Soyons réalistes : la gestion des stocks peut être un véritable casse-tête.
Vous avez des stocks qui entrent, des stocks qui sortent et, d'une manière ou d'une autre, vous devez garder une trace de tout cela sans perdre la tête.
Une planification intelligente des stocks peut vous éviter bien des soucis. Mais comment créer un système de gestion des stocks? Chaque entreprise a des besoins uniques, et les fonctionnalités qui conviennent à un géant de la vente au détail ne sont pas forcément adaptées à votre inventaire e-commerce en pleine croissance.
Pour vraiment booster vos opérations, vous devez disposer des bons outils dans votre boîte à outils.
Considérez une gestion efficace des stocks comme un couteau suisse pour votre entreprise : elle doit rationaliser des aspects tels que la gestion des fournisseurs, simplifier la gestion globale des stocks et combiner toutes les fonctions essentielles dont vous avez besoin pour fonctionner de manière fluide et efficace.
Alors, quelles fonctionnalités de gestion des stocks votre logiciel doit-il posséder pour devenir votre véritable ninja de l'efficacité ? Plongeons-nous dans le vif du sujet !
Que sont les systèmes de gestion des stocks ?
Les systèmes de gestion des stocks sont des solutions logicielles qui aident les entreprises à suivre, gérer et optimiser leurs niveaux de stocks en temps réel. Ils automatisent des tâches telles que la surveillance des stocks, la gestion des commandes et la prévision de la demande afin d'améliorer l'efficacité, de réduire le gaspillage et d'éviter les ruptures de stock ou les surstockages.
🧠 Anecdote : La NASA utilise la gestion des stocks dans l'espace ! Les astronautes suivent chaque élément à bord de la Station spatiale internationale afin d'éviter de perdre des objets en apesanteur. 🚀🔍
Pourquoi un logiciel de gestion des stocks est-il important ?
Gérer une entreprise sans logiciel d'optimisation des stocks adéquat revient à naviguer sans GPS : vous finirez peut-être par atteindre votre destination, mais vous perdrez du temps et des ressources en chemin.
Voici pourquoi ces systèmes sont si performants :
- Contrôle des coûts : évitez les surstockages, réduisez les coûts de stockage et d'assurance tout en diminuant les besoins en personnel supplémentaire pour gérer les excédents de stock
- Meilleure planification : fournissez des informations en temps réel sur les tendances commerciales, pour prendre des décisions d'achat plus intelligentes et optimiser les niveaux de stock
- Assurance qualité : suivez les numéros de lot et les dates d'expiration afin de garantir la qualité des produits tout au long de leur cycle de vie
- Opérations plus fluides : automatisez les tâches telles que l'étiquetage et la commande de produits, en simplifiant la gestion des fournisseurs
🌟 Modèle présenté
Commencez votre parcours de gestion des stocks avec le modèle ClickUp Inventory, une mise à niveau puissante par rapport aux feuilles de contrôle des stocks traditionnelles ! Ce modèle regorge de fonctionnalités qui vous aident à créer et à enregistrer des vues personnalisées, vous permettant ainsi d'accéder rapidement à vos données d'inventaire les plus importantes.
Pour vous faciliter encore plus la tâche, il est livré avec cinq affichages prêts à l'emploi :
- Vue Liste des stocks : organisez les détails clés de chaque élément à l'aide des champs personnalisés de ClickUp.
- Par statut de paiement (vue Liste) : regroupez les stocks par statut de paiement (tel que « Payé en totalité », « Paiement partiel » ou « Non payé ») pour faciliter le suivi.
- Par Vue Liste des fournisseurs : obtenez un aperçu clair de vos fournisseurs actuels afin de rationaliser vos achats.
- Vue Plan d'emplacement des fournisseurs : visualisez et gérez les stocks par emplacement à l'aide d'une carte interactive.
- Formulaire de commande afficher : Collectez les commandes via un formulaire ClickUp et automatisez la création des tâches pour un traitement fluide.
Principaux avantages du logiciel de gestion des stocks
Voici un aperçu clair de la manière dont les logiciels de gestion des stocks aident les entreprises à économiser de l'argent et à travailler plus intelligemment :
1. Une meilleure précision
Les inventaires manuels entraînent souvent des erreurs coûteuses. Utilisez un logiciel de gestion des stocks pour :
- Bénéficiez de mises à jour en temps réel pour maintenir des niveaux de stock précis
- Réduisez les erreurs d'expédition grâce à une meilleure précision des stocks
- Évitez les excédents de stock et libérez des liquidités grâce aux éléments à faible rotation
2. Réduction des coûts
Les chiffres sont éloquents : les erreurs d'inventaire coûtent environ 1,77 billion de dollars aux entreprises de vente au détail. Mais lorsque vous utilisez des applications d'inventaire pour suivre vos stocks, vous pouvez :
- Réduisez les coûts de stockage en conservant juste assez de stock
- Réduisez le gaspillage lié aux produits périmés
- Réduisez les coûts de main-d'œuvre en automatisant les comptages manuels
3. Des décisions basées sur les données
Considérez le logiciel de gestion des stocks comme le GPS de votre entreprise. Il vous indique :
- Quels sont les produits qui se vendent le plus rapidement ?
- Quand passer une nouvelle commande ?
- Comment fixer le prix des éléments pour améliorer vos profits
4. Automatisation pour gagner du temps
Fini le comptage sur le bloc-notes ! Les méthodes modernes de contrôle des stocks libèrent votre équipe pour qu'elle se concentre sur la croissance en :
- Automatisation du suivi des stocks pour réduire les entrées manuelles de données et les erreurs
- Configuration de la commande automatique pour éviter les ruptures de stock et les surstockages
5. Une organisation claire
La catégorisation intelligente vous aide à :
- Regroupez les produits de manière logique par taille, forme ou numéro de lot
- Trouvez rapidement les éléments nécessaires pour traiter les commandes
- Suivez tout, de la livraison à la vente finale
6. Visibilité en temps réel sur tous les emplacements
Consultez en un coup d'œil le stock disponible dans chaque entrepôt ou magasin. Cela permet d'éviter :
- Rupture de stock des éléments populaires
- Surstockage des articles à faible rotation
- Retards d'expédition
👀 Le saviez-vous ? Près de 40 % des détaillants et des fabricants D2C annulent au moins 10 % des commandes de leurs clients. La plupart des entreprises affichant un taux d'annulation moyen de 6 à 10 %, celles qui dépassent ce seuil risquent de perdre des clients au profit de leurs concurrents. 🚨📦
📖 À lire également : Les meilleurs modèles gratuits de gestion des stocks pour Google Sheets
Fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion des stocks
Un processus de gestion des stocks solide commence par le choix du bon logiciel. Voici les fonctionnalités indispensables à rechercher, étayées par des recherches et des exemples concrets :
| Fonctionnalités indispensables | Ce qu'il fait | Exemple |
| Suivi des stocks en temps réel | Affiche les niveaux exacts des stocks dans tous les emplacements en temps réel. Élimine le comptage manuel et prévient les erreurs liées aux stocks. | Empêche la vente du même élément deux fois sur des plateformes telles qu'Amazon et votre site Web. |
| Réapprovisionnement automatisé | Surveille les stocks et passe automatiquement des commandes lorsque les niveaux de stock descendent en dessous d'un seuil défini. | Pour les coques de téléphone, si le stock tombe à 50 unités, le système passe une commande auprès de votre fournisseur. |
| Gestion multicanal | Synchronisez les données relatives à la demande des clients sur tous les canaux commerciaux et mettez à jour les niveaux de stock sur toutes les plateformes simultanément. | Un détaillant de vêtements gère ses stocks dans ses magasins physiques, sur ses sites Web et sur Instagram afin d'éviter les surventes. |
| Analyses et rapports intelligents | Fournit des informations sur les tendances des équipes commerciales, les performances des produits et les fluctuations de la demande, contribuant ainsi à optimiser les stocks. | Une épicerie utilise les tendances pour commander plus de crème glacée avant une vague de chaleur ou réduire les commandes d'éléments qui se vendent peu. |
| Fonctionnalités d'intégration | Connectez la gestion des stocks à d'autres outils commerciaux tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes de point de vente, les plateformes de commerce électronique et les outils d'expédition afin de rationaliser vos opérations. | L'intégration avec Shopify ou WooCommerce met automatiquement à jour les niveaux de stock après chaque achat en ligne. |
📮ClickUp Insight : 37 % des employés envoient des notes de suivi ou des comptes rendus de réunion pour assurer le suivi des éléments d'action, mais 36 % ont encore recours à d'autres méthodes fragmentées. Sans système unifié pour consigner les décisions, les informations clés dont vous avez besoin peuvent se perdre dans les discussions, les e-mails ou les feuilles de calcul. Avec ClickUp, vous pouvez instantanément transformer les discussions en tâches exploitables dans l'ensemble de vos tâches, discussions et documents, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des stocks ?
Le choix du bon logiciel de gestion des stocks implique plusieurs considérations clés afin de s'assurer qu'il correspond aux besoins de votre entreprise et améliore l'efficacité opérationnelle. Voici quelques étapes et facteurs à prendre en compte :
1. Évaluez les besoins de votre entreprise :
- Identifiez la taille de votre entreprise, les spécificités de votre secteur d'activité et le volume de vos stocks
- Déterminez si vous avez besoin de capacités de gestion multi-emplacements
- Évaluez le niveau de personnalisation requis pour votre modèle d'entreprise
2. Recherchez les fonctionnalités clés :
- Choisissez un logiciel qui synchronise les stocks entre plusieurs entrepôts ou magasins, évitant ainsi les ruptures de stock et assurant la cohérence de la logistique
- Sélectionnez un système qui se connecte directement aux places de marché et aux canaux de vente en ligne afin d'éviter les surventes et d'assurer la fluidité du flux des commandes
- Réduisez les coûts de transport grâce à un logiciel qui suggère des points de réapprovisionnement optimaux en fonction des modèles de vente
- Améliorez votre efficacité grâce à des fonctionnalités qui vous permettent de mapper la disposition de votre entrepôt et de guider votre personnel vers l'emplacement des éléments
- Assurez la sécurité grâce à des permissions basées sur les rôles qui contrôlent l'accès du personnel aux données d'inventaire.
Cela vous permet de :
- Donnez au personnel de l'entrepôt un accès à la recherche d'éléments
- Permettez aux responsables d'ajuster les niveaux de stock
- Limitez l'accès aux données sensibles à certains membres de l'équipe
3. Tenez compte de l'évolutivité et du coût :
- Choisissez un logiciel capable d'évoluer avec votre entreprise, offrant des solutions évolutives
- Évaluez le coût total de propriété, y compris l'achat initial, les frais d'abonnement, les coûts de mise en œuvre et la maintenance continue
4. Évaluez la réputation et l'assistance des fournisseurs :
- Recherchez un fournisseur réputé qui bénéficie d'avis positifs et de témoignages élogieux
- Bénéficiez d'un service client fiable, incluant formation et mises à jour régulières
5. Demandez des démonstrations et des essais :
- Testez le logiciel grâce à un essai gratuit ou une démonstration afin d'évaluer sa facilité d'utilisation et ses fonctionnalités
💡 Conseil de pro : Améliorez le contrôle des stocks en mettant en œuvre l'analyse ABC (classification basée sur l'activité), qui permet de classer les stocks en éléments à priorité élevée, moyenne et faible. Cette approche stratégique optimise l'allocation des ressources, réduit les coûts de transport et améliore la prise de décision pour une meilleure efficacité opérationnelle. 📦
Comment utiliser ClickUp pour la gestion des stocks ?
Imaginez transformer votre gestion des stocks, actuellement un enchevêtrement de feuilles de calcul et de notes autocollantes, en un outil puissant, élégant et rationalisé.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, révolutionne la façon dont vous suivez, gérez et optimisez vos niveaux de stock. Elle combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et l'assistance en ligne, le tout alimenté par l'IA pour vous aider à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Kara Smith, responsable des programmes opérationnels chez Instant Teams, déclare :
La plateforme nous a permis de créer un emplacement unique pour optimiser nos processus. Toutes les équipes peuvent bénéficier de l'automatisation, et ClickUp m'a permis de le faire dans tous les scénarios que j'ai rencontrés. Cependant, le GRAND avantage de ClickUp est la simplification des processus et des outils en une seule zone de travail.
La plateforme nous a permis de centraliser la création de processus efficaces. Toutes les équipes peuvent bénéficier de l'automatisation, et ClickUp m'a permis de le faire dans tous les scénarios que j'ai rencontrés. Cependant, le GRAND avantage de ClickUp est la simplification des processus et des outils en une seule zone de travail.
ClickUp vous aide à mettre en place un système de gestion des stocks qui organise tout en un seul endroit. Voici comment :
1. Configuration de votre système d'inventaire
Commencez par créer une structure organisée pour la gestion de vos stocks. Vous pouvez utiliser directement le modèle de gestion des stocks ClickUp sans avoir à configurer toutes les fonctionnalités.
Le modèle est préconfiguré avec des vues qui vous aident à surveiller les niveaux de stock et à éviter les pertes de ventes :
- Vue Liste pour un balayage rapide des éléments
- Vue Tableau pour une organisation basée sur le statut
- Vue Tableur pour la gestion des données sous forme de feuilles de calcul
- Affichage Calendrier pour planifier les commandes
Configurez des statuts personnalisés tels que « En stock », « En rupture de stock » et « Réapprovisionnement nécessaire »
Créez des champs personnalisés pour suivre :
- Quantité actuelle
- Points de réapprovisionnement
- Coûts unitaires
- Détails sur les fournisseurs
- Emplacements des éléments
- Nombre de références
📖 À lire également : Modèles gratuits pour la gestion des stocks dans Excel, Sheets et ClickUp
2. Utilisez des champs personnalisés pour un meilleur contrôle
Les champs personnalisés de ClickUp vous aident à maintenir la fiabilité des fournisseurs et à gérer les stocks de sécurité.
Vous pouvez créer des champs pour :
- Délais de production
- Quantités minimales de commande
- Fournisseurs privilégiés
- Emplacements de stockage
- Catégories
- Dates d'expiration
Cette approche structurée permet de maintenir un suivi précis des stocks en temps réel, éliminant ainsi les processus manuels sujets aux erreurs.
3. Optimisez l'organisation de votre entrepôt et de vos tâches
La vue Plan de ClickUp révolutionne l'organisation des entrepôts en fournissant une disposition visuelle de votre espace de stockage. Épinglez facilement les emplacements des stocks, les zones de réception, les quais d'expédition et les zones de stockage pour un flux de travail structuré et efficace.
Grâce aux champs personnalisés pour les emplacements, vous pouvez ajouter des adresses géographiques à n'importe quelle tâche, ce qui facilite le classement et le tri de l'inventaire, des chantiers ou des emplacements des clients. Cette fonctionnalité améliore le suivi et garantit une gestion précise des emplacements.
Naviguez dans votre entrepôt en toute transparence à l'aide de plans interactifs avec des épingles personnalisables. Attribuez des codes couleur aux emplacements des tâches en fonction de leur statut, de leur priorité ou de champs personnalisés pour obtenir des informations en temps réel en un coup d'œil.
4. Automatisez la gestion des stocks
Dites adieu au suivi manuel et laissez ClickUp Automations s'occuper du gros du travail. ClickUp offre plus de 100 options d'automatisation pour rationaliser les flux de travail, minimiser les erreurs et contrôler vos stocks.
Configurez des déclencheurs automatisés pour générer des bons de commande lorsque le stock atteint les points de réapprovisionnement, envoyer des alertes de stock faible et mettre à jour les inventaires après chaque vente. Planifiez des contrôles d'inventaire réguliers et créez des tâches d'inspection qualité, le tout sans lever le petit doigt.
La plateforme va encore plus loin avec ses agents alimentés par l'IA. Avec les agents Autopliot de ClickUp, vous pouvez :
✅ Automatisez les mises à jour des stocks : les agents peuvent être configurés pour mettre à jour automatiquement les niveaux de stock, les points de réapprovisionnement ou les statuts lorsque certains déclencheurs se produisent (comme un changement de statut de tâche ou une mise à jour d'un champ personnalisé)
✅ Envoyez des rappels et des alertes : les agents peuvent rappeler à votre équipe de passer une nouvelle commande, de vérifier les stocks faibles ou de faire le suivi auprès des fournisseurs en fonction de vos règles commerciales
✅ Générez des rapports : utilisez des agents prédéfinis pour publier des résumés quotidiens ou hebdomadaires de l'inventaire, afin que votre équipe dispose toujours d'informations à jour
✅ Répondez aux questions sur les stocks : les agents peuvent répondre aux questions de l'équipe sur le statut des stocks, les détails des fournisseurs ou l'historique des commandes en consultant la base de connaissances et les documents de votre environnement de travail
✅ Flux de travail personnalisés : grâce à des agents automatisés personnalisés, vous pouvez concevoir des flux de travail adaptés à votre processus d'inventaire, par exemple en signalant les éléments à vérifier lorsque le stock passe en dessous d'un seuil ou en informant la personne concernée lorsqu'une nouvelle livraison arrive
Défis courants et avantages du logiciel de gestion des stocks
Voici les défis les plus urgents auxquels les entreprises sont confrontées aujourd'hui en matière d'inventaire, et comment le bon logiciel peut changer la donne :
1. Incohérences dans les inventaires
Votre système indique 50 unités, mais il n'y en a que 20 en rayon ? Les erreurs de suivi manuel sont courantes.
✅ Solution : le suivi en temps réel met à jour les stocks instantanément, éliminant ainsi les stocks fantômes.
2. Rupture de stock vs surstock
Vous êtes en rupture de stock de vos meilleures ventes tout en ayant des invendus qui s'accumulent ? Dans les deux cas, vous perdez du chiffre d'affaires.
✅ Solution : les prévisions intelligentes analysent les tendances des équipes commerciales, garantissant ainsi le bon stock au bon moment.
3. Chaos dans l'entrepôt
Inventaire dispersé, perte de temps, retards de livraison : cela vous coûte cher chaque jour.
✅ Solution : la cartographie de l'entrepôt place les éléments à rotation rapide à l'avant, optimise les itinéraires de prélèvement et suit précisément les emplacements.
4. Problèmes de communication
L'équipe commerciale promet une livraison le lendemain, mais l'équipe de l'entrepôt n'en est pas informée, ce qui entraîne le mécontentement des clients.
✅ Solution : les plateformes centralisées offrent une visibilité en temps réel, des alertes automatisées en cas de rupture de stock et une communication fluide entre les équipes.
5. Pertes dues à la démarque invisible
Vol, dommages ou erreurs administratives ? Tout cela s'accumule rapidement.
✅ Solution : un suivi détaillé permet de repérer les anomalies, de documenter les pertes et d'améliorer la sécurité du stockage.
Avec le bon logiciel de gestion des stocks, ces problèmes ne sont pas seulement résolus, ils sont évités. 🚀
Maîtrisez vos stocks avec ClickUp
Des ruptures de stock qui frustrent les clients aux excédents de stock qui grèvent vos bénéfices, les coûts d'une mauvaise gestion des stocks s'accumulent rapidement.
C'est pourquoi choisir le bon logiciel de gestion des stocks fait toute la différence. Les meilleures solutions vous aident à classer les éléments, à suivre les stocks en temps réel et à personnaliser les affichages afin de saisir les données essentielles sur les produits.
En intégrant la gestion de vos stocks à ClickUp, vous pouvez :
- Automatisez la sauvegarde de toutes les données d'inventaire
- Bénéficiez de mises à jour en temps réel pour toutes les équipes
- Personnalisez les permissions d'accès
- Utilisez l'accès mobile pour une gestion en déplacement
- Intégrez ces fonctionnalités à votre plateforme de planification des ressources d'entreprise
Prêt à prendre le contrôle de vos stocks ? Essayez ClickUp dès aujourd'hui et découvrez à quel point la gestion des stocks peut être simplifiée.