Vous connaissez ce moment où un projet démarre, tout le monde acquiesce... mais personne ne sait vraiment ce qui va se passer ensuite ? C'est le chaos qu'un document de lancement de projet (PID) est censé éviter.
Sans PID, votre projet risque de sombrer dans la confusion, avec des objectifs flous, des délais non respectés et des équipes travaillant à contre-courant. C'est le point de départ qui garantit que chacun sait ce qu'il fait, pourquoi il le fait et comment il va le faire.
Mais la création d'un PID ne doit pas nécessairement être une tâche fastidieuse. Ce guide vous montrera exactement comment rédiger un PID afin de définir tout ce dont votre projet a besoin pour rester organisé et atteindre ses objectifs.
PS : Nous aborderons également divers aspects du sujet, notamment le processus de documentation de lancement de projet, la gestion des complexités de la phase de lancement, le travail avec des modèles de documents de lancement de projet et la mise en œuvre de contrôles de projet efficaces. Poursuivez votre lecture !
⏰ Résumé en 60 secondes
- Un PID permet de maintenir l'alignement des parties prenantes en définissant les aspects clés du projet
- Les éléments clés d'un PID comprennent l'échéancier du projet, le budget, la portée, les livrables, etc.
- Le PID permet à tout le monde de rester informé et garantit la responsabilité de chacun
- ClickUp vous aide à créer un PID grâce à ses fonctionnalités d'IA, ses modèles prédéfinis, ses documents pour les contributions des parties prenantes et ses tableaux blancs pour la visualisation
- La maintenance d'un PID comporte ses propres défis, notamment en ce qui concerne les révisions d'échéancier ou de budget et les processus longs et fastidieux
- ClickUp facilite grandement la maintenance de vos PID grâce à ses fonctionnalités de gestion de projet
Qu'est-ce qu'un document de lancement de projet ?
Un document de lancement de projet est un document évolutif qui permet d'aligner les principales parties prenantes en précisant les objectifs, l'analyse de rentabilité, la portée, le budget, l'échéancier, le plan de gestion des risques et les responsabilités de chacun
Et non, il ne s'agit pas simplement d'un nom sophistiqué pour désigner une charte de projet. Alors qu'une charte vous donne une vue d'ensemble, un PID approfondit les détails et sert de guide pratique pour mener à bien les tâches.
Si vous travaillez avec la méthodologie PRINCE2, qui signifie « PRojects IN Controlled Environments » (projets dans des environnements contrôlés), la création d'un PID est la première étape de la phase de lancement du projet.
Et comme il s'agit d'un « document évolutif », il s'adapte aux modifications budgétaires, aux changements d'échéancier ou aux imprévus, ce qui permet à toute l'équipe de rester informée des dernières informations sur les prochaines étapes.
Éléments clés d'un document de lancement de projet
Un PID bien structuré est essentiel au cycle de vie du projet, car il permet à tous les participants de rester informés, alignés et de travailler vers les mêmes objectifs. Vous devrez donc établir les informations les plus pertinentes, notamment :
- Définition du projet : Énoncez clairement les objectifs, les buts et les indicateurs de réussite comme si vous expliquiez le forfait du projet à quelqu'un qui vient de se réveiller après une longue sieste
- Analyse de rentabilité : montrez les chiffres ! Décomposez les avantages, les coûts estimés et le retour sur investissement afin que tout le monde comprenne pourquoi ce projet est important
- Portée du projet : Considérez cela comme la liste de souhaits de votre projet : les outils, les ressources et tout ce dont vous avez besoin pour réussir. N'oubliez pas de signaler les contraintes et de décrire les flux de travail afin que tout reste réaliste
- Échéancier du projet : Les échéances sont vos alliées (vraiment). Attribuez des dates de début et de fin claires aux tâches afin de ne pas vous retrouver à courir dans tous les sens à la dernière minute
- Plan de gestion des risques : Quels sont les risques potentiels ? Prévoyez-les. Mentionnez les risques potentiels, comment les gérer et ce qu'il faut faire en premier si les choses tournent mal
- Forfait de gestion du changement : Des ajustements budgétaires ? Des changements d'échéancier ? Une dérive de la portée ? Pas de problème, il suffit de mapper la manière dont les changements seront gérés, mis à jour et approuvés
- Rôles et responsabilités : évitez la confusion redoutable du « C'était à moi de faire ça ? ». Définissez clairement qui fait quoi et à qui chacun rend compte
- Plan de communication : Communiquez régulièrement ! Déterminez la fréquence à laquelle les parties prenantes recevront des rapports sur la progression et la manière de demander des informations supplémentaires sans envoyer des millions d'e-mails
💡Conseil de pro : Gagnez du temps en utilisant des modèles d'aperçu de projet pour organiser efficacement ces composants. Ils sont comme des codes secrets qui vous permettent de tout organiser sans passer des heures à chercher par où commencer.
Avantages d'un document de lancement de projet
Bien que cela puisse sembler fastidieux, les chefs de projet expérimentés recommandent de commencer par un PID, car il garantit un déroulement sans heurts tout au long du cycle de vie du projet, de son lancement à son achèvement.
Voyons pourquoi.
1. Gagner la bataille contre la dérive des objectifs
Vous vous souvenez quand votre client a modifié le cahier des charges à la dernière minute ? C'est ce qu'on appelle la dérive des objectifs, un défi courant auquel sont confrontés les gestionnaires après le lancement d'un projet.
Le PID est le plan directeur de votre projet, qui permet à tous les membres de l'équipe de projet d'être sur la même page dès le premier jour. Il décrit clairement la portée, les livrables et les limites du projet afin qu'il n'y ait aucune confusion sur ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas.
Le document définit également des garde-fous pour les changements en établissant un processus d'approbation formel. Ainsi, si quelqu'un suggère de nouvelles fonctionnalités ou des modifications en cours de projet, celles-ci devront être examinées afin d'évaluer leur impact sur le calendrier, le budget et les ressources.
2. Mettez toutes les parties prenantes sur la même longueur d'onde
Un PID vous aide à résoudre le dilemme classique du « trop de cuisiniers » qui accompagne la gestion d'un grand projet impliquant de nombreuses parties prenantes. Par exemple, la mise en place de revues de sprint bihebdomadaires pour suivre la progression et répondre aux préoccupations est un moyen pratique de maintenir l'alignement.
Il s'agit d'un des nombreux exemples de gestion de projet qui garantissent l'adhésion des parties prenantes et réduisent les risques de désalignement.
3. Responsabilité achevée
Si votre équipe ne sait pas qui fait quoi, le chaos n'est pas loin. Un PID clarifie les choses en donnant à chacun une liste claire de ses tâches et de ce que l'on attend de lui.
Cela renforce également la propriété, car lorsque les personnes connaissent leur rôle grâce à une documentation claire sur le projet, elles sont plus enclines à s'impliquer et à prendre des décisions en toute confiance pour faire avancer le projet.
4. Communication standardisée
Si nous avions reçu un centime à chaque fois qu'un intervenant nous a dit « Mais on ne nous a pas informés à ce sujet ! », nous serions probablement millionnaires aujourd'hui ! 😄
C'est pourquoi il est nécessaire d'inclure dans le PID un plan de communication clair, qui comprend les éléments suivants :
✔️ Canaux de communication : disposer de groupes ou de canaux spécifiques est indispensable pour permettre aux parties prenantes de poser leurs questions urgentes et d'obtenir rapidement des réponses.
👉Exemple : logiciel de discussion interne et e-mails
✔️ Fréquence des points et mises à jour sur la progression : les réunions fréquentes pour discuter des mises à jour sur les livrables du projet constituent en quelque sorte un système d'avertissement précoce, car les parties prenantes peuvent signaler les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent.
👉Exemple : Réunions résumées rapides tous les lundis et vendredis
✔️ Documentation post-réunion : Si quelqu'un manque une réunion ? Les comptes rendus de réunion (MoM) sont là pour vous aider, afin que tout le monde soit rapidement au courant des détails du projet.
👉Exemple : Compte rendu de réunion (MoM) partagé après chaque discussion
➡️ En savoir plus : Comment créer un flux de travail pour la documentation produit
📮ClickUp Insight : Environ 41 % des professionnels préfèrent la messagerie instantanée pour communiquer au sein de leur équipe.
Bien qu'ils permettent des échanges rapides et efficaces, les messages sont souvent répartis sur plusieurs canaux, fils ou messages directs, ce qui rend plus difficile la récupération des informations par la suite. Avec une solution intégrée telle que ClickUp Chat, vos fils de discussion sont mappés à des projets et des tâches spécifiques, ce qui permet de garder vos discussions dans leur contexte et facilement accessibles.
Étapes pour créer un document de lancement de projet
La création d'un document de lancement de projet (PID) peut s'avérer délicate. Vous devez jongler avec les différentes opinions des parties prenantes, gérer les changements de périmètre et vous assurer que tout le monde est sur la même page.
Une personne peut vouloir plus de détails, une autre moins, et soudain, le projet semble plus compliqué qu'il ne devrait l'être. De plus, des dérives peuvent s'installer et changer complètement l'orientation du projet avant même que vous ne commenciez.
Voyons comment cela peut vous aider à simplifier votre processus de création de PID.
1. Rassembler des informations pour élaborer une analyse de rentabilité ou une charte de projet
Commencez par répondre à quelques questions fondamentales.
✔️ Pourquoi le client souhaite-t-il mener à bien ce projet ?
✔️ Que souhaitent-ils accomplir en mettant en œuvre ce projet ?
✔️ Quel type d'assistance sont-ils prêts à fournir ?
✔️ Comment souhaitent-ils mesurer la réussite du projet ?
Ces détails vous aideront à expliquer l'importance du projet et les avantages qu'il apportera à votre client. Vous pouvez ensuite développer les documents du projet pour y inclure les éléments suivants :
✔️ Analyse financière précisant le retour sur investissement (ROI)
✔️ Analyse des risques accompagnée d'un plan d'action pour gérer les risques
✔️ Cadre pour la prise de décisions clés et plan de communication
ClickUp pour la gestion de projet rassemble toutes les fonctionnalités clés dont vous avez besoin sur une seule plateforme complète. ClickUp Docs est un outil idéal pour documenter tous ces détails en un seul endroit. Vous pouvez créer une analyse de rentabilité ou une charte de projet structurée à l'aide de modèles prédéfinis ou personnaliser les vôtres.
Ce qui le distingue, c'est sa capacité à répondre à ces problèmes courants :
👉 Problèmes de contrôle des versions : Fini les brouillons qui ne correspondent pas et les noms de fichiers interminables tels que Final_Final_v3. La collaboration en temps réel garantit que tout le monde modifie le même document en direct
👉 Manque d'alignement des parties prenantes : Évitez les allers-retours et partagez instantanément des documents, attribuez des sections spécifiques et assurez-vous que tout le monde est sur la même page
👉 Communication inefficace : Ne vous noiez plus dans les fils d'e-mails et laissez des commentaires et des mentions dans le document pour résoudre les questions là où elles se posent
Si l'analyse de rentabilité et la charte de projet suivent la même approche, la justification commerciale peut être une explication un peu plus détaillée de la portée du projet et de son analyse coûts-avantages.
💡Conseil de pro : Créez une charte de projet complète à l'aide de l'un de ces modèles gratuits qui vous aideront à structurer le lancement de votre projet. Vous pouvez également consulter nos exemples de chartes de projet pour trouver l'inspiration.
2. Identifiez les principales parties prenantes et obtenez leur adhésion
Après avoir expliqué le « quoi » et le « pourquoi » du projet, il est temps de s'occuper du « qui ». Dressez une liste de toutes les parties prenantes qui seront :
👉 Fournir des ressources pour le projet
Exemple : cadres supérieurs, chefs d'équipe
👉 Approuver le projet et avoir le dernier mot
Exemple : propriétaires d'entreprise, PDG, directeurs financiers, directeurs techniques
👉 Influencer les décisions qui ont un impact sur la réussite du projet
Exemple : investisseurs, sponsors, fournisseurs
Notez les membres de l'équipe qui sont en position d'influencer le projet. Informez-les et passez en revue l'ensemble du forfait. Décidez également à quelle fréquence ils seront informés de la progression du projet.
La satisfaction des principales parties prenantes est un facteur important pour déterminer les chances de réussite d'un projet. Obtenir l'adhésion des parties prenantes dès l'étape initiale vous permet de répondre à leurs préoccupations éventuelles et d'éviter toute confusion lors de la mise en œuvre du forfait.
Astuce d'initié ➡️ Contacter des parties prenantes très occupées pour leur présenter votre proposition peut donner l'impression de crier dans le vide, n'est-ce pas ? C'est là que les modèles de proposition de projet peuvent vous aider à rédiger une proposition concise et professionnelle qui attire l'attention et va droit au but, parfaite pour les parties prenantes qui ont un emploi du temps chargé. Voici le modèle de proposition de projet de ClickUp pour vous aider à démarrer.
3. Création d'un rapport de faisabilité
Il est passionnant d'avoir une idée et de la concrétiser. Mais les projets réussis ne reposent pas uniquement sur des idées, ils reposent également sur leur viabilité.
En termes simples, l'aspect important d'une étude ou d'un rapport de faisabilité consiste à trouver la réponse à la question suivante : « Quelle est la probabilité de réussite de ce projet ? »
Il aide à évaluer les facteurs critiques qui influent sur la réussite du projet, tels que :
- Expertise technique, infrastructure et contraintes
- Processus opérationnels standardisés
- Budget réaliste, analyse coûts-avantages et disponibilité des fonds
- Adéquation du projet au marché et analyse des risques potentiels
- Normes juridiques et de conformité
- Jalons réalisables
- Disponibilité des outils, équipements ou ressources humaines nécessaires
La réalisation d'une étude de faisabilité améliore le taux de réussite de votre projet en éliminant les problèmes avant que vous ne commenciez la mise en œuvre.
Et tout cela devient plus facile avec l'IA. ClickUp Brain peut vous aider en :
➡️ Analyse des données des projets passés pour suggérer des ressources techniques et des outils
Invite, instructions : Pouvez-vous examiner nos projets passés et suggérer la pile technologique et l'infrastructure dont nous aurons besoin pour ce projet ?
➡️ Générer des estimations budgétaires réalistes basées sur les coûts des projets passés et le retour sur investissement
Invite, instructions : Pouvez-vous estimer le budget de ce projet en vous basant sur des projets similaires et sur la répartition de leurs coûts ?
➡️ Identifiez les risques potentiels en analysant des projets similaires et en proposant des stratégies d'atténuation
Invite, instructions : Quels risques ont été rencontrés dans des projets similaires et comment pouvons-nous les atténuer dans celui-ci ?
➡️ Déterminer les jalons et les échéanciers réalisables pour le projet en fonction de la disponibilité et de la charge de travail de l'équipe
Invite, instructions : En fonction de la disponibilité de notre équipe, quels sont les jalons et les délais réalistes pour ce projet ?
➡️ Rationalisation de l'analyse coûts-avantages en examinant les ressources du projet
Invite, instructions : Pouvez-vous m'aider à identifier les ressources (personnes, outils, équipements) dont nous avons besoin pour ce projet et les lacunes à combler ?
Bien qu'une analyse de faisabilité ne soit pas nécessaire pour les petits projets, les projets plus importants qui nécessitent des investissements considérables, de grandes équipes et des échéanciers de mise en œuvre plus longs peuvent en tirer profit.
4. Définissez la portée du projet
La portée du projet est le plan directeur de votre projet : elle détaille ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas et qui est responsable de quoi. Définissez efficacement la portée en :
➡ Définir les résultats tangibles du produit
Exemple : Lancer une application mobile avec authentification des utilisateurs et intégration d'une passerelle de paiement d'ici la fin du troisième trimestre
➡ Décomposer le projet en phases avec des délais réalistes
Exemple : Phase 1 : Conception et prototype d'ici la fin du mois 1. Phase 2 : Développement d'ici le mois 2. Phase 3 : Test et déploiement d'ici le mois 3.
➡ ️Attribuer clairement la propriété de chaque livrable afin d'éviter toute confusion
Exemple : John est responsable de la conception de l'application, Terry s'occupera du développement backend et Mike dirigera la phase d'assurance qualité et de test.
Mais que faire si votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires ou continents ? Le brainstorming et la finalisation de la portée du projet deviennent alors un peu plus difficiles.
C'est là que les tableaux blancs ClickUp peuvent vous aider à visualiser, discuter et mapper chaque partie du projet en un seul endroit. C'est comme organiser une grande session de tableau blanc avec toute votre équipe, qu'elle soit au bureau ou en pyjama sur son canapé.
Imaginons que vous lanciez une nouvelle application mobile avec votre équipe.
Commencez par créer un Tableau blanc dans ClickUp et divisez-le en trois sections principales : Conception, Développement et Test. Chaque section dispose de son propre espace pour décrire ce qui est nécessaire.
➡️ John, le responsable de la conception, ajoute une note autocollante pour les wireframes UI/UX et fixe une date limite pour l'approbation de la conception avant la fin du premier mois
➡️ Cary, le développeur, ajoute des notes pour des tâches telles que l'intégration de l'API backend et les fonctionnalités frontend au cours du deuxième mois
➡️ Taylor, le pro des tests, liste les jalons clés pour les tests d'assurance qualité et le déploiement au cours du troisième mois
Au fur et à mesure que l'équipe discute, elle ajoute des commentaires, modifie les échéances et déplace les tâches, le tout directement sur le Tableau blanc.
Plus besoin de rechercher la dernière version d'un document ou de suivre les mises à jour dans des chaînes d'e-mails. Tout le monde peut voir les modifications dès qu'elles sont apportées, ce qui garantit que la portée est définie et que tout le monde est sur la même page. Une fois le forfait finalisé, l'équipe peut lancer les tâches directement à partir du tableau blanc
5. Établissez un plan de communication
Une mauvaise communication peut faire échouer un projet plus rapidement que tout autre facteur. Personne n'aime les fils d'e-mails interminables ou les moments où l'on se demande « Attendez, cela n'a pas été approuvé la semaine dernière ? ». Un forfait de communication solide permet à tout le monde de rester informé et sur la même page.
C'est là que ClickUp Chat peut vous aider. Il ne s'agit pas d'une plateforme de discussion ordinaire, car elle comprend les fonctionnalités suivantes :
👉Transformez les messages de discussion en éléments d'action : Vous avez une idée ou une tâche rapide ? Transformez les messages en tâches exploitables et attribuez-les immédiatement aux membres de l'équipe
👉Le contexte est roi : chaque discussion peut être liée à des tâches, des documents ou des projets, afin que vous ne perdiez jamais de vue la situation dans son ensemble
👉Résumés générés par l'IA : Les fils de discussion sont longs ? Laissez l'IA résumer les discussions afin que votre équipe n'ait pas à passer au crible une montagne de messages pour se mettre à jour
Défis et solutions dans le lancement de projets
Même les professionnels rencontrent des obstacles lors du lancement d'un projet. Voici comment relever certains défis courants :
1. Allocation inefficace des ressources
Selon un sondage RGPM, 44 % des chefs de projet affirment que le manque de ressources est leur principal défi. Il est facile de comprendre pourquoi : lorsqu'une petite équipe jongle avec tout, des scripts d'e-mail aux textes marketing, les choses peuvent rapidement devenir ingérables.
💡 Solution : Évaluez les compétences de votre équipe et assurez-vous que les tâches sont réparties de manière équitable. Des vérifications régulières sont indispensables et, si votre budget le permet, donnez aux membres de l'équipe la possibilité d'améliorer leurs compétences.
2. Retards imprévus dans l'échéancier ou révisions budgétaires
Tout à coup, de nouvelles règles apparaissent ou le budget est réduit. Que faire ?
💡Solution : Divisez le projet en petites parties à l'aide de la méthodologie Agile. Inspirez-vous de projets antérieurs pour établir des échéanciers réalistes et prévoyez une marge de manœuvre pour les imprévus.
➡️ En savoir plus : Comment rédiger une documentation technique en génie logiciel
3. Le processus qualité sans fin
La boucle de rétroaction semble interminable, et les bugs continuent d'apparaître, retardant tout.
💡Solution : définissez des normes de qualité claires dès le départ et incitez votre équipe à s'approprier son travail. Lorsqu'ils s'approprient leur travail, ils veulent donner le meilleur d'eux-mêmes.
En savoir plus : Modèles de gouvernance de projet pour gérer les tâches
Créez facilement un document de lancement de projet à l'aide de ClickUp
La création d'un document de lancement de projet (PID) est cruciale, mais elle semble souvent représenter une montagne de travail. Vous devez collecter des données, identifier les parties prenantes et évaluer la faisabilité.
De plus, tout garder aligné et sur la bonne voie peut être un véritable casse-tête.
Avec ClickUp, l'organisation des détails de votre projet est plus facile. Utilisez ClickUp Docs pour structurer tout dans des wikis, suivre les jalons et tenir les parties prenantes informées. De plus, les fonctionnalités basées sur l'IA aideront votre équipe à gagner encore plus de temps.
Laissez ClickUp vous simplifier la création de PID afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : lancer votre projet.
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