Soyons réalistes : la gestion des stocks peut être un véritable casse-tête.
Vous avez des stocks qui entrent, des stocks qui sortent, et vous devez d'une manière ou d'une autre assurer le suivi de tout cela sans perdre la tête.
Une planification intelligente des stocks peut vous aider à garder votre santé mentale. Mais comment créer un système de gestion des stocks? Chaque entreprise a des besoins uniques, et les fonctionnalités qui conviennent à un géant de la vente au détail ne sont pas forcément adaptées à votre stock e-commerce en pleine croissance.
Pour vraiment dynamiser vos opérations, vous devez disposer des bons outils dans votre boîte à outils.
Considérez la gestion efficace des stocks comme un couteau suisse pour votre entreprise : elle doit rationaliser certains aspects tels que la gestion des fournisseurs, simplifier la gestion globale des stocks et combiner toutes les fonctions essentielles dont vous avez besoin pour fonctionner de manière fluide et efficace.
Alors, quelles fonctionnalités de gestion des stocks votre logiciel doit-il posséder pour devenir votre véritable ninja de l'efficacité ? Plongeons-nous dans le vif du sujet !
Que sont les systèmes de gestion des stocks ?
Les systèmes de gestion des stocks sont des solutions logicielles qui aident les entreprises à suivre, gérer et optimiser leurs niveaux de stocks en temps réel. Ils automatisent des tâches telles que la surveillance des stocks, la gestion des commandes et la prévision de la demande afin d'améliorer l'efficacité, de réduire le gaspillage et d'éviter les ruptures de stock ou les surstockages.
🧠 Anecdote amusante : la NASA utilise la gestion des stocks dans l'espace ! Les astronautes suivent chaque élément à bord de la Station spatiale internationale afin d'éviter de perdre des choses en apesanteur. 🚀🔍
Pourquoi un logiciel de gestion des stocks est-il important ?
Gérer une entreprise sans logiciel d'optimisation des stocks adéquat revient à essayer de naviguer sans GPS : vous finirez peut-être par atteindre votre destination, mais vous perdrez du temps et des ressources pour y parvenir.
Voici pourquoi ces systèmes sont si performants :
- Contrôle des coûts : évitez les surstockages, réduisez les coûts de stockage et d'assurance tout en diminuant le besoin de personnel supplémentaire pour gérer les excédents de stock.
- Meilleure planification : fournissez des informations en temps réel sur les tendances des ventes, ce qui permet de prendre des décisions d'achat plus éclairées et d'optimiser les niveaux de stock.
- Assurance qualité : suivez les nombres de lot et les dates d'expiration, garantissant ainsi la qualité des produits tout au long de leur cycle de vie.
- Opérations plus fluides : effectuez l'automatisation de tâches telles que l'étiquetage et la commande de produits, simplifiant ainsi la gestion des fournisseurs.
🌟 Modèle présenté
Commencez votre parcours de gestion des stocks avec le modèle ClickUp Inventory Template, une mise à niveau puissante par rapport aux feuilles de contrôle des stocks traditionnelles ! Ce modèle regorge de fonctionnalités qui vous aideront à créer et à enregistrer des vues personnalisées, vous permettant d'accéder rapidement à vos données d'inventaire les plus importantes.
Pour vous faciliter encore plus la tâche, il est livré avec cinq vues prêtes à l'emploi :
- Vue Liste des stocks : organisez les informations clés de chaque élément à l'aide des champs personnalisés de ClickUp.
- Par statut de paiement Vue Liste : regroupez les stocks par statut de paiement (par exemple, « Payé en totalité », « Paiement partiel » ou « Non payé ») pour faciliter le suivi.
- Par Liste des fournisseurs : obtenez un aperçu clair de vos fournisseurs actuels afin de rationaliser vos achats.
- Affichage de la carte de localisation des fournisseurs : visualisez et gérez les stocks par emplacement à l'aide d'une carte interactive.
- Formulaire de commande Affichage : collectez les commandes via un formulaire ClickUp et effectuez l’automatisation de la création de tâches pour un traitement fluide.
Principaux avantages du logiciel de gestion des stocks
Voici un aperçu clair de la manière dont les logiciels de gestion des stocks aident les entreprises à économiser de l'argent et à travailler plus intelligemment :
1. Une meilleure précision
Les inventaires manuels entraînent souvent des erreurs coûteuses. Utilisez un logiciel de gestion des stocks pour :
- Bénéficiez de mises à jour en temps réel pour assurer la maintenance des niveaux de stock précis.
- Réduisez les erreurs d'expédition grâce à une meilleure précision des stocks.
- Évitez les stocks excédentaires et libérez des liquidités grâce aux éléments à rotation lente.
2. Réduction des coûts
Les nombres sont éloquents : les erreurs d'inventaire coûtent environ 1,77 billion de dollars aux entreprises de vente au détail. Mais lorsque vous utilisez des applications d'inventaire pour suivre vos stocks, vous pouvez :
- Réduisez les coûts de stockage en conservant juste assez de stocks.
- Réduisez le gaspillage lié aux produits périmés
- Réduisez les coûts de main-d'œuvre par l'automatisation des comptages manuels.
3. Décisions fondées sur les données
Considérez le logiciel de gestion des stocks comme le GPS de votre entreprise. Il vous indique :
- Quels sont les produits qui se vendent le plus rapidement ?
- Quand passer une nouvelle commande ?
- Comment fixer le prix des éléments pour améliorer les bénéfices
4. Automatisation permettant un gain de temps
Fini le comptage sur le bloc-notes ! Les méthodes modernes de contrôle des stocks permettent à votre équipe de se concentrer sur la croissance en :
- Automatisation du suivi des stocks pour réduire la saisie manuelle des données et les erreurs
- Configurer la réapprovisionnement automatique pour éviter les ruptures de stock et les surstockages
5. Organisation claire
Une catégorisation intelligente vous aide à :
- Regroupez les produits de manière logique par taille, forme ou numéro de lot.
- Trouvez rapidement les éléments lorsque vous traitez les commandes.
- Suivez tout, de la livraison à la vente finale.
6. Visibilité en temps réel sur tous les emplacements
Visualisez en un coup d'œil les stocks disponibles dans chaque entrepôt ou magasin. Cela permet d'éviter :
- Rupture de stock d'éléments populaires
- Surstockage des produits à faible rotation
- Retards d'expédition
👀 Le saviez-vous ? Près de 40 % des détaillants et des fabricants D2C annulent au moins 10 % des commandes de leurs clients. La plupart des entreprises affichant un taux d'annulation moyen de 6 à 10 %, celles qui dépassent ce seuil risquent de perdre des clients au profit de leurs concurrents. 🚨📦
📖 À lire également : Les meilleurs modèles gratuits de gestion des stocks pour Google Sheets
Fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion des stocks
Un processus de gestion des stocks solide commence par le choix du bon logiciel. Voici les fonctionnalités indispensables à rechercher, étayées par des recherches et des exemples concrets :
| Fonctionnalités indispensables | Ce qu'il fait | Exemple |
| Suivi des stocks en temps réel | Affiche les niveaux exacts des stocks dans tous les emplacements en temps réel. Élimine le comptage manuel et prévient les erreurs liées aux stocks. | Empêche la vente d'un même élément deux fois sur des plateformes telles qu'Amazon et votre site web. |
| Réapprovisionnement automatisé | Surveille les stocks et passe automatiquement des commandes lorsque les niveaux de stock descendent en dessous d'un seuil défini. | Pour les coques de téléphone, si le stock tombe à 50 unités, le système passe une commande auprès de votre fournisseur. |
| Gestion multicanal | Synchronise les données relatives à la demande des clients sur tous les canaux de vente, en mettant à jour simultanément les niveaux de stock sur toutes les plateformes. | Un détaillant de vêtements gère ses stocks dans ses magasins physiques, sur ses sites web et sur Instagram afin d'éviter les ventes excessives. |
| Analyses et rapports intelligents | Fournit des informations sur les tendances des ventes, les performances des produits et les fluctuations de la demande, contribuant ainsi à optimiser les stocks. | Une épicerie utilise les tendances pour effectuer davantage de commandes de glaces avant une vague de chaleur ou réduire les commandes d'éléments qui se vendent peu. |
| Fonctionnalités d'intégration | Effectuez la connexion entre la gestion des stocks et d'autres outils d'entreprise tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes de point de vente, les plateformes de commerce électronique et les outils d'expédition pour rationaliser les opérations. | L'intégration avec Shopify ou WooCommerce met automatiquement à jour les niveaux de stock après chaque achat en ligne. |
📮ClickUp Insight : 37 % des employés envoient des notes de suivi ou des comptes rendus de réunion pour suivre les éléments à mener, mais 36 % continuent de recourir à d'autres méthodes fragmentées. Sans système unifié pour consigner les décisions, les informations clés dont vous avez besoin risquent de se perdre dans les chats, les e-mails ou les feuilles de calcul. Avec ClickUp, vous pouvez instantanément transformer les discussions en tâches exploitables dans l'ensemble de vos tâches, chats et documents, afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des stocks ?
Le choix du bon logiciel de gestion des stocks implique plusieurs considérations clés afin de s'assurer qu'il correspond aux besoins de votre entreprise et améliore l'efficacité opérationnelle. Voici quelques étapes et facteurs à prendre en compte :
1. Évaluez les besoins de votre entreprise :
- Identifiez la taille de votre entreprise, les spécificités de votre secteur d'activité et le volume de vos stocks.
- Déterminez si vous avez besoin de capacités de gestion d’emplacements multiples.
- Évaluez le niveau de personnalisation requis pour votre modèle d'entreprise.
2. Recherchez les fonctionnalités clés :
- Choisissez un logiciel qui synchronise les stocks entre plusieurs entrepôts ou magasins, évitant ainsi les ruptures de stock et assurant la cohérence logistique.
- Choisissez un système qui se connecte directement aux places de marché et aux canaux de vente en ligne afin d'éviter les surventes et d'assurer le flux des commandes.
- Réduisez les coûts de stockage grâce à un logiciel qui suggère des points de réapprovisionnement optimaux en fonction des tendances de vente.
- Améliorez votre efficacité grâce à des fonctionnalités qui cartographient la disposition de votre entrepôt et guident votre personnel vers l'emplacement des éléments.
- Assurez la sécurité grâce à des permissions basées sur les rôles qui contrôlent l'accès du personnel aux données d'inventaire.
Cela vous permet de :
- Donnez au personnel de l'entrepôt un accès à la recherche d'éléments
- Permettez aux responsables d'ajuster les niveaux de stock
- Limitez l'accès aux données sensibles à certains membres de l'équipe
3. Tenez compte de l'évolutivité et du coût :
- Choisissez un logiciel capable d'évoluer avec votre entreprise, offrant des solutions évolutives.
- Évaluez le coût total de propriété, y compris l'achat initial, les frais d'abonnement, les coûts de mise en œuvre et la maintenance continue.
4. Évaluez la réputation et l'assistance du fournisseur :
- Recherchez un fournisseur réputé bénéficiant d'avis et de témoignages positifs.
- Assurez un service client fiable, comprenant des formations et des mises à jour régulières.
5. Demandez des démonstrations et des essais :
- Testez le logiciel grâce à un essai gratuit ou une démonstration afin d'évaluer sa facilité d'utilisation et ses fonctions.
💡 Conseil de pro : améliorez le contrôle des stocks en mettant en œuvre l'analyse ABC (classification basée sur l'activité), qui classe les éléments en fonction de leur priorité : les éléments à priorité élevée, les éléments à priorité moyenne et les éléments à priorité faible. Cette approche stratégique optimise l'allocation des ressources, réduit les coûts de transport et améliore la prise de décision pour une meilleure efficacité opérationnelle. 📦
Comment utiliser ClickUp pour la gestion des stocks ?
Imaginez que vous transformiez votre gestion des stocks, passant d'un enchevêtrement de feuilles de calcul et de notes autocollantes à un outil puissant, élégant et rationalisé.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, révolutionne la façon dont vous suivez, gérez et optimisez vos niveaux de stock. Elle combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et le chat, le tout alimenté par l'IA pour vous aider à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Kara Smith, responsable des programmes opérationnels chez Instant Teams, déclare :
La plateforme nous a permis de créer un emplacement unique pour optimiser l'efficacité des processus. Toutes les équipes peuvent bénéficier de l'automatisation et ClickUp l'a fait pour littéralement tous les scénarios que j'ai rencontrés. Cependant, le GRAND avantage de ClickUp est la simplification des processus et des outils en un seul espace de travail.
La plateforme nous a permis de créer un emplacement unique pour optimiser l'efficacité des processus. Toutes les équipes peuvent bénéficier de l'automatisation et ClickUp l'a fait pour littéralement tous les scénarios que j'ai rencontrés. Cependant, le GRAND avantage de ClickUp est la simplification des processus et des outils en un seul espace de travail.
ClickUp vous aide à mettre en place un système de gestion des stocks qui permet de tout organiser en un seul endroit. Voici comment :
1. Configuration de votre système de gestion des stocks
Commencez par créer une structure organisée pour la gestion de vos stocks. Vous pouvez utiliser directement le modèle de gestion des stocks ClickUp sans avoir à configurer toutes les fonctionnalités.
Le modèle est préconfiguré avec des vues qui vous aident à surveiller les niveaux de stock et à éviter les pertes de ventes :
- Vue Liste pour un scan rapide des éléments
- Vue Tableau pour une organisation basée sur le statut
- Vue Tableur pour la gestion des données de type tableur
- Vue calendrier pour la planification des commandes
Configurez des statuts personnalisés tels que « En stock », « En rupture de stock » et « Réapprovisionnement nécessaire ».
Créez des champs personnalisés pour suivre :
- Quantité actuelle
- Points de réapprovisionnement
- Coûts unitaires
- Coordonnées du fournisseur
- Emplacements des éléments
- Nombres SKU
📖 À lire également : Modèles d'inventaire gratuits pour Excel, Sheets et ClickUp
2. Utilisez des champs personnalisés pour un meilleur contrôle
Les champs personnalisés dans ClickUp vous aident à maintenir la fiabilité des fournisseurs et à gérer les stocks de sécurité.
Vous pouvez créer des champs pour :
- Délais de production
- Quantités minimales de commande
- Fournisseurs privilégiés
- Emplacements de stockage de stockage
- Catégories de produits
- Dates d'expiration
Cette approche structurée permet de garantir un suivi précis des stocks en temps réel, éliminant ainsi les processus manuels sujets aux erreurs.
3. Optimisez l'organisation de l'entrepôt et des tâches
La vue Plan de ClickUp révolutionne l'organisation des entrepôts en fournissant une disposition visuelle de votre espace de stockage. Épinglez facilement les emplacements des stocks, les zones de réception, les quais d'expédition et les zones de stockage pour un flux de travail structuré et efficace.
Grâce aux champs personnalisés pour les emplacements, vous pouvez ajouter des adresses géographiques à n'importe quelle tâche, ce qui facilite le classement et le tri des stocks, des chantiers ou des emplacements des clients. Cette fonctionnalité améliore le suivi et garantit une gestion précise des emplacements.
Naviguez facilement dans votre entrepôt à l'aide de cartes interactives avec des repères personnalisables. Attribuez un code couleur aux emplacements des tâches en fonction de leur statut, de leur priorité ou de champs personnalisés pour obtenir des informations en temps réel en un coup d'œil.
4. Effectuez l'automatisation de la gestion des stocks
Dites adieu au suivi manuel et laissez ClickUp Automations se charger du gros du travail. ClickUp propose plus de 100 options d'automatisation pour rationaliser les flux de travail, minimiser les erreurs et contrôler vos stocks.
Configurez des déclencheurs automatisés pour générer des bons de commande lorsque le stock atteint les points de réapprovisionnement, envoyer des alertes de stock faible et mettre à jour les comptes d'inventaire après chaque vente. Planifiez des vérifications régulières des stocks et créez des tâches d'inspection de la qualité, le tout sans lever le petit doigt.
La plateforme va encore plus loin grâce à ses agents alimentés par l'IA. Avec les agents Autopliot de ClickUp, vous pouvez :
✅ Automatisez les mises à jour des stocks : les agents peuvent être configurés pour mettre à jour automatiquement les niveaux de stock, les points de réapprovisionnement ou les statuts lorsque certains déclencheurs se produisent (comme un changement de statut de tâche ou une mise à jour de champ personnalisé).
✅ Envoi de rappels et d'alertes : les agents peuvent rappeler à votre équipe de passer une nouvelle commande, de vérifier les stocks faibles ou d'assurer le suivi auprès des fournisseurs en fonction de vos règles d'entreprise.
✅ Générer des rapports : utilisez des agents prédéfinis pour publier des résumés quotidiens ou hebdomadaires des stocks, afin que votre équipe dispose toujours d'informations à jour.
✅ Répondez aux questions sur les stocks : les agents peuvent répondre aux questions de l'équipe sur le statut des stocks, les détails des fournisseurs ou l'historique des commandes en consultant la base de connaissances et les documents de votre environnement de travail.
✅ Flux de travail personnalisés : grâce à des agents autopilot personnalisés, vous pouvez concevoir des flux de travail adaptés à votre processus d'inventaire, par exemple en signalant les éléments à vérifier lorsque le stock passe en dessous d'un certain seuil ou en avertissant la personne concernée lorsqu'une nouvelle livraison arrive.
Défis courants et avantages du logiciel de gestion des stocks
Voici les défis les plus urgents auxquels les entreprises sont confrontées aujourd'hui en matière de gestion des stocks, et comment un logiciel adapté peut changer la donne :
1. Incohérences dans les inventaires
Votre système indique 50 unités, mais il n'y en a que 20 en rayon ? Les erreurs de suivi manuel sont courantes.
✅ Solution : le suivi en temps réel met à jour les stocks instantanément, éliminant ainsi les stocks fantômes.
2. Rupture de stock ou surstock
Vous êtes en rupture de stock des produits les plus vendus alors que vous avez trop de produits qui se vendent mal ? Dans les deux cas, vous perdez des revenus.
✅ Solution : les prévisions intelligentes analysent les tendances des ventes, garantissant ainsi un stock adéquat au bon moment.
3. Chaos dans l'entrepôt
Inventaire dispersé, perte de temps, retards d'expédition : cela vous coûte cher chaque jour.
✅ Solution : la cartographie de l'entrepôt place les éléments à rotation rapide à l'avant, optimise les itinéraires de prélèvement et effectue le suivi précis des emplacements.
4. Problèmes de communication
L'équipe commerciale promet une livraison le lendemain, mais l'équipe de l'entrepôt n'en est pas informée, ce qui entraîne le mécontentement des clients.
✅ Solution : les plateformes centralisées offrent une visibilité en temps réel, des alertes automatisées en cas de stock faible et une communication fluide entre les équipes.
5. Pertes dues au rétrécissement
Vols, dommages ou erreurs administratives ? Ces coûts s'accumulent rapidement.
✅ Solution : un suivi détaillé permet de repérer les schémas inhabituels, de documenter les pertes et d'améliorer la sécurité du stockage.
Avec le bon logiciel de gestion des stocks, ces problèmes ne sont pas seulement résolus, ils sont évités. 🚀
Maîtrisez vos stocks grâce à ClickUp
Des ruptures de stock qui frustrent les clients aux excédents de stock qui grèvent vos bénéfices, les coûts d'une mauvaise gestion des stocks s'accumulent rapidement.
C'est pourquoi le choix du bon logiciel de gestion des stocks fait toute la différence. Les meilleures solutions vous aident à classer les éléments, à suivre les stocks en temps réel et à personnaliser les vues pour saisir les données essentielles sur les produits.
En intégrant votre gestion des stocks dans ClickUp, vous pouvez :
- Automatisez les sauvegardes de toutes les données d'inventaire.
- Bénéficiez de mises à jour en temps réel pour toutes les équipes.
- Personnalisez les permissions d'accès
- Utilisez l'accès mobile pour une gestion en déplacement.
- Intégrez ces fonctionnalités à votre plateforme de planification des ressources de l'entreprise.
Prêt à prendre le contrôle de vos stocks ? Essayez ClickUp dès aujourd'hui et découvrez à quel point la gestion des stocks peut être simplifiée.