Saviez-vous qu'une petite start-up norvégienne s'apprête à lancer le processus de détection des dommages automobiles le plus rapide de l'histoire au moment de la publication de cet article ?
En moyenne, ce processus prend 15 minutes pour être achevé, mais grâce à l'IA et à l'automatisation des processus métier (BPA), Wenn a réussi à réduire ce nombre à 6 secondes, soit 99,33 % de moins que la norme actuelle dans le secteur.
Même si cela peut sembler sortir tout droit d'un film de science-fiction, ce type de bouleversements devient monnaie courante grâce à l'automatisation des processus métier (BPA).
Cependant, la relation entre l'automatisation et les processus métier n'est pas toujours claire, et l'un des meilleurs moyens de la comprendre est d'examiner des exemples concrets, ce que nous allons faire dans cet article. Vous découvrirez des exemples concrets d'automatisation des processus métier grâce à des outils de gestion des processus métier que tout le monde peut déployer en quelques minutes.
Avant de nous plonger dans les exemples, définissons ce qu'est l'automatisation des processus métier afin que nous soyons tous sur la même longueur d'onde !
Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?
De manière générale, l'automatisation des processus métier (BPA) désigne l'utilisation de la technologie pour automatiser et rationaliser les processus métier afin d'accroître l'efficacité opérationnelle, de réduire les erreurs humaines et les coûts, et d'améliorer la productivité globale.
En somme, l'objectif principal de la BPA est l'efficacité. ⚡️
La BPA est une initiative planifiée de haut niveau visant à réaliser l'automatisation de plusieurs tâches manuelles au sein d'un processus afin d'améliorer la productivité et l'efficacité. C'est le principe directeur de toute stratégie BPA, le principal moteur de tous les efforts visant à réaliser l'automatisation des processus au sein d'une entreprise.
Comment l'automatisation des processus métier aide-t-elle les entreprises ?
En améliorant l'efficacité des processus de l'entreprise, la BPA augmente la productivité, réduit les coûts et permet aux employés de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée qui requièrent leur expertise et leur créativité.
Cela se traduit par de multiples avantages, tels que :
- Réduction des coûts opérationnels
- Moins de dépendance envers les ressources humaines coûteuses
- Évolutivité des processus
- Moins d'erreurs liées aux entrées manuelles
- Service client personnalisé
- Rationalisation des opérations de l'entreprise
- Et plus encore
En plus de ces avantages tangibles et mesurables, la BPA peut améliorer la satisfaction des employés en les libérant des tâches les plus répétitives et en leur laissant des responsabilités qui exigent une réflexion critique, de la créativité et des compétences en matière de résolution de problèmes.
Dans l'ensemble, les avantages de la BPA sont évidents : elle aide les organisations à gagner en efficacité, en précision et en cohérence dans leurs opérations, tout en réduisant les coûts et en améliorant la satisfaction des clients et des employés.
CONSEIL DE PRO La cartographie des processus est un élément crucial pour la mise en œuvre de flux de travail et de processus métier efficaces. Utilisez des outils de cartographie des processus fiables et hautement fonctionnels, ainsi que le modèle de diagramme de flux de processus de ClickUp pour créer une représentation visuelle de vos processus. La création d'un diagramme détaillé avant de mettre en place votre automatisation peut vous aider à garantir un processus fluide et sans erreur.
La BPA implique-t-elle des solutions logicielles ?
La réponse est oui. L'automatisation des processus métier est principalement terminée à l'aide de logiciels dédiés et/ou de codes personnalisés, généralement, mais pas exclusivement, une combinaison des deux.
Les logiciels BPA peuvent impliquer diverses technologies, notamment le code, l'automatisation robotisée des processus (RPA), l'automatisation des flux de travail basée sur le cloud, l'apprentissage automatique, l'intelligence artificielle et le traitement du langage naturel.
De plus, plusieurs outils peuvent être utilisés simultanément pour automatiser les processus métier. Par exemple, une entreprise peut utiliser des outils RPA pour automatiser les processus impliquant des applications héritées ou auto-hébergées, puis utiliser un autre ensemble d'outils pour automatiser les processus et les flux de travail impliquant des applications cloud ou des API internes.
Parmi les outils et logiciels qui permettent aux entreprises d'automatiser leurs processus métier, on peut citer ClickUp et Make, en particulier si votre pile d'applications est basée sur le cloud, mais il existe également d'autres logiciels d'automatisation des processus métier que vous pouvez envisager en fonction de vos besoins, des applications que vous utilisez et des processus en place.
CONSEIL DE PRO L'intégration ClickUp et Make vous permet de gagner du temps et d'automatiser tous les processus entre ClickUp et d'autres applications professionnelles, sans aucune compétence technique requise. Lorsque vous utilisez ClickUp comme logiciel BPA et que vous le connectez à Make, vous pouvez concevoir, créer et automatiser des flux de travail simples ou complexes afin de rationaliser votre travail. Il vous suffit de définir des déclencheurs et des conditions pour automatiser des centaines d'actions, et d'utiliser des modèles prédéfinis pour vous aider à démarrer immédiatement.
Quels types de processus entrent dans la catégorie BPA ?
Il est important de noter que la BPA couvre de nombreuses activités, de la saisie manuelle quotidienne de données à l'automatisation de processus, de flux de travail et de tâches complets. La différence entre ces derniers réside dans leur complexité, le nombre de tâches ou d'étapes et les sous-tâches impliquées.
Par exemple, votre stratégie BPA pourrait envisager l'automatisation de l'ensemble du processus de recrutement des candidats ou d'intégration des employés. Ce processus inclurait également des tâches et des flux de travail spécifiques. Un exemple de flux de travail dans le cadre de ce processus serait la coordination du processus d'entretien avec les candidats et la planification des sessions de formation.
Au sein de ce flux de travail, certaines tâches spécifiques peuvent également être automatisées, telles que la création de réunions Zoom, l'envoi d'invitations à ces réunions par e-mail, le stockage des enregistrements des réunions pour une analyse ultérieure, etc. L'automatisation des processus numériques simplifiera et rationalisera toutes ces tâches, tous ces flux de travail et tous ces processus.
Quels processus métier doivent faire l'objet d'une automatisation ?
Le nombre de processus métier pouvant faire l'objet d'une automatisation se compte par milliers. En fait, la plupart des processus métier peuvent faire l'objet d'une automatisation, entièrement ou partiellement, quel que soit le domaine ou le service concerné.
Par exemple, les RH peuvent automatiser des processus tels que le recrutement, l'intégration et le départ des employés. Le marketing peut automatiser presque tous les processus manuels, de la recherche de mots-clés et la production de contenu aux campagnes publicitaires et à la gestion des réseaux sociaux. Bien sûr, l'informatique est un autre domaine qui peut rationaliser les processus grâce à l'automatisation, notamment le suivi des bogues, la surveillance, le développement d'applications, la gestion de bases de données et d'autres processus manuels.
Il n'y a pratiquement aucune limite à ce que vous pouvez faire avec les bons outils et les bonnes plateformes, et c'est ce que nous allons vous montrer ensuite : des exemples d'automatisation des processus métier que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement grâce à l'intégration Make et ClickUp.
Pour vous aider à décider si vous devez procéder à l’automatisation d’un processus, posez-vous les questions suivantes :
- Ce processus prend-il beaucoup de temps à votre équipe ?
- S'agit-il de tâches répétitives ou de saisie manuelle d'entrées ?
- Cela implique-t-il plusieurs étapes et plusieurs parties au sein de votre organisation ?
- L'erreur humaine est-elle un facteur dans ce processus ?
Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions, cela indique clairement que la BPA peut contribuer à améliorer l'efficacité et la précision de ce processus.
CONSEIL DE PROApprenez à mettre en place l'automatisation dans ClickUp et découvrez 10 exemples d'automatisation qui vous aideront à créer des flux de travail automatisés, à augmenter votre productivité et à tirer parti des modèles pour gagner du temps.
15 exemples concrets d'automatisation des processus métier
Exemple 1 : Documentation des processus d’entreprise
Idée d'automatisation : flux de travail de révision des documents
La révision de documents est une tâche qui se retrouve dans plusieurs processus au sein de la plupart des organisations.
Des contrats et accords de niveau de service aux articles de blog et communiqués de presse, les entreprises passent un nombre incalculable d'heures à s'assurer que les documents sont révisés avant d'atteindre leur objectif. Et bien que la révision puisse être une tâche délicate, toutes les étapes qui l'entourent peuvent être facilement automatisées à l'aide d'outils tels que Make.
Ce modèle inclut Google Drive, ClickUp, Make et Slack et vous permet d'automatiser le processus de révision des documents dans son ensemble en « surveillant » les nouveaux Google Docs dans un dossier Google Drive.
Une fois qu'un fichier est téléchargé sur Google Drive, Make crée et attribue une tâche dans ClickUp, puis envoie le fichier en question via Slack à la personne chargée de le vérifier.
Le résultat est un processus de révision des documents agile qui transmet les documents aux réviseurs et crée la trace écrite nécessaire, le tout sans intervention humaine.
Bonus : réingénierie des processus d’entreprise!
Exemple 2 : Équipe commerciale
Idée d'automatisation : déclencher des tâches pour nourrir et convertir de nouveaux prospects
Les opportunités Salesforce déclenchent généralement une série de tâches connexes qui sont essentielles à la conclusion d'une transaction potentielle. Ces tâches peuvent aller de l'envoi de documents contenant des informations supplémentaires à l'affectation d'un spécialiste. Souvent, la mise en œuvre de ces tâches nécessite une intervention manuelle de la part de la personne qui a créé l'opportunité Salesforce au départ.
Cette situation est loin d'être idéale, car elle consomme des ressources et est source d'erreurs (en général, quelqu'un oublie d'attribuer les tâches requises). Cependant, elle peut être évitée et facilement automatisée.
Ce modèle, qui inclut ClickUp, Make, Salesforce, Slack et Flow Control, est extrêmement utile à cet effet, car il vous permet d'automatiser le processus de maturation des prospects: déclenchez toutes les tâches imaginables après la création d'une opportunité dans Salesforce.
Imaginons un cas d'utilisation simple : vous disposez d'un livre électronique destiné à générer des prospects et vous l'offrez gratuitement à ceux qui vous fournissent leurs coordonnées.
Dès qu'un nouveau prospect apparaît, vous créez une opportunité Salesforce et devez la cultiver par e-mail et la recibler avec des publicités Facebook.
Grâce au modèle ci-dessus, vous pouvez déclencher automatiquement ces tâches (et bien d'autres) à chaque fois.
Exemple 3 : analyse Web
Idée d'automatisation : suivi et agrégation des données de performance Web
Tout comme la révision de documents, le suivi des performances d'un site web est une tâche que la plupart, voire la totalité, des entreprises doivent faire de manière régulière.
Il y a toutefois un hic : Google Analytics n'est pas vraiment une application ultra-rapide, et se connecter tous les jours pour obtenir les données représente une énorme perte de temps.
Mais là encore, vous pouvez réaliser l'automatisation de l'ensemble du processus et commencer à recevoir les données au lieu de les rechercher.
En plus d'agréger les données analytiques dans un tableur, Make peut assigner à n'importe qui la tâche de les examiner en créant une tâche sur ClickUp. Ainsi, aucun évènement important ne passera inaperçu.
Exemple 4 : Marketing d'influence
Idée d'automatisation : créer des tâches de sensibilisation des influenceurs
Le processus manuel consistant à contacter les influenceurs, à suivre leurs réponses et à assurer le suivi peut prendre beaucoup de temps. L'automatisation de ce processus peut permettre à votre équipe d'économiser beaucoup de temps et de ressources.
Exemple 5 : Service client
Idée d'automatisation : réponse automatique aux tickets de service client
L'automatisation de la réponse initiale aux requêtes des clients permet d'assurer une prise en compte rapide et de classer les problèmes en fonction de leur nature afin de les résoudre efficacement.
Exemple 6 : Gestion de projet
Idée d'automatisation : attribution des rôles et des responsabilités
L'attribution automatique des rôles et la délégation des tâches au sein d'un projet peuvent améliorer la productivité en éliminant la délégation manuelle et le suivi des responsabilités.
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Exemple 7 : Comptabilité
Idée d'automatisation : automatisation de la génération des factures
La génération des factures pour les services achevés ou les produits livrés peut être automatisée, ce qui réduit les erreurs manuelles et garantit l'envoi des factures en temps voulu.
L'automatisation de processus tels que la comptabilité élimine non seulement le risque d'erreur humaine, mais garantit également une gestion précise et rapide des documents financiers, contribuant ainsi à une meilleure prise de décision pour l'entreprise.
Exemple 8 : Assurance qualité
Idée d'automatisation : tests déclenchés automatiquement
L'automatisation du déclenchement des contrôles qualité et des tests après chaque mise à jour ou modification permet de maintenir la qualité du produit à un niveau constant.
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Exemple 9 : RH
Idée d'automatisation : collecte automatisée des commentaires des employés
Disposer d'un système automatique pour recueillir et analyser les commentaires des employés peut aider les services RH à comprendre efficacement et rapidement le sentiment des employés.
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Exemple 10 : Marketing
Idée d'automatisation : planification du contenu
L'automatisation de la planification de contenu pour différentes plateformes peut aider les équipes marketing à garantir une présence et un engagement cohérents de la marque sur divers canaux.
Consultez ces modèles de calendrier de contenu pour commencer à réaliser l’automatisation du planning de contenu de votre équipe.
Exemple 11 : Informatique
Idée d'automatisation : rapports générés automatiquement
L'automatisation de la génération et de l'envoi de rapports informatiques peut vous faire gagner un temps considérable tout en garantissant un suivi et des rapports réguliers de votre infrastructure informatique.
Exemple 12 : Opérations
Idée d'automatisation : gestion des stocks
L'automatisation de la gestion des stocks permet de suivre les niveaux de stock, de déclencher des réapprovisionnements si nécessaire et de réduire les risques de rupture de stock ou d'excédent de stock.
Exemple 13 : Logistique
Idée d'automatisation : optimisation automatisée des itinéraires
L'automatisation de la planification et de l'optimisation des itinéraires de livraison peut aider les entreprises de logistique à réduire leurs coûts en termes de temps et de carburant tout en augmentant leur efficacité. Exemple 14 : Engagement client
Exemple 14 : Engagement client
Idée d'automatisation : contenu personnalisé généré automatiquement
L'automatisation de la personnalisation de la communication avec les clients permet de leur offrir une expérience plus adaptée, ce qui renforce leur engagement et leur fidélité.
Exemple 15 : Finance
Idée d'automatisation : rapports financiers automatisés
L'automatisation de la création des rapports financiers peut faire gagner un temps considérable aux équipes financières tout en réduisant les risques d'erreurs dans les rapports financiers.
Comment utiliser un logiciel d'automatisation des processus métier
Il existe deux façons simples de commencer à automatiser les processus ClickUp.
La première option consiste à utiliser ClickUp Automatisation, une série de solutions natives proposées par ClickUp.
Vous trouverez une multitude de valeurs utiles dans cette offre si vous utilisez ClickUp pour gérer et suivre vos processus métier essentiels de l'entreprise.
La deuxième option consiste à adopter une plateforme d'automatisation telle que Make, qui vous permet de concevoir, de créer et d'automatiser tout ce que vous souhaitez à partir d'une seule plateforme visuelle.
Si vous disposez d'une pile d'applications cloud-first en pleine croissance et que vous souhaitez faire évoluer votre stratégie d'automatisation, vous trouverez dans Make une solution unique capable de gérer tout type de processus.
Optimisez vos flux de travail grâce à l'automatisation des processus métier
L'un des aspects les plus intéressants de l'automatisation est que, selon le rapport 2023 State of SaaSOps, 7 entreprises sur 10 ont déjà automatisé au moins un processus clé, et 4 sur 10 ont mis en place des rôles dédiés à l'automatisation.
Cela en dit long sur l'automatisation des processus d'entreprise : ce n'est pas seulement une possibilité, comme quelque chose qui peut arriver ou non.
Il s'agit plutôt d'une technologie déjà déployée dans les entreprises leaders du marché.
Compte tenu de cela et de la facilité d'utilisation des outils d'automatisation actuels, ce n'est qu'une question de temps avant que toutes les entreprises commencent à se débarrasser des tâches fastidieuses et répétitives pour se consacrer à des activités plus enrichissantes qui leur permettront de développer leur activité et de réduire les risques liés aux erreurs humaines.
Et la meilleure façon de démarrer ces efforts est d'utiliser conjointement deux puissants logiciels d'automatisation des processus métier: ClickUp et Make. Grâce à ces outils, vous serez en mesure de créer facilement des processus métier automatisés avec un minimum d'intervention humaine et d'efforts.
Il est temps de booster votre entreprise. Lancez-vous dès aujourd'hui dans la transformation numérique avec un logiciel BPA : effectuez l'automatisation de vos processus manuels pour travailler plus rapidement et plus intelligemment que jamais. ⚡️
Auteur invité :
Martin Etchegaray est responsable du contenu et éditeur en chef chez Make. Il aime lire et écrire sur l'histoire, les sciences et la technologie.