Sans une représentation visuelle claire de votre processus de service, les petits problèmes s'accumulent et les interactions avec les clients deviennent aléatoires.
La solution ? Les schémas directeurs de services. Ces outils aident les concepteurs et les équipes de services à visualiser et à rationaliser l'ensemble du flux de travail.
Vous avez peur de partir de zéro ? Ne vous inquiétez pas !
Cet article présente les 12 meilleurs modèles de plans de services prêts à l'emploi pour simplifier et améliorer la conception des processus et des services.
Que sont les modèles de plans directeurs de services ?
Un modèle de plan de service est un outil visuel permettant de mapper les processus de service. En décomposant et en visualisant chaque étape, ils sont conçus pour améliorer les opérations et l'expérience client (CX).
De plus, les champs de données prédéfinis du modèle facilitent l'adoption, quelle que soit la complexité du processus.
Vous vous demandez comment ils peuvent avoir un impact sur votre entreprise ? Découvrez-le :
- Visualise l'ensemble du processus de service et fournit un flux de travail clair
- Clarifie les responsabilités des équipes et réduit les temps de réponse aux clients
- Identifie les inefficacités des processus et aide à optimiser les processus d'assistance existants
- Améliore la coordination entre les équipes en première ligne et en coulisses
Les modèles de plans directeurs de services sont efficaces pour tous les secteurs et toutes les fonctions, de l'approvisionnement en prototypes à l'externalisation de la gestion de projet et des ressources humaines.
🔍 Le saviez-vous ? À l'origine, les plans directeurs étaient une méthode de reproduction de documents techniques, et non des forfaits originaux en eux-mêmes.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de plan de service ?
Bien qu'il soit assez polyvalent, le modèle de schéma directeur de services doit cocher quelques cases clés.
Décomposons les aspects indispensables :
- *personnalisation diversifiée : Choisissez une solution qui s'adapte parfaitement aux différents secteurs d'activité et processus de service. Optez pour la flexibilité en modifiant les champs, les étapes et les flux de travail pour en faire votre plan de service
- Mapper clairement les processus : Préférez les options qui décrivent visuellement les différents composants et points de contact du service, des interactions avec les clients aux opérations en arrière-plan. Un plan bien structuré garantit transparence et efficacité
- conception favorisant la collaboration : *Donnez la priorité aux modèles qui permettent une saisie facile par plusieurs parties prenantes. Choisissez des solutions de coordination et de communication qui favorisent l'exécution des services
- Informations basées sur les données : Optez pour des modèles qui permettent le suivi des indicateurs de service clés et des points faibles. Les données en temps réel permettent d'affiner les processus pour une amélioration continue
- Évolutivité et facilité d'utilisation : Sélectionnez des modèles de service client qui évoluent avec votre entreprise sans ajouter de complexité. Les dispositions intuitives facilitent l'adoption, quelle que soit la taille du processus
🔍 Le saviez-vous ? L'alignement des objectifs de l'entreprise sur les initiatives CX est un défi majeur pour atteindre l'excellence du service. Cela montre à quel point une fonctionnalité de définition d'objectifs dans votre solution de plan directeur peut être vitale.
Les 12 meilleurs modèles de plans de service
En concentrant votre attention sur ce que vous recherchez, il est plus facile de sélectionner la solution qui correspond aux besoins de votre entreprise. Passons maintenant en revue les modèles de plans de service.
1. Modèle de plan de service ClickUp
Besoin d'une feuille de route de service facile à intégrer dans chaque projet ? Le modèle de plan de service de ClickUp est une solution qui couvre tous les besoins. L'un des aspects remarquables de cette solution est ses sous-tâches détaillées conçues pour simplifier la manière dont votre équipe suit les interactions avec les clients.
De plus, chaque élément est mappé par rapport à une étape particulière du cycle de vie du client. Parfait pour les feuilles de route systématiques du service client.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Gardez une communication claire grâce aux étiquettes instantanées et aux commentaires attribués du modèle de tâche
- Guidez les équipes pour qu'elles offrent des interactions claires et efficaces avec les clients, avec les preuves physiques nécessaires dans chaque sous-tâche
- Suivi et optimisation du temps de service et des facturables grâce aux champs de données intégrés sur les heures de service, la rémunération totale et les heures supplémentaires
🎯 Idéal pour : Créer des exemples de plans de services sur mesure, intégrer le processus de service dans les feuilles de route des projets
2. Modèle de Tableau Kanban ClickUp Service Blueprint
Le modèle de tableau Kanban Service Blueprint de ClickUp est destiné aux équipes qui souhaitent visualiser les services à la clientèle en fonction de la priorité des tâches. Le modèle regroupe les détails en fonction de l'étape du cycle de vie du client en présentant les informations sur un tableau Kanban.
En plus d'une affectation efficace des tâches, les responsables peuvent afficher une vue d'ensemble des demandes de service en cours et des capacités de l'équipe.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Améliorez l'expérience client en indiquant dans chaque demande de service « ce qui s'est bien passé » et « ce qui pourrait être amélioré »
- Surveillez les tâches de service grâce à des affichages personnalisés par statut, assigné et date d'échéance
- Améliorez les opérations et le flux de travail grâce à des champs de données tels que les actions en coulisses et les informations sur les processus d'assistance
🎯 Idéal pour : Les entreprises habituées aux tableaux kanban et à la méthodologie Agile dans la gestion des processus de service
3. Modèle de demande de service ClickUp
Le modèle de demande de service de ClickUp est la solution idéale pour rationaliser le traitement des problèmes et des demandes des clients. Le point fort du modèle est un formulaire partageable permettant aux clients et aux équipes internes d'enregistrer leurs besoins.
Une fois les demandes de projet enregistrées, le modèle de liste vous permet d'afficher les détails et de résoudre les problèmes en cours en fonction des niveaux de priorité, des types de tickets et des assignés.
💡 Conseil de pro : Préférez les modèles d'appel d'offres pour les demandes de services externes. Cela permet de standardiser la sélection des fournisseurs et de clarifier les attentes
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Rationalisez la prestation de services en enregistrant le service, l'emplacement, le type de service et les descriptions de problèmes sur chaque carte Kanban
- Améliorez la gestion des escalades et les performances en affichant rapidement un résumé des services en temps réel
- Enregistrez les informations essentielles sur les clients et visualisez facilement leurs demandes grâce à plus de neuf attributs personnalisés
🎯 Idéal pour : Les entreprises qui gèrent régulièrement des tickets de service pour leurs produits et leurs actifs
4. Modèle de rapport de service ClickUp
Le modèle de rapport de service ClickUp aide votre entreprise à comprendre et à s'améliorer après chaque service. En plus d'enregistrer les coordonnées, il permet à votre équipe de détailler chaque problème, le service fourni et les commentaires des clients.
En bref, ce modèle vous aide à justifier vos services et révèle les commentaires des clients à chaque interaction.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Intégrer des boucles de rétroaction dans les rapports de service réguliers avec des échelles de Likert dans les sous-tâches d'évaluation
- Mettez l'accent sur l'analyse des services basée sur les données grâce à des champs prédéfinis tels que le type d'incident, les informations et le service rendu dans chaque sous-tâche
- Améliorez la responsabilisation des parties prenantes du projet grâce à des rapports qui documentent les actions et les échéanciers de résolution
🎯 Idéal pour : Toute équipe et entreprise cherchant à améliorer et à inspecter ses processus de service et d'assistance
💡 Astuce : Utilisez les données du rapport de service pour créer un guide de dépannage qui mappe les solutions possibles aux problèmes courants. Cela aide les clients à auto-diagnostiquer les problèmes avec précision et permet aux nouvelles recrues d'accélérer le processus de prestation de services.
5. Modèle de proposition de service ClickUp
Alors que les rapports constituent une partie du processus de service, le modèle de proposition de service ClickUp traite des phases préparatoires. Ce modèle de document est pré-conçu avec des tableaux et des champs pour tout mapper, des détails du proposant à la portée et à la méthodologie du projet.
En résumé ? Tout ce dont vous avez besoin pour suivre les actions des clients et présenter une conception de service bien orchestrée.
💡 Conseil de pro : Utilisez ClickUp Brain, l'outil d'IA de la plateforme, pour améliorer la formulation, affiner le langage et créer des tâches. Il s'intègre parfaitement à toutes les fonctionnalités de ClickUp, y compris son outil de documentation.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Personnalisez vos propositions et ajoutez des thèmes de marque grâce aux logos d'entreprise et aux nombreuses options de mise en forme des modèles
- Favorisez la responsabilisation des clients et rationalisez la facturation grâce à ses sections dédiées à la signature et à l'approbation
- Partagez et présentez facilement votre proposition grâce à ses divers formats d'exportation et à ses options de contrôle d'accès robustes
🎯 Idéal pour : Les équipes qui utilisent régulièrement des documents de proposition pour acquérir de nouveaux clients et projets
6. Modèle de formulaire de devis ClickUp Service
Vous souhaitez partager vos devis sans avoir à gérer de longs fils d'e-mails ? Essayez le modèle de formulaire de devis ClickUp.
La solution commence par un formulaire permettant d'enregistrer les besoins du client, tels que le type de service requis, les effectifs, le niveau d'expérience, etc. Ceci, associé aux affichages personnalisés, permet aux entreprises de répondre rapidement aux demandes de devis et même de forfaitiser les ressources pour les projets.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Déclenchez des e-mails et des notifications aux demandeurs de service grâce à des automatisations en un clic
- Mettez à jour les calculs et les devis précis en temps réel grâce aux formules personnalisées intégrées
- Suivez le statut des devis sans effort grâce à une vue Tableau centralisée pour les suivis et les approbations
🎯 Idéal pour : Les entreprises qui travaillent dans des secteurs concurrentiels où il est essentiel de fournir des devis rapides
➡️ En savoir plus : 10 modèles de demande de devis (en Word et Excel) pour simplifier les achats
7. Modèle de relevé de temps de service ClickUp
Le modèle de relevé de temps de service ClickUp aide les équipes à suivre le temps, à gérer les budgets et à simplifier la paie. Il utilise des journaux de temps quotidiens pour mapper les taux horaires et les catégories de paie, garantissant ainsi un suivi précis des coûts.
La solution dispose également de quatre statuts de traitement simples et clairs qui facilitent le suivi des paiements.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Distribution efficace des charges de travail grâce aux informations sur les heures supplémentaires et aux résumés des relevés de temps des employés
- Relevés de temps personnalisés avec des structures de rémunération basées sur les rôles pour un suivi précis des rémunérations
- Analysez facilement les heures de travail et les tendances grâce à des rapports hebdomadaires et mensuels affichant les données ventilées
🎯 Idéal pour : Les équipes de gestion d'entreprise qui gèrent des budgets de projet détaillés et les grandes équipes de service
➡️ En savoir plus : Comment améliorer l'orientation client
8. Modèle de contrat de services ClickUp
Si vous souhaitez couvrir les bases juridiques et commerciales avant d'accueillir un client, le modèle de contrat de services de ClickUp est le document de référence de toute entreprise. Il définit clairement les rôles et les responsabilités, garantissant que toutes les parties comprennent leurs obligations.
Il comprend également une section dédiée à l'indemnisation, offrant une protection en cas de services sensibles aux clients. De plus, tout le contenu de ce modèle est facile à mettre à jour, à modifier et à affiner.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Définissez des dispositions et des clauses spécifiques à chaque projet dans le même document avec des pages imbriquées intégrées
- Incluez des stratégies de sortie claires avec des conditions de résiliation bien définies pour une flexibilité opérationnelle
- Évitez les litiges liés aux paiements grâce à une section structurée décrivant les frais, les dates d'échéance et les pénalités
🎯 Idéal pour : Toute entreprise offrant ses services à des clients externes
9. Modèle de document de découverte des services ClickUp
Le modèle de document de découverte de services ClickUp est un document structuré qui permet de saisir les exigences et les attentes du client, ainsi que la portée du projet. Il simplifie la phase de découverte et garantit l'alignement entre les équipes et les clients avant le début des travaux.
Avec des sections prédéfinies pour les objectifs, les livrables et les contraintes, ce modèle réduit les risques de mauvaise communication et prépare les étapes nécessaires à la réussite de l'exécution.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Gardez le contrôle des besoins de financement pendant la phase de découverte grâce aux ventilations de coûts approuvées enregistrées dans la section du forfait financier
- Standardisez l'accueil des clients grâce à des sections guidées pour les besoins, les objectifs et les détails clés
- Réduisez les délais et passez instantanément de la découverte à la planification grâce aux fonctionnalités intégrées de gestion des tâches
🎯 Idéal pour : Les entreprises dont les processus de service sont longs et complexes et dont les besoins clients évoluent, ce qui nécessite des recherches continues
10. Modèle d'intégration client ClickUp
Vous cherchez à ajouter tous les clients intéressés à la liste ? Le modèle d'intégration des clients de ClickUp permet de rendre le processus rapide et direct.
Ses six statuts de tâche facilitent l'intégration et aident les responsables à savoir quand intervenir. De plus, le modèle capture les détails clés tels que les informations de preuve de concept, les signatures des clients, les modes de paiement et les commentaires pour un suivi et des approbations transparents.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Informez les équipes des nouveaux clients intégrés grâce à la fonctionnalité Watch de ClickUp pour les alertes de tâches en temps réel
- Accélérer l'intégration des clients grâce à des niveaux de priorité et des dates d'échéance intégrés
- Réduisez le risque de désabonnement grâce à des flux de travail automatisés déclenchés par une logique conditionnelle, comme de mauvaises évaluations
🎯 Idéal pour : Toutes les entreprises qui offrent des services et des expériences à des clients dévoués et des projets à long terme
11. Modèle d'analyse des besoins des clients ClickUp
Le modèle d'analyse des besoins des clients ClickUp est un choix de premier ordre pour une approche proactive visant à accroître la satisfaction des clients. Avec 12 sous-tâches bien séquencées, il guide les équipes depuis la sélection des outils d'analyse jusqu'à la collecte des commentaires et consolide une stratégie de service structurée.
Le modèle vous permet également de joindre des formulaires et des documents d'évaluation, ce qui facilite le suivi et la prise de décision.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Résolvez plus rapidement les goulots d'étranglement et les escalades grâce aux statuts de tâche dédiés En attente et Besoin d'informations
- Obtenez des informations de manière efficace grâce à ses dépendances de tâches prédéfinies
- Examinez systématiquement les besoins des clients grâce à une checklist détaillée intégrée à chaque sous-tâche
🎯 Idéal pour : Les équipes qui examinent l'impact et l'orientation de leurs services par rapport aux besoins de leurs clients
💡 Conseil de pro : Les e-mails et le chat en direct sont les canaux de service client les plus populaires. Pensez à les intégrer à votre parcours client.
12. Modèle de gestion du service client ClickUp
Le modèle de gestion du service client ClickUp est le meilleur atout de votre entreprise pour organiser, suivre et résoudre efficacement les demandes des clients.
Les affichages personnalisés du modèle organisent les demandes de service nouvelles et existantes par catégorie, ce qui permet aux différentes équipes de traiter chaque sujet efficacement. De plus, il indique clairement les dates d'échéance et les évaluations des sentiments pour une hiérarchisation efficace des tâches.
⭐️ Pourquoi vous allez adorer ça
- Suivi des activités récentes, des documents de référence, de la progression des tickets de service et de la distribution de la charge de travail grâce à son espace d'aperçu
- Améliorez la clarté et le contexte grâce au champ Notes pour capturer des détails ou des informations clés
- Accélérez la résolution des problèmes grâce à des automatisations, telles que l'attribution automatique des tâches par catégorie ou par priorité en fonction de l'avis du client
🎯 Idéal pour : Toute équipe ou entreprise cherchant à gérer l'ensemble de ses services et de ses expériences client
➡️ En savoir plus : Principaux indicateurs clés de performance et indicateurs de l'expérience client à suivre
Améliorez la qualité de votre service client avec ClickUp
Les modèles de plans de service permettent de répondre facilement aux préoccupations des clients. Ils permettent à votre équipe d'accorder une attention particulière aux détails, d'améliorer les retours d'information et de mettre à jour vos propositions. Ainsi, l'adoption du bon modèle permet d'améliorer instantanément les normes de service globales.
Si les modèles gratuits de plans de services que nous avons présentés rationalisent les processus comme des pros, ClickUp ne s'arrête pas là. Il offre également une automatisation avancée, des analyses basées sur l'IA et une gestion robuste des tâches.
Prêt à améliorer l'expérience de vos clients ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp!