Imaginez ceci : vous gérez un projet de construction résidentielle et l'équipe chargée du béton vient de terminer le coulage des fondations. Mais les poutres en acier ne sont pas livrées à temps en raison d'un problème chez le fournisseur. Les soudeurs se tournent maintenant en rond et l'ensemble du projet de construction est au point mort.
C'est un effet domino classique qui entraîne des retards dans 87 % des projets.
Un calendrier de construction solide permet d'éviter cela en mappant les tâches, les délais et les dépendances. Microsoft Excel est un outil incontournable qui offre des fonctionnalités personnalisables pour créer ces calendriers.
Vous pouvez créer un échéancier de projet clair, le mettre à jour au fur et à mesure que les choses changent et garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Voyons donc comment créer un calendrier de construction dans Excel pour assurer le bon déroulement de vos projets.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les projets de construction sont souvent confrontés à des retards dus à une mauvaise planification ou à des problèmes de coordination
- Microsoft Excel est un outil très apprécié des responsables de chantier pour créer des calendriers de construction personnalisés et assurer le suivi de la progression des projets
- Commencez avec un modèle de diagramme de Gantt simple pour organiser les tâches, affecter les membres de l'équipe de projet et visualiser les échéanciers
- Personnalisez votre modèle Excel avec des couleurs, des notes et une mise en forme facile à lire pour simplifier le suivi
- Les mises à jour manuelles, les ajustements sujets à erreur et la difficulté à gérer les dépendances peuvent devenir problématiques dans le cadre de projets de grande envergure
- Lorsque les choses se compliquent, envisagez de passer à un logiciel de gestion de la construction tel que ClickUp pour bénéficier de fonctionnalités avancées et d'une collaboration plus fluide
Comment créer un calendrier de construction dans Excel ?
La création d'un calendrier de construction dans Excel combine le savoir-faire en matière de construction et certaines compétences pratiques en matière de feuilles de calcul. Grâce à vos connaissances en construction, voici les étapes à suivre pour créer un calendrier qui améliore l'efficacité de la construction:
Étape 1 : Recherchez le modèle
- Ouvrez Excel et cliquez sur Nouveau. Ou accédez à Fichier > Nouveau
- Faites défiler vers le bas jusqu'à trouver les modèles intitulés Planificateur de projet Gantt ou Diagramme de Gantt agile
- Vous pouvez également rechercher Calendriers
- Faites défiler vers le bas pour trouver un diagramme de Gantt simple
Ce modèle Excel vous aide à organiser votre projet de construction en listant les tâches, les dates de début et de fin, les membres de l'équipe affectés et en suivant la progression avec un pourcentage d'achèvement.
- Cliquez sur le modèle pour l'ouvrir. Sélectionnez ensuite Créer pour utiliser le fichier
Étape 2 : Remplissez les détails
Le modèle est clairement divisé en phases et en tâches. Considérez les phases comme les grands jalons que vous devez franchir, tandis que les tâches sont les instructions étape par étape pour y parvenir.
L'échéancier du diagramme de Gantt est la partie la plus intéressante. Il montre comment les tâches sont connectées et met en évidence les dépendances en un coup d'œil.
Par exemple, si les tâches « Réaliser des études » et « Établir la communication » se chevauchent, cela signifie que le travail d'équipe et le multitâche battent leur plein.
📌 Par exemple :
Phase 1 : Préparation du site (lancement)
Tâche 1 : définir les objectifs
- Attribué à : Micheal Lee (Chef de projet)
- Début : 24 janvier 2025 | Fin : 27 janvier 2025 | Progression : 50 %
- Exemple : Déterminer les spécifications et les objectifs de construction, tels que les dimensions du site, les mesures de sécurité et les attentes en matière d'échéancier
Tâche 2 : Réaliser des études
- Attribué à : Sarah Doe (ingénieure en sondage)
- Début : 27 janvier 2025 | Fin : 29 janvier 2025 | Progression : 60 %
- Exemple : réalisation de sondages fonciers, d'analyses de sol et d'analyses d'impact environnemental
Tâche 3 : Établir la communication
- Exemple : configuration des canaux de communication entre les entrepreneurs, les fournisseurs et l'équipe de construction
- Attribué à : Jens Cook (Responsable communication)
- Début : 29 janvier 2025 | Fin : 2 février 2025 | Progression : 50 %
Répétez cette opération pour chaque phase de construction afin d'établir un calendrier de projet clair et réalisable.
Étape 3 : mettre en forme le modèle
Un modèle bien mis en forme facilite la gestion de projet dans le domaine de la construction.
Voici comment créer un planning clair et professionnel :
- Ajouter ou supprimer des lignes : Vous avez d'autres tâches ? Ajoutez des lignes supplémentaires. Vous en avez moins ? Supprimez-les. N'oubliez pas d'étirer les formules du diagramme de Gantt pour que tout reste synchronisé
- Modifier les couleurs : Faites ressortir vos tâches ! Utilisez des nuances vives pour mettre en évidence les tâches clés ou donner à chaque phase une ambiance qui lui est propre
- Ajoutez des notes : Ajoutez une colonne de notes pour les détails importants, les priorités ou les échéances
- Renommer les détails du projet : Remplacez le nom du projet, le responsable ou les informations sur l'entreprise par vos propres informations pour personnaliser le document
- Ajustez la disposition de la page : passez en mode portrait ou paysage, modifiez les marges ou choisissez la taille de papier appropriée pour faciliter l'impression
💡 Astuce pro : Vous souhaitez mettre en forme plusieurs cellules à la fois ? Il vous suffit de maintenir la touche Ctrl (ou Maj+Option sur Mac) enfoncée pour sélectionner plusieurs cellules et appliquer les modifications à toutes les cellules sélectionnées en même temps. Cela vous permet de gagner du temps et de garantir la cohérence de votre planning.
Rappel : Microsoft Excel n'enregistre pas automatiquement vos modifications. Il est donc important de cliquer sur Fichier > Enregistrer ou d'utiliser les touches de raccourci :
- Ctrl+S (PC)
- Commande+S (Mac)
Et voilà ! Votre modèle de calendrier de construction personnalisé est dans Excel, entièrement mis en forme et prêt à l'emploi.
En savoir plus : Meilleur logiciel de gestion de projet de construction pour Mac
Limites de la création d'un calendrier de construction dans Excel
Microsoft Excel est idéal pour créer des calendriers annuels, trimestriels, mensuels et hebdomadaires pour l'ensemble du projet. Cependant, il présente certaines limites qui peuvent rendre la gestion de projets complexes un peu délicate.
Voici ce que vous devez garder à l'esprit :
- Mises à jour chronophages : chaque modification nécessite des ajustements manuels. Pour les projets de grande envergure, c'est la recette idéale pour les maux de tête (et les erreurs) ❌
- Défis liés à la collaboration : le partage de fichiers peut entraîner des confusions entre les versions, ce qui désynchronise les équipes ❌
- Gestion manuelle des dépendances : Gérer les dépendances manuellement n'est pas une mince affaire. Modifiez un échéancier et vous passerez des heures à mettre à jour les tâches associées ❌
- Risque d'erreur : une seule faute de frappe ou une formule erronée peut compromettre l'ensemble de votre planning, et Excel ne vous alertera pas ❌
- Visualisation limitée : les lignes et les colonnes ne suffisent pas pour les échéanciers complexes, ce qui rend difficile la visualisation d'ensemble ❌
- Devient difficile à gérer : à mesure que votre projet prend de l'ampleur, le chaos s'installe dans votre feuille de calcul, qui devient un véritable cauchemar à gérer ❌
En bref, Excel est idéal pour créer des calendriers simples et rapides. Mais lorsque les projets deviennent complexes, il est temps de passer au niveau supérieur. C'est là que les logiciels de planification de la construction prennent tout leur sens, offrant des fonctionnalités avancées et un contrôle sans effort des projets, quelle que soit leur taille ou leur complexité.
📮ClickUp Insight : 83 % des travailleurs du savoir s'appuient principalement sur les e-mails et les discussions pour communiquer au sein de leur équipe.
Cependant, près de 60 % de leur journée de travail est perdue à passer d'un outil à l'autre et à rechercher des informations. Avec une application tout-en-un pour le travail comme ClickUp, votre gestion de projet, vos messages, vos e-mails et vos discussions sont tous regroupés au même endroit ! Il est temps de centraliser et de dynamiser !
Créez des calendriers de construction avec ClickUp
Les calendriers de construction impliquent des dépendances entre les tâches, la coordination des équipes et la logistique des matériaux. Les feuilles de calcul ne sont pas à la hauteur et manquent de visibilité en temps réel, ce qui rend la détection des goulots d'étranglement et le suivi de la progression un véritable cauchemar.
Les conséquences ? Des délais non respectés, des équipes inactives et des budgets qui explosent. C'est pourquoi les responsables de la construction ont besoin d'un outil de gestion de projet de construction robuste qui :
- Mise à jour automatique des échéanciers en cas de retard pour rester dans les délais
- Suivez la progression en temps réel pour détecter rapidement les goulots d'étranglement
- Centralisez la communication afin que les entrepreneurs, les fournisseurs et les clients restent sur la même longueur d'onde
- Gérez la planification des ressources et la livraison des matériaux à l'aide de rappels pour éviter les surcharges ou les temps d'arrêt
- Suivez les inspections et les permis pour éviter les problèmes de conformité
ClickUp est un logiciel de gestion de projet tout-en-un qui coche toutes ces cases. Que vous gériez des tâches, suiviez des objectifs ou automatisiez des processus répétitifs, il offre une plateforme hautement personnalisable qui s'adapte aux besoins de votre équipe.
ClickUp est une solution tout-en-un incroyable qui remplace Docs, Excel et d'autres outils de gestion de projet. Elle a permis à mon équipe de mieux s'organiser et d'améliorer son efficacité opérationnelle, tout en offrant une meilleure visibilité sur l'impact de notre travail
ClickUp est une solution tout-en-un incroyable qui remplace Docs, Excel et d'autres outils de gestion de projet. Elle a permis à mon équipe de mieux s'organiser et d'améliorer son efficacité opérationnelle, tout en offrant une meilleure visibilité sur l'impact de notre travail
Voici comment le logiciel de gestion de la construction ClickUp répond encore mieux à vos besoins :
1. Visualisez et planifiez grâce à des affichages flexibles
Imaginons que vous gérez un projet de construction et que le calendrier est complètement désorganisé. Les tâches se chevauchent, les délais ne sont pas respectés et les membres de l'équipe travaillent sur différentes versions du forfait.
Un jour, l'électricien se présente, mais l'équipe de plomberie est encore en train de poser les tuyaux. Vous vous retrouvez alors avec deux équipes qui se gênent mutuellement, gaspillant du temps et des ressources. 🤹
Tout cela parce que le calendrier n'était pas suffisamment personnalisable pour suivre la progression de chaque équipe d'une manière qui leur convenait. Un peu de flexibilité aurait pu éviter ce désordre et créer une meilleure structure de répartition du travail.
Vue diagramme de Gantt ClickUp
La vue Diagramme de Gantt de ClickUp vous permet de visualiser facilement les phases de votre projet, les dépendances entre les tâches et les échéances en un seul endroit. Si quelque chose prend du retard, toutes les tâches dépendantes sont automatiquement décalées, vous n'avez donc pas à les ajuster manuellement une par une.
Ainsi, si le plombier est en retard, le calendrier se mettra à jour automatiquement sans que vous ayez à tout refaire. C'est un moyen simple de garder le cap, même en cas de retard.
📌 Exemple : si les travaux de plomberie prennent 3 jours de retard, le diagramme de Gantt décale automatiquement les tâches électriques et de pose de cloisons sèches de 3 jours. Ainsi, personne ne se précipite dans son travail et vous ne payez pas pour du temps perdu
Vue Plan ClickUp
La gestion simultanée de plusieurs chantiers peut rapidement tourner au cauchemar logistique. Sans une vision claire de l'avancement de chaque tâche, les équipes peuvent se retrouver au mauvais endroit, les ressources sont surexploitées et des tâches critiques sont oubliées.
Le résultat ? Des travailleurs qui s'entassent dans les mêmes zones, du matériel au mauvais endroit et un calendrier complètement bouleversé. 😵💫
La vue Plan de ClickUp est la solution à cette folie. Elle vous permet de voir précisément où chaque tâche ou phase se déroule dans tous les emplacements afin que vous puissiez planifier de manière stratégique, placer les équipes là où elles sont nécessaires et éviter la surcharge.
📌 Exemple : Imaginons que vous gérez trois chantiers de construction de logements avec des tâches telles que l'excavation, la plomberie et la charpente. Avec la vue Plan, vous pouvez placer des épingles personnalisables pour chaque chantier et leur attribuer une couleur en fonction de l'état de la tâche : vert pour terminé, jaune pour en cours et rouge pour retard. Ainsi, si la charpente est achevée sur un chantier (vert), mais que la plomberie est en retard sur un autre (rouge), vous pouvez facilement ajuster les ressources ou les calendriers.
Vue Charge de travail ClickUp
La surcharge de tâches est un véritable problème dans le secteur de la construction. Trop de tâches confiées à une seule personne peuvent entraîner un épuisement professionnel, des délais non respectés et un projet qui semble constamment en retard.
Sans une vision claire des tâches attribuées à chacun, les choses peuvent rapidement dégénérer.
C'est là que la vue Charge de travail de ClickUp entre en jeu. Elle vous montre qui est affecté à quelles tâches et à quel moment, afin que vous puissiez facilement repérer si quelqu'un est surchargé. En quelques clics, vous pouvez réattribuer des tâches et équilibrer la charge de travail au sein de votre équipe.
Le résultat ? Personne n'est submergé de travail, les tâches sont effectuées à temps et votre projet reste sur la bonne voie
📌 Exemple : Le travailleur A est affecté à des travaux d'excavation sur le site 1 et à des travaux de plomberie sur le site 2, mais ces deux tâches sont prévues pour la même semaine. Grâce à la vue Charge de travail, vous pouvez voir que le travailleur A est surchargé. Vous pouvez rapidement réaffecter les travaux de plomberie sur le site 2 au travailleur B, qui a moins de tâches.
Vue Tableau Kanban ClickUp
La vue Tableau Kanban de ClickUp vous aide à gérer les tâches d'un projet à mesure qu'elles passent d'une étape à l'autre, de « À faire » ➡ ️ « En cours »➡ « Achevé »
C'est un moyen rapide de voir où en sont les choses et ce qui nécessite votre attention. Vous pouvez également attribuer des codes de couleur aux tâches pour indiquer leur priorité et mettre en évidence celles qui nécessitent une attention immédiate, par exemple :
- Une tâche en rouge indique une inspection en retard qui doit être reprogrammée
- Une tâche jaune indique les matériaux qui sont dans les délais mais qui nécessitent une surveillance plus attentive
📌 Exemple : Imaginons que vous supervisiez un projet de construction commerciale. Vous créez des colonnes pour les tâches telles que l'approvisionnement en matériaux, l'affectation des sous-traitants et les inspections.
- *à faire : vous commencez par des tâches telles que « Commander les briques », « Embaucher un électricien » et « Planifier l'inspection de la plomberie »
- En cours : une fois les briques commandées, déplacez « Commander les briques » vers la colonne « En cours ». Lorsque l'électricien est engagé, déplacez « Engager l'électricien » ici également
- Achevé : une fois les matériaux livrés et le travail commencé par l'entrepreneur, vous déplacez ces tâches vers la colonne « Achevé »
2. Commencez rapidement grâce à des modèles prédéfinis
Vous créez un nouveau calendrier pour chaque projet ? C'est comme poser des briques à la main alors que vous disposez d'une bétonnière : inutile et épuisant. Un modèle de gestion de projet de construction prédéfini vous fait gagner des heures, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la gestion du chantier plutôt que de vous débattre avec des feuilles de calcul.
Le modèle de gestion de la construction ClickUp mappe l'ensemble de votre flux de travail de construction, couvrant tout, des échéanciers des tâches, l'allocation des ressources et la budgétisation aux inspections de chantier, aux calendriers des sous-traitants et aux protocoles de sécurité.
Le modèle propose quatre affichages personnalisés, ce qui le rend adaptable à différents types de tâches de gestion de projet :
- 🗓️Affichage Calendrier – Gardez le contrôle de vos échéanciers pour ne manquer aucune date limite
- 📋 Vue Liste – Décomposez les tâches, suivez les budgets et attribuez les ressources sans rien manquer
- 📊 Affichage Échéancier – Disposez les dates de vos projets dans un flux horizontal fluide et facile à suivre
Et comme les projets de construction sont souvent imprévisibles, vous pouvez définir des statuts personnalisés tels que « En attente d'inspection » ou « Retard dû aux conditions météorologiques » afin de repérer les goulots d'étranglement avant qu'ils ne compromettent votre planning.
💡 Conseil de pro : Vous pouvez également utiliser des modèles de budget de construction pour suivre l'impact des coûts directement dans le calendrier de votre projet. Par exemple, liez le champ « coût des matériaux » de votre modèle de budget à la tâche « Commander des briques » dans votre diagramme de Gantt. Le champ correspondant au coût des matériaux sera mis à jour si la tâche est retardée. Vous serez ainsi averti des frais supplémentaires liés à l'allongement des délais de production ou à la hausse des prix.
En savoir plus : Logiciel de gestion de la construction pour les petites entreprises
Bonnes pratiques pour la planification de la construction
Établir un calendrier de construction, c'est comme construire une maison : tout repose sur les fondations et il faut s'assurer que tout s'emboîte parfaitement. Voici donc quelques bonnes pratiques pour respecter votre calendrier tout au long du projet.
Prévoyez une marge de manœuvre
Attendez-vous à l'imprévu, car dans le domaine de la construction, il est inévitable. Qu'il s'agisse de pluie, de retards dans les livraisons ou d'un sous-traitant qui est toujours en retard, les travaux prendront du retard. Alors, pourquoi ne pas vous laisser un peu de marge de manœuvre ? ✅
🚧 Exemple : Si votre équipe coule du béton, ce qui ne peut pas se faire sous la pluie, ajoutez quelques jours supplémentaires au calendrier. Ainsi, si la météo vous joue des tours, vous n'aurez pas à vous démener pour rattraper le temps perdu. Grâce à cette marge de manœuvre, vous gérerez les retards comme un pro, et non comme un chef de projet paniqué.
Impliquez toute l'équipe
Un calendrier de construction n'est pas seulement destiné au chef de projet, mais à toute l'équipe. Tout le monde, de l'équipe aux sous-traitants, doit avoir une visibilité sur le calendrier.
Ainsi, si quelqu'un remarque un problème, comme un coulage de béton prévu pendant un week-end férié, il peut vous alerter avant que cela ne devienne un problème plus grave.
Définissez des jalons clairs
Les jalons ne sont pas réservés aux marathoniens, ils sont également importants dans les projets de construction. Il s'agit des grandes victoires, comme la fin des fondations ou l'achèvement du toit, qui vous indiquent que vous êtes sur la bonne voie.
🚧 Exemple : Imaginons que vous êtes à mi-chemin et que vous vous rendez compte que l'équipe chargée de l'électricité est en avance sur le calendrier. Vous pouvez célébrer ce jalon et savoir que vous disposez d'une marge de manœuvre si une autre phase prend du retard. Dans ClickUp, vous pouvez attribuer des codes de couleur aux jalons, afin qu'ils attirent immédiatement votre attention et que vous sachiez toujours où vous en êtes dans le projet.
Utilisez judicieusement les dépendances
Les dépendances entre les tâches sont comme des dominos : si une tâche est retardée, toutes les autres peuvent s'effondrer.
🚧 Par exemple, vous ne pouvez pas commencer la pose des cloisons sèches avant que la charpente soit achevée. Si la charpente prend du retard, la pose des cloisons sèches doit être repoussée en conséquence. La gestion de ces dépendances garantit que les tâches ne sont pas lancées dans le désordre, ce qui peut entraîner des retards importants par la suite.
Mettez régulièrement à jour le calendrier
Un calendrier de construction n'est pas quelque chose que l'on établit une fois pour toutes. Vous devez le mettre à jour régulièrement, comme vous vérifiez les notifications sur votre téléphone.
🚧 Exemple : Si l'équipe de plomberie est en retard mais que les peintres sont dans les temps, vous ne voulez pas laisser les peintres en plan. Mais avec Excel, vous devriez tout refaire manuellement, ce qui est fastidieux. Dans ClickUp, il vous suffit d'effectuer un ajustement rapide et le système se charge du reste à votre place.
Gardez votre calendrier de projet de construction sur la bonne voie avec ClickUp
Soyons réalistes : Excel est très bien pour les bases, mais dès que votre projet prend de l'ampleur, le suivi des tâches, des échéances et des équipes devient un véritable casse-tête avec toutes les mises à jour manuelles. ClickUp vous facilite la tâche.
Vous avez besoin d'un diagramme de Gantt pour cartographier les dépendances ? C'est terminé. Vous préférez un tableau Kanban pour faire avancer les tâches ? C'est facile. Grâce aux vues personnalisées, vous configurez votre projet de la manière qui vous convient le mieux. 🚧
Plus besoin de créer des calendriers de construction à partir de zéro : les modèles de gestion de la construction vous aident à planifier, attribuer des tâches et gérer les ressources en quelques minutes.
Prêt à prendre une longueur d'avance sur les retards ? Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui ! 🙌