Tahukah Anda bahwa, menurut Kamus Bahasa Inggris Oxford pertama kali diperkenalkan sebagai kata benda pada tahun 1970-an? Lucunya, kita sering mengabaikan kata ini. Sebaliknya, fokus kita cenderung tertuju pada prioritization, percaya bahwa menyusun prioritas daftar yang harus dilakukan adalah kunci utama untuk mencapai produktivitas puncak.
Namun, di dunia di mana para profesional bergulat dengan beban kerja yang sangat banyak, ada kebenaran yang tidak bisa kita hindari-Anda tidak bisa memprioritaskan semua tugas yang "penting" tanpa mengesampingkan tugas-tugas yang kurang penting.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang 10 teknik untuk mengurangi beban kerja Anda secara efektif. Teknik-teknik ini akan membantu Anda meningkatkan kesehatan Anda, mencapai tujuan dengan sedikit usaha, dan pada akhirnya meningkatkan produktivitas Anda secara keseluruhan . Mari bergabung! 🤸
Apa itu Deprioritisasi?
Deprioritasisasi adalah proses aktif untuk mengatur ulang dan menghapus tugas-tugas Anda dari agenda Anda. Proses ini melibatkan perombakan, penugasan, atau pembuangan tugas agar sesuai dengan tujuan dan prioritas Anda saat ini. 🚩
Ketika Anda mendeprioritaskan, Anda menilai kembali tugas-tugas Anda-yang telah direncanakan, dimulai, atau dikerjakan-dan memutuskan apakah tugas-tugas tersebut saat ini merupakan prioritas. Jika jawabannya tidak, inilah saatnya untuk menggeser prioritas Anda .
Sementara penentuan prioritas memandu investasi waktu Anda secara langsung, penentuan prioritas menentukan tugas mana yang dapat Anda tunda untuk nanti.
Manfaat Deprioritasisasi
Menguasai seni deprioritasisasi menawarkan banyak keuntungan dan berfungsi sebagai landasan untuk meningkatkan produktivitas. Manfaat utamanya meliputi:
- Meningkatkan fokus: Dengan mempersempit tujuan Anda, Anda dapat lebih fokus pada hal yang benar-benar penting, mengurangi gangguan danmeningkatkan konsentrasi *Peningkatan produktivitas: Percaya dirimemprioritaskan tugas memungkinkan waktu yang lebih efisien danalokasi sumber dayasehingga menghasilkan penggunaan energi yang lebih baik
- Mengurangi stres: Membuat daftar tugas yang lebih mudah dikelola dapat mengurangi stres dengan menghilangkan beban kerja yang berlebihan dan memungkinkan pendekatan yang lebih seimbang dalam menangani tanggung jawab
- Rasa pencapaian: Menyelesaikan tujuan yang diprioritaskan secara teratur dapat menumbuhkan rasa pencapaian,meningkatkan motivasi dan kepercayaan diri
- Meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja: Menghindari komitmen yang berlebihan dan bekerja terlalu kerasmencegah kelelahan dan meningkatkan kesejahteraan secara keseluruhan
Cara Menggunakan Deprioritisasi untuk Meningkatkan Produktivitas
Merasa tertimbun di bawah tumpukan tugas, tidak yakin mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang harus dikesampingkan? Deprioritasisasi adalah ksatria berbaju baja Anda!
Tapi coba tebak? Ada lebih dari satu cara untuk meningkatkan produktivitas Anda dengan metode ini. Bersiaplah untuk 10 teknik yang mengubah permainan untuk menerapkan deprioritasisasi untuk meningkatkan motivasi Anda dan bekerja lebih cerdas. Dan sebagai bonus, kami akan memperkenalkan beberapa alat yang luar biasa untuk menerangi jalan Anda dalam perjalanan epik ini! 🕯️
1. Gunakan alat manajemen tugas Meningkatkan produktivitas karyawan dan
manajemen tugas yang efisien berjalan beriringan. Manajemen tugas yang kuat berarti mengucapkan selamat tinggal pada kemerosotan motivasi, kelelahan, dan stres dalam memilah-milah prioritas dan tujuan. Itulah mengapa memiliki manajemen tugas yang kuat alat manajemen tugas yang kuat adalah suatu keharusan yang mutlak! 🙌
Masuk ClickUp -pengelolaan tugas utama Anda dan alat produktivitas yang membantu Anda menetapkan tujuan, memprioritaskan, dan melacak tugas dalam satu platform! Tugas ClickUp adalah toolkit andalan platform untuk keduanya kolaborasi tim dan penguasaan tugas pribadi menawarkan fitur-fitur praktis seperti:
- Empat tingkat urgensi
- Daftar yang harus dilakukan
- Templat pemblokiran waktu
- Pelacakan tonggak sejarah untuk meningkatkan motivasi
- Kode warna untuk pengaturan yang lebih baik
- Penetapan tujuan yang fleksibel
Tingkatkan kejelasan di seluruh proyek Anda dengan Jenis Tugas yang dapat disesuaikan dan tingkatkan pengorganisasian di seluruh upaya manajemen tugas Anda
Ada proyek besar yang menanti Anda? Pecahkan menjadi beberapa bagian kecil dengan subtugas! Ingin mengedit banyak tugas sekaligus? Anda bisa melakukannya dengan mudah Bilah Alat Tindakan Massal ClickUp telah mendukung Anda.
Untuk para lebah yang sibuk di luar sana, KlikApps menawarkan 35+ opsi untuk menyesuaikan alur kerja tanpa pengkodean. Dan seolah-olah itu belum cukup, Otomatisasi ClickUp masuk untuk menyibukkan diri dari pekerjaan yang sibuk. Pilih dari lebih dari 100 opsi yang sudah jadi, atau buat aturan otomatisasi Anda sendiri.
Untuk pengaturan alur kerja dan prioritas tugas yang lebih cepat, jelajahi fitur Templat Manajemen Tugas Sederhana ClickUp . Ini memastikan pelacakan yang efisien untuk tugas dan tujuan harian melalui daftar tugas yang sederhana. 🥅
Melihat dan mengelola Otomatisasi yang aktif dan tidak aktif di seluruh Ruang dengan cepat dengan pembaruan dan deskripsi pengguna
2. Membuat daftar "yang tidak boleh dilakukan"
Memprioritaskan bisa jadi merupakan inti dari eksekusi proyek yang sukses namun membuat prioritas juga sama pentingnya. Itulah mengapa membuat daftar "tidak boleh dilakukan" dapat memberikan keajaiban bagi produktivitas Anda!
Katakanlah Anda ingin mengerjakan proyek pribadi tetapi tidak dapat memberikan perhatian yang layak untuk itu. Saat itulah mencatatnya sebagai tugas "bulan depan" pada daftar tugas Anda bisa menjadi penyelamat. 🦸♂️
ClickUp seperti pisau Swiss Army dari Daftar Tugas Online ! Aplikasi ini membantu Anda membuat daftar multi-fungsi yang dapat Anda kelola dengan mudah dari mana saja-di desktop, ponsel, atau tab peramban. Ini adalah alat bantu Anda untuk mengingat apa yang akan dilakukan selanjutnya dalam agenda dan apa yang dapat Anda tunda.
Anda dapat menyesuaikan daftar ini sesuai keinginan Anda! Ubah daftar sederhana menjadi rencana yang dapat ditindaklanjuti dan sesuaikan dengan keinginan Anda:
- Format
- Warna
- Tautan tugas
- Penerima tugas
Atur dan prioritaskan tugas harian dengan mudah dengan Templat Daftar Tugas Harian ClickUp
Anda bahkan tidak perlu memulai dari awal! The Templat Daftar Tugas Harian ClickUp menyederhanakan proses, membuat penambahan dan pengaturan tugas menjadi cepat dan sederhana. Dengan berbagai opsi untuk mengatur tugas, menetapkan prioritas, dan mengatur alur kerja ini sangat menghemat waktu.
3. Menetapkan tingkat prioritas
Untuk menentukan prioritas yang efektif, sangat penting untuk membedakan tugas-tugas yang memberikan nilai paling besar dan paling kecil bagi organisasi Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyisihkan tugas-tugas yang kurang penting untuk dikerjakan nanti dan memfokuskan pada tugas-tugas yang akan memberikan dampak langsung. 🎯
Di ClickUp, urgensi mendapat sorotan melalui fitur sistem prioritas empat tingkat dirancang untuk membentuk proses pengambilan keputusan Anda:
- Mendesak: Dibutuhkan perhatian segera
- Tinggi: Tugas penting yang membutuhkan penyelesaian cepat
- Normal: Dapat menunggu sebentar, tetapi penting untuk perencanaan strategis dan penelitian
- Rendah: Prioritas lebih rendah atau tugas yang tidak terlalu sensitif terhadap waktu
Mengatur Prioritas Tugas dengan cepat di dalam tugas untuk mengomunikasikan apa yang perlu diperhatikan terlebih dahulu
Menugaskan Prioritas Tugas sangatlah mudah-cukup klik pada ikon bendera dan pilih tingkat urgensi dari menu tarik-turun. Sistem kode warna memastikan pengenalan yang cepat: bendera merah menandakan tugas-tugas yang mendesak, sedangkan abu-abu muda menandakan tugas-tugas yang kurang penting dan siap untuk didahulukan. 🏳️
Untuk perhatian yang terfokus pada hal-hal yang mendesak, simpan tugas-tugas dengan prioritas tinggi di Baki Tugas untuk akses yang mudah.
4. Batasi jam kerja Anda
Pernahkah Anda membebani hari Anda dengan terlalu banyak prioritas, membuat Anda terengah-engah saat hari itu berakhir? Ada dua alasan untuk hal ini: manajemen waktu yang buruk dan lalai dalam menentukan prioritas. ⏳ Pelacakan Waktu Proyek ClickUp datang untuk menyelamatkan! Dengan ekstensi Chrome gratis, Anda bisa melacak waktu dengan mudah dari desktop, ponsel, atau browser web. Memulai dan menghentikan waktu di seluruh perangkat dan beralih antar tugas dengan lancar menggunakan pengatur waktu global. Tambahkan waktu secara retroaktif dengan mudah atau buat entri berdasarkan rentang tanggal dengan pelacakan waktu manual.
Lacak waktu di akun ClickUp Anda dengan ekstensi Chrome gratis dan dapatkan ikhtisar alokasi waktu Anda
Dapatkan tampilan terperinci dari waktu yang Anda lacak berdasarkan hari, minggu, bulan, atau rentang kustom apa pun menggunakan lembar waktu yang komprehensif. Lihat total waktu yang dikelompokkan berdasarkan tanggal dan akses masing-masing tugas dan entri waktu untuk analisis menyeluruh atas alokasi waktu Anda.
Jangan pernah ketinggalan dengan Pengingat ClickUp ! Terima pemberitahuan melalui email, desktop, atau seluler untuk tetap mengetahui tugas Anda. Sesuaikan pengingat dengan:
- Foto
- Memo suara
- Lokasi peta
Manfaatkan integrasi dengan alat bantu seperti Kalender Google dan Outlook, Zoom, Alexa, dan Tim Microsoft untuk menyinkronkan notifikasi Anda dengan lancar di seluruh platform.
5. Tinjau kembali prioritas setiap minggu
Untuk memastikan tugas-tugas Anda yang sedang berjalan mendapatkan perhatian yang layak, sangat penting untuk sering mengevaluasi ulang prioritas. Anda bisa melakukannya setiap hari, di awal atau di akhir hari. Atau, tentukan nada untuk minggu yang akan datang dengan tinjauan pada hari Jumat sore dan ubah prioritas setiap hari setelahnya. 🌞
Gunakan templat Matriks Prioritas ClickUp ini untuk mengidentifikasi tugas-tugas penting yang diplot berdasarkan urgensi, dampak, dan kepentingan
Penilaian prioritas yang jelas dan terorganisir adalah langkah pertama dalam memisahkan tugas-tugas yang kurang mendesak dari tugas-tugas dengan prioritas tinggi. Untungnya, aplikasi Templat Matriks Prioritas ClickUp menawarkan matriks 2×2 yang dilengkapi dengan variabel Urgensi dan Penting untuk penentuan prioritas tanpa hambatan.
Cukup tambahkan nama tugas ke catatan tempel berkode warna di masing-masing sel untuk memprioritaskan atau tidak memprioritaskan menggunakan kategori ini:
- Sangat penting, sangat mendesak: Lakukan terlebih dahulu
- Kepentingan rendah, urgensi tinggi: Lakukan selanjutnya
- Kepentingan tinggi, urgensi rendah: Lakukan nanti saja
- Kepentingan rendah, urgensi rendah: Lakukan terakhir
6. Mendeprioritaskan subtugas
Apakah Anda bingung antara menyusun sebuah analisis keuangan atau menguraikan poin-poin keuangan utama? Atau mungkin Anda sedang memikirkan perombakan total antarmuka perangkat lunak versus menyempurnakan bagian tertentu untuk meningkatkan pengalaman pengguna?
Menentukan prioritas tidak selalu berarti menyerah pada keseluruhan tugas-ini adalah tentang mengatur ulang bagian-bagian tertentu dalam tugas atau proyek. Dengan cara ini, Anda mempertahankan apa yang paling penting dan melepaskan sisanya. 👋
Salah satu cara mudah untuk menanganinya adalah dengan membuat daftar tugas dan subtugas. Hal ini memungkinkan Anda memprioritaskan tugas-tugas penting sambil mendeprioritaskan subtugas yang tidak memberikan nilai tambah langsung pada bisnis Anda.
Buat daftar periksa dengan subtugas bersarang untuk memprioritaskan dan mendeprioritaskan secara sederhana di ClickUp
Gunakan Daftar Periksa Tugas ClickUp untuk membuat proses ini lebih lancar . Item daftar periksa Anda dapat memiliki sub-item yang dapat Anda atur dengan mudah dengan menarik dan melepas. Dengan begitu, tugas-tugas yang menjadi prioritas utama Anda akan tetap berada di bagian atas, sementara tugas-tugas yang tidak Anda prioritaskan akan berada di bagian bawah. Selain itu, Anda juga dapat menetapkan tugas, mengatur tingkat prioritasnya dan tenggat waktu, dan melacak kemajuan menggunakan Bidang Khusus.
Lihat sekilas minggu Anda dan prioritaskan tugas harian Anda dalam Templat Daftar Periksa Mingguan ClickUp
Jika membuat daftar periksa dari awal terasa menakutkan, cobalah templat Templat Daftar Periksa Mingguan ClickUp . Ini sempurna untuk pemula dan mengatur tugas harian Anda berdasarkan Status Khusus. Anda akan dengan mudah melihat tugas-tugas apa saja:
- Dibatalkan
- Selesai
- Sedang Berlangsung
- Harus Dilakukan
Anda bahkan dapat menyesuaikan status ini-seperti menambahkan status "Belum Dilakukan" untuk deprioritasisasi yang lebih sederhana. Selain itu, Anda dapat melacak tingkat prioritas, tanggal jatuh tempo, dan bahkan suasana hati Anda agar tidak kelelahan. 🔥
7. Visualisasikan ketersediaan Anda
Kapan mengelola beberapa proyek kita sering memasukkan tugas-tugas tanpa memeriksa prioritasnya. Hal ini mengakibatkan kita mengerjakan sepuluh tugas yang seharusnya bisa menunggu, dan melewatkan tugas yang lebih penting. Memvisualisasikan ketersediaan Anda adalah kuncinya. 🔑
Memanfaatkan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat beban kerja setiap anggota tim untuk jangka waktu yang Anda pilih. Hal ini membantu menemukan anggota yang kelebihan beban kerja, sehingga memungkinkan perencanaan tenaga kerja dan pembagian sumber daya yang lebih baik.
Gunakan tampilan Beban Kerja bersama dengan garis waktu untuk memvisualisasikan jadwal Anda dengan mudah di ClickUp
Sementara itu, fitur Tampilan kalender menyederhanakan penjadwalan tugas dengan fitur-fitur seperti:
- Seret dan lepas untuk pengaturan yang mudah
- Kolom Khusus untuk menyesuaikan jadwal Anda berdasarkan hari, minggu, atau bulan
- Tag dengan kode warna untuk melacak kemajuan dan mencegah bentrokan antar prioritas ⚔️
Gunakan Tampilan garis waktu untuk ikhtisar tugas secara cepat dalam satu baris atau Bagan Gantt untuk jadwal proyek dan tim yang terperinci. Keduanya menawarkan perspektif yang berbeda untuk menguasai waktu, mengelola tugas secara efisien, dan memastikan tugas-tugas dengan prioritas tinggi ditangani.
8. Hilangkan gangguan
Memasukkan deprioritasisasi ke dalam rutinitas Anda adalah tentang menjadi proaktif dengan waktu dan beban kerja Anda. Itulah mengapa pemblokiran waktu adalah solusi yang sempurna - ini memungkinkan Anda membuat jadwal di kalender Anda untuk tugas-tugas yang paling penting. Dengan begitu, Anda dapat menunjukkan kepada tim Anda kapan Anda tersedia dan melindungi jadwal Anda agar tidak terlalu padat dan membebani. 😩
Pemblokiran waktu membagi hari Anda menjadi "blok-blok" waktu yang dapat dikelola, masing-masing didedikasikan untuk tugas tertentu. Tidak seperti daftar tugas yang sederhana, pemblokiran waktu memberikan kerangka waktu spesifik kapan Anda harus menyelesaikan tugas tertentu.
Untungnya, ClickUp memiliki harta karun berupa templat pemblokiran waktu dan fitur-fitur untuk meningkatkan permainan deprioritasisasi Anda.
Mulailah dengan menyiapkan daftar tugas -pilah tugas harian Anda ke dalam tiga kategori: harus Dilakukan, Dalam Proses, dan Selesai. Anda dapat melewatkan tanggal jatuh tempo dan penerima tugas jika daftar tersebut hanya untuk Anda.
Tambahkan lebih banyak kolom ke melacak tugas Anda berdasarkan faktor-faktor seperti:
- Waktu dalam sehari-pagi, siang, malam
- Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas
- Kapan Anda berencana untuk menyelesaikannya
ClickUp Pemblokiran Jadwal Templat ini membantu Anda mengatur jadwal Anda dengan mendeprioritaskan tugas-tugas pada hari-hari tersibuk Anda
Menggunakan templat siap pakai untuk pemblokiran waktu harian, mingguan, atau bulanan dapat membuat perbedaan besar dan menghemat banyak waktu. Lihat Templat Pemblokiran Jadwal ClickUp yang dirancang untuk menguasai kalender dan memprioritaskan tugas.
Dengan rapi membagi tugas ke dalam kategori Pribadi, Pekerjaan, Perawatan Diri, dan Rapat, sehingga memudahkan pengorganisasian. Selain itu, Anda dapat menyesuaikannya dengan Bidang Khusus untuk menjaga informasi tetap konsisten.
Templat ini memungkinkan Anda menandai seberapa sibuk Anda dengan mengatur status ketersediaan Anda:
- Bebas: Anda tersedia untuk mengerjakan tugas
- Sebagian Sibuk: Anda sedang melakukan sesuatu tetapi tersedia untuk panggilan/chat
- Sibuk: Anda tidak tersedia
Hal ini memungkinkan Anda untuk lebih memahami jadwal Anda sendiri dan memungkinkan Anda untuk membatalkan atau mendelegasikan tugas selama periode ketika Anda sudah memiliki cukup banyak pekerjaan. 🍽️
9. Berkomunikasi dengan tim Anda
Jika Anda kesulitan memutuskan tugas mana yang harus didahulukan untuk mengakomodasi pekerjaan dengan prioritas tinggi, tim Anda mungkin memiliki beberapa wawasan yang berharga. Dengan beberapa orang yang bekerja bersama, kemungkinannya hampir tak terbatas.
ClickUp membutuhkan kolaborasi yang efektif sangat serius dan menawarkan platform terkonsolidasi yang dilengkapi dengan semua alat yang diperlukan untuk komunikasi tim yang mulus !
Bayangkan sebuah skenario di mana semua tugas Anda tiba-tiba terasa sama mendesaknya saat penilaian ulang mingguan. Papan Tulis ClickUp masuk, memungkinkan Anda untuk berbagi kanvas digital Anda dengan seluruh tim untuk curah pendapat kolaboratif . 🧠
Berkolaborasi secara kreatif dengan seluruh tim menggunakan Papan Tulis interaktif di ClickUp
Fleksibilitas dan opsi kustomisasi alat ini membuat pemetaan solusi potensial menjadi menyenangkan! Anda bisa memecahkan masalah secara kreatif dengan bagan, grafik, dan bentuk berkode warna serta berbagi ide menggunakan catatan tempel, komentar, dokumen, file media, dan tautan.
Butuh bantuan segera? Dokumen ClickUp mendukung Anda dengan kolaborasi waktu nyata fitur! Tim dapat mengedit dokumen secara kolektif, menetapkan item tindakan, menandai anggota dalam komentar, dan dengan cepat mengubah teks menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti-memastikan pengorganisasian yang lancar dan efisiensi secara keseluruhan.
Gunakan Dokumen untuk pengeditan, komentar, dan penandaan kolaboratif secara real time di ClickUp
ClickUp berfungsi sebagai platform lengkap, sehingga Anda tidak perlu beralih di antara dasbor manajemen proyek dan aplikasi perpesanan. The Tampilan obrolan memungkinkan komunikasi instan dan mempertahankan diskusi khusus tugas dalam satu utas terpadu-membuat semua orang tetap terhubung dan terlibat. 💬
10. Pikirkan gambaran yang lebih besar
Mengambil langkah mundur dan melihat panorama proyek Anda dapat menjelaskan manajemen waktu dan produktivitas membantu Anda menentukan prioritas dengan lebih efektif.
Masuk Dasbor ClickUp -pandangan komprehensif dari seluruh proyek Anda! Selami beban kerja tim Anda, baik melalui poin scrum atau tugas yang diberikan. Ini adalah pusat diskusi Anda:
- Prioritas dan deprioritasisasi
- Pelacakan kemajuan
- Evaluasi kinerja tim
Dapatkan gambaran umum 360 derajat tentang proyek Anda menggunakan Dasbor untuk menilai kemajuan di ClickUp
Pilihlah dari lebih dari 50 kartu untuk mendesain Dasbor impian Anda. Visualisasikan kemajuan Anda dengan gaya yang Anda sukai - gunakan grafik lingkaran, garis, atau batang.
Lacak kinerja tim terhadap target yang ditetapkan dan bandingkan proyeksi menggunakan grafik Burnup dan Burndown. Bagikan dasbor dalam ruang kerja Anda atau tampilkan dalam layar penuh di kantor untuk diskusi tim tentang prioritas tugas. 🖥️
Kuasai Seni Penentuan Prioritas dengan ClickUp
Saat menyusun daftar tugas mingguan Anda, jangan lupakan kekuatan deprioritisasi di samping menetapkan prioritas. 10 teknik deprioritasisasi yang efektif ini dapat mendongkrak performa kerja mempertahankan motivasi, dan memprioritaskan kesejahteraan Anda! Mulailah dengan ClickUp secara gratis dan mengakses serangkaian alat deprioritasisasi! Dengan 1.000+ templat yang telah dirancang sebelumnya daftar tugas, pelacakan tanggal jatuh tempo dan kolaborasi tim yang lancar, kesuksesan hanya dengan sekali klik. 🏆