Les technologies modernes et puissantes sont souvent hors de portée des organisations à but non lucratif pour une raison simple : elles sont coûteuses.
Les dernières technologies peuvent non seulement être coûteuses à acquérir, mais aussi à former, à entretenir, à mettre à niveau et à maintenir au fil du temps. Les organisations à but non lucratif ont donc tendance à utiliser des outils simples, éprouvés et connus de tous.
L'intelligence artificielle change tout cela !
Les produits d'IA de base tels que ChatGPT et Google Gemini, ainsi que les outils intégrant l'IA tels que ClickUp, permettent aux organisations à but non lucratif de bénéficier d'avantages extraordinaires.
Cet article de blog est une introduction à l'utilisation de l'IA pour les organisations à but non lucratif afin que vous puissiez tirer parti des meilleures technologies disponibles aujourd'hui.
⏰ Résumé en 60 secondes
L'intelligence artificielle (IA) est l'un des outils les plus puissants dont disposent les entreprises aujourd'hui. Les organisations à but non lucratif, comme toute autre entreprise, peuvent en tirer un grand profit.
Les organisations à but non lucratif peuvent utiliser les outils d'IA pour accroître leur efficacité, recueillir des informations sur les donateurs, renforcer leur rayonnement et développer leurs communications. Pour tirer le meilleur parti des outils et des technologies d'IA, elles ont besoin d'une approche stratégique et de cas d'utilisation. Voici dix exemples.
- Détection des fraudes et protection de l'intégrité organisationnelle
- Analyse, engagement et fidélisation des donateurs
- Recherche et demande de subventions
- Gestion de programme et mesure de l'impact
- Automatisation des réseaux sociaux
- Contenu génératif pour créer des messages et des campagnes personnalisés
- Les chatbots pour une meilleure communication avec les donateurs et les bénévoles
- Rationalisation des tâches administratives
- Planification et gestion d'évènements
- Gestion des bénévoles
Pour plus de détails sur la manière d'utiliser l'IA pour les tâches ci-dessus et sur les cas où il vaut mieux ne pas l'utiliser dans votre organisation, poursuivez votre lecture !
Comprendre le potentiel de l'IA dans le secteur à but non lucratif
Si vous utilisez un ordinateur, vous avez très probablement déjà vu l'IA au travail. ChatGPT est en train de devenir extrêmement populaire comme alternative à la recherche Google. La suite d'outils Microsoft 365 dispose de CoPilot. Canva, un outil de conception populaire pour les organisations à but non lucratif, a intégré l'IA à sa plateforme.
À un coût raisonnable, ces fonctionnalités puissantes offrent plusieurs avantages, tels que :
Efficacité accrue : les outils d'IA pour les organisations à but non lucratif aident les équipes à en faire plus avec moins. Les résumés de rapports instantanés, l'automatisation des flux de travail, les notifications basées sur des déclencheurs, etc. augmentent considérablement la productivité et l'efficacité organisationnelle.
📖 Lecture bonus : Comment utiliser les outils d'IA pour améliorer la productivité
Une meilleure connaissance des donateurs : les organisations à but non lucratif ne disposent ni des compétences techniques ni des budgets nécessaires pour mettre en œuvre des outils d'analyse avancés. L'IA permet de traiter les données, d'obtenir des informations et de créer des rapports personnalisés sans investissements importants.
Une communication efficace : l'IA peut être extrêmement puissante pour parcourir de grandes bases de données afin d'identifier des groupes de personnes similaires. Sur cette base, vous pouvez envoyer des e-mails, des SMS, des notifications et bien plus encore, mieux ciblés.
Évolutivité : grâce à l'automatisation intelligente, les organisations à but non lucratif peuvent effectuer une multitude de tâches sans être limitées par leurs ressources. Vous pouvez faire évoluer la création de contenu, les publications sur les réseaux sociaux, les rapports aux donateurs, etc. sans ajouter de membres à votre équipe.
Si cela vous intéresse, voici dix façons de vous lancer immédiatement.
10 façons d'utiliser l'IA pour les organisations à but non lucratif
La clé pour tirer le meilleur parti d'un outil d'IA est de l'appliquer de manière stratégique et réfléchie. Ainsi, au lieu d'essayer aléatoirement différents outils pour voir leur taille, il est préférable d'appliquer les bons produits aux bons cas d'utilisation. Voici quelques idées et exemples de la manière dont vous pouvez utiliser ClickUp pour les organisations à but non lucratif afin de les mettre en place.
1. Analyse des donateurs : renforcer l'engagement et la fidélisation des donateurs
Dans toute organisation à but non lucratif, les donateurs sont les parties prenantes les plus importantes. Ils assurent le bon fonctionnement des opérations. Ils tiennent l'organisation responsable de la transformation qu'elle promet. Il est essentiel de les impliquer et de conserver leur soutien. L'IA peut vous y aider.
- Profilage des donateurs : l'IA peut aider à effectuer des recherches approfondies sur chaque donateur, à comprendre ses priorités et à créer des rapports appropriés
- Analyse des donateurs : l'IA aide les équipes à analyser les données des donateurs issues des archives historiques afin de comprendre leurs relations avec l'organisation à but non lucratif. Elle permet également de comprendre les comportements des donateurs
- Communication avec les donateurs : grâce à l'IA, vous pouvez automatiser la communication ciblée en fonction de déclencheurs spécifiques pertinents pour chaque donateur
- Rapports aux donateurs : les outils d'IA pour les organisations à but non lucratif permettent de créer des rapports personnalisés à partir des données sur les donateurs, ce qui serait impossible à faire manuellement
Les tableaux de bord ClickUp sont un excellent moyen de mettre en place des analyses en temps réel des donateurs. Créez des widgets pour les contributions des donateurs, le cycle de vie de chaque donateur, l'efficacité des campagnes de sensibilisation, et plus encore. Vous pouvez également créer des portails personnalisés pour les donateurs et les inviter à afficher le travail en cours sur tous les projets qu'ils parrainent !
2. Recherche et demande de subventions
Les équipes chargées du financement des organisations à but non lucratif suivent, évaluent et sollicitent diverses subventions tout au long de l'année. Souvent, cette tâche est effectuée manuellement à l'aide de feuilles de calcul ou de signets dans les navigateurs. L'IA peut rendre ce processus plus efficace.
Suivez les subventions : créez un tableau de bord consolidé de toutes les subventions disponibles avec ClickUp. Vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour les répertorier toutes. Vous pouvez également les configurer en tant que tâches ClickUp avec leur propre description, leurs dates limites de candidature, leurs éléments de checklist, etc.
Personnalisez vos propositions : en général, les organisations à but non lucratif ont une seule proposition qu'elles souhaitent joindre à chaque demande de subvention. Bien qu'efficace, cette méthode n'est pas optimale. L'IA vous aide à créer des propositions personnalisées, basées sur votre proposition originale, afin de répondre aux besoins de chaque organisme subventionnaire.
Rédaction des demandes : les équipes des organisations à but non lucratif n'ont pas les ressources nécessaires pour rédiger des demandes à chaque fois. Elles sont donc obligées de sélectionner les quelques subventions pour lesquelles elles ont le temps de postuler. L'IA change la donne en automatisant la rédaction des demandes à partir de paramètres prédéfinis.
Opérationnalisation des processus : une fois ces processus créés, vous pouvez également les opérationnaliser à l'aide du machine learning et de l'IA. En vous basant sur les demandes de subventions précédentes, vous pouvez créer des procédures opératoires normalisées (procédures opératoires normalisées) afin que l'ensemble de votre organisation puisse rendre ses processus plus efficaces.
Le modèle de procédures opératoires normalisées pour les organisations à but non lucratif de ClickUp est un point de départ puissant pour une telle mise en œuvre. Grâce à ce modèle entièrement personnalisable et convivial, vous pouvez configurer des flux de travail, des processus, des checklists et des aides visuelles pour permettre à vos équipes de mieux travailler et plus rapidement.
3. Gestion de programmes et mesure de l'impact
Les organisations à but non lucratif mènent plusieurs projets à la fois et ont besoin d'un moyen complet pour tous les gérer. Un outil basé sur l'IA tel que ClickUp peut vous aider :
- Forfait de projets avec les tâches ClickUp
- Créez des plannings avec le calendrier ClickUp Afficher
- Mapper le processus de don
- Informez les bonnes parties prenantes des activités liées au projet
- Rendez compte des indicateurs de vos projets en temps réel
4. Automatisation des réseaux sociaux : élargir la portée et optimiser le contenu
Si les organisations à but non lucratif utilisent déjà certains outils gratuits pour publier du contenu sur les réseaux sociaux, l'IA peut vous donner un coup de pouce. Un outil comme ClickUp Brain peut :
- Rédigez des publications pour les réseaux sociaux sur différentes plateformes
- Créez des résumés de documents plus longs pour les publier sur votre blog ou sur LinkedIn
- Réutilisez sans effort le contenu créé pour un format dans un autre format
- Planifiez automatiquement les mises à jour pour une portée et une distribution maximales
📖 Lecture bonus : Comment utiliser l'IA dans le marketing de contenu
5. Contenu génératif : création de messages et de campagnes personnalisés
Quiconque a déjà essayé l'IA l'a très probablement utilisée pour générer du contenu. « Rédigez un article de blog sur ce sujet » est l'une des invites d'écriture IA les plus populaires parmi les spécialistes du marketing et les créateurs de contenu.
Si vous pouvez effectivement faire cela, il existe également une multitude d'autres contenus que vous pouvez créer à l'aide d'outils d'IA générative. Voici comment utiliser les outils d'IA dans la gestion de votre pipeline de contenu.
- Messages personnalisés : créez des notes de remerciement à l'intention des donateurs ou des bénévoles en mentionnant leur nom ou le projet auquel ils ont participé
- Optimisation pour les moteurs de recherche : les technologies d'IA peuvent créer des méta descriptions, des titres, des mots-clés, etc. pour vous permettre d'apparaître dans les résultats de la première page, si convoités
- Campagnes par e-mail : l'IA peut également personnaliser les e-mails en fonction des informations provenant de votre outil de gestion de projet, de votre plateforme de gestion de la relation client (CRM), etc.
- Mises à jour du projet : en fonction des mises à jour que vous apportez à l'outil de gestion de projet, ClickUp Brain peut créer automatiquement des rapports pour chaque partie prenante
6. Chatbots : améliorer la communication avec les donateurs et les bénévoles
Les chatbots IA sont un peu comme votre nouveau stagiaire. Ils peuvent surveiller le service client, trouver des réponses aux questions, effectuer des tâches simples et les transmettre à un supérieur si nécessaire.
Dans une organisation à but non lucratif, les chatbots IA peuvent être utiles de multiples façons. Leurs capacités de traitement du langage naturel leur permettent de comprendre les requêtes des utilisateurs en anglais courant et de répondre de la même manière.
- Accueillir les donateurs/bénévoles : soyez le premier point de contact pour les parties prenantes externes, telles que les donateurs potentiels, les bénévoles, les partenaires, etc.
- Fournir des informations : grâce à votre base de connaissances en IA, les chatbots peuvent répondre aux requêtes
- Assistance aux employés : aidez les membres de votre équipe à trouver des informations, à effectuer des calculs rapides, à trouver des idées, etc.
- Assistance à la gestion de projet : un chatbot bien intégré peut également créer/mettre à jour des tâches en fonction des requêtes des donateurs/bénévoles/partenaires
7. Rationalisation des tâches administratives : augmentation de la productivité grâce aux fonctionnalités d'automatisation de ClickUp
L'IA permet une meilleure automatisation. Avec un outil tel que ClickUp Automations, vous pouvez rationaliser tous vos flux de travail afin d'assister efficacement vos collaborateurs.
- Informer l'éditeur lorsque l'auteur a achevé la rédaction ✅
- Envoyer un e-mail lorsque quelque chose est terminé ✅
- Alertez la direction si une tâche est en retard/urgente ✅
- Un simple bug devient une nouvelle fonctionnalité, qui nécessite un changement de type de tâche ✅
- Ajustez vos priorités en fonction du sentiment des parties prenantes ✅
Si vous êtes une organisation à but non lucratif dédiée au sauvetage d'animaux, nous avons un cadre pré-conçu pour rationaliser vos tâches administratives. Essayez le modèle ClickUp pour les organisations à but non lucratif dédiées au sauvetage d'animaux afin de suivre les bénévoles, les dons, les admissions d'animaux, les rendez-vous chez le vétérinaire, les adoptions, les campagnes sur les réseaux sociaux, et plus encore.
8. Planification et gestion d'évènements : automatisation de la logistique et de la communication grâce aux capacités de gestion de projet de ClickUp
Événement visant à mobiliser des bénévoles, rencontre entre donateurs, efforts de collecte de fonds ou programme de sensibilisation : les organisations à but non lucratif organisent plusieurs événements par an. La gestion de ces événements peut représenter une charge logistique considérable pour les équipes chargées de leur organisation. Les capacités d'IA d'un outil de gestion d'événements peuvent faciliter cette tâche.
- ClickUp peut vous aider à gérer les évènements comme des projets, avec des types de tâches et des statuts personnalisés
- La vue Calendrier de ClickUp vous permet de vous assurer que vous ne planifiez pas trop d'évènements le même jour
- La vue Diagramme de Gantt de ClickUp vous garantit une visibilité claire des dépendances et des chevauchements
- Des champs personnalisés permettent de séparer les évènements internes et externes afin de planifier efficacement la participation
Vous êtes submergé par tout ce que vous avez à faire pour votre prochain évènement ? Pas de panique ! Utilisez le modèle de planification d'évènements à but non lucratif de ClickUp pour vous préparer à une réussite administrative.
9. Gestion des bénévoles : suivi et planification efficaces grâce aux outils de gestion des tâches de ClickUp
Avez-vous déjà été confronté à une situation où vos bénévoles étaient désemparés et frustrés ? L'un des problèmes clés de la gestion des bénévoles est que l'écart entre les intentions et le travail bien fait peut être considérable. Vos bénévoles peuvent être intéressés et enthousiastes, mais s'ils ne savent pas exactement quoi faire et comment le faire, leur engagement peut se solder par un échec.
Évitez cela grâce aux fonctionnalités de gestion de la charge de travail de ClickUp. Créez des profils d'utilisateurs pour les bénévoles.
- Attribuez-leur des tâches afin qu'ils sachent ce qu'ils ont à faire et dans quels délais
- Désignez des superviseurs comme « observateurs » afin qu'ils puissent surveiller leur groupe de bénévoles
- Étiquete les utilisateurs dans les documents, les tableaux blancs et les commentaires
- Vérifiez les tâches des bénévoles grâce à la vue Charge de travail de ClickUp afin de vous assurer que tout le monde est bien utilisé
- Bénéficiez de l'aide de l'IA pour optimiser la planification de la charge de travail
- Donnez aux bénévoles les moyens d'accéder aux informations organisationnelles grâce à ClickUp Brain
En fait, un outil de gestion de projet comme ClickUp peut également servir de meilleur logiciel RH pour les organisations à but non lucratif afin de gérer les employés, les sous-traitants et les bénévoles.
Grâce au modèle de gestion des bénévoles de ClickUp, vous pouvez gérer les candidatures, suivre l'intégration, lancer des programmes d'engagement, attribuer des tâches, évaluer les performances, et bien plus encore !
10. Détection des fraudes : préserver l'intégrité organisationnelle
Les utilisateurs font davantage confiance aux organisations à but non lucratif lorsqu'ils leur fournissent des informations personnelles. Il est de votre devoir de protéger la confidentialité des utilisateurs. Ces attentes en matière de sécurité s'appliquent également aux connaissances exclusives créées au sein de votre organisation à but non lucratif.
Avec l'IA, vous pouvez sécuriser vos données grâce à des permissions adaptées. Autorisez les utilisateurs à consulter, commenter ou modifier les documents selon les besoins. Qu'il s'agisse de votre liste de donateurs ou des résultats d'un projet, protégez vos données sur ClickUp. Utilisez l'IA pour détecter les activités inhabituelles, telles que l'accès non autorisé aux données, et tirez parti des journaux d'audit pour résoudre les problèmes.
📖 Bonus : Découvrez comment utiliser ClickUp pour votre organisation à but non lucratif ici.
Comme vous l'avez vu ci-dessus, l'IA peut faire beaucoup de bien. Cependant, elle peut aussi faire du mal. Voici un aperçu rapide de la manière d'éviter cela.
Comment NE PAS utiliser l'IA
Pour tirer parti de l'IA dans le secteur à but non lucratif, il est essentiel de l'utiliser à bon escient. Voici quelques conseils et bonnes pratiques à suivre.
Ne faites pas aveuglément confiance à l'IA
Bien que l'IA soit extrêmement puissante et s'améliore chaque jour, elle ne peut pas encore être totalement fiable. L'IA générative est encore sujette à des hallucinations. Les outils d'IA commettent encore des erreurs.
Faites donc preuve de bon sens avec tous les résultats fournis par l'IA. Mettez en place des processus de contrôle qualité pour l'IA.
Ne remplacez pas l'humain
Il existe divers outils d'IA pour l'automatisation d'une multitude de processus. Cependant, ceux-ci ont encore leurs limites. Par exemple, ils peuvent répondre à une question en se basant sur votre base de connaissances existante. Cependant, ils ne peuvent pas clarifier ou approfondir des informations dont ils ne disposent pas.
Veillez donc à toujours créer un niveau d'escalade avec un être humain.
Ne négligez pas les biais possibles
Toute IA est biaisée dans la mesure où elle est entraînée à partir de données biaisées. De la carte de crédit Apple à LinkedIn, tous les mécanismes d'IA ont commencé par être biaisés. Les organisations mettent régulièrement à jour leurs algorithmes pour des raisons éthiques.
Soyez donc toujours conscient des préjugés qui peuvent exister. Remettez en question les recommandations et les idées de l'IA en matière de diversité et d'inclusion.
N'oubliez pas les données
Faire confiance aux informations et aux tableaux de bord de l'IA sans comprendre les données sous-jacentes est une grave erreur. Imaginons que votre tableau de bord indique que vos bénévoles consacrent en moyenne une heure par semaine à leurs tâches. Ne vous fiez pas entièrement à ces informations. Examinez les données plus en détail pour vérifier que tout le monde a bien suivi son temps sans commettre d'erreur.
Approfondissez donc toujours vos recherches dans les sources de données avant de prendre des décisions.
Ne vous attendez pas à ce que tout le monde sache comment utiliser l'IA
Les organisations à but non lucratif ont des équipes diversifiées. Qu'il s'agisse de générations, de genres, de compétences linguistiques ou de connaissances technologiques, toutes sortes de personnes interagissent avec les organisations à but non lucratif. Toutes ne savent pas intuitivement comment utiliser l'IA.
Formez donc vos utilisateurs. Créez des programmes de formation personnalisés pour les utilisateurs de l'IA en fonction de leurs besoins. Proposez des sessions de formation complémentaires pour les tenir informés.
Dans cette optique, voyons quels sont les défis auxquels vous êtes susceptible d'être confronté et comment les surmonter.
Les défis liés à l'utilisation de l'IA pour les organisations à but non lucratif
Soyons honnêtes. Les organisations à but non lucratif ne sont pas à la pointe de l'adoption des technologies. Cela résulte des nombreux défis auxquels elles sont confrontées pour intégrer les technologies dans leurs processus. Voyons quelques exemples.
Manque de budgets
Les organisations à but non lucratif ne disposent souvent pas des budgets nécessaires pour mener à bien des initiatives de transformation technologique à grande échelle. Elles sont donc contraintes de se contenter de versions gratuites de divers logiciels ou d'utiliser des logiciels moins coûteux.
Solution possible : essayez des outils tels que ClickUp, qui intègrent l'IA dans un environnement de travail virtuel complet. Vous n'avez ainsi plus besoin de plusieurs outils, qui coûtent beaucoup plus cher à l'achat.
Manque de ressources
Tout logiciel nécessitant une mise en œuvre complexe est à proscrire pour les organisations à but non lucratif. Elles ne disposent pas des équipes informatiques nécessaires pour gérer ce projet.
Solution possible : choisissez un outil SaaS qui minimise les frais généraux de mise en œuvre. Par exemple, avec ClickUp, il vous suffit d'entrer votre identifiant e-mail pour commencer immédiatement à gérer vos projets.
Incapacité à mettre en place des contrôles
La gouvernance et les contrôles en matière de sécurité, de confidentialité, d'authentification, d'autorisation, etc. peuvent être complexes à mettre en place. Par exemple, vous pouvez vouloir créer un tableau de bord pour un donateur, mais ne pas vouloir partager les données sous-jacentes.
Solution possible : essayez une solution telle que ClickUp Dashboards, qui active automatiquement cette fonctionnalité. D'un simple clic sur un bouton, vous pouvez protéger vos données et ne présenter que les informations dont le donateur a besoin.
Incapacité à gérer le trafic en mouvement
Les organisations à but non lucratif ont besoin de différents types de bénévoles. Certains peuvent être des bénévoles à long terme affectés à des missions spécifiques. D'autres peuvent simplement se joindre à vous pour un évènement ou un projet. Pour gérer ce flux, vous disposez généralement d'une base de données de milliers de bénévoles que vous exploitez en fonction du contexte.
La gestion de ces relations, comme l'octroi d'un accès limité à la durée du projet ou l'intégration de nouveaux bénévoles, peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Évitez cela grâce à un outil de gestion de projet robuste alimenté par l'IA.
Solution possible : utilisez ClickUp comme CRM à but non lucratif, en répertoriant les bénévoles au lieu des clients. Configurez des champs personnalisés pour saisir toutes les informations nécessaires. Utilisez l'IA pour identifier le bon groupe pour la sensibilisation basée sur des projets. Automatisez la gestion des accès en fonction de règles prédéfinies.
Réalisez vos missions à but non lucratif avec ClickUp
Je pense que [l'IA] va changer le monde plus que tout autre élément dans l'histoire de l'humanité. Plus que l'électricité
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Que vous soyez entièrement d'accord avec Lee ou non, vous admettrez que l'IA est transformatrice. Elle aide les organisations à faire plus, plus vite et mieux. C'est un super pouvoir pour les organisations à but non lucratif qui, malgré leur engagement dans la résolution des problèmes les plus importants au monde, manquent déjà de budgets et de ressources.
Une plateforme technologique robuste pour la gestion de projets, intégrée à de puissantes fonctionnalités d'IA et à des modèles pour les organisations à but non lucratif, permet de rationaliser les processus, d'automatiser les flux de travail et de gérer les personnes et les projets, le tout en un seul endroit. C'est exactement ce que propose ClickUp.
Ne vous laissez pas intimider par des outils d'IA coûteux et compliqués. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui.