Chaos quotidien, notifications incessantes et surcharge de communication. Si cela ressemble à la réalité actuelle de votre équipe, croyez-moi, vous n'êtes pas le seul (surtout si vous travaillez en télétravail !)
83 % des travailleurs du savoir utilisent principalement les e-mails et les chats pour communiquer avec leur équipe. Cependant, près de 60 % de leur journée de travail est perdue à passer d'un outil à l'autre et à rechercher des informations.
Le défi : maîtriser la surcharge de communication
Il y a quelques mois, un client distant s'est adressé à mon équipe chez IPM Software pour nous faire part de ce qu'il a décrit comme un « feu d'artifice de communications ».
Je m'appelle Uriel Asamoa, je suis responsable de la gestion de projet chez IPM Software, où nous sommes spécialisés dans la mise en œuvre de ClickUp pour les équipes distribuées. Lorsque ce client nous a contactés pour la première fois, ses communications quotidiennes se présentaient comme suit :
- Les fils de discussion Slack explosent avec les rapports de bugs
- Messages WhatsApp demandant des procédures opératoires normalisées à toute heure (y compris à 23 h)
- Des chaînes d'e-mails interminables, si longues qu'elles « auraient pu être des livres avec des chapitres ».
Les décisions importantes, les mises à jour et les demandes étaient dispersées entre différents outils. Les responsables ne pouvaient pas avoir une vue d'ensemble. Les membres de l'équipe avaient l'impression d'être submergés par les notifications. En tant que chef de projet, je pouvais sentir à quel point il était difficile pour leurs propres chefs de projet de comprendre ce qui se passait réellement.
La solution : centraliser et réaliser l'automatisation de la communication interne
Au lieu d'ajouter un nouvel outil à la pile, j'ai recommandé le contraire : déplacer toutes ces communications vers l'endroit où leur travail se trouvait déjà, à savoir ClickUp.
Lors d'un webinaire de la communauté ClickUp, j'ai expliqué comment j'ai utilisé ClickUp Chat et Super Agents pour reconstruire de fond en comble le système de communication de cette équipe.
Le résultat ? Moins de réunions, moins de questions du type « Où est ce lien déjà ? » et aucune demande d'assistance perdue.
Laissez-moi partager avec vous comment nous avons procédé !
Le flux de travail : trois super agents ClickUp AI gérant 90 % des communications internes
Aujourd'hui, cette équipe commence et termine sa journée dans ClickUp Chat.
Je les ai aidés à créer trois Super Agents simples mais puissants dans ClickUp, qui gèrent désormais l'essentiel de la communication interne :
- Un agent de rappel des opérations quotidiennes qui remplace les comptes rendus dispersés lors des réunions debout.
- Un agent Internal Answers qui extrait les procédures opératoires normalisées et les politiques directement depuis leur wiki ClickUp.
- Un agent de ticket d'assistance qui transforme les messages de chat en tâches d'assistance complètes.
Chaque agent repose sur une idée simple : si le travail est déjà dans ClickUp (projets, documents, procédures opératoires normalisées, tâches), la communication relative à ce travail doit également s'y trouver.
Cela reflète ma vision du « Work Sprawl » : le coût lié au fait de passer d'un outil à l'autre ne se traduit pas seulement par une perte de temps et une surcharge de notifications, mais aussi par une perte de contexte et un ralentissement des prises de décision.
📮 ClickUp Insight : Imaginez perdre jusqu'à 3 heures chaque semaine à attendre des décisions. C'est la réalité pour 38 % des employés. 👀Avec ClickUp, vous pouvez concevoir des flux de travail qui permettent de faire avancer les choses : approbations automatiques, acheminement des tâches en fonction des rôles et suivi des progrès en temps réel. Plus besoin de perdre du temps à se demander quelle sera la prochaine étape, vous pouvez désormais progresser de manière régulière, à chaque étape du processus.
Agent 1 : un rituel quotidien d'alignement qui se déroule dans ClickUp Chat
Les résultats du sondage de ClickUp sur l'efficacité des réunions indiquent que les travailleurs du savoir pourraient passer près de 308 heures par semaine en réunions dans une organisation de 100 personnes !
La première chose que j'ai abordée était l'alignement quotidien. Et je voulais le faire sans ajouter de réunions supplémentaires, tout en réduisant la prolifération des outils utilisés par l'équipe.
Car lorsque vos mises à jour se trouvent pour moitié dans Slack, pour moitié dans WhatsApp et parfois dans un e-mail, la clarté n'est plus du tout au rendez-vous. Pire encore, vous finissez par ignorer complètement les mises à jour, car tout semble désorganisé.
J'ai donc travaillé avec eux pour remplacer ce désordre par un rituel unique dans ClickUp Chat : un agent de rappel des opérations quotidiennes.
Chaque matin, cet agent IA publie automatiquement un message court et convivial dans un canal ClickUp Chat dédié, demandant à tout le monde de partager :
- Le travail qu'ils ont effectué hier
- Ce qu'ils prévoient de faire aujourd'hui
- Tous les obstacles qui se dressaient sur leur chemin
Comme tout se trouve dans un seul fil de discussion ClickUp Chat, les responsables ont une visibilité instantanée sur la progression et les obstacles sans avoir à passer au crible plusieurs outils.
💡 Conseil de pro : Le moyen le plus rapide de réduire la surcharge de communication est d'arrêter de répéter le contexte. Comme chaque canal de discussion ClickUp est directement lié à vos projets, listes et tâches, vous n'avez pas besoin de Slack pour « parler du travail », car vous discutez déjà au sein du travail. Chaque mise à jour reste en connexion avec ce qu'elle affecte.
Vous pouvez également transformer n'importe quel message en tâche ClickUp (avec la liste et le propriétaire appropriés) directement depuis le chat, afin que l'équipe n'ait pas à se connecter à Slack, ouvrir Jira ou copier-coller le contexte dans un autre outil de projet.
Résumé des comptes rendus de réunion debout en quelques secondes, sans réunion
C'est là que ClickUp Brain, l'assistant IA contextuel de ClickUp, change vraiment la donne.
Une fois les réponses reçues, ClickUp Brain peut résumer l'ensemble du fil de discussion dans un résumé quotidien clair que les responsables peuvent lire en quelques minutes. Au lieu d'une réunion de vingt minutes, ils peuvent consulter un résumé structuré comprenant :
- Ce qui a été terminé
- Ce qui est prévu
- Quand les choses sont bloquées
⚡️ Impact réel : une fois ce flux de travail mis en place, la réunion de coordination des dirigeants est passée d'environ vingt minutes à environ trois minutes, simplement parce que tout ce dont ils avaient besoin se trouvait déjà dans ClickUp.
Plus besoin de courir après les gens, plus besoin de courir après les mises à jour, et plus besoin de comptes rendus debout de vingt minutes.
Plus besoin de courir après les gens, plus besoin de courir après les mises à jour, et plus besoin de comptes rendus debout de vingt minutes.
Pour une équipe à distance déjà confrontée à la fatigue liée aux notifications, cela a suffi à alléger le travail quotidien.
Agent 2 : un agent de réponses interne qui lit directement à partir de votre wiki ClickUp.
Le deuxième agent s'attaque à un problème universel que je constate dans presque toutes les implémentations : les questions répétitives « Où est... ? ».
Comme beaucoup d'équipes en pleine croissance, cette entreprise était obligée de répondre sans cesse aux mêmes questions internes :
- « Où se trouve le guide d'intégration ? »
- « Quelle est la politique en matière de congés ? »
- « Comment puis-je soumettre mon relevé de temps ? »
Les réponses existaient techniquement, dans les documents internes et les procédures opératoires normalisées, mais personne ne voulait les chercher tout en jonglant avec son travail quotidien.
J'ai donc configuré un agent de réponses internes dans ClickUp Chat qui lit directement à partir du wiki ClickUp de l'entreprise.
Désormais, au lieu d'envoyer un message à un responsable, n'importe qui peut ouvrir ClickUp Chat et poser une question telle que : « Quelle est notre politique en matière de congés ? » En coulisses, l'agent recherche les procédures opératoires normalisées et les politiques pertinentes dans ClickUp Docs et répond par un résumé clair et concis de la politique, accompagné des détails essentiels.
⚡️ Impact réel : d'après les discussions avec l'équipe, celle-ci estime que cet agent a à lui seul réduit de plus de moitié les questions internes répétitives. Cela signifie moins d'interruptions pour les responsables et beaucoup moins de « questions rapides » qui perturbent le travail approfondi.
🔑 Si vous disposez déjà d'un wiki ClickUp ou d'un hub de procédures opératoires normalisées, ce modèle est facile à reproduire :
- Centralisez les politiques, les modes d'emploi et les informations RH dans ClickUp Documents.
- Utilisez ClickUp Brain et Super Agents pour faire apparaître ces informations directement dans Chat.
- Encouragez votre équipe à « demander d'abord à l'agent » avant de faire remonter l'information à une personne.
C'est un exemple parfait de l'utilisation de l'IA contextuelle pour rendre les connaissances existantes réellement exploitables.
📮 ClickUp Insight : Nous avons récemment découvert qu'environ 33 % des travailleurs du savoir envoient quotidiennement des messages à 1 à 3 personnes pour obtenir le contexte dont ils ont besoin. Mais que se passerait-il si toutes les informations étaient documentées et facilement accessibles ? Avec ClickUp Brain à vos côtés, le changement de contexte appartient désormais au passé. Il vous suffit de poser la question directement depuis votre environnement de travail, et ClickUp Brain extraira les informations de votre environnement de travail et/ou des applications tierces connectées !
Agent 3 : Transformer les messages « le site est hors service » en tickets d'assistance réels
Le troisième agent ferme la boucle entre la communication et l'action.
Avant que nous apportions des changements, les demandes d'assistance provenaient de partout :
- Un bug urgent apparaissait dans un canal Slack
- Un message WhatsApp serait envoyé à la mauvaise personne.
- Un e-mail était transféré trois fois avant d'arriver au propriétaire.
Sans surprise, environ une demande sur dix a tout simplement disparu dans le chaos.
Pour remédier à cela, j'ai aidé l'équipe à créer un agent de ticket d'assistance dans ClickUp Chat.
🔑 Voici comment cela fonctionne :
- Un membre de l'équipe envoie un message dans ClickUp Chat, par exemple : « Le site web interne est en panne, quelqu'un peut-il vérifier ? » et joint une capture d'écran en pièce jointe.
- L'agent IA « lit » le message comme un humain, comprend qu'il décrit un problème (et pas seulement une question) et crée automatiquement un ticket d'assistance dans ClickUp.
- L'agent rédige une description claire, inclut un lien vers le message de chat d'origine et publie une brève confirmation dans le fil de discussion afin que le rapporteur sache que son message a bien été pris en compte.
Du point de vue de l'équipe, il s'agit simplement de décrire le problème dans le chat. ClickUp AI se charge de la tâche fastidieuse de traduire ce message en travail structuré.
⚡️ Impact réel : après avoir déployé cet agent, l'entreprise est passée d'une perte d'environ une demande d'assistance sur dix à aucune perte. Tout se trouve désormais là où se trouve le travail, c'est-à-dire dans ClickUp.
Si vous suivez déjà les bugs ou les demandes dans les tâches ClickUp, ce modèle transforme Chat en une porte d'entrée pour un travail structuré, plutôt qu'en un énième canal de communication sans issue.
Pourquoi cette approche fonctionne : la communication se fait là où le travail est effectué
La magie ne réside pas seulement dans l'IA, mais aussi dans le choix de ClickUp comme plateforme unique pour le travail et la communication.
En transférant les discussions vers ClickUp Chat et en les optimisant grâce à des agents, nous avons aidé cette équipe à :
- Éliminez les notifications Slack demandant des documents
- Finis les fils WhatsApp tardifs sur des problèmes urgents
- Remplacez les mises à jour quotidiennes dispersées par un seul fil de discussion consultable.
- Enregistrez chaque demande d'assistance comme une tâche réelle.
Au fil du temps, j'ai commencé à utiliser une devise simple pour décrire ce que nous avons construit :
Lorsque la communication se fait là où se fait le travail, les équipes avancent plus vite sans même essayer.
Lorsque la communication se fait là où se fait le travail, les équipes avancent plus vite sans même essayer.
C'est exactement le type de transformation que j'aime mettre en place lorsque les équipes considèrent ClickUp non pas comme « une application de plus », mais comme un centre de commande unifié pour leur travail. Des fonctionnalités telles que ClickUp Chat, Docs et les agents basés sur l'IA relient directement la communication interne aux tâches, aux automatisations et aux rapports.
Si vous souhaitez savoir comment d'autres équipes utilisent ClickUp AI et les agents ClickUp pour lutter contre la prolifération des tâches, découvrez des témoignages tels que « Comment la convergence de l'IA résout la prolifération des tâches » ou « Comment les dirigeants abordent la gestion du changement lié à l'IA avec ClickUp ».
Dites adieu à la surcharge de communication : essayez cette solution dans votre propre environnement de travail
Ma principale conclusion ? Vous n'avez pas besoin de plus d'outils pour combler les lacunes en matière de communication. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un meilleur cadre pour cela.
En utilisant les modèles de cette mise en œuvre, vous pouvez commencer modestement et vous développer progressivement :
- Commencez par un rituel d'alignement dans ClickUp Chat Créez un canal quotidien pour les comptes rendus de réunion debout ou les opérations Ajoutez un agent IA simple qui publie un rappel quotidien et résume les réponses
- Créez un canal quotidien pour les comptes rendus ou les opérations
- Ajoutez un agent IA simple qui publie un rappel quotidien et résume les réponses.
- Transformez vos documents existants en un moteur de réponses interne Centralisez les procédures opératoires normalisées, les politiques et les modes d'emploi dans ClickUp Docs Connectez un agent qui extrait les réponses dans Chat au lieu d'obliger les utilisateurs à effectuer des recherches manuelles.
- Centralisez les procédures opératoires normalisées, les politiques et les modes d'emploi dans ClickUp Documents.
- Connectez un agent qui affiche les réponses dans le chat au lieu d'obliger les utilisateurs à effectuer des recherches manuelles.
- Acheminez les problèmes directement vers les tâches ClickUp à partir du chat Décidez quels types de messages doivent devenir des tickets (bugs, incidents, demandes urgentes) Laissez un agent IA créer des tâches, joindre le contexte et accuser réception automatiquement
- Décidez quels types de messages doivent devenir des tickets (bugs, incidents, demandes urgentes)
- Laissez un agent IA créer des tâches, ajouter des pièces jointes et accuser réception automatiquement.
- Créez un canal quotidien pour les comptes rendus ou les opérations
- Ajoutez un agent IA simple qui publie un rappel quotidien et résume les réponses.
- Centralisez les procédures opératoires normalisées, les politiques et les modes d'emploi dans ClickUp Docs.
- Connectez un agent qui affiche les réponses dans le chat au lieu d'obliger les utilisateurs à effectuer des recherches manuelles.
- Décidez quels types de messages doivent devenir des tickets (bugs, incidents, demandes urgentes)
- Laissez un agent IA créer des tâches, ajouter des pièces jointes et accuser réception automatiquement.
Au fur et à mesure que vous affinerez ces flux de travail, vous constaterez le même changement que notre client : moins d'outils, moins de chaos et plus de temps consacré à la réalisation des tâches à faire.
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Uriel Asamoa est chef de projet chez IPM Software, un partenaire de mise en œuvre de ClickUp qui aide les équipes à gagner en clarté, en cohérence et en automatisation. Il est spécialisé dans la création de solutions ClickUp qui éliminent le chaos communicationnel, rationalisent les opérations quotidiennes et stimulent la productivité, sans ajouter d'outils supplémentaires.