Lorsque vous travaillez en équipe, des réunions régulières sont nécessaires pour tenir tout le monde informé. Mais si vous souhaitez éviter les longues discussions qui semblent interminables, les réunions quotidiennes constituent une alternative appropriée.
Les données suggèrent que 35 % des employés ne pensent pas qu'il soit bénéfique de passer deux à cinq heures en réunion !
Les réunions quotidiennes du matin sont des réunions courtes et ciblées au cours desquelles les membres de l'équipe partagent les dernières informations, discutent des plans pour la journée et abordent les éventuels obstacles, le tout en 15 minutes environ. Cela permet aux employés de gagner du temps pour d'autres tâches importantes.
Un modèle de réunion quotidienne ou de réunion d'équipe peut faciliter encore davantage cette tâche.
Ce guide vous présente les modèles de réunions quotidiennes, vous explique comment choisir le modèle qui vous convient et vous indique où trouver des modèles gratuits sur ClickUp, Google Docs et bien d'autres plateformes ! 🚀
Que sont les modèles de réunions quotidiennes ?
Un modèle de réunion quotidienne d'équipe fournit une structure claire pour garantir une communication efficace entre les membres de l'équipe. Il sert de guide pour couvrir les domaines clés que l'équipe doit aborder.
Voici les éléments standard d'un modèle de réunion quotidienne :
- Détails de la réunion quotidienne : date, heure et participants
- Aperçu de l'agenda : résumé des sujets qui seront abordés.
- Point sur l'équipe : discussion ouverte pour partager de brèves mises à jour sur la progression individuelle ou collective.
- Priorités clés : les tâches ou éléments les plus importants de la journée.
- Suivi des progrès : examen des projets en cours et des réalisations afin de stimuler le moral de l'équipe.
- Obstacles : identifier les obstacles qui doivent être surmontés
- Éléments à prendre en compte : attribuer les responsabilités et définir les prochaines étapes
- Conclusion : réflexions finales, rappels ou notes motivantes.
🔎 Le saviez-vous ? 72 % des employés estiment que la définition d'objectifs clairs garantit la réussite des réunions.
Un modèle de réunion quotidienne de base ressemblera à ceci :
Détails de la réunion quotidienne
- Date et heure prévues pour la réunion quotidienne
- Membres de l'équipe présents
Check-in d'ouverture
- Un rapide tour d'horizon des mises à jour du projet depuis la veille
- Des vérifications personnelles pour donner le ton
Priorités clés
- Révision des principaux objectifs ou autres tâches pour la journée à venir
Mises à jour sur la progression
- Résumé du travail achevé depuis la dernière réunion quotidienne
Obstacles
- Discussion sur les obstacles qui empêchent la progression
Éléments à prendre et prochaines étapes
- Tâches
- Responsabilités
Notes de clôture
- Conclusion
- Rappels
- Messages motivants pour encourager les membres de l'équipe
Modèles de réunions quotidiennes à explorer
Voici les meilleurs modèles de réunions quotidiennes que vous pouvez explorer pour structurer facilement l'agenda et mener des réunions quotidiennes efficaces :
1. Modèle de compte rendu quotidien ClickUp
La plupart des équipes trouvent difficile de planifier des réunions quotidiennes, en particulier lorsqu'elles sont dépendantes de tableurs ou d'outils similaires. Grâce au modèle ClickUp Daily Standup, vous pouvez planifier efficacement vos réunions matinales et coordonner les membres de votre équipe.
Le modèle offre un espace pour planifier, ajouter des notes et suivre les progrès. Vous pouvez créer une checklist pour chaque membre de l'équipe afin qu'aucune tâche importante ne soit négligée, garantissant ainsi une réunion quotidienne productive.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Attribuez des tâches à chaque membre de l'équipe dans des checklists afin d'éviter toute confusion et tout double emploi.
- Ajoutez des formes, des connecteurs, des notes autocollantes, des images et des cartes mentales pour organiser efficacement les tâches.
- Obtenez un aperçu complet des tâches en cours, des tâches à faire et des tâches achevées pour planifier efficacement.
Idéal pour : les équipes agiles, de développement logiciel et à distance qui recherchent un système de suivi quotidien structuré pour suivre les priorités et la progression.
💡 Conseil de pro : vous vous demandez comment fournir des informations claires et détaillées au travail ? Apprenez les stratégies de surcommunication au travail pour faire passer votre message.
2. Modèle d'évènements ClickUp Agile Sprints
Réaliser des sprints et gérer plusieurs projets peut s'avérer difficile sans une planification et une organisation optimales. Le modèle ClickUp Agile Sprints Events vous aidera à rester organisé.
Vous pouvez créer un échéancier et un plan d'action clairs pour chaque sprint. De plus, vous pouvez diviser les tâches en sections gérables et suivre la progression afin que tout reste bien coordonné.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Collaborez et discutez de l'objectif du sprint, puis ajoutez des notes de réunion quotidienne et des retards afin de maintenir l'alignement de l'équipe et des tâches.
- Créez une checklist pour la planification des sprints afin de vous assurer que rien d'important ne passe entre les mailles du filet.
- Attribuez des rôles aux membres de l'équipe afin de maintenir un flux de travail ciblé et de suivre efficacement le statut des tâches.
Idéal pour : les équipes agiles, les chefs de projet et les Scrum Masters qui cherchent à planifier et à exécuter efficacement des sprints tout en effectuant le suivi des indicateurs.
➡️ À lire également : Modèles gratuits d'agenda quotidien dans Word, Excel et ClickUp
3. Modèle de brainstorming rétrospectif Sprint ClickUp
Sans une organisation adéquate, il peut être difficile d'identifier les différents éléments clés, les indicateurs de performance et les domaines à améliorer une fois le sprint achevé. Le modèle de brainstorming rétrospectif de sprint ClickUp offre une approche structurée pour organiser ces éléments.
Grâce à ce modèle, vous pouvez garantir la productivité et orienter vos efforts dans la bonne direction pour obtenir des résultats positifs. Il est particulièrement utile pour les équipes agiles qui souhaitent réfléchir à leur travail, identifier leurs réussites et leurs défis, et découvrir les domaines à améliorer.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Utilisez des notes autocollantes pour noter ce qui s'est bien passé, ce qui peut être amélioré, les éléments à prendre et les objectifs rétrospectifs afin d'obtenir un aperçu complet.
- Ajoutez des éléments visuels aux tâches pour plus de clarté et un meilleur attrait visuel.
- Utilisez des flèches et des formes pour maintenir un flux et une structure logiques dans les tâches.
Idéal pour : les équipes Agile et Scrum qui cherchent à analyser les sprints achevés, à identifier les améliorations possibles et à réfléchir à des stratégies futures.
4. Modèle de réunion Scrum ClickUp
Les réunions quotidiennes jouent un rôle important dans le maintien d'un flux de travail agile. Le modèle de réunion ClickUp Scrum vous aide à organiser des réunions ciblées et productives en vous offrant un moyen structuré de discuter des progrès et de soulever les problèmes. Il peut également vous aider à créer un flux de travail standard et à éliminer rapidement les pertes de temps.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Utilisez des notes autocollantes pour ajouter les tâches précédentes, les tâches actuelles et les points à améliorer afin de maintenir le flux de travail.
- Utilisez des couleurs différentes pour chaque membre de l'équipe afin d'éviter toute confusion et tout double travail.
- Collaborez avec l'équipe pour planifier et réfléchir ensemble à l'aide de la vue Tableau blanc.
Idéal pour : les équipes Scrum, les équipes agiles, les chefs de produit et les développeurs qui doivent structurer des réunions Scrum quotidiennes pour une planification et une exécution efficaces des sprints.
➡️ En savoir plus : Les meilleurs outils logiciels pour les comptes rendus quotidiens
5. Modèle de réunion ClickUp
Il est difficile de suivre toutes les réunions auxquelles vous devez assister. Le modèle ClickUp Meetings vous facilite la tâche en vous permettant d'ajouter toutes vos réunions au modèle de manière organisée.
Ce modèle vous aide à obtenir un aperçu complet des réunions imprévues, prévues et en cours afin que vous ne manquiez jamais une mise à jour.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Ajoutez les documents et ressources importants pour avoir tous les détails essentiels à portée de main.
- Obtenez un aperçu complet du sujet et du statut de la réunion quotidienne de l'équipe afin de ne jamais manquer une réunion importante.
- Invitez vos coéquipiers et discutez des problèmes clés et échangez des idées dans le chat de discussion.
- Suivez la progression de toutes les tâches de l'équipe grâce à la vue Tableau.
Idéal pour : les équipes qui souhaitent disposer d'un moyen structuré pour suivre les agendas, les discussions et les résultats des réunions quotidiennes.
➡️ En savoir plus : Comment choisir la fréquence de réunion adaptée à votre équipe
6. Modèle d'agenda ClickUp
Organiser une réunion sans plan, c'est courir à la catastrophe. Avec le modèle d'agenda ClickUp, la collaboration et la productivité occuperont la place du devant lors de vos réunions.
Grâce à ce modèle, vous pouvez mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et maintenir la responsabilité de votre travail. Vous pouvez également couvrir tous les sujets, maintenir une structure, encourager la participation active des membres de l'équipe et donner aux participants un aperçu des tâches.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Ajoutez des informations sur la réunion dans le tableau des détails de la réunion pour obtenir un aperçu complet du type, de l'emplacement, de l'heure et d'autres détails.
- Créez une checklist des participants et ajoutez le nom du facilitateur et celui de la personne chargée de prendre les notes.
- Créez une checklist pour l'agenda, attribuez des tâches à chaque élément de l'agenda et désignez la personne responsable de chaque tâche.
- Remplissez les détails post-réunion, y compris le lien vers l'enregistrement de la réunion et la date, l'heure et l'emplacement de la prochaine réunion quotidienne.
Idéal pour : les professionnels, les chefs d'équipe et les responsables qui souhaitent disposer d'un agenda structuré pour garantir des discussions et des suivis organisés.
🔎 Le saviez-vous ? 67 % des professionnels estiment qu'un agenda clair rend les réunions plus productives.
7. Modèle de compte rendu de réunion ClickUp
Un résumé concis de la réunion est plus efficace que de longs échanges par e-mail. Le bon modèle peut vous aider à résumer tous les points clés afin de ne rien manquer d'important. Le modèle de résumé de réunion ClickUp offre la solution idéale pour consigner le résumé de la réunion.
Les pages prédéfinies du modèle vous permettent d'organiser les éléments à mener, de suivre la progression et les enseignements clés pour les parties prenantes, et d'attribuer des éléments aux membres de l'équipe.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Résumez les actions à mener et les personnes assignées dans un tableau pour plus de clarté.
- Faites une liste des mises à jour générales, des prochaines étapes et des obstacles afin d'obtenir un aperçu complet de la discussion.
- Demandez à tous les participants d'ajouter des mises à jour au document avant la réunion afin de gagner du temps.
Idéal pour : les chefs d'équipe, les chefs de projet et les professionnels de l'administration qui doivent consigner et suivre les discussions et les points d'action clés des réunions.
💡 Conseil de pro : grâce à des outils basés sur l'IA tels que ClickUp Brain, organisez des réunions collaboratives et efficaces avec des résumés et des notes automatisés. Vous pouvez ainsi vous concentrer davantage sur les problèmes plus complexes et réaliser l'automatisation des tâches répétitives.
8. Modèle de notes de réunion récurrente ClickUp
La maintenance des notes de réunion permet d'améliorer la productivité, mais la mise à jour des notes prend beaucoup de temps. Le modèle de notes de réunion récurrentes ClickUp vous permet d'organiser vos notes, de consulter les notes et discussions précédentes et d'assurer la cohérence entre les réunions quotidiennes.
Grâce à ce modèle, vous disposez d'une source unique à laquelle vous référer pour prendre vos décisions futures, qu'il s'agisse de réunions quotidiennes ou hebdomadaires. Le modèle facilite la consignation des points importants discutés.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Créez une structure de réunion comprenant le compte rendu de la dernière réunion, l'objectif de la réunion, les tâches à accomplir, les éléments à prendre en compte ou tout autre détail nécessaire.
- Utilisez les commentaires assignés pour choisir à qui vous souhaitez attribuer une tâche particulière et marquer les éléments à faire comme terminés.
Idéal pour : les équipes qui ont besoin de suivre de manière cohérente les discussions, les éléments à mener et les suivis.
➡️ À lire également : Comment planifier et programmer des réunions récurrentes
9. Modèle de briefing quotidien ClickUp
Les briefings quotidiens sur les tâches à achever facilitent l'organisation. Le modèle de briefing quotidien ClickUp permet à votre équipe de rester alignée et en état de productivité.
Le modèle vous permet de créer une routine quotidienne standard pour votre équipe et de diviser les tâches en petites parties plus faciles à gérer. Cela garantit une meilleure collaboration et une meilleure communication entre les membres de l'équipe.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Désignez les principales parties prenantes comme observateurs afin qu'elles soient informées lorsque des commentaires sont ajoutés.
- Rendez compte de la progression et des obstacles afin de garantir la collaboration et la transparence au sein de l'équipe.
- Ajoutez les priorités de la journée, notamment les tâches à accomplir et les éventuelles dépendances et transferts nécessaires.
Idéal pour : les équipes qui font le point quotidiennement, les équipes à distance et les équipes opérationnelles qui doivent rester alignées sur les tâches et les priorités.
10. Modèle de rapport d'activité quotidien des employés ClickUp
La gestion des performances des employés est un aspect essentiel du rôle d'un chef d'équipe. Le suivi des activités de l'équipe peut fournir des informations importantes sur les performances des employés et les domaines à améliorer. Le modèle de rapport d'activité quotidien des employés ClickUp vous aide à suivre la progression de l'équipe sans avoir à rencontrer chaque membre individuellement chaque jour.
Le modèle permet d'aligner tout le monde et de responsabiliser chaque membre en conservant un registre quotidien des performances.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Obtenez un aperçu rapide des tâches achevées, en cours et ayant une priorité pour les jours à venir pour chaque membre de l'équipe.
- Répertoriez toutes les tâches achevées, ainsi que le temps nécessaire et la date d'achèvement.
- Ajoutez les notes en cours, les dates d'échéance et toute remarque importante concernant les tâches afin d'avoir un aperçu du travail en cours.
- Demandez à vos employés de dresser la liste de leurs priorités pour la semaine ou les jours à venir et de l'aide dont ils ont besoin pour achever leurs tâches.
Idéal pour : les responsables et les professionnels des ressources humaines qui doivent suivre quotidiennement la productivité, les performances et l'avancement des tâches des employés.
📮ClickUp Insight : Un travailleur du savoir type doit communiquer avec 6 personnes en moyenne pour accomplir son travail. Cela signifie qu'il doit contacter quotidiennement 6 personnes clés pour recueillir des informations essentielles, s'aligner sur les priorités et faire avancer les projets. La difficulté est réelle : les suivis constants, la confusion entre les versions et le manque de visibilité nuisent à la productivité de l'équipe. Une plateforme centralisée comme ClickUp, avec Connected Search et gestion des connaissances par l'IA, résout ce problème en mettant instantanément le contexte à votre disposition.
11. Modèle de rapport de fin de journée ClickUp
Le partage des progrès réalisés et des obstacles rencontrés au cours de la journée permet de maintenir facilement l'alignement de l'équipe et des objectifs. Le modèle de rapport de fin de journée ClickUp offre une solution efficace pour obtenir un aperçu complet de la journée.
Le modèle organise les informations par catégories afin de fournir un aperçu clair des opérations. Cela garantit une prise de décision plus intelligente et une transparence accrue.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Demandez à votre équipe de remplir le formulaire de rapport de fin de journée, qui sert de note avant que l'équipe ne termine sa journée.
- Consultez l'avancement de chaque tâche grâce à la vue Rapport quotidien.
- Vérifiez les rapports que vous n'avez pas encore affichés dans la vue « À examiner », où les rapports sont regroupés par service.
- Consultez le résumé des performances de l'équipe pour la journée dans la vue « Résumé quotidien ».
Idéal pour : les chefs d'équipe, les responsables et les employés qui souhaitent résumer leur progression quotidienne et les obstacles rencontrés avant de terminer leur journée de travail.
12. Modèle ClickUp pour les entretiens individuels entre employés et responsables
Les réunions individuelles entre employés et managers contribuent à stimuler la productivité et le moral des employés. Le modèle ClickUp Employee & Manager 1-On-1 Template offre un moyen efficace de planifier ces réunions.
Le modèle aide les responsables à vérifier la progression des employés et à discuter des sujets importants. Cela améliore la communication et aide le manager d'équipe et les employés à rester alignés.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Ajoutez des éléments et un agenda avant l'entretien individuel afin de ne rien oublier d'important.
- Discutez des points importants dans un cadre structuré et cohérent.
- Prenez des notes de manière collaborative dans la description de la tâche en utilisant le plan 1-sur-1 pendant la réunion.
- Attribuez des éléments à accomplir sous forme de tâches et suivez leur progression grâce à la vue Tableau.
- Définissez les points clés à aborder lors de la prochaine réunion.
Idéal pour : les managers et les employés qui souhaitent organiser des réunions individuelles structurées pour discuter de la progression, des problèmes et des projets.
13. Modèle d'agenda des réunions quotidiennes dans Google Docs
Pour que l'équipe reste alignée sur les objectifs, une collaboration et une communication efficaces sont nécessaires. Le modèle d'agenda des réunions quotidiennes de Google Docs facilite l'organisation et la structuration des réunions quotidiennes.
Grâce au modèle préparé, tous les membres de l'équipe sauront à quoi s'attendre et pourront se préparer à l'avance pour la réunion.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Posez les questions mentionnées dans le modèle pour obtenir un aperçu complet des progrès et des obstacles.
- Discutez des réalisations et des victoires pour booster le moral des employés.
- Définissez les priorités de la journée pour garantir la clarté et l'organisation du flux de travail.
Idéal pour : les équipes qui recherchent un modèle de réunion quotidienne simple et partageable, basé sur Google Docs, pour organiser leurs discussions.
14. Modèle d'agenda de réunion de base par Vertex42
Le modèle d'agenda de réunion de base de Vertex42 simplifie l'organisation des points de discussion dans un flux logique. L'approche structurée et simple du modèle vous aide à couvrir tous les détails importants afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
La disposition facile à parcourir offre un aperçu rapide de tous les éléments et actions à traiter.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier
- Utilisez cet espace pour créer une liste des points de discussion essentiels pour vos réunions.
- Conservez des archives précises en indiquant la date, l'heure et l'emplacement.
- Conservez un aspect professionnel grâce à une disposition épurée et des polices de caractère épurées.
15. Modèle de réunion quotidienne sous forme de feuille de calcul par Geekbot
Il peut parfois être difficile d'organiser plusieurs réunions quotidiennes en même temps. Le modèle de réunion quotidienne sous forme de feuille de calcul de Geekbot simplifie le processus en permettant à l'équipe de remplir la feuille de calcul de manière asynchrone, au moment qui lui convient le mieux.
Le modèle Excel ou Google Sheets garantit une collaboration efficace entre les équipes situées dans différents fuseaux horaires. Il leur permet également de suivre les obstacles qu'elles doivent surmonter rapidement.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Organisez les informations relatives à chaque membre de l'équipe afin de maintenir la collaboration et de réduire la confusion.
- Suivez les obstacles rencontrés par les autres membres et voyez s'ils ont besoin d'aide pour les surmonter.
- Remplissez les détails sans avoir à jongler avec les horaires à distance pour organiser une visioconférence en face à face dans différents fuseaux horaires.
Idéal pour : les équipes dispersées et asynchrones travaillant dans différents fuseaux horaires qui ont besoin d'un moyen structuré pour faire le point sur leur progression.
16. Réunion de direction régulière par Slidesgo
Créer des visuels attrayants pour votre présentation de réunion peut être un jeu d'enfant grâce au modèle de réunion de gestion régulière de Slidesgo ! Couvrez tous les points de discussion de manière organisée grâce à ce modèle complet de 20 diapositives.
De la transmission des idées à la présentation des faits et exemples à l'appui, ils vous aident à présenter votre idée de manière complète et précise.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier
- Utilisez des graphiques, des cartes, des tableaux, des échéanciers et des maquettes pour présenter vos données de manière attrayante.
- Améliorez le flux d'information grâce aux icônes et à l'extension Flaticon.
- Ajoutez des images pour présenter votre équipe ou illustrer vos idées de manière visuelle.
- Personnalisez les diapositives en fonction du thème du projet pour conserver un aspect professionnel.
17. Modèle de réunion quotidienne de l'équipe par Canva
Organiser toutes les tâches et tous les défis pour chaque chef d'équipe et chaque membre sans une structure appropriée peut entraîner des erreurs, des oublis de détails importants et une résolution inefficace des problèmes. Le modèle de réunion quotidienne d'équipe de Canva offre un moyen structuré de remplir toutes les informations importantes.
Grâce à ses sections dédiées, le modèle de réunion quotidienne permet de visualiser facilement la progression et les obstacles et de mettre rapidement en œuvre des efforts pour résoudre les problèmes.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Utilisez des icônes et des notes autocollantes pour remplir les détails et améliorer l'attrait visuel.
- Ajoutez des sections et des tableaux pour personnaliser le Tableau blanc en fonction du flux de travail de votre équipe.
- Remplissez les rappels ou l'assistance nécessaires dans un tableau séparé afin de les mettre en évidence et de prendre les étapes requises.
Idéal pour : les équipes à la recherche d'un modèle bien structuré et personnalisable pour leurs réunions quotidiennes.
➡️ À lire également : Comment maîtriser les comptes rendus quotidiens asynchrones : conseils et outils
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de réunion quotidienne ?
Un bon modèle de réunion quotidienne doit garantir la clarté des tâches et des obstacles. Voici ce que vous devez rechercher dans un modèle de réunion quotidienne :
- Format structuré : un modèle bien structuré doit guider les membres de l'équipe à travers les sections clés, telles que les mises à jour, les priorités et les obstacles, dans un ordre logique.
- Personnalisation du design : les équipes doivent pouvoir adapter les sections, ajouter ou supprimer des champs, ou ajuster la disposition en fonction de leur flux de travail spécifique. Le modèle doit être suffisamment flexible pour s'adapter à différents environnements et à la dynamique de l'équipe.
- Collaboration efficace : le modèle doit faciliter une collaboration fluide. Le format doit permettre aux membres de l'équipe de contribuer, de mettre à jour et de discuter rapidement des points clés sans confusion.
- Attrait visuel : un modèle visuellement attrayant améliore l'engagement et facilite la compréhension des informations. Le codage couleur, les puces et les divisions en sections pour une concentration claire peuvent aider à différencier les domaines clés.
- Facile à suivre : un modèle bien organisé garantit que tous les points importants sont pris en compte et peuvent être consultés ultérieurement.
💡 Conseil de pro : Vous avez du mal à planifier et à mener vos réunions ? Voici notre sélection des meilleurs logiciels de gestion de réunions pour mettre fin au chaos !
Optimisez vos réunions quotidiennes avec ClickUp
Pour maintenir les projets sur la bonne voie, il faut surveiller attentivement chaque petit détail au quotidien. Avec les bons modèles de réunions quotidiennes, vous pouvez mesurer la progression, identifier les défis et constituer une équipe productive alignée sur la réalisation des objectifs.
ClickUp organise de manière transparente le processus de réunion quotidienne en tant qu'application tout-en-un pour le travail. Grâce à des fonctionnalités telles que ClickUp Docs pour la documentation, le chat intégré, l'assistant IA dans ClickUp Brain et les modèles personnalisables pour les réunions quotidiennes et les réunions matinales, vous pouvez gérer efficacement votre équipe et vos tâches.
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