Emlékszik még a „mutasd és mesélj” órára? Azon a napon, amikor végre elvihette az iskolába a kedvenc halát, és bemutathatta az elsős osztálytársainak? Azok voltak a szép idők. 😌
Szakemberekként most hasonló helyzetekkel szembesülünk, amikor ötleteket kell bemutatnunk, brainstormingot kell tartanunk és projekteket kell végrehajtanunk a csoporttal.
Azóta megtanultuk, hogy a mutatás hatékonyabb, mint a mondás, és sokféle, vonzó módszert találtunk ki ötleteink közvetítésére. Ez hatalmas előny azok számára, akik másképp dolgozzák fel az információkat, beleértve a népesség 65%-át, akik vizuális tanulóknak tartják magukat.
Belépés: Kanban táblák.
A Kanban táblák egy rendkívül vizuális, agilis projektmenedzsment módszer, amely segít a csapatoknak optimalizálni a munkafolyamatukat, elősegíti az átláthatóságot, azonosítja a szűk keresztmetszeteket, és szükség esetén gyorsan változtatni tud a irányon. Bár a cél az, hogy minél hamarabb időt takarítsunk meg, a nulláról való felállítása hosszadalmas lehet, és bizonyos mértékben akár kontraproduktív is – itt jönnek jól a sablonok. 🤓
A csapatok gyorsabban és hatékonyabban működnek, ha a saját igényeikhez igazított, megfelelő Kanban-tábla sablonokat használnak – de kinek van ideje kipróbálni és tesztelni az összes Kanban-sablont, ami elárasztja a Google keresőjét? Nekünk van. 🙋🏼♀️
Tekintse ezt a cikket egy gyors tanfolyamnak a Kanbanról, amely tartalmazza a struktúrát, a gyakran ismételt kérdéseket, tippeket, előnyöket és természetesen 11 ingyenes Kanban sablont, amelyekkel elérheti munkafolyamat-céljait!
Mi az a Kanban-tábla sablon?
A Kanban-tábla sablonok testreszabható, előre elkészített táblák, amelyek felgyorsítják a tábla létrehozásával kapcsolatos előkészítési és beállítási fázisokat, így azonnal időt takaríthat meg. Lényegében kitölthető, azonnal használható Kanban-táblákról van szó, amelyeket szükség szerint módosíthat vagy szerkeszthet.
Mivel a Kanban-módszer számos különböző részlegen és iparágban alkalmazható, egy jól felépített sablon biztosítja, hogy csapata a lehető leghatékonyabban használja azokat. Ez azonban csak a jéghegy csúcsa, ha a rugalmas Kanban-tábla sablon előnyeiről van szó!
A Kanban táblasablonok használatának előnyei
A Kanban táblasablonok nem csak időt takarítanak meg, hanem segítenek abban is, hogy a dolgokat a megfelelő módon kezdje el, tiszta és jól karbantartott felülettel, biztosítva, hogy táblája mindig készen álljon a bemutatásra – akár rövid határidővel is – az érdekelt felek, vezetők vagy más részlegek számára.
Ezek inspirálják az innovációt a testreszabás, az automatizálás és a hatékonyabb feladatállapotok terén is. Mivel a Kanban-megközelítés számos felhasználási esetben előnyös lehet, egy kijelölt sablon segédeszközként szolgálhat, megmutatva, hogy mely állapotok, folyamatban lévő munkák korlátai és automatizálások általában hasznosak az Ön iparágában.
Ráadásul minden szaktudási szinthez található sablon. Ha még nem ismeri a Kanban táblákat, rengeteg kezdőbarát sablon áll rendelkezésre, amelyek megkönnyítik az agilis módszertan elsajátítását. Ha pedig már évek óta használ táblákat, és új perspektívára van szüksége, vagy innovatív megoldásokat keres a Kanban folyamatokhoz, a sablonok kiválóan alkalmasak arra, hogy megtanítsák, hogyan fejlesztheti tábláit.
A legfontosabb tanulság az, hogy a Kanban-tábla sablonok azért vannak, hogy segítsenek Önnek. Hagyja, hogy egy jól megtervezett sablon végezze el a nehéz munkát, így Ön a projektjére és a csapatra koncentrálhat, hogy előrehaladjanak.
Bónusz: Storyboard sablonok!
11 ingyenes Kanban táblasablon
Nagy dolgokról beszélünk itt – nézzük meg, hogyan működnek ezek a hatékony sablonok a gyakorlatban! Íme 11 kedvenc Kanban-táblasablonunk a ClickUp, OneNote és Excel programokhoz, és hogyan segíthetnek ezek a sablonok csapatát a következő szintre emelni.
1. Kanban tábla sablon
Alkalmazzuk a ClickUp Simple Kanban Board sablont a ClickUp munkaterületünkre, és kezdjük el azonnal optimalizálni a kiadási ciklusunkat. Ez a mappa öt állapotot tartalmaz, amelyek között feloszthatjuk a feladatainkat, valamint egy súgó dokumentumot, amely tippeket és minden funkció részletes leírását tartalmazza. Még további forrásokat is kínál a feladatok automatizálásának beállításához, kisebb teendők ellenőrzőlistáinak létrehozásához, valamint javasolt integrációkat, hogy a ClickUp táblázatos nézetre való átállás még zökkenőmentesebb legyen.
A feladatállapotok elég sokoldalúak ahhoz, hogy szinte bármilyen munkafolyamathoz illeszkedjenek, különösen, ha szerkesztésre vagy visszajelzésre van szüksége a feladatokkal kapcsolatban – a marketingtől a termékfejlesztésig, sőt a blogszerkesztésig vagy a grafikai tervezésig. Bár ez egy középhaladó szintű sablon, a lépésről lépésre bemutató súgó egyszerű és könnyen követhető, függetlenül attól, hogy mennyi tapasztalata van a Kanban rendszerrel.
2. Agilis menedzsment Kanban táblasablon
A ClickUp Agile Management Kanban Board sablonja segít Önnek komplex munkafolyamatok gyors felállításában.
Az agilis megközelítés eleinte nyomasztónak tűnhet, de ez a sablon létrehoz egy teret a ClickUp-ban, amelyben minden megtalálható, amire szükség van egy alapvető agilis munkafolyamat néhány perc alatt történő megvalósításához.
A sprintekben dolgozó agilis csapatok számára 13 különböző ClickApp áll rendelkezésre, amelyekkel testreszabhatják a backlog szervezését, a munkaterhelés kezelését és a csapatmunkát. Ezek között megtalálhatók a folyamatban lévő munkák korlátai, a mérföldkövek, a függőségek, a sprintpontok és még sok más!
30 egyéni státusszal, egy egyéni mezővel, nyolc címkével, hat nézettel és négy automatizálással ez a sablon minden szükséges funkcióval rendelkezik, hogy visszajelzést adjon, erőforrásokat mozgósítson és gyorsabban eredményeket érjen el.
3. Egyszerű sprintek Kanban táblasablon
Merüljön el a sprintek világában a ClickUp Simple Sprints Kanban Board sablonjával! Az előző Agile Management Template sablonnál kevésbé bonyolult és középhaladók számára is könnyebben használható, ez a sablon kilenc állapotot, kilenc ClickApp-ot és előre beállított táblázat- és lista nézeteket tartalmazó teret alkalmaz a ClickUp munkaterületén.
Ez a sablon az agilis csapatok számára a termékek gyorsabb szállításához szükséges összes sprint alapot lefedi, és egy hasznos dokumentumot is tartalmaz, amely bemutatja, hogyan igazíthatja ezt a sablont a munkafolyamatához, és hogyan hozhatja ki a legtöbbet a Multitask eszköztárból.
4. Fiókkezelés Kanban táblasablon
Ha irodavezető, pénzügyi tanácsadó, értékesítő vagy egyszerűen csak valaki, aki szeretné kézben tartani a költségvetését, akkor ez a sablon Önnek készült.
A ClickUp Account Manager Kanban Board sablonja mindent nyomon követ, a felhasználó utolsó tevékenységétől a fiókmegújításokig, a kapcsolatokig és a kockázatokig. Ez a mappa 19 hasznos státuszt tartalmaz – számolja meg őket! –, többek között Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding és még sok más – tökéletes potenciális ügyfelek számára és a jelenlegi ügyfelekkel való kapcsolatok fenntartásához.
Ez egy remek sablon új ügyfelekkel való kapcsolatfelvételhez is, hét nézet típusával, amelyekkel ápolhatja a potenciális ügyfelekkel való kapcsolatot, valamint űrlapnézettel, amellyel új ügyfeleket regisztrálhat egy felmérésben, amelynek válaszai ClickUp feladatokká alakíthatók. És említettük már, hogy ez a sablon rengeteg egyéni mezővel rendelkezik? A 10 közül választhat, így még több lehetőséged van a Kanban táblád rendezésére, szűrésére és csoportosítására.
5. Csapatkérések Kanban táblasablon
A Kanban táblák népszerű agilis projektmenedzsment eszközök, de valójában a különböző részlegek csapataitól – beleértve a HR-t is – is nagy bizalmat élveznek és széles körben használják őket!
A ClickUp Team Requests Kanban Board sablonja elengedhetetlen eszköz a HR-, IT- és irodavezetők számára, akik a távoli csapatok kéréseinek nyomon követéséért és szervezéséért felelősek.
Ez a mappa négy nézetet ad hozzá a munkaterületéhez, beleértve egy külön Kanban táblát a beérkező különböző típusú kérésekhez és egy belső kérelem űrlapot, amelynek válaszai közvetlenül ClickUp feladatokká alakíthatók, amelyek megjelennek a táblán. Ezenkívül öt állapot biztosítja, hogy egyetlen kérelem se maradjon figyelmen kívül.
6. Videóprodukció Kanban tábla sablon
A ClickUp videóprodukciós Kanban-tábla sablonja tökéletes példa arra, hogy a Kanban-táblák milyen sokoldalúak lehetnek. Tervezze meg forgatási ütemtervét a pre-produkciótól a poszt-produkcióig ezzel a kezdőknek is könnyen használható sablonnal. Ábrázolja ütemtervét listában, vagy mozgassa a feladatokat a produkciós folyamatban úgy, hogy azokat a Kanban-táblára húzza.
Ezenkívül ez az alapvető kanban táblasablon egy súgó dokumentummal is rendelkezik, amely segít fejleszteni a szervezettségét és könnyedén megvalósítani kreatív projektjeit.
7. Projektmenedzsment Kanban tábla sablon
Ha ezek a sablonok mind nagyszerűnek tűnnek, de a Kanban-tapasztalatod szintjéhez képest kissé bonyolultnak tűnnek, akkor ez a sablon neked való.
Akár projektet irányít, akár heti teendőit szervezi, ez a kezdőknek is könnyen használható projektmenedzsment táblasablon a ClickUp-tól minden Kanban alapot lefed. Kezdje egy táblával, amely már öt állapotra van felosztva, és gyakorlatilag bármilyen munkafolyamatra alkalmazható: Nyitott, Folyamatban, Felülvizsgálat, Blokkolt és Zárt.
8. Kampánykövető Kanban-tábla sablon
Ez az a sablon, amiről marketingcsapatod mindig is álmodott. ✨
A különböző eszközök, több kampány, a költségvetés betartása és a teljesítményre nehezedő nyomás között könnyű túlterheltté válni a marketing munkafolyamatok miatt, de a ClickUp kampánykövetési és elemzési sablonja úgy lett kialakítva, hogy nyomon kövesse ezeket a sok mozgó alkatrészt.
Ez a sablon 10 egyéni mezővel rendelkezik, így minden feladatot a szükséges részletességgel megadhat, és kampányait a számára legmegfelelőbb módon vizualizálhatja. Több kampány és feladat együttes működésével a Kanban táblája biztosítja, hogy senki ne vállaljon több terhet, mint amennyit elbír. A táblán kívül kampányait egy áttekinthető naptárnézetben és az összes kampány listájában találja meg, így elkerülhető az átfedések.
9. Kanban útiterv sablon
A termékfejlesztésnek nincs univerzális megközelítése. Minden vállalkozásnak megvannak a maga egyedi követelményei, és minden csapatnak magának kell kialakítania a saját útját. Fejlessze folyamatát ezzel a kanban eszközzel. A ClickUp Kanban Roadmap Template segítségével kezelheti feladatait és céljait, prioritásokat állíthat fel a kritikus elemek között, és végül áttekinthető képet kaphat fejlesztési tevékenységeiről.
10. Kanban kumulatív áramlási sablon Excelhez
Már említettük, hogy a Kanban táblák különböző formákban és méretekben léteznek – és ez az Excel sablon remek példa erre! A csapatok imádják a Kanban táblákat, mert azok a folyamatos és következetes munkamenetre koncentrálnak, hogy a projekteket időben, egy-egy feladatot elvégezve fejezzék be. A folyamatban lévő munkák korlátozásával a csapatok ellenőrizhetik a folyamatban lévő feladatok számát, így biztosítva, hogy ne vállaljanak több munkát, mint amennyit el tudnak látni. Ez az Excel Kanban-tábla sablon a Kanban-táblák ezen aspektusára összpontosít.
Egyszerűen töltse ki a feladathoz vagy folyamathoz tartozó dátumot és a naponta megengedett folyamatban lévő feladatok számát, hogy a munkafolyamatát egy vizuális, kumulatív áramlási diagramban láthassa az Excelben, az egyes feladatokhoz tartozó színekkel.
Ez az Excel kanban táblázat kiváló eszköz azoknak a vizuális típusú tanulóknak, akiknek szükségük van arra, hogy lássák, hogyan alakulnak a feladatok egymáshoz viszonyítva minden nap!
Az Excel-alapú munkafolyamatokra esküszik? Akkor nekünk van a megfelelő eszközünk az Ön számára! Ismerje meg
11. Kanban táblasablon a OneNote-tól
Hasonlóan ahhoz, ahogyan Excelben vagy digitális táblán strukturálhatja Kanban tábláját, OneNote-ban is létrehozhat táblát! Hozzon létre oszlopokat az irodában vagy otthon végzett munkafolyamatok kezeléséhez, és rugalmasan adjon hozzá annyi oszlopot, színt és részletet, amennyire szüksége van.
További projektmenedzsment sablonok:
A Kanban tábla legjobb gyakorlata
A Kanban táblák gyökerei az 1940-es évek autógyártásában keresendők, de azóta alkalmazkodtak és kibővültek, hogy az egyszerű, mégis rugalmas keretrendszerrel a munkafolyamatok vizualizálásával különböző iparágakban dolgozó csapatok számára is hasznosak legyenek.
A csapatok visszatérnek a Kanban táblákhoz, mert azok egyszerűek, intuitívak és következetesek. Elég rugalmasak ahhoz, hogy szinte minden felhasználási esetet támogassanak – és ha egyszer megtanultad, hogyan kell értelmezni egy Kanban táblát, akkor lényegében mindet el tudod olvasni.
Helyesen használva a Kanban táblák zökkenőmentes és folyamatos munkamenetet biztosítanak, elősegítik az átláthatóságot, és egyértelműen meghatározzák az egyes feladatok felelőseit.
Bár nem korlátozódnak egyetlen „megjelenésre”, a Kanban táblák gyakran legalább három oszlopból – vagy állapotból – állnak, amelyek a befejezésig tartó szakaszokat jelzik, valamint feladatlapokból, amelyek a projekt befejezéséig mozognak a táblán.
De hogyan is néznek ki ezek valójában? Nos, készítsünk egyet!
Hogyan használjuk a Kanban táblákat? Kanban tábla példákkal
A táblát valós életben is elkészítheti, például egy parafatáblára vagy személyes fehér táblára, vagy egy erre a célra tervezett dinamikus Kanban szoftver segítségével. Akár az asztalán, akár a képernyőn szeretné használni a táblát, kövesse nyomon, ahogy bemutatjuk a hatékony Kanban táblák alapvető jellemzőit:
1. Oszlopok
A Kanban táblán lévő oszlopok azoknak az állapotoknak felelnek meg, amelyeken minden feladatnak át kell esnie, mielőtt befejezettnek tekinthető. Ha még csak most kezded el a Kanban módszert, akkor kezdj egyszerűen három oszloppal, amelyek hasonlóak a Teendők, Folyamatban és Befejezettek oszlopokhoz, de ideális esetben törekedj arra, hogy ugyanannyi oszlopod legyen, mint a munkafolyamatod lépéseinek száma.
Ez egyben az első lehetőséged arra, hogy a táblát a csapatod folyamatához igazítsd.
Ha csapata rendszeresen más egyéni státuszokkal vagy további szakaszokkal dolgozik a kutatás, fejlesztés vagy visszajelzés során, egyszerűen adjon hozzá több oszlopot, hogy ezeket a lépéseket is ábrázolja a munkafolyamatában.
Csoportosítsa a feladatokat állapot, felelős, prioritás és egyéb szempontok szerint a ClickUp intuitív és rugalmas, Kanban-szerű táblázatos nézetével.
2. Feladatok
Ide írja be a projekthez kapcsolódó összes feladatot – igen, mindet. Ez az egyik módja annak, hogy a Kanban táblák elősegítsék az átláthatóságot.
Osztályozza a feladatokat aktuális állapotuk szerint, hogy tisztább képet kapjon a projekt általános állapotáról – hány feladat van még elvégzendő, hány feladat van folyamatban, és hány feladatot már elvégzett.
A feladatok – vagy feladatlapok – balról jobbra haladnak a táblán, a Teendők állapotból indulva, amíg be nem fejezik őket, és el nem érik a Kész oszlopot.
Az oszlopok gyorsan megtelnek, de azt szeretné, hogy a táblája tiszta és áttekinthető maradjon, hogy bárki bármikor könnyen el tudja olvasni. A táblát áttekintve szeretné látni az összes alapvető feladatinformációt, beleértve a nevet, a felelősöket, a határidőt és a képet (ha van ilyen).
Profi tipp: ha olyan rugalmas feladatkezelő szoftvert használ, mint a ClickUp, akkor nem kell kiválasztania, hogy melyik feladatinformációkat osztja meg! A szoftver megteszi ezt Ön helyett. 😎
Töltse fel feladatait linkekkel, egyéni mezőkkel, prioritásokkal, részletes leírásokkal, több felelőssel, figyelemmel kísérőkkel és még sok mással, miközben táblája rendezett és áttekinthető marad.
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 92%-a következetlen módszerekkel követi nyomon a teendőket, ami elmulasztott döntésekhez és késedelmes végrehajtáshoz vezet. Akár nyomonkövetési jegyzeteket küld, akár táblázatokat használ, a folyamat gyakran szétszórt és hatástalan.
A ClickUp feladatkezelési megoldása biztosítja a beszélgetések zökkenőmentes átalakítását feladatokká, így csapata gyorsan tud cselekedni és összehangoltan tud működni.
3. Folyamatban lévő munkák korlátai
Ez az egyik legfontosabb módszer, amellyel a Kanban táblák biztosítják a munkafolyamatok következetességét. Annak érdekében, hogy a tagok ne kelljen egyszerre több feladatot is kezelniük, a folyamatban lévő munkák (WIP) korlátozása meghatározza, hogy egyszerre hány feladat kerülhet át a Teendők kategóriából a Folyamatban kategóriába.
4. Úszósávok
Míg az oszlopok vertikális struktúrát adnak a tábládnak, a sávok vízszintesen osztják el a táblát, hogy több munkafolyamatot is láthass egy táblán. Ha több projektet kezel vagy különböző csapattagokat felügyelsz, a sávok szakaszokat hoznak létre a tábládon, hogy megmutassák, melyik feladat melyik csapattaghoz vagy projekthez tartozik.
Ha táblázatkezelő programot használ, akkor a swimlane-eket úgy tekintheti, mint olyan sorokat, amelyek csak egy adott információkategóriához kapcsolódó feladatokat tartalmaznak.
Ta-da!
Miután hozzáadta ezeket az információkat, csapata készen áll arra, hogy a Kanban-módszert alkalmazva munkába álljon! Egyszerűnek tűnik, de a táblázat nulláról való létrehozásának hátránya, hogy mind a négy lépés meglehetősen sok előkészületet, időt és erőfeszítést igényel. Különösen akkor, ha még nem ismeri a Kanban-táblázatokat, vagy bonyolult munkafolyamatokkal foglalkozik – könnyű elfelejteni a legfontosabb feladatokat és információkat.
De ez még nem minden. Sablon vagy rugalmas projektmenedzsment szoftver nélkül a táblád naprakészen tartásával járó karbantartás inkább hátráltathatja a projektet, mint segítené azt.
Ezért sok projektmenedzser a sablonokat választja plug-and-play megoldásként, hogy a lehető leggyorsabban elkezdhesse használni a Kanban táblákat.
Kezelje következő projektjét egy Kanban sablon segítségével
Bár a Google keresőben rengeteg sablon található, nem minden Kanban-tábla egyforma.
Mivel ezek a sablonok képesek optimalizálni a folyamatokat a különböző részlegek és iparágak között, fontos, hogy olyan sablont válasszon, amely már az Ön igényeire van szabva. Így inspirációt meríthet a sablon által biztosított állapotokból és automatizálásokból, és ez ugródeszkaként szolgálhat Önnek és csapatának, hogy még tovább fejlesszék Kanban-megközelítésüket.
Javaslatunk?
Válasszon egy sablont, amelyet egy olyan hatékony munkamenedzsment szoftverhez készítettek, mint a ClickUp. Mivel feladataid, munkád, csapatod és folyamatod már létezik a munkaterületeden, a Kanban tábláid is ott lesznek! Ezzel nemcsak időt takarítasz meg a munkafolyamat beállításakor, hanem elősegíted a folyamat előrehaladását egy táblán, amely automatikusan frissül, miközben dolgozol.
De a legjobb az egészben? Ingyenes! 💸
Hozzáférés rengeteg Kanban táblasablonhoz, 100 MB tárhelyhez, korlátlan feladatokhoz és tagokhoz, több mint 1000 integrációhoz, együttműködési dokumentumokhoz és még sok máshoz ingyen, örökre a ClickUp-ban! 🦄