap untuk mengetahui bagaimana Anda dapat membawa perusahaan Anda ke tingkat efisiensi dan kemudahan yang lebih tinggi, teruslah membaca untuk meningkatkan permainan manajemen proses bisnis Anda!
Apa Itu Peningkatan Proses Bisnis ??
Peningkatan proses bisnis, atau BPI, mungkin terdengar cukup jelas. Namun, hal ini sedikit lebih kompleks dan bernuansa daripada yang terdengar pada awalnya. Peningkatan proses bisnis adalah pendekatan sistematis untuk mengoptimalkan proses organisasi saat ini dan manajemen alur kerja .
Hal ini bertujuan untuk membantu organisasi melihat apa yang dapat ditingkatkan dan mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih efisien. 🌻
Bayangkan organisasi Anda sebagai sebuah orkestra. Ada bagian string, alat musik tiup, tiup, perkusi, dan seterusnya-mereka semua harus bermain secara harmonis agar terdengar indah. Bereksperimen dengan peningkatan proses bisnis sama seperti memastikan setiap bagian telah berlatih dengan baik dan siap untuk naik ke atas panggung.
Sesuatu yang tidak beres dalam suatu bagian dapat merusak keseluruhan pertunjukan, baik sedikit maupun banyak.
Jadwalkan beberapa proyek, kelola ketergantungan, dan prioritaskan semuanya ke dalam kustom Anda garis waktu proyek dengan tampilan Garis Waktu di ClickUp
Dengan bisnis pemetaan proses dan perbaikan, Anda dapat menangkap berbagai hal sebelum hal tersebut memiliki kesempatan untuk menggagalkan kinerja sekaligus menyempurnakannya sehingga Anda dapat menghilangkan ketidakefisienan, meningkatkan kepuasan karyawan dan pelanggan, dan secara keseluruhan merampingkan seluruh proses organisasi menjadi lebih baik.
Mengapa Peningkatan Proses Bisnis **Penting?
Sebagian besar alasan mengapa peningkatan proses bisnis itu penting sudah tumpang tindih dengan tujuan sebagian besar organisasi, seperti:
- Efisiensi biaya: Bagaimana Anda bisa mendapatkan nilai maksimal dari alat dan sumber daya Anda? Pikirkan ini sebagai melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit, semua tanpa mengorbankan kualitas, seperti menghilangkan tugas-tugas yang memakan waktu dan berulang dengan otomatisasi yang sesuai danalat peningkatan berkelanjutan 🛠
- Peningkatan kualitas: Menemukan cara untuk meningkatkan kualitas suatu barang atau layanan dapat berarti meningkatkan seluruh pengalaman seseorang yang berinteraksi dengan organisasi Anda, baik itu barang berkualitas tinggi atau penerimaan klien terbaru
- Kepuasan pelanggan: Pengalaman pelanggan yang lebih baik, baik melalui waktu pengiriman dan pengiriman yang lebih cepat, produk berkualitas lebih tinggi, atau layanan pelanggan yang lebih baik, semuanya dapat meningkatkan profitabilitas
- Kepuasan karyawan: Memperbaiki proses yang ada dan menerapkan perubahan dapat membuat perbedaan besar bagi anggota tim. Hal ini dapat mengurangi frustrasi, memberikan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, meningkatkan komunikasi, dan meningkatkan produktivitas
- Tetap kompetitif: BPI dapat membantu Anda beradaptasi dengan perubahan di pasar. Lingkungan bisnis yang lebih fleksibel memungkinkan Anda untuk melihat posisi perusahaan Anda secara real-time sehingga Anda dapat merespons ketika preferensi pelanggan berubah, menjadi lebih efisien, dan melakukan pivot ketika Anda membutuhkannya
- Skalabilitas: Peningkatan berkelanjutan dapat membantu bisnis Anda tumbuh dan menangani kompleksitas yang semakin meningkat tanpa mengorbankan kinerja atau pendapatan. Ketika proses Anda saat ini sudah sesederhana mungkin, organisasi Anda dapat dengan mudah menjaga kualitas dan efisiensi di seluruh lini, mengoptimalkan sumber daya, mengurangi kesalahan, dan menarik investasi 🙌
- Mitigasi risiko: Rekayasa ulang proses dapat membantu Anda mengidentifikasi titik-titik masalah dan menemukan akar penyebab kemacetan yang memengaruhi bisnis Anda, baik saat peluncuran produk baru atau penerimaan klien baru. Anda juga dapat melihat di mana otomatisasi proses dapat menghilangkan kesalahan manusia, mengurangi masalah hukum dan denda, dan mengaturrencana kontingensi untuk skenario "bagaimana jika"
- Peningkatan produktivitas dan efisiensi: BPI dapat membantu Anda mengembangkan lebih efisienstrategi manajemen proyek dan mengidentifikasi di mana menerapkan proses seperti otomatisasi alur kerja, yang dapat membantu anggota tim menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lebih efisien. Hal ini juga dapat membantu alokasi sumber daya yang lebih baik, menghemat waktu yang dapat digunakan untuk kegiatan yang lebih strategis seperti curah pendapat untuk inisiatif perbaikan lebih lanjut dan inovasi
Ingat, semua aspek ini termasuk dalam kategori berkelanjutan efisiensi proses dan peningkatan. Pengambilan keputusan berbasis data memudahkan Anda untuk membuat penyesuaian sesuai kebutuhan dalam organisasi Anda.
Manfaat & Tantangan Peningkatan Proses Bisnis
Seperti kebanyakan hal, ada dua sisi mata uang dalam peningkatan proses bisnis. Meskipun ada banyak manfaat yang dapat dibuktikan, ada juga beberapa tantangan yang muncul ketika melakukan sesuatu dengan cara yang berbeda.
Manfaat Peningkatan Proses Bisnis
Menjelajahi pendekatan baru untuk manajemen proses dapat membuat perbedaan besar dalam meningkatkan efisiensi bisnis dan menemukan solusi yang hemat waktu dan biaya untuk mengatasi masalah dan kemacetan, seperti yang telah kita bahas sebelumnya.
Buat formulir yang mendalam dalam ClickUp 3.0 dengan kemampuan seret dan lepas untuk menyisipkan bidang dan menambahkan logika bersyarat untuk mengumpulkan umpan balik yang lebih baik
Menciptakan fleksibilitas organisasi yang dapat beradaptasi dan berubah di pasar saat diperlukan sangat berharga, seperti halnya menciptakan pengalaman pelanggan dan karyawan yang luar biasa. Data dan metrik memberi Anda keunggulan dan memungkinkan keputusan yang berwawasan dan terinformasi dengan baik yang dapat memajukan inovasi dan skalabilitas.
Semua manfaat ini merupakan hasil potensial dari peningkatan proses bisnis. ✨
Tantangan Peningkatan Proses Bisnis
Meskipun prospek peningkatan proses bisnis terlihat cerah, beberapa tantangan potensial perlu dipertimbangkan:
- Biaya awal: Apakah organisasi Anda berinvestasi dalam perangkat lunak baru danalat peningkatan proses bisnis atau menyewa konsultan, tahap awal peningkatan proses bisnis mungkin mahal
- Resistensi terhadap perubahan: Selalu ada kemungkinan anggota tim dan pemangku kepentingan tidak akan menerimaefisiensi proses perubahan, dan tanpa dukungan mereka, perubahan yang baru diimplementasikan dapat terhambat
- Kompleksitas: Sistem dan proses yang rumit mungkin memerlukan spesialis atau konsultasi dari luar jika tim Anda perlu mendapatkan keahlian untuk mengimplementasikan perubahan
- Mempertahankan proses baru peningkatan: Setelah Anda menerapkan perubahan proses, pertimbangkan apa yang diperlukan untuk mendukung dan mempertahankan perubahan tersebut dalam jangka pendek dan jangka panjang
- Tantangan teknis: Dengan perangkat lunak baru, muncul tantangan baru, baik itu kurva pembelajaran untuk berbagai anggota tim atau potensi kerentanan keamanan siber dan privasi
- Fluktuasi pasar: Sistem yang baru diimplementasikan mungkin sangat cocok untuk organisasi Anda hari ini, dan mungkin perlu disesuaikan dan diubah besok. Tetap waspada dapat membantu Anda mengikuti gelombang perubahan secara internal di dalam organisasi Anda dan secara eksternal di pasar bisnis
7 Teknik Peningkatan Proses Bisnis yang Paling Efektif Teknik Peningkatan Proses Bisnis
Anda dapat memilih dari beberapa bisnis metodologi peningkatan proses untuk merampingkan organisasi Anda. Daripada mendedikasikan waktu dan sumber daya untuk memadamkan api, Anda dapat mencegahnya terjadi sejak awal dengan menerapkan teknik yang tepat untuk bisnis Anda. 📚
Jadi, jika Anda siap untuk beralih dari penyelesaian masalah yang reaktif ke perbaikan yang proaktif, lihat daftar tujuh teknik paling efektif yang bisa Anda terapkan di organisasi Anda.
1. Manajemen Kualitas Total
Manajemen kualitas total, atau TQM, adalah pendekatan yang komprehensif dan terperinci terhadap peningkatan proses bisnis yang berfokus pada peningkatan kualitas barang dan jasa. Hal ini dicapai melalui penyempurnaan yang berkelanjutan dalam menanggapi umpan balik dan menanamkan rasa kualitas ke dalam setiap aspek organisasi.
Aspek penting lainnya dari TQM adalah keterlibatan karyawan secara total di setiap tingkat organisasi. Dari karyawan dengan jabatan terendah hingga tingkat manajemen dan kepemimpinan, bekerja sama untuk menciptakan pengalaman yang berkualitas dengan tujuan akhir kepuasan pelanggan.
Dengan meningkatkan proses, inefisiensi, dan kemacetan dapat diidentifikasi sehingga organisasi dapat menghilangkan pemborosan dan mengoptimalkan operasinya.
Melihat dan melacak estimasi waktu dengan mudah ke tugas ClickUp untuk manajemen sumber daya yang lebih baik
Lihat bagaimana Anda bisa menggunakan ClickUp untuk pemblokiran waktu . Rencanakan, pantau, dan kelola kapasitas kerja Anda, tetapkan kerangka waktu yang jelas untuk proyek, dan lihat setiap tugas yang sedang dikerjakan oleh anggota tim dengan tampilan Dasbor.
TQM juga menggunakan alat bantu seperti Six Sigma dan produksi ramping (akan dibahas lebih lanjut).
2. Kaizen
Filosofi bisnis Jepang tentang peningkatan berkelanjutan, dan tidak seperti manajemen kualitas total, Kaizen tidak terlalu menekankan pada kualitas dan lebih berfokus pada perubahan dan peningkatan berkelanjutan melalui penghapusan pemborosan dan penyempurnaan proses.
Pikirkan Kaizen sebagai pendekatan yang mempertimbangkan perubahan kecil yang dapat dilakukan sekarang untuk memberikan dampak terbesar di kemudian hari. 👀
Kaizen mungkin paling terkenal karena asosiasinya dengan Toyota, di mana Kaizen telah menciptakan budaya reflektif yang mendalam yang lebih merupakan cara untuk menjadi dan melakukan daripada sebuah pendekatan tertentu.
3. Six Sigma
Dikembangkan oleh insinyur Bill Smith di Motorola pada tahun 1980-an, Six Sigma adalah teknik peningkatan proses bisnis yang berfokus pada peningkatan kualitas dengan menghilangkan apa yang menyebabkan kesalahan dan meminimalkan variabilitas. Melalui kombinasi metode manajemen dan statistik, metode Kerangka kerja Six Sigma membantu anggota tim dalam sebuah organisasi menjadi ahli dalam metodologi ini.
Meminjam terminologi dari seni bela diri, para ahli ini disebut sebagai "sabuk hijau", "sabuk hitam", dan "sabuk hitam master"
4. Lean Manufaktur
Strategi proses bisnis lain yang terkait dengan Toyota, lean manufacturing (juga disebut sebagai ramping) adalah pendekatan yang bertujuan untuk mencapai efisiensi tertinggi sambil meminimalkan pemborosan, semuanya tanpa mengorbankan produktivitas.
Tujuan akhirnya adalah kepuasan pelanggan.
Dengan mengidentifikasi nilai, penyesuaian yang tepat dapat dilakukan, seperti menghilangkan langkah-langkah pemborosan yang menghalangi nilai ini dan menciptakan aliran yang diperlukan untuk efisiensi dalam melaksanakannya.
Buatlah koneksi dan tautkan objek bersama untuk membuat peta jalan atau alur kerja dari ide-ide Anda bersama tim Anda di Papan Tulis ClickUp
Menggunakan Peta Pikiran ClickUp dapat membantu Anda merencanakan dan mengatur ide, proyek, dan tugas Anda. Memetakan alur kerja dengan mudah dan menarik hubungan antara ide-ide yang membantu Anda dan organisasi Anda menjadi seefisien mungkin.
5. Teori Kendala
Pendekatan theory of constraints adalah teknik peningkatan proses bisnis yang berfokus pada menemukan hambatan atau kendala dalam sebuah organisasi dan memaksimalkan efisiensi dari titik masalah tersebut. Jadi, apakah ada masalah di lini produksi atau perangkat lunak yang tidak efisien, organisasi dapat beradaptasi untuk mendapatkan efisiensi maksimum.
Setelah organisasi mengidentifikasi dan memperbaiki kendala, apa pun yang menghambat efisiensi tidak lagi menjadi faktor pembatas.
6. Agile
Mirip dengan teknik peningkatan proses bisnis lainnya dalam daftar kami, pembelajaran tangkas dan metodologi ini menekankan pada membuat perubahan yang lebih kecil dan bertahap daripada merombak total sebuah sistem.
Setiap perubahan dianggap sebagai "sprint", di mana pada akhir setiap sprint, dampak perubahan dievaluasi. Karena segala sesuatunya dinilai di setiap langkah, maka mudah bagi organisasi untuk melakukan penyesuaian dan menyelaraskan kembali dengan cepat.
Dasbor di ClickUp 3.0 memberikan manajer proyek yang gesit pandangan cepat tentang tugas dan prioritas tim yang tersisa untuk minggu ini serta grafik burnup dan burndown yang terperinci
Elemen lain dari agile adalah bekerja dengan anggota tim di seluruh organisasi dan mempertimbangkan bagaimana perspektif yang berbeda dapat membantu menemukan solusi yang paling efektif untuk masalah yang dihadapi organisasi. Jika Anda tertarik dengan pendekatan agile, cobalah Fitur-fitur tim tangkas ClickUp .
Kelola peta jalan produk, backlog, sprint, desain UX, dan banyak lagi dengan mudah dengan platform all-in-one ini.
7. Kanban
Kanban, pendekatan lain yang berasal dari Jepang, adalah cara yang efektif untuk mengoptimalkan proses bisnis dengan memudahkan memvisualisasikan alur kerja, meningkatkan proses secara bertahap, dan melihat di mana kemacetan ada dalam organisasi.
Seperti diagram alir, metodologi Kanban memudahkan untuk melihat posisi organisasi secara real-time dan bagaimana organisasi bergerak melalui proses perbaikan. Dengan membatasi jumlah tugas yang terkait dengan peningkatan proses bisnis tertentu, anggota tim fokus untuk menyelesaikan tugas-tugas yang terkait dengan tujuan tersebut sebelum beralih ke tugas yang baru, sehingga menciptakan efisiensi yang lebih besar lagi dalam sebuah organisasi. 🌻
Kelompokkan tugas-tugas di Papan Kanban berdasarkan status, Bidang Khusus, Prioritas, dan lainnya di tampilan Papan ClickUp
Dan karena Kanban beroperasi dengan sistem tarik, tugas baru yang terhubung ke pengoptimalan hanya dibuat ketika ada kebutuhan, menjadikannya pendekatan BPI yang selaras dengan kebutuhan organisasi.
Coba tata letak Kanban dengan Tampilan Papan ClickUp selain 15+ tampilan lainnya, untuk membantu Anda menyesuaikan segala sesuatunya sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda dan memvisualisasikan alur kerja dan peningkatan proses sesuai keinginan Anda.
5 Template untuk Membantu Anda Peningkatan Proses Bisnis
Ada banyak sekali perangkat lunak dokumentasi proses pilihan untuk membantu peningkatan proses bisnis organisasi Anda. Salah satu alat yang sangat serbaguna untuk segala hal, mulai dari analisis SWOT hingga manajemen proyek, pelacakan kebiasaan, dan peningkatan proses bisnis adalah ClickUp .
Buat jadwal yang jelas, sasaran yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis dengan Fitur Sasaran ClickUp . Bahkan lebih, Otomatisasi ClickUp membuat tugas-tugas yang berulang menjadi mudah diotomatisasi.
Dan dengan templat yang dirancang khusus untuk peningkatan proses bisnis, Anda dapat mengembangkan strategi dan menjalankan semuanya dengan satu alat. Berikut ini adalah lima templat yang dapat Anda dan organisasi Anda gunakan untuk menyusun peningkatan proses bisnis organisasi Anda.
1. Templat Peninjauan Kinerja ClickUp
Templat Tinjauan Kinerja Karyawan ClickUp membantu tim untuk berbagi umpan balik dan perbaikan yang dapat ditindaklanjuti dengan lebih baik
Tinjauan kinerja adalah aspek penting dalam mendukung anggota tim dengan membantu mereka menerima umpan balik yang berharga, baik itu menawarkan perspektif tentang area perbaikan atau mengenali karyawan yang melebihi ekspektasi.
Namun, tinjauan kinerja dapat terasa rumit untuk diatur dan disusun. Dengan Templat Tinjauan Kinerja ClickUp anda dapat dengan mudah melacak kinerja karyawan dari waktu ke waktu dan memastikan anggota tim memenuhi tujuan dan sasaran dengan Bidang Khusus dan status yang disesuaikan dengan organisasi Anda.
2. Templat Audit dan Peningkatan Proses ClickUp
Gunakan Templat Audit dan Peningkatan Proses ClickUp untuk melihat status proses Anda secara real-time, melihat apa yang berhasil, dan apa yang perlu ditingkatkan
Mengevaluasi keefektifan proses Anda saat ini dengan Templat Audit dan Peningkatan Proses ClickUp membantu Anda melihat apa yang sedang dikerjakan oleh organisasi Anda. Dari sana, Anda dapat mengidentifikasi proses bisnis apa yang dapat ditingkatkan dan memiliki langkah selanjutnya yang jelas untuk mengimplementasikan perubahan yang sesuai pada waktu yang tepat.
Dengan secara teratur memeriksa keadaan proses bisnis Anda, Anda dapat dengan mudah menemukan area yang perlu diselaraskan lebih awal dan sering serta menjaga kualitas proses yang baru diimplementasikan dari waktu ke waktu.
3. Template ClickUp Proses FMEA Lean Six Sigma Lean Six Sigma
Temukan potensi risiko dengan cepat dan membuat rencana tindakan dengan Templat ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma Lean Six Sigma
Pilihan lain untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam proses dengan cepat dan mendapatkan kejelasan yang diperlukan untuk mengatasinya secara efisien adalah Template Lean Six Sigma FMEA Proses ClickUp . Template yang komprehensif ini memudahkan untuk memperjelas area-area untuk peningkatan berkelanjutan di seluruh proses bisnis sambil membuat rencana tindakan dengan penyelarasan tim untuk membuat perubahan yang diperlukan.
Dengan meningkatkan proses baru dan yang sudah ada untuk keselamatan dan efisiensi, organisasi dapat meminimalkan ketidakpuasan pelanggan dan meningkatkan kualitas produk dengan mudah.
4. Klik Template DMAIC
Proses yang tidak terorganisir menjadi efisien dengan cepat dengan Templat DMAIC ClickUp
DMAIC adalah singkatan dari Define, Measure, Analysis, Improve, and Control dan membantu peningkatan proses. Templat DMAIC ClickUp mendefinisikan cakupan proyek dengan tujuan yang jelas dan mudah dipahami. Mengukur indikator kinerja utama terhadap target, menentukan akar masalah, dan secara langsung meningkatkan operasi manajemen proses bisnis Anda. Anda bahkan dapat melacak hasil yang sedang berlangsung juga.
Efisiensi adalah hal utama dalam proses peningkatan bisnis dan templat ini membantu Anda melakukannya. Dengan cepat mengidentifikasi dan memprioritaskan tujuan bisnis organisasi Anda, mengembangkan pendekatan sistematis untuk meningkatkan efisiensi, mendapatkan wawasan untuk keputusan yang terinformasi dengan baik dan berdasarkan data, dan melihat hasil yang terukur dari waktu ke waktu.
5. Klik Template Kanban
Templat Papan Kanban Sederhana dari ClickUp mencakup semua dasar-dasar untuk mulai menggunakan papan Kanban secepatnya
Templat Kanban yang tepat memberikan keseimbangan ideal antara struktur dan fleksibilitas. Dengan Templat Kanban ClickUp anda bisa melakukan hal itu dengan tepat.
Memecah proyek dengan mudah menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dan menyiapkan tim Anda untuk sukses, sambil membuat saluran komunikasi yang jelas sehingga semua orang dapat memahami hal yang sama pada waktu yang sama. Dengan komunikasi yang lebih baik, visibilitas yang lebih baik ke dalam kapasitas tim dan kemajuan, serta pemanfaatan sumber daya yang lebih efisien, Anda memiliki resep untuk sukses dalam menerapkan proses peningkatan bisnis yang baru.
Tingkatkan Alat Bantu Anda untuk Peningkatan Proses Berkelanjutan
Peningkatan proses bisnis dapat menjadi hal yang penting untuk membantu organisasi Anda menemukan jalan menuju pertumbuhan yang berkelanjutan sekaligus tetap kompetitif di pasar.
Kemampuan untuk terus mengoptimalkan proses dan beradaptasi dengan perubahan lanskap bisnis secara langsung berdampak pada efisiensi biaya. Meningkatkan proses bisnis memungkinkan organisasi untuk menawarkan nilai yang lebih baik kepada pelanggan, sambil tetap ramping dan seefisien mungkin. 🙌
Siap untuk memulai peningkatan proses bisnis? ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan. Platform all-in-one kami menyederhanakan pekerjaan Anda dengan memberikan ruang bagi tim Anda untuk bertukar pikiran, melacak Sasaran, mengatur Tugas, membuat Dokumen, dan berkomunikasi satu sama lain secara real-time.
Dengan lebih dari 1.000 integrasi, Anda dapat memusatkan semua alat bantu lain yang membuat tim Anda tetap berjalan. Alur kerja yang lebih baik dan lebih mudah dapat dimulai hari ini ketika Anda mendaftar untuk ClickUp - Gratis Selamanya .