Imaginez que vous dirigez un projet à enjeux élevés lorsqu'une partie prenante vous demande soudainement : « Quel est le plus grand risque ici ? »
Vous êtes paralysé, car il y en a manifestement plus d'un. Dépassements de budget, retards, problèmes de chaîne d'approvisionnement... cela dépasse la longueur de votre file d'attente Netflix.
Cependant, un diagramme tornade facilite grandement l'évaluation des risques. Au lieu de débattre des risques et des impacts potentiels lors de réunions interminables, cet outil visuel empêchera les risques imprévus de faire des ravages dans l'entreprise.
Découvrons comment fonctionne l'analyse du diagramme tornade et comment l'utiliser pour gérer les risques d'un projet comme un pro.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Un diagramme tornade est un diagramme à barres visuel qui vous aide à comprendre et à hiérarchiser les risques susceptibles d'avoir un impact sur votre projet
- Pour créer un diagramme tornade, réfléchissez à tous les facteurs qui pourraient affecter votre projet
- Rassemblez les données sur l'intervalle des valeurs possibles pour chaque variable
- Listez les variables par impact et créez le diagramme à l'aide d'outils tels qu'Excel, un logiciel de diagramme ou un logiciel avancé de gestion des risques
- Analysez le diagramme, concentrez-vous sur le risque avec la plus longue barre ou avec la plus forte probabilité, et prévoyez à l'avance
- Utilisez les Tableaux blancs ClickUp pour mapper visuellement les risques et créer des diagrammes tornade pour une meilleure prise de décision
- Tirez parti des modèles de gestion des risques de ClickUp pour rationaliser l'analyse des risques et assurer le suivi des projets
Comprendre les diagrammes tornade
Un diagramme tornade est un graphique à barres utilisé dans l'identification quantitative des risques pour visualiser l'impact de différentes variables sur un résultat particulier. Il tire son nom du fait que les barres sont disposées de manière à former une tornade, plus large en haut et plus étroite en bas.
Ces diagrammes sont largement utilisés dans la gestion de projet, la construction, l'ingénierie et les entreprises.
Ils sont essentiellement comme vos prévisions météorologiques : ils vous aident à vous préparer au pire en analysant visuellement les facteurs de risque. En même temps, ils vous aident également à prendre des décisions plus éclairées.
🧠 Anecdote : Les diagrammes tornade sont étonnamment polyvalents ! Bien qu'ils soient souvent utilisés par les gestionnaires de projets, ils peuvent également être appliqués dans des champs tels que la finance, les sciences de l'environnement et même la prise de décision personnelle, comme l'évaluation des avantages et des inconvénients de différents parcours professionnels.
Qu'est-ce qu'un diagramme tornade en analyse de risque ?
Dans l'analyse des risques, le diagramme tornade agit comme le radar de votre projet. Il met en évidence les facteurs susceptibles d'augmenter le coût du risque du projet en affectant les échéanciers ou les dépenses.
Le diagramme permet d'identifier les incertitudes qui peuvent faire ou défaire un projet. Il est principalement utilisé pour l'analyse de sensibilité et mesure comment les changements dans les différentes entrées affectent le résultat.
Plus la barre est longue, plus le résultat du projet est sensible à cette variable. Par exemple, si un léger changement dans les pénuries de main-d'œuvre affecte de manière significative les échéanciers du projet, ce facteur aura une longue barre, signalant qu'il nécessite une attention particulière.
D'autre part, les facteurs dont les barres sont plus courtes ont un impact moindre et peuvent ne pas nécessiter une attention immédiate.
Les diagrammes tornade sont particulièrement utiles pour les analystes de risques et les gestionnaires de projets, car ils évitent d'avoir à parcourir une feuille de calcul remplie de nombres. Vous pouvez effectuer une analyse tornade et comparer plusieurs facteurs de risque côte à côte.
📌 Exemple : Imaginons que vous gérez un projet de construction. Dans ce cas, divers facteurs tels que les variations de prix des matériaux, les pénuries de main-d'œuvre, les retards dans l'obtention des permis, les intempéries et les pannes d'équipement peuvent avoir un impact sur les coûts. Voici ce que pourraient être vos données :
| Facteur de risque | Impact négatif ($) | Impact positif ($) |
| Fluctuation du coût des matières | -8 000 $ | 12 000 $ |
| Autoriser les retards | -7 000 $ | 10 000 $ |
| Pénurie de main-d'œuvre | -7 000 $ | 8 000 $ |
| Mauvais temps | -6 000 $ | 8 000 $ |
| Pannes d'équipement | -4 000 $ | 3 000 $ |
Voici comment un diagramme tornade représentera ces risques :
Ce diagramme en tornade montre quels sont les risques ayant le plus grand impact (négatif et positif). La barre la plus longue est celle de la fluctuation des coûts des matières, ce qui implique qu'elle pourrait causer des maux de tête financiers majeurs. Sachant cela, vous pouvez prendre des mesures préventives, comme assurer un entretien régulier ou avoir un équipement de sauvegarde prêt.
👀 Le saviez-vous ? Seulement 46 % des entreprises atténuent réellement les risques après les avoir évalués, alors qu'elles devraient prendre des mesures.
Composantes d'un diagramme tornade
Décomposons les graphiques tornade en leurs composants de base.
- Titre : Explique le sujet du diagramme (dans l'exemple du diagramme tornade ci-dessus, le titre est « Analyse des risques pour un projet de construction »)
- Barres : Chaque barre représente un facteur clé qui affecte le résultat (fluctuation du coût des matières, pénurie de main-d'œuvre, etc.)
- Axe horizontal (axe X) : indique dans quelle mesure chaque facteur peut modifier le résultat
- Axe vertical (axe Y) : liste les facteurs avec l'impact du plus grand au plus petit
- Valeur de référence : Le milieu de chaque barre indique le résultat attendu si rien ne change
Comment lire les diagrammes tornade ?
Lire un diagramme tornade, c'est comme parcourir un bulletin météo à la recherche des plus grosses tempêtes à venir. Voici comment le lire efficacement.
✅ Concentrez-vous sur la longueur des barres
Les barres les plus longues en haut du diagramme indiquent l'impact potentiel le plus important. Comme mentionné, ce sont les « facteurs critiques » qui nécessitent le plus d'attention et de stratégies d'atténuation. Hiérarchiser les risques les plus importants vous aide à vous concentrer sur ce qui est urgent et évite de surcharger votre équipe.
✅ Analysez l'intervalle d'impact
Maintenant que vous savez ce à quoi donner la priorité, cherchez l'ampleur de l'impact que cela crée. Chaque barre montre les variations négatives et positives potentielles d'un facteur particulier. Si une incertitude peut faire monter ou baisser les coûts de 10 000 $, vous savez qu'elle a un impact énorme et que vous pouvez travailler en conséquence sur la gestion des risques.
✅ Allez au-delà des visuels
Bien que le diagramme montre l'impact potentiel, vous devez tenir compte de la probabilité qu'il se produise. Réfléchissez également à la mesure dans laquelle vous pouvez le contrôler et à la manière dont il affectera réellement vos objectifs globaux.
✅ Utilisez le diagramme pour prendre des décisions intelligentes
Une fois que vous savez quels sont les risques les plus importants, allouez des ressources pour contrôler les risques ayant le plus d'impact, prévoyez les pires scénarios en préparant des solutions et tirez parti des impacts positifs potentiels lorsque cela est possible.
💡Conseil de pro : Une barre plus longue ne signifie pas toujours une forte probabilité d'occurrence. Discutez donc du diagramme tornade avec votre équipe et choisissez les risques les plus susceptibles de se produire, même s'ils représentent une barre plus petite dans le diagramme.
Création d'un diagramme tornade : guide étape par étape
Les diagrammes tornade ne sont pas aussi simples à créer qu'à lire. Voici un guide étape par étape pour vous aider !
Étape 1 : identifier les variables clés
Tout d'abord, réfléchissez à ce qui pourrait le plus affecter votre projet.
Il peut s'agir des coûts, des calendriers, des ressources ou des risques tels que les retards et les changements de prix. Faites un brainstorming avec votre équipe pour vous assurer de couvrir tout ce qui est important.
Étape 2 : Collecte des données pour les variables
Comment déterminer l'impact des risques ? Bonne question. Examinez les données des projets antérieurs, les rapports de l'industrie, les nombres réels et consultez des experts. Essayez d'estimer les scénarios les plus optimistes, les plus pessimistes et les plus probables pour chaque risque.
Étape 3 : Créer la disposition du diagramme
Vous êtes maintenant prêt à créer votre diagramme tornade !
Liste les variables d'entrée sur l'axe des x de l'impact le plus élevé au plus faible. Indique leurs intervalles de valeurs possibles. Puis, calcule leur effet sur le résultat et affiche-les sous forme de barres sur l'axe des y. Mais qu'est-ce que cela signifie ?
En reprenant le même exemple de projet de construction, essayons de comprendre en créant un diagramme tornade avec Microsoft Excel.
1. Ouvrez une nouvelle feuille Excel et saisissez vos données
Triez les données par ordre décroissant d'impact potentiel. Cela vous aidera à créer un diagramme tornade plus intuitif visuellement, où les facteurs les plus impactants sont mis en évidence.
2. Sélectionnez toute la section des données. Allez dans Insertion, puis cliquez sur Tableur
3. Cliquez sur OK. Voici ce que vous verrez
Vos données sont maintenant prêtes à être transformées en diagramme tornade.
4. Sélectionnez l'intégralité du tableau et cliquez sur Insérer. Dans la section des diagrammes, sélectionnez Diagramme à barres empilées
Vous obtiendrez ainsi un diagramme de tornado de base que vous pourrez personnaliser selon vos préférences.
5. Ajoutez un titre de diagramme approprié à votre diagramme tornade
6. Si votre diagramme s'inverse, comme dans cet exemple, allez simplement dans la section Axe vertical et cochez la case Catégories dans l'ordre inverse
7. Attribuez les libellés haut ou bas en fonction de vos préférences
Essayez différentes options de personnalisation et voyez ce qui fonctionne le mieux pour votre diagramme. Une fois que vous êtes satisfait, vous pouvez copier et coller ce diagramme dans des documents et travailler efficacement sur la gestion des risques.
📮 ClickUp Insight : 92 % des travailleurs utilisent des méthodes incohérentes pour le suivi des éléments d'action, ce qui a pour résultat des décisions manquées et une exécution retardée. Que vous envoyiez des notes de suivi ou utilisiez des feuilles de calcul, le processus est souvent dispersé et inefficace.
La solution de gestion des tâches de ClickUp garantit une conversion transparente des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester alignée.
Étape 4 : Interpréter et analyser le diagramme
Vous connaissez déjà celle-ci ! Les barres les plus longues = les risques les plus importants. Vérifiez si l'impact est principalement négatif ou s'il varie dans les deux sens.
Donnez la priorité à la gestion des risques les plus importants grâce à des plans d'urgence, des ajustements budgétaires, des fournisseurs de sauvegarde ou des échéanciers flexibles. Enfin, discutez de vos conclusions avec les parties prenantes, explorez des solutions et prenez des décisions éclairées pour maintenir votre projet sur la bonne voie.
💡 Conseil de pro : si un risque semble important, effectuez une analyse plus approfondie pour en comprendre tous les effets !
Logiciels et outils pour créer des diagrammes tornade
L'un des défis du diagramme tornade est sa création manuelle. Cela peut prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs. Heureusement, plusieurs outils logiciels peuvent vous aider.
Excel et Google Sheets sont les logiciels les plus utilisés pour créer des diagrammes de base. Vous pouvez également opter pour des logiciels de diagrammes tels que Draw. io ou Miro. Si la création de diagrammes est votre seul objectif, ces outils pourraient être les mieux adaptés.
Cependant, un logiciel de gestion des risques dédié tel que @RISK peut être parfaitement adapté si vous recherchez des plateformes spécialisées. @RISK est un outil puissant spécialement conçu pour l'analyse des risques et des incertitudes, et il dispose de fonctionnalités avancées pour l'analyse de sensibilité des diagrammes tornade.
Mais que diriez-vous de pouvoir réfléchir aux risques, les transformer en diagrammes tornade et créer des tâches à partir des résultats, le tout en un seul endroit ?
C'est possible avec ClickUp , l'application qui fait tout pour le travail !
Tracez un diagramme tornade avec ClickUp
ClickUp peut sembler n'être qu'un outil de gestion de projet. Cependant, ses capacités avancées de collaboration et de visualisation en font l'outil idéal pour votre processus d'évaluation et de gestion des risques.
Commencez par réfléchir à tous les risques susceptibles d'avoir un impact sur votre projet. Vous envisagez d'utiliser Microsoft Word pour noter toutes vos conclusions ? Vous n'êtes pas obligé !
ClickUp Docs vous permet de créer un document centralisé avec suivi de l'historique des versions à partager avec toute votre équipe. Il pourrait s'agir de votre modèle de registre des risques personnalisable pour une utilisation future !
De plus, vous pouvez également collaborer avec les membres de votre équipe ou obtenir des commentaires de différents actionnaires en temps réel. Fini les plaintes concernant les versions interminables de documents !
Ensuite, ClickUp Whiteboards est un outil fantastique pour visualiser les risques de votre projet à l'aide d'un diagramme tornade. Voici l'exemple du projet de construction (version de ClickUp).
- Utilisez des flèches pour vos axes X et Y et l'outil de forme pour créer des rectangles pour chaque facteur de risque. Disposez-les verticalement pour imiter la forme classique de la tornade
- Ajoutez les facteurs de risque, libellez chaque rectangle avec son impact potentiel, et voilà ! Vous venez de réaliser un diagramme tornade.
Mais ce n'est pas tout !
Ce qui rend ClickUp si génial, c'est sa flexibilité. Une fois que vous avez préparé votre diagramme tornade, vous pouvez ajouter des notes sur les résultats des projets passés ou tout ce que votre équipe doit savoir sur les données qui lui sont présentées
Transformez les risques en tâches
Le meilleur ? Vous pouvez transformer ces notes en tâches et les attribuer aux membres de votre équipe ici même sur le tableau !
Une fois que vous avez créé les tâches, allez dans l'environnement de travail de l'équipe où elles se trouvent et ajoutez toute description ou tout lien susceptible d'aider votre équipe à mieux travailler.
Vous pouvez également utiliser les checklists de tâches ClickUp pour créer une checklist d'évaluation des risques pour votre équipe.
Vous vous demandez peut-être : « Devrais-je consulter les documents ou le Tableau blanc à chaque fois que je veux examiner les variables ? » Absolument pas !
ClickUp Champs personnalisés vous permet de les ajouter directement à vos tâches. De plus, vous pouvez ajouter un champ personnalisé spécialement conçu pour le suivi des valeurs monétaires afin que « 1 000 $ » ne devienne pas « @1000 » et que vous ayez une base de données uniforme.
Suivi efficace des données
La dernière pièce du puzzle consiste à visualiser et à gérer facilement les données relatives aux risques en un seul affichage. Les tableaux de bord ClickUp sont votre sésame pour le faire efficacement ! Ils vous aident à visualiser les indicateurs de risque clés, tels que l'impact potentiel total de tous les risques.
De plus, vous pouvez également utiliser des widgets pour afficher des informations essentielles, telles que le nombre de risques ouverts ou la progression des activités d'atténuation des risques.
L'analyse et la gestion des risques sont plus efficaces lorsqu'elles sont simplifiées. ClickUp est le logiciel d'analyse prédictive par excellence, qui vous évite d'avoir à passer d'un chat à l'autre pour discuter d'un processus déjà complexe.
ClickUp rassemble tout le monde, de vos analystes de données à votre équipe commerciale et votre équipe RH, sous un même toit pour que tout le monde travaille en collaboration et que vous restiez sans stress !
Comme le confirme Tiffany Vedamuthu, chef de projet à la Mayo Clinic :
ClickUp m'a aidé à rester sur la bonne voie en tant que chef de projet, me permettant d'assurer un suivi précis et de passer d'un projet à l'autre, de diverses tâches, et de conserver avec précision un registre des décisions, des risques et des échéanciers, le tout en un seul endroit.
ClickUp m'a aidé à rester sur la bonne voie en tant que chef de projet, me permettant d'assurer un suivi précis et de passer d'un projet à l'autre, de diverses tâches, et de conserver avec précision un registre de choses telles que les décisions, les risques et les échéanciers, le tout en un seul endroit.
À lire également : Modèles d'évaluation des risques gratuits dans Excel et ClickUp
Comment les diagrammes tornade aident à la gestion des risques
Vous pourriez donc dire que vous n'avez pas vraiment besoin de diagrammes tornade pour la gestion des risques (et remettre en question vos choix de vie plus tard). Mais laissez-nous vous donner quelques raisons concrètes pour lesquelles vous en avez vraiment besoin.
Ils peuvent vous aider à :
- Repérez les fauteurs de troubles : identifiez les facteurs qui pourraient causer le plus de dommages à vos projets et évitez les surprises plus tard
- Hiérarchisez vos efforts : Concentrez-vous sur les plus grandes menaces au lieu de vous laisser distraire par des problèmes mineurs
- Améliorez la prise de décision : Comprenez les vulnérabilités du projet et ajustez votre budget, votre échéancier ou vos stratégies d'atténuation pour une meilleure réussite
- Améliorez la communication : utilisez les diagrammes tornade pour expliquer visuellement les risques à votre équipe ou à votre patron, et assurez l'alignement
- Restez proactif : Résolvez les problèmes avant qu'ils ne surviennent, pour gagner du temps et économiser les efforts nécessaires à la maîtrise des dommages par la suite
En résumé, les diagrammes tornade vous permettent d'anticiper, de comprendre et de gérer de manière proactive les risques liés à un projet, afin que vous puissiez entrer dans le champ tout en étant informé !
Applications pratiques des diagrammes tornade
Vous savez maintenant tout ce qu'il y a à savoir sur les diagrammes tornade. Mais quand faut-il réellement les utiliser ? Voici quelques applications pratiques.
💰 Budgétisation
Vous prévoyez une campagne marketing ? Un diagramme tornade vous aide à identifier les risques qui font exploser le budget, comme la hausse des coûts publicitaires ou les dépenses imprévues.
Cela vous donne le temps d'allouer les fonds de manière stratégique et d'explorer potentiellement des alternatives rentables comme les campagnes de médias sociaux organiques.
⌛ Planification
Le travail sur de nouveaux projets s'accompagne d'incertitudes. Identifiez les retards potentiels tels que les approbations, les problèmes de fournisseurs ou les tests approfondis à l'aide d'un diagramme tornade.
Vous pouvez ensuite ajuster votre échéancier et ajouter des marges de sécurité pour les approbations réglementaires, les goulots d'étranglement chez les fournisseurs et les circonstances imprévues.
🌍 Entrée sur le marché
Vous lancez un nouveau produit ou service ? Un diagramme tornade vous aide à visualiser les risques tels qu'une concurrence intense, l'évolution des préférences des consommateurs et des coûts marketing élevés.
Cela vous permet de développer une meilleure stratégie marketing, d'allouer efficacement les ressources et de prospérer sur un marché concurrentiel.
💳 Décisions d'investissement
Qu'il s'agisse d'une nouvelle entreprise ou d'un achat d'actions, un diagramme tornade vous aide à évaluer l'impact de la concurrence sur le marché, des conditions économiques et d'autres facteurs. Ainsi, vous pouvez prendre des décisions d'investissement plus éclairées et minimiser votre exposition à des pertes potentielles.
Apprivoisez la tornade avec ClickUp !
Nous espérons que vous n'êtes pas encore époustouflé par nos jeux de mots sur les tornades, car en voici un autre.
Si votre projet est un navire bravant une mer déchaînée, les diagrammes tornade sont votre radar météo, vous aidant à prévoir les risques les plus importants avant qu'ils ne se transforment en catastrophe.
Alors que vous pourriez vous débattre avec les formules Excel ou jongler entre plusieurs outils, pourquoi ne pas vous faciliter la vie avec ClickUp ?
Il rassemble tout ce dont vous avez besoin, du brainstorming à la création de diagrammes tornade et à leur suivi, en un seul endroit flexible.
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